PENGANTAR MANAJEMEN BISNIS
advertisement
1 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM PENGANTAR MANAJEMEN & BISNIS JOKO SETIAWAN, SE., MM. UNTUK KALANGAN SENDIRI 2 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM SESI MATERI KULIAH I Pengertian Organisasi Pengertian Manajemen menururut para ahli Proses Manajemen Jenis-jenis Manajemen II Teori Manajemen Kuno Teori Manajemen Klasik Teori Manajemen Kontenporer III Lingkungan Eksternal Organisasi Lingkungan Langsung Elemen Lingkungan Umum Pembentukan etika Bisnis Pengertian Kewirausahaan Variabel lingkungan yang mempengaruhi kewirausahaan Proses Kewirausahaan Pengertian Perencanaan Dampak Positif dan Negatif dari Perencanaan Jenis Perencanaan Proses Perencanaan dan hambatan dalam perencanaan Pengertian pengambilan keputusan Pendekatan Rasional untuk pengambilan Keputusan Alat pembantu pengambilan keputusan IV V VI VII MID TEST VIII Wewenang IX Pandangan para ahli tentang desain organisasi Tipe Organisasi X Proses Sumber daya Manusia Perencanaan sumber daya manusia Penarikan Tenaga Kerja XI Karakteristik Perubahan Tipe Perobahan yang direncanakan Pengembangan Keorganisasian XII Pendekatan mengenai motivasi Teori Motivasi Kepemimpinan UNTUK KALANGAN SENDIRI 3 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM XIII XIV Pengertian dan model komunikasi Manajemen Operasi FINAL TEST UNTUK KALANGAN SENDIRI 4 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM INDEX NUMBER BAB I. ................................................................................................................................................. PENGERTIAN ORGANISASI DAN MANEJEMEN .......................................................... ……………………6 1. Pengertian Organisasi .................................................................................................... 6 2. Ciri-ciri dan unsur-unsur organisasi ............................................................................... 7 3. Pengertian Manajenem ................................................................................................. 9 4. Fungsi manajemen ....................................................................................................... 10 5 Tingkatan manajemen ................................................................................................. 11 BAB II. ................................................................................................................................................ EVOLUSI TEORI MANAJEMEN ........................................................................................................ 15 1. Pengertian Teori........................................................................................................... 15 2. Perkembangan teori manajemen ................................................................................ 15 BAB III. ............................................................................................................................................... LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI ........................................................................................ 22 1. Pendahuluan ................................................................................................................ 22 2. Lingkungan Eksternal ................................................................................................... 23 3. Ananlisis Lingkungan Eksternall .................................................................................. 26 4. Ananlisis Lingkungan Industri....................................................................................... 27 BAB IV. ............................................................................................................................................... ETIKA BISNIS DAN KEWIRASWASTAAN.......................................................................................... 29 1. Pendahuluan ................................................................................................................ 29 2. Penjelasan tentang etika bisnis .................................................................................... 29 3. Prinsip-prinsip Etika Bisnis ........................................................................................... 31 4. Unsur-unsur Kewiraswastaan ...................................................................................... 38 5. Perbedaan Kewiraswastaan dan bisnis kecil................................................................ 38 6. Arti Penting Kewiraswastaan ....................................................................................... 39 7. Proses Kewiraswastaan ................................................................................................ 40 BAB V. ................................................................................................................................................ PERANCANAAN (PLANNING) ......................................................................................................... 41 1. Pengertian Perencanaan .............................................................................................. 41 2. Batasan Perencanaan................................................................................................... 41 3. Unsur-unsur Perencanaan ........................................................................................... 41 4. Sifat Rencana yang baik ............................................................................................... 42 5. Proses pembuatan rencanan ....................................................................................... 42 6. Siapa pembuatan rencana ........................................................................................... 43 7. Bentuk-bentuk perencanaan ....................................................................................... 43 8. Tipe-tipe perencanaan ................................................................................................. 44 9. Keuntungan dari perencanaan..................................................................................... 45 10. Langkah-langkah pokok dalam bidang perencanaan ................................................... 45 11. Pola-pola Perencanaan ................................................................................................ 45 UNTUK KALANGAN SENDIRI 5 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 12. Jenis-jenis Perencanaan ............................................................................................... 45 13. Dampak positif dan negatif dari perencanaan............................................................. 46 BAB VI. ............................................................................................................................................... PENGAMBILAN KEPUTUSAN .......................................................................................................... 47 1. Pengertian Pengambilan Keputusan ............................................................................ 47 2. Tipe keputusan manajemen......................................................................................... 48 3. Tahapan pengambilan keputusan .............................................................................. 50 4. Pendekatan dalam pembuatan keputusan .................................................................. 50 5. Kondisi dalam pembuatan keputusan ......................................................................... 51 6. Teori pengambilan keputusan ..................................................................................... 51 7. Kriteria pengambilan keputusan .................................................................................. 55 8. Konsep pengambilan keputusan .................................................................................. 57 9. Teknik pengambilan keputusan ................................................................................... 58 10. Proses pengambilan keputusan ................................................................................... 58 11. Skala pengukuran pengambilan keputusan ................................................................. 59 BAB VII. .............................................................................................................................................. KOMPONEN STRUKTUR ORGANISASI WEWENANG ...................................................................... 63 1. Pengertian Wewenang organisasi................................................................................ 63 2. Struktur lini, staf & fungsional & wewenangnya ......................................................... 63 3. Delegasi ........................................................................................................................ 67 BAB VIII. ............................................................................................................................................. DESAIN ORGANISASI ...................................................................................................................... 71 1. Pangertian desain organisasi ....................................................................................... 71 2. Proses Organisasi ......................................................................................................... 72 3. Model dan teori organisasi .......................................................................................... 73 4. Dimensi organisasi ....................................................................................................... 81 5. Bentuk Desain organisasi ............................................................................................. 85 6. Desain organisasi formal & Informal............................................................................ 86 7. Ragam bentuk struktur organisasi ............................................................................... 89 BAB IX. ............................................................................................................................................... MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA ....................................................................................... 91 1. Pengertian .................................................................................................................... 91 2. Tujuan Manajemen sumber daya manusia.................................................................. 92 3. Peran,fungsi, tugas & Tanggungjawab manajemen SDM ............................................ 94 4. Model manajemen sumber daya manusia .................................................................. 97 BAB X. ................................................................................................................................................ MANJEMEN PERUBAHAN ............................................................................................................ 100 1. Pendahuluan .............................................................................................................. 100 2. Taktik mengatasi penolakan atas perobahan ............................................................ 103 3. Pendekatan dalam manajemen perubahan organisasi ............................................. 104 4. Tipe perubahan .......................................................................................................... 105 5. Langkah-langkah manajemen perubahan.................................................................. 106 6. Tahap-tahap manajemen perubahan ........................................................................ 107 UNTUK KALANGAN SENDIRI 6 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB XI. ............................................................................................................................................... MOTIVASI..................................................................................................................................... 113 1. Pendahuluan .............................................................................................................. 113 2. Pengertian Motivasi ................................................................................................... 114 3. Prespektif motivasi..................................................................................................... 117 4. Jenis-jenis motivasi .................................................................................................... 118 5. Teori-teori motivasi.................................................................................................... 119 6. Tips-tips Motivasi ....................................................................................................... 124 BAB XII. .............................................................................................................................................. KOMUNIKASI ............................................................................................................................... 127 1. Pendahuluan .............................................................................................................. 127 2. Tujuan Komunikasi ..................................................................................................... 128 3. Proses komunikasi...................................................................................................... 128 4. Dasar Komunikasi ....................................................................................................... 131 5. Jenis Komunikasi ........................................................................................................ 132 6. Bentuk Komunikasi .................................................................................................... 134 7. Hambatan komunikasi ............................................................................................... 136 8. Komunikasi dalam organisasi ..................................................................................... 137 UNTUK KALANGAN SENDIRI 7 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB I PENGERTIAN ORGANISASI DAN MANEJEMEN 1. Pengertian Organisasi “Kelompok orang (dua atau lebih) yang bekerjasama dengan terkoordinasi, dengan cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu”. Pengertian Organisasi menurut para ahli : a. James D Mooney berpendapat bahwa “Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama. b. Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.” c. Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa “Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang samasama memiliki visi dan misi yang sama. d. Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa “Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.” (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives). e. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. UNTUK KALANGAN SENDIRI 8 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM f. Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.” g. Stoner Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. 2. Ciri-ciri organisasi ialah: 1) terdiri daripada dua orang atau lebih, 2) ada kerjasama, 3) ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain, 4) ada tujuan yang ingin dicapai. 3. Unsur-unsur Organisasi Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut : 1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orangorang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya. UNTUK KALANGAN SENDIRI 9 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya. 3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain. 4. Ada tujuan tertentu Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan yaitu pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah : - Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama. - Harus ada orang-orang yang bekerja sama. - Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas. - Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai. 4. Pengertian Manajemen (Definition of Management) Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) UNTUK KALANGAN SENDIRI 10 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Pengertian Manajemen menurut para ahli : a. Mary Parker Follet, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. b. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. c. Lawrence A. Appley, American Management Association Manajemen : “keahlian untuk menggerakan orang untuk melakukan suatu pekerjaan” (the art of getting thing done through people) d. oey Liang Gie, Guru besar manajemen UI Manajemen : “seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan dari pada “human and natural resources” untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu f. George R. Terry, Ph.D Manajemen sebagai “proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasian, menggerkan dan pengawasan yang dialkukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain”. UNTUK KALANGAN SENDIRI 11 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM g. Menurut James A.F Stoner, Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. h. Menurut Horold Koontz dan Cyril O’donnel, Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu : 1. Manajemen sebagai suatu proses, 2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, 3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science) 5. Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions) Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu: 1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 12 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. 3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha 4. Fungsi Pengendalian / Controlingadalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. 5. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level). Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan : 1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain. 2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadangkadang juga karyawan operasional. 3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi. Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Tingkatan manajer Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan UNTUK KALANGAN SENDIRI 13 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas: Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman). Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi. Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer). Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan. Peran manajer Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu: 1. Peran antarpribadi Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. 2. Peran informasional UNTUK KALANGAN SENDIRI 14 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. 3. Peran pengambilan keputusan Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain. Keterampilan manajer Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya. Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah: 1. Keterampilan konseptual (conceptional skill) Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja. 2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan UNTUK KALANGAN SENDIRI 15 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah. 3. Keterampilan teknis (technical skill) Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu : 1. Keterampilan manajemen waktu Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan. 2. Keterampilan membuat keputusan Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan UNTUK KALANGAN SENDIRI 16 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar. UNTUK KALANGAN SENDIRI 17 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB II EVOLUSI TEORI MANAJEMEN 1. Pengertian Teori Ada beberapa pengertian teori, antara lain : Hoy & Miskel (1987 : 2) “Theory is a set of interrelated concepts, assumptions, and generalizations that systematically describes and explains regularities in behavior in educational organizations”. (Teori adalah seperangkat konsep, asumsi, dan generalisasi yang dapat digunakan untuk mengungkapkan dan menjelaskan perilaku dalam berbagai organisasi pendidikan.) Drs. Mamduh M. Hanafi, MBA. Menjelaskan bahwa Teori merupakan kumpulan prinsipprinsip (principles) yang disusun secara sistematis. Prinsip tersebut berusaha menjelaskan hubungan-hubungan antara fenomena-fenomena yang ada. 2. Perkembangan Teori Manajemen. Perkembangan teori manajemen dapat dikelompokkan dalam periode Teori Manajemen Kuno, Teori Manajemen Klasik (1890-an), TeoriManajemen Kontenporer (1970an). Lebih lanjut akan di paparkan sebagai berikut : (1) Teori Manajemen Kuno; Sebelum manajemen dijadikan teori secara tersetruuktur, maka pada zaman kuno sudah muncul teori-teori manajemen sebagaimana dimaksud; yang ini disebut teori manajemen kuno. Sampai dengan tingkat tertentu, manajemen telah dipraktekkan oleh masyarakat kuno. Sebagai contoh, bangsa Mesir bisa membuat piramida. Bangunan yang cukup kompleks yang hanya bisa diselesaikan dengan koordinasi yang baik. Kekaisaran Romawi mengembangkan struktur organisasi yang jelas, dan sangat membantu komunikasi dan pengendalian. Meskipun manajemen telah dipraktekkan dan dibicarakan di jaman kuno, tetapi kejadian semacam itu relatif sporadis, dan tidak ada upaya yang sistematis untuk mempelajari manajemen. Karena itu manajemen selama beberapa abad kemudian “terlupakan”. Pada akhir abad 19-an, perkembangan baru membutuhkan studi manajemen yang lebih serius. Pada waktu industrialisasi berkembang pesat, dan perusahaan-perusahaan berkembang menjadi perusahaan raksasa. UNTUK KALANGAN SENDIRI 18 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM (2) Teori Manajemen Klasik; a) Teori Manajemen Klasik Robert Owen (1771-1858) Owen berkesimpulan bahwa manajer harus menjadi pembaharu (reformer). Beliau melihat peranan pekerja sebagai yang cukup penting sebagai aset perusahaan. Pekerja bukan saja merupakan input, tetapi merupakan sumber daya perusahaan yang signifikan. Ia juga memperbaiki kondisi pekerjanya, dengan mendirikan perumahan (tempat tinggal) yang lebih baik. Beliau juga mendirikan toko, yang mana pekerjanya tidak kesusahan dan dapat membeli kebutuhan dengan harga murah. Ia juga mengurangi jam kerja dari 15 jam menjadi 10,5 jam, dan menolah pekerja dibawah umur 10 tahun. Owen berpendapat dengan memperbaiki kondisi kerja atau invertasi pada sumber daya manusia, perusahaan dapat meningkatkan output dan juga keuntungan. Disamping itu Owen juga memperkenalkan sistem penilaian terbuka dan dilakukan setiap hari. Dengan cara seperti itu manajer diharapkan bisa melokalisir masalah yang ada dengan cepat. Charles Babbage (1792-1871) Babbage merupakan profesor matematika di Inggris. Dengan metode kuantitatifnya beliau percaya : Bahwa prinsip-prinsip ilmiah dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi produksi, produksi naik biaya operasi turun Pembagian Kerja (division of labor); dengan ini kerja/operasi pabriknya bisa dianalisis secara terpisah. Dengan cara semacam ini pula training bisa dilakukan dengan lebih mudah. Dengan melakukan pekerjaan yang sama secara berulang-ulang, maka pekerja akan semakin terampil dan berarti semakin efisien. b) Teori Manajemen Ilmiah Federick Winslow Taylor (1856-1915) Federick Taylor disebut sebagai bapak manajemen ilmiah. Taylor memfokuskan perhatiannya pada studi waktu untuk setiap pekerjaan (time and motion study); dari sini ia mengembangkan analisis kerja. Taylor kemudian memperkenalkan sistem pembayaran differential (differential rate). Manajemen Taylor didasarkan pada langkah atau prinsip sebagai berikut : Mengambangkan Ilmu untuk setiap elemen pekerjaan, untuk menggantikan pikiran yang didasari tanpa ilmu. UNTUK KALANGAN SENDIRI 19 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Mamilih karyawan secara ilmiah, dan melatih mereka untuk melakukan pekerjaan seperti yang ditentukan pada langkah I. Mengawasi karyawan secara ilmiah, untuk memastikan mereka mengikuti metode yang telah ditentukan. Kerjasama antara manajemen dengan pekerja ditingkatkan. Persahabatan antara keduanya juga ditingkatkan Frank B. Gilberth (1868-1924) dan Lillian Gilberth (1887-1972) Keduanya adalah suami istri yang mempunyai minat yangsama terhadap manajemen. Menurut Frank pergerakan yang dapat dihilangkan akan mengurangi kelelahan. Semangat kerja akan naik karena bermanfaat secara fisik pada karyawan. Sedang Lilian memberikan kontribusi pada lapangan psikologi industri dan manajemen personalia. Beliau percaya bahwa tujuan akhir manajemen ilmiah adalah membantu pekerja mencapai potensi penuhnya sebagai seorang manusia. Keduanya mengembangkan rencana promosi tiga tahap, yaitu : Menyiapkan Promosi Malatih Calon Pengganti Melakukan Pekerjaan Menurut metode tersebut, seorang pekerja akan bekerja seperti biasa, sambil menyiapkan promosi karir, dan melatih calon penggantinya. Dengan demikian pekerja akan menjadi pelaksana, pelajar yaitu menyiapkan karir yang lebih tinggi, dan pengajar dalam arti mengajari dalon pengganti. Henry L. Gantt (1861-1919) Gantt melakukan perbaikan metode sistem penggajian Taylor (differential system) karena menurutnya metode tersebut kurang memotivasi kerja. Sistem Pengawasan (supervisor) diterapkannya sebagai upaya untuk memacu semangat kerja karyawan. Disamping itu Gantt juga memperkenalkan sistem penilaian terbuka yang awalnya merupakan ide Owen. Gantt chart (bagan Gantt) kemudian populer dan gigunakan untuk perencanaan, yaitu mencatat scedul (jadwal) pekerja tertentu. c) Teori Manajemen Organisasi Henry Fayol (1841-1925) Henry Fayol merupakan industrialis Prancis, ia sering disebut sebagai bapak aliran manajemen klasik karena upaya “mensistematisir” studi manajerial. Menurut Fayol, UNTUK KALANGAN SENDIRI 20 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM praktek manajemen dapat dikelompokkan ke dalam beberapa pola yang dapat diidentifikasi dan dianalisis. Dan selanjutnya analisis tersebut dapat dipelajari oleh manajer lain atau calon manajer. Fayol adalah orang yang pertama mengelompokkan kegiatan menajerial dalam 4 fungsi manajemen, yaitu : (1) Perencanaan, (2) Pengorganisasian, (3) Pengarahan, dan (4) Pengendalian. Fayol percaya bahwa manajer bukan dilahirkan tetapi diajarkan. Manajemen bisa dipelajari dan dipraktekkan secara efektif apabila prinsip-prinsip dasarnya dipahami. Max Weber (1864-1920) Max Weber adalah seorang ahli sosiologi Jerman yang mengembangkan teori birokrasi. Menurutnya, suatu organisasi yang terdiri dari ribuan anggota membutuhkan aturan jelas untuk anggota organisasi tersebut. Organisasi yang ideal adalah birokrasi dimana aktivitas dan tujuan diturunkan secara rasional dan pembagian kerja disebut dengan jelas. Birokrasi didasarkan pada aturan yang rasional yang dapat dipakai untuk mendesain struktur organisasi yang jelas. Konsep birokrasi Weber berlainan dengan pengertian birokrasi populer, dimana orang cnderung mengartikan kata birokrasi dengan konotasi negatif, yaitu organisasi yang lamban, tidak reponsif terhadap perubahan. Mary Parker Follet (1868-1933) Mary Parker Follet agak berbeda sedikit dengan pendahulunya karena memasukkan elemen manusia dan struktur organisasi kedalam analisisnya. Elemen tersebut kemudian muncul dalam teori perilaku dan hubungan manusia. Follet percaya bahwa seseorang akan menjadi manusia sepenuhnya apabila manusia menjadi anggota suatu kelompok. Konsekuensinya, Follet percaya bahwa manajemen dan pekerja mempunyai kepentingan yang sama, karena menjadi anggota organisasi yang sama. Selanjutnya Follet mengembangkan model perilaku pengendalian organisasi dimana seseorang dikendalikan oleh tiga hal, yaitu : a. Pengendalian diri (dari orang tersebut); b. Pengendalian kelompok (dari kelompok); c. Pengendalian bersama (dari orang tersebut dan dari kelompok). Chester I Barnard (1886-1961) Bernard mengambangkan teori organisasi, menurutnya orang yang datang keorganisasi formal (seperti perusahaan) karena ingin mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai sendiri. Pada waktu mereka berusaha mencapai tujuan organisasi, mereka juga akan berusaha mencapai tujuannya sendiri. Organisasi bisa berjalan UNTUK KALANGAN SENDIRI 21 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM dengan efektif apabila keseimbangan tujuan organisasi dengan tujuan anggotanya dapat terjaga. Bernard percaya bahwa keseimbangan antara tujuan organisasi dengan individu dapat dijaga apabila manajer mengerti konsep wilayah penerimaan (zone of acceptance), dimana pekerja akan menerima instruksi atasannya tanpa mempertanyakan otoritas manajemen. (3) Teori Manajemen Kontemporer. Beberapa pendekatan sudah dibicarakan dimuka, dimana pendekatan-pendekatan tersebut mengalami perkembangan. Ada beberapa perkembangan yang cenderung mengintegrasikan pendekatan-pendekatan sebelumnya, menjadikan batas-batas pendekatan yang telah dibicarakan menjadi tidak jelas. Namun demikian ada pendekatan yang tetap berakar pada pendekatan-pendekatan tertentu. Bagian berikut ini akan membicarakan pendekatan baru dalam manajemen : Pendekatan Sistem Sistem dapat diartikan sebagai gabungan sub-sub sistem yang saling berkaitan. Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan, terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan (sub-sistem), dan sistem/organisasi tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan. Model pendekatan sistem dapat digambarkan sebagai berikut : Input Proses Transformasi Output Interaksi Dengan Lingkungan FeedBack Pada proses selanjutnya pendekatan inilah yang selama ini digunakan dalam sistem manajemen pendidikan di indonesia. Sebelum munculnya sistem pendekatan-pendekatan yang baru. UNTUK KALANGAN SENDIRI 22 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Pendekatan Situasional (Contingency) Pendekatan ini menganggap bahwa efektivitas manajemen tergantung pada situasi yang melatarbelakanginya. Prinsip manajemen yang sukses pada situasi tertentu, belum tentu efektif apabila digunakan di situasi lainnya. Tugas manajer adalah mencari teknik yang paling baik untuk mencapai tujuan organisasi, dengan melihat situasi, kondisi, dan waktu yang tertentu. Pendekatan situasional memberikan “resep praktis” terhadap persoalan manajemen. Tidak mengherankan jika pendekatan ini dikembangkan manajer, konsultan, atau peneliti yang banyak berkecimpung dengan dunia nyata. Pendekatan ini menyadarkan manajer bahwa kompleksitas situasi manajerial, membuat manajer fleksibel atau sensitif dalam memilih teknik-teknik manajemen yang terbaik berdasarkan situasi yang ada. Namun pendekatan ini dalam perkembangannya dikritik karena tidak menawarkan sesuatu yang baru. Pendekatan ini juga belum dapat dikatakan sebagai aliran atau disiplin manajemen baru, yang mempunyai batas-batas yang jelas. Pendekatan Hubungan Manusia Baru (Neo-Human Relation) Pendekatan ini berusaha mengintegrasikan sis positif manusia dan manajemen ilmiah. Pendekatan ini melihat bahwa manusia merupakan makhluk yang emosional, intuitif, dan kreatif. Dengan memahami kedudukan manusia tersebut, prinsip manajemen dapat dikembangkan lebih lanjut. Tokoh yang dapat disebut mewakili aliran ini adalah W. Edwadr Deming, yang mengembangkan prinsip-prinsip manajemen seperti Fayol yang berfokus pada kualitas kerja dan hubungan antar karyawan. Dalam perjalanannya pendekatan ini masih membutuhkan waktu untuk sampai dikatakan sebagai aliran manajemen baru. Meskipun demikian pendekatan UNTUK KALANGAN SENDIRI 23 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM tersebut cukup populer baik dilingkungan akademis maupun praktis. Ide-ide pendekatan tersebut banyak mempengaruhi praktek manajemen saat ini. UNTUK KALANGAN SENDIRI 24 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB III LINGKUNGAN EKSTERNAL I. Pendahuluan Perubahan yang sangat cepat, yang terjadi dalam lingkungan bisnis telah secara otomatis menuntut setiap pelaku bisnis untuk selalu memberikan perhatian dan tanggapan terhadap lingkungannya. Hal ini mengkondisikan perusahaan untuk kemudian merumuskan strategi agar mampu mengantisipasi perubahan dan pencapaian tujuan perusahaan. Didasari atas pentingnya perumusan strategi, proses perumusan strategi merupakan suatu rangkaian kegiatan untuk menemukan strategi yang tepat bagi perusahaan. Rangkaian kegiatan yang diperlukan meliputi analisis lingkungan perusahaan, baik lingkungan internal maupun lingkungan ekstrnal. Analisis ini berguna untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dapat memperlancar ataupun menghambat perkembangan perusahaan. Perubahan lingkungan bisnis akan terjadi setiap saat, umumnya berupa gerak perubahan dari salah satu atau gabungan faktor-faktor lingkungan luar perusahaan, baik pada skala nasional, regional maupun global. Sebagian dari dampak yang mereka timbulkan banyak terbukti telah mempengaruhi datangnya berbagai kesempatan usaha (business opportunities), tetapi banyak pula rekaman contoh kasus dari faktor eksternal ini yang menjadi kendala dalam berusaha (business threats and constraints). Kita melihat bagaimana krisis perekonomian nasional yang dilanjutkan dengan berbagai krisis politik dan sosial sejak tahun 1998 pada kenyataannya telah merubah seluruh tatanan (paradigm) melakukan kegiatan berusaha dari perusahaan-perusahaan swasta nasional di negara kita. Tanpa disadari berbagai perubahan issue non-ekonomi, seperti peristiwa bom Bali, perselisihan antar kelompok etnis, sengketa wilayah dan tuntutan kelompok Gerakan masyarakat dan huruhara, semuanya telah mengganggu pencapaian kinerja perusahaan di Indonesia dalam jangka pendek. Terakhir kali kita UNTUK KALANGAN SENDIRI 25 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM saksikan bagaimana datangnya Gempa di Padang telah merusak sendi-sendi perekonomian di berbagai lokalitas di kawasan Sumatra Barat. Rentetan peristiwa ini mengakibatkan lambatnya program pemulihan perekonomian nasional. Kepastian dan iklim berusaha mengalami erosi, dan risiko negara dan risiko berusaha menjadi semakin tinggi. Akhirnya dalam beberapa tahun kemudian terjadi peningkatan kasus penutupan dan kebangkrutan perusahaan. II. Lingkungan Ekternal Secara umum, lingkungan perusahaan dapat dikategorikan ke dalam dua bagian besar, yakni lingkungan eksternal dan lingkungan internal perusahaan. Lingkungan eksternal sendiri dapat diklasifikasikan menjadi dua bagian besar lagi yakni lingkungan yang sifatnya umum dan lingkungan industri. Kategori lingkungan Eksternal perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Lingkungan Umum Lingkungan umum adalah suatu lingkungan dalam lingkungan eksternal organisasi yang menyusun faktor-faktor yang memiliki ruang lingkup luas dan faktor-faktor tersebut pada dasarnya berada di luar dan terlepas dari operasi perusahaan. Lingkungan ini hanya memiliki sedikit dampak implikasi langsung bagi pengaturan suatu organisasi. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah: a. Ekonomi b. Sosial c. Politik dan Hukum d. Teknologi e. Demografi Dengan kata lain, Lingkungan umum adalah sekumpulan elemen-elemen dalam masyarakat yang lebih luas yang mempengaruhi suatu industri dan perusahaanperusahaan yang ada di dalamnya. Tabel berikut menunjukkan beberapa lingkungan umum yang dapat menjadi peluang maupun ancaman bagi perusahaan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 26 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Lingkungan Industri Lingkungan industri adalah serangkaian faktor-faktor-ancaman dari pelaku bisnis baru, supplier, pembeli, produk pengganti, dan intensitas persaingan di antara para pesaing yang secara langsung mempengaruhi perusahaan dan tindakan dan tanggapan kompetitifnya. Semakin besar kapasitas perusahaan untuk mempengaruhi lingkungan industri, semakin besar kemungkinan perusahaan untuk menghasilkan laba di atas ratarata. Laba di atas rata-rata adalah kelebihan penghasilan yang diharapkan yang diharapkan seorang investor dari investor lain dengan jumlah risiko serupa.Risiko adalah ketidakpastian investor tentang laba atau rugi yang dihasilkan oleh investasi tertentu. Bagaimana perusahaan mengumpulkan dan menafsirkan informasi tentang para pesaing mereka disebut analisis pesaing. Kombinasi dari ketiga analisis ini digunakan untuk memahami pengaruh lingkungan eksternal terhadap perkembangan misi strategis, tujuan strategis dan tindakan strategis perusahaan. Jika Analisis lingkungan umum terfokus pada masa yang akan datang, maka analisis lingkungan industri terfokus pada pemahaman akan factor-faktor dan kondisi-kondisi yang akan mempengaruhi profitabilitas perusahaan; dan analisis pesaing terfokus pada prediksi terhadap dinamika tindakan-tindakan, respon- respon, dan kemauan para pesaing. Secara singkat, dapat disimpulkan bahwa Lingkungan industri adalah tingkatan dari lingkungan eksternal organisasi yang menghasilkan komponen-komponen yang secara normal memiliki dampak yang relatif lebih spesifik dan langsung terhadap operasional perusahaan. Kekuatan- kekuatan yang mempengaruhi persaingan industri sebagai berikut: a. Ancaman Masuknya Pendatang Baru b. Tingkat Rivalitas Di Antara Para Pesaing yang ada c. Tekanan dari Produk Pengganti d. Kekuatan Tawar Menawar Pembeli (Substitusi) e. Kekuatan Tawar-menawar Pemasok UNTUK KALANGAN SENDIRI 27 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Politisi / Hukum Sosial Budaya Lingkungan Umum Lingkungan Industri Ancaman Pesaing Kekuatan Pemasok Kekuatan Pembeli Produk Pengganti Intensitas Persaingan Demografi Ekonomi Teknologi B. Likungan Operasi Lingkungan operasi disebut juga dengan lingkungan kompetitif atau tugas, yang terdiri atas factor-faktor dalam situasi kompetitif yang mempengaruhi keberhasilan perusahaan dalam memperoleh sumber daya yang dibutuhkan atau dalam memasarkan produk dan jasanya secara menguntungkan. Faktor-faktor terpenting dari lingkungan operasi ini adalah: 1. Posisi kompetitif 2. Profil pelanggan 3. Letak Geografis 4. Kondisi demografis 5. Sumber daya manusia 6. Tenaga Kerja UNTUK KALANGAN SENDIRI 28 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM III. Analisis Lingkungan Eksternal Analisis lingkungan eksternal bertujuan untuk mengetahui ancaman dan peluang. Ancaman adalah suatu kondisi dalam lingkungan umum yang dapat menghambat usaha-usaha perusahaan untuk mencapai daya saing strategis. Sedangkan peluang adalah kondisi dalam lingkungan umum yang dapat membantu perusahaan mencapai daya saing strategis. Proses yang dilakukan secara kontinyu untuk melakukan analisis lingkungan eksternal adalah dengan melakukan pemindaian (scanning), pengawasan (monitoring), peramalan (forecasting), dan penilaian (assessing). Pemindaian (scanning) Melalui pemindaian perusahaan mengidentifikasi tanda-tanda awal dari perubahan potensial dalam lingkungan umum, dan mendeteksi perubahan- perubahan yang sedang terjadi. Pemindaian lingkungan merupakan hal penting dan menentukan bagi perusahaan- perusahaan yang bersaing dalam lingkungan yang sangat tidak stabil. Pengawasan(monitoring) Melalui pengawasan perusahaan mendeteksi perubahan dan trend-trend lingkungan melalui pengawasan yang berkelanjutan. Kritikal bagi pengawasan yang berhasil adalah kemampuan untuk mendeteksi makna dalam peristiwa-peristiwa lingkungan yang berbeda. Peramalan (forecasting) Pada peramalan, analis mengembangkan proyek-proyek yang layak tentang apa yang mungkin terjadi, dan seberapa cepat, perubahan-perubahan dan trend-trend itu dideteksi melalui pemindaian dan pengawasan. Penilaian (assessing) Tujuan penilaian adalah untuk menentukan waktu dan signifikansi efek- efek dari perubahan-perubahan dan trend-trend lingkungan terhadap manajemen strategis suatu perusahaan. Selangkah lebih Maju tujuan penilaian adalah untuk menspesifikasi UNTUK KALANGAN SENDIRI 29 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM implikasi pemahaman tersebut pada organisasi. Tanpa penilaian perusahaan dibiarkan dengan data-data yang menarik, tapi tidak diketahui relevansi kompetitiifnya. IV. Analisis Lingkungan Industri Industri adalah sekelompok perusahaan yang memproduksi produk- produk yang dapat saling menggantikan. Analisa lingkungan industry ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan model 5 kekuatan. Ancaman dari Peserta Bisnis Baru Peserta bisnis baru dapat menjadi ancaman karena membawa kapasitas produksi tambahan. Seringkali juga peserta bisnis baru memiliki sumberdaya yang substansial dan berkeinginan kuat untuk mendapatkan pangsa pasar yang lebih besar. Analisis Pesaing Analisis pesaing memusatkan perhatiannya pada setiap perusahaan yang bersaing secara langsung dengan sebuah perusahaan. Perusahaan perlu memahami: • Apa yang menggerakkan pesaing, seperti yang ditunjukkan oleh tujuan-tujuan masa depannya. • Apa yang sedang dilakukan oleh pesaing, seperti yang diungkapkan oleh strateginya saat ini. • Apa yang diyakini oleh pesaing tentang dirinya sendiri dan tentang industri, seperti yang ditunjukkan oleh asumsi-asumsinya. • Apa kemampuan perusahaan, seperti yang ditunjukkan oleh kapabilitasnya. Kekuatan Posisi Pemasok Pemasok merupakan ancaman serius apabila berintergrasi ke depan Didominasi oleh sejumlah kecil perusahaan besar dan lebih terkonsentrasi dari pada industri yang menjadi pembeli mereka. Produk pengganti yang baik tidak tersedia bagi pembeli. Pembeli bukan merupakan konsumen bagi pemasok. Produk pemasok penting bagi pembeli. UNTUK KALANGAN SENDIRI 30 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Efektivitas produk pemasok menciptakan biaya peralihan yang tinggin bagi pembeli. Pemasok merupakan ancaman serius apabila berintergrasi ke depan Ancaman Produk Pengganti Secara umum, ancaman produk pengganti adalah besar sejumlah pelanggan mengahadapi sedikit, bila ada, biaya peralihan dan apabila harga produk pengganti tersebut lebih rendah dan/ataumutu dan kemampuan kinerjanya sama atau lebih besar dari padaproduk yang ada. Intensitas Persaingan Jumlah Pesaing banyak atau kekuatan seimbang. Pertumbuhan Industri yang lambat. Biaya tetap atau penyimpanan yang tinggi. Kurangnya pembedaan. Penambahan kapasitas dalam jumlah besar. Keaneragaman Pesaing. Kepentingan Straegis yang Tinggi. UNTUK KALANGAN SENDIRI 31 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB IV ETIKA BISNIS DAN KEWIRASWASTAAN I. Etika Bisnis 1. Pendahuluan Berdasar fitrahnya setiap manusia dilahirkan sebagai orang bersih. Dia ingin berbuat yang terbaik bagi dirinya dan juga untuk orang lain serta lingkungannya. Dalam prosesnya, disamping karena faktor diri sendiri (internal) maka factor eksternal sangat mempengaruhi pembentukan perilaku seseorang: Ada manusia yang berperilaku baik dan ada yang buruk; Ada yang rendah hati dan ada yang tinggi hati; Ada yang introvert dan ada yang ekstrovert. Begitu juga dalam nuansasebagai pekerja: Ada yang malas dan ada yang rajin; Ada yang produktif dan ada yang tidak produktif; Ada yang senang pada tantangan kerja dan ada yang menjauhi tantangan kerja; Ada yang memiliki ambisi pribadi yang kuat dan ada yang lemah. Berikut akan dibahas Mengenai Etika Bisnis dan Perilaku Manusia dalam menjalankan etika bisnis, prinsip prinsip serta contoh contohnya. 2. Penjelasan Tentang Etika Bisnis Secara sederhana yang dimaksud dengan etika bisnis adalah cara-cara untukmelakukan kegiatan bisnis, yang mencakup seluruh aspek yang berkaitandengan individu, perusahaan, industri dan juga masyarakat. Kesemuanya inimencakup bagaimana kita menjalankan bisnis secara adil , sesuai dengan hokum yang berlaku tidak tergantung pada kedudukan individu ataupun perusahaan dimasyarakat. ETIKA BISNIS DAN ISU TERKAIT Menurut kamus, istilah etika memiliki beragam makna berbeda. Salah satumaknanya adalah “prinsip tingkah laku yang mengatur individu dan kelompok”.Makna kedua menurut kamus – lebih penting – etika adalah “kajian moralitas”.Tapi meskipun etika berkaitan dengan moralitas, namun tidak sama persis denganmoralitas. Etika adalah semacam penelaahan, baik aktivitas penelaahan maupunhasil penelaahan itu sendiri,sedangkan moralitas merupakan subjek. ARTI PENTING ETIKA BISNIS Perilaku Etis penting diperlukan untuk sukses jangka panjang dalam sebuahbisnis. Pentingnya etika bisnis tersebut berlaku untuk kedua perspektif baiklingkup makro ataupun mikro. 1. Perspektif Makro UNTUK KALANGAN SENDIRI 32 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Pertumbuhan suatu negara tergantung pada efektivitas dan efisiensi system pasar dalam mengalokasikan barang dan jasa. Beberapa kondisi yang diperlukansupaya sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien adalah: Adanya hak memiliki dan mengelola properti swasta Adanya kebebasan memilih dalam perdagangan barang dan jasa Adanya ketersediaan informasi yang akurat berkaitan dengan barang dan jasa Jika salah satu subsistem dalam sistem pasar ini melakukan perilaku yang tidaketis, maka hal ini akan mempengaruhi keseimbangan sistem dan mengambatpertumbuhan sistem secara makro. Contoh-contoh perilaku tidak etis padaperspektif makro adalah: Penyogokan atau suap: Yaitu memberikan sesuatu yang berharga dengantujuan mempengaruhi tindakan seorang pejabat dalam melaksanakan kewajibanpublik. Suap dimaksudkan untuk memanipulasi seseorang dengan membelipengaruh. ‘Pembelian’ itu dapat dilakukan baik dengan membayarkan sejumlahuang atau barang, maupun ‘pembayaran kembali’ setelah deal terlaksana. b. Tindakan pemaksaan: Merupakan tekanan, pembatasan, dorongan denganpaksa menggunakan jabatan atau ancaman untuk memaksakan kehendak.Tindakan pemaksaan ini misalnya berupa ancaman untuk mempersulit kenaikanjabatan, pemecatan, atau penolakan terhadap seseorang. c. Informasi palsu (Deceptive information): Yaitu memberikan informasi yangtidak jujur untuk mengelabuhi atau menutupi sesuatu yang tidak benar. d. Pencurian dan penggelapan: Tidak hanya di bidang politik dan militer, didalam bidang bisnis pun sudah ada kegiatan spionase. Fei Ye, (37 th), and MingZhong, (36 th) ditangkap polisi Amerika dengan tuduhan telah mencuri rancanganmicrochip dan rahasia perusahaan dari perusahaan komputer Sun MicrosystemsInc., NEC Electronics Corp., Transmeta Corp. dan Trident Microsystems Inc.Mereka ditangkap di airport San Fransisco saat akan terbang ke negeri Cina.e.Perlakukan diskriminatif, yaitu perlakuan tidak adil atau penolakan terhadaporang-orang tertentu yang disebabkan oleh ras, jenis kelamin, kewarganegaraan,atau agama. 2. Perspektif Mikro Dalam lingkup mikro perilaku etis identik dengan kepercayaan atau trust. Dalamlingkup mikro terdapat rantai relasi dimana pemasok (supplier), perusahaan,konsumen, karyawan saling berhubungan dalam kegiatan bisnis yang salingmempengaruhi. Tiap mata rantai di dalam relasi harus selalu menjaga UNTUK KALANGAN SENDIRI 33 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM etikasehingga kepercayaan yang mendasari hubungan bisnis dapat terjaga dengan baik.Bagaimana perilaku etis dapat berperan dalam menciptakan keberlangsunganusaha? Sebagian besar perusahaan berusaha menciptakan adanya repetitivepurchase (pembelian berulang) yang dilakukan konsumen. Hal ini hanya dapatterjadi jika konsumen merasakan kepuasan dalam mengkonsumsi produk tersebut.Perilaku tidak etis yang dilakukan oleh perusahaan dapat mencederai kepuasaanini. Dalam kaitannya dengan dalam relasi bisnis, setiap perusahaan inginbekerja sama dengan perusahaan yang dapat dipercaya. Kepercayaan ini ada didalam reputasi perusahaan yang tidak diciptakan dalam sekejap. Perilaku etismerupakan salah satu komponen utama dalam membangun reputasi perusahaan.Dalam hubungan dengan pihak perbankan, banyak perbankan yang memasukkankomponen etika bisnis dalam mempertimbangkan pengesahan permohonan kredit.Pihak perbankan lebih yakin dalam mengabulkan pinjaman terhadap perusahaanyang telah melaksanakan prinsip-prinsip Corporate Social Responsibility. Dalam skala global, telah merebak kesadaran baru bahwa selain memilikihak-hak sebagai konsumen, mereka juga memiliki kewajiban. Mereka menyadaribahwa perilaku konsumsi mereka dapat berpengaruh terhadap ketidak-adilandan kerusakan lingkungan. Itu sebabnya, lapisan masyarakat yang terdidik mulaiselektif di dalam mengkonsumsi suatu barang/jasa. Mereka tidak akan membelibarang yang diproduksi oleh perusahaan yang membalak hutan. Mereka menolakproduk dari pabrik yang tidak memberi upah yang layak kepada buruhnya.Sedangkan secara internal, penerapan etika juga dapat meningkatkan kinerja danloyalitas karyawan terhadap perusahaan.Menurut (Bandung) perusahaan yang tidak perduli pada etikq bisnis, maka kelangsunganhidup perusahaan itu akan terganggu dan akan berdampak pula pada kinerjakeuangannya. Hal ini terjadi akibat pihak manajemen dan karyawan yangcenderung mencari keuntungan semata sehingga terjadi penyimpangan norma-norma etis. Segala kompetensi, keterampilan, keahlian, potensi, dan modallainnya ditujukan sepenuhnya untuk memenangkan kompetisi yang tidak sehat ini. 3. Prinsip – prinsip Etika Bisnis 3.1 Prinsip Etika Bisnis Menurut Ahli Sony Keraf (1991) dalam buku Etika Bisnis:Membangun Citra Bisnis sebagai Profesi Luhur,mencatat beberapa hal yang menjadi prinsip darietika bisnis. Prinsip–prinsip tersebut adalah : Prinsip otonomi Prinsip ini mengandung pengertianbahwa manusia dapat bertindak secara bebasberdasarkan kesadaran sendiri tentang apa yangharus dianggap baik untuk dilakukan UNTUK KALANGAN SENDIRI 34 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Prinsip kejujuran Kejujuran adalah prinsip etika bisnis yang cukup penting karena menjamin kelanggengansebuah kegiatan bisnis. Prinsip berbuat baik dan tidak berbuat jahatBerbuat baik dan tidak berbuat jahat merupakanprinsip moral untuk bertindak baik kepada oranglain dalam segala bidang Prinsip keadilan Prinsip keadilan merupakanprinsip yang menuntut bahwa dalamhubungan bisnis, seseorang memperlakukanorang lain seuai haknya. Prinsip hormat pada diri sendiriprinsip ini sama artinya dengan prinsipmenghargai diri sendiri, bahwa dalammelakukan hubungan bisnis, manusia memilikikewajiban moral untuk memperlakukan dirinyasebagai pribadi yang memiliki nilai samadengan pribadi lainnya. 3.2 Prinsip Penerapan Etika Bisnis Berikut ini adalah 10 Prinsip di dalam menerapkan Etika Bisnis yang positif: Etika Bisnis itu dibangun berdasarkan etika pribadi: Tidak ada perbedaan yangtegas antara etika bisnis dengan etika pribadi. Kita dapat merumuskan etika bisnisberdasarkan moralitas dan nilai-nilai yang kita yakini sebagai kebenaran. Etika Bisnis itu berdasarkan pada fairness. Apakah kedua pihak yang melakukannegosiasi telah bertindak dengan jujur? Apakah setiap konsumen diperlakukandengan adil? Apakah setiap karyawan diberi kesempatan yang sama? Jika ya,maka etika bisnis telah diterapkan. Etika Bisnis itu membutuhkan integritas. Integritas merujuk pada keutuhanpribadi, kepercayaan dan konsistensi. Bisnis yang etis memperlakukan orangdengan hormat, jujur dan berintegritas. Mereka menepati janji dan melaksanakankomitmen. Etika Bisnis itu membutuhkan kejujuran. Bukan jamannya lagi bagi perusahaanuntuk mengelabuhi pihak lain dan menyembunyika cacat produk. Jaman sekarangadalah era kejujuran. Pengusaha harus jujur mengakui keterbatasan yang dimilikioleh produknya. Etika Bisnis itu harus dapat dipercayai. Jika perusahaan Anda terbilang baru,sedang tergoncang atau mengalami kerugian, maka secara etis Anda harusmengatakan dengan terbuka kepada klien atau stake-holder Anda. Etika Bisnis itu membutuhkan perencanaan bisnis. Sebuah perusahaan yangberetika dibangun di atas realitas sekarang, visi atas masa depan dan perannyadi dalam lingkungan. Etika bisnis tidak hidup di dalam ruang hampa. Semakinjelas rencana sebuah perusahaan tentang pertumbuhan, stabilitas, keuntungan danpelayanan, maka semakin kuat komitmen perusahaan tersebut terhadap praktikbisnis. UNTUK KALANGAN SENDIRI 35 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Etika Bisnis itu diterapkan secara internal dan eksternal. Bisnis yang beretikamemperlakukan setiap konsumen dan karyawannya dengan bermartabat dan adil.Etika juga diterapkan di dalam ruang rapat direksi, ruang negosiasi, di dalammenepati janji, dalam memenuhi kewajiban terhadap karyawan, buruh, pemasok,pemodal dll. Singkatnya, ruang lingkup etika bisnis itu universal.8.Etika Bisnis itu membutuhkan keuntungan. Bisnis yang beretika adalah bisnisyang dikelola dengan baik, memiliki sistem kendali internal dan bertumbuh. Etikaadalah berkenaan dengan bagaimana kita hidup pada saat ini dan mempersiapkandiri untuk masa depan. Bisnis yang tidak punya rencana untuk menghasilkankeuntungan bukanlah perusahaan yang beretika. Etika Bisnis itu berdasarkan nilai. Perusahaan yang beretika harus merumuskan standar nilai secara tertulis. Rumusan ini bersifat spesifik, tetapi berlaku secaraumum. Etika menyangkut norma, nilai dan harapan yang ideal. Meski begitu,perumusannya harus jelas dan dapat dilaksanakan dalam pekerjaan sehari-hari. Etika Bisnis itu dimulai dari pimpinan. Ada pepatah, “Pembusukan ikandimulai dari kepalanya.” Kepemimpinan sangat berpengaruh terhadap coraklembaga. Perilaku seorang pemimpin yang beretika akan menjadi teladan bagianak buahnya.Di dalam persaingan dunia usaha yang sangat ketat ini, etika bisnis merupakansebuah harga yang tidak dapat ditawar lagi. Seorang konsumen yang tidak puas,rata-rata akan mengeluh kepada 16 orang di sekitarnya. Dalam zaman informasiseperti ini, baik-buruknya sebuah dunia usaha dapat tersebar dengan cepat danmassif. Memperlakukan karyawan, konsumen, pemasok, pemodal dan masyarakatumum secara etis, adil dan jujur adalah satu-satunya cara supaya kita dapatbertahan di dalam dunia bisnis sekarang. 