BAB III PELAKSANAAN MAGANG 1.1 Pengenalan Lingkungan

BAB III
PELAKSANAAN MAGANG
1.1
Pengenalan Lingkungan Kerja
Dalam proses pelaksanaan magang yang dilaksanakan penulis di
PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta yang beralamat di WISMA UIC,
lantai 4 Jl. Gatot Subroto Kav 6-7, Jakarta Selatan selama dua bulan yang
di mulai dari tanggal 01 Februari sampai dengan tanggal 31 Maret 2017.
Selama pelaksanaan magang penulis ditempatkan di departemen
Accounting yang dipimpin oleh Ibu Liana. Di sana penulis diperkenalkan
kepada Ibu Liana dan para staff lain di departemen Accounting seperti
Bapak Kosim, Ibu Yekti, Ka Stella dan Ka Natahlie oleh Bapak Ludwig
selaku HRD di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta. Penulis
diperkenalkan selayaknya pegawai baru walaupun sebenarnya penulis
hanyalah seorang mahasiswa yang sedang melaksanakan magang di
perusahaan tersebut. Para karyawan di PT. Inti Everspring Indonesia,
Jakarta sangat ramah sekali menyambut kedatangan penulis dan menerima
perkenalan penulis dengan baik.
Pada awal pelaksanaan magang, penulis merasa khawatir dan takut
apabila tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar.
Tetapi penulis berusaha memberanikan diri untuk bertanya, apabila ada
33
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
34
hal-hal yang tidak dimengerti saat menyelesaikan pekerjaan yang
diberikan.
Sebelumnya penulis diberikan penjelasan tentang peraturanperaturan yang berlaku di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta seperti
jam masuk kerja, jam pulang kerja, jam istirahat, dan peraturan lainnya
oleh Bapak Ludwig selaku HRD di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta.
Penulis juga diberikan kesempatan untuk memahami dan mempelajari
suasana
lingkungan
kerja
yang
sesungguhnya
sehingga
dalam
melaksanakan aktivitas kerja penulis sudah dapat mengenal lingkungan
kerja dengan baik.
Sebelum melaksanakan pekerjaannya, penulis diberi penjelasan
oleh Ibu Liana dan Ibu Yekti mengenai cara kerja dan jenis pekerjaan apa
saja yang nantinya akan dikerjakan oleh penulis. Jika terdapat kesulitan
ataupun kendala yang tidak dimengerti atau diketahui oleh penulis maka
penulis dapat bertanya langsung, dan para staff di bagian Accounting pun
akan membantu menjelaskannya.
1.2
Kegiatan Selama Magang
Pada PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta khususnya pada
departemen Accounting penulis melaksanakan magang pada tanggal 01
Februari sampai dengan 31 Maret 2017. Penulis melaksanakan aktivitas
magang setiap hari senin sampai dengan hari jumat, yang dimulai pukul
08:00 sampai dengan pukul 17:00 WIB. Selain itu penulis juga
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
35
mempunyai tugas sendiri yaitu kegiatan yang dilakukan secara rutin
maupun kegiatan non rutin.
1.2.1 Kegiatan Rutin
Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis pada PT. Inti
Everspring Indonesia, Jakarta, antara lain sebagai berikut :
a. Memasukkan data persediaan LWH ke dalam komputer,
dengan memasukkan kode-kode barang yang ada di laporan
gudang ke dalam pencatatan komputer, seperti Finished Goods,
Direct Material, Direct Material Others dan Packaging.
b. Memasukkan data persediaan sampel dan bonus stok gudang ke
dalam komputer, dengan memasukkan kode-kode cabang
perusahaan yang berada di luar daerah.
c. Menginput data PO ( Purchase Order ) dan RS perusahaan ke
dalam komputer. Dan juga menghitung total dan PPN nya baik
dalam mata uang Rupiah maupun dalam mata uang Dollar
dengan menyertakan Rate BI ( Bank Indonesia ) sebagai acuan.
d. Membuat invoice dan menyusun invoice dengan lampiranlampiran yang dibutuhkan untuk dikirimkan kepada pelanggan.
e. Mengecek laporan proses produksi dengan membandingkan
WIP ( Work In Process ) awal dan akhir bulan berjalan dengan
laporan proses produksi bulan sebelumnya.
