evaluasi pengendalian internal atas proses produksi pada pt. dita

EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
ATAS PROSES PRODUKSI PADA PT. DITA
DAYA GUNA
Friskha
Jl. Srengseng kelapa dua No. 38 Rt. 001/006
Kembangan, Jakarta Barat 021 – 5859967
[email protected]
Dosen Pembimbing: Hery Gunawan,
M.M.
ABSTRAK
Proses produksi merupakan bagian yang sangat penting untuk keberlangsungan hidup suatu
perusahaan manufaktur. Tidak adanya atau tidak efektifnya suatu proses produksi akan menghambat
aktivitas penjualan di perusahaan manufaktur dan membuat kerugian bagi perusahaan. oleh sebab itu,
untuk menjaga agar proses produksi berjalan dengan baik dibutuhkannya pengendalian internal yang
memadai untuk menilai proses tersebut. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan evaluasi
terhadap pengendalian internal atas proses produksi yang dilakukan oleh PT. Dita Daya Guna.
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan melakukan pengamatan, wawancara, analisis,
dan kuisioner. Sumber data yang digunakan adalah data primer. Dari penelitian yang dilakukan, dapat
diperoleh bahwa masih terdapat kelemahan-kelemahan dalam pengendalian internal yang dilakukan
oleh PT. Dita Daya Guna. Hal ini ditunjukkan dengan tidak adanya pemisahan tugas antara bagian
produksi dan persediaan serta kurangnya dokumen pendukung untuk mendukung keefektifan proses
produksi. (F)
Kata kunci: Proses Produksi, Pengendalian Internal.
PENDAHULUAN
Dalam dunia bisnis baik di Indonesia ataupun di negara lain, persaingan antar perusahaan dari
tahun ke tahun semakin lama semakin ketat sehingga menuntut perusahaan untuk mampu bertahan
dan berkompetisi dengan pesaingnya. Perusahaan dapat meningkatkan kemampuan bersaingnya
dengan terus-menerus memperbaiki kegiatan operasional agar tetap bertahan. Salah satu perbaikan
yang dapat dilakukan adalah pada pengendalian internal perusahaan sehingga menigkatkan efisiensi
dan efektivitas kegiatan operasional. Selain dengan pengendalian internal yang baik, perusahaan juga
harus menghasilkan produk-produk unggul mereka dan menghasilkan berbagai inovasi terbaru. Selain
itu perusahaan juga harus dapat meningkatkan kualitas produk dan jasa mereka.
Pada dasarnya tercapainya tujuan perusahaan tidak hanya tergantung pada peralatan modern,
sarana dan prasarana yang lengkap, tetapi justru lebih tergantung pada bagaimana manajemen
melaksanakan pekerjaan tersebut dan melakukan pengendalian internal yang baik bagi karyawannya.
Keberhasilan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh kualitas kerja anggotanya dalam menghasilkan
setiap produk yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya. Setiap organisasi maupun
perusahaan akan selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas produk mereka dengan harapan apa
yang menjadi tujuan perusahaan akan tercapai. Perusahaan yang terus berkembang dan mampu
bersaing dengan perusahaan lainnya adalah yang memiliki sistem pengendalian internal yang baik
didalamnya.
Pada perusahaan manufaktur kelangsungan hidup perusahaan tergantung pada kegiatan
utamanya yaitu mengola bahan baku atau bahan mentah menjadi barang jadi atau bisa disebut dengan
proses produksi. Produksi merupakan salah satu kegiatan penting dalam suatu perusahaan. Untuk
mencapai hasil produksi dengan kualitas yang baik dan dengan biaya yang efisien, perusahaan harus
cepat tanggap dalam mengumpulkan informasi yang berguna sehingga diperoleh keputusan yang
tepat. Salah satu faktor yang mempengaruhi optimalisasi produksi adalah dengan adanya pengelolaan
persediaan bahan baku yang terkendali, sehingga diperlukan adanya suatu perencanaan untuk
mendapatkan hasil produksi yang optimal. Efektifitas dan efisiensi pada proses produksi juga dapat
tercipta jika manajemen dapat mengolah secara maksimal seluruh sumber daya yang dimiliki
perusahaan berupa sumber daya manusia, sumber daya modal, sumber daya mesin dan sumber daya
lainnya.
Dalam proses produksi perusahaan manufaktur membutuhkan perencanaan, pengendalian, dan
pertimbangan yang matang, seperti bagaimana kondisi bahan baku digudang, kapan bahan baku harus
dipesan, sampai pada proses produksi. Agar dapat menjamin bahwa seluruh kegiatan produksi
perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan sistem yang ditetapkan, maka diperlukan prosedur yang
dapat mengawasi dan menekan kemungkinan akan munculnya hal-hal yang dapat merugikan
perusahaan yaitu berupa pengendalian-pengendalian terhadap sistem dan proses yang digunakan,
terutama terhadap prosedur pengadaan bahan baku, proses produksi dan penyerahan barang jadi ke
gudang.
Di dalam perusahaan terdapat banyak fungsi yang berhubungan dengan pengawasan produksi,
dimana masing-masing fungsi tersebut terkait satu dengan yang lainnya. Ada beberapa fungsi dalam
perusahaan yang memiliki peran penting dalam menjaga kelangsungan hidup perusahaan seperti
fungsi produksi dengan fungsi penjualan. Oleh karena itu, kebutuhan akan produksi untuk operasi
dengan biaya yang lebih rendah dapat meningkatkan kualitas produktifitas dan menciptakan produk
baru telah menjadi kekuatan yang mendorong perusahaan untuk melakukan berbagai terobosan baru,
baik yang ditinjau dari segi kuantitas ataupun dari segi kualitas hasil kerja maupun batas waktu yang
ditargetkan atau sebagai produk akhir suatu kegiatan dalam operasi yang telah mencapai tujuannya.
Adanya tingkat persaingan yang semakin ketat, menuntut PT Dita Daya Guna untuk mampu
bertahan dan berkompetisi dengan perusahaan sejenis lainnya. Salah satu cara yang dapat ditempuh
agar mampu bertahan dalam persaingan adalah melakukan pengendalian internal dan berbagai proses
produksi dengan lebih baik. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas produk agar lebih unggul
dari pesaing dan pelanggan dapat memberikan kepercayaan penuh terhadap perusahaan. Dengan
demikian target perusahaan akan tercapai sesuai dengan tujuan yang direncanakan sebelumnya.
Dari berbagai penjelasan diatas dengan demikian PT. Dita Daya Guna dipilih sebagai obyek
untuk melakukan penelitian lebih lanjut, dimana perusahaan ini bergerak dibidang produksi instalasi
panel listrik (PUTR). Pengumpulan data-data yang kemudian akan dianalisa dilakukan dengan
interview kepada pihak yang bersangkutan, dan observasi langsung ke pabrik. Berdasarkan latar
belakang yang telah dipaparkan maka penelitian ini dilakukan dengan judul: “EVALUASI
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PROSES PRODUKSI PADA PT. DITA DAYA GUNA”.
METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian adalah sekumpulan peraturan, kegiatan, dan prosedur yang digunakan
sebagai pendekatan umum untuk mengkaji topik suatu penelitian. Metodologi juga merupakan analisis
teoritis mengenai suatu cara atau metode. Kegunaan penelitian dapat dipergunakan untuk memahami
masalah, memecahkan masalah, dan mengantisipasi masalah. Memahami masalah, data yang
diperoleh dari penelitian digunakan untuk memperjelas suatu masalah atau informasi yang tidak
diketahui dan selanjutnya diketahui. Memecahkan masalah, data yang diperoleh dari penelitian
digunakan untuk meminimalkan atau menghilangkan masalah. Mengantisipasi masalah, data yang
diperoleh dari penelitian digunakan untuk mengupayakan agar masalah tersebut tidak terjadi.
Sumber data pada penelitian ini adalah data primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung
dengan survey lapangan yang menggunakan semua metode pengumpulan data original melalui
kuisioner yang diberikan kepada direktur PT. Dita Daya Guna.
Penelitian yang akan dilakukan yaitu penelitian untuk mengevaluasi pengendalian internal atas
proses produksi pada PT. Dita Daya Guna. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah
metode kualitatif dan diperlukannya data berdasarkan metode yang digunakan sebagai berikut:
1. Studi Literatur (Literature Research)
Penelitian ini dilakukan agar memperoleh data, dari buku-buku, literatur, dan juga sumbersumber lainnya sehubungan dengan masalah yang diteliti untuk memperoleh landasan teori.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian ini dilakukan dengan cara mengamati, meneliti, serta mempelajari dan mencatat
cara kerja dari suatu sistem pengendalian secara fakta sehingga bisa dijadikan sebagai alat
untuk pengumpulan data. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
a. Pengamatan (Observation)
Pengamatan ini dilakukan secara langsung untuk melengkapi data yang diperlukan serta
mengamati proses produksi PT. Dita Daya Guna.
b. Wawancara (Interview)
Melakukan wawancara langsung kepada pimpinan serta staf yang berwenang yang
berkaitan langsung dengan operasional proses produksi PT. Dita Daya Guna.
c. Dokumentasi (Documentation)
Mempelajari catatan serta dokumen perusahaan untuk mendapatkan data yang relevan.
d. Analisis (Analysis)
Membandingkan informasi yang ada dari informasi yang didapat, dengan kebijakan
perusahaan.
HASIL DAN BAHASAN
Dalam proses produksinya PT. Dita Daya Guna memulai dengan melakukan pembuatan
kotak panel, pengecatan kotak panel, proses busbar (mekanikal), proses wiring (pengkabelan), dan
proses packing. Pengendalian internal dilakukan oleh PT. Dita Daya Guna saat memulai proses
tersebut.
1. Pembuatan kotak panel
Pembuatan kotak panel adalah proses dimana perusahaan membuat sebuah wadah atau
tempat yang berguna untuk menyimpan komponen-komponen dari setiap material yang
dibutuhkan untuk menjadi sebuah panel listrik yang dapat digunakan. Biasanya perusahaan
membutuhkan waktu kurang lebih satu minggu untuk pembuatan kotak ini. Material yang
digunakan untuk pembuatan kotak panel adalah material yang sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan seperti plat besi yang digunakan yaitu berukuran 2mm untuk free standing panel, dan
1.6mm untuk wall mounting panel. Perusahaan menggunakan plat besi dengan ukuran tersebut
untuk menjaga ketebalan kotak agar tidak mudah rusak. Hal ini dilakukan untuk tetap menjaga
kualitas dan nama baik perusahaan dimata konsumen, serta untuk menjaga hubungan
berkelanjutan terhadap konsumen.
2.
3.
4.
5.
Pembuatan kotak panel ini menggunakan plat besi yang dikirim dari gudang ke bagian
produksi dengan mengirimkan memo terlebih dahulu dari bagian produksi ke bagian gudang.
Setelah bagian gudang mendapatkan memo dengan otorisasi kepala bagian produksi maka
bagian gudang akan mengirimkan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian produksi.
Pengecatan kotak panel
Pengecatan kotak panel adalah suatu proses pewarnaan pada wadah atau tempat panel yang
telah selesai dibuat. Proses ini berguna untuk menghindari kotak dari kerusakan seperti berkarat
dan untuk memperindah tampilannya. Waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk proses ini
biasanya kurang lebih dua hari sampai dua minggu. Selain untuk mengecat kotak, waktu ini
digunakan perusahaan untuk melakukan pemeriksaan pada cat untuk memastikan hasil dari
proses ini benar-benar berkualitas baik. Cat yang digunakan oleh perusahaan adalah cat standar
yang aman dan sesuai prosedur yaitu powder coating rall 7032.
Proses busbar
Proses busbar atau mekanikal merupakan proses pemasangan tembaga yang disesuaikan
dengan ukuran panel. Tembaga-tembaga yang akan disusun tersebut diletakkan pada mounting
box panel (dudukan panel). Proses pengerjaan ini membutuhkan waktu kurang lebih tiga hari.
Proses ini dilakukan oleh mekanik profesional yang ahli dalam bidang ini, karena jika bukan
orang yang biasa mengerjakan proses ini risiko terjadinya kesalahan akan lebih tinggi. Dengan
demikian perusahaan tidak memberikan bagian ini kepada orang yang belum terlatih dan
mempunyai pengalaman dibidang ini.
Proses wiring
Proses ini merupakan bagian dimana tembaga-tembaga pada kotak panel yang sudah
dipasang diatur sesuai dengan sistem yang diminta oleh konsumen seperti untuk AC,
penerangan, dan lain sebagainya. Dalam proses wiring atau pengkabelan ini perusahaan
membutuhkan waktu kurang lebih empat hari untuk pengerjaannya dan tergantung dengan
ukuran panel yang dipesan oleh pelanggan. Proses ini juga dilakukan oleh karyawan ahli yang
memiliki pengetahuan khusus tentang komponen-komponen tersebut. Perusahaan tidak
mempercayakan proses ini kepada karyawan yang belum ahli, hal ini dilakukan untuk
menghindari kesalahan pemasangan yang mengakibatkan arus pendek listrik.
Proses packing
Proses packing atau pengemasan merupakan proses pengepakan barang sebelum perusahaan
mengirimkan panel kepada pelanggan. Pengemasan dilakukan untuk melindungi panel dari risiko
terjadinya kerusakan pada saat pengiriman. Panel tersebut dikemas dengan rapi dan aman serta
manggunakan standar pengepakan yang dimiliki oleh perusahaan. Packing dilakukan setelah
semua tahapan proses produksi selesai dilakukan. Biasanya perusahaan membutuhkan waktu dua
minggu sampai satu bulan untuk menyelesaikan seluruh pesanan panel dalam satu project
tergantung pada ukuran dan jumlah panel yang dipesan. Apabila panel akan dikirimkan ke luar
daerah jabodetabek, perusahaan akan menggunakan jasa asuransi untuk memastikan panel
sampai di customer dengan selamat tanpa ada cacat sedikitpun. Dan untuk meyakinkan
pelanggan bahwa panel yang dipesan akan tetap aman selama dalam perjalanan.
