pemodelan knowledge management divisi

PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
DIVISI PENGEMBANGAN APLIKASI PT. SIGMA
CIPTA CARAKA
Williams
BINUS University, Jl. Alam Sutera Boulevard No.1 Alam Sutera-Serpong, Tangerang 15325
[email protected]
Abstract
The recent Information technology has been growing and the awareness of management intangible asset. In this
project will evaluate modeling knowledge management two intangible assets which are human resource and the
business process of the company it self. This project will be conducted by analyzing the modeling of knowledge
management by looking at the internal condition of the company and followed by the measurement method of APO
KM framework to get an overview, management, condition and knowledge management model to support, transfer
knowledge of employees at the company continued with the analysis of the development of knowledge management
modeling views of the need for changes to form teams, develop and disseminate the vision, the change of strategy,
determines the short-term targets. The results of this study is modeling the design of knowledge management system.
Keywords: Modeling, APO KM Framework, Knowledge Management, Knowledge Management System
ABSTRAK
Teknologi Informasi telah tumbuh dan kesadaran akan manajemen pengetahuan yang tidak berwujud. Dalam proyek
ini akan mengevaluasimodel manajemen pengetahuan dari aset tak berwujud yang sumber daya manusia dan proses
bisnis perusahaan itu sendiri. Proyek ini akan dilakukan dengan menganalisis pemodelan manajemen pengetahuan
dengan melihat kondisi internal perusahaan dan diikuti dengan metode pengukuran kerangka kerja APO KM untuk
mendapatkan gambaran, manajemen, kondisi dan model pengelolaan pengetahuan untuk mendukung, mentransfer
pengetahuan karyawan di perusahaan dilanjutkan dengan analisis pengembangan pengetahuan manajemen
pemodelan pandangan perlunya perubahan untuk membentuk tim, mengembangkan dan menyebarluaskan visi,
perubahan strategi, menentukan target jangka pendek. Hasil penelitian ini adalah pemodelan desain sistem
manajemen pengetahuan.
Kata kunci: Pemodelan, Kerangka Kerja, APO KM, Manajemen Pengetahuan, Sistem Manajemen
Pengetahuan
PENDAHULUAN
PT Sigma Cipta Caraka yang memulai bisnis sejak tahun 1987. Dalam menjalankan proses bisnis ditahun
2012 PT Sigma Cipta Caraka dengan ± 1098 orang karyawan dan tenaga ahli, tidak pernah terlepas dari penggunaan
teknologi dan manusia atau karyawan sebagai pendukung untuk dapat melakukan operasional sehari-hari. PT
Sigma Cipta Caraka mempunya beberapa direktorat salah satu direktorat yang dimiliki oleh PT sigma Cipta Caraka
1
2
adalah Solution Development & Delivery (SDD) dengan jumlah karyawan dan tenaga ahli yang dimiliki direktorat
SDD ± 498 orang karyawan dari keseluruhan karyawan yang dimiliki, dimana salah satu kompetensi karyawan
tersebut mempunyai sertifikasi. Untuk itu PT Sigma Cipta Caraka harus dapat men-Create, Capture, Manage,
Sharing, Applay potensi pengetahuan yang dimiliki oleh tiap karyawan untuk dapat dijadikan pengetahuan
perusaahaan (Organization Learning).
Dengan pemanfaatan perkembangan pengetahuan dan keunggulan teknologi informasi yang ada,
diharapkan PT Sigma Cipta Caraka dapat membuat pemodelan knowledge managment untuk dapat
mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki karyawan dengan baik. Konsep ini dapat memberikan suatu jenis
layanan yang menyediakan kebutuhan akan pengetahuan untuk pembelajaran organisasi.
Pemodelan knowledge management diharapkan dapat membantu dalam mengakses dan mengatur dalam
pengelolaan pengetahuan dalam perusahaan dimana baik dari sisi penyimpanan informasi pengetahuan, integrasi
informasi pengetahuan, pemantauan informasi pengetahuan, dll.
Dari hasil diskusi dengan tim terkait, pada penelitian Internship Project ini akan mendesain pemodelan
manajemen pengetahuan pada perusahaan, beberapa masalah yang ditemui oleh PT. Sigma Cipta Caraka adalah
sebagai berikut:
1. Bagaimana pengelolaan pengetahuan pada perusahaan yang dapat dimiliki karyawan agar tidak hilang karena
adanya pergantian pekerjaan.
2. Bagaimana mengetahui kesiapan pengelolaan knowledge pada divisi pengembangan aplikasi yang dimiliki
perusahaan untuk pembelajaran bersama.
3. Bagaimana kondisi penerapan knowledge management pada perusahaan untuk dapat mendukung transfer
pengetahuan.
4. Bagaimana merancang model manajemen pengetahuan sehingga dapat dikelola dan terdokumentasi dengan
baik, dimana pengetahuan yang dimiliki masih banyak terdapat pada individu.
Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dari pemodelan knowledge management ini adalah :
• Perusahaan mempunyai model dalam mengelola pengetahuan tacit maupun explicit yang dimiliki karyawan
sehingga dapat melakukan pembelajaran.
• Menentukan apakah perusahaan sudah memiliki kondisi yang tepat untuk membangun dan mempertahankan
proses knowledge management.
• Mengidentifikasi dan menganalisa kompetensi inti dan kemampuan yang dimiliki perusahan dalam
mengelola pengetahuan karyawan dan mengidentifikasi kekuatan dan peluang yang dimiliki perusahaan.
• Adanya desain dari prototype sistem dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki sehingga mudah diterapkan
dan dimengerti bagi karyawan.
Sedangkan manfaat dari pemodelan knowledge management bagi karyawan PT. Sigma Cipta Caraka adalah :
• Memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki untuk
pengembangan diri dan perusahaan.
