BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Kemajuan

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian
Kemajuan teknologi informasi yang terintegrasi telah banyak memberikan
kontribusi kepada perkembangan bisnis saat ini. Semua proses bisnis dalam suatu
organisasi telah banyak didukung dan difasilitasi oleh perkembangan yang cepat dari
teknologi informasi. Menurut Sukoharsono (2012), karena kebutuhan untuk efisiensi
waktu dan biaya, pengusaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam
lingkungan kerja mereka. Penggunaan IT telah membawa perubahan pada cara kerja
pegawai. Dengan teknologi itu, kualitas setiap proses bisnis semakin lebih dan lebih
dapat terukur. Penerapan teknologi harus didasarkan pada metodologi yang tepat dan
harus sesuai dengan kondisi dan budaya organisasi.
Pemilik industri kecil yang biasa mencatat semua jenis transaksi bisnisnya
masih menggunakan jurnal manual. Namun, ketika industri menjadi salah satu yang
jauh lebih besar, pencatatan berbasis jurnal manual yang sudah tua mungkin tidak
lagi digunakan. Sebagai industri
yang jauh lebih besar yang mungkin
mempekerjakan lebih dari 70 orang operasi industri dan mengelola stok gudang,
yang lalu dapat melayani lebih dari 1000 pelanggan dan dengan kebutuhan masingmasing yang berbeda, yang mungkin berhubungan dengan lebih dari 50 pemasok,
dan diharuskan membuat sejumlah transaksi keuangan, hal ini pasti membutuhkan
sistem untuk menggantikan jurnal manual.
Untuk mengatasi meningkatnya kompleksitas produk, jasa, metode distribusi
dan untuk mempromosikan efektivitas dan efisiensi, sebuah organisasi mungkin
harus mendesain ulang struktur organisasi dan proses bisnisnya. Fenomena muncul,
bervariasi dan ditandai dengan situasi bisnis yang dinamis dan kompleks yang dapat
menyebabkan persaingan. Bagaimana organisasi dapat bertahan dalam persaingan,
tergantung pada proses penyesuaian yang cepat pada situasi yang dinamis. Selain itu,
keberhasilan organisasi dalam kompetisi juga tergantung pada kemampuannya dalam
sistem informasi bisnis teknologi yang diterapkan untuk memenuhi kebutuhan
pengguna informasi.
1
2
Mengenai organisasi terutama dipenyedia pelayanan atau jasa, pemilik harus
memikirkan strategi untuk menaklukan pesaing dan pada saat yang sama
meningkatkan kompetensi untuk menghadapi dan mengelola persaingan bisnis
tertentu. Untuk mengatasi kompleksitas proses bisnis, organisasi mungkin perlu
sistem yang terintegrasi teknologi informasi. Teknologi ini dapat membantu
organisasi mendukung kegiatan utamanya (main operational), kinerja operasional
dan mendapatkan informasi yang akurat atau dalam bentuk data. Informasi atau data
dapat dimanfaatkan untuk memecahkan masalah yang ada, proses pengambilan
keputusan dan pelaporan operasional maupun keuangan.
PT. AJC merupakan sebuah perusahaan jasa yang menyediakan jasa katering
untuk proyek-proyek seperti, minyak dan gas, perusahaan pelayaran, dan pabrikpabrik. Kegiatan usaha PT. AJC adalah proyek berbasis kontrak yang berdurasi
biasanya berkisar 1 - 2 tahun. Perusahaan harus mampu merencanakan dan
mengelola proyek dengan baik. Dalam project management, perusahaan harus
berhati-hati dan mempertimbangkan lingkup pekerjaan, biaya, dan durasi. Ketepatan
waktu dalam menyelesaikan sebuah proyek, estimasi biaya yang akurat dan jenis
layanan yang diberikan harus memenuhi harapan pelanggan adalah menjadi kunci
dari keberhasilan manajemen proyek PT AJC.
Sebagian besar proyek-proyek katering dan layanan terkait perusahaan
biasanya terletak di daerah terpencil, dibagi menjadi offshore dan onshore. Lokasi
atau situs dari area proyek ini, Kantor Cabang perusahaan dan Kantor utama adalah
cukup jauh dari satu ke yang lain. PT. AJC membutuhkan sistem yang terintegrasi
yang dapat memberikan informasi langsung pada semua kegiatan operasional
manajemen. Untuk itu dan juga untuk mencapai visi perusahaan, yaitu untuk
menyajikan layanan yang sangat baik yang terukur dan konsisten, PT. AJC telah
membangun Enterprise Resource Planning (ERP) sistem berbasis web yang
terintegrasi yang dapat mendukung proses berikut
1. Proses Perencanaan kebutuhan bahan pokok
2. Pembelian bahan pokok
3. Pelaporan konsumsi bahan pokok
4. Perencanaan stok minimum persediaan
5. Perencanaan produksi
6. Pelaporan penjualan
3
7. Sumber Daya Manusia (perencanaan tenaga kerja & sistem gaji)
8. Pelaporan Overhead.
ERP, menurut Sukoharsono (2012) adalah salah satu aplikasi perangkat lunak
yang tersedia yang meliputi sistem manajemen perusahaan. Hal ini diterapkan oleh
perusahaan untuk seluruh kegiatan mulai dari perencanaan hingga monitoring.
