BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Organisasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi Organisasi
Organisasi menurut Schein adalah suatu koordinasi kegiatan sejumlah
orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan
fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab.1 Berbagai pesan yang
disampaikan baik dalam bentuk verbal maupun non verbal adalah penting bagi
berfungsinya suatu sistem komunikasi organisasi.
Di dalam organisasi pasti akan selalu terjadi proses komunikasi, baik
kepada atasan, bawahan, maupun dengan rekan sejawat. Tanpa komunikasi, akan
menjadi tidak mungkin untuk menjembatani sikap dan perilaku dalam organisasi.
Para Manajer mengabadikan sebagian besar waktunya untuk proses komunikasi
seperti banyaknya eksekutif puncak yang mempergunakan lebih dari 75% waktu
kerjanya untuk komunikasi.2 Dengan adanya komunikasi para karyawan, dapat
mengetahui apa saja yang sedang dikerjakan oleh teman-teman sekerjanya,
manajemen dapat menerima berbagai input informatif. Para supervisor dapat
memberikan instruksi-instruksi yang diperlukan.
Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri
seperti komunikasi dari atasan ke bawahan, komunikasi dari bawahan kepada
atasan, dan komunikasi antar sesama karyawan yang sama tingkatannya.
1
2
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, 2005. hal. 23
Makmuri Muchlas, Perilaku Organisasi, Gajah Mada University, Jogjakarta, 2005, hal. 271
8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
9
Beberapa tokoh telah mengemukakan definisi komunikasi organisasi,
antara lain :
Menurut Daniel Katz Robert Khan komunikasi organisasi merupakan arus
informasi dalam organisasi. Sedangkan menurut Harold zelko dan Frank Dance
mendefinisikan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang paling
tergantung yang mencangkup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.3
Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti
komunikasi dari atasan ke bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan
komunikasi antar sesama karyawan yang sama tingkatannya. Sedangkan
komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap
lingkungan luar.
Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar
pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan,
saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.
1. Proses. Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala
menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak
ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan. Adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek,
kejadian, yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang.
3
Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi,PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 65-66
http://digilib.mercubuana.ac.id/
10
3. Jaringan. Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya
menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan
pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu
set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan
komunikasi mencangkup hanya dua orang, beberapa orang, atau
keseluruhan organisasi.
4. Keadaan saling tergantung. Bila suatu bagian organisasi mengalami
gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin
juga kepada seluruh sistem organisasi. Begitu juga halnya dengan jaringan
komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapi.
5. Hubungan. Konsep kunci kelima dalam organisasi adalah hubungan.
Karena organisasi merupakan sustu sistem terbuka, sistem kehidupan
sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagan itu terletak pada tangan
manusia. Konsep kunci yang kelima dalam komunikasi organisasi adalah
hubungan.
6. Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang
diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam
suatu sistem . Lingkungan dapat dibagi menjadi dua yaitu, lingkungan
internal dan lingkungan eksternal.
7. Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan
informasi yang diharapakan .
2.2.
Hubungan Masyarakat
2.2.1 Pengertian Humas (Public Relations)
http://digilib.mercubuana.ac.id/
11
Ruang lingkup kegiatan PR begitu besar, luas dan kompleks karena bukan
hanya menangani pihak-pihak yang berada di lingkungan dalam organisasi tapi
juga pihak-pihak yang berada di lingkungan luar organisasi yang beragam
keinginan, kebutuhan dan kepentingannya.
Untuk memberikan acuan dan pemahaman bersama mengenai humas,
penulis mengutip beberapa definisi yang dibuat pakar humas dan komunikasi
yaitu:
1.