• Memberikan kemudahan bagi karyawan yang baru bergabung untuk dapat belajar dari proses bisnis dan
proses teknis yang telah di tinggalkan karyawan sebelumnya.
Bagi perusahaan PT. Sigma Cipta Caraka:
• Dengan pengelolaan pengetahuan yang baik dapat digunakan dalam pengorganisasian dokumen informasi
yang tersetruktur.
• Sebagai pendorong terciptanya culture baru pada perusahaan dalam pengelolaan pengetahuan serta mampu
untuk mengantisipasi perubahan dan perkembangan yang terjadi.
• Dapat melakukan peningkatan perbaikan dalam pengelolaan pengetahuan individu dan perusahaan.
Ruang Lingkup
Dalam penelitian ini, analisa dan pemecahan masalah yang akan dilakukan dibatasi oleh beberapa ruang lingkup
antara lain :
• Objek pembahasan akan difokuskan pada perusahaan PT Sigma Cipta Caraka yang bertempat kerja di Wisma
BCA – Bumi Serpong Damai.
• Pembahasan mencakup analisa pemodelan manajemen pengetauan pada pengembangan proyek yang akan
diusulkan untuk diterapkan pada direktorat Solution Development & Delivery.
• Rancangan pemodelan manajemen pengetahuan di fokuskan pada pengembangan kebutuhan proyek aplikasi
end user.
• Pengumpulan data ditujukan kepada karyawan PT Sigma Cipta Caraka direktorat Solution Development &
Delivery.
3
Tinjauan Pustaka
Data dan information merupakan bagian yang erat hubungannya dengan knowledge (pengetahuan) akan tetapi
terdapat perbedaan yang mendasar dalam data, informasi dan knowledge (pengetahuan). Data menurut Davenport
dan Prusak (1998), merupakan pencatatan yang dilakukan secara terstruktur dari suatu transaksi. Information
menurut Holsapple (2003), merupakan kumpulan data yang telah dikelola dan diproses, yang mempunyai intensitas
waktu dan akurat. Knowledge menurut Turban (2005), adalah kumpulan informasi yang kontekstual, relevan dan
dapat dipakai sebagai acuan dalam melakukan suatu tindakan. Menurut Tiwana (1999) ketika pengetahuan dapat
diaplikasikan dikapai ketika dan dimana dibutuhkan dan membawa kearah pengambilan keputusan, mengarah
kepada hasil serta kinerja yang lebih baik, maka pengetahuan dapat dikualifikasikan sebagai intelegensi. Menurut
Complate dan Unabridged (2003), Wisdom adalah kemampuan atau hasil dari kemampuan untuk berpikir dan
bertindak menggunakan pengetahuan, pengalaman, pemahaman, akal sehat dan wawasan.
Menurut Debowski (2006), people adalah orang yang memiliki knowledge, mengatur sistem dan proses, dan
berkomitment terhadap proses stategic knowledge untuk perusahaan. Menurut Debowski (2006), Process adalah
pengaturan strategi, prinsip dan proses kegiatan untuk memastikan knowledge management dapat berjalan dengan
baik. Menurut Debowski (2006), Technology merupakan peran pendukung yang penting dalam knowledge
management yang baik dan sesuai dengan lebutuhan organisasi.
Knowledge management merupakan pendekatan secara integrasi dengan cara menciptakan, membagi dan
menerapkan pengetahuan untuk dapat meningkatkan produktifitas, profitabilitas dan perkembangan perusahaan
(Young, 2010).
Menurut Nanoka dan Takeuchi (1995), kedua jenis dalam siklus transfer knowledge, disebut dengan SECI
Process (Socialization, Externalization, Combination, Internalization).
Menurut Liebowitz (2000), audit knowledge merupakan suatu proses review suatu organisasi untuk mendapatkan
pengetahuan organisasi yang meliputi pengetahuan yang sudah dimiliki dan belum dimiliki organisasi. Menurut
Debowski (2006), core knowledge adalah pengetahuan utama dalam organisasi yang bertujuan untuk membantu
organisasi mencapai tujuan. Menurut Debowski (2006), ada lima fase dalam pengembangan knowledg, Knowledge
Sourcing, Knowledge Abstraction, Knowledge Conversio, Codified knowledge, Embodied Knowledge.
Kerangka kerja APO (Asian Productivity Organization) merupakan alat analisa yang dirancang untuk
membantu organisasi menilai penggunaan manajemen pengetahuan dalam perusahaan, Menganalisa visi dan misi
perusahaan, tujuan bisnis dan arah strategic perusahaan Melihat komponen accelerators meliputi people, processes,
technology, Leadership dapat membantu perusahaan memastikan penerapan KM berhasil Mempelajari proses
knowledge process meliputi identifying the knowledge, creating knowledge, storing knowledge, sharing knowledge,
appliying knowledge Sehingga dapat melakukan learning dan innovation dalam organisasi. Dan meningkatkan
social capacity, individual capacity, team capability. Organization capability dan menghasilkan service,
productivity, profitability dan growt. Ada tujuh kategori audit yang terdapat pada alat penilaian KM APO.
Ada lima tingkatan dari hasil penilaian untuk memberikan pemahaman tentang tingkat kesiapan dalam
perusahaan, Reaction Level, Initiation Level, Expansion Level, Refinement Level, Maturity Level. Menurut Kotter
dan Cohen (2006), ada delapan langkah yang dapat digunakan untuk melakukan perubahan, yaitu Kebutuhan adanya
perubahan, Membentuk tim, Mengembangkan visi dan strategi perubahan, Mensosialisasikan visi dan stategi
perubahan, Mendorong orang lain untuk mencapai visi tersebut, Menentukan target jangka pendek, Melakukan
perbaikan dan perubahan, Proses perubahan yang dilakukan harus berkesinambungan. Knowledge Management
System dapat di terapkan dengan baik pada perusahaan, jika performa yang dihasilkan dapat diukur (Shannack,
2009).
