lecKD-011409C-1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pendahuluan
Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi
manajer. Aplikasi utama komputer adalah pengolahan data akuntansi, kemudian Sistem
Informasi Manajemen (Manajement Information System), sistem pendukung keputusan
(Decision Support System), kantor virtual (Virtual Office),dan sistem berbasis
pengetahuan (Knowledge Based System). Kelima aplikasi ini membentuk sistem
informasi berbasis komputer (Computer based Information System), atau CBIS.
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai tujuan.
Subsistem adalah (sebenarnya) bagian sistem yang ada didalam suatu sistem.
Ini berarti bahwa system berada pada lebih dari satu tingkat.
Supersistem adalah sebuah sistem yang menaungi atau menjadi pusat dari
sistem yang berada level dibawahnya.
Untuk mengembangkan sistem berbasis komputer diperlukan orang-orang yang
ahli dibidangnya yaitu, analis sistem (System Analyst), pengelola database (Database
Administration), spesialis jaringan (Network Specialst), programer dan operator.
Sistem Informasi Manajemen adalah sustu sistem yang dapat diandalkan
dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusankeputusan strategis. Dengan kata lain SIM adalah suatu sistem yang mengolah data
menjadi informasi dengan menggunakan bantuan komputer .
Management Information
Dalam mengelola suatu perusahaan atau organisasi yang besar, pengamatan
terhadap perkembangan perusahaannya tidaklah cukup, karena banyaknya aktiva
berwujud seperti barang dagangan, cash register, ruangan dan arus pelanggan.
Sehingga manajer memerlukan banyak laporan dan tampilan informasi untuk
mencerminkan kondisi fisik perusahaan.
Manajer mengelola lima jenis sumber daya utama, yaitu manusia, material,
mesin(termasuk fasilitas dan energi), uang, informasi(termasuk data). Tugas manajer
adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling
efektif. Sumber daya fisik adalah sumber daya yang memiliki wujud, yaitu manusia,
material, mesin dan uang. Sedangkan sumber daya konseptual adalah informasi dan
data, manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya
fisik.
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan
kemudian diproses menjadi informasi yang berguna, kemudian manajer memastikan
bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk
yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.
Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannnya
dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas ini (memperoleh informasi),
menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut
Manajemen Informasi.
Perhatian pada manajemen informasi dikarenakan dua alasan utama, yaitu
pertama kegiatan bisnis yang telah menjadi semakin rumit, dan kedua komputer yang
telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Pengguna Komputer?
Awalnya pemakai output komputer adalah pegawai administrasi, yang
komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan,
dan penagihan. Tapi kemudian gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sebagai
sistem informasi manajeman (SIM) merupak suatu terobasan yang besar, karena
menyadari bahwa para menajer memerlukan informasi untuk memecahkan masalah.
SIM bukanlah suatu sistem untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan
informasi pemecahan masalah.
Para pengguna komputer meliputi :
1. Manajer
2. Non Manajer
3. Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.
SIM yang akan kita bahas kali ini menitikberatkan, penggunaannya oleh manajer.
Tingkatan Manajemen
1. Tingkat perencanaan strategis (Strategic Planning Level)
Merupakan tingkatan manajemen puncak, seperti direktur, dan para wakil
direktur. Tingakat ini mempunyai pengaruh untuk mengambil keputusan pada
seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang.
2. Tingkat pengendalian manajemen (Management Control Level)
Manajer yang berada pada tingkatan ini mencakup manajer wilayah, direktur
produksi, dan kepala divisi, yang mempunyai tanggung jawab mengubah rencana
menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai.
3. Tingkat pengendalian operasional (Operational Control Level)
Manajer tingkat bawah meliputi kepala departemen, supervisor, dan pemimpin
proyak, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah
ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi, disinilah operasi
perusahaan berlangsung.
Istilah Esekutif sering digunakan untuk mengambarkan seorang manajer pada
tingkat perencanaan strategis.