3.3 Hal-hal yang penting dalam menciptakan etika bisnis Dalam menciptakan etika bisnis, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain ialah : 1. Pengendalian diri Artinya, pelaku-pelaku bisnis dan pihak yang terkait mampu mengendalikan diri mereka masing-masing untuk tidak memperoleh apapun dari siapapun dan dalam bentuk apapun. Disamping itu, pelaku bisnis sendiri tidak mendapatkan keuntungan dengan jalan main curang dan menekan pihak lain dan menggunakan keuntungan dengan jalan main curang dan menakan pihak lain dan menggunakan keuntungan tersebut walaupun keuntungan itu merupakan hak bagi pelaku bisnis, tetapi penggunaannya juga harus memperhatikan kondisi masyarakat sekitarnya. Inilah etika bisnis yang "etis". 2. Pengembangan tanggung jawab sosial (social responsibility) Pelaku bisnis disini dituntut untuk peduli dengan keadaan masyarakat, bukan hanya dalam bentuk "uang" dengan jalan memberikan sumbangan, melainkan lebih kompleks lagi. UNTUK KALANGAN SENDIRI 36 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Artinya sebagai contoh kesempatan yang dimiliki oleh pelaku bisnis untuk menjual pada tingkat harga yang tinggi sewaktu terjadinya excess demand harus menjadi perhatian dan kepedulian bagi pelaku bisnis dengan tidak memanfaatkan kesempatan ini untuk meraup keuntungan yang berlipat ganda. Jadi, dalam keadaan excess demand pelaku bisnis harus mampu mengembangkan dan memanifestasikan sikap tanggung jawab terhadap masyarakat sekitarnya. 3. Mempertahankan jati diri dan tidak mudah untuk terombang-ambing oleh pesatnya perkembangan informasi dan teknologi Bukan berarti etika bisnis anti perkembangan informasi dan teknologi, tetapi informasi dan teknologi itu harus dimanfaatkan untuk meningkatkan kepedulian bagi golongan yang lemah dan tidak kehilangan budaya yang dimiliki akibat adanya tranformasi informasi dan teknologi. 4. Menciptakan persaingan yang sehat Persaingan dalam dunia bisnis perlu untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas, tetapi persaingan tersebut tidak mematikan yang lemah, dan sebaliknya, harus terdapat jalinan yang erat antara pelaku bisnis besar dan golongan menengah kebawah, sehingga dengan perkembangannya perusahaan besar mampu memberikan spread effect terhadap perkembangan sekitarnya. Untuk itu dalam menciptakan persaingan perlu ada kekuatankekuatan yang seimbang dalam dunia bisnis tersebut. 5. Menerapkan konsep “pembangunan berkelanjutan" Dunia bisnis seharusnya tidak memikirkan keuntungan hanya pada saat sekarang, tetapi perlu memikirkan bagaimana dengan keadaan dimasa mendatang. Berdasarkan ini jelas pelaku bisnis dituntut tidak meng-"ekspoitasi" lingkungan dan keadaan saat sekarang semaksimal mungkin tanpa mempertimbangkan lingkungan dan keadaan dimasa datang walaupun saat sekarang merupakan kesempatan untuk memperoleh keuntungan besar. 6. Menghindari sifat 5K (Katabelece, Kongkalikong, Koneksi, Kolusi dan Komisi) Jika pelaku bisnis sudah mampu menghindari sikap seperti ini, kita yakin tidak akan terjadi lagi apa yang dinamakan dengan korupsi, manipulasi dan segala bentuk permainan curang dalam dunia bisnis ataupun berbagai kasus yang mencemarkan nama bangsa dan negara. 7. Mampu menyatakan yang benar itu benar Artinya, kalau pelaku bisnis itu memang tidak wajar untuk menerima kredit (sebagai contoh) karena persyaratan tidak bisa dipenuhi, jangan menggunakan "katabelece" dari "koneksi" serta melakukan "kongkalikong" dengan data yang salah. Juga jangan memaksa diri untuk mengadakan “kolusi" serta memberikan "komisi" kepada pihak yang terkait. 8. Menumbuhkan sikap saling percaya antara golongan pengusaha kuat dan golongan pengusaha kebawah Untuk menciptakan kondisi bisnis yang "kondusif" harus ada saling percaya (trust) antara golongan pengusaha kuat dengan golongan pengusaha lemah agar pengusaha lemah mampu berkembang bersama dengan pengusaha lainnya yang sudah besar dan mapan. Yang selama ini kepercayaan itu hanya ada antara pihak golongan kuat, saat sekarang sudah UNTUK KALANGAN SENDIRI 37 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM waktunya memberikan kesempatan kepada pihak menengah untuk berkembang dan berkiprah dalam dunia bisnis. 9. Konsekuen dan konsisten dengan aturan main yang telah disepakati bersama Semua konsep etika bisnis yang telah ditentukan tidak akan dapat terlaksana apabila setiap orang tidak mau konsekuen dan konsisten dengan etika tersebut. Mengapa? Seandainya semua ketika bisnis telah disepakati, sementara ada "oknum", baik pengusaha sendiri maupun pihak yang lain mencoba untuk melakukan "kecurangan" demi kepentingan pribadi, jelas semua konsep etika bisnis itu akan "gugur" satu semi satu. 10. Menumbuhkembangkan kesadaran dan rasa memiliki terhadap apa yang telah disepakati Jika etika ini telah memiliki oleh semua pihak, jelas semua memberikan suatu ketentraman dan kenyamanan dalam berbisnis. 11. Perlu adanya sebagian etika bisnis yang dituangkan dalam suatu hukum positif yang berupa peraturan perundang-undangan Hal ini untuk menjamin kepastian hukum dari etika bisnis tersebut, seperti "proteksi" terhadap pengusaha lemah. Kebutuhan tenaga dunia bisnis yang bermoral dan beretika saat sekarang ini sudah dirasakan dan sangat diharapkan semua pihak apalagi dengan semakin pesatnya perkembangan globalisasi dimuka bumi ini. Dengan adanya moral dan etika dalam dunia bisnis serta kesadaran semua pihak untuk melaksanakannya, kita yakin jurang itu akan dapat diatasi, serta optimis salah satu kendala dalam menghadapi tahun 2000 dapat diatasi. 3.4 Contoh Pelanggaran Etika Bisnis Pelanggaran etika bisnis terhadap hukum Sebuah perusahaan X karena kondisi perusahaan yang pailit akhirnyamemutuskan untuk Melakukan PHK kepada karyawannya. Namun dalammelakukan PHK itu, perusahaan sama sekali tidak memberikan pesongansebagaimana yang diatur dalam UU No. 13/2003tentang Ketenagakerjaan. Dalam kasus ini perusahaan x dapat dikatakanmelanggar prinsip kepatuhan terhadap hukum. Pelanggaran etika bisnis terhadap transparansi Sebuah Yayasan X menyelenggarakan pendidikan setingkat SMA. Pada tahunajaranbaru sekolah mengenakan biaya sebesar Rp 500.000,- kepada setiap siswa baru.Pungutan sekolah ini sama sekali tidak diinformasikan kepada mereka saat akanmendaftar, sehingga setelah diterima mau tidak mau mereka harus membayar.Disamping itu tidak ada informasi maupun penjelasan resmi tentang UNTUK KALANGAN SENDIRI 38 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM penggunaanuang itu kepada wali murid.Setelah didesak oleh banyak pihak, Yayasan baru memberikan informasi bahwauang itu dipergunakan untuk pembelian seragama guru. Dalam kasus ini, pihakYayasan dan sekolah dapat dikategorikan melanggar prinsip transparansi Pelanggaran etika bisnis terhadap akuntabilitas Sebuah RS Swasta melalui pihak Pengurus mengumumkan kepada seluruhkaryawan yang akan mendaftar PNS secara otomotais dinyatakan mengundurkandiri. A sebagai salah seorang karyawan di RS Swasta itu mengabaikanpengumuman dari pihak pengurus karena menurut pendapatnya ia diangkatoleh Pengelola dalam hal ini direktur, sehingga segala hak dan kewajiban diaberhubungan dengan Pengelola bukan Pengurus. Pihak Pengelola sendiri tidakmemberikan surat edaran resmi mengenai kebijakan tersebut. Karena sikapnyaitu, A akhirnya dinyatakan mengundurkan diri. Dari kasus ini RS Swasta itu dapatdikatakan melanggar prinsip akuntabilitas karena tidak ada kejelasanfungsi, pelaksanaan dan pertanggungjawaban antara Pengelola dan Pengurus Rumah Sakit Pelanggaran etika bisnis terhadap prinsip pertanggungjawaban Sebuah perusahaan PJTKI di Jogja melakukan rekrutmen untuk tenaga babysitter. Dalam pengumuman dan perjanjian dinyatakan bahwa perusahaan berjanjiakan mengirimkan calon TKI setelah 2 bulan mengikuti training dijanjikan akandikirim ke negara-negara tujuan. Bahkan perusahaan tersebut menjanjikan bahwasegala biaya yang dikeluarkan pelamar akan dikembalikan jika mereka tidak jadiberangkat ke negara tujuan. B yang terarik dengan tawaran tersebut langsungmendaftar dan mengeluarkan biaya sebanyakRp 7 juta untuk ongkos administrasi dan pengurusan visa dan paspor. Namunsetelah 2 bulan training, B tak kunjung diberangkatkan, bahkan hingga satu tahuntidak ada kejelasan. Ketika dikonfirmasi, perusahaan PJTKI itu selalu berkilahada penundaan, begitu seterusnya. Dari kasus ini dapat disimpulkan bahwaPerusahaan PJTKI tersebut telah melanggar prinsip pertanggungjawaban denganmengabaikan hak-hak B sebagai calon TKI yang seharusnya diberangnka kenegara tujuan untuk bekerja. Pelanggaran etika bisnis terhadap prinsip kewajaran UNTUK KALANGAN SENDIRI 39 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Sebuah perusahaan property ternama di Yogjakarta tidak memberikan surat ijinmembangun rumah dari developer kepada dua orang konsumennya di kawasankavling perumahan milik perusahaan tersebut. Konsumen pertama sudahmemenuhi kewajibannya membayar harga tanah sesuai kesepakatan dan biayaadministrasi lainnya. Sementara konsumen kedua masih mempunyai kewajibanmembayar kelebihan tanah, karena setiap kali akan membayar pihak developerselalu menolak dengan alasan belum ada ijin dari pusat perusahaan (pusatnyadi Jakarta). Yang aneh adalah di kawasan kavling itu hanya dua orang ini yangbelum mengantongi izin pembangunan rumah,sementara 30 konsumen lainnyasudah diberi izin dan rumah mereka sudah dibangun semuannya. Alasan yangdikemukakan perusahaan itu adalah ingin memberikan pelajarankepada dua konsumen tadi karena dua orang ini telah memprovokasi konsumenlainnya untuk melakukan penuntutan segera pemberian izin pembangunan rumah.Dari kasus ini perusahaan property tersebut telah melanggar prinsip kewajaran(fairness) karena tidak memenuhi hak-hak stakeholder (konsumen) dengan alasan yang tidak masuk akal. Pelanggaran etika bisnis terhadap prinsip kejujuran Sebuah perusahaan pengembang di Sleman membuat kesepakatan dengan sebuahperusahaan kontraktor untuk membangun sebuah perumahan. Sesuai dengankesepakatan pihak pengembang memberikan spesifikasi bangunan kepadakontraktor. Namun dalam pelaksanaannya, perusahaan kontraktor melakukanpenurunan kualitas spesifikasi bangunan tanpa sepengetahuan perusahaanpengembang. Selang beberapa bulan kondisi bangunan sudah mengalamikerusakan serius. Dalam kasus ini pihak perusahaan kontraktor dapat dikatakantelah melanggar prinsip kejujuran karena tidak memenuhi spesifikasi bangunanyang telah disepakati bersama dengan perusahaan pengembang Pelanggaran etika bisnis terhadap prinsip empati Seorang nasabah, sebut saja X, dari perusahaan pembiayaan terlambat membayarangsuran mobil sesuai tanggal jatuh tempo karena anaknya sakit parah. X sudahmemberitahukan kepada pihak perusahaan tentang keterlambatannya membayarangsuran, namun tidak mendapatkan respon dari perusahaan. Beberapa minggusetelah jatuh tempo pihak perusahaan langsung mendatangi X untuk menagihangsuran dan mengancam akan mengambil mobil yang masih diangsur itu. Pihakperusahaan menagih dengan cara yang tidak sopan dan melakukan tekananpsikologis kepada nasabah. Dalam kasus ini kita dapat mengakategorikan pihakperusahaan telah melakukan pelanggaran prinsip UNTUK KALANGAN SENDIRI 40 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM empati pada nasabah karenasebenarnya pihak perusahaan dapat memberikan peringatan kepada nasabah itudengan cara yang bijak dan tepat II. Kewiswastaan Istilah wiraswasta berasal dari dua kata, yakni ‘wira’ dan ‘swasta’. Wira memiliki arti berani, utama, atau perkasa. Sedangkan swasta ternyata juga berasal dari dua kata, yakni ‘swa’ dan ‘sta’. Swa artinya sendiri, dan sta, berarti berdiri. Jadi, swasta bisa dimaknai berdiri di atas kekuatan sendiri. Dengan melihat arti etimologis di atas bisa diambil pengertian wiraswasta ialah keberanian, keutamaan dalam berusaha dengan bersandar pada kekuatan sendiri. Kewiraswastaan adalah kemampuan seseorang dalam menginvestasikan sejumlah uang untuk memulai sebuah usaha dan berani menanggung segala resiko yang akan terjadi. Wiraswastawan atau orang yang berwiraswasta adalah orang-orang yang peka dalam melihat peluang berbisnis di masyarakat dan mampu mengembangkan peluang bisnis tersebut menjadi sebuah usaha yang maju sehingga dapat membuat sebuah lapangan kerja baru. Menjadi seorang wiraswastawan diperlukan kempuan dalam berbisnis dan pengalaman dalam dunia bisnis. 1. Unsur-unsur Penting Wiraswasta : Unsur pengetahuan Unsur ketrampilan Unsur sikap mental Unsur kewaspadaan 2. Perbedaan antara kewirausahaan dan bisnis kecil : Kewirausahaan: Berpikir dan bertindak strategik, adaptif terhadap perubahan dalam berusaha mencari peluang keuntungan termasuk yang mengandung resiko agak besar dan dalam mengatasi masalah. Selalu berusaha untuk mendapat keuntungan melalui berbagai keunggulan dalam memuaskan langganan. Berusaha mengenal dan mengendalikan kekuatan dan kelemahan perusahaan (dan pengusahanya) serta meningkatkan kemampuan dengan sistem pengendalian intern. Selalu berusaha meningkatkan kemampuan dan ketangguhan perusahaan terutama dengan pembinaan motivasi dan semangat kerja serta pemupukan permodalan. Perusahaan Kecil: UNTUK KALANGAN SENDIRI 41 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Umumnya dikelola pemilik Struktur organisasi sederhana pemilik mengenal karyawan Prosentase kegagalan perusahaan tinggi Kekurangan manajer yang ahli modal jangka panjang sulit diperoleh 3. Arti penting kewiraswastaan: Meningkatkan produktivitas Seorang wiraswastawan dituntut untuk selalu kreatif dan menggunakan metodemetode baru yang dapat meningkatkan produktivitas. Meningkatkan pertumbuhan ekonomi dan menciptakan pekerjaan Dengan usaha yang dibukanya seorang wirasawstawan berarti membuka/menciptakan kesempatan kerja bagi orang lain dan tidak langsung bias meningkatkan pertumbuhan ekonomi. Menciptakan teknologi baru dan menciptakan produk dan jasa baru Banyak wiraswastawan yang membuka peluang baru dengan menciptakan produk atau jasa baru. Apabila ternyata masih mempertahankan produk lama, produk tersebut sudah disempurnakan atau diperbaiki. Mendorong inovasi Meskipun biasanya mereka tidak menciptakan sesuatu yang baru, tetapi mereka dapat mengembangkan metode atau produk yang inovatif. Membantu organisasi bisnis yang besar Biasanya perusahaan besar dalam pemenuhan bahan baku sering kali diperoleh dari perusahaan yang lebih kecil sebagai supliernya. 4. Proses Kewiraswastaan: Kesempatan dan Ide UNTUK KALANGAN SENDIRI 42 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Kewiraswastaan dimulai dengan adanya suatu kesempatan yang dilihat sebagai sebuah peluang oleh seorang wiraswastawan. Ide bisnis bisa timbul karena adanya situasi yang mendesak atau bisa muncul dari hobi. Rencana Bisnis Formal Rencana bisnis formal biasanya dibuat oleh perusahaan yang sudah besar, yang berisi rencana untuk mendirikan bisnis. Sedangkan bagi usaha kecil rencana bisnis juga harus dibuat sebagai tahapan perencanaan meskipun dalam skala yang kecil. Halangan Untuk Masuk Seorang calon wiraswastawan meskipun dia sudah mempunyai ide, ia tidak serta merta memasuki dunia usaha tersebut dikarenakan banyak halangan-halangan yang muncul untuk memasuki dunia usaha tersebut.Halangan tersebut antara lain pengetahuan pasar yang kurang, cara memasarkan yang kurang, jaringan kerja dan informasi yang kurang maupun kurangnya permodalan.Strategi Memasuki Pasar. Seorang wiraswastawan bisa memasuki pasar dengan 3 cara: (1) membangun perusahaan (2) membeli perusahaan yang sudah ada; (3) franchising atau waralaba. Bentuk Organisasi Setelah wiraswastawan memasuki pasar, dia bisa memilih beberapa bentuk organisasi antara lain Usaha Perorangan, Firma atau Partnership atau Perseroan. Faktor Penentu Keberhasilan Seorang wiraswastaan harus berhati-hati terhadap resiko kegagalan usahanya karena berdasarkan umur usaha, usaha yang baru didirikan prosentase kegagalannya akan lebih besar. UNTUK KALANGAN SENDIRI 43 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB V PERENCANAAN (PLANNING) 1. Definisi Perencanaan Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. 2. Batasan Perencanaan Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatankegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. 3. Unsur-unsur Perencanaan Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu : Tindakan apa yang harus dikerjakan Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan Dimana tindakan tersebut dilakukan Kapan tindakan tersebut dilakukan Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut. UNTUK KALANGAN SENDIRI 44 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 4. Sifat Rencana Yang Baik Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut : Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. 