Berikut file SPJ Online yang bisa kita pelajari

IMPLEMENTASI ONLINE TREASURY
SYSTEMS
© Direktorat Keuangan UGM
TUJUAN

Meningkatkan layanan keuangan dengan:





Mempercepat proses pencairan UMK,
Pelaksanaan pertanggungjawaban dana (SPJ),
Pengajuan Pembayaran Definitif (Payroll) dan
Pemrosesan pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa secara on-line
dari unit kerja ke Kantor Pusat Universitas Gadjah Mada
Memungkinkan layanan keuangan dilakukan secara realtime,
anywhere and anytime.
Fitur Online Treasury Systems





Pengajuan UMK/Definitif
secara Online
Approval/Pengesahan
Online
Verifikasi Online
Otorisasi Pembayaran
Online
Laporan/Monitoring




Pengajuan SPJ Online
Approval/Pengesahan
Online dan paper
based.
Verifikasi paper based
dengan scaning barcode
kuitansi
Laporan Realisasi SPJ
Dashboard
WORKFLOW UMK ONLINE
Kirim Permohonan UMK
Permononan Persetujuan
Permintaan Revisi
Permintaan Revisi
PUMK
1. Memuat/Merevisi
Usulan UMK
6. Menerima Pembayaran UMK
Verifikator
2. Mereview/Menyetujui/
Menolak Usulan UMK
3. Memverifikasi/Memproses
Usulan UMK
Notifikasi
Permohonan persetujuan
pimpinan
Persetujuan Pembayaran
Bendahara Pengeluaran
5. Membayar UMK yang telah di ACC
dan mencatat ke sistem
Otorisator Pembayaran
Dirkeu/Sekdir Keu/Kasubdit P
4. Menyetujui, memberintahkan pembayaran/
Menolak, meminta unit kerja merevisi
(Bisa dibuat berjenjang)
WORKFLOW PERTANGUNGJAWABAN DANA
Permononan Persetujuan
Permintaan Revisi
Kirim Permohonan UMK
Permintaan Revisi
PUMK
1.
2.
Belanja Sesuai UMK
Entry Kuitansi, Cetak
dan meminta persetujuan
3. Mengesahkan/menolak pengeluaran
sec elektronik, menanda tangani berkas fisik
4. Menscan Kuitansi yang masuk,
memeriksa keabsahan dokumen
dan mencocokkan dengan
entrian data elektronik
Permohonan persetujuan pimpinan
Bukti Pelunasan
Pencatatan Pelunasan UMK
Bendahara Pengeluaran
6. Membuat pelunasan UMK
Kasi Verifikasi
5. Menyetujui,mengirimkan kuitansi ke bendahara
untuk dibuat pelunasan atau
menolak/meminta revisi kuitansi pengeluaran
Online Pembayaran Definitif (Payroll)




Entry Data Penerima Gaji/Honor Rutin, hanya sekali, meliputi: NIP,
Nama pegawai, No Rek, No Telp, kategori PTKP, pembebanan
RKAT dll. (dengan mengambil data dari HRIS).
Definisikan Gaji/Honor rutin yang diterima masing-masing
pegawai sesuai tanggung jawabnya
Definisikan Potongan Gaji/Honor Rutin setiap gaji/honor yang
diterima oleh masing-masing pegawai (Tabungan Hari Tua,
Asuransi Kesehatan, Pajak dll.)
Ajukan Honor rutin ke Direktorat Keuangan sesuai jadwal yang
telah ditentukan.
Workflow Definitif Honor Rutin
Permohonan Persetujuan
PUMK
1.
2.
3.
4.
Bank
Kirim Permohonan Definitif
Permintaan Revisi
Atasan PUMK
Buat Daftar Penerima Upah
Definisikan Honor Rutin
Definisikan Potongan
Pengajuan Honor Rutin
Permintaan Revisi
5. Menyetujui/menolak
pengajuan gaji
Verifikator
6. Menyetujui/menolak
pengajuan gaji
10. Bank mentransfer ke masing2 rek
Kasi Verifikasi
Perintah Transfer
Persetujuan Pembayaran
Bendahara Pengeluaran
9. Mengirim dafar transfer ke Bank
Definitif Honor Rutin telah diverifikasi
Permohonan Persetujuan
Otorisator Pembayaran
Dirkeu/Sekdir Keu/Kasubdit P
8. Menyetujui/menolak
pengajuan gaji
7. Menyetujui/menolak
pengajuan gaji
Workflow Definitif Pengadaan Barang/Jasa
Permohonan Persetujuan
Permintaan Revisi
PUMK
1.
2.
3.
4.
5.
Kirim Permohonan Advis Bayar
Atasan PUMK
Entry Kontrak Pekerjaan
Definisikan Pembebanan RKAT
Definisikan Termin Pembayaran
Definisikan Pajak yang dibebankan
Buat Draft Advis Bayar ,
upload dokumen pendukung , ajukan ke atasan PUMK
Verifikator
Definitif Kontrak Kerja telah diverifikasi
7. Verifikasi Kontrak Pekerjaan
6. Menyetujui/menolak
advis bayar Kontrak
8. Menyetujui/menolak
pengajuan gaji
Kasi Verifikasi
Rekanan
Persetujuan Pembayaran
11. Menerima Pembayaran
Transfer
Pembayaran Ke
Rekanan
Permohonan Persetujuan
Otorisator Pembayaran
Dirkeu/Sekdir Keu/Kasubdit P
Bendahara Pengeluaran
10. Transfer Definitif yang telah ACC Bayar
9. Menyetujui/menolak
Definitif Kontrak Kerja
Rencana Implementasi






