evaluasi pengendalian internal terhadap pengelolaan produksi dan

EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
TERHADAP PENGELOLAAN PRODUKSI
DAN PERSEDIAAN PADA PT. SUPER
WAHANA TEHNO
GUSTI AYU PUTRI AMERTA SARI
Universitas Bina Nusantara , Jl. Kebon jeruk Raya No 27, Telp: (021) 53696969
Email: [email protected]
Dosen Pembimbing: Iswandi, S.E.,Ak.,M.M.,CA
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan pengendalian
internal produksi dan persediaan dalam meningkatkan sistem pengendalian perusahaan.
Penelitian dilakukan disalah satu perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan air
minum dalam kemasan yang terletak di Jakarta Pusat. Penelitian ini menggunnakan
metode deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan sekunder, teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah melalui wawancara, kuisioner, dan
kepustakaan. Produksi dan persediaan merupakan salah satu hal yang sangat penting
dalam suatu aktivitas perusahaan. Persediaan merupakan asset perusahaan yang
mempunyai pengaruh yang sangat besar bagi perkembangan perusahaan dan
merupakan harta lancar yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang digunakan untuk
kegiatan bisnis. Sedangkan, produksi adalah kegiatan untuk menciptakan atau
menambah kegunaan suatu barang atau jasa. Hasil penelitian yang dapat disimpulkan
menunjukan bahwa peranan audit internal sangat bermanfaat dalam meningkatkan
sistem pengendalian intern pada perusahaan. Diperlukan peran serta dari pihak
manajemen untuk meningkatkan dan memperbaiki beberapa kelemahan yang dimiliki
perusahaan. Dimana kelemahan-kelemahan tersebut membuat tujuan pengendalian
internal terhadap perusahaan tidak tercapai. (GAPAS)
Kata Kunci: Pengendalian Internal, Produksi, Persediaan
PENDAHULUAN
Perusahaan, baik milik negara maupun swasta sebagai suatu pelaku ekonomi tidak bisa
lepas dari kondisi globalisasi ekonomi. Era globalisasi akan mempertajam persaingan-persaingan
diantara perusahaan, sehingga perlu pemikiran yang makin kritis atas pemanfaatan secara optimal
penggunaan berbagai sumber dana dan daya yang ada. Sebagai konsekuensi dari timbulnya
persaingan yang semakin tajam, ada tiga kemungkinan yaitu mundur, bertahan atau tetap unggul
dan bahkan semakin berkembang. Agar perusahaan dapat bertahan atau bahkan berkembang
diperlukan upaya penyehatan dan penyempurnaan meliputi peningkatan produktivitas, efisiensi
serta efektifitas pencapaian tujuan perusahaan. Menghadapi hal ini, berbagai kebijakan dan
strategi terus diterapkan dan ditingkatkan. Kebijakan yang ditempuh manajemen antara lain
meningkatkan pengawasan dan pengendalian dalam perusahaan (internal control).
Dalam perusahaan, pelaksanaan pengawasan dapat dilaksanakan secara langsung oleh
pemiliknya sendiri dan dapat pula melalui sistem pengendalian internal. Dengan semakin
berkembangnya perusahaan maka kegiatan dan masalah yang dihadapi perusahaan semakin
kompleks, sehingga semakin sulit bagi pihak pimpinan untuk melaksanakan pengawasan secara
langsung terhadap seluruh aktivitas perusahaan. Dengan demikian maka dirasakan perlunya
bantuan manajer-manajer yang profesional sesuai dengan bidang yang ada dalam organisasi
misalnya bidang pemasaran, produksi, keuangan dan lain-lain. Perlu adanya struktur organisasi
yang memadai, yang akan menciptakan suasana kerja yang sehat karena setiap karyawan
mengetahui dengan jelas dan pasti apa wewenang dan tanggung jawabnya serta dengan siapa ia
bertanggung jawab. Selain itu, dengan bertambah besarnya perusahaan diperlukan suatu
pengawasan yang lebih baik agar perusahaan dapat dikelola secara efektif. Salah satu sistem
pengawasan yang baik adalah melalui pengendalian internal.