Kekurangan dalam proses ini adalah bagian pengkabelan atau wiring tidak mengirimkan
form keluar barang untuk bagian pengemasan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah adanya
kehilangan barang saat dilakukan proses pengemasan. Dengan adanya formulir ini maka
distribusi keluar barang pada kegiatan produksi lebih jelas dan terdapat bukti yang jelas dengan
adanya tanda tangan atau paraf yang tertera di formulir tersebut sebagai bentuk pertanggung
jawaban dari karyawan yang bersangkutan.
Dari aktivitas produksi diatas terdapat kelemahan pada pengendalian proses tersebut karena
perusahaan tidak menggunakan form atau kartu perpindahan dari proses satu ke proses lainnya.
Karena salah satu tujuan diadakannya dokumen-dokumen ini adalah untuk menyusun laporan
pertanggungjawaban dan sebagai alat pembuktian akan adanya proses tersebut. Oleh karena itu, setiap
perpindahan proses harus didokumentasikan dan dicatat dalam kartu perpindahan yang berguna untuk
mengidentifikasikan produk-produk apa saja yang dipindah lokasikan serta kapan waktu
pemindahannya. Jika tidak, terbuka peluang untuk melakukan rekayasa sehingga pertanggungjawaban
dan pembuktian proses produksinya tidak sesuai dengan keadaan atau kejadian sebenarnya.
Hasil evaluasi pengendalian internal atas proses produksi seperti yang telah dijelaskan di atas
didasarkan pada 5 (lima) komponen pengendalian internal COSO yang saling berhubungan. Lima
komponen-komponen COSO yaitu lingkungan pengendalian (control environment), penaksiran risiko
(risk assessment), aktivitas pengendalian (control activities), informasi dan komunikasi (information
and communication), dan pemantauan (monitoring). Sebelum melakukan evaluasi atas komponen
pengendalian internal yang terdapat dalam COSO, terlebih dahulu dilakukannya evaluasi umum
terhadap pengendalian internal yang ada pada bagian produksi PT. Dita Daya Guna.
1.
2.
3.
4.
Desain produk
Desain produk adalah langkah awal pemantauan yang dilakukan oleh kepala divisi
produksi, karena ini merupakan bagian awal dalam menentukan panel yang akan di produksi.
Tujuan dari aktivitas ini adalah mendesain sebuah panel yang memenuhi permintaan dalam
hal kuantitas, ketahanan, dan fungsi panel. Proses perancangan produk pada PT. Dita Daya
Guna cukup sederhana.
Perancangan produk membutuhkan dua dokumen yaitu Bill of material dan Operation
list. Dengan adanya kedua dokumen tersebut akan menjawab permasalahan yang dihadapi
terkait dengan perhitungan biaya dan lama pengerjaan dari sebuah produk. Berdasarkan
informasi yang didapat, PT. Dita Daya Guna menjalankan proses produksi mereka sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi keterlambatan produksi dan
kesalahan dalam menentukan biaya produksi dapat dihindari karena bagian pembelian
perusahaan selalu mengupdate harga-harga bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi
panel. Sehingga hal-hal yang dapat merugikan perusahaan seperti kepuasan konsumen
berkurang akibat harga dan kualitas produk tidak sesuai dapat dihindari.
Perencanaan dan penjadwalan produksi
Proses perencanaan dan penjadwalan produksi PT. Dita Daya Guna telah berjalan
dengan baik hal ini dilihat dengan adanya perencanaan yang matang atas produksi panel
dengan membuat gambar persetujuan yang diajukan kepada pelanggan terlebih dahulu dan
melakukan teknikal klarifikasi untuk memastikan panel yang akan diproduksi sesuai dengan
permintaan dan kebutuhan pelanggan. Penjadwalan produksi yang dilakukan juga telah
efektif dengan lama produksi yang dibutuhkan selalu sesuai dengan yang dijadwalkan,
sehingga pengiriman yang dilakukan untuk pelanggan selalu dilakukan tepat pada waktu
yang telah disepakati bersama.
Selain itu proses perencanaan dan penjadwalan produksi dapat berjalan efektif apabila
terdapat surat perintah kerja dengan persetujuan dan otorisasi yang memadai atas perintah
produksi tersebut. Persetujuan dan otorisasi ini merupakan bagian dari pengendalian lainnya
untuk mencegah kelebihan, kekurangan, ataupun kesalahan dalam produksi. Namun PT. Dita
Daya Guna belum menerapkan dengan baik akan hal ini. Perusahaan tidak memberikan surat
perintah kerja secara formal kepada bagian produksi mereka.
Operasi produksi
Operasi produksi yang dilakukan oleh PT. Dita Daya Guna berjalan dengan baik dengan
alur produksi yang berurutan mulai dari pembuatan kotak panel, pengecatan kotak panel,
proses mekanikal, proses pengkabelan, hingga proses pengemasan. Hal ini karena proses
perakitan bahan baku menjadi barang setengah jadi hingga menjadi barang siap jual tidak
memakan waktu yang lama. Semua proses produksi didistribusikan dengan baik oleh bagianbagian yang bertanggungjawab akan tugasnya masing-masing. Namun kekurangan dari
bagian ini adalah tidak adanya dokumen pemindahan barang dari bagian satu kebagian
lainnya. Ini membuat pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan pada bagian produksi
kurang baik, karena dengan tidak adanya dokumen pemindahan dapat menimbulkan risiko
kehilangan barang dan perpindahan selanjutnya dari bahan baku disepanjang pabrik tidak
dapat didokumentasikan dan diidentifikasi produk apa yang dipindahkan, serta kapan waktu
perpindahannya.
Akuntansi Biaya
Tujuan utama dari akuntansi biaya ini yaitu memberikan informasi untuk perencanaan,
pengendalian, dan evaluasi kinerja produksi; memberikan data biaya yang akurat mengenai
produk yang akan digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk; dan
mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan
serta nilai harga pokok penjualan yang muncul dilaporan keuangan perusahaan.
Pemrosesan dan pencatatan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat menurunkan
efektifitas penjadwalan produksi dan dapat merusak kemampuan pihak manajemen untuk mengawasi
dan mengendalikan operasi produksi. Kesalahan pencatatan dan memasukkan data dapat
mengakibatkan data biaya menjadi tidak akurat. Sejauh ini pada divisi pembelian PT. Dita Daya Guna
dapat memberikan informasi data biaya yang akurat mengenai bahan baku yang akan digunakan untuk
memproduksi panel. Karena bagian pembelian selalu mengupdate harga-harga bahan baku dari
supplier dan selalu melakukan pencatatan biaya dengan teliti. Data biaya tersebut akan digunakan
untuk menghitung harga pokok penjualan yang akan muncul pada laporan keuangan perusahaan.