Menurut Frank Jefkins, humas adalah sesuatu yang merangkum
keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke
luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian.4
2. Scott M. Cutlip mendefinisikan humas sebagai fungsi manajemen yang
menilai sikap-sikap publik, mengidentifikasikan kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan
publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan
pengakuan publik. 5
3. Fraser P. Steitel berpendapat bahwa humas merupakan fungsi manajemen
yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi,
pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi/perusahaan dengan
publikya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu
4
5
Frank Jeffkins, Public Relations, Penerbit Erlangga, 1992. hal 9
Scott M. Cutlip, Public Relations Suatu Pendekatan Praktis, Kiat Menjadi Komunikator dalam
Berhubungan dengan Publik dan Masyarakat, Ardianto Elvinaro, Pustaka Bani Quraisy, Bandung, 2004. Hal
20
http://digilib.mercubuana.ac.id/
12
manajemen. Humas membantu manajemen dalam penyampaian informasi
dan tanggap terhadap opini publik. Humas secara efektif membantu
manajemen memantau berbagai perubahan.6
Definisi-definisi PR diatas dapat memperjelas sosok PR yang baik sebagai
proses komunikasi maupun sebagai kegiatan yang dijalankan organisasi sebagai
proses komunikasi, PR merupakan kegiatan yang terorganisir dan bertujuan
sehingga dapat dibedakan dengan kegiatan komunikasi yang dikakukan begitu
saja dan tidak memiliki tujuan yang jelas. Sedangkan sebagai kegiatan, PR
bertujuan untuk membantu publik memahami organisasi dan produk organisasi
tersebut. Hasil yang ingin dicapai dalam kegiantan PR pada intinya adalah good
image (citra baik), goodwill (itikad baik), mutual understanding (saling
perngertian), mutual confidence (saling mempercayai), mutual appreciation
(saling menghargai), dan tolerance (toleransi).
2.3
Aliran Informasi Internal
Dalam pola komunikasi suatu organisasi pada prinsipnya adalah setiap
bagian harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai
tujuannya. Setiap organisasi menciptakan pola komunikasi yang efesien dan
efektif dalam suatu organisasi yang berupaya untuk mengatur aktivitas
komunikasi manajemen melalui saluran komunikasi formal maupun informal.
Aliran informasi internal merupakan proses penyampaian informasi
melalui saluran komunikasi formal dalam konteks komunikasi internal dilakukan
6
Fraser P. Seitel, Dasar-Dasar Public Relations, Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, PT Remaja
Rosdakarya, Bandung 2002, hlm 13
http://digilib.mercubuana.ac.id/
13
dalam kondisi kerja, yang dapat dilakukan dari pimpinan kepada bawahan dari
bawahan kepada pimpinan atau antar karyawan dalam level yang sama.
Dengan demikian alur komunikasi meliputi tiga hal yakni : komunikasi
dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan komunikasi horisontal.
2.3.1 Komunikasi Ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah menunjukan arus pesan yang mengalir dari atasan
atau pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan
untuk
menyampaikan
pesan-pesan
yang
berkenaan
dengan
tugas-tugas
pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan,
disiplin, perintah, pertanyaan, dan kebijaksanaan umum.
Kesulitan terbesar dari kebanyakan pesan yang menuju ke bawah adalah
perintah yang bersifat satu arah. Pada umumnya, orang akan mengalami kesulitan
karena dalam komunikasi satu arah terdapat sangat sedikit kesempatan untuk
memberikan feedback (umpan balik). Karena atasan menentukan arah tersebut,
atasan yang membuat rencana kemudian diperintahkan kepada karyawan untuk
dapat dilaksanakan.
Para manajer atau pimpinan harus bekerja sama mengkomunikasikan
seluruhnya tentang rencana dan garis-garis kebijaksanaan organisasi terbuka.