Pengendalian internal adalah rencana, metode, prosedur, dan kebijakan yang didesain
oleh manajemen, dewan direksi dan personel lainnya untuk memberi jaminan yang memadai atas
tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan
terhadap aset, serta ketaatan/kepatuhan terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan
lain.Pengendalian internal dapat memberikan gambaran yang jelas apakah aktivitas tersebut
terkontrol atau termonitor dengan baik atau tidak oleh perusahaan. Kelemahan dalam pelaksanaan
pengendalian internal yang telah diterapkan, salah satunya sering terjadi dan dialami perusahaan
pada umumnya adalah tidak terintegrasinya setiap aktivitas dengan teratur dan kurangnya kontrol
di bagian produksi dan persediaan sehingga dapat mengakibatkan kesalahan dalam kegiatan atau
aktivitas yang dijalani oleh perusahaan, baik dari segi penerimaan, penyimpanan, dan
pendistribusian barang. Apabila kontrol atas aktivitas perusahaan buruk atau dengan kata lain
pengendalian internal yang dimiliki perusahaan lemah maka dapat mengakibatkan kerugian bagi
perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan tujuan yang dimiliki perusahaan tidak dapat tercapai,
serta aktivitas yang terjadi di bagian produksi dan persediaan menjadi tidak efektif.
Persediaan barang dagang merupakan salah satu sumber daya penting bagi kelangsungan
hidup perusahaan, karena disamping merupakan asset yang nilainya paling besar dibandingkan
aktiva lancar lainnya dalam neraca perusahaan, juga disebabkan sumber utama pendapatan
perusahaan berasal dari hasil penjualan persediaan. Aktivitas pengelolaan persediaan meliputi
pengarahan arus dan penangan persediaan secara wajar mulai dari pengadaannya,
penyimpanannya, sampai pengeluarannya. Persediaan harus ada pada waktu yang diperlukan,
dengan kuantitas dan kualitas yang memadai, pada tempat yang tepat dan harga yang wajar.
Pengabaian salah satu tanggung jawab yang menyangkut persediaan akan membawa dampak
negatif bagi kelancaran operasi perusahaan.
Dengan adanya pengendalian internal yang efektif, efisien, dan baik sangat diperlukan
untuk mengatur dan mengontrol setiap kegiatan produksi dan persediaan. Oleh karena itu penulis
berminat untuk melakukan penelitian tentang aktivitas produksi dan persediaan, dan
dideskripsikan dalam skripsi dengan judul “EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
TERHADAP PENGELOLAAN PRODUKSI DAN PERSEDIAAN PADA PT. SUPER
WAHANA TEHNO”.
Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah penegndalian internal terhadap pengelolaan produksi
dan persediaan..
Penelitian ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1. Mengetahui apakah pengendalian internal terhadap pengelolaan produksi dan juga persediaan
pada PT. Super Wahana Tehno, telah memadai.
2. Mengidentifikasi penyebab kelemahan-kelemahan yang muncul dalam pengendalian internal
terhadap pengelolaan produksi dan persediaan.
3. Memberikan rekomendasi kepada perusahaan sebagai perbaikan terhadap kelemahan yang
ditemukan dalam pengendalian internal atas pengelolaan produksi dan persediaan pada PT.
Super Wahana Tehno.
Penelitian ini memiliki beberapa manfaat, antara lain:
1. Bagi Perusahaan
Membantu pihak manajemen perusahaan dalam meningkatkan keandalan sistem
pengendalian internal terhadap pengelolaan produksi dan persediaan, serta memberikan
masukan atau rekomendasi kepada manajemen dalam melakukan pengelolaan produksi dan
2.
3.
persediaan apabila terdapat kelemahan-kelemahan yang berhubungan dengan kegiatan
pengelolaan produksi dan persediaan.