METODE PENELITIAN
Pemodelan Knowledge Management pada internship project dimulai dengan melakukan studi literatur
untuk mengetahui secara teoritis pemodelan yang diinginkan, dilanjutkan dengan pengumpulan data yang dapat
membantu dalam pengembangan model dan pengolahan data dari informasi yang telah dikumpulkan yang
selanjutnya penulis akan melakukan pengolahan data dari informasi yang telah dikumpulkan evaluasi dari hasil
angket yang disebar dilanjutkan dengan analisa dengan menggunakan APO KM Framework penulis mencoba
mendapatkan area permasalahan dalam perusahaan, melakukan pemodelan manajemen pengetahuan, dan
membangun pemodelan knowledge management.
4
Gambar 1 Tahapan Pengembangan Pemodelan Knowledge Management
Sumber: APO KM Framework, Talisayon (2013)
Tahapan Analisa menggunakan APO KM Framework, Pemodelan knowledge management yang akan digunakan
dalam menganalisa proses kegiatan operasional perusahaan saat ini menggunakan APO KM Framework .
1. Analisa Visi dan Misi, Dimulai dengan melakukan analisa yang menguraikan keadaan yang diiginkan
dalam jangka panjang untuk membantu dalam mengidentifikasi dan analisa core competencies dan
capabilities pada perusahaan.
2. Analisa Akselerator, Langkah selanjutkan dilakukan analisa wawancara dan observasi untuk mengetahui
sejauh apa pengetahuan itu sudah diterapkan, kualitas yang dihasilkan, dan teknologi yang mendukung
dalam proses terjadinya knowledge management dalam perusahaan. Leadership atau kepemimpinan
berjalan, People merupakan kunci penting dalam menciptakan, membagi dan menerapkan pengetahuan.
Process mempelajari pengumpulan data tentang bisnis proses, yang mendukung diterapkannya knowledge
management. Technology mempercepat proses pengetahuan.
3. Analisa Proses Pengetahuan, Informasi yang sudah dihasilkan akan diolah menjadi pengetahuan yang
dibutuhkan oleh karyawan dengan tujuan mengetahui alur dan informasi pengetahuan pada perusahan
dengan melihat pula siklus transfer knowledge sehingga dapat pemodelan proses KM dalam perusahaaan
dimana dilihat dari sisi :
• Identify, mendefinisikan critical knowledge dan kesenjangan yang ada dan melihat aliran
pengetahuan dengan knowledge management cycle.
• Create, menganalisa perubahan dan perkembangan pengetahuan dengan menggunakan analisa
zack framework dan dengan menggunakan model SECI Nanoka dan takeuchi (1995).
• Store, menganalisa bagaimana pengumpulan dan pemeliharaan pengetahuan dalam perusahaan,
disimpan dan diatur analisa core knowledge
• Share, menganalisa terjadinya pertukaran pengetahuan dalam perusahaan mapping goal.
• Apply, menganalisa bagaimana pengetahuan tersebut digunakan dan diperbaharui dalam organisasi
untuk pemodelan knowledge management
4. Tahap Evaluasi APO KM Framework, Evaluasi yang dilakukan untuk melihat seberapa efektif model
knowledge management ini berjalan pada perusahaan dengan melakukan pengolahan data dari angket yang
telah disebar untuk mengetahui keunggulan dari seven audit categories APO KM Assessment tools.
Dengan menggunakan dan menunjuk hasil dari angket yang telah disebar dengan total 42 pertanyaan yang
mencangkup tujuh kategori kriteria.
5. Analisa Pembelajaran dan Inovasi, Dengan menganalisa faktor pendorong yang membuat knowledge
management itu penting Tiwana (2002). Dilakukan analisa dengan Activity Based Knowledge
Management.
6. Analisa Hasil, Setelah melakukan analisa secara keseluruhan tahapan perubahan dengan delapan langkah
perubahan Kotter dan Cohen (2006)
Metode Pengumpulan data:
Wawancara, melakukan komunikasi dua arah langsung dengan responden, Observasi, melihat proses alur informasi.
Focus Group Discusion yang bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai proses dan aktifitas kerja, Angket
5
(Kuesioner)sample menggunakan rumus Taro Yamame atau Slovin (Padua, Santos, 1998) dengan batas kesalahan
10% yaitu :
n=
498
= 83.2775 ≈ 83
1 + 498(0.12 )
Berikut ini jadwal proyek yang direncanakan untuk pengembangan pemodelan knowledge management pada
direktorat Solution Development & Delivery, lihat pada tabel 1
Tabel 1 Skedul proyek pemodelan knowledge management
Maret '13
April '13
Mei '13
Juni '13
AKTIVITAS
w2
w3
w4
w1
w2
w3
w4
w1
w2
w3
w4
w1
w2
Studi Literatur
Observasi
Wawancara
Kuisoner
Analisa
Hasil
Modelling KM
Prototype KMS
Kesimpulan dan Saran
Sumber: Diskusi tim pengembangan proyek (2013)
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Karena petingnnya pengetahuan dalam organisasi yang sudah dikemukakan oleh Dalkir(2005), diharapkan
dengan adanya pemodelan managemen pengetahuan dimana dapat mengakomodasi informasi dan pengetahuan
dalam proses development project aplikasi sehingga dapat mengantisipasi karyawan yang keluar dari perusahaan,
sehingga karyawan yang masuk dapat beradaptasi dengan pengetahuan yang di tinggalkan.