Struktur Organisasi?
Proses Bisnis existing/telah berjalan?
Unit-unit yang akan UMK ke Fakultas/SPS/SV?
Jenjang/Leveling Verifikasi dan Otorisasi Pembayaran?
Aturan/Kebijakan terkait yang berlaku?
Output Format Dokumen Pengeluaran/Kuitansi?
Terima Kasih
Pengajuan UMK
Verifikasi UMK oleh Verifikator
Verifikator
bisa
memantau
UMK dan SPJ
Pengesahan UMK oleh Atasan PUMK
Halaman
pengesahan
UMK oleh
atasan
Persetujuan Pembayaran
Persetujuan
Pembayaran
Daftar UMK Siap Bayar
Daftar UMK
Siap Bayar
(menu di
bendahara)
Pembuatan SPJ
Menu di user
PUMK untuk
membuat
draft SPJ
beserta
rekap-rekap
yang
dibutuhkan
Entry Penerima Gaji
Antarmuka
entry
Penerima Gaji
Pendefinisian Gaji
Antarmuka
Pendefinisian
Gaji
Pengajuan Gaji
Antarmuka
Pengajuan
Gaji
Verifikasi Advis Bayar Gaji
Antarmuka
Verifikasi
Advis Bayar
Upah
Tambah Kontrak Pekerjaan
Antarmuka
Tambah
Kontrak
Pekerjaan
Entry Detail Kontrak Pekerjaan
Antarmuka
Tambah
Kontrak
Pekerjaan
Entry Pembebanan RKAT
Antarmuka
Tambah
Kontrak
Pekerjaan
Entry Termin Pembayaran
Antarmuka
Tambah
Kontrak
Pekerjaan
Pengajuan Advis Bayar Kontrak Pekerjaan
Antarmuka
Tambah
Kontrak
Pekerjaan
Pengesahan SPJ oleh Atasan PUMK
Antarmuka
Tambah
Kontrak
Pekerjaan
Antrian Verifikasi SPJ
Antrian SPJ
yang harus
diverifikasi
View Detail Verifikasi SPJ
View Detail
Verifikasi SPJ
Persetujuan Verifikasi SPJ
Persetujuan
Verifikasi SPJ
Persetujuan Bendahara
Persetujuan
Bendahara
Verifikasi HR RUtin
Halaman
Verifikasi HR
Rutin
Pengesahan Verifikasi HR Rutin
Pengesahan
Verifikasi HR
Rutin
Corporate Internet Banking





Terintegrasi dengan Simkeu UGM (H2H)
Akses dan Proses secara realtime berbasis web
Memungkinkan penentuan tingkatan otorisasi
Notifikasi via email (push mail)
Monitoring transaksi secara realtime
SKEMA INTEGRASI PEMBAYARAN
Secure Network
Transfer encripted payment data
generate
Encripted
Payment Data
Autoload
notification of successful payments
Rencana Modul CMS UGM
MT940
MT940
Report:
• Balance Inqury
•Transaction Inquiry
•Account Statement
•Advice Printing
Lap Penerimaan/
Pengeluaran Konsolidasi
•Download Report
MT940
.
.
.
MT940