Bagi Penulis
Untuk meningkatkan wawasannya dalam pengendalian internal khususnya dalam
pengelolaan produksi dan persediaan. Dan juga memberikan kesempatan untuk mempelajari
aktivitas perusahaan sebagai suatu perbandingan dengan apa yang telah dipelajari di kampus.
Dengan demikian dapat memperdalam ilmu yang telah diperoleh selama masa perkuliahan
dan untuk mengetahui sejauh mana teori-teori yang telah diperoleh dapat diterapkan dalam
praktek kerja.
Bagi Pembaca
Sebagai bahan refrensi dalam memahami kegiatan evaluasi pengendalian internal atas
pengelolaan produksi dan persediaan.
METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan adalah menggunakan metode deskriptif analisis dengan
pendekatan metode studi lapangan.
1. Jenis dari penelitian ini adalah penelitian kualitatif.
2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Merupakan penelitian yang dilakukan dengan cara membaca, mempelajari dan
mengumpulkan referensi dari buku-buku dan bacaan lain yang dapat menunjang pemahaman
dan pengetahuan penulis sesuai topik yang dibahas.
3. Studi Lapangan ( Field Study )
Merupakan penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada perusahaan yang
dipilih menjadi objek penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data yang berhubungan
dengan hal yang akan diteliti agar lebih meyakinkan dan lebih akurat. Studi lapangan ini
dapat dilakukan dengan cara:
a. Observasi : penulis secara langsung memantau kegiatan pada PT. Super Wahana Tehno,
khususnya pada aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan produksi dan persediaan.
b. Wawancara : penulis melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berwenang
menyangkut pengelolaan produksi dan persediaan.
c. Kuesioner : penulis menyusun daftar pertanyaan mengenai aktivitas pengelolaan persediaan
untuk dijawab oleh pimpinan maupun staff sehingga dari jawaban yang diberikan dapat
diperoleh gambaran mengenai aktivitas pengelolaan persediaan dan pengendalian internal
yang ada di perusahaan.
PEMBAHASAN
Setelah melakukan tahap survei pendahuluan dengan pengumpulan informasi, maka tahap
selanjutnya adalah menganalisis atas hasil yang telah dilaksanakan. Analisis pelaksanaan atas
pengelolaan produksi dan persediaan pada PT. Super Wahana Tehno yang telah dilakukan
berdasarkan survei pendahuluan yaitu berupa pengumpulan informasi mengenai gambaran umum
perusahaan dan jawaban-jawaban atas pertanyaan mengenai sistem pengendalian internal perusahaan.
Pengendalian internal yang baik dalam pengelolaan produksi dan persediaan akan mendukung
kelancaran kegiatan operasional perusahaan dan mencapai efektifitas dan efisiensi perusahaan. Pada
tahap ini akan dilakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas pengelolaan produksi dan
persediaan untuk memperoleh bukti-bukti dari temuan yang ada sehingga dapat ditetapkan apakah
temuan tersebut menjadi kelemahan dengan adanya bukti-bukti pendukung yang memperkuat temuan
itu.
Evaluasi pengendalian internal atas pengelolaan produksi dan persediaan ini dilakukan untuk
menilai kecukupan suatu sistem pengendalian internal, yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi
pemeriksa dalam penentuan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Bila pelaksanaan pengendalian
internal yang diterapkan dalam perusahaan telah sesuai dengan kriteria pengendalian internal dalam
standard pemeriksaan akuntansi yang yang mengacu pada COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission), maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern
tersebut terbilang kuat. Namun apabila sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian intern tersebut
lemah.
Pengendalian terhadap proses produksi di mulai, pada saat :
1.
Pembuatan surat permintaan bahan baku
Merupakan tahap pemesanan jumlah air yang ingin di proses, untuk dijadikan air mineral
yang berasal dari mata air yang dapat dikonsumsi. Didalam pemesanan itu tertulis jumlah
pesanan, yang selanjutnya menjadi dasar untuk supplier mengirimkan air. Dan kemudian
dikirimkan ke bagian produksi untuk diolah.
2. Proses produksi
i.