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
36
f. Menghitung PPh 22 pada faktur pajak perusahaan dan
menginput NTPN ( Nomor Transaksi Pembayaran Negara ) ke
dalam komputer.
1.2.2 Kegiatan Non Rutin
Selain melaksanakan kegiatan rutin di PT. Inti Everspring
Indonesia, Jakarta penulis juga mengerjakan kegiatan non rutin
selama magang, sebagai berikut :
a. Merekon
penjualan
perusahaan
tahun
sebelumnya
dan
mengecek kuantitas serta COGS ( Cost Of Goods Sold ) pada
jurnal penjualan tahun sebelumnya.
b. Menghitung COGS ( Cost Of Goods Sold ), total COGS ( Cost
Of Goods Sold ), PPN keluar dan amount untuk sampel dan
bonus persediaan stok gudang perusahaan.
c. Menyusun dokumen invoice secara berurutan sesuai dengan
nomor urut dokumen dari nomor paling kecil di posisi bawah
ke paling besar di posisi teratas setelah itu diarsipkan.
d. Menyusun dokumen hutang dan piutang secara berurutan
sesuai dengan nomor urut dokumen dari nomor paling kecil di
posisi bawah ke paling besar di posisi teratas setelah itu
diarsipkan.
e. Menyusun dokumen nota, perhitungan pelayanan jasa, bukti
penerimaan Negara penerimaan bea&cukai dan juga billing
dari Direktorat Jendral Bea&Cukai sesuai dengan nomor urut
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
37
dokumen dari nomor paling kecil di posisi bawah ke paling
besar di posisi teratas dan setelah itu diarsipkan.
f. Melengkapi lampiran cost sheet dan journal voucher untuk
eksport dan import barang, setelah itu dipisahkan dan
diarsipkan sesuai dengan nomor urut dokumen dari nomor
paling kecil berada di atas dan nomor paling besar berada
paling bawah.
1.3
Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja
Dalam suatu perusahaan,
baik perusahaan besar maupun
perusahaan yang kecil yang bergerak dibidang apapun pasti akan menemui
suatu kendala atau permasalahan yang datang dari setiap kegiatan yang
dilakukan dalam perusahaan tersebut. PT. Inti Evesrspring Indonesia
bergerak dibidang produksi dan distribusi produk – produk teknis seperti
karbamasi insektisida, bahan aktif, herbisida, insektisida, dan juga
fungisida untuk agrokimia yang berkualitas untuk pasar dalam dan luar
negeri. Perusahaan ini tidak lepas dari masalah-masalah yang timbul yang
memungkinkan masalah tersebut dapat berpengaruh dalam pelaksanaan
operasional perusahaan.
Selain itu adapula beberapa permasalahan yang timbul pada bagian
unit kerja, sistem informasi manajemen dan akuntansi khususnya pada
departemen accounting antara lain :
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
38
a. Perbedaan pencatatan persediaan antara komputer dengan pihak
gudang seperti pada jenis persediaan yang berada di gudang, total
kuantitas persediaan yang ada, atau total keluar masuknya persediaan
di gudang yang menyebabkan masalah pada saat akan melakukan
pencatatan pada sistem erasoft.
b. Kurangnya kordinasi dari pihak gudang dengan departemendepartemen yang ada pada perusahaan atas persediaan yang tersedia,
persediaan yang masuk atau bahkan persediaan yang keluar.
c. Sistem erasoft yang masih banyak memiliki kekurangan, misalnya saat
data persediaan atau data laporan keuangan perusahaan sudah diinput
tiba-tiba berubah sendiri dan menjadi berantakan, sehingga harus
dimulai dari awal lagi untuk membetulkan data tersebut.
d. Masih kurangnya kordinasi dalam penyebaran informasi-informasi dari
departemen satu ke departemen lainnya sehingga menimbulkkan
sedikit masalah, misalnya dari departemen marketing ke departemen
accounting
atau
dari
departemen
purchasing
ke
departemen
accounting.
e. Faktur atau dokumen yang tidak dikembalikan atau hilang pada saat
telah dipinjam oleh departemen lain yang menghambat saat proses
pencatatan pada sistem erasoft.
f. Dokumen yang tidak diarsipkan sesuai dengan tata caranya yaitu
meletakkan dokumen dari nomor yang paling kecil berada di paling
bawah dan nomor paling besar berada di posisi teratas. Hal ini
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
39
menyebabkan
kesulitan
saat
sedang
mencari
dokumen
yang
dibutuhkan.
