sniptek 2014 isbn: 978-602-72850-5

SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
PERANCANGAN APLIKASI PENYAMPAIAN MASALAH HARDWARE DAN
SOFTWARE BERBASIS WEB PADA PT. ASURANSI UMUM MEGA
Eduardie
STMIK Nusa
[email protected]
ABSTRAK — PT. Asuransi UmumMegamerupakan
sebuah
perusahaan
yang
bergerak
di
bidangjasaasuransi. Tujuan dari penulisan ini
adalah membangun sisteminformasi pencatatan
keluhan pelanggan. Studikasus diambil di PT.
AsuransiUmum Mega divisi operasional bergerak di
bidangjasaasuransi.
Aplikasidibangun
menggunakan pendekatan UML Hasil akhir dari
pemodelan sistem informasi pencatatankeluhan
user ini adalah rancangan entitas kelas yang dapat
dipetakan ke dalam basis datayang selanjutnya
digunakan dalam pembuatan perangkat lunak
aplikasi. Dengan adanya aplikasi, diharapkan dapat
mengurangi keterlibatan manusia dalam melakukan
pekerjaan yangsifatnya berulang dan memperkecil
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam waktu
yang juga relatif lebih cepat.
Kata Kunci: Perancangan, Penyampaian,
Masalah
PENDAHULUAN
Saat ini IT Helpdesk adalah media
penjembatan antara user dan IT Engineer dalam mesolved problem yang dialami oleh user dengan
perangkat IT baik itu berupa hardware dan
software. Hal yang pertama dilakukan oleh user
adalah dengan menghubungi helpdesk IT ketika
menemukan kendala seputar tentang IT. User
mendeskripsikan permasalahan mereka kepada
Helpdesk IT, dan setelah permasalahan tersebut
sudah jelas, user akan mendapat nomor ticket
(nomor antrian untuk dilayani oleh pihak IT
Engineer).
Menurut Pranoto (2015:1) menyimpulkan
bahwa: PT Karya Zirang Utama adalah
perusahaan yang bergerak dibidang
otomotif. PT Karya Zirang menggunakan
sistem komputer untuk menunjang
kegiatan perusahaan. Masalah yang bungan
dengan teknologi informasi di tangani oleh
bagian IT. Proses pengelolaaberhun
permasalahaan yang masih menggunakan
Leo Pratama H
STMIK Nusa Mandiri
[email protected]
metode pencatatan manual memiliki
kendala antara staf yang satu dengan staf
yang lainnya. Dengan metode manual
penyajian laporan tidak bisa dilakukan
secara
cepat.
Sehingga
untuk
mempermudah bagian IT dalam mengelola
permasalahan
yang
masuk,
maka
dibutuhkan aplikasi yang dapat menangani
kebutuhan IT. Sistem informasi berbasis
web dapat diakses menggunakan web
browser dari berbagai sistem operasi.
Dengan sistem berbasis web aplikasi juga
dapat diakses dari kantor cabang. Metode
yang digunakan dalam perancangan
aplikasi ini adalah SDLC (Sistem
Development Life Cycle) yang terdiri dari
beberapa tahapan. Tujuan dari penelitian
ini adalah aplikasi helpdesk service
software dan hardware berbasis web yang
digunakan dan bermanfaat bagi karyawan
PT karya Zirang Utama terutama bagian
Staff IT dalam mengelola.
Sistem ticketing helpdesk yang saat ini
berjalan di Divisi Helpdesk IT pada PT. Asuransi
Umum Mega masih kurang efektif. Dikatakan masih
kurang efektif, karena untuk mendapatkan nomor
ticket, user harus menghubungi agent Helpdesk IT
terlebih dahulu dengan menghubungi nomor telpon
yang sudah ditentukan. Lalu Helpdesk IT
mendengarkan permasalahan yang di alami user,
untuk kemudian di catat. Setelah semua
permasalahan jelas, kemudian agent mengeluarkan
nomor ticket. Yang mana nomor ticket ini sebagai
nomor antrian untuk dapat ditindaklanjuti oleh IT
Engineer . Nomor ticket yang baru saja dikeluarkan
oleh agent, di sampaikan juga oleh agent kepada
pihak IT Engineer dan penyampain tersebut via
telepon dan memberikan form memo terkait
permasalahan yang dihadapi user.
INF-750
SNIPTEK 2014
BAHAN DAN METODE
1. Teknik Pengumpulan Data
A.
Observasi
Metode pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan atau datang langsung
ke lokasi.