Dimulai ketika pengambilan sumber air yang berasal dari Pegunungan Pangrango
Gede, untuk diolah menjadi air mineral untuk dikonsumsi.
ii.
Kemudian dilanjutkan dengan proses filtrasi bertujuan untuk menghilangkan
kotoran berupa partikel-partikel kasar dan halus.
iii.
Lalu dilakukan proses ionisasi yang bersifat non-toksik bahkan dapat mengurangi
banyak gejala-gejala penyakit pada orang dewasa.
iv.
Selanjutnya, dilakukan sterilisasi yang merupakan proses pemberian ozon yang
berfungsi membunuh bakteri dalam air sehingga proses ini disebut juga dengan
ozonisasi. Ozonisasi menentukan kualitas dan kuantitas produk air minum yang
dihasilkan karena ozonisasi dapat membunuh semua mikroorganisme seperti
bakteri, kapang dan khamir.
v.
Pengisian (filling) merupakan proses pengisian air yang telah steril kedalam
kemasan yang digunakan yaitu small pack (330 ml, 600 ml, dan 1500 ml) dan jga
kemasan galon 19 liter.Pada proses pengisian galon, sebelumnya dilakukan
pencucian terhadap galon. Galon yang digunakan diperiksa terlebih dahulu
kelayakannya. Yaitu dengan, melihat penampakan fisik galon. Galon yang tidak
layak digunakan antara lain dikarenakan galon pecah, berbau menyengat, atau
terdapat lumut yang terlalu tebal.
vi.
Kemudian dilakukan Quality Control, untuk menjamin kualitas air minum dalam
kemasan.
vii.
Cap and Still digunakan untuk memberikan label disetiap kemasan.
viii.
Packing dipergunakan untuk kemasan small pack.
ix.
Dan setiap barang yang sudah selesai diproduksi langsung disimpan oleh bagian
gudang, yang kemudian diteruskan untuk dapat segera dipasarkan.
3. Laporan barang jadi
Merupakan laporan yang dikeluarkan setiap 1 bulan sekali untuk menjadi laporan yang dapat
disimpan oleh bagian accounting.
Pelaksanaan pengendalian internal atas pengelolaan persediaan dimulai saat :
1. Penerimaan Barang
Proses penerimaan barang dimulai saat persediaan barang sudah menipis, lalu bagian gudang
menginformasikan ke bagian produksi untuk membuat purchase requisition, yang kemudian
dijadikan acuan dalam pembeliaan barang – barang. Kemudian barang yang sudah ada atau
sudah jadi dibuatkan laporannya dan kemudian disimpan ke bagian gudang.
2. Penyimpanan Barang
Setelah barang diterima maka barang tersebut disimpan di dalam gudang sebelum dijual ke
customer.
3. Pengiriman Barang
Sebelum barang dikirim maka setiap barang yang menjadi permintaan penjualan harus
dihitung terlebih dahulu. Lalu dibuatkan sales order untuk menerbitkan surat jalan (delivery
note). Setelah itu didistribusikan ke pelanggan melalui driver.
4. Retur Penjualan
Retur penjualan terjadi ketika barang yang dikirim ke customer tidak sesuai jumlahnya
dengan pesanan.
5. Perhitungan Fisik
Perhitungan fisik dilakukan secara manual dan terdapat rekonsiliasi pencatatan persediaan.
Maka dari itu penulis akan melakukan evaluasi pengendalian internal pada PT. Super
Wahana Tehno dengan menggunakan pendekatan 5 komponen pengendalian internal menurut COSO
yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian,
dan pemantauan.
1. Lingkungan pengendalian. Lingkungan Pengendalian yang baik mencakup sikap para
manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut.
Berikut merupakan beberapa faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam sebuah
perusahaan, diantaranya :
- Integritas dan nilai etika merupakan nilai standard prilaku yang berlaku di dalam perusahaan,
dimana merupakan bagian dari bisnis seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan juga
masyarakat. Berdasarkan hasil survey menunjukkan bahwa PT. Super Wahana Tehno telah
memiliki integritas nilai etika yang memadai hal ini ditunjukan dengan telah ditempatkannya
kode etik yang dikomunikasikan kepada pegawai berupa pemberitahuan lisan kepada pegawai
pada saat pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Pegawai dituntut untuk bekerja dengan jujur,
bertanggung jawab, disiplin.