5. Proses Pembuatan Rencana Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya. UNTUK KALANGAN SENDIRI 45 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan. 6. Siapa Pembuat Rencana ? Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masingmasing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik. Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi. Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : - Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan - Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna. 7. Bentuk-bentuk Perencanaan Recana Global (Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas: - Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan - Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. - Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi - Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi UNTUK KALANGAN SENDIRI 46 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu : 1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan 2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. 3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 3. Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. - Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan. - Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang. 8. Tipe-tipe perencanaan Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang < 1 tahun 1 – 5 tahun > 5 tahun Jadwal penggunaan sumber daya Laba pertumbuhan Produk penyesuaian tujuan dan perubahan strategi 9. Keuntungan dari perencanaan 1. Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran 2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang 3. Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila … ?” UNTUK KALANGAN SENDIRI 47 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 4. 5. 6. 7. 8. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin) Memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara menyeluruh Memperbesar dan mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas Membantu seorang manajer mencapai status 10. Langkah-langkah pokok dalam bidang perencanaan: 1. Jelaskan problem yang bersangkutan 2. Usahakan untuk mencapai keterangan-keterangan tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan 3. Analisia dan klasifikasi keterangan-keterangan yang diperoleh 4. Tetapkan premis-premis perencanaan dan penghalang-penghalang terhadapnya 5. Tentukan rencana-rencana alternatif 6. Pilih rencana yang diusulkan 7. Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan tersebut 8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan 11. Pola-pola perencanaan: 1. Satisficing (mempertahankan cara-cara kerja yang lazim dilakukan) 2. Optimizing (mengoptimalisasi) 3. Adaptivizing (mengadaptasi) 12. Beberapa Jenis Perencanaan a. Misi menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu. b. Tujuan merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi. c. Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). d. ProsedurSuatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. e. Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan. f. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. UNTUK KALANGAN SENDIRI 48 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM g.AnggaranSebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang dibeli, barangbarang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usahausaha manajerialnya. 13. Dampak Positif dan Negatif dari Perencanaan – Sisi Positif: Membantu melihat masa depan Koordinasi semakin baik Mengurangi ketidakpastian Lebih mendekatkan organisasi ke tujuannya – Sisi Negatif: Waktu dan tenaga ekstra Penekanan yang berlebihan pada ketidakseimbangan dengan fungsi lainnya. UNTUK KALANGAN SENDIRI perencanaan mengakibatkan 49 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB VI PENGAMBILAN KEPUTUSAN I. Pendahuluan Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap - tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dapat menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya. Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 4 bagian : Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi. Penetapan tujuan adalah apa yang igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar. Penentuan strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya. Dengan strategi semua kemampuan yg berupa sumberdaya2 dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusn alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik. Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah : G. R. Terry : Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin. UNTUK KALANGAN SENDIRI 50 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Claude S. Goerge, Jr : Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif. Horold dan Cyril O’Donnell : Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat. P. Siagian : Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan. II. Tipe Keputusan Manajemen Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe : 1. Keputusan terprogram keputusan terstruktur : keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah. Contoh keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll. 2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci. Contoh Keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi. 3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yang tidak terjadi berulangulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi. Dicission Maker (Pembuat Keputusan) Pembuat keputusan menggambarkan process melalui serangkaian kegiatan yang dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu, dimana pembuatan keputusan merupakan keseluruhan process pencapaian suatu keputusan dari identifikasi masalah awal melalui pengembangan dan penilaian alternative-alternative sampai pemilihan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 51 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Decision Making Process Identification the problem Identification of decision criteria Allocate of weigh to criteria Evaluation of decision Effectiveness Develop of alternative Selection an alternative Implement of the alternative Gambar-5. Pengambil Keputusan Produksi Identification the Problem(Perumusan Masalah) Bisa dilakukan dengan: 1. 2. Melihat hubungan sebab akibat. Mencari penyimpangan. Bisa juga dilakukan dengan: 1. 2. 3. 5Why’s 4W’s + 1H (What, Where, When, Who + How) etc Identification of Decision Criteria(Perumusan kriteria) Bisa dilakukan dengan pengumpulan dan analisa data yang berhubungan, atas dasar tersebut satu atau lebih alternative dikembangkan sebeum dibuat keputusan Allocate of Weigh to Criteria(tentukan kriteria utama) Tahap ini bisa dilakukan dengan evaluasi alternative yang ada. UNTUK KALANGAN SENDIRI 52 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Evaluasi tergantung pada pemilihan criteria yang tepat, disini sering melibatkan criteria-criteria yang saling bertentangan. Develop of Alternative(kembangkan alternative) Kriteria yang sudah ditentukan akan menghasilkan banyak alternative untuk perbaikannya, ini bisa dilakukan dengan metode brainstorming. Selection an Alternative(Pemilihan alternative) Meskipun kwalitas analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi alternative cukup bagus, namun pemilihannya jarang menjadi mudah dan jelas. Disini pemilihan alternative sangat dipenting. Implement of The Alternative(Implementasi keputusan) Disini memerlukan perubahan cara orang-orang berprilaku, sehingga pembuat keputusan dapat dipandang sebagai pengantar perubahan (change agent). Pemahaman akan perubahan organisasional adalah kunci sukses implementasi. Evaluation of Decision Effectiveness(Evaluasi hasil) Monitoring sangat dibutuhkan , management harus mengevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan tepat dan keputusan dapat menberikan hasil yang diharapkan. III. Tahapan Pengambilan Keputusan Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan 1. Intelligence adalah Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan. 2. Design adalah Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternative-alternatif pemecahan masalah. 3. Choice adalah Tahap memilih dari solusi dari alternative-alternatifyang disediakan. 4. Implementation adalah Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya. IV. Pendekatan dalam pembuatan keputusan Pendekatan dalam Pembuatan Keputusan Pendekatan Konvensional Pendekatan konvensional disebut juga sebagaipendekatan tradisional atau pendekatan untung-untungan. Yang dimaksud dengan pendekatanini adalah bahwa pembuat keputusan dalammembuat keputusan terhadap suatu persoalanmendasarkan diri kepada tindakan-tindakanyang diambilnya di zaman lampau, jadi selalumendasarkan dirinya atas tradisi. UNTUK KALANGAN SENDIRI 53 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Di sini, pengalaman pembuat keputusan memegang peranan penting. Pendekatan ini yang paling banyak digunakan, akan tetapi tingkat efektivitas paling kecil. Pendekatan Sistematis Pendekatan sistematis dapat dikatakan sebagai pendekatan antara pendekatan tradisional dengan pendekatan ilmiah. Di sini, pembuat keputusan, dalam membuat suatu keputusan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya, bukan saja mendasarkan diri pada pengalamannya, tetapi juga pada pengalaman orang lain yang menghadapi masalah serupa. Apa yang dipergunakan oleh orang lain dengan berhasil baik, dipedomani dan dipraktekkan. Pendekatan berdasarkan Ilmu Pengetahuan (ilmiah) Pendekatan ilmiah dalam pembuatan keputusan ini tidak hanya semata-mata menerima suatu cara oleh karena cara itu di waktu yang lampau telah dipakai dengan hasil baik, melainkan menetapkan dengan seksama persoalan-persoalan yang dihadapi, membuat suatu patokan sebagai pegangan untuk bekerja, mengumpulkan bahan-bahan untuk mencapai cara pemecahan sementara, dan memeriksa kembali cara pemecahan tersebut. Dengan demikian, pembuatan keputusan berdasarkan ilmu pengetahuan (ilmiah) itu adalah suatu cara yang berupa pemeriksaan dan analisis yang logis, yang membawa kepada suatu rencana yang efektif. V. Kondisi dalam Pembuatan Keputusan Kondisi KEPASTIAN (Certainty) Para pembuat keputusan mengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akan datang, karena tersedia informasi yangakurat, terpercaya, dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.Dalam kasus ini, situasi di waktu mendatang adalah dapatdiperkirakan dengan pasti. Kondisi RESIKO (Risk) Para pembuat keputusan mengetahui besarnya probabilitas (Kemungkinana)setiap kemungkinan hasil, tetapi informasi lengkap tidaktersedia. Kondisi KETIDAKPASTIAN (Uncertainty) Para pembuat keputusan tidak mengetahui besarnyaprobabilitas atau bahkan tidak mengetahui kemungkinanhasil-hasil. Kondisi ketidakpastian pada UNTUK KALANGAN SENDIRI 54 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM umumnyamenyangkut keputusan-keputusan kritis danpaling menarik.Pembuatan keputusan dalam kondisi ketidakpastian dapatdilakukan lebih tepat dengan menggunakan metoda-metoda kuantitatif (yang ilmiah) untuk mengantisipasi dan memperkirakannya. VI. Teori Pengambilan Keputusan Kebijakan adalah suatu tindakan yang mengarah pada tujuan tertentu yang dilakukan oleh seorang aktor atau beberapa aktor berkenaan dengan suatu masalah. Tindakan para aktor kebijakan dapat berupa pengambilan keputusan yang biasanya bukan merupakan keputusan tunggal, artinya kebijakan diambil dengan cara mengambil beberapa keputusan yang saling terkait dengan masalah yang ada. Pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai pemilihan alternatif terbaik dari beberapa pilihan alternatif yang tersedia. Ada beberapa teori yang paling sering digunakan dalam mengambil kebijakan yaitu : 1.Teori Rasional Komprehensif Barangkali toari pengambilan keputusan yang biasa digunakan dan diterima oleh banyak kalangan adalah teori rasional komprehensif yang mempunyai beberapa unsur a. Pembuatan keputusan dihadapkan pada suatu masalah tertentu yang dapat dibedakan dari masalah-masalah lain atau setidaknya dinilai sebagai masalah-masalah yang dapat diperbandingkan satu sama lain (dapat diurutkan menurut prioritas masalah) b. Tujuan-tujuan, nilai-nilai atau sasaran yang menjadi pedoman pembuat keputusan sangat jelas dan dapat diurutkan prioritasnya/kepentingannya. c. Bermacam-macam alternatif untuk memecahkan masalah diteliti secara saksama. d. Asas biaya manfaat atau sebab-akibat digunakan untuk menentukan prioritas. e. Setiap alternatif dan implikasi yang menyertainya dipakai untuk membandingkan dengan alternatif lain. f. Pembuat keputusan akan memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan, nilai, dan sasaran yang ditetapkan Ada beberapa ahli antara lain Charles Lindblom , 1965 (Ahli Ekonomi dan Matematika) yang menyatakan bahwa pengambilan keputusan itu sebenarnya UNTUK KALANGAN SENDIRI 55 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM tidak berhadapan dengan masalah-masalah yang konkrit akan tetapi mereka seringkali mengambil keputusan yang kurang tepat terhadap akar permasalahan. Teori rasional komprehensif ini menuntut hal-hal yang tidak rasional dalam diri pengambil keputusan. Asumsinya adalah seorang pengambil keputusan memiliki cukup informasi mengenahi berbagai alternatif sehingga mampu meramalkan secara tepat akibat-akibat dari pilihan alternatif yang ada, serta memperhitungkan asas biaya manfaatnya.dan mempertimbangkan banyak masalah yang saling berkaitan Pengambil keputusan sering kali memiliki konflik kepentingan antara nilai-nilai sendiri dengan nilai-nilai yang diyakini oleh masyarakat. Karena teori ini mengasumsikan bahwa fakta-2 dan nilai-nilai yang ada dapat dibedakan dengan mudah, akan tetapi kenyataannya sulit membedakan antara fakta dilapangan dengan nilai-nilai yang ada. Ada beberapa masalah diperbagai negara berkembang seperti Indonesia untuk menerapkan teori rasional komprehensif ini karena beberapa alasan yaitu o o o Informasi dan data statistik yang ada tidak lengkap sehingga tidak bisa dipakai untuk dasar pengambilan keputusan. Kalau dipaksakan maka akan terjadi sebuah keputusan yang kurang tepat. Teori ini diambil/diteliti dengan latar belakang berbeda dengan nagara berkembang ekologi budanyanya berbeda. Birokrasi dinegara berkembang tidak bisa mendukung unsur-unsur rasional dalam pengambilan keputusan, karena dalam birokrasi negara berkembang kebanyakan korup sehingga menciptakan hal-hal yang tidak rasional. 2.Teori Inkremental Teori ini dalam mengambil keputusan dengan cara menghindari banyak masalah yang harus dipertimbangkan dan merupakan madel yang sering ditempuh oleh pejabat-pejabat pemerintah dalam mengambail keputusan. Teori ini memiliki pokok-pokok pikiran sebagai berikut: a. Pemilihan tujuan atau sasaran dan analisis tindakan empiris yang diperlukan untuk mencapanya merupakan hal yang saling terkait. b. Pembuat keputusan dianggap hanya mempertimbangkan beberapa alternatif yang langsung berhubungan dengan pokok masalah, dan alternatif-alternatif ini hanya dipandang berbeda secara inkremental atau marjinal UNTUK KALANGAN SENDIRI 56 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM c. Setiap alternatif hanya sebagian kecil saja yang dievaluasi mengenahi sebab dan akibatnya. d. Masalah yang dihadapi oleh pembuat keputusan di redifinisikan secara teratur dan memberikan kemungkinan untuk mempertimbangkan dan menyesuaikan tujuan dan sarana sehingga dampak dari masalah lebih dapat ditanggulangi. e. Tidak ada keputusan atau cara pemecahan masalah yang tepat bagi setiap masalah. Sehingga keputusan yang baik terletak pada berbagai analisis yang mendasari kesepakatan guna mengambil keputusan. f. Pembuatan keputusan inkremental ini sifatnya dalah memperbaiki atau melengkapi keputusan yang telah dibuat sebelumnya guna mendapatkan penyempurnaan. Karena diambil berdasarkan berbagai analisis maka sangat tepat diterapkan bagi negara-negara yang memiliki struktur mejemuk. Keputusan dan kebijakan diambil dengan dasar saling percaya diantara berbagai pihak sehingga secara politis lebih aman. Kondisi yang realistik diberbagi negara bahwa dalam menagmbil keputusan/kebijakan para pengambil keputusan dihadapkan pada situasi kurang baik seperti kurang cukup waktu, kurang pengalaman, dan kurangnya sumbersumber lain yang dipakai untuk analsis secara komprehensif. Teori ini dapat dikatakan sebagai model pengambilan keputusan yang membuahkan hasil terbatas, praktis dan dapat diterima. Ada beberapa kelemahan dalam teori inkremental ini o o o o keputusan–keputusan yang diambil akan lebih mewakili atau mencerminkan kepentingan dari kelompok yang kuat dan mapan sehingga kepentingan kelompok lemah terabaikan. Keputusan diambil lebih ditekankan kepada keputusan jangka pendek dan tidak memperhatikan berbagai macam kebijakan lain Dinegara berkembang teori ini tidak cocok karena perubahan yang inkremental tidak tepat karena negara berkembang lebih membutuhkan perubahan yang besar dan mendasar. Menutut Yehezkel Dror (1968) gaya inkremental dalam membuat keputusan cenderung mengahsilkan kelambanan dan terpeliharanya status quo 3.Teori Pengamatan Terpadu (Mixed Scaning Theory) Beberapa kelemahan tersebut menjadi dasar konsep baru yaitu seperti yang dikemukakan oleh ahli sosiologi organisasi Aitai Etzioni yaitu pengamatan terpadu (Mixid Scaning) sebagai suatu pendektan untuk mengambil keputusan baik yang UNTUK KALANGAN SENDIRI 57 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM bersifat fundamental maupun inkremental (berkembang sedikit demi sedikit secara teratur). Keputusan-keputusan inkremental memberikan arahan dasar dan melapangkan jalan bagi keputusan-keputusan fundamental sesudah keputusankeputusan itu tercapai. Model pengamatan terpadu menurut Etzioni akan memungkinkan para pembuat keputusan menggunakan teori rasional komprehensif dan teori inkremental pada situasi yang berbeda-beda. Model pengamatan terpadu ini pada hakikatnya merupakan pendekatan kompromi yang menggabungkan pemanfaatan model rasional komprehensif dan model inkremental dalam proses pengambilan keputusan. VII. Kriteria pengambilan Keputusan Menurut konsepsi Anderson, nilai-nilai yang kemungkinan menjadi pedoman perilaku para pembuat keputusan itu dapat dikelompokkan menjadi 5 (lima) kategori, yaitu: Nilai-nilai Politik. Pembuat keputusan mungkin melakukan penilaian atas altematif kebijaksanaan yang dipilihnya dari sudut pentingnya altematif-altematil itu bagi partai politiknya atau bagi kelompok-kelompok klien dari badan atau organisasi yang dipimpinnya. Keputusan-keputusan yang lahir dari tangan para pembuat keputusan seperti ini bukan mustahil dibuat demi keuntungan politik’ dan kebijaksanaan dengan demikian akan dilihat sebagai instrumen untuk memperluas pengaruh-pengaruh politik atau untuk mencapai tujuan dan kepentingan dari partai politik atau tujuan dari kelompok kepentingan yang bersangkutan. Nilai-nilai organisasi. Para pembuat kepurusan, khususnya birokrat (sipil atau militer), mungkin dalam mengambil keputusan dipengaruhi oleh nilai-nilai organisasi di mana ia terlibat di dalamnya’ Organisasi, semisal badan-badan administrasi, menggunakan berbagai bentuk ganjaran dan sanksi dalam usahanya untuk memaksa para anggotanya menerima, dan bertindak sejalan dengan nilai-nilai yang telah digariskan oleh organisasi. Sepanjang nilai-nilai semacam itu ada, orang-orang yang bertindak selaku pengambil keputusan dalam organisasi itu kemungkinan akan dipedomani oleh pertimbangan-pertimbangan semacam itu UNTUK KALANGAN SENDIRI 58 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM sebagai perwujudan dari hasrat untuk melihat organisasinya tetap lestari, unuk tetap maju atau untuk memperlancar program-program dan kegiatankegiatannya atau atau untuk mempertahankan kekuasaan dan hak-hak istimewa yang selama ini dinikmati. Nilai-nitai Pribadi. Hasrat untuk melindungi atau memenuhi kesejateraan atau kebutuhan fisik atau kebutuhan finansial’ reputasi diri, atau posisi historis kemungkinan juga digunakan- oleh para pembuat teputusan sebagai kriteria dalam pengambilan keputusan. Para politisi yang menerima uang sogok untuk membuat kepurusan tertentu yang menguntungkan si pemberi uang sogok, misalnya sebagai hadiah pemberian perizinan atau penandatanganan kontrak pembangunan proyek tertentu, jelas mempunyai kepentingan pribadi dalam benaknya. Seorang presiden yang mengatakan di depan para wartawan bahwa ia akan menggebut siapa saja yang bertindak inkonstirusional, jelas juga dipengaruhi oleh pertimbangan-pertimbangan pribadinya’misalnya agar ia mendapat tempat terhormat dalam sejarah bangsa sebagai seseorang yang konsisten dan nasionalis. Nilai-nilai Kebijaksanaan. Dari perbincangan di atas, satu hal hendaklah dicamkan, yakni janganlah kita mempunyai anggapan yang sinis dan kemudian menarik kesimpulan bahwa para pengambil keputusan politik inr semata-mata hanyalah dipengaruhi oleh pertimbangan-penimbangan demi keuntungan politik, organisasi atau pribadi. Sebab, para pembuat keputusan mungkin pula bertindak berdasarkan atas penepsi mereka terhadap kepentingan umum atau keyakinan tertentu mengenai kebijaksanaan negara apa yang sekiranya secara moral tepat dan benar. Seorang wakil rakyat yang mempejuangkan undang-undang hak kebebasan sipil mungkin akan bertindak sejalan dengan itu karena ia yakin bahwa tindakan itulah yang secara moral benar, dan bahwa persamaan hakhak sipil itu memang merupakan tujuan kebijaksanaan negara yang diinginkan, tanpa mempedulikan bahwa perjuangan itu mungkin akan menyebabkannya mengalami resiko-resiko politik yang fatal. Nilai-nilai Ideologis. Ideologi pada hakikatnya merupakan serangkaian nilai-nilai dan keyakinan yang secara logis saling berkaitan yang mencerminkan gambaran sederhana UNTUK KALANGAN SENDIRI 59 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM mengenai dunia serta berfungsi sebagai pedoman benindak bagi masyarakat yang meyakininya. Di berbagai negara sedang berkembang di kawasan Asia, Afrika dan Timur Tengah nasionalisme yang mencerminkan hasrat dari orangorang atau bangsa yang bersangkutan untuk merdeka dan menentukan nasibnya sendiri — telah memberikan peran penting dalam mewamai kebijaksanaan luar negeri maupun dalam negeri mereka. Pada masa gerakan nasional menuju kemerdekaan, nasionalisme telah berfungsi sebagai minyak bakar yang mengobarkan semangat perjuangan bangsa-bangsa di negaranegara sedang berkembang melawan kekuatan kolonial. Di Indonesia, ideologi Pancasila setidaknya bila dilihat dari sudut perilaku politik regim, telah berfungsi sebagai resep untuk melaksanakan perubahan sosial dan ekonomi. Bahkan ideologi ini kerapkali juga dipergunakan sebagai instrumen pengukur legitimasi bagi partisipasi politik atau partisipasi dalam kegiatan pembangunan yang dilakukan oleh kelompok-kelompok dalam. VIII.Konsep Pengambilan Keputusan di Dalam Sistem Informasi Manajemen Kerangka Dasar Pengambilan Keputusan Dalam manajemen, pengambilan keputusan (decision making) memegang peranan penting karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau organisasi yang yang ia pimpin. Keputusan manajer sangat penting karena menyagkut semua aspek . Kesalahan dalam mengambil keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai pada kerugian uang. Pengambilan keputusan adalh suatu proses pemikiran dalam pemecahan masalah untuk memperoleh hasil yang akan dilaksanakan. Ada masalah yang mudah diselaisaikan ada pula masalah yang sulit, tergantung besarnya masalah dan luasnya dengan beberapa faktor. Model yang bermanfaat dan terkenal senbagai kerangka dasar proses pengambilan keputusan yang dikemukakan oleh Herbert A.Simon terdiri atas tiga tahap, yaitu : Pemahaman Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat memenyukan masalahnya. Perancangan Menemikan, mengembangkan dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 60 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Pemilihan Memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan. Sistem pengambilan keputusan dibagi menjadi dua berdasarkan sifatnya, terbuka atau tertutup. Sistem pengambilan keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisahkan dari masukan yang tidak ketahui dari lingkungannya. Dalam sistem ini, pengambilan keputusan tertutup dianggap : Mengetahui semua alternatiuf dan akibat atau masing-masing alternatif. Mempunyai suatu metode (aturan, hubungan dan sebagainya) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukai. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan atau kegunaan. Sedangkan model keputusan terbuka menganggap pbahwa pengambilan keputusan terbuka menganggap bahwa penganbilan kepuusan: Tidak mengetahui senua alternatif dan semua hasil Melakukan penyelidikan sacara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan. Mengambil keputusan yang memuaskan tingkat keinginannya. Model terbuka adalah dinamis atas urutan pilihan karena tingkat keinginan berubah menanggapi perbedaan antara hasil dan tingkat keinginan. IX.Teknik pengambilan keputusan Herbert A Simon mengemukakan teknik tradisional dan modern dalam pembuatan keputusan yang diprogram dan tidak diprogram. Lihat tabel 1.1 UNTUK KALANGAN SENDIRI 61 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Tabel 1.1 Teknik-teknik pembuatan keputusan tradisional dan modern Tipe-tipe keputusan Diprogram: Teknik-teknik pembuatan keputusan Tradisional Modern 1. Kebiasaan 1. Teknik riset operasi Keputusan rutin dan 2. Kegiatan rutin: berulang-ulang.Organisasi mengenbangkan proses Prosedur khusus bagi penanganannya pengoperasiaan standar. Analisis matematik Model-model 2. Pengolahan data elektronik. 3. Stuktur organisasi Tidak diprogram: tersusun baik. 1. Kebijakan dan Keputusan sekali dipakai, Kreatifitas. disusun tidak sehat dan 2. Coba-coba kebijaksanaan.Ditangani dengan proses pemecahan 3. Selektif dan latihan masalah umum 1. Teknik opemecahan masalah yang diterapkan pada : 1. Latihan membuat keputusan. 2. penyusunan “Heurictic” para pelaksana. X. Proses pengambilan keputusan Proses pengambilan keputusan memiliki berapa tahap : Tahap 1 : Pemahaman dan Perumusan Masalah. Para manager seriing menghadapi kenyataan bahwa masalah yang sebenarnya sulit dikemukaan atau bahkan sering hanya mengidentifikasikan masalah, bukan penyebab dasar. Para manager dapat mengidentifi8kasi masaklah dengan beberapa cara. Pertama, manager secra sistematis menguji hubungan sebab-akibat. Kedua manager mencari penyimpangan atau perubahan dari yang “noirmal”. Tahap 2 : Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Setelah manajer menemukan dan merumuskan masalah, manajer harus memutuskan langkah-langkah selanjutnya. UNTUK KALANGAN SENDIRI 62 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Manajer pertama kali harus menentukan data-data apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan kemudiaan mendapatkan informasi tersebut. Tahap 3 : Pegembangan Alternatif-Alternatif. Kecenderungan untuk menerima alternatif keputusan pertama yang “feasibel” sering menghindarkan manager dari pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah manajer.Pengembangan sejumlah alternatif memungkinkan manajer menolak kecnderungan untuk membuat keputusan terlalu cepat dan membuat keputusan yang efektif. Manager harus memilih suatu alternatif yang cukup baik, walaupun bukan esuatu yang sempurna atau ideal. Tahap 4 : Evaluasi Alternatif-Alternatif. Setelah manajer mengembangkan sekumpulan alternatif, mansger harus mengevaluasi sekumpulan alternati, manager harus mengevaluasi untuk menilai efektifitas etiap alternatif. Tahap 5 : Pemilihan Alternatif Terbaik. Pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai alternatif. Alternatif terpilih akan didasarkan pada jumlah informasi bagi manager dan ketidaksempurnaan kebijakan manajer. Tahap 6: Implementasi Keputusan . Setelah alternatif terbaik dipilih, para manager harus membuat rencana untuk mengatasi berbagai permasalahan dam masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan. Dalam hal ini, manager perlu memperhatikan berbagai resiko dan ketidakpastian sebagai konsekuensi dibuatnya suatu keputusan. Disamping itu, pada tahapimplementasi keputusan manager juga perlu menetapkan prosedur laporan kemajuaan periodik dan memnpersiapkan tindakan korektif bila masalah baru muncul dalam pembuatan kjeputusan, serta merancang peringatan dini untuk menghadapi berbagai kemungkinan. Tahap 7: Evaluasi Hasil-Hasil. Keputusan. Implementasi keputusan harus selalu dimonitor. Manajer harus meangevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan hasil yang diinginkan. XI. Skala Pengukuran Pengambilan Keputusan Pada hakekatnya pembuatan keputusan dipandang sebagai suatu proses dalam usaha mencari jalan keluar dari suatu masalah atau problem. Istilah proses menyiratkan adanya suatu rangkaian atau tahap-ytahap yang teratur menuju suatu tujuan yang telah ditetapkan , yaitu penyelesaian suatu persoalan. Tolak ukur kuantitatif mengenai manfaat dan biaya bertujuan mempermudah perbandingan antara keefektifan beraneka alternatif cara penggarapan dalam situasi keputusan. Disini jelas nilai-nilai dan tingkat ukurannya dalam bentuk angka-angka atau kuantitatif. Skala pengukuran ini disusun menurut urutan bertambah banyaknya batasan yang diadakannya. Skala pengukuran yang dimaksud dapat dirinci dan dijelaskan dibawah ini. UNTUK KALANGAN SENDIRI 63 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Skala Nominal Skala Nominal aadalah pengukuran dengan taraf yang peling rendah. Disini suatu objek digolong-glongkan dengan simbol-simbol atau angka-angka yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Simbol-simbol atau angka-angka ini dipakai untuk member identitas suatu kelompok tertentu. Misalkan plat nomor kendaraan bermotor juga merupakan skala nominal karena nomor dan huruf pada kendaraan tersebut menerangkan tempat kendaraan yang bersangkutan terdaftar. Pengambilan keputusan dengan skala nominal agak sulit dilakukan karena skala ini tidak memperlihatkan suatu jenjang nilai dari sejumlah alterntif keputusan. Skala ini hanya memperlihatkan perbedaan antargolongan.Skala nominal digunakan untuk memilih hasil alternative yang hubungannya paling dekat atau paling berarti bagi sasaran yang dituju atau memilih alternative dengan biaya terendah bila terdaat alternative hasil yang relative sama atau tidak berbeda nilainya dalam hubungannya dengan sasaran yang dituju. Skala Ordinal Skala ordinal adalah suatu skala pengukuran yang sifatnya kualitatif yang menunjukan adanya suatu jenjang urutan prefensi yang dikaitkan pada suatu tujuan atau kondisi yang ditentukan atau dapat dikatakan bahwa skala ordinal adalah objek-objek dalam suatu kategori yang mingkin tidak berbeda deangan objek lainnya. Akan tetapi. Masing-masing objek tersebut tergabung dalam suatu hubungan yang bertsifat ‘yang satu lebih dari yang lain’seperti lebih suka, lebih tinggi, lebih besar dan lain sebagainya.Untuk mempermudah pengambilan keputusan dalam kasus ini biasanya setiap kemungkinan hasil dari al;ternatif diberi score nilai sehubungan dengan jenjang nilai atau keartiaannya terhadap sasaran atau tujuan yang ingin dicapai. Skala Interval Skala interval adalah suatu skala yang mempunyai cirri-ciri skala ordinal, yang selisih dari tiap-tiap angka atau jenjang prefensi dalam skala tersebut diketahui besarnya dan kemudian pengukurannya. Pengukuran dengan skala interval untuk pembuatan keputusan dilakukan dengan membuat suatu hubungan yang linear diantara komponen-komponen atau variabel-variabel yang diukur. Dalam suatu perusahaan industri, hal ini biasanya menyangkut kombinasi pemakaian bahan baku untuk membuat suatu barang atau produk. UNTUK KALANGAN SENDIRI 64 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Skala Ratio Skala ratio adalah suatu skala interval yang mempunyai titik nol yang nyata. Dalam slkala ini perbandingan setiap titik pada init pengukuran adalah bebas. Pada skala ini, perbandingan dari setiap titik pada unit pengukuran biasanya banyak ditemui dalam ilmu alam fisika, yaitu benda-benda atau simbol-simbol tertentu seperti “=”,”>”,Y=Kx. X/Y, dan lain-lain.Pengukuran dengan skala ratio untuk pembuatan keputusan paling mudah dilakan karena langsung diketahu perbedaan dan perbandingan jenjang nilai dari setiap hasil altarnatif. Skala Absolut Skala absolut merupakan ukuran kuantitatif yang jelas dan nyata dan dapat dibandingkan secara langsung. Situasi atau kondisi keputusan yang terstuktur secara sempurna biasanya banyak ditemukan dalam jenis keputusan yang bersifat korekif, dengan skala pengukuran ratio aatau absolute karena dalam hai ini setiap alternative yang akan dipilih jelas ukuran manfaat dan biayanya dalam angka-angka yang mudah dibandingkan. Selanjutnya, situasi atau kondisi keputusan yang tidak terstruktur banyak dijumpai dalam masalah-masalah yang bersifat kreatif dengan skala pengukuran nominal, ordinal, dan interval. UNTUK KALANGAN SENDIRI 65 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM VII KOMPONEN STRUKTUR ORGANISASI WEWENANG I. Pengertian Wewenang Organisasi Wewenang (Authority) merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. Pengorganisasian (Organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber dayasumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya. T. Hani Handoko membagi dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang: Teori Formal(Pandangan klasik): wewenang adalah dianugrahkan ; wewenang ada karena seseorang diberikan atau dilimpahkan hal tersebut. Pandangan mengangap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ketingkat. Teori Penerimaan (acceptance theory of authority): berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver) II. Struktur Lini, Staf, dan fungsional dan wewenangnya: 1. Organisasi lini: semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi-fungsi dasar yang harus dilaksanakan. Contohnya: organisasi perusahaan biasanya mempunyai tiga fungsi dasar yaitu produksi manufaktur atau operasi, pemasaran atau penjualan dan keuangan. Fungsi-fungsi dasar tersebut dilaksanakan oleh semua organisasi. UNTUK KALANGAN SENDIRI 66 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Organisasi Lini dan Staf: staf merupakan individu atau kelompok dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan terhadap fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen. Wewenang lini, staf dan fungsional 1. Wewenang lini, adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi. 2. Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu : 1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja 2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah. 3. Punya semangat kerja sama yang ramah 4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan. 5. Kesederhanaan 6. Kemauan baik dan optimis Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi, Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditujuk yaitu: 1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan 2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk 3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan. 4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 67 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 3. wewenang staf fungsional, adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi: 1. 