Evaluasi Lingkungan Pengendalian
1.
2.
3.
Integritas dan etika
Perusahaan yang baik harus bisa meningkatkan standar atas integritas dan etika
karena hal ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam sebuah bisnis dan sebagai
tolak ukur penilaian masyarakat umum atas kualitas dari perusahaan tersebut. Faktor ini
dapat berfungsi efektif sebagai sarana kendali sehingga perlu adanya aturan perilaku,
dibangun suasana etika dan keteladanan serta adanya penegakan disiplin untuk
mencegah karyawan melakukan tindakan tidak jujur, ilegal, atau tidak etis. Dalam
rangka menekankan pentingnya integritas dan nilai etika di antara semua karyawan di
dalam perusahaan, pimpinan, dan anggota manajemen puncak lainnya harus
mendemontrasikan integritas dan mempraktikan standar yang tinggi dari perilaku etis,
mengkomunikasikan kepada semua karyawan kebijakan-kebijakan dan kode etik
perilaku, memberikan bimbingan moral kepada karyawan serta mengurangi atau
menghilangkan intensif dan godaan yang dapat mengarahkan karyawan untuk
melakukan tindakan tidak etis.
PT. Dita Daya Guna selalu mengkomunikasikan standar nilai perilaku perusahaan
kepada seluruh karyawan. Manajemen selalu mengkomunikasikan kepada seluruh
karyawan tentang kode etik perilaku serta memberikan contoh perilaku yang etis kepada
setiap karyawan seperti bersikap ramah, saling menghormati, jujur dan menjunjung
tinggi disiplin kerja sehingga menjadi contoh yang baik kepada karyawan, hal ini
dimaksudkan agar setiap karyawan memiliki tanggung jawab penuh terhadap
perusahaan. Manajemen mengkomunikasikan hal ini dengan selalu mengadakan diskusi
setiap bulannya tentang keluhan pekerjaan yang dialami oleh masing-masing karyawan.
Penerapan integritas dan kode etik pada perusahaan sudah berjalan dengan cukup
baik, karena setiap karyawan baik pimpinan maupun karyawan lain sangat menunjung
tinggi integritas dan nilai etis dalam perusahaan sehingga semua berjalan sesuai dengan
prosedur yang telah dibuat oleh manajemen.
Komitmen terhadap kompetensi
Komitmen terhadap kompetensi merupakan sebuah standar perusahaan dalam
melakukan standarisasi tingkat pendidikan pada setiap karyawannya. Komitmen
terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan
keahlian yang diperlukan, pelatihan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk
mengembangkan kompetensi tersebut. Dengan adanya standar yang telah ditetapkan,
karyawan diharapkan dapat menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan
tingkat pengetahuan dan keahlian yang dimiliki.
PT. Dita Daya Guna memiliki karyawan dari berbagai macam latar belakang tingkat
pendidikan yang berbeda-beda. Bidang pekerjaan karyawan diberikan sesuai dengan
tingkat pendidikan mereka, seperti pada bagian pembuatan kotak panel, pengecatan
kotak panel, dan pengemasan perusahaan tidak mementingkan latar belakang tingkat
pendidikan mereka. Tetapi untuk bagian mekanikal dan pengkabelan perusahaan
memberikan batasan pendidikan pada karyawan yaitu minimal tingkat pendidikan akhir
adalah Sekolah Tinggi Mesin dan memiliki pengalaman sebelumnya dalam bidang
mekanikal dan pengkabelan. Hal ini dilakukan karena pada bagian pengkabelan dan
mekanikal dibutuhkan keahlian dan pengetahuan khusus untuk melakukannya.
Dengan demikian aktivitas yang terjadi dibagian produksi perusahaan menjadi lebih
lancar karena setiap karyawan mengerti akan tugas yang harus dilaksanakan dan
memang memilki keahlian yang dibutuhkan. Hal ini membuat waktu yang digunakan
dalam memberikan pembelajaran lebih cepat dan hemat, sehingga kinerja perusahaan
dapat meningkat.
Penerapan komitmen terhadap kompetensi di dalam perusahaan belum sesuai
dengan teori komitmen terhadap kompetensi yang ada di dalam unsur dari komponen
pengendalian internal COSO. Komitmen perusahaan terhadap kompetensi telah
dijalankan dengan cukup baik karena perusahaan menetapkan kompetensi karyawan
terhadap pekerjaannya, tetapi perusahaan tidak melakukan pengembangan terhadap
kompetensi yang dimiliki oleh karyawan dengan tidak melakukan berbagai pelatihan
untuk meningkatkan kompetensi karyawan.
Pimpinan yang kondusif
4.
5.
6.
Lingkungan pengendalian yang baik harus memiliki pimpinan yang kondusif.
Sedangkan pimpinan yang kondusif dapat diartikan sebagai situasi dimana pemimpin
yang bijaksana dalam mengambil setiap keputusan didasarkan pada data hasil penilaian
risiko serta selalu merespon secara positif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan
keuangan, penganggaran, program dan kegiatan, menetapkan manajemen berbasis
kinerja, serta adanya perlindungan terhadap aset dan informasi.
Pimpinan pada PT. Dita Daya Guna selalu memonitor kinerja karyawan dibagian
produksi. Dari mulai perusahaan mengajukan gambar persetujuan kepada customer,
melakukan teknikal klarifikasi hingga pada akhir proses produksi selesai pimpinan
perusahaan selalu melakukan kontrol pada aktivitas tersebut. Pimpinan selalu
memastikan gambar panel yang telah dibuat sesuai dengan permintaan pelanggan
dengan melakukan teknikal klarifikasi. Pimpinan juga selalu menerima dengan positif
berbagai kritik dan saran dari pelanggan dan akan dijadikan sebagai masukan untuk
melakukan perbaikan pada pengendalian mereka. Dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa pada faktor ini perusahaan telah melakukannya dengan baik dan efektif.
Pembentukan struktur organisasi
Struktur organisasi pada hakikatnya merupakan cermin miniatur organisasi. Struktur
organisasi merupakan proses penetapan struktur peran melalui penentuan kegiatan yang
harus ditempuh untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi serta bagian-bagiannya.
Salah satu kelebihan atas faktor struktur organisasi adalah adanya kerangka tertulis
tentang struktur organisasi perusahaan sehingga setiap bagian dan karyawan mengetahui
kepada siapa mereka harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan mereka.
Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Dita Daya Guna telah menunjukkan
tingkatan tanggung jawab yang ada di setiap bagian. Hal ini dapat membantu karyawan
untuk lebih memahami tanggung jawab mereka sesuai dengan kebijakan dan prosedur
yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan membuat aktivitas yang ada di perusahaan
dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian kesimpulan pada faktor ini telah cukup
baik.
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
PT. Dita Daya Guna mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada
karyawan engineering untuk mengatur bawahan mereka di bagian produksi. Wewenang
diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam
rangka pencapaian tujuan. Karyawan yang diberikan wewenang memahami bahwa
wewenang dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain yang berkaitan.