Untuk mempermudah operasionalisasinya, cara berbicaranya harus jujur dengan
cara yang bebas, lagi pula harus bersedia mendengarkan dan memberi dorongan
karyawannya untuk berbicara secara tulus dan terbuka. Perlu disadari bahwa
komunikasi ke atas itu merupakan sumber utama ramuan terpenting dari umpan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
14
balik atau feedback yang akan memperlancar kerja sama dalam membangun
suasana kerja yang kondusif.7
Menurut Lewis, komunikasi kebawah adalah untuk menyampaikan tujuan,
untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan
kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena
kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan.8
Selain itu, sasaran komunikasi yang ingin dicapai melalui komunikasi
hirarki ke bawah adalah agar supaya perintah, instruksi, nasihat, pedoman kerja,
bimbingan dan pengarahan yang diberikan oleh seorang pemimpin kepada
bawahannya diterima
sedemikian rupa sehingga terlaksana dengan sebaik-
baiknya karena dipahami dan diterima oleh penyelenggara kegiatan-kegiatan
operasional.9
Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe
yaitu :
1) Instruksi tugas
Yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang
diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu
bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual,
program latihan tertentu, dan lain sebagainya. Instruksi tugas yang tepat dan
langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya
7
SR.Maria Assumpta Rumanti.OSF, Dasar-dasar Public Relation, Teori Dan Praktik. Yogjakarta , 2005.hal. 92
Arni Muhammad,Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 108
9
Yayat Hayati Djatmiko. Perilaku Organisasi. Penerbit CV Alfabeta. Bandung 2004, hal. 85
8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
15
menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang
lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana
karyawan diharapkan mempergunakan pertimbangannya, keterampilan, dan
pengalamannya.
2) Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas
dan bagaimana kaitan itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif
organisasi. Bila pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat
memotivasi diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional
yang banyak, begitu juga sebaliknya.
3) Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional.
Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya
dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya
mencari sokongan dan antusian dari anggota organisasi guna memperkuat
loyalitas, moral dan motivasi.
4) Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan
praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, kebiasaan dan data
lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional.
5) Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu
dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini
http://digilib.mercubuana.ac.id/
16
adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya
atau apabila tidak ada informasi dari atasa yang mengkritik pekerjaannya,
berarti pekerjaannya sudah memuaskan.10
Menurut Hawkins dan Preston telah mengidentifikasikan lima jenis
informasi yang mengalir kebawah melalui saluran-saluran komunikasi berikut 11:
1. Petunjuk –petunjuk spesifik ; instruksi-instruksi pekerjaan
2. Informasi yang didesain untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan
hubungannya
dengan
tugas-tugas
organisasi
lainnya
(rasionalitas
dan
pelaksanaan
pekerjaan)
3. Informasi
tentang
kebijaksanaan
perusahaan
operasionalnya (prosedur dan praktik organisasi)
4. Umpan balik kepada para bawahan tentang kinerja mereka
5. Informasi tentang karakteristik ideologi sebagai misi perusahaan dengan
cara mengulang-ulang latihan dan pengajaran supaya bawahan terkesan
dengan misi tersebut.
Menurut Katz & Khan mengemukakan bahwa ada lima jenis informasi
yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, diantaranya yaitu 12 :
1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi
4. Informasi mengenai kinerja pegawai
10
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Jakarta, Bumi Aksara, 2002, hal. 109
Makmuri Muchlas. Perilaku Organisasi. Gajah Mada University Press. Yogyakarta, 2008, hal. 276
12
R.wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi – strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan.
Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. Bandung tahun 2005. hal.185
11
http://digilib.mercubuana.ac.id/
17
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)
Para pegawai diseluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi
informasi. Manajemen puncak hidup didalam dunia informasi. Kualitas dan
kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat
dan cermat. Manajemen puncak harus memiliki informasi dari semua unit dalam
organisasi, dan harus memperoleh informasi untuk semua unit.
Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah adalah
sebagai berikut 13:
1. Keterbukaan
Kurangnya
sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan
menyebabkan
pemblokkan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam
pesan.
2. Kepercayaan pada pesan tulisan
Kebanyakan para pemimpin lebih percaya pada pesan tulisan dan metode
difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang
disampaikan lisan dengan tatap muka.
3. Pesan yang berlebihan
Reaksi karyawan terhadap pesan yang berlebihan tersebut biasanya
cenderung untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya membaca
pesan-pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain
dibiarkan saja tidak dibaca.
13
Arni Muhammad,Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal.110
http://digilib.mercubuana.ac.id/
18
4. Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman mempengaruhi komunikasi ke
bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi
pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku
karyawan.
5. Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima
mereka. Tetapi mereka sering mana yang mereka perlukan. Penyaringan
pesan ini didapat karena beberapa faktor, diantaranya perbedaan persepsi
antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan
perasaan kurang percaya kepada supervisor.
2.3.2 Komunikasi Ke Atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada
atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.
14
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir
dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) semua karyawan dalam suatu organisasi
kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi
ke atas, yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta
informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih
tinggi.
Komunikasi ke atas penting bagi pemeliharaan dan perkembangan
organisasi. Hal ini memberikan feedback yang penting mengenai moral pegawai
14
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 116
http://digilib.mercubuana.ac.id/
19
dan sumber-sumber ketidakpuasaan yang memungkinkan. Ini memberikan
bawahan rasa memiliki (sense of belonging) dan menjadi bagian dari organisasi.
Ini juga memberikan kesempatan kepada manajemen untuk mendapatkan ide-ide
baru dari pegawai.
Selain saluran ke atas juga penting karena hal tersebut adalah sarana
untuk mendapatkan informasi dari tingkat organisasi yang lebih tinggi dimana
keputusan penting dibuat. Komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan kepada
bawahan
(downward communication) tidak mengalami kesulitan; tetapi
sebaliknya, komunikasi yang berjalan ke atas (upward communication) besar
kemungkinan akan mengalami hambatan-hambatan.
Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi ke atas salah
satunya adalah rasa takut di lingkungan kerja. Menurut para ahli psikolog, rasa
takut adalah perasaan negatif yang timbul akibat teridentifikasinya sebuah
stimulus, misalnya bahaya. Rasa takut ini seringkali diikuti dengan adanya
perubahan fisiologis, kognitif, dan tingkah laku. Pengelolaan rasa takutpun
penting dilakukan. Langkah untuk mengelola rasa takut di tempat kerja adalah
mengenali jenis-jenis rasa takut yang ada di tempat kerja. Berikut ini macammacam rasa takut di lingkungan kerja : 1) takut sukses, 2) takut perubahan, 3)
takut bicara.
Rasa takut memang sulit terdeteksi secara kasat mata, karena seringkali
ditutupi oleh karyawan. Seorang pimpinan sebaiknya melakukan evaluasi
terhadap rasa takut yang dialami karyawan, agar ia bisa mengambil tindakan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
20
untuk mengelola rasa takut tersebut. Tahap-tahap mengevaluasi rasa takut sebagai
berkut :
1. Identifikasi Harapan.
Rasa takut muncul karena ketiadaan harapan. Untuk itu harapan perlu
diciptakan dan dikenali. Atasan sebaiknya melakukan pendekatan melalui
diskusi dengan karyawan baik secara formal dalam sebuah rapat ataupun
secara tidak formal. Harapan-harapan ini akan memberikan motivasi bagi
karyawan untuk mengenal masa depan lebih baik dan mengatasi rasa takut.
2. Identifikasi Hambatan
Rasa takut juga muncul karena adanya hambatan untuk mencapai prestasi.
3. Identifikasi Rasa Percaya
Rasa takut muncul adalah hilangnya kepercayaan baik pada karyawan dan
juga atasan.
4. Identifikasi Komunikasi
Rasa takut juga bisa muncul karena kurangnya atau terhambatnya
komunikasi.Hal ini bisa diperbaiki dengan bersikap lebih terbuka dan lebih
bersedia mendengarkan (bukan hanya didengarkan)
5. Identifikasi Pelatihan
Rasa takut bisa muncul karena kurang pengetahuan dan keterampilan. Hal ini,
atasan perlu mencari tahu kualifikasi karyawan untuk melakukan pekerjaan.
Karyawan membutuhkan pelatihan, sebaiknya atasan membekali karyawannya
dengan pelatihan, agar mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
21
Komunikasi yang dilaksanakan oleh bawahan pada atasan dalam rangka
memberikan pengertian mengenai sesuatu untuk diketahui dan dijadikan bahan
pertimbangan dalam rangka kepemimpinan pada umumnya, namun pada
kenyataannya komunikasi dari bawahan ke atasan seringkali tersendat karena
sesuai karakternya komunikasi dari bawahan sering dianggap sebagai komunikasi
yang bersifat permohonan, kritikan, usulan dan tuntutan.