2. 3. 4. Memahami komunikasi tersebut tidak menyimpang dari tujuan organisasi tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya. 1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi 2 yaitu: Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut. 1. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan. 2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusankeputusan yang akan diambil. 3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik. UNTUK KALANGAN SENDIRI 68 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Menurut sumber wewenang dibagi menjadi: 1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya. 2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah, 3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya. 4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan. 5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan. 6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan: 1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. 2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang di perlukan untuk mencapai tujuan atau tugas. 3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab. 4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai. III. Delegasi Adalah pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah: Adalah proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu pada orang-orang yang melapor kepadanya. UNTUK KALANGAN SENDIRI 69 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Adalah pemberian otoritas atau kekuasaan formal dan tanggungjawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugastugas organisasi. Alasan perlunya pendelegasian, yaitu: Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila mereka menangani setiap tugas sendiri Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien Manajer dapat memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk belajar dari kesalahan Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai“the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah: 1. Prinsip Skalar Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui: a. kepada siapa dia dapat mendelegasikan b. siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya c. kepada siapa dia bertanggungjawab Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari: gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya UNTUK KALANGAN SENDIRI 70 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satusatuan organisasi 2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command) Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari.satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain. 3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa: dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang Ada 4 kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan: 1) Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. 2) Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai ujuan atau tugas. 3) Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab. 4) Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai. Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu: Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan tanggungjawab dari tingkatan manajer yang tinggi Memberikan keputusan yang lebih baik Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu: UNTUK KALANGAN SENDIRI 71 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM ♥ Keengganan untuk mendelegasikan wewenang Penyebab keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah: perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik melaksanakan tugas. ketidak mampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam membuat perencanaan ke depan. ketidak percayaan kepada bawahan manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas Untuk jangka pendek, ketiadaan keyakinan ini dapat dibenarkan bila bawahan memang tidak memiliki pengetahuan dan keahlian. Untuk jangka panjang, tak ada alasan untuk membenarkan kegagalan melatih bawahan. ♥ Keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah: perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko. bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan. bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan. bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar Syarat untuk delegasi yang efektif adalah: kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan. komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan. meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu. Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk). UNTUK KALANGAN SENDIRI 72 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif: Tetapkan tujuan. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang. Berikan motivasi kepada bawahan. 4.Meminta penyelesaian kerja. 5.Berikan latihan. Adakan pengawasan yang memadai Soal Presentasi 1. Batasan Wewenang dalam sebuah organisasi. Internal = Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Eksternal == UU 2. Dapatkah Tanggung Jawab didelegasikan kepada bawahannya Dapat 3. Dikatakan wewenang itu berdasarkan ilmu pengetahuan, pengalaman. 4.Apa dampak positif dsan negative dari pendelegasian wewenang jiak saudara sebagai atasan dan bawahan 5. wewenang merupakan syarat sebagai fungsi penggeraka dari kegiatan, kegiatan apa saja. 6. Jika suatu hari saya sebagai atasan anda.jika saya limpahkan wewenag yang tidak sesuai dengan keahlian saudara apa pendapat saudara. 7. Apa yang dimaksud dengan akuntabilitas dan berikan contohnya 8. UNTUK KALANGAN SENDIRI 73 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM VIII DESAIN ORGANISASI I. Pengertian Organization Design Desain Organisasi (Organization Design) adalah proses penentuan bagaimana organisasi harus terstruktur dan berfungsi. Pengelolaan orang dalam organisasi terusmenerus menimbulkan pertanyaan seperti, siapa melakukan apa? Bagaimana seharusnya kegiatan dikelompokkan bersama? Apa garis dan sarana komunikasi yang perlu dibentuk? Bagaimana seharusnya orang akan dibantu untuk memahami peran mereka dalam hubungannya dengan tujuan organisasi dan peran rekan-rekan mereka? Apakah kita harus melakukan segala sesuatu dan apa yang kita tidak harus lakukan? Bagaimana kita bisa mencapai tingkat yang wajar? Perlukah kita memiliki berbagai tingkatan dalam manajemen dalam suatu organisasi? Bagaimana kita bisa mengatasi “dilema organisasi” dari Huczynski dan Buchanan (2007), yang berarti bagaimana menyelesaikan ketidaksesuaian antara kebutuhan dan aspirasi individu di satu sisi, dan tujuan organisasi di sisi yang lain? Ini adalah pertanyaan yang melibatkan orang-orang spesialis HR, dimana mereka memiliki kapasitas untuk membantu kegiatan bisnis dalam mendapatkan sumber daya manusia yang terbaik. HR profesional harus mampu memberikan kontribusi pada proses desain organisasi atau mendesain ulang, seperti yang dijelaskan di bawah ini, karena mereka memiliki pemahaman tentang faktor yang mempengaruhi perilaku organisasi UNTUK KALANGAN SENDIRI 74 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM dan karena mereka berada dalam posisi untuk memiliki pandangan menyeluruh mengenai bagaimana mengatur organisasi. II. Proses Organisasi (The process of organizing) Organisasi ada untuk mencapai tujuan. Mereka melakukan ini melalui upayaupaya kolektif dari orang-orang yang bekerja dengan mereka. Proses pengorganisasian dapat digambarkan sebagai desain, pengembangan dan pemeliharaan sistem kegiatan terkoordinasi dimana individu-individu dan kelompok masyarakat bekerja sama di bawah kepemimpinan. Kata kunci dalam definisi adalah ‘sistem’. Organisasi adalah sistem yang, yang dipengaruhi oleh lingkungan mereka, berisi serangkaian praktek atau kegiatan yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Proses pengorganisasian dapat melibatkan grand design atau mendesain ulang semua struktur organisasi. Organisasi bukan sesuatu hal yang statis atau tetap. Perubahan terus terjadi dalam bisnis itu sendiri, di lingkungan dimana bisnis beroperasi, dan pada orang-orang yang bekerja dalam bisnis ini. Tidak ada yang namanya organisasi yang ideal. Yang paling yang dapat dilakukan adalah mengoptimalkan proses yang terlibat dalam organisasi, mengingat bahwa struktur apa pun yang berkembang akan bergantung pada kondisi organisasi. Hal yang penting untuk diingat adalah bahwa organisasi terdiri dari orang yang bekerja secara bersama-sama. Pada tingkat manajerial, organisasi mungkin harus disesuaikan agar sesuai dengan kekuatan tertentu dan atribut orang-orang yang tersedia. Hasilnya mungkin tidak sesuai dengan ideal, tetapi lebih baik dari pada struktur yang mengabaikan unsur manusia. Semua pasti menginginkan memiliki struktur yang ideal dalam organisasi, jika perlu dirubah untuk memenuhi keadaan tertentu maka harus dirubah, asalkan ada kesadaran dari potensi masalah yang mungkin akan timbul. Hal ini mungkin tampak UNTUK KALANGAN SENDIRI 75 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM jelas, namun sering diabaikan oleh konsultan manajemen dan orang lain yang mengadopsi pendekatan doctrinaire approach, sehingga seringkali menjadi buruk. III. MODEL DAN TEORI ORGANISASI Manusia sebagai suatu makhluk sosial senantiasa ada kecenderungan untuk berinteraksi dengan sesamanya. Kelompok merupakan perwujudan dari kebutuhan manusia untuk dapat berinteraksi. Interaksi antar manusia dapat diwujudkan dalam sebuah organisasi. Organisasi inilah yang nantinya akan membentuk sikap, perilaku serta persepsi seseorang terhadap sesamannya. Organisasi menurut Mitah Thoha dalam bukunya perilaku organisasi mengemukakan bahwa organisasi adalah suatu unsur yang kompleks dan oleh karenanya adanya suatu kebutuhan pemahaman teori yang didukung oleh riset yang empiris sangat diperlukan sebelum diterapkan dalam mengelola manusia secara efektif. Istilah organisasi sosial merujuk pada pola-pola interaksi antar orang-orang. Adanya pola atau regulitas dalam interaksi sosial mengisyaratkan bahwa terdapat hubungan antara kumpulan individu satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu banyak teori yang mengembangkan suatu anggapan tentang awal mula terbentuknya organisasi. Teori –teori serta model dalam organisasi ada berbagai macam. Model organisasi yang dapat saya jelaskan adalah berdasarkan atas desain organisasi menurut (Gibson, et all, 1994) ada 2 macam model organisasi yaitu organisasi mekanistik dan organisasi organik, yang akan dijabarkan pada bab selanjutnya. Sedangkan untuk teori organisasi ada 3 macam yaitu teori structural klasik, teori transisional dan teori mutakhir, yang akan dijabarkan pada bab selanjutnya. Banyak pelaku bisnis tidak saja pada masa lalu tetapi juga pada masa sekarang yang berpandangan bahwa sukses sebuah organisasi bisnis atau perusahaan dan industri, tergantung pada investasi dan asset yang dimilikinya. Para pelaku bisnis tersebut berpendapat bahwa investasi (modal) merupakan factor penentu, karena dapat digunakan untuk mengadakan prasarana dan sarana serta serta tekhnoloi yang relevan dalam menjalankan bisnis yang menjadi pilihannya. Disamping itu dapat dipergunakan juga untuk mengupah tenaga kerja yang membantunya. Pendapat itu memang tidak seluruhnya keliru, meskipun segera timbul masalah tentang bagaimana mendapatkan tenaga kerja sebagai sumber daya manusia yang memiliki kemampuan prima dan relevan dengan bisnis yang akan dilaksanakan. Pada giliran berikut timbul masalah tentang bagaimana mempertahankan tenaga kerja sebagai sumber daya manusia yag terbaik dan mampu bekerja secara efektif dan efisien yan telah dimiliki, UNTUK KALANGAN SENDIRI 76 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM agar tetap bersedia bekerja tanpa menginginkan dan berusaha untuk pindah ke perusahaan lain. Kondisi seperti diuraikan diatas menunjukkan bahwa sebuah perusahaan sangat dipengaruhi dan bahkan tergantung pada kualitas dan kemampuan kompetitif SDM yang dimilikinya. Strategi bisnis di masa yang akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan menuntut manajer untuk mengembangkan program-program yang mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat mem¬bangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan kebutuhan SDM. Beberapa faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, per¬tumbuhan ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja. Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurang¬nya tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja mem¬buktikan perlunya kebutuhan perencanaan SDM. Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa depan akan membawa implikasi bagi pengelolaan SDM yang berhubungan dengan perencanaan SDM yang efektif. Peramalan kebutuhan SDM di masa depan serta perencanaan pemenuhan kebutuhan SDM tersebut merupakan bagian dalam perencanaan SDM yang meliputi pencapaian tujuan dan implementasi program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan SDM juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keefektifan program-program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program pada saat diperlukan. Tujuan utama perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan organisasi, yang harus diintegrasi¬kan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi (Jack¬son & Schuler, 1990). Dengan demikian, perencanaan SDM merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan SDM baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu A. Model Organisasi 1. Model organisasi mekanistik yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu: UNTUK KALANGAN SENDIRI 77 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok. Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian. Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi. Birokrasi mempunyai berbagai arti. Secara tradiusional istilah ini mengacu pada konsep ilmu politik tentang pemerintahan. Akan tetapi menurut Max Weber struktur birokratik ialah struktur yang lebih unggul bila dibandingkan dengan struktur lainnya Weber yakin bahwa untuk mencapai manfaat desain birokratik secara maksimum harus memiliki karakteristik berikut yaitu : Semua tugas dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang sangat dispesialisasi. Setiap tugas dilaksanakan menurut sistem pengaturan abstrak guna menjamin keseragaman dan koordinasi berbagai tugas yang berbeda. Setiap anggota atau kantor organisasi hanya bertanggung jawab atas prestasi kerja kepada satu manajer. Setiap pegawai organisasi berhubungan dengan pegawai lain dan para klien secra impersonal dan formal. Pekerjaan dalam organisasi birokratik didasarkan atas kualifikasi teknis dan terlindung dari pemberhentian secarab sewenang-wenang. Model mekanistik sangat efisien karena karakteristik strukturnya. Model ini sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan karena menekankan wewenang dan tanggung jawab, sangat formal karena menekankan fungsi sebagai dasar utama departementalisasi. Karakteristik dan praktek organisasi ini mendasari model organisasi yang diterapkan secara luas. Namun, model mekanistik bukan satu-satunya model yang diterapkan. 2. Model Organik Yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi. UNTUK KALANGAN SENDIRI 78 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia. Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan motivasi serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki karakteristik berikut : Desain itu relative sederhana karena tidak memerlukan spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan cakupan pekerjaan. Desain itu relative didesentralisasikan karena menekankan pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan. Dan relatife formal sebab menekankan produk dan pelanggan sebagai dasar departemensi. Tabel Perbedaan Model Mekanistik dan Organik No Struktur Model Mekanistik Struktur Model Organik 1. Proses kepemimpinan tidak mencakup Proses kepemimpinan mencakup persepsi persepsi tentang keyakinan dan tentang keyakina dan kepercayaan antara kepercayaan. Bawahan merasa tidak atasan dan bawahan dalam segala persoalan. bebas mendiskusikan masalah dengan Bawahan merasa bebas mendiskusikan atasan masalah dengan atasan. 2. Proses motivasi hanya menyadap motif Proses motivasi berusaha menimbulkan fisik, rasa aman, dan ekonomik melalui motivasi melalui metode partisipasi. perasaan takut dan sanksi. 3. Proses komunikasi berlangsung Proses komunikasi berlangsung sedemikian sedemikian rupa sehingga informasi rupa sehingga informasi mengalir secra bebas mengalir ke bawah cenderung keseluruh organisasi yaitu ke atas, kebawah terganggu, tidak akurat, dan dipandang dan kesamping. dengan rasa curiga. 4. Proses interaksi bersifat tertutup dan Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif. terbatas 5. Proses pengambilan keputusan hanya Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di terjadi di tingkat puncak semua tingkatanmelalui proses kelompok. UNTUK KALANGAN SENDIRI 79 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 6. 