BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring berkembangnya teori dan praktek di bidang manajemen dan bisnis
terjadi pergeseran paradigma pada proses bisnis institusi baik lembaga maupun
perusahaan. Berbeda dengan paradigma lama bahwa keuntungan yang besar menjadi
tujuan utama, saat ini sustainability atau keberlanjutan perusahaan menjadi aspek
penting yang selalu menjadi fokus perhatian utama para pemilik usaha. Untuk mencapai
keberlanjutan dan peningkatan bisnis yang telah ada, tentunya dibutuhkan loyalitas
pembeli produk atau jasa perusahaan tersebut. Loyalitas tersebut hanya dapat diperoleh
jika pelanggan merasa puas atas produk barang atau jasa yang diberikan.
Untuk mencapai kepuasan pelanggan (customer satisfaction), maka mutu
(quality) produk harus memenuhi kriteria yang diinginkan oleh pelanggan. Oleh karena
itu, peningkatan mutu secara berkesinambungan menjadi kebutuhan yang mendasar
dalam suatu proses bisnis perusahaan.
Kelompok bidang ilmu yang secara khusus membahas mengenai peningkatan
mutu ini adalah ilmu manajemen mutu (quality management). Berbagai metode dan
teknik dikembangkan dengan harapan mutu sebuah produk barang maupun jasa dapat
terus ditingkatkan. Berbagai jenis sertifikasi bidang manajemen mutu akhirnya menjadi
muara pengembangan praktik di bidang ini. Salah satu sertifikasi sistem manajemen
mutu yang cukup dikenal dan banyak digunakan adalah Quality Management System /
Sistem Manajemen Mutu ISO9001.
QMS ISO9001 adalah sebuah sertifikasi sistem manajemen mutu proses yang
bersifat generic dan dapat diterapkan pada berbagai jenis industri barang dan jasa.
Untuk mendapatkan sertifikasi ISO9001, ada beberapa tahapan yang harus dilewati,
antara lain preliminary assessment/audit, gap analysis, quality management system
development, internal audit, dan certification audit [1]. Preliminary compliance
assessment/audit merupakan suatu langkah penting yang harus dilaksanakan di awal
1
proses menuju sertifikasi ISO9001. Preliminary compliance assessment ini dapat
dilakukan oleh auditor internal maupun eksternal yang memiliki kompetensi yang
cukup untuk melakukan assessment/audit.
Pada umumnya, tahapan yang dilakukan pada preliminary compliance
assessment/audit
adalah
audit
schedule,
preparation
and
organization,
assessment/audit execution, results summarization, reporting, corrective action,
remedial action, dan follow up [2]. Dari tahapan-tahapan ini, penanggungjawab tahap
1 hingga 6 adalah assessor/auditor.
Namun demikian, masih terdapat berbagai kendala terkait prosess assessment
tersebut. Karena lead auditor menyebarkan general checklist yang berisi klausul
ISO9001, dan pertanyaan dikembangkan oleh member auditor, maka seringkali Lead
auditor mengalami kesulitan memantau efektifitas dan efisiensi pertanyaan yang
dikembangkan oleh member auditor, terutama junior audior dan observe auditor yang
umumnya baru pertama atau beberapa kali melakukan assessment.
Selain itu, tahap summarization, reporting, dan corrective action request juga
cenderung sulit dilakukan secara cepat dan terstruktur, karena laporan ditulis secara
manual di atas kertas sebelum didokumentasikan. Bukti temuan/evidence berupa foto
harus dicetak terlebih dahulu dan dipasang pada lembar corrective action request
sebelum disusun dalam laporan assessment.
Lokasi yang jauh juga menjadi kendala karena hasil assessment tidak langsung
dapat diketahui oleh lembaga pelaksana audit/konsultan atau badan sertifikasi yang
mengirim assessor/auditor tersebut.
2
1.1.1 Rumusan Masalah
Berdasar latar belakang yang telah diuraikan, rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah :
Bagaimana mengembangkan perangkat lunak audit yang penggunaannya lebih
sistematis, mudah dipantau, bersifat mobile, multi-device, serta dapat disematkan
dengan berkas multimedia?