Dengan menggunakan analisa APO KM Framework penulis memberikan ulasan analisa apa yang telah
dilakukan oleh perusahaan dalam hal mendapatkan informasi, menyimpan informasi dan menyebarkan informasi
sehingga dapat digunakan oleh karyawan.
A. Tahapan Analisa Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan “ To be a leading Information Communication
Technology Company in the region. ” dan Misi perusahaan “ To become the most trusted partner in
providing and applying the benefits of ICT solution to accelerate customer’s business growth”.
• Analisa keadaan perusahaan Berdasarkan hasil interview dengan tim Business Process Management
Chieft Technology Officer (CTO) secara garis besar masalah yang ada saat ini adalah bagaimana cara
untuk meningkatkan pengumpulan informasi pengetahuan dari karyawan.
• Budaya perusahaan Budaya perusahaan yang dikenalkan dan diterapkan untuk dapat menunjang
kompetensi dari tiap karyawannya adalah dengan menerapkan 5C Values dan 15 Great Behaviours
yang diadopsi dari induk perusahaan PT. Telkom Indonesia.
• Lingkungan kerja perusahaan dengan moto always “GIVE the BEST”.
B. Tahap analisa Accelerator pada perusahaan.
• Leadership adanya dukungan dari direksi dalam penerapan knowledge management untuk itu adanya
keputusan direksi No: 0002/SIGMA/BOD/I-13 tentang Implementasi Aplikasi Project.net untuk
Manajemen Proyek PT Sigma Cipta Caraka.
• People, karyawan mempunyai masing-masing role tanggung jawab dan dokumentasi yang dihasilkan
dalam menunjang proses bisnis, meliputi project manager, account manager, programer, dll.
• Process, dalam pengembangan proyek perlu dianalisa Software Development Life Cycle (SDLC) yang
telah berjalan pada perusahaan.
6
•
Technology, adanya dukungan dari jaringan infrastruktur dengan intranet dan internet yang dapat
mendukung terjadinya transfer dokumetnasi dan pengetahuan.
C. Tahap analisa proses pengetahuan
Dalam alur proses terjadinya proses pengetahuan yang terjadi dalam perusahaan.
• Identify Knowledge, Analisis kesenjangan pengetahuan berguna untuk mengetahui pengetahuan apa
yang sudah dimiliki dan belum dimiliki perusahaan
Tabel 2 Tabel Kesenjangan Pengetahuan
Knoweldge
Pengetahuan yang
sudah dimiliki
perusahaan
Kesenjangan
Pengatahuan
Perusahaan
Knoweldge unit/personel
Kemampuan Individu
Proses Bisnis proyek
Aksesbilitas Knowledge
Para expertise
Senior
Explicit, Dokumen proyek
dan laporan proyek
Tacit, keahlian dan
pengalaman
Explicit, Diakses dengan
mencari file dikantor atau
pada individu.
Tacit, meeting atau
diskusi
Semua pekerja di tiap
grup unit
Semua anggota team yang
terlibat dalam proyek
Explicit, dokumentasi
pengetahuan yang ada
Tacit, Dokumentasi keahlian
pengalaman dan kasus-kasus
Explicit, diakses secara
manual
Tanggung jawab pekerjaan
Ketersediaan sumberdaya
Keahlian yang tidak tersharing
dengan baik
Bentuk Knoweldge
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Tabel 3 Tabel Strategi Mengatasi Kesenjangan Pengetahuan
Strategi
Tujuan
Strategi yang dilakukan
perusahaan
1. Pelatihan
dan
pengembangan
Penilaian prestasi kerja
2. Pengembangan individu
berdasarkan
kompetensi
Alternatif strategi yang
dapat dilakukan
perusahaan
1. Akuisisi knowledge: benchmarking, pelatihan di project lain
2. Penyimpanan dan pemeliharaan knowledge: menyediakan suatu
system yang dapat digunakan sebagai media belajar, mencari
informasi, membentuk kelompok diskusi dan sharing pengetahuan
3. Distribusi knowledge: system dengan web base diharapkan mampu
menyediakan sarana sharing pengengetahuan diantara seluruh
karyawan yang berada dilokasi manapun.
4. Utilisasi knowledge: Integrasi knowledge dengan inisiatif strategis
perusahaan
1. Pengembangan SDM
2. Monitoring kerja
1. Peningkatan pengetahuan dan keahlian
pekerja
2. Pengelolaan
pengetahuan
dalam
organisasi yang mempermudah transfer
knowledge antar pekerja
3. Menciptakan budaya sharing dan
knowledge
4. Mengelola SDM yang menjadi aset
penting perusahaan
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Gambar 2 KM Cycle Perusahaan
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
•
Creating Knowledge, Perusahaan perlu mengklarifikasi dan mengidentifikasi pengetahuan
pengetahuan yang ada.
7
Gambar 3 Analisa Zack Framework
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Semua area yang dihasilkan oleh analisa Zack Framework merupakan hal yang diperlukan dan digunakan
dalam pemodelan dalam mencapai tujuan, knowledge ini akan disimpan, disusun, digunakan dan
diorganisasikan.
Gambar 4 Siklus Transfer Pengetahuan
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
8
•
•
Storing Knowledge, menganalisa kompetensi yang dimiliki oleh perusahaan.
a. Basic core knowledge, , kemampuan setiap karyawan untuk membangun dan memelihara system
yang ada telah dibentuk.
b. Strategic core knowledge, , kemampuan tiap karyawan dalam memecahkan masalah, memberikan
solusi
c. Development core knowledge, kemampuan karyawan dalam mengembangkan solusi-solusi IT
yang baru dan inovatif
Dalam mengidentifikasi pengetahuan yang ada pada perusahaan penulis menggunakan tiga fase dalam
mengelola core knowledge (Debowski, 2006).