7. Proses penyusunan tujuan dilakukan di Proses penyusunan tujuan mendorong tingkat puncak organisasi tanpa timbulnya partisipasi kelompok untuk mendorong adanya partisipasi. menetapkan sasaran yang tinggi Proses kendali dipusatkan dan Proses kendali menyebar ke seluruh organisasi menekankan upaya memperhalus dan menekankan pemecahan masalah dan kesalahan atas kekeliruan yang terjadi. pengendalian diri sendiri. B. Teori Organisasi 1. Teori Organisasi Struktural Klasik Berlo (1960) menyarankan bahwa komunikasi berhubungan dengan organisasi sosial melalui 3 cara : Pertama sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi. Keseragaman perilaku dan tekanan untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma dihasilkan diantara anggota-anggota kelompok. Kedua bila sistem sosial telah berkembang ia menentukan komu ikasi anggota-anggotanya. Sistem sosial ini mempengaruhi bagaimana, ke, dan dari siapa. Status sosial seseorang dalam sistem, misalnya , meningkatkan kemungkinan berbicara kepada orang-orang yang punya status setara dan mengurangi kemungkinan komunikasi dengan orang-orang yang berstatus jauh lebih tinggi dan jauh lebih rendah. Ketiga pengetahuan mengenai suatu sistem sosial dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih banyak daripada peranan-peranan yang mereka duduki dalam sistem. Ciri-ciri suatu organisasi terbirokrasi yang ideal menurut Max Weber yaitu ; Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan Tujuan atau rencana organisasi terbagi dalam tugas-tugas. Ketentuan kewajiban dan tanggung jawab melekat pada jabatan, job description tentu saja merupakan salah satu metode untuk memenuhi karakteristik ini. Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban dioberikan kepada jabatan.Weber menyebutnya kewenangan legalyaitu yang disyahkan oleh kepercayaan akan supremasi hokum. UNTUK KALANGAN SENDIRI 80 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal mengatur tindakan dan fungsi jabatan dalam organisasi. Prosedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal yakni peraturanperaturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu system disiplin yang merupakan bagian dari organisasi. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi. Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis dll Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja. Meskipun analisis Weber tentang teori organisasi dapat menguraikan banyak organisasi yang beroperasi dewasa ini, sejumlah pemikiran dan teori lain memberikan sumbangan untuk memahaami cara kerja organisasi dan khususnya komunikasi organisasi. Dua teori disamping teori komunikasi memberikan pandangan yang berguna, yaitu teori manajemen dan teori organisasi. Terkadang para penulis membuat sedikit perbedaan antara teori pengelolaan dan teori pengorganisasian. Karena kedua teori ini sering sangat mirip, tapi terkadang berbeda. Kita akan menguraikan teori klasik manajemen secara singkat, teori yang sesuai dengan teori formal Weber mengenai organisasi. Weber dan Taylor menyajikan teori organisasi dan manajemen dapat secara langsung dilacak ke minat pengawasan secara fungsional. Secara bersama Weber dan Taylor membahas anatomi organisasi formal yang dapat disebut sebagai teori structural klasik. Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di sekitar 4 unsur kunci yaitu : 1. Pembagian kerja, menyangkut tentang bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan. Dalam pengertian birokratik kewajiban perusahaan secara sistematis dibebankan kepada jabatan-jabatan dalam suatu tatanan spesialisasi menurun. 2. Proses Skalar dan Fungsional, berkaitan dengan pertumbuhan vertical dan horizontal organisasi. Proses scalar menunjukkan rantai perintah atau dimensi vertical organisasi. 3. Struktur, berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori-teori klasik berfokus pada dua struktur dasar yang disebut dengan Lini dan Staf 4. Struktur Tinggi dan Struktur Datar, terdapat berbagai bentuk struktur organisasi, namun pada dasarnya terbgai dua yaitu struktur datar dan horizontal. UNTUK KALANGAN SENDIRI 81 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 5. Rentang Pengawasan, menunjukkan jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan. Meskipun sering dinyatakan bahwa jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang manajer adalah lima atau enam orang dalam praktek rentang pengawasan tersebut bervariasi. 2. Teori Transisional Membahas teori klasik mengenai organisasi dan manajemen ke teori system dan perilaku yang lebih mutakhir. Teori Perilaku 1. Teori Komunikasi Kewenangan Chester Bernard mempublikasikan The function of the executivenya yaitu pikiran-pikiran baru muncul. Ia menyatakan bahwa organisasi adalah system orang, bukan struktur yang direkayasa secara mekanis. Definisi Bernard mengenai organisasi formal suatu system kegiatan 2 orang atau lebih yang dilakukan secara sadar dan terkoordinasikan menitikberatkan konsep system dan konsep orang. Bernard juga menyatakan bahwa kewenagan merupakan suatu fungsi kemauan untuk bekerja sama. 2. Teori Hubungan ManusiawiKesimpulan yang berkembang dari studi Hawthorne menyebutkan Efek Hawthorne yaitu : (1) Perhatian terhadap orang-orang boleh jadi mengubah sikap dan perilaku mereka (2) Moral dan produktifitas dapat meningkat apabila para pegawai mempunyai kesempatan untuk berinteraksi satu sama lainnya. Menurut Mayo sering disebut sebagai orang yang memulai pergerakan hubungan manusiawi (human relations movements). Sebenarnya Perrow (1973) menyatakan bahwa dengan berdasarkan pandangan Bernard dan Mayo pergerakan hubungan manusiawi muncul setelah perang dunia ke II. 3. Teori Fusi Bakke dan Argyris, sadar akan banyaknya masalah dalam rangka memuaskan minat manusia yang berlainan dan dalam rangka memenuhi tuntutan penting struktur birokrasi, Bakke (1950) menyarankan suatu proses fusi. Ia berpendapat bahwa organisasi hingga suatu tahap tertentu mempengaruhi individu , sementara pada saat yang sama individupun mempengaruhi organisasiu. 4. Teori Peniti Penyambung Likert, Rensis Likert berjasa mengembangkan suatu model terkenal dengan sebutan model penit penyambung yang menggambarkan struktur organisasi. Konsep peniti penyambung berkaitan dengan kelompok-kelompok yang tumpang tindih. UNTUK KALANGAN SENDIRI 82 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Teori Sistem Setiap pembahasan mengenai suatu system menyangkut interdependensi. Jelasnya menunjukkan bahwa terdapat suatu kesalingtergantungan diantara komponen atau satuan suatu system. Nonsumativitas menunjukkan bahwa suatu system tidak sekedar jumlah dari bagian-bagiannya. Unsur-unsur struktur, fungsi dan evolusi Keterbukaan Hirarki. 1. Teori Sistem Sosial Katz dan Kahn, pendapat mereka bahwa struktur sosial berbeda dengan struktur mekanis dan biologis. 2. Adhokrasi dan Teori Buck Bogers, organisasi formal disinggung dalam analisis ini. Teori Mutakhir Dua macam teori mutakhir yang mencerminkan perubahan dalam pemikiran yang selama ini dianut oleh organisasi : Teori Weik mengenai Pengorganisasian, Weik mengatakan bahwa ortganisasi adalah kata benda, yang juga merupakan suatu mitos.dst, Fokusnya jelas yaitu pengorganisasian alih-alih organisasi. Proses pengorganisasian menghasilkan apa yang dinamakan organisasi. Penekanannya terletak pada aktivitas dan proses. Peranan orang-orang dan perilaku mereka dikemukakan dalam pembahasan teori perilaku dan teori system. Ada tiga tahap utama dalam proses organisasi Weik (1979) yaitu : o Tahap Pemeranan secara sederhana berarti bahwa para anggota organisasi menciptakan ulang organisasi lingkungan mereka dengan menetukan dan merundingkan makna khusus bagi suatu peristiwa. o Seleksi yaitu aturan-aturan dan siklus komunikasi digu8nakan untuk memnentukan pengurangan yang sesuai dengan ketidakjelasan. o Tahap Retensi yaitu memungkinkan organisasi menyimpan informasi mengenai cara organisasi itu memberi respon atas berbagai situasi. Teori Kultural Organisasi, Walaupun para pemerhati perilaku organisasi cenderung berharap terlau banyak dari teori-teori rasional tentang perilaku manusia telah mengecewakan dalam meramalkan perilaku. Prinsip-prinsip yang berasal dari teori seperti ini lebih banyakl merupakan kepercayaan dasar daripada seperangkat aturan yang dapat diandalkan. Penjelasan-penjelasan yang mengikuti pandangan UNTUK KALANGAN SENDIRI 83 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM objektif mengenai dunia cenderung menerangkan kulit luar organisasi tetapi tidak menyinggung jiwa organisasi.Konsep budaya menurut Sonya Sackmann menjabarkan 3 perspektif budaya secara luas mengenia budaya yang diterapkan pada situasi ortganisasi yang berhubungan dengan pengelolaan yaitu (1) perspektif holistic, (2) perspektif variabel dan (3) perspektif kognitif. Pandangan pembentukan pemahaman subjektif memandang budaya sebagai konteks yang dibangun secara simbolik, yang memungkinkan orang-orang untuk memahami berbagai peristiwa.Organisasi adalah perilaku simbolik dan eksistensinya bergantung pada makna bersama dan pada penafsiran yang diperoleh melalui interaksi manusia. IV. Dimensi Desain Organisasi Menurut Richard L. Daft (Daft, 1998, p.15), dimensi desain organisasi terdiri dari 2 tipe yaitu : 1. Dimensi Struktural yaitu dimensi yang menggambarkan karakteristik internal dari organisasi dan menciptakan suatu dasar untuk mengukur dan membandingkan organisasi. Dimensi struktural terdiri dari : 1. Formalisasi. “Formalization refers to the extent to which rules, policies, procedures, formal training, norms, and traditions standarize behavior in an organization.” (Bedelan & Zammuto, 1991, 129). yang berarti formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan tersebut mempunyai tingkat keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerjakan. Ada 3 macam jenis formalisasi,yaitu Formalisasiberdasarkan pekerjaanDalam hal ini, organisasi menyatukan spesifikasi perilaku kerja dengan pekerjaan itu sendiri, dan biasanya hal ini di dokumentasikan pada deskripsi kerja yang formal. Pelaku pekerjaan atau pemegang jabatan akan diberitahu langkah apa yang harus dilakukan dalam melakukan suatu pekerjaan, dalam urutan yang bagaimana, kapan dan di mana. UNTUK KALANGAN SENDIRI 84 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Formalisasi berdasarkan aliran pekerjaanSelain menghubungkan spesifikasi perilaku kerja dengan pekerjaan itu sendiri, organisasi juga dapat menyatukan spesifikasi tersebut dengan pekerjaan itu sendiri. Contoh : seorang operator mesin percetakan menerima daftar instruksi untuk tiap-tiappencetakan. Formalisasi berdasarkan peraturanFormalisasi yang terakhir ini membangun suatu peraturan untuk semua situasi, semua pekerjaan, aliran kerja, semua karyawan. Peraturan ini juga mencakup siapa yang dapat dan tidak dapat melakukan sesuatu pekerjaan, kapan, di mana, dan dengan seijinsiapa. 2. Spesialisasi “Specialization is the degree to which organizational tasks are subdivided into separate jobs.” (Daft, 1998, p.16). Hakikat spesialisasi adalah bahwa, daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada dasarnya, individu-individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukannya mengerjakan seluruh kegiatan. Suatu spesialisasi kerja dikatakan bersifat ekstensif apabila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas-tugas tertentu yang sempit wilayahnya. Suatu spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugas-tugas yang mempunyai batasan yang luas.Kadang-kadang spesialisasi disebut juga sebagai “division of labor”. Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu : Spesialisasi horizontal. Spesialisasi horizontal ini menunjuk pada ruang lingkup suatu pekerjaan, atau pada tingkat mana seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan yang lengkap. Semakin kecil bagian suatu karyawan terhadap suatu pekerjaan secara keseluruhan, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut. Spesialisasi vertical. Spesialisasi vertikal menunjuk pada tingkat kontrol yang dimiliki oleh seorang karyawan terhadap suatu pekerjaan. Semakinbanyak keputusan yang dibuat oleh seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan untuk melakukan tugas tersebut diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, semakin rendah spesialisasi vertikalnya UNTUK KALANGAN SENDIRI 85 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 3. Standarisasi Any procedure that occurs regularly, is legitimized by the organization, has rules that cover circumstances dan applies invariably.(Jackson & Morgan, 1978, 92) Standarisasi menunjuk pada prosedur yang di desain untuk membuat aktivitas organisasi menjadi teratur, dan hal ini secara otomatis akan memfasilitasi danya koordinasi. 4. Hierarki Otoritas. Authority refers to the rights inherent in a managerial position to give orders and expect the orders to be obeyed.” (Robbins, 2003,429) Otoritas merupakan bentuk dari kekuasaan yang ada pada suatu posisi atau kantor. Ketika hak untuk mengatur bawahan termasuk dalam otoritas seseorang, maka otoritas tersebut memberikan hak untuk membatasi pilihan dan perbuatan yang dilakukan oleh bawahan. Bawahan diharapkan mematuhi perintah dari atasan. Meskipun jenis kekuasaan ini mempunyai batasan-batasan, namun otoritas memberikan kebebasan beberapa anggota organisasi untuk membuat kebijaksanaan dan bertindak, dibandingkan anggota organisasi lainnya. Hierarki otoritas menggambarkan siapa melapor pada siapa dan bagaimana kontrol dari seorang manajer. Hierarki berhubungan dengan “span of control”, yaitu jumlah karyawan yang melapor pada seorang supervisor. Ketika span of control ini sempit, hierarki otoritasnya cenderung tinggi, ketika span of control ini lebar, hierarki otoritasnya akan lebih pendek. 5. Kompleksitas Kompleksitas menunjuk pada jumlah aktivitas maupun subsistem pada organisasi. Kompleksitas bisa diukur melalui 3 ( tiga ) diferensiasi yaitu vertikal, horizontal dan spatial. Diferensiasi vertikal. Semakin banyak tingkatan yang ada antara manajemen puncak dengan bagian operasional, organisasi tersebut semakin kompleks. Hal ini dikarenakan ada potensi yang lebih besar untuk komunikasi yang terputus dan semakin sulit untuk mengkoordinasikan keputusan antar manajer. Selain itu juga lebih sulit bagi manajemen puncak untuk mengamati dari dekat kegiatan yang dilakukan oleh pihak operasional. Diferensiasi horizontal adalah jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang ada pada suatu organisasi UNTUK KALANGAN SENDIRI 86 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horizontal pada organisasi tersebut. Orientasi yang berbeda-beda ini menyebabkan adanya kesulitan yang lebih besar bagi para anggota organisasi untuk berkomunikasi dan lebih menyulitkan bagi manajemen untuk mengkoordinasikan aktivitas mereka. Diferensiasi spatial adalah jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik. Dengan meningkatnya diferensiasi spatial ini maka semakin tinggi pula kompleksitasnya. 6. Sentralisasi Istilah sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Konsep itu hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak-hak inheren dalam posisi seseorang. Dikatakan bahwa ketika manajemen puncak membuat keputusan-keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari karyawan yang berada di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan yang berada di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan keputusan, maka dikatakan bahwa organisasi lebih terdesentralisasi. Pada perusahaan yang memiliki karakter sentralisasi tinggi akan mempunyai struktur yang berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi. Pada perusahaan yang terdesentralisasi, tindakan dapat lebih cepat dilakukan ketika hendak memecahkan suatu permasalahan, lebih banyak orang yang memberikan masukan pada suatu keputusan, dan karyawan tidak akan terlalu merasa berbeda dengan orangorang yang membuat keputusan yang mempengaruhi kehidupan kerja mereka. 7. Profesionalisme Profesionalisme adalah level dari pendidikan formal dan training yang harus dimiliki dan diikuti oleh karyawan. Profesionalisme dianggap tinggi apabila karyawan harus mengikuti training dalam jangka waktu yang lama untuk memegang suatu pekerjaan atau jabatan pada perusahaan. 8. Personnel ratio. Personel ratio menunjuk pada jumlah karyawan pada suatu fungsi atau departemen tertentu. UNTUK KALANGAN SENDIRI 87 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Dimensi Kontektual, yaitu dimensi yang menggambarkan keseluruhan dari suatu organisasi. Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan membentuk suatu dimensi struktural organisasi. Terdiri dari : 1. Ukuran. Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut. Organisasi dapat diukur sebagai suatu keseluruhan atau melalui komponen-komponen yang spesifik, misalnya melalui divisi yang ada. Namun biasanya organisasi diukur melalui jumlah karyawan, sebab organisasi merupakansuatu sistem sosial. 2. Teknologi Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output. 3. Lingkungan. Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial. Elemen lingkungan yang paling sering berdampak pada suatu organisasi biasanya adalah organisasi yang lain. V. Bentuk Desain Organisasi Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins, 2003,136). Bentuk desain organisasi terdiri dari : 1.Organic Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi. 2.MostlyOrganic Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut. UNTUK KALANGAN SENDIRI 88 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 3. Mechanistic moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu : adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis. 4. Mostly Mechanistic Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu : adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut. VI. Desain Organisasi Formal dan Informal Arti Pentingnya Organisasi Metode & Pengertian Organisasi & Metode Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sejarah Organisasi “(Nancy Dixon, 1994) organisasi adalah kemampuan untuk memanfaatkan kapasitas mental dari semua anggotanya guna menciptakan sejenis proses