- Komitmen terhadap kompetensi dalam suatu organisasi haruslah memiliki pengetahuan dan
keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Sekarang ini, banyak
perusahaan yang menuntut tidak hanya memiliki ilmu pengetahuan disuatu bidang. Akan tetapi
juga menuntut memiliki keahlian maupun pengalam yang lebih diberbagai bidang kegiatan yang
menyangkut tentang bisnis. Kurangnya fasilitas bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan
dan pengetahuan mengakibatkan karyawan tidak dapat mengembangkan kompetensinya secara
maksimal. Dapat dikatakan PT. Super Wahana tidak memberikan perhatian terhadap kompetensi
pegawai, hal ini ditunjukkan perusahaan dalam melakukan rekuitmen karyawan baru tidak
memperhatikan tingkat pengetahuan serta menempatkan personil yang tidak tepat dalam
pelaksanaan tugas dan tidak dilakukannya pelatihan atau training karyawan.
- Dewan Direksi dan Komite Audit. Berdasarkan hasil wawancara, maka dapat disimpulkan PT.
Super Wahana Tehno, memiliki dewan direksi dimana hal ini sangat membantu dalam
perkembangan perusahaan. Akan tetapi, perusahaan sampai saat ini belum memiliki komite audit.
Dimana saat ini pekerjaan dipercayakan kepada tiap karyawan, dan diawasi oleh pimpinan
tertinggi dalam divisi masing-masing, yaitu manager. Dan para manager berhubungan dan
bertanggung jawab langsung terhadap dewan direksi perusahaan.
- Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen. Yang dapat dinilai oleh penulis adalah tidak adanya
penilaian kerja.
- Struktur organisasi yang cukup baik.
- Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Seharusnya perusahaan memiliki kebijakan
perekrutan, penyeleksian, pelatihan, pengevaluasian, bimbingan, promosi dan pemberian
kompensasi yang dikembangkan dengan baik. Standar pemekerjaan individu yang paling
memenuhi syarat dengan tekanan pada latar belakang pendidikan, pengalaman bekerja
sebelumnya, prestasi sebelumnya, bu kti tentang integritas dan perilaku etis menunjukkan
komitmen entitas terhadap orang yang kompeten. Selain itu, pengevaluasian, konseling dan
mempromosikan karyawan berdasarkan penilaian kinerja periodik, serta mengadakan program
kompensasi berguna untuk memotivasi kinerja karyawan serta menghindari disinsentif terhadap
perilaku etis.
2. Penilaian resiko. Harus mempertimbangkan resiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi
yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dimana penilaian resiko bertujuan untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berhubungan dengan pengendalian
internal perusahaan. Beberapa resiko yang kemungkinan dapat terjadi :
1. Resiko adanya kecurian oleh karyawan
2. Resiko penolakan barang dagang oleh customer
3. Resiko kosongnya persediaan
4. Kerusakan barang
5. Resiko kecurangan karyawan.
Hal-hal yang menyebabkan terjadinya kelemahan-kelemahan tersebut adalah:
1. Adanya niat dari karyawan untuk melakukan kecurangan baik atas inisiatif pribadi maupun
atas inisiatif bersama karyawan dengan pelanggan.
2. Belum optimalnya kualitas pengawasan perusahaan. Hal ini ditandai dengan belum adanya
bagian auditor internal. Auditor internal dapat membantu perusahaan dalam melakukan
penilaian kinerja dan identifikasi risiko sehingga apabila terdapat kecurangan bisa segera
ditemukan.
Akibat yang mungkin timbul dari kelemahan-kelemahan tersebut, yaitu:
1. Perusahaan menderita kerugian, baik berupa kerugian materiil maupun berupa kehilangan
kepercayaan dari pelanggan.