Jenis informasi yang dikomunikasikan ke atas, di antaranya 15:
1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan-pekerjaan mereka, prestasi,
kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu mendatang
2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan
yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan
3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka
atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan
4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang
pekerjaan, rekan kerja mereka, dan organisasi
Menurut Sharma, ada empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat
amat sulit 16:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
Penelitian menunjukan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan
mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan
15
R.Wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi – strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan.
Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. Bandung tahun 2005. hal.190
16
Ibid, hal 191
http://digilib.mercubuana.ac.id/
22
cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah sepakat
dengan penyelia mereka
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah
pegawai. Pegawai sering kali melaporkan bahwa manjer mereka tidak
memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak memberi
tanggapan terhadap masalah-masalah pegawai mungkin menahan beberapa
komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terlihat buruk
dalam pandangan atasan mereka.
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.
Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil memberi penghargaan yang
nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke
atas tetap terbuka
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak
tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi penyelia terlalu
sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemukan mereka.
Bila penyelia ada di tempatnya, ia tidak dianggap pada apa yang dikatakan
bawahan tersebut.
Dikutip dari buku R.Wayne Pace Don F. Faules manfaat upward
communication adalah :
1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan
keputusan oleh mereka yang menyelenggarakan informasi dan mengawasi
kegiatan orang-orang lainnya.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
23
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan
mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan
menerima apa yang dikatakan mereka.
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh
kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang
mengganggu mereka yang paling dekat denga operasi-operasi sebenarnya.
4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi
dengan
memberi
kesempatan
kepada
pegawai
untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran
mengenai operasi organisasi.
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahan memhami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi pekerjaan dan
memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan
organisasi tersebut.
Menurut Smith komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi
pemimpin memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang
disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan
untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi
departemennya atau organisasinya.17
17
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 117
http://digilib.mercubuana.ac.id/
24
2.4 Pemimpin
2.4.1 Pengertian Pemimpin
Keberhasilan peneglolahan suatu organisasi
sangat ditentukan oleh
keberhasilan pendayagunaaan SDM/ Sumber Daya Manusia, keberhasilan tersebut
sangat dipengaruhi oleh adanya seorang pemimpin yang dapat mengelola sumber
daya manusia yang ada di dalam organisasi, dimana pemimpin harus mempunyai
kemampuan untuk mempengaruhi, menggerakan dan mengarahkan suatu tindakan
pada diri seseorang atau individu untuk mencapai tujuan tertentu pada situasi
tertentu karena pemimpin adalah posisi kunci dari sebuah organisasi atau
perusahaan.
James A.F menjelaskan bahwa kepemimpinan sebagai proses pengarahan
dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan tugas dari para kelompok.18
2.4.2 Fungsi Pemimpin
Seperti yang telah dijabarkan diatas bahwa seorang pemimpin harus bisa
mempengaruhi tingkah laku orang dan megarah pada hasil yang diharapkan.
Adapun fungsi dari kepemimpinan terdiri dari 19:
1. Fungsi pemecahan masalah atau fungsi yang berkaitan dengan tugas dan
mencangkup fungsi-fungsi memberi saran pemecahan dan memberi
informasi dan pendapat.
2. Fungsi pembinaan kelompok atau fungsi sosial meliputi segala sesuatu
yang membantu kelompok beroperasi secara lancar.