Bidang Fungsional
Disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam
berbagai bidang fungsional, tempat berbagai sumbar daya dipisahkan menurut
pekerjaan yang dilakukan. Bidang fungsional yang dimaksud adalah :
1. Pemasaran (Marketing)
2. Manufaktur (Manufacturing)
3. Keuangan (Financial)
4. Sumber daya manusia (Human Resource)
5. Jasa informasi (Information Service)
Bidang fungsional ke-1 sampai ke-3 merupakan bidang fungsional tradisional.
Sumber daya informasi untuk menjelaskan sumber daya seperti peralatan komputer,
program dan data, yang tidak hanya berlokasi diunit jasa infomasi tetapi juga diseluruh
perusahaan.
Fungsi Manajemen
Seorang manajer melukan lima fungsi manajemen yang utama, yaitu :
1. Merencanakan apa yang akan dilakukan (Plan)
2. Mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut (Organize)
3. Menyusun staff organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan (Staff)
4. Dengan sumber daya yang ada manajer mengarahkan untuk melaksanakan rencana
(Direct)
5. Mengendalikan sumber daya, menjaganya gar tetap beroperasi secara optimal
(Control)
Peranan Manajerial
1. Aktivitas antar pribadi (Interpersonal)
2. Informasi (Informational)
3. Keputusan(Decisional)
Seorang manajer, harus memiliki 2 keahlian yang mendasar yaitu, komunikasi
dan pemecahan masalah.
Keahlian komunikasi, meliputi menerima dan mengirimkan informasi dalam
bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, surakt
elektronik dan periodic report. Komunikasi lisan meliputi saat rapat, saat menggunakan
telpon, kegiatan sosial dan lain sebagainya.
Keahlian pemecahan masalah (Problem Solving), manajer
mengambil
tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu
yang telah dipilih. Umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses
memecahkan suatu permasalahan tunggal. Masalah adalah suatu kondisi atau kejadian
yang berbahaya atau mungkin membahayakan perusahaan.
Pengetahuan Manajemen
1. Computer Literacy (Mengerti Komputer), pengetahuan ini mencakup pengertian
mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan
kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walaupun tidak perlu
menjadi seorang programmer) dan lain sebagainya.
2. Information Literacy (Mengerti Informasi), meliputi pengertian bagaimana
menggunakan informasipada tiap tahap dari proses pemecahan masalah, dimana
informasi dapat diperoleh dan bagaimana berbagi informasi dengan orang lain.
Manajer Dan Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem mempunyai elemen-elemen, walaupun
tidak semua sistem memiliki elemen-elemen yang sama, tapi ada suatu susunan dasar
suatu sistem, yaitu :
1. Input
2. Output
3. Transformasi
4. Controling
5. Goal (Tujuan)
Contoh elemen sistem yang menggambarkan suatu perusahaan manafaktur,
sumber daya input adalah bahan mentah, yang diubah menjadi barang jadi atau jasa
melalui proses manufaktur. Mekanisme pengendaliaanya adalah menajemen
perusahaan, tujuannya adalah sasaran-sasaran yang ingin dicapai perusahaan, dan
lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi ke dan dari manajemen.
Elemen sistem ke-1 sampai ke-3 disebut dengan sistem lingkaran terbuka,
sedangkan elemen sistem ke-1 sampai ke-5 disebut sistem lingkaran tertutup. Sistem
lingkaran terbuka adalah sistem yang menggambarkan perusahaan dan
operasinya. Sub Sistem adalah sistem didalam suatu sistem, ini berarti sistem berada
pada lebih dari satu tingkat. CONTOHNYA ? Sedangkan suatu sistem yang merupakan
bagian dari suatu sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itulah yang disebut
dengan Super Sistem.
Perusahaan Bisnis adalah suatu Sistem Fisik, ia terdiri dari sejumlah sumber
daya fisik. Suatu Sistem Konseptual sebaliknya, adalah sistem yang menggunakan
sumber daya konseptual, yaitu informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik.
Sistem konseptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai
angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik dimedia
penyimpanan komputer.
Komputer adalah suatu Sistem Fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan
didalamnya dapat dipandang sebagai suatu Sistem Konseptual.