1.1.2 Batasan Masalah
Batasan-batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Penelitian ini hanya membahas klausul umum pada ISO9001 dan tidak
mengembangkan checklist spesifik pada obyek assessment/audit bidang tertentu
dikarenakan luas dan beragamnya penggunaan ISO9001.
b. Penelitian ini hanya membahas tentang fase pengecekan kesesuaian (conformity)
atau pre-assessment audit.
c. Pilihan desain sistem yang digunakan adalah multi-device dengan menggunakan
responsive mobile web.
d. Faktor lain yang menjadi kendala seperti masalah keamanan jaringan tidak dibahas
secara mendetil.
1.1.3 Keaslian Penelitian
Beberapa penelitian akan diperhatikan dan dijadikan acuan dasar untuk
pengembangan penelitian ini. Terdapat dua kelompok penelitian yang dijadikan acuan
dasar yaitu kelompok penelitian bidang audit dan pelaporan audit berbasis komputer,
dan kelompok penelitian pembuatan aplikasi berbasis mobile.
Yuliardi melakukan penelitian yang mengukur acceptance level para internal
assesor/auditor terhadap penggunaan perangkat lunak untuk proses audit di lingkungan
Bank Indonesia. Penelitian ini tidak mengembangkan perangkat lunak pendukung
assessment/audit, namun menunjukkan fakta bahwa perangkat bantu audit tersebut
memberi kontribusi positif terhadap proses audit internal [3].
3
Qasaimeh dan Abran menyajikan analisis extreme programming (XP) dalam
sudut pandang ISO9001 dan ISO9003. Penelitian ini berfokus pada ekstraksi
requirements realisasi produk dalam ISO9001 dan mengukur kemampuan extreme
programming untuk memenuhi persyaratan tersebut. Penelitian ini hanya menghasilkan
framework untuk mendukung conformance assessment namun tidak menghasilkan
produk perangkat yang dapat secara langsung membantu proses assessment tersebut
[4].
Debnath, Uzal, Montejano, dan Riesco mengembangkan web aplikasi yang
mendukung kantor-kantor kepolisian di Provinsi Chubut Argentina dalam
mempersiapkan sertifikasi ISO9001:2008. Aplikasi ini dapat dipergunakan oleh untuk
melakukan verifikasi dan assessment terhadap kinerja kepolisian. Namun demikian
software ini hanya dipergunakan untuk memantau kegiatan umum yang tidak secara
langsung berkaitan dengan conformance terhadap QMS ISO9001, tidak mencakup
seluruh klausul ISO9001 yang ada, serta masih berbasis platform PC yang tidak mudah
dipindah-pindahkan [5].
Liao, Enke, & Wiebe dalam penelitian “An expert advisory system for the ISO
9001 quality system” mengembangkan sebuah expert advisory system dengan
menggunakan shell Visual Rules Studio. Aplikasi ini mengintegrasikan guideline
ISO9001dan pendekatan evaluasi berbasis kriteria Malcolm Baldrige National Quality
Award (MBNQA) ke dalam sebuah knowledge-based expert system. Fitur yang
disajikan sudah mampu mengakomodir pengukuran terhadap kesesuaian sistem
terhadap persyaratan yang diberikan oleh kriteria ISO9001 [5].
Pada penelitian “Pengembangan Perangkat Lunak Multi-Device Untuk Audit
Kesesuaian SMM ISO9001” ini, akan dikembangkan suatu sistem perangkat audit
yang bersifat multi-device berbasis responsive mobile web yang berisi pengelolaan
audit serta conformance checklist yang dapat digunakan secara portable oleh
assesor/auditor dalam proses audit, mampu disematkan evidence berupa foto atau
dokumen, dan mampu melaporkan hasil tiap tahapan audit ke pihak yang berkaitan
yaitu Consultant dan Client melalui jaringan internet.
4
1.1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu lembaga konsultan ISO9001
maupun auditor mutu (quality auditor) ISO9001 agar dapat melakukan compliance
audit secara mudah dan sistematis. Produk hasil penelitian ini juga diharapkan dapat
membantu meningkatkan kecepatan dan ketepatan laporan preliminary compliance
audit, sehingga konsultan dapat melakukan pengembangan tahapan konsultasi yang
lebih efektif dan efisien.
1.2 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah membangun suatu sistem perangkat lunak
multi-device untuk audit kesesuaian SMM ISO9001, yang dapat digunakan oleh
konsultan maupun independent auditor dalam proses compliance audit ISO9001,
mampu merekam evidence berupa foto atau dokumen secara langsung, dan mampu
melaporkan hasil tiap tahapan audit ke pihak yang berkaitan yaitu konsultan dan klien
melalui jaringan internet.
5