• Fase pertama Clarify core knowledge scope dimana di dalam perusahaan informasi dan
dokumentasi sangat penting dalam hal melakukan pengembangan aplikasi
• Fase kedua Define core knowledge parameters informasi dan pengetahuan bayak terrdapat dalam
individu karyawan dimana sharing hanya dilakukan pada saat ada tim proyek
• Fase ketiga Develop the core knowledge structure, dalam pengembangan proyek Software
Development Life Cycle (SDLC)
Sharing Knowledge, tahap selanjutnya melakukan analisa untuk dapat menentukan mapping
knowledge dimana analisa ini didapat dari pemetaan dan pengorganisasian core knoweldge dari tahap
sebelumnya.
Tabel 4 Tabel Mapping Goal of Knowledge
Knowledge Mapping
Goal
Mempunyai kemampuan
kopetensi karyawan
Leadership
People
Mendapatkan dukungan
karyawan
dalam
dari perusahaan
dan
Dapat memaksimalkan kemampuan tim yang
dimiliki
Tercipta keselarasan dalam pengembangan
proyek
Melakukan sharing knowledge secara berkala
Informasi dapat disampaikan secara utuh dan
maksimal
Mengetahui pengetahuan mengenai kegiatan
operasional dan prosedur yang telah dijalankan
Mendapatkan dan memperkaya knowledge
perusahaan agar tersimpan dan diterapkan
Pengetahuan pengembangan aplikasi mengenai cara
mendapatkan kebutuhan yang diiginkan user
Dapat dimanfaatkan kembali pengetahuan jika
dibutuhkan
Mengadakan kegiatan sharing pengetahuan
Mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan
Penyimpanan dan penyusunan
knoweldge hasil dari diskusi
Process
menentukan
dokumen
/
Mempermudah
dalam
menyusun
penyimpanan informasi/knowledge
Pengorganisasian dan penamaan dokumentasi dan
pengetahuan yang disimpan
Mempermudah
dalam
Informasi/knowledge
Pembentukan dan pengorganisasian penyimpanan
knowledge
Mempermudah
dalam
informasi/knowledge
dan
pencarian
penyebaran
9
Pembentukan
pengetahuan
Technology
strukturisasi
penyimpanan
Memberikan strukturisasi dan kategori pada
penyimpanan pengetahuan
Adanya
penyimpanan
dan
pengetahuan yang disimpan
pengkategorian
Kemudahan dalam pencarian pengetahuan
memberikan media dan fitur dalam berbagi
pengetahuan
Pembentukan media untuk melakukan sharing
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
•
Applying Knowledge, perlu dilakukan sosialisasi penggunaan dari manajemen pengetahuan dan
mobilitas pekerjaan untuk memanfaatkan KM tool tersebut. Selain sosialisasi penggunaan, para
pemimpin perusahaan juga perlu memberi contoh dan teladan dan pemanfaatan KM Tool.
Untuk dapat mendukung transfer pengetahuan yang ada perlu adanya suatu media komunikasi yang
dapat digunakan langkah-langkah yang telah dilakukan untuk pengembangan sistem knowledge
manajement adalah: Adanya tim yang bertanggung jawab dalam pengoperasian KM tool, Mendukung
media komuniasi dan diskusi antar tim, Adanya dukungan jaringan yang terintegrasi, Dibuatnya
helpdesk dan menyusun user manual, Melakukan sosialisasi mengenai penggunaan manajemen
pengetahuan.
Tentunya pada masa-masa awal KM tool beroperasi biasa tidak langsung berjalan dengan baik, karena
adanya dukungan dari manajemen perusahaan dan komitmen dari para leader sehingga penerapan dari
aplikasi project.net dalam penggunaannya dapat dilaksanakan.
D. Evaluasi APO KM Framework
Setelah mendapatkan kondisi alur pengetahuan yang telah dijalankan dalam perusahaan selanjutnya untuk
dapat melihat penerapan knowledge management yang telah diterapkan telkomsigma menggunakan model
dari APO KM Framework.
1 Batasan Penelitian
• Kuesioner dan metode pengolahan data mengikuti cara yang digunakan oleh APO KM
Assessment Tool.
• Metode Pengumpulan data adalah kuesioner, yang berarti sangat tergantung dengan kualitas
jawaban responden
• Jumlah responden tidak mencapai 100% dari populasi keseluruhan
• Pembahasan tidak mencangkup segala sesuatu diluar KM seperti, strategi bisnis, penjualan dan
lain lain.
2 Hasil Survei Menggunakan Angket
Hasil kuesioner penelitian yang dibagikan kepada 300 koresponden dan kueisioner yang kembali 95
kuesioner dan datanya yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan penelitian adalah sebanyak 83
kuesioner dimana salah satu keriteria masa kerja karyawan harus lebih dari 6 bulan bekerja dengan
tujuan responden mengetahui pengelolaan manajemen pengetahuan dalam perusahaan. Penyebaran
kuesioner yang dilakukan pada tanggal 6 Mei 2013-17 Mei 2013 kepada responden karyawan direktorat
Solution Development & Delivery dengan berbagai level meliputi Account Manager, Project Manager,
Business Analyst, Database Administrator, Software Desaigner/System Analyst, Software
Enginering/Programer, Software Tester/Quality Assurance, Sistem Support/Implementer.
3 Data Responden
• Apabila dilihat dari dimensi jenis kelamin, maka dalam penelitian ini diperoleh bahwa responden
laki-laki yang memenuhi kriteria penelitian adalah sebanyak 44 orang responden sedangkan untuk
responden wanita yang memenuhi kriteria penelitian adalah sebanyak 39 orang responden.