B. Wawancara
Metode ini yaitu langsung mengumpulkan
data dari hasil wawancara langsung terhadap
sumber – sumber (keyrespon) yang terkait
dalam pembuatan skripsi.
C. Studi Pustaka
Metode ini menggunakan data - data dari
berbagai buku, jurnal, majalah dan sumber
bacaan yang berada di internet yang berkaitan
dengan masalah aplikasi penyempaian
masalah.
2. Model pengembangan Sistem
Pengembangan system dalam penelitian ini
penulis
menggunakan
tiga
tahap
siklus
pengembangan model Rapid Aplication Development
(RAD).
A.
Requirements
Planning
(Perencanaan
Syarat-Syarat)
Dalam fase ini, “pengguna dan penganalisis
bertemu untuk mengidentifikasikan tujuan-tujuan
aplikasi
atau
sistem
serta
untuk
megidentifikasikan syarat-syarat informasi yang
ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Orientasi
dalam fase ini adalah menyelesaikan masalahmasalah
perusahaan.
Meskipun
teknologi
informasi dan sistem bisa mengarahkan sebagian
dari sistem yang diajukan, fokusnya akan selalu
tetap pada upaya pencapaian tujuan-tujuan
perusahaan” (Kendall, 2010:238).
B.
RAD Design Workshop (Workshop Desain
RAD)
Fase ini adalah fase untuk merancang dan
memperbaiki yang bisa digambarkan sebagai
workshop. Penganalisis dan dan pemrogram dapat
bekerja
membangun
dan
menunjukkan
representasi visual desain dan pola kerja kepada
pengguna. Workshop desain ini dapat dilakukan
selama beberapa hari tergantung dari ukuran
aplikasi yang akan dikembangkan. “Selama
workshop desain RAD, pengguna merespon
prototipe yang ada dan penganalisis memperbaiki
modul-modul yang dirancang berdasarkan respon
pengguna. Apabila sorang pengembangnya
merupakan pengembang atau pengguna yang
berpengalaman, Kendall menilai bahwa usaha
ISBN: 978-602-72850-5-7
kreatif ini dapat mendorong pengembangan
sampai pada tingkat terakselerasi” (Kendall,
2010:238).
C. Implementasi (Implementation)
(Kendall, 2010:238) mengemukan bahwa
“penganalisis bekerja dengan para pengguna secara
intens selama workshop dan merancang aspekaspek bisnis dan nonteknis perusahaan. Segera
setelah aspek-aspek ini disetujui dan sistem-sistem
dibangun dan disaring, sistem-sistem baru atau
bagian dari sistem diujicoba dan kemudian
diperkenalkan kepada organisasi”.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Perusahaan
Sejak awal berdirinya Mega Insurance,
penulis telah mencanangkan komitmen untuk
menjadi sebuah perusahaan Asuransi terkemuka
dan disegani di dalam industri ini. Tentunya dengan
melalui pelayanan yang terbaik bagi nasabah
disertai hasrat memiliki sumber daya manusia
berkualifikasi tinggi. Pada gilirannya nanti, kami
yakin mampu memberi nilai yang tinggi pada
stakeholder kami.
Penulis menyadari bahwa masih banyak
yang dapat dilakukan untuk lebih meningkatkan
kesadaran masyarakat untuk berasuransi. Pasar
asuransi di Indonesia masih terbuka luas bagi
penetrasi produk-produk asuransi. Dan penulis
menyandang harapan untuk terus berkembang
menjadi penyedia asuransi terpercaya di Indonesia.
Memahami kebutuhan nasabah dan selalu
berupaya untuk memberi yang terbaik merupakan
kunci sukses yang penulis percaya akan
menimbulkan rasa aman kepada nasabah dalam
menjalankan usahanya. Penulis pun percaya bahwa
setiap karyawan adalah aset berharga yang
memiliki kapasitas untuk mendorong maju
perusahaan.
Seiring dengan meningkatnya kepercayaan
masyarakat terhadap asuransi, penulis pun
menaruh harapan bahwa asuransi akan memainkan
peran yang lebih besar lagi dalam menciptakan
kondisi masyarakat Indonesia yang lebih baik di
masa-masa mendatang.
B. Sejarah Perusahaan
PT. Asuransi Umum Mega adalah
Perusahaan yang bergerak dibidang jasa asuransi,
berkomitmen untuk menjadi perusahaan asuransi
terpercaya lewat layanan yang cepat dan nyaman.