18
Husein Umar, sumber Daya Manusia Dalam Organisasi, PT. Gramedia, Jakarta 2004. hal. 31
19
Jhon Adair, Menjadi Pemimpin Yang Efektif, Pusorang Pemimpin Dtka Binaman Pressindo, Jakata, 1994. hal. 16
http://digilib.mercubuana.ac.id/
25
2.4.3
Indikator-indikator Pemimpin
Kepemimpinan dengan kekuatan dalam posisinya untuk menciptakan
pengaruh yang kuat pada pegawai atau staf lainnya dan terlalu menekankan pada
wewenang formalnya dapat menanggung resiko kehilangan sebagian atau seluruh
kemampuannya dalam memimpin, adapun indikator-indikator yang dapat
membantu keberhasilan pemimpin antara lain 20:
1. Cara berkomunikasi
Komunikasi sangat penting demi berjalannya kelancaran suatu organisasi,
komunikasi yang lancar antara pimpinan dengan bawahan akan
memudahkan informasi yang di dapat diberitahukan kepada yang
bersangkutan.
Pemimpin harus bisa meluangkan waktunya untuk pegawai, hal ini guna
agar hubungan pemimpin bisa mendengar keluhan, saran, dan pendapat
pegawai mengenai perkembangan dan hal yang terjadi di dalam organisasi
2. Pemberian motivasi
Adanya pemberian motivasi pimpinan kepada pegawainya untuk bekerja
sehingga dengan adanya dorongan motivasi dapat meningkatkan
produktivitas kerja seperti yang diinginkan.
3. Kemampuan dalam menyelesaikan tugas
20
Kartini Kartono, Pemimpin & Kepemimpinan, PT. Raja Grafindo, Jakarta, 2002. hal. 85
http://digilib.mercubuana.ac.id/
26
Pemimpin
harus
bisa
menunjukan
kemampuannya
di
dalam
menyelesaikan tugas dan ia tak segan-segan untuk memberikan petunjuk
kepada bawahannya mengenai cara menyelsaikan tugas dengan baik.
4. Pengambilan keputusan
Pemimpin harus bisa mengambil keputusan yang berakibat bagi dirinya,
pegawai bahkan organisasinya. Ia harus dapat bersikap bijak memberikan
sesuatu yang terbaik untuk kepentingan bersama dan tujuan organisasi.
Serta melibatkan pegawainya dalam pengambilan keputusan karena
apapun keputusan yang diambil akan memepngaruhi produktivitas
pegawai.
5. Pengawasan
Pemimpin harus bisa memberikan pengawasan terhadap kerja pegawainya
sehingga pegawai pun bekerja dengan baik tetapi bukan pengawasan yang
terlalu mengakibatkan pegawai sulit bergerak dalam melaksanakan
kegiatannya serta menyelesaikannya pekerjaannya karena merasa diawasi.
Uraian
di
atas
mengenai
indikator-indikator
seorang
pemimpin,
merupakan pola pikir yang mendasar dari seorang pemimpin yang dimana akan
berakibat baik bila pemimpin atau atasan dapat bersikap atau berkomunikasi
dengan baik kepada seluruh pegawai, dapat bekerja sama, bijaksana dalam
mengambil keputusan serta pemberian dukungan atau dorongan atau sebuah
motivasi yang akan dapat meningkatkan tujuan dari organisasi atau perusahaan itu
sendiri.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
27
2.4.4
Pendekatan Pemimpin
Seorang
pemimpin
dengan
kepemimpinannya
harus
mampu
mempengaruhi mengubah dan mengarahkan tingkah laku bawahan atau orang lain
untuk mencapai tujuan.
Pendekatan dengan model sifat di dasari asumsi kondisi fisik dan
karakteristik tertentu adalah penting bagi kesuksesan pemimpin, hal tersebut akan
menjadi penentu yang membedakan antara seorang pemeimpin dengan bukan
pemimpin. Sifat-sifat pokok itu biasanya meliputi 21:
1. Kondisi fisik : energik,tegap, kuat dan lain-lain
2. Latar belakang sosial, berpendidikan dan berwawasan dan lingkingan
sosial yang dinamis
3. Kepribadian : Adaptasi, agresif, emosi stabil, populer dan kooperatif
4. Karakteristik yang menerima tanggung jawab, berinisiatif, berorientasi
pada tugas dan cakap komunikasi interpersonal.