• Apabila dilihat dari dimensi usia responden yang dibagi berdasarkan rentang usia, maka dalam
penelitian ini diperoleh sebanyak 9 orang responden yang berusia lebih kecil atau sama dengan 20
tahun, untuk 21-25 tahun sebanyak 22 orang, untuk 26-30 tahun sebanyak 37 orang, untuk 31-35
tahun sebanyak 4 orang, untuk 36-40 tahun sebanyak 3 orang, untuk 41-45 tahun sebanyak 4
orang.
10
•
Apabila dilihat dari dimensi jenis pekerjaa responden yang dibagi, maka dalam penelitian ini
diperoleh sebanyak 7 orang responden dengan tanggung jawab pekerjaan Account Manager, 7
orang responden dengan tanggung jawab pekerjaan Project Manager, 12 orang responden dengan
tanggung jawab pekerjaan Bussines Analyst, 10 orang responden dengan tanggung jawab
pekerjaan Software Desaigner, 8 orang responden dengan tanggung jawab pekerjaan Database
Administrator, 18 orang responden dengan tanggung jawab pekerjaan Software
Enginering/Programer, 11 orang responden dengan tanggung jawab pekerjaan Software
Tester/Quality Asurance, 10 orang responden dengan tanggung jawab pekerjaan System
Support/Implementer.
• Data Responden yang Mengenal Topik, Salah satu kriteria penelitian ini adalah responden yang
mengenal topik. Dari kuesioner yang kembali, seluruh responden mengenal objek penelitian.
4 Analisis Chart APO KM Framework
Hasil dari analisa 7 kriteria audit yang rata-rata dengan banyaknya responden yang berpartisipasi dalam
hal ini ada 83 responden karyawan. Dari pengolahan data yang dilakukan untuk tiap kategori yang
dinilai. Dari rata-rata yang di dapat dilakukan pengolahan dan analisa sehingga menghasilkan radar
chart pada gambar 5 dibawah ini chart dari total maksimal 30 point yang dimiliki dalam pengukuran.
Radar Chart Seven Audit Criteria
23.5
23.0
KM …
22.5
22.0
21.5
Learning …
Knowledge …
KM …
Process
People
Category Score
Technology
Gambar 5 Radar Chart dari KM Assessment
Sumber: Pengolahan Data Peneliti (2013)
dapat disimpulkan bahwa untuk technology yang telah digunakan dan diterapkan pada perusahaan
sudah dapat membantu dalam hal terjadinya manajemen pengetahuan dan disisi lainnya perlu adanya
peningkatan dalam hal learning dan innovation yang harus menjadi perhatian khusus baik dalam
memperkuat nilai pembelajaran dan inovasi.
5 Analisa Peningkatan Potensial
Untuk dapat melihat kekuatan dan kesempatan yang dapat ditingkatkan dalam perusahaan berdasarkan
hasil pengolahan data kuesioner dijelaskan pada tabel 5 dibawah ini.
11
Tabel 5 Analisis Kekuatan dan Kesempatan
Category
Strengths
Opportunities for Improvement
KM Leadership
Adanya dukungan dari manajemen melalui busines
unit dalam hal membagi pengetahuan bekerja sama
ke karwayan dan divisi lain.
Dapat menjaga konsistensi antar
pempinan untuk terus saling mendukung
berjalannya pengelolaan pengetahuan.
Process
Memastikan kemampuan yang dimiliki dalam
memberikan nilai bagi pelanggan
dengan
memastikan kebutuhan terpenuhi sehingga bisnis
dapat bertahan dan menjapai keunggulan kerja.
Adanya sarana untuk dapat melakukan
mengumpulkan informasi untuk dapat
mengantisipasi situasi krisis dan kejadian
yang tidak terduga
People
Adanya dukungan terhadap individual karyawan
dengan menyediakan sarana training dan diskusi jika
dibutuhkan, berbagi pengetahuan secara aktf dan
membuat tim untuk menanggapi masalah yang
terjadi.
Membentuk karyawan yang telah
mengikuti training diharpkan dapat
menjadi trainer, motivator untuk dapat
membagikan ke karyawan yang lain.
Technology
Telah terintegrasi secara jaringan intranet dan
internet dari tiap divisi yang sesuai dengan strategi
KM perusahaan.
Memastikan jaringan didukung dengan
sistem yang terintegrasi yang sesuai
dengan strategi perusahaan.
Knowledge
Process
Pengembangan sistem untuk dapat melakukan
knowledge transfer dan best practice untuk
mengantisipasi pekerjaan ganda yang dilakukan.
Dapat mengelola pengetahuan yang
dimiliki oleh karyawan sebelum
meninggalkan perusahaan.
Manajemen bersedia dan mendukung untuk
menggunakan alat dan metode yang dapat
membantu dalam knowledege process untuk
mengantisipasi penambilan yang beresiko dan
diberikan
insentif
untuk
pekerjaan
yang
diselesaikannya.
Membentuk
tim
untuk
dapat
memfokuskan
dalam
melakukan
pelatihan jika diperlukan.
Melakukan efektifitas dan efisiensi baik dari
sumberdaya dan informasi serta mempertahankan
kualitas produk dan jasa yang lebih baik
Membuat strategi untuk dapat mencapai
target tersebut.
Learning
Innovation
&
KM Outcomes
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Diharapkan dari analisa dapat dilakukan perbaikan terus menerus dan menghasilkan pengetahuan yang
dapat digunakan oleh karyawan dan perusahaan untuk pembelajaran bersama.
6 Analisis Maturity Level Perusahaan
Dari total nilai skor yang telah didapat dari jumlah tiap ketujuh kategori yang dinilai menunjukan nilai
158.1, yang dimana dapat disimpulkan lima level dari KM maturity level perusahaan ada di level
Refinement yang pengelolaan manajemennya telah dilakukan dengan baik diperusahaan atau dengan
penjelasan dalam penerapan pengunaan knowledge managment dalam perusahaan harus terus menerus
12
melakukan evaluasi dan perbaikan dalam hal implementasi dari manajemen pengetahuan (source APO)
dan dapat di telaah dari sisi ketujuh komponen, yaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
KM Leadership manajemen secara berkala mengkaji kinerja dalam perusahaan dan menggunakan
hasil untuk memperkuat arah organisasi dalam hal peningkatan dan menciptakan produk dan jasa.
