dasar-dasar dokumentasi

OTOMASI PUSAT DOKUMENTASI
Pangkalan Data Bibliografis
Pangkalan data bibliografis berisi cantuman bibliografis yang terkait, masingmasing cantuman (record) berisi kombinasi komponen berikut ini:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
nomor dokumen
judul
pengarang
rujukan sumber
abstrak
teks lengkap
istilah atau frase pengindeksan
sitiran atau jumlah rujukan
lembaga tempat asal dokumen atau alamat pengarang atau kedua-duanya
bahasa dokumen sumber
informasi lokal semacam nomor klasifikasi khusus atau lokasi
Komponen tsb di atas dapat dianggap sebagai rujukan dokumen (document
reference) atau sitiran (citation) dan masing-masing biasanya memperoleh ruas (field)
tersendiri. Komponen di atas hanya merupakan panduan karena masing-masing
pangkalan data bibliografis memiliki komponen yang berlainan.
Pangkalan data bibliografi dapat dibagi menjadi 5 (lima) kategori sbb:
a. pangkalan data besar yang berorientasi pada disiplin ilmu
b. pangkalan data interdisipliner biasanya mencakup majalah inti
c. pangkalan data lintas disiplin
d. pangkalan data yang lebih kecil dan lebih khusus melayani aplikasi atau teknologi
tertentu
e. pangkalan data yang mencakup jenis publikasi tertentu misalnya paten.
Pangkalan Data Sumber
Merupakan dokumen elektronik. Isi pangkalan data sumber sangat bervariasi,
dapat saja mencakup teks, angka, tabel, gambar dan grafik. Banyak pangkalan data
sumber merupakan multimedia yang mencakup data tekstual, numerik, perangkat lunak,
citra, suara, peta dan skema. Pangkalan data semacam ini dapat diakses secara
terpasang (online) atau melalui CD ROM atau via videotext dan teletext.
Di bawah ini adalah beberapa pangkalan data sumber:
 Pangkalan data teks lengkap:









BOSTON GLOBE
CENDATA
DMS/FI MARKET INTELLIGENCE
REPORT
FACTS ON FILE
GATRA
HARVARD BUSINESS REVIEW
KOMPAS ONLINE
dll
Halaman: 1
 Pangkalan data direktori:





AMERICAN LIBRARY DIRECTORY
BOOKS IN PRINT
ICC BRITISH COMPANY DIRECTORY
TRADE NAME DATABASES
dll
 Pangkalan data numerik:






CENDATA
CHEM-INTEL
D7B DUN'S FINANCIAL RECORD PLUS
DISCLOSURE DATABASES
PST PROMPT
dll
Sistem Berbasis Komputer di Pusat Dokumentasi
Penyusunan sistem berbasis komputer di Pusat Dokumentasi melibatkan
dokumentalis dalam kegiatan yang bertautan dengan perencanaan, evaluasi, pemilihan
dan implementasi sistem. Bila pusat dokumentasi memiliki cabang di tempat lain maka
biaya yang akan dikeluarkan oleh lembaga yang membawahi pusat dokumentasi akan
lebih banyak daripada hanya satu tempat saja. Waktu yang diperlukan untuk proses
pemilihan dan implementasi sistem bervariasi antara masing-masing pusat dokumentasi,
tergantung besar kecilnya pusat dokumentasi, sistem yang akan dikembangkan dan
keuangan yang tersedia.
Biasanya dokumentalis tidak terlibat dalam rancang bangun
sebuah sistem,
tetapi lebih mengarah kepada pemilihan sistem atau paket perangkat lunak yang paling
tepat guna. Analisis sistem dan dissain digunakan untuk mengganti sistem yang manual
dengan sistem berbasis komputer atau perluasan sistem berbasis komputer yang sudah
ada.
Dalam rancang bangun sebuah sistem dilakukan beberapa tahap sbb:
-
Tahap 1 : Perencanaan
Tujuannya adalah untuk menyamakan teknologi informasi dengan strategi pada
pusat dokumentasi, termasuk studi kelayakan dengan berbagai teknik pengumpulan
data.
-
Tahap 2 : Analisis
Tujuannya adalah mengembangkan spesifikasi rinci dari sistem yang dibutuhkan
untuk mendukung Pusat Dokumentasi.
-
Tahap 3 : Disain
Merupakan tahap disain database dan proses.
-
Tahap 4 : Implementasi
Merupakan tahap pembuatan program komputer, pengujian dan training.
-
Tahap 5 : Pemeliharaan
Merupakan proses yang mendukung sistem sesudah diimplementasikan.
Halaman: 2
Kriteria Memilih Perangkat Lunak
Dengan semakin bertambahnya perangkat lunak (software) berbasis PC di
pasaran, alternatif pilihan semakin beragam. Masing-masing software tentunya memiliki
kelebihan
dan
kekurangan,
misalnya
software
A
yang
memiliki
kemampuan
komprehensif namun harganya sangat mahal, sementara software B yang cukup murah
ternyata memiliki kemampuan sangat terbatas. Karena itu setiap dokumentalis yang
akan melaksanakan otomasi hendaknya memilih dan membeli perangkat lunak yang
betul-betul cocok untuk keperluan lembaganya.
Di bawah ini adalah kriteria/hal-hal yang harus diperiksa dalam memilih sistem
yang cocok untuk perpustakaan:
1. Ciri-ciri umum sistem (system feature):
 Seberapa komprehensif lingkup pekerjaan yang bisa dilakukan suatu perangkat
lunak ?
 Apakah ia bisa mengerjakan semua fungsi-fungsi yang diperlukan ?
 Apakah ada fungsi yang tidak bisa dikerjakannya ?
2. Kemampuan menyimpan data (data storage):
 Berapa jumlah data yang dapat ditampung ?
 Apakah sistem dapat menampung ruas-ruas (field) yang merupakan pilihan atau
semua ruas harus diisi sewaktu membangun pangkalan data ?
3. Unjuk kerja (performance):
 Berapa banyak fasilitas yang ada dalam suatu sistem untuk mengerjakan kegiatan
di pusat dokumentasi ?
 Apakah untuk melakukan satu kegiatan tertentu diperlukan banyak langkah atau
sedikit ?
 Kalaupun banyak apakah langkah-langkah itu mudah diingat atau rumit sekali ?
 Apakah response time-nya cepat (misalnya, untuk melihat siapa meminjam
dokumen X, seharusnya tidak lebih dari dua detik)
4. Kemudahan penggunaan (ease of use):




Apakah secara keseluruhan sistem itu mudah ditangani ?
Berapa kali kita harus menekan tombol untuk mengerjakan sesuatu ?
Apakah letak tombol-tombol itu berdekatan ?
Apakah mudah bagi kita untuk berpindah-pindah dari suatu fasilitas ke fasilitas
lainnya ?
 Apakah menu yang tampil di layar mudah dimengerti ?
5. Dokumentasi dan layanan purna jual:









Apakah manualnya cukup mudah digunakan ?
Apakah bahasanya cukup umum ?
Apakah tampilan manual enak dipandang dan tidak meletihkan mata ?
Apakah teks-teksnya jelas terbaca ?
Apakah ada demo ?
Apakah mudah menghubungi penjual jika ada kesalahan pada sistem ?
Berapakah ongkos memanggil teknisi jika perlu ada perbaikan ?
Berapa lama garansinya dan apa saja yang ditanggung dalam masa garansi ?
Apakah ada daftar alamat dari para pemakai-pemakai lain, sehingga kita bisa
berkomunikasi dengan mereka untuk bertukar pengalaman ?
Halaman: 3