Suatu cara pandang sistem yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi
manajer adalah :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian
pekerjaan,
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik,
3. Menekankan pentingnya kerjasama dari semua bagian dalam organisasi
4. mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya,
5. Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai
dengan cara sistem lingkaran tertutup.
Data Dan Informasi
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi
pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Pengolah informasi (Information Processor) adalah salah satu elemen kunci dalam
sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer,
elemen-elemen non komputer atau kombinasi keduanya.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Awal abad dua puluh sistem informasi identik dengan pengolahan data elektronik
(EDP). Sistem informasi akuntansi untuk mengambarkan sistemyang memproses
aplikasi pengolahan data perusahaan, SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai
produk sampingan dari proses akuntansi.
Pada tahun 1964 diperkenalkan generasi baru alat penghitung, yang
memungkinkan pemrosesan data menjadi lebih cepat dan banyak. Konsep penggunaan
komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung pralatan
baru tersebut. Jalan yang ditempuh oleh para perintis ini tidaklah mulus.hasil aktual
jarang sesuai dengan yang dibayangkan semula. Ada beberapa penyebab kekurangan
ini, yaitu kurangnya pengetahuan tentang komputer diantara para pemakai, kurangnya
pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peranan manajemen,
peralatan komputer yang mahal dan terbatas dibanding standar sekarang dan lain
sebagainya.tapi satu kesalahan secara khusus menjadi ciri sistem awal tersebut, sistem
tersebut terlalu ambisius.
Munculnya Sistem pendukung keputusan (Decision Support System) atau DSS.
DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujuakan pada suatu masalah tertentu
yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. SIM
adalah suatu sumber daya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan
informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan
DSS dimaksudkan untuk mendukung satu manajer secara khusus.
Otomasi kantor adalah aplikasi yang berkembang sejalan dengan
berkembangnya DSS. OA memudahkan komunikasi den meningkatkan produktivitas
diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Contoh berbagai macam otomatisasi kantor adalah teleconfereencing,voice mail,
electronik mail, elekronik calendaring, facsimile transmission, desktop publishing dan
lain sebagainya. Kita menggunakan kantor virtual (Virtual Office) untuk menggambarkan
aplikasi-aplikasi otomatisasi kantor ini.
Sedangkan yang sekarang sedang berkembang adalah kecerdasan buatan
(artificial intelegent). Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk
melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus
dari AI yaitu, Sistem Pakar (Expert System). Sistem pakar adalah suatu sistem yang
berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang. Satu keterbatasan sistem
pakar adalah kecerdasannya tidak berkembang seiring dnegan waktu, satu cara untuk
mengatasi keterbatasan ini adalah menggunakan jaringan saraf buatan (neural
network) yang merupakan analog matematik dan elektronik dari otak manusia. Sistem
berbasis pengetahuan (Knowledge Based System) untuk menggambarkan segala
macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah.
CBIS (computer bases information system) merupakan istilah yang digunakan
untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.
Information Spesialist
Information spesialist adalah istilah untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang
sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis
komputer. Ada lima golongan utama information spesialist, yaitu :
1. System Analyst, bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan
memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam
mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara
komputer membantu pemecahan masalah.
2. Database administrator, bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem
menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan
informasi bagi pemakai. Database adalah suatu kumpulan data komputer yang
terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali.
3. Network Specialist, bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk
jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang
tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian komputer dan telekomunikasi.
4. Programmer, menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk
membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi
infomasi yang diperlukan pemakai.
5. Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer
mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti
ukuran kertas diprinter, mengelola perpustakaan tape dan disk storage dan lain
sebagainya.
Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, meningkatnya minat pemakai
dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk
situasi ini adalah end user computing (EUC). EUC berkembang karena 4 pengaruh
utama, yaitu meningkatnya pengetahuan tentang komputer, antrian jasa informasi,
hardware yang murah, software jadi.
Tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup lahir, tumbuh, menjadi
matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem
(System Life Cycle-SLC), terdiri dari tahap-tahap berikut :
1. Perencanaan (Planning)
2. Analisis
3. Rancangan (Design)
4. Penerapan (Implementation)
5. Penggunaan