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab ini berkaitan dengan pembentukan
struktur organisasi yang dibuat oleh perusahaan, maka dari itu perlu dilakukan analisis
secara berkala tentang bentuk struktur yang tepat dan sesuai. Meskipun struktur
organisasi PT. Dita Daya Guna dirancang sesuai dengan kebutuhan pemberian
wewenang dan tanggung jawab kepada karyawan yang tepat tetapi pelu diadakannya
analisis untuk menilai apakah wewenang dan tanggung jawab yang diberikan sudah
dilakukan dengan baik oleh karyawan.
Manajemen memberikan tanggung jawab kepada kepala bagian engineering untuk
melakukan pengendalian atas proses produksi perusahaan. Seorang teknisi yang
melakukan proses mekanikal dan pengkabelan akan diawasi oleh engineering.
Kebijakan dan praktik pembinaan SDM
Suatu organisasi bertumpu pada alokasi dan pengorganisasian sumber daya manusia
yang ditampakkan melalui penetapan struktur organisasi, mekanisme kepemimpinan
yang dijalankan berikut budaya perusahaan. Pengendalian internal dapat menjadi efektif
apabila kebijakan dan prosedur yang diterapkan dapat meningkatkan kualitas sumber
daya manusia agar lebih andal, profesional, efektif, dan efisien.
PT. Dita Daya Guna memiliki kebijakan dan praktik pembinaan SDM yang cukup
baik yaitu karyawan yang dipekerjakan sudah memiliki pengalaman dan ahli
dibidangnya masing-masing. Perusahaan merekrut karyawan dibidang mekanikal dan
pengkabelan dengan standar minimal tingkat pendidikan adalah Sekolah Tinggi Mesin.
Karyawan yang memang memiliki kemampuan tinggi dan ahli ditempatkan sebagai
kepala divisi dan membina karyawan-karyawan paruh waktu yang direkrut oleh
perusahaan.
Kelemahan dari indikator ini yaitu perusahaan merekrut banyak pekerja paruh
waktu yang dipekerjakan ketika banyak pesanan. Hal ini menjadi kelemahan karena
pekerja paruh waktu yang tidak memiliki banyak pengalaman harus selalu dibina dan
diawasi dengan ketat untuk menghindari risiko kesalahan pengerjaan. Hal ini menjadi
tidak efektif karena pada saat proses produksi dilakukan maka karyawan harus bekerja
secara fokus dengan tidak memberikan pengajaran pada satu per satu karyawan paruh
waktu karena ini membutuhkan banyak waktu dan membuat proses produksi menjadi
tidak efektif.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Lingkungan Pengendalian
Integritas dan etika
Komitmen terhadap kompetensi
Pimpinan yang kondusif
Pembentukan struktur organisasi
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
Kebijakan dan praktik pembinaan SDM
Efektif
v
v
v
v
v
Tidak Efektif
v
Dari evaluasi tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa lingkungan pengendalian yang terdapat di
PT. Dita Daya Guna dapat berjalan secara efektif. Perusahaan juga telah memahami dan menerapkan
lingkungan pengendalian dalam perusahaan dengan baik. Namun perusahaan harus melakukan
perbaikan pada saat terdapat lebih banyak pesanan dari pada biasanya. Perusahaan harus mengurangi
pekerja paruh waktu dengan menerima mereka sebagai karyawan kontrak atau tetap dan memberikan
pelatihan kepada mereka. Sehingga jika pesanan yang diterima dari pelanggan meningkat, PT. Dita
Daya Guna telah memiliki karyawan yang terlatih. Selain itu untuk lingkungan pengendalian ini
perusahaan harus membuat pengukuran kinerja untuk tiap karyawan. Hal ini dilakukan untuk
mengetahui kinerja masing-masing karyawan dan untuk melakukan perbaikan sehingga dapat
mendukung proses produksi agar menghasilkan produk yang lebih berkualitas.
Evaluasi Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko harus mempertimbangkan risiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi
yang terjadi didalam maupun diluar sebuah organisasi. Setiap perusahaan harus bisa mendeteksi risiko
yang dapat terjadi sewaktu-waktu dan siap dengan berbagai solusi yang disediakan. Dimulai dengan
melihat kesesuaian antara tujuan kegiatan yang dilaksanakan dengan tujuan sasarannya serta
kesesuaian dengan tujuan strategi yang ditetapkan. Adapun risiko-risiko yang telah diantisipasi oleh
PT. Dita Daya Guna:
1. Resiko terhadap human error
Human error terjadi karena unsur ketidaksengajaan dalam praktik sumber daya manusia. Hal
ini dapat terjadi karena kurangnya pelatihan pada karyawan part time yang dilakukan di
bagian produksi sehingga kemungkinan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan semakin
besar. Selain itu tidak adanya surat perintah kerja secara formal atau tertulis mengakibatkan
kesalahan yang tidak disengaja dapat terjadi. Perusahaan hanya memberikan perintah kerja
secara informal yang disampaikan langsung kepada karyawan. Biasanya human error di
bagian produksi pada PT. Dita Daya Guna terjadi pada saat pembuatan kotak yang tidak
sesuai dengan standar perusahaan. Selain itu untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan
human error perlu dilakukan pemantauan terhadap proses produksi.
2. Risiko terhadap kosongnya bahan baku
PT. Dita Daya Guna melakukan beberapa solusi yang disiapkan untuk menghadapi berbagai
risiko yang terjadi. Pada keadaan risiko kosongnya bahan baku saat terdapat pesanan dari
pelanggan, perusahaan mengganti bahan baku yang biasanya dipakai dengan merk lain
dengan fungsi yang sama namun dengan kualitas bahan yang berbeda. Penggantian merk
bahan baku ini dilakukan dengan persetujuan konsumen terlebih dahulu agar konsumen tidak
merasa dibohongi dengan kualitas panel yang berbeda. Pada risiko ini perusahaan dapat
mengatasinya dengan baik, sehingga proses produksi tetap berjalan dengan lancar jika terjadi
hal seperti ini.
3. Risiko terhadap kerusakan produk sebelum tiba di pelanggan
Dalam melakukan pengiriman barang ke pelanggan di luar daerah, PT. Dita Daya Guna
mempergunakan jasa pengiriman barang. Apabila terjadi kerusakan untuk barang pada saat
pengiriman maka PT. Dita Daya Guna tidak menjamin atau bertanggung jawab atas
kerusakan tersebut karena saat barang keluar dari perusahaan dalam kondisi baik dan layak
jual. Selain itu untuk mengantisipasi atas kerusakan barang, PT. Dita Daya Guna juga telah
mengasuransikan produk mereka pada pengiriman di luar jabodetabek. perusahaan juga
mengantisipasi keadaan ini dengan melakukan pengemasan panel sesuai standar keamanan,
yaitu memberikan kemasan kedap air seperti melapisi panel dengan plastik dan kayu,
melakukan pengawasan secara langsung pada saat pemindahan barang dan menggunakan
peralatan yang aman. Pengemasan seperti ini dilakukan untuk menjaga panel dari kendala
perubahan cuaca yang terjadi selama diperjalanan. Sejauh ini belum ada keluhan dari
pelanggan mengenai kerusakan barang dalam proses pengiriman
No.