Sedangkan menurut teori Jhon D. Millet mengelompokkan sifat yang
harus dimiliki oleh setiap pemimpin yaitu meliputi 22:
1. Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan
2. Kemampuan untuk mengambil keputusan
3. Kemampuan untuk mendelegasikan wewenang
4. Kemampuan menanamkan kesetian
21
22
Abi Sujak, Kepemimpinan Manajer, PT. Rajawali Pers, Jakarta 1999. hal 3
Abi Sujak, Kepemimpinan Manajer, loc.cit
http://digilib.mercubuana.ac.id/
28
2.5 Karyawan (Employee)
Komunikasi yang baik adalah motivator yang berharga. Komunikasi
adalah perekat perusahaan yang membantu dalam membangun sebuah tim,
menguatkan kebanggaan dalam bekerja bagi perusahaan dan mendorong orang
untuk bekerja yang sedikit lebih keras agar dapat memenangkan kompetisi.
Kelangsungan hidup suatu perusahaan, sangat dipengaruhi oleh banyak
faktor, salah satunya adalah karyawan. Karyawan adalah mereka yang bekerja
dengan menerima upah atau gaji baik berupa uang maupun barang.
Malayu Hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual jasa, baik pikiran
maupun tenaga dan mendapat kompensasi dari perusahaan yang besarnya telah
ditetapkan terlebih dahulu.23
Komunikasi pegawai, juga disebut komunikasi internal atau hubungan
dengan karyawan (employee relations), menciptakan dan memelihara sistem
komunikasi internal di dalam organisasi. Hubungan komunikasi adalah dua arah,
sehingga semua pegawai berpartisipasi bebas dalam pertukaran informasi.
Karyawan yang well-informed biasanya adalah karyawan yang puas.
Mereka adalah pekerja yang lebih baik, lebih produktif yang mendapatkan lebih
dari pekerjaan mereka dan melaksanakan pekerjaan yang lebih baik bagi
organisasi. Karyawan yang well-informed berinteraksi dengan stakeholders
organisasi akan memiliki pengaruh positif yang signifikan pada hubungan dengan
konsumen, masyarakat, investor, media .
23
Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Gunung Agung, Jakarta, 2000. hal
12
http://digilib.mercubuana.ac.id/
29
Karyawan di setiap organisasi sudah tentu terdapat perbedaan, hal ini
disebabkan beda dalam lingkungan hidupnya, pengalamannya, pendidikannya .
Tetapi diantara mereka semua terdapat hal-hal yang sama . Karyawan sama-sama
menghendaki 24:
1. Upah yang cukup.
Upah yang cukup adalah cita-cita semua karyawan. Untuk mencapai itu, ada
diantara para karyawan yang menggiatkan diri dalam pekerjaannya dengan rajin.
2. Perlakuan yang adil
Perlakuan yang adil adalah hasrat semua karyawan untuk selalu diperlakukan
secara adil di kalangan karyawan, tidak saja berhubungan dengan gaji, tetapi juga
dengan persoalan lain-lain. Hanya dengan berkomunikasi dengan mereka,
kesalahpahaman akan dapat dihilangkan dan kepercayaan kepada pimpinan
kembali dibina.
3. Ketenangan kerja
Para karyawan akan tetap giat bekerja, apabila mengetahui bahwa bagi mereka
terdapat :
a) Jaminan, jika mereka dengan keluarganya terjadi musibah
b) Jaminan keamanan kerja
c) Jaminan hari tua
4.
Perasaan diakui
Pada setiap karyawan terdapat perasaan ingin diakui (sense of belonging)
sebagai karyawan yang berharga.
24
Onong Uchjana Efendy, Human relation Dan Public Relation, Mandar maju, Bandung, 1993, hal 145
http://digilib.mercubuana.ac.id/
30
5.
Penghargaan atas hasil kerja
Para karyawan menginginkan agar hasil keryanya di hargai, meskipun
sebenarnya adalah kewajiban mereka untuk bekerja segiat-giatnya.
6.
Penyalur Perasaan
Karyawan butuh media untuk menyalurkan keluh kesah, pendapat, saran,
ide, dan lain-lain.
http://digilib.mercubuana.ac.id/