Sistem ERP menawarkan manfaat besar bagi organisasi, seperti: efisiensi waktu,
peningkatan produktivitas dan kualitas manajemen, pengurangan biaya dan
kecepatan pengambilan keputusan (Alballaa dan Al-Mudimigh, 2011). Sistem
terpadu biasanya diadopsi untuk meningkatkan operasional, menciptakan lingkungan
yang terstruktur, dan menyediakan pelacakan persediaan yang efisien dan dalam hal
pemilihan (Bose et al. 2008). Dengan kata lain, sistem ERP dapat membantu
perusahaan mengintegrasikan dan mengotomatisasi seluruh bidang fungsional bisnis
yang berhubungan dengan proses operasional, produksi dan distribusi. Hal ini juga
dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah untuk laporan manajemen yang
pada gilirannya memberikan dukungan keputusan yang efektif.
Selain itu ERP berbasis web dibuat untuk membantu manajemen dalam
menghadapi tantangan, untuk meningkatkan nilai kompetitif, dan menjadi solusi
yang tepat untuk mempromosikan kemampuan perusahaan untuk memberikan akses
secara langsung. Definisi software ERP sebagai satu set modul perangkat aplikasi
lunak berupa bisnis disesuaikan dan sangat integratif dalam berbagi database umum
dan mendukung bisnis inti, produksi, dan fungsi administrasi, seperti: logistik,
manufaktur, penjualan, distribusi, keuangan dan akuntansi. Dengan cara ini, sistem
ERP membantu perusahaan mengendalikan semua kegiatan usaha. Secara teknis,
fungsi ERP untuk mengintegrasikan berbagai sistem informasi dari setiap divisi
perusahaan. Dengan sistem yang terintegrasi, masing-masing unit fungsional dalam
perusahaan dapat berbagi data dan informasi. Dengan demikian, meningkatkan
sinergi antar elemen di perusahaan.
Sistem ERP tidak hanya mengintegrasikan dan mengotomatisasi seluruh
bidang fungsional bisnis, mengendalikan semua kegiatan usaha, meningkatkan
sinergi antar elemen di perusahaan, tetapi juga membantu perusahaan untuk
membakukan proses organisasi melalui penerapan praktek terbaik. Untuk mencapai
standarisasi proses operasional, terutama di perusahaan besar yang memiliki banyak
unit bisnis yang berbeda, perusahaan harus terlebih dahulu menstandarisasi data dan
informasi melalui standarisasi pelaporan. Untuk membuat perusahaan sukses dalam
4
melakukan bisnis, sangat penting untuk secara efektif menerapkan sistem ERP. Saat
ini, perusahaan tidak hanya membuat sistem menjadi kebutuhan mereka, tetapi
mereka juga dituntut untuk lebih mengembangkan efektivitas dari sistem itu sendiri.
Mengacu pada penjelasan di atas pada sistem ERP, PT. AJC membutuhkan
sistem tersebut. Tampaknya sistem ERP cocok untuk PT. AJC yang perlu
dipromosikan pelaksanaan sistem manajemen proyek dan untuk mengelola proyekproyek yang jauh lebih besar dan penting. Sistem ini mampu mengelola informasi,
untuk menyediakan data yang terintegrasi, aktual dan akurat, untuk meningkatkan
efisiensi waktu pelaksanaan proyek, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan
nilai perusahaan dan untuk membuat proses bisnis menjadi lebih efisien. Ini harus
menjadi alasan mengapa PT. AJC menentukan untuk memilih dan menerapkan
sistem ERP. Pelaksanaan sistem oleh perusahaan ini lebih menekankan pada
integrasi dan koneksi antar Divisi dalam perusahaan. Dengan cara ini, dapat
memfasilitasi proses administrasi, permintaan material, pembayaran klaim material,
perencanaan material gudang dan proses transaksi antara klien dan perusahaan.
Namun, selama pelaksanaan sistem ERP, PT AJC menghadapi beberapa
hambatan. Sistem tidak berjalan seperti yang diharapkan. Kendalanya pada saat
pengguna menerapkan sistem, mereka cenderung tidak disiplin dalam memasukkan
data atau memperbarui data laporan perusahaan. Mereka berpikir bahwa sistem ERP
tidak fleksibel jika sistem ini diterapkan oleh pengguna yang memiliki jam kerja
lebih dan berada di luar kantor atau di situs. Akibatnya, pemutakhiran data yang
dibutuhkan oleh divisi tertentu dalam perusahaan dianggap terlambat. Keterlambatan
update pasti akan mempengaruhi top management dalam mengambil keputusan dan
menentukan strategi masa depan perusahaan. Sebagai sistem juga mengintegrasikan
divisi lain dari perusahaan, data divisi yang disebutkan juga akan berpengaruh.