1.
2.
3.
Penaksiran Risiko
Resiko terhadap human error
Risiko terhadap kosongnya bahan baku saat proses
produksi
Risiko terhadap kerusakan produk
Efektif
Tidak Efektif
v
v
v
Dari evaluasi tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa penaksiran risiko yang terdapat dalam PT.
Dita Daya Guna belum berjalan secara efektif. Hal ini terjadi karena perusahaan belum cukup efektif
dapat mengatasi risiko terhadap human error ketika pesanan panel meningkat. Perusahaan merekrut
banyak karyawan part time pada saat terdapat lebih banyak pesanan dari pada biasanya dan tidak
memberikan Surat Perintah Kerja secara formal kepada karyawan produksi. Dengan adanya
permasalahan ini, akan berdampak langsung pada proses produksi panel yang membuat produksi
menjadi tidak efektif dan risiko terjadinya kesalahan dalam proses produksi dapat meningkat. Karena
Surat Perintah Kerja berguna untuk mensahkan jumlah kuantitas yang ditetapkan. Perintah tersebut
menyebutkan operasi yang perlu dilakukan, jumlah yang akan diproduksi, serta lokasi tempat barang
jadi harus dikirim. Perintah ini juga mengumpulkan data mengenai setiap aktivitas tersebut. Dengan
adanya Surat Perintah Kerja ini bagian produksi akan lebih jelas dalam memproduksi panel yang
diminta oleh pelanggan.
Evaluasi Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa
arahan manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan perusahaan sudah dilaksanakan.
Pada komponen ini aktivitas-aktivitas pengendalian internal yang berkaitan meliputi persetujuan,
tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas dan pendokumentasian, rekosiliasi, karyawan yang
kompeten dan jujur, auditing internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas tersebut harus dievaluasi
risikonya secara keseluruhan agar pencapaian tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Penulis
dapat mengiidentifikasikan beberapa kelemahan dan kelebihan atas faktor aktivitas pengendalian yang
dimiliki oleh PT. Dita Daya Guna, diantaranya :
1. Pemisahan tugas dan wewenang
Perusahaan melakukan identifikasi terhadap pekerjaan yang tidak dapat digabungkan
pengerjaannya dengan karyawan yang belum ahli dibidangnya dan melakukan pemisahan
atas fungsi-fungsi pekerjaan yang rentan terhadap kesalahan dan kecurangan seperti pada
bagian keuangan dan pemasaran. Dengan demikian perusahaan memberikan penetapan
pengendalian akses segregation of duties (pemisahan tugas) untuk mengurangi risiko
terjadinya kesalahan dalam proses produksi maupun proses pembukuan transaksi. Perusahaan
telah melakukan pemisahan tugas pada karyawan dibagian produksi dengan memberikan
tanggung jawab sesuai dengan tingkat keahlian mereka. Untuk mencapai tujuan yang ingin
diperoleh perusahaan, maka PT. Dita Daya Guna selalu melakukan pengembangan rencana
proses produksi dan mengimplikasikannya dengan mendesain ulang panel-panel yang akan
diproses.
Pemisahan tugas dan wewenang belum berjalan dengan baik di bagian produksi dan
persediaan pada PT. Dita Daya Guna dimana adanya kesamaan antara individu yang
mengeluarkan barang dan melakukan stok opname. Dalam hal ini ada baiknya apabila bagian
produksi dan persediaan melakukan pemisahan tugas dan wewenang antara pihak yang
melakukan pekerjaan dengan pihak yang melakukan pemeriksaan, sehingga kesalahan atau
kecurangan yang mungkin terjadi dapat diminimalisir.
2. Otorisasi yang memadai atas aktivitas produksi
3.
4.
5.
Otorisasi pada aktivitas produksi PT. Dita Daya Guna telah memadai dengan setiap aktivitas
yang terjadi di bagian produksi telah di otorisasi oleh pihak yang berwenang dalam
menyetujui setiap aktivitas tersebut. Dari proses pembuatan kotak panel, persiapan segala
kebutuhan komponen atau materialnnya, pekerjaan pabrikasi dengan memulai mengatur
komponen tembaga yang akan dipasang pada kotak panel, pemasangan komponen-komponen
tembaga didalam dudukan panel (mounting box panel) kotak panel yang telah disesuaikan
pada gambar persetujuan, proses persiapan ukuran busbar yang sesuai dengan kebutuhan
pada komponen, hingga pada proses pembuatan susunan pemakaian tembaga (busbar) untuk
dipasangkan pada komponen-komponen tersebut perusahaan telah memberikan tanggung
jawab kepada pihak engineering untuk melakukan otorisasi pengawasan dan pengendalian
terhadap semua proses tersebut.
Rekonsiliasi pencatatan atas produksi dan persediaan
Bagian produksi dan persediaan PT. Dita Daya Guna harusnya membuat rekonsiliasi
pencatatan transaksi atas persediaan yang tersedia dan yang telah terpakai pada saat proses
produksi secara formal serta memberikan keterangan apabila terdapat perbedaan jumlah
barang awal dengan pada saat dilakukan rekonsiliasi pencatatan persediaan. Hal ini dilakukan
untuk menghindari adanya risiko kecurangan pada saat pendistribusian bahan baku dari
gudang ke bagian produksi.
Kebijakan retur barang
Retur barang terjadi apabila produk yang dibuat oleh PT. Dita Daya Guna tidak sesuai
dengan kebutuhan pelanggan. Apabila terjadi kerusakan pada komponen barang maka
perusahaan melakukan retur kembali ke pemasok dan apabila kerusakan terjadi pada proses
produksi maka perusahaan akan memperbaikinya agar dapat berfungsi dengan semestinya.
Perusahaan juga harus memberikan batas maksimal dalam retur barang. Sejauh ini retur
barang yang dilakukan oleh perusahaan berjalan dengan efektif. Jika terdapat retur barang
maka pelanggan akan menghubungi bagian teknisi pada perusahaan, kemudian bagian
tersebut akan menghubungi bagian produksi untuk melakukan perbaikan pada panel yang
tidak sesuai.
Dokumen yang digunakan
Dokumen merupakan hal yang sangat penting di setiap perusahaan karena dapat menjadi
bukti tertulis dan pertanggung jawaban karyawan yang mengeluarkan atau menandatangani
dokumen/form tersebut. Pada bagian produksi PT. Dita Daya Guna terdapat aktivitas atau
kegiatan yang tidak menggunakan form diantaranya stock opname, perintah produksi,
permintaan bahan baku, kartu perpindahan, keluar barang (proses packing), dan retur barang.
Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya barang perusahaan yang sulit dideteksi siapa
pelakunya karena tidak adanya form yang diguanakan sebagai bukti tertulis. Adapun tujuan
dan manfaat dari form-form yang dibutuhkan tersebut adalah:
a. Formulir stock opname
Setiap perusahaan pasti melakukan kegiatan stock opname untuk melakukan kontrol
terhadap stok yang terdapat pada data perusahaan dengan stok fisik yang ada di tempat
penyimpanan. PT. Dita Daya Guna melakukan kegiatan stock opname secara berkala.
Fungsi dari formulir ini adalah untuk memastikan bahwa saldo persediaan di buku sama
dengan fisik persediaan yang sesungguhnya, untuk mengetahui banyaknya persediaan
yang rusak dalam penyimpanan, bahan baku yang memiliki karakter khusus seperti
tingkat kesensitifan bahan baku yang tinggi dan tidak tahan lembab dapat
mengakibatnya rusaknya barang di dalam penyimpanan, serta formulir ini dapat
memudahkan bagian persediaan apabila terdapat permintaan bahan baku dari bagian
produksi.
b. Perintah produksi
Perintah produksi akan mensahkan jumlah kuantitas yang ditetapkan. Perintah tersebut
menyebutkan operasi yang perlu dilakukan, jumlah yang akan diproduksi, serta lokasi
tempat barang jadi harus dikirim. Perintah ini juga mengumpulkan data mengenai setiap
aktivitas tersebut.
c. Permintaan bahan baku
Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan
dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi
nomor perintah produksi, tanggal pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku,
nomor barang sertajumlah semua bahan baku yang dibutuhkan.
d. Kartu perpindahan
e.
f.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
Perpindahan selanjutnya dari bahan baku disepanjang pabrik akan didokumentasikan
dalam kartu perpindahan, yang mengidentifikasi bagian-bagian yang dipindahkan lokasi
perpindahannya, serta waktu perpindahan.
Keluar barang (proses pengemasan)
PT. Dita Daya Guna memiliki tahapan pengemasan. Rancangan formulir yang diusulkan
diperuntukkan untuk aktivitas keluar barang yang dilakukan oleh bagian produksi. Hal
ini dimaksudkan untuk mencegah adanya kehilangan barang saat dilakukan proses
pengemasan. Dengan adanya formulir khusus ini maka distribusi keluar barang pada
kegiatan produksi lebih jelas dan terdapat bukti yang jelas dengan adanya tanda tangan
atau paraf yang tertera di formulir tersebut sebagai bentuk pertanggung jawaban dari
karyawan yang bersangkutan.
Retur barang
Usulan rancangan formulir untuk kegiatan retur barang yang dilakukan oleh pelanggan.
Form ini akan lebih menjelaskan kepada bagian produksi panel-panel apa saja yang tidak
sesuai dan dapat mempermudah bagian produksi dalam melakukan pengerjaannya.
Aktivitas Pengendalian
Pemisahan tugas dan wewenang
Otorisasi yang memadai atas aktivitas produksi
Rekonsiliasi pencatatan atas produksi dan persediaan
Kebijakan retur barang
Dokumen yang digunakan
Efektif
Tidak Efektif
v
v
v
v
v
Dari evaluasi tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa aktivitas yang terdapat dalam PT. Dita Daya
Guna belum berjalan secara efektif. Hal ini terjadi karena perusahaan belum cukup efektif dapat
mengatasi pemisahan tugas dan wewenang, rekonsiliasi pencatatan atas produksi dan persediaan,
dokumen yang digunakan, perusahaan harus melakukan perbaikan atas tiga aktivitas tersebut agar
komponen aktivitas pengendalian ini berjalan dengan baik sehingga proses produksi perusahaan
berjalan dengan efektif. Karena dengan tidak adanya dokumen-dokumen yang digunakan dalam
proses produksi ini membuat aktivitas yang terjadi rentan sengan risiko kesalahan dan kecurangan.
Sehingga perusahaan harus memperbaiki pencatatan mereka dengan dokumen-dokumen formal yang
dapat digunakan.
Evaluasi Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi
dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan seseorang melaksanakan tanggung jawab mereka.
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi,
terdiri atas metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan
transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aset, utang,
dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak
terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan
aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.
Sedangkan komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung
jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. Informasi dan
komunikasi merupakan bagian penting dari proses manajemen setiap perusahaan. Manajemen
perusahaan tidak dapat berfungsi tanpa informasi dan komunikasi yang dapat digunakan manajemen
untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian dan untuk mengelola proses produksi mereka. Setiap
perusahaan harus memiliki dokumen atau informasi yang lengkap dan valid mengenai kegiatan
bisnisnya dan harus menyampaikan informasi tersebut dengan melaksanakan komunikasi yang baik.
Sehingga dapat diperoleh rincian yang mencukupi dari semua transaksi untuk memungkinkan
penyajian yang tepat dilaporan keuangan dan pengungkapan yang diperlukan.
1. Pengungkapan informasi PT. Dita Daya Guna
PT. Dita Daya Guna selalu mengkomunikasikan informasi termasuk tujuan dan tanggung
jawab, visi dan misi, strategi dan struktur manajemen, kegiatan perusahaan, kinerja
keuangan, tata kelola perusahaan, kinerja berkelanjutan kepada karyawan sehingga mereka
mengerti akan tanggung jawab yang harus dijalaninya.
2. Teknologi Informasi dan Komunikasi
3.
No.
1.
2.
3.
PT. Dita Daya Guna tidak mengembangkan teknologi informasi dengan tidak membuat
portal perusahaan dan tidak membuat sistem TI rekrutmen untuk mendukung pencapaian
efisiensi operasional berbasis TI yang memungkinkan manajemen mengambil keputusan
berdasarkan ketersediaan data yang terkini akurat dan dapat dipercaya.
Dokumen dan Catatan
Perusahaan belum dapat efektif dalam melakukan pendokumentasian atas proses produksi
yang dilakukan. Hal ini disebabkan dengan tidak adanya dokumen-dokumen pendukung
yang digunakan oleh perusahaan pada saat proses produksi. Sebagai contoh yaitu perusahaan
tidak mencatat atau mendokumentasikan proses produksi pada saat perpindahan barang dari
tahap satu ke tahap lainnya.
Informasi dan Komunikasi
Pengungkapan informasi
Teknologi informasi dan komunikasi
Dokumen dan Catatan
Efektif
v
Tidak Efektif
v
v
Berdasarkan hasil evaluasi dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa informasi dan komunikasi
yang ada diperusahaan belum cukup baik. Perusahaan harus memperbaiki sistem pencatatan dan
pendokumentasian atas proses produksi yang dilakukan. Kemudian perusahaan juga perlu melakukan
pengembangan atas teknologi informasi dan komunikasi yang ada guna meningkatkan efektivitas
dalam faktor ini.