2. Citra perusahaan di mata pelanggan secara umum menurun, karena memberi kesan tidak
profesional.
3. Informasi dan Komunikasi. Informasi dan Komunikasi merupakan pengidentifikasian,
penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat
orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya. Komunikasi melibatkan penyediaan suatu
pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu yang saling terkoordinasi
berkenaan dengan pengendalian internal.
Saat ini, PT Super Wahana Tehno memakai system aplikasi Microsoft Dynamics NAV yang
merupakan Enterprise Resource Planning (ERP) produk perangkat lunak dari Microsoft. Produk
ini merupakan bagian dari keluarga Microsoft Dynamics, dan dimaksudkan untuk membantu
proses keuangan, manufaktur, supply chains, analisis, dan perdagangan untuk perusahaan kecil
dan menengah.
4.
5.
Aktivitas Pengendalian, merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa
perintah manajemen telah dilaksanakan. Penulis dapat mengiidentifikasikan beberapa kelemahan
dan kekuatan atas faktor aktivitas pengendalian yang dimiliki oleh PT. Super Wahana Tehno,
diantaranya:
I.
Pemisahan tugas
II.
Adanya rekonsiliasi pencatatan atas persediaan
III.
Dokumen yang digunakan
IV.
Otorisasi yang digunakan dalam perusahaan
Pemantauan, merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal pada
suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian
dengan dasar waktu dan mengambil tindakan yang diperlukan.
Berdasarkan atas evaluasi pengendalian internal terhadap pengelolaan perusahaan yang telah
dilaksanakan, penulis menyusun suatu laporan yang berisikan temuan atas pemeriksaan yang
dilakukan. Berikut ini akan diuraikan hasil temuan tersebut.
1. Tidak ada pelatihan atau training kepada karyawan baru.
Dari wawancara yang dilakukan diketahui bahwa beberapa karyawan yang bekerja pada
PT. Super Wahana Tehno tidak memiliki kompetensi di bidang yang mereka geluti.
2.
Tidak ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan.
Dari wawancara yang dilakukan diketahui bahwa pada saat penerimaan barang dan
penyimpanan barang dilakukan oleh orang yang sama. Seharusnya dilakukan pemisahaan tugas
antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan. Hal ini disebabkan tidak ada pemisahan
tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan yaitu karena keterbatasan sumber daya
yang dimiliki oleh perusahaan serta untuk menghemat waktu penyimpanan barang. Hal tersebut
mengakibatkan terjadinya kecurangan (fraud) antara lain: memungkinkan adanya barang dagang
yang hilang atau ditukar oleh karyawan yang melakukan pengecekan. Sebaiknya perusahaan
menerapkan kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian
penyimpanan persediaan dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal
(Internal Control) yang tepat dalam perusahaan.
3.
Kelemahan dalam pengiriman barang.
Menurut observasi dan hasil wawancara dengan beberapa karyawan terkait, dapat
diketahui terkadang barang yang dikirimkan hanya dititipkan atau ditaro begitu saja, tanpa adanya
retur galon kosong ( saat pengiriman gallon). Dalam hal pengiriman barang, driver hanya merasa
bertanggung jawab untuk mengantarkan barang sesuai dengan pesanan. Dan tidak memikirkan
atau berinisiatif dalam hal pembayaran. Apabila uang tidak diberikan customer, driver hanya
laporan kebagian AR dan setelah itu meneruskan tanggung jawab tersebut ke bagian AR.
Dan juga tidak diterapkan peraturan dimana, saat pengiriman, uang harus ada. Atau
setidaknya catatan apabila uang cash tidak diberikan secara langsung. Sehingga menimbulkan
banyak piutang tak tertagih. Yang dapat berakhibat kebangkrutan perusahaan apabila tidak
ditangani dengan baik.
4.
Tidak adanya prosedur dalam mengakses informasi dalam system Microsoft Dynamics
NAV.