Berdasarkan pada masalah latar belakang di atas, penulis termotivasi untuk
belajar memahami dan menginformasikan para pembaca pada sistem ERP dan
keunggulannya. Dalam penulisan ini, penulis fokus untuk mengimplementasi sistem
ERP di PT. AJC dan mempelajari cara PT. AJC mengintegrasikan peran dan tugas
divisi dan apakah sistem yang diterapkan dianggap tepat untuk mewujudkan visinya.
Penulis akan membahasnya lebih lanjut, kemudian menulis dalam Bab
berikut dari skripsi ini yang diberi judul “Analisis Implementasi Sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) Berbasis Web pada PT. Anugrah Jasa Catarindo.”
5
1.2
Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian dan penjelasan dalam Latar Belakang Masalah di atas,
masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut 'Keunggulan dan kegagalan apa
yang berpengaruh dengan PT. Anugrah Jasa Caterindo dalam menerapkan sistem
ERP?'
1.3
Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini adalah untuk mengeksplorasi terutama integrasi antar divisi
HRD
untuk
profil
perusahaan,
divisi
IT
untuk
sistem
ERP
dan
pengimplementasiannya, dan Branch Office Manager untuk pengoperasiannya di PT.
Anugrah Jasa Caterindo dengan dukungan sistem ERP.
1.4
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk menggambarkan implementasi ERP di PT. Anugrah Jasa
Caterindo.
2. Untuk menganalisis keunggulan dan kegagalan implementasi sistem ERP
di PT. Anugrah Jasa Caterindo.
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Untuk berbagi keunggulan sistem informasi ERP untuk stakeholder.
2. Untuk meningkatkan kesadaran perusahaan untuk memiliki laporan
operasional yang lebih baik.
1.5
Teknik Menganalisis Data
Analisis data adalah proses menempatkan data dalam rangka, mengorganisir
mereka dalam pola, kategori dan satuan penjelasan dasar Moleong (2004). Untuk
tujuan penulisan ini, penulis telah menerapkan metode kualitatif untuk analisis.
Menurut Moleong (2004), proses analisis telah dimulai dengan mempelajari semua
data yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu kuesioner, wawancara, observasi
ditulis di on-site catatan, dokumen pribadi dan resmi, gambar dan lain-lain.
Selama proses analisis data, ada komponen utama yang harus dipahami,
komponen meliputi reduksi data, penelitian data dan penarikan kesimpulan atau
verifikasi. Untuk menganalisis data yang sudah tersedia, Penulis telah menerapkan
6
metode deskriptif analisis. Metode ini adalah untuk menguraikan data yang diambil
dari proses analisis menyeluruh dalam bahasa teratur atau narasi. Proses analisis data
adalah sebagai berikut
1. Mengumpulkan data
Penulis membaca, mencatat, mempelajari gambar dan obyektif
mengamati semua data dan kegiatan. Lalu Penulis menuangkan apa
yang telah diamati dan mendengarkan dalam keterangan tertulis.
2. Membaca, memahami dan editing hasil keusioner dan wawancara
Pada fase ini, Penulis telah memberikan kuesioner berupa 22
pertanyaan seputar ERP dan lalu mewawancarai informan yang
berhubungan dengan sistem. Selanjutnya, menulis ulang atau diedit
semua data hasil wawancara. Dari hal pikiran sempit atas sudut
pandang, fase ini berarti sebuah proses penulisan ulang atau editing
data, namun secara ilmiah berarti proses data atau data akhir
diselesaikan di mana Penulis dapat mengedit atau drop data yang
tidak perlu dan tidak relevan dan melengkapi data yang tidak
mencukupi. Hasil dari wawancara dibandingkan dengan yang
dipengamatan
dari
lapangan
dan
dokumentasi.
Setelah
itu,
membandingkan data hasil wawancara dengan orang-orang dari
pengamatan di lapangan dan dokumentasi.
3. Menafsirkan hasil yang sudah diedit dari wawancara
Penulis menjelaskan fokus masalah yang ditentukan secara rinci
dalam rangka mencari solusinya. Berarti untuk memberikan solusi
atau rekomendasi mengenai sistem informasi yang meliputi teknologi
informasi, sistem informasi, pengumpulan data, penyimpanan,
pemeliharaan dan keamanan tentang organisasi.
4. Menggambarkan temuan
Untuk memberikan gambaran temuannya dalam perintahkan narasi
terstruktur dan kronologis untuk membantu Penulis membuat
kesimpulan dan saran.
5. Kesimpulan dan Saran.