Process peningkatan yang dilakukan dari sisi sistematis sehingga lebih efektid dalam penggunaan.
People proses transfer knowledge dalam perusahaan terus dilakukan evaluasi dan perbaikan.
Technology infrastruktur IT terus ditinjau dalam konteks keselarasan dengan strategi KM.
Knowledge Process harus melakukan review terus menerus dan setidaknya telah mengalami
setidaknya 1 kali siklus perbaikan.
Learning & Innovation melakukan evaluasi dan perbaikan dalam pembelajaran dan inovasi secara
teratur.
KM Outcomes peningkatan dalam pencapaian perusahaan yang baik dan terus berkelanjutan
sehingga mencapai tujuan yang diiginkan.
E. Tahap Analisa Pembelajaran dan Inovasi
Dalam pengembangan proyek yang akan dilakukan pengembangan pelatihan biasanya ditujukan untuk para
developer junior yang akan bekerja di perusahaan dimana mereka akan di training terlebih dahulu, atau
dengan me-request akses repository yang dimiliki dengan tim lain untuk kebutuhan pengembangan aplikasi
yang sedang dilakukan. Dalam hal memenuhi kompetensi karyawan sehingga karyawan cenderung belajar
sendiri secara mandiri memberikan inovasi yang dimiliki berdasarkan keadaan yang terjadi selama bekerja
atau hasil sharing dengan rekan kerja lainnya sehingga diperlukan motivasi untuk dapat menghasilkan hasil
yang maximal.
F. Tahap Analisa Hasil
Persiapan perubahan menurut kotter dan cohen (2006), dengan delapan tahapan yang digunakan dalam hal
ini penulis menggunakan analisa untuk melakukan perubahan dalam hal manajemen pengetahuan yang
sudah berjalan, antara lain:
a. Kebutuhan adanya perubahan, sesuai dengan kebutuhan manajemen, dimana pihak manajemen
memerlukan informasi mengenai kontribusi dari setiap karyawan yang ada di dalam perusahaan,
maka diperlukan adanya penyimpanan terhadap data karyawan, melihat komunikasi sharing yang
masih dirasa kurang efektif dimana sharing hanya dilakukan dengan media diskusi, tools yang
dikembangkan untuk digunakan bersifat open source didalam tools ini juga mendukung sarana
dan informasi untuk terjadinya transfer knowledge serta dapat pula untuk menyimpan dokumen,
melakukan sharing dan diskusi dan dapat melakukan evaluasi / monitoring.
b. Membentuk tim, dibentunya PMO (Project Manajemen Officer), Capacity Planning dan PMO &
Partnership.
c. Mengembangkan visi dan strategi perubahan, mampu melakukan knowledge managment yang
baik. Berikut adalah model knowledge management dimana menjelaskan pemodelan yang dapat
digunakan dalam perusahaan.
d. Mensosialisasikan visi dan stategi perubahan, Head business unit dan tim leader melakukan
dukungan dan sosialisasi mengenai culture baru kepada semua karyawan dalam divisinya,
memberi arahan dari penggunaan KMS, melakukan sosialisasi tanya jawab mengenai nilai-nilai
culture dalam menghadapi permasalahan yang timbul.
e. Mendorong orang lain untuk mencapai visi tersebut, Untuk dapat melakukan perubahan dalam
organisasi salah satu faktor yang dapat mempenngaruhi adalah budaya dalam perusahaan yang
dapat mempengaruhi keberhasilan penerapan knowledge management pada perusahaan. Ada
bebrapa cara yang dapat dilakukan untuk mendorong dalam penyampaian visi tersebut, yaitu
Mempunyai Standard Operasional Procesure (SOP), dimana berisi prosedur yang harus dilakukan
13
f.
g.
h.
dalam kegiatan operasional ataupun penelitian, melakukan diskusi setiap minimal seminggu sekali
dengan tim yang terlibat, membagi informasi yang telah didapat dapat menggunakan email atau
menggunakan tool yang sudah dikembangkan, mendorong penggunaan dari KMS sebagai acuan
dalam melakukan perkejaan, jika terdapat kesulitan dalam penggunaan sistem tersebut dapat
mengghubungi tim untuk mendapatkan training dan solusi lainnya, adanya penilain KPI terhadap
jumlah artikel yang dituliskan karyawan.
Menentukan target jangka pendek, Tim yang akan dibentuk akan diisi oleh karyawan dengan
dukungan level management. Harapan penggunaan diharapkan quartal kedua antara juni 2013 –
september 2013.
Melakukan perbaikan dan perubahan, untuk itu, pengelolaan manajemen pengetahuan ini
menyediakan sebuah interface yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan media
penyimpanan di belakang layar.
Proses perubahan yang dilakukan harus berkesinambungan, harus dilakukan secara menyeluruh.
G. Modeling Knowledge Management
Hasil akhir dari semua langkah diatas akan disatukan menjadi sebuah pemodelan manajemen pengetahuan
di dalam perusahaan, untuk mendapatkan gambaran dari pemodelan knowledge management berikut
besaran yang akan dirancang pada gambar 6
Gambar 6 Pemodelan Knowledge Management
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Pemodelan tersebut didasarkan kepada komponen utama knowledge management yaitu, people, process,
and technology.
• Kebutuhan dari user akan ditangkap oleh account manager dan memberikan penawaran solusi
yang sedang dibutuhkan oleh klien.