Dalam survey secara langsung, penulis menemukan adanya kelemahan dalam otorisasi
informasi. Setiap karyawan bebas dalam mengakses informasi baik mengedit data dan juga
memakai id karyawan lain untuk mengerjakan tugasnya.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan yang telah diungkapkan pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa:
Dalam hal penerapan pengendalian internal di perusahaan tersebut belum memadai dimana masih
terdapat kelemahan-kelemahan yang membuat tujuan pengendalian internal terhadap visi perusahaan
tidak dapat tercapai. Hal ini dapat ditunjukkan dengan kelemahan-kelemahan sebagai berikut:
1. Tidak ada laporan penerimaan barang, pada saat penerimaan barang hanya dicocokan dengan
surat jalan yang diberikan pemasok lalu barang yang telah dicocokan disimpan didalam gudang.
Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah
diterima dengan baik.
2. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan, penyebab
tidak ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan yaitu karena
keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan serta untuk menghemat waktu
penyimpanan barang.
3. Penolakan barang dagang oleh customer yang disebabkan oleh kebijakan perusahaan yang tidak
memberikan pelatihan kepada teknisi baru dan tidak ada bagian Quality Control untuk
melakukan pengecekan kualitas barang dagang.
4. Uraian tugas disampaikan kepada karyawan, tugas yang disampaikan kurang jelas menyebabkan
karyawan kurang mengerti apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya dan
kemungkinan terjadi perangkapan tugas.
5. Dalam hal pengiriman barang, kurangnya pengawasan mengenai barang yang dikirimkan.
Perusahaan tidak mem follow up apakah barang diterima baik oleh customer atau tidak. Dan juga
berhubungan dengan pembayaran, perusahaan tidak mengecek kembali kebenaran mengenai
proses pembayaran. Apakah customer membayar langsung atau hutang. Laporan – laporan yang
diberikan oleh driver biasanya hanya berupa lisan tanpa ada bukti yang jelas.
Walaupun terdapat kelemahan--kelemahan seperti diatas, namun penulis menjumpai beberapa
kelebihan sebagai berikut :
1. Adanya integritas nilai etika yang memadai hal ini ditunjukan dengan telah ditempatkannya kode
etik yang dikomunikasikan kepada pegawai berupa pemberitahuan lisan kepada pegawai pada
saat pegawai diterima bekerja oleh perusahaan.
2. Memiliki filosofi yang baik terkait bagaimana caranya perusahaan memberikan satisfaction bagi
pelanggan, menjual produk yang berkualitas, dan menjaga kesatuan manajemen.
3. Memiliki struktur organisasi yang tergambar dengan cukup baik karena setiap fungsi telah
melaksanakan sesuai dengan tugasnya.
4. Komunikasi mencakup penyampaian laporan dari bagian gudang kepada atasan telah dilakukan
dengan baik. Hal ini dapat dilihat adanya laporan berupa kartu stok yang dibuat bagian gudang.
Komunikasi yang disampaikan kepada atasan membuat atasan mengetahui jumlah persediaan
yang ada.
5. Otoritas yang sesuai dari transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik dan jelas.
Berdasarkan pembahasan yang telah diungkapkan, menghasilkan saran yakni:
1. Dari segi sistem Microsoft Dynamic NAV yang digunakan sebaiknya dibuatkannya prosedur
terhadap sistem mengenai pemakaian dan juga sanksi apabila dilakukan penyalahgunaan dalam
penggunaannya. Akses ID dan juga username tidak diperkenanakan diberikan kepada orang lain.
Dibuatkannya administrasi terkait pembuatan password dan ID. Dan sebaikan dilakukan training
terhadap setiap karyawan terkait penggunaan sistem. Dikarenakan informasi perusahaan
merupakan sesuatu yang sangat krusial, yang harus dilindungi perusahaan.
2. Mengadakan penambahan karyawan untuk mengisi kekosongan-kekosongan yang ada di
beberapa bagian perusahaan.