Fokus pada pelayanan bersifat pribadi kepada
INF-751
SNIPTEK 2014
nasabah lewat hubungan langsung, juga hubungan
dengan pihak-pihak terkait lainnya.
Sejak awal berdirinya Mega Insurance, telah
mencanangkan komitmen untuk menjadi sebuah
perusahaan Asuransi terkemuka dan disegani di
dalam industri ini. Tentunya dengan melalui
pelayanan yang terbaik bagi nasabah disertai hasrat
memiliki sumber daya manusia berkualifikasi tinggi.
Pada gilirannya nanti, kami yakin mampu memberi
nilai yang tinggi pada stakeholder kami.
PT. Asuransi Umum Mega menyadari
bahwa masih banyak yang dapat dilakukan untuk
lebih meningkatkan kesadaran masyarakat untuk
berasuransi. Pasar asuransi di Indonesia masih
terbuka luas bagi penetrasi produk-produk
asuransi. Dan kami menyandang harapan untuk
terus berkembang menjadi penyedia asuransi
terpercaya di Indonesia.
Memahami kebutuhan nasabah dan selalu
berupaya untuk memberi yang terbaik merupakan
kunci sukses yang kami percaya akan menimbulkan
rasa aman kepada nasabah dalam menjalankan
usahanya. Kami pun percaya bahwa setiap
karyawan adalah aset berharga yang memiliki
kapasitas untuk mendorong maju perusahaan.
Seiring dengan meningkatnya kepercayaan
masyarakat terhadap asuransi, kami pun menaruh
harapan bahwa asuransi akan memainkan peran
yang lebih besar lagi dalam menciptakan kondisi
masyarakat Indonesia yang lebih baik di masa-masa
mendatang.
Visi dan Misi Mega Insurance:
Dengan tekad dan keyakinan yang kuat PT
Asuransi Umum Mega melangkah maju untuk
menjadi sebuah perusahaan Asuransi terkemuka
dan disegani. Semua akan dapat diraih lewat
pelayanan terbaik pada nasabah, memberikan nilai
yang tinggi pada stakeholders, dan memiliki sumber
daya manusia dengan kualifikasi tinggi. Dan pada
saatnya nanti, kami akan berkembang menjadi salah
satu pemain utama di industri ini. PT. Asuransi
Umum Mega akan menempatkan posisinya untuk
mendukung permintaan pasar asuransi untuk
menjadi perusahaan asuransi umum yang paling
diakui dan terpercaya.
C. Struktur Organisasi
ISBN: 978-602-72850-5-7
Board of Commissioner
&
Dewan Pengawas Syariah
Chief Executive Officer
Ivan Nanulaitta
Marketing Director
TBA
Retail & Consumer Marketing
Div. Head
Luthfi Yahya
Health Business Div. Head
Dharma Subekti
Deputy Technical
Director
Tommy Lau
Health Marketing Dept. Head
Dyanti Indraswari
Underwriting General Accident
& Mics. Dept. Head
Budi Mulyanto
Card Insurance & Contact
Centre Marketing Dept. Head
Antonius Yoga
Underwriting Health Dept.
Head
Vacant
Underwriting Property &
Engineering Dept. Head
Vacant
Telemarketing Dept. Head
Evi Aziza
Employee Business Marketing
Dept. Head
Viva Sonthyana
Reinsurance Dept. Head
Umi Setiawati
Sales Div. Head
Sianda Hermanto
Sales In Store Dept. Head
Bonny Sawaludin Malik
Group Marketing Dept. Head
Mahatva Soemarsono
Leasing Marketing Dept. Head
Edi Kusnadi
Syariah Marketing Group Dept.
Head
Joko Sudiro
Syariah Marketing Non Group
Dept. Head
Zairiniyati
Broker Marketing Dept. Head
Ari Widiatmoko
Branch Coordinator Dept.
Head
Vacant
Regional Head of Medan,
Semarang, Surabaya,
Makassar & Kelapa Gading
Branch Head
Finance, Accounting &
IT Director
Fang Verawati
Finance & Accounting
Div. Head
Lily Indrayanti R.D
Technical Div. Head
TBA
Agency Marketing Dept. Head
Syukur Abdullah
Marketing Travel Ins. Dept.
Head
Wibie Indra
HRD, GA, & Legal
Director
Lukman Siregar
HRD Dept. Head
R. Muh. Deddy Hanif S.
IT Dept. Head
Vacant
Project Management
Division Head
Antony Hartono
Internal Audit
Specialist
Erdy Yuniarso
GA Dept. Head
Helen Agustina
Legal Dept. Head
TBA
Risk Management Dept. Head
Vacant
Motor Vehicle & Heavy
Equipment Dept. Head
Sutrimo
Claim Non Motor Dept Head
Hendra Setia
Operational Health Business Div.