• Setelah kebutuhan sudah teridentifikasi tahap selanjutnya account manager menginformasikan
kebutuhan tersebut kepada project manager.
• Selajutnya project manager akan melakukan diskusi dengan tim seperti software desaigner,
business analyst, database administrator, software enginering, software tester dan system support
yang nantinya tim akan melakukan aktifitas dan tanggung jawab dalam pengembangan aplikasi,
atau jika masih dirasa informasi yang diberikan kurang project manager damat menkomunikasikan
ke user kembali.
14
•
•
•
•
•
Tim member akan mengumpulkan knowledge yang dicari dan disimpan pada portal. Pada awalnya
knowledge worker akan mengambil knowledge yang tersimpan di portal dalam bentuk digital
(Combination), dan kemudian akan dibaca dan dipelajari (Internalization).
Setelah knowledge tersebut dipelajari bisa juga diangkat sebagai suatu kasus yang akan dipelajari
bersama dalam suatu Community of Practice sehingga terjadi diskusi diantara knowledge worker
yang menekuni bidang yang sama(Socialization). Jika dinilai perlu untuk ditingkatkan maka dapat
juga mengadakan pelatihan untuk meningkatkan keahlian yang dimiliki.
Informasi yang didapat akan menjadi pengetahuan tacit (informasi) maupun explicit (dokumen
digital) dimana akan disimpan melalui portal KM dan akan disimpan dalam knowledge
repository.
Tim member yang sudah mapan dengan suatu knowledge baru dapat dapat melakukan training
kepada member yang masih membutuhkan bimbingan dalam pengembangan.
Knowledge leader akan menentukan kebijakan dan mengatur knowledge domain sebagai dasar
informasi knowledge ke yang disimpan kedalam sistem.
H. Prototype Knowledge Management System
Berdasarkan rancangan pemodelan knowledge management pada perusahaan telkomsigma yang telah
dijabarkan, maka dapat diidentifikasi beberapa komponen pendukung antara lain arsitektur, flow proses,
fungsi yang akan menjadi fitur sistem yang akan dirancang untuk membantu dalam hal terjadinya transfer
knowledge. Untuk merancang knowledge management system yang disesuaikan dengan model yang telah
dibuat digunakan knowledge management opensource dengan menggunakan project.net.
• Rancangan Arsitektur teknologi project.net
•
Gambar 7 Topologi aplikasi project.net
Sumber: Hasil Diskusi Peneliti (2013)
Rancangan Flow Proses project.net
Gambar 8 Proses flow pada project.net
Sumber: Hasil Diskusi Peneliti (2013)
15
•
•
•
Account Manager melakukan inisiasi proyek dalam project.net yang akan dilaksanakan.
Project Manager Leader akan melakukan review untuk mengalokasikan sumberdaya yang
dimiliki dan melakukan konsolidasri laporan Bussiness unit dari project manager.
• Project manager akan melakukan perencanaan proyek untuk pengembangan aplikasi,
mengantisipasi resiko yang akan muncul dengan melihat issue atau permasalahan yang
terjadi, dan membuat laporan status proyek yang akan dievaluasi.
• Tim Members meliputi, system analist, bussiness analyst, programer, dll melakukan
pekerjaan yang sudah diberikan serta melakukan update terhadap dokumentasi yang disimpan,
mengolah informasi yang terdapat pada project.net dari mengupdate task pekerjaan yang telah
dikerjakan.
• Project Management Officer akan menkonsolidasi keseluruhan laporan yang diberikan oleh
project manager leader dan menghasilkan portofolio dari proyek yang akan di review oleh
management.
• Yang hasil dari siklus tersebut dapat digunakan untuk mendefinisikan bisnis portofolio, dapat
digunakan oleh MA (Management Accounting) untuk budgeting, finance untuk invoicing.
Rancangan model use case dari penggunaan project.net
Rancangan dari model penggunaan project.net dilakukan dnegan Use Case Model untuk
mendapatkan gambaran rinci dari menu dan fungsi yang telah disebutkan pada bab sebelumnya.
Project Initiation
Account_Manager
PM_Leader
Gambar 9 Use Case Diagram Project Initiation
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Pada gambar 9 digambarkan mulai project diinisiasi oleh Account Manager dimana informasi
yang diberikan secara garis besar meliputi lama pengerjaan total cost, dll yang informasi tersebut
akan ditindak lanjuti oleh Project Manger Leader untuk menyusun rencana dalam pengembangan
proyek.
Resource Planning
PM_Leader
Project_Manager
Gambar 10 Use Case Diagram Resource Planning
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Pada gambar 10 dilakukan perencanaan sumberdaya manusia oleh Project Manager Leader
dengan melihat kemampuan dari sumberdaya manusia yang dimiliki maka akan di assaign
seorang Project Manager dan tim yang mampu dalam pengembanyan proyek aplikasi yang telah
didapatkan.
16
Gambar 11 Use Case Diagram Pengembangan Proyek
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Pada gambar 11 dilakukan tahap pada saat pengembangan proyek dilakukan oleh Project Manager
dengan tim member (BA, SA, Programer, dll). Project Manager mempunyai menyusun project
planning, memonitoring proggress, mengantisipasi resiko, issue dan membuat status dari
perkembangan proyek yang dijalankan.
Gambar 12. Use Case Diagram Consolidate Report All BU
Sumber: Hasil Analisa Peneliti (2013)
Pada gambar 12 dilakukannya konsolidasi laporan dari Bussines Unit yang dikerjakan oleh project
manager oleh Project Management Officer (PMO) untuk mengetahui secara keseluruhan proyek
yang telah dikerjakan dalam direktorat bussiness unit yang dipegang sehingga dapat digunakan
dalam laporan ke managemen progress yang telah dijalankan.
•
Rancangan Struktur Menu project.net