3. Bagian produksi dan persediaan sebaiknya melakukan pemisahan terhadap individu yang
mengatur keluar masuknya barang dengan yang melakukan stock opname dan disaksikan oleh
pihak Internal Auditor perusahaan. Hal ini diharapkan agar tidak terjadi kecurangan maupun
kesalahan yang tidak disengaja oleh karyawan tersebut.
4. Sebaiknya perusahaan melakukan pengadaan uraian tugas secara tertulis agar karyawan dapat
mengerti dengan baik apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya, wewenang
dan tanggung jawab yang dimiliki sehingga memiliki pedoman dalam melaksanakan tugasnya
dan hasil pekerjaannya juga maksimal serta untuk menghindari adanya perangkapan tugas.
5. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan terhadap bagian gudang untuk membuat laporan
penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan
menyerahkan laporan kepada bagian pembelian sebagai informasi barang sudah diterima dan
barang diterima dalam kondisi baik.
6.
7.
8.
Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian
penerimaan dan bagian penyimpanan persediaan. Kebijakan yang diterapkan bisa dengan cara
meminta bagian pemasaran merangkap sebagai bagian penerimaan untuk menerima barang dan
melakukan pengcocokan sesuai surat jalan dan bagian gudang sesuai tugasnya untuk menyimpan
barang ke dalam gudang. Sehingga tidak melanggar internal control dan dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal (Internal Control) yang tepat dalam
perusahaan.
Sebaiknya perusahaan menerapkan pelatihan terhadap teknisi dengan cara training dimana
karyawan tersebut tidak langsung dilibatkan dalam proses kerja, sehingga walaupun terjadi
kesalahan tidak akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga harus
menerapkan kebijakan untuk mengadakan bagian Quality Control untuk melakukan pengecekan
kualitas barang dagang sebelum dijual kepada customer.
Sebaiknya perusahaan menerapkan peraturan yang sangat jelas dan ketat mengenai pengiriman
dan pembayaran barang. Setiap hari harus dilakukan pengecekan secara random maupun
berurutan. Untuk mengecek kebenaran proses pembayaran.
REFERENSI
Arens, Alvin A., et al, Auditing and Assurance Services – An Integrated Approach, Prentice Hall,
2010.
Assauri, Sofjan (2008), Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia.
Boynton, W.C., & Johnson, R.N. alih bahasa oleh Paul A. Rajoe, dkk (2008) Modern Auditing:
Assurance Services, and the Integrity of Financial Reporting (8th edition).
Bhayangkara, IBK (2008), Audit Manajemen. Jakarta : Salemba Empat
Detiana, Tita (2011), Manajemen Operasional Strategi Dan Analisa, Jakarta : Penerbit Mitra
Wacana Media.
Hall, James A., Tommie S. Alih bahasa oleh Fitriasari, D., Arnos, D. K. (2008). Audit Teknologi
Informasi Dan Assurance (edisi 2). Jakarta: Salemba Empat.
Haming, Murdifin S.E, M.Si, Ph.D (2009) .Manajemen Produksi Modern. Jakarta: PT Gramedia
Hartono Jogiyanto Akt., MBA, Ph.D (2008), Analisis Dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Jakarta
Ikatan Akuntan Indonesia
(2012). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Penerbit Salemba
Empat.
Kieso, D. E., Weygandt J. J., & Warfield T. D. (2008). Alih bahasa Emil Salim, S.E Akuntansi
Intermediate Jilid 1( edisi 12). Jakarta: Penerbit Erlangga.
Mulyadi (2003), Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat
Rama and Jones. Alih bahasa oleh Wibowo, M. S. (2009). Sistem Akuntansi Informasi. Jakarta :
Salemba Empat
Sawyer, Dittenhofer, dan Scheiner. Alih bahasa oleh Adhariani, D. (2009) The Practice of Modern
Internal Auditing. Jakarta : Salemba Empat
Warren, Reeve & Fess (2009), Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia. Jakarta : Penerbit
Salemba Empat.
RIWAYAT HIDUP
Gusti Ayu Putri Amerta Sari, lahir di kota Jakarta, 6 April 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2014. Saat ini bekerja sebagai
internship di PT. Robert Bosch.