Head
Sumiarsih Pujilaksani
Customer Relation Dept. Head
TBA
Claim Service Dept. Head
Bayu Kiswara B
D. Proses Bisnis
Aktivitas yang dilakukan PT Asuransi
Umum Mega sebelum adanya sistem aplikasi
helpdesk pengaduan masalah dan permintaan
software dan hardware berbasis web ini, yaitu PT
Asuransi Umum Mega ini mulai beroperasi setiap
hari nya pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00.
PT Asuransi Umum Mega ini mempunyai karyawan
atau yang disebut dengan user, Karyawan apabila
ada kerusakan baik berupa software dan hardware
diruangannya maupun ingin membuat permintaan
terhadap
software
dan
hardware
yang
dibutuhkannya dalam meningkatkan kinerjanya
agar menjadi optimal, maka karyawan tersebut
langsung menelepon ke bagian IT Helpdesk, lalu dari
bagian IT Helpdesk tersebut langsung mengirimkan
IT Engineer keruangan karyawan tersebut untuk
melakukan perbaikan terhadap software dan
hardware diruangan karyawan tersebut, namun
saat menelepon ke bagian IT Helpdesk tersebut,
karyawan tidak dapat mengetahui dengan pasti
berapa lama waktu maksimal dari pekerjaan
tersebut, karena bagian IT Helpdesk tidak
memberikan detail yang jelas, sehingga membuat
pekerjaan karyawan menjadi kurang optimal,
karena tidak mengetahui pasti berapa lama
pengerjaannya. Terkadang IT Engineer yang
mengerjakan juga lupa detail pekerjaan yang akan
dikerjakan karena detail pekerjaan hanya
diberitahu oleh ketua bagian IT Helpdesk yang
menerima telpon dari karyawan yang mengadukan
masalah pada software dan hardware diruangannya,
sehingga kurang efisen dan kurang tanggap.
INF-752
SNIPTEK 2014
E. Rancangan Sistem Dan Program Usulan.
1. Tahapan Analisis
Sistem penyampain masasalah terkait
hardware dan software berbasis web dimana user,
engineer dan helpdesk tidak bertatap muka secara
langsung. User mengajukan problem yang sedang
dihadapi kepada helpdesk, setelah itu helpdesk
memberitahukan kepada team engineer yang terkait
melalui media browser. Berikut ini spesifikasi
kebutuhan (system requirement) dari penyampain
masasalah terkait hardware dan software.
Halaman User :
A1. user harus request ke team helpdesk via email
agar account di create pada system.
A2. Setelah mendapatkan account dari admin atau
helpdesk, user login dengan user yang telah di
tentukan levelnya.
A3. User melaporkan keluhan yang sedang dihapi
terkait hardware dan software.
A4. System mengirimkan keluhan yang dikirim oleh
user via web.
A5. Setelah itu user menunggu informasi ticket
problem dengan menunggu konfirmasi terkait
masalah yang user hadapi.
A6. User menunggu konfirmasi penyelesaian
masalah lewat system.
A7. user dapat login dengan member yang telah
dibuat apabila terjadi masalah terkait hardware
dan software.
ISBN: 978-602-72850-5-7
1.
Activity Diagram Ticketing problem solving
Activity Diagram Eskalasi ticket assign
Helpdesk
User
Engineer
Membuka Web
Browser
Halaman Login
T
Input user dan
Password
Proses
Validasi
Data
Y
Menu Utama User
Input keluhan
Send
View Ticket List
Close
Ticket
Y
Trouble
Solve?
T
Assign Ticket to
View Inbox
Proses
troubleshoot
T
Prolem not Solve
Y
Problem Solve
Gambar 2
Activity Diagram Ticketing Penyampaian Masalah
H. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity
relationship
diagram
(ERD)
menjelaskan hubungan antara data dalam basis data
berdasarkan suatu proses bahwa real word terdiri dari
objek-objek dasar yang mempunyai hubungan atau
relasi antar objek-objek tersebut. Relasi antar objek
dilukiskan dalam grafik simbol-simbol tertentu.
Sedangkan ERD dalam sistem usulan website ticketing
penyampain masalah pada PT. Asuransi Umum Mega
F.