Masalah-masalah tersebut di atas dapat mempengaruhi kinerja dan
juga aktivitas yang dilaksanakan pada PT. Inti Everspring Indonesia,
Jakarta.
1.4
Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja
a. Perbedaan pencatatan persediaan antara gudang dengan komputer.
Menurut penulis sebelum mengirimkan laporan rekapan persediaan
dari gudang seharusnya kepala staff gudang memeriksa dan mengecek
kembali dengan lebih teliti pekerjaan pegawainya, agar saat laporan
rekapan persediaan dikirimkan ke perusahaan hasilnya akurat sehingga
data persediaan dikomputer tidak akan mengalami selisih. Dan juga
karyawan
di
departemen
finance
dan
accounting melakukan
komunikasi dengan bagian gudang mengenai kebenaran keluar
masuknya persediaan apabila terjadi ketidakcocokan pada rekapan
persediaan yang dikirimkan sehingga tidak terjadi selisih saat akan
diinput kedalam sistem. Hal ini dilakukan sebagai bentuk pengendalian
internal yang harus diterapkan di dalam perusahaan untuk mengurangi
resiko kecurangan.
b. Kurangnya koordinasi dari pihak gudang atas persediaan yang tersedia.
Menurut penulis seharusnya pihak gudang lebih kooperatif dalam
memberikan informasi mengenai persediaan yang tersedia di gudang
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
40
kepada perusahaan baik kepada department accounting maupun
departemen-departemen lainnya
yang terkait langsung dengan
persediaan yang tersedia. Hal ini agar tidak menghambat proses
pencatatan di komputer maupun penginputan data pada sistem.
c. Sistem erasoft yang masih banyak memiliki kekurangan. Menurut
penulis sebaiknya perusahaan memperbaiki sistem yang ada atau
dengan mengganti sistem yang ada dengan sistem yang baru. Hal ini
lebih baik dilakukan karena mengingat perusahaan ini merupakan
salah satu perusahaan manufaktur terbesar dan juga mengingat
transaksi yang dilakukan perusahaan sangatlah banyak, agar tidak
mengganggu kegiatan operasional perusahaan dari segi pencatatannya.
d. Masih kurangnya koordinasi dari departemen satu ke departemen lain.
Menurut penulis alangkah baiknya apabila karyawan-karyawan dari
suatu departemen berkomunikasi dengan baik, misalnya apabila ada
perubahan atau ada informasi tambahan pada dokumen-dokumen yang
akan dikerjakan dan berkaitan dengan departemen lain segera
memberikan
info
terhadap
perubahan
tersebut,
dalam
hal
menyampaikan informasi yang ada tidak dengan setengah setengah
atau memberikan dokumen kepada departemen lain tepat pada
waktunya. Apabila koordinasi antara departemen ini diperbaiki akan
meminimalisasi masalah yang terjadi di perusahaan.
e. Faktur atau dokumen yang tidak dikembalikan atau hilang setelah
dipinjam. Menurut penulis karyawan harus memiliki tanggung jawab
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
41
masing-masing kepada dirinya sendiri dan juga pada pekerjaannya,
apabila ingin meminjam dokumen setelah selesai diperlukan segera
dikembalikan ke tempat semula. Hal ini dilakukan agar saat pencatatan
dokumen-dokumen yang diperlukan ada dan utuh kembali ditempat
semula dan tidak akan menghambat atau membuat selisih pada saat
pencatatan.
f. Dokumen yang tidak diarsipkan sesuai dengan tata caranya. Menurut
penulis, hal kecil seperti ini haruslah dipahami dan diingat oleh setiap
karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut. Hal ini dikarenakan
apabila ada karyawan yang mengarsipkan dokumen tidak seperti
biasanya atau tidak seperti sebelumnya maka akan menimbulkan
kesulitan saat karyawan lain membutuhkan dan mencari dokumen
tersebut.
http://digilib.mercubuana.ac.id/z