Evaluasi Pemantauan
Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang
waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan
pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus
menerus, secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Diberbagai entitas, auditor
internal atau personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau
aktivitas entitas. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dari komunikasi
dengan pihak luar seperti keluhan konsumen dan komentar dari badan pengatur yang dapat
memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. Pemantauan juga
merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi
untuk tujuan manajemen kontrol.
Aktivitas pemantauan atau monitoring PT. Dita Daya Guna dilakukan oleh bagian quality
control product perusahaan, dimana quality control product memantau setiap aktivitas yang terjadi
dari awal hingga akhir proses produksi. Selain itu perusahaan juga melakukan pengecekan secara
independen yang dilakukan oleh supervisor terhadap kinerja karyawan dengan cara melakukan
pertemuan atau menilai kembali kinerja karyawan yang dilakukan jika diperlukan. Manajemen
perusahaan juga melakukan tindakan korektif terhadap informasi keluhan atau kelemahan yang
diterima dari konsumen. Perusahaan mengirimkan delegasi khusus apabila terdapat keluhan dari
pelanggan atas panel yang telah dipasang di tempat konsumen dan melakukan kordinasi dengan pihak
konsumen untuk mengetahui masalah yang terjadi pada panel tersebut. Dari hasil pemantauan ini
perusahaan menggunakannya untuk dijadikan pedoman dalam menentukan langkah-langkah
perbaikan kinerja perusahaan.
Selain itu dari hasil pengumpulan data, ditemukan bahwa perusahaan tidak membuat sanksi atas
pelanggaran yang dibuat oleh karyawan. Perusahaan hanya memberikan teguran atau peringatan
secara lisan yang diberikan oleh atasan langsung/pimpinan yang berwenang untuk
kesalahan/pelanggaran tersebut. Untuk itu rekomendasi yang diberikan pada permasalahan ini adalah
seharusnya perusahaan juga memberikan peringatan secara tertulis yang diberikan oleh atasan
langsung kepada karyawan yang bersangkutan. Peringatan tertulis terdiri dari surat peringatan yang
memiliki tingkatan berat atau ringannya suatu kesalahan karyawan. Pemberian surat peringatan dapat
diberikan langsung sesuai dengan berat/ringannya jenis pelanggaran yang dilakukan karyawan. Jika
hal ini direspon dengan baik oleh setiap karyawan, maka kecurangan dan kelalaian yang berhubungan
dengan pekerjaannya masing-masing dapat dicegah dan diminimalisasi.
No.
1.
2.
Pemantauan
Pemantauan pada proses produksi
Evaluasi pengendalian internal untuk mengambil
Efektif
v
Tidak Efektif
v
tindakan korektif
Berdasarkan hasil evaluasi dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa pemantauan pada PT.
Dita Daya Guna telah berjalan dengan efektif. Karena perusahaan dapat dengan baik melakukan
pemantauan pada proses produksi maupun pada produk yang telah selesai dibuat. Perusahaan juga
belum dapat mengambil keputusan atau tindakan yang korektif berdasarkan data hasil evaluasi
pengendalian internal yang dilakukan. Perlu adanya peningkatan pengendalian kepada karyawan yang
melakukan pelanggaran agar diberikan sanksi sehingga karyawan yang bersangkutan dan karyawan
lainnya tidak akan melakukan kesalahan yang sama.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Dari hasil pembahasan dan penelitian yang telah dilakukan mengenai evaluasi penerapan
pengendalian internal terhadap proses produksi pada PT. Dita Daya Guna, maka dapat disimpulkan
secara umum bahwa diperlukan peran serta dari pihak manajemen untuk meningkatkan dan
memperbaiki beberapa kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan. Secara keseluruhan pengendalian
internal yang diterapkan oleh PT. Dita Daya Guna pada proses produksi cukup memadai. Seperti pada
komponen lingkungan pengendalian secara keseluruhan dapat dikatakan cukup efektif, karyawan di
perusahaan telah memahami dan menerapkan lingkungan pengendalian dalam perusahaan dengan
baik. Namun perlu adanya perbaikan pada faktor kebijakan dan praktik pembinaan SDM yang dimiliki
oleh perusahaan.
Pada komponen penaksiran risiko yang diterapkan oleh perusahaan belum memadai karena
perusahaan belum bisa mengatasi sepenuhnya risiko terjadinya human error pada proses produksi.
Kemudian pada komponen aktivitas pengendalian tidak berjalan secara efektif dengan tidak adanya
dokumen-dokumen pendukung efektifnya pengendalian internal pada proses produksi maka
pengendalian yang dimiliki bagian produksi tidak cukup efektif. Selanjutnya pada komponen
informasi dan komunikasi, perusahaan telah berjalan cukup baik namun harus dapat ditingkatkan dan
dikembangkan. Terakhir adalah pada komponen pemantauan perusahaan telah memadai, karena
perusahaan dapat dengan baik melakukan pemantauan pada proses produksi maupun pada produk
yang telah selesai dibuat dengan memiliki bagian quality control product.
Secara keseluruhan pengendalian internal yang diterapkan oleh PT. Dita Daya Guna pada bagian
produksi belum cukup memadai, karena masih terdapat kelemahan-kelemahan yang ditemui pada saat
penelitian. Perlu adanya perbaikan dan peningkatan pengendalian internal agar keseluruhan proses
produksi berjalan dengan baik dan efektif.
Saran
Saran dan rekomendasi yang dapat diberikan pada hasil evaluasi ini yaitu perusahaan harus
meningkatkan kualitas pengendalian internal secara keseluruhan di bagian produksi. Untuk
meminimalisir terjadinya human error diharapkan perusahaan dapat memberikan pelatihan kepada
karyawan paruh waktu untuk menunjang kualitas dari panel yang dihasilkan. PT. Dita Daya Guna
sebaiknya dapat memberikan Surat Perintah Kerja secara formal agar bagian produksi dapat lebih
jelas memahami data panel apa saja yang harus di produksi. Lalu perusahaan juga harus memiliki
dokumen-dokumen penting secara formal yang digunakan pada bagian produksi, seperti surat perintah
kerja, surat permintaan bahan baku ke bagian gudang, dan kartu perpindahan dari setiap proses yang
berbeda. Perusahaan harus memperbaiki sistem pencatatan dan pendokumentasian atas proses
produksi yang dilakukan. Dengan demikian, pengendalian internal perusahaan diharapkan dapat
menjadi efektif dan proses produksi yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
REFERENSI
Assauri, S. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: LP-FEUI.
Bustami, B., Nurlela. (2013). Akuntansi Biaya. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Fahmi, I. (2012). Manajemen Produksi dan Operasi. Bandung: Alfabeta.
Halim, A. (2008). Auditing Dasar-dasar Audit Laporan Keuangan. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Karyono. (2013). Forensic Fraud. Yogyakarta: ANDI.
Tunggal, A.W. (2013). Pengendalian Internal Mencegah dan Mendeteksi Kecurangan. Jakarta:
Harvarindo.
RIWAYAT PENULIS
Friskha lahir di kota Jakarta pada tanggal 01 Juni 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2014.