Use Case Diagram
Diagram use case menunjukan interaksi antara
use case, user, dan Helpdesk. Diagram ini
menggambarkan model lengkap tentang apa yang
perusahaan lakukan, siapa yang ada didalam berperan
didalamnya dan siapa orang yang berperan diluarnya.
Hal ini menggambarkan ruang lingkup organisasi,
sehingga dapat dilihat apa atau siapa saja yang ada di
luar organisasi dan sampai mana batasannya.
1. Use Case Diagram User Create Ticket
Gambar 3
Entity Relationship Diagram
Gambar 1
G. Activity Diagram
Activity diagram juga dapat menggambarkan
proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa
eksekusi.
INF-753
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
4.
5.
6.
Gambar 4
Halaman Login
Sebagai salah satu cara mempromosikan acara
Temu Ilmiah Reumatologi kepada masyarakat
luar.
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses
manajemen pengolahan informasi.
Administrator dalam hal ini TU bertugas untuk
manajemen website informasi pendaftaran seperti
membuat, menjaga dan mengupdate website,
bekerja sama dan mensupport anggota lain dalam
maintaining website, membuat website lebih
ramah dan mudah (users friendly), memastikan
server website tetap hidup, kualitas dan style
website dalam sistem.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan
serta STMIK Nusa Mandiri
REFERENSI
CCIT. 2008. Unified Modelling Language suatu alat
bantu yang sangat handal dalam bidang
pengembangan yang berorientasi objek. Hal ini
disebabkan karena uml menyediakan bahasa
pemodelan
visual
yang
memungkinkan
pengembang sistem untuk membuat cetak cetak
biru atas visi mereka dalam bentuk baku CCIT
Journal Vol. 1, No. 2
Gambar 5
Halaman Report Ticket
KESIMPULAN
Dari uraian sebelumnya, yang merupakan hasil dari
pengamatan dan perancangan Website tersebut maka
untuk lebih melengkapi dan menyempurnakan
penulisan ini penulis mencoba untuk menyimpulkan
semua pembahasan secara singkat. Penerapan sistem
informasi
pendaftaran
ini
bertujuan
untuk
meminimalisir waktu, biaya dan mempermudah
penyampaian informasi. Berikut ini beberapa
kesimpulan yang dapat penulis ambil, yaitu :
1. Dikarenakan keunggulan dan kemudahan dalam
pemakaian, PHP dapat dijadikan sebagai salah
satu pilihan utama dalam pembuatan aplikasi
berbasis web.
2. MySQL sebagai server database untuk aplikasi
PHP. Kemudahannya dalam integrasi ke berbagai
aplikasi web (terutama PHP) cukup membantu
dalam
pengembangan
sistem
informasi
pendaftaran secara online.
3. Sistem informasi pendaftaran ini dapat diakses dari
mana saja, kapan saja melalui jaringan internet.
Jimmy L.Gaol. 2008. sistem adalah hubungan satu unit
dengan unit-unit lainnya
yang saling
berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak
dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan
dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Diambil
dari
:
http://albertalmoro.wordpress.com.
Kendall, Kenneth E dan Julie E. Kendall. 2010.
Analisis dan Perancangan Sistem Ed. 5. Jakarta:
Indeks
Ladjamudin. 2005. ERD adalah suatu model jaringan
yang menggunakan susunan data yang disimpan
dalam secara abstrak. Diambil dari :
http://lilinkcl.blogspot.com/2014/08/entityrelationship-diagram-erd.html.
Marlinda. Linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi Offset
. Yogyakarta.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep &
Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar
INF-754
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa perangkat Lunak
Berorientasi Objek Dengan Metode USDP.
Yogyakarta: andi
Pranoto, Fitro Nur Hakim dan Victor Gayuh
Utomo.2015. Perancangan Aplikasi Helpdesk
Servis Software Dan Hardware Berbasis Web.
ISSN: 2302-5700. Semarang: Indonesian
Journal on Networking and Security Vol.4, No.
2 April 2015: 1 - 9
Uciek,
Hilariyon & Lukky Hendrawan. 2012.
Perangkat Lunak Helpdesk di PT. PLN
(PERSERO) Jawa Barat dan Banten. Bandung:
Jurnal LPKIA Vol. 1, No.1 Desember 2012: 18
- 21
Zakaria, T. Marcus & Rina Angelina. 2009. Aplikasi
Helpdesk untuk Pencatatan Masalah dan Solusi
Perbaikan Peralatan Komputer. Bandung: Jurnal
Sistem Informasi Vol. 4, No.1 Maret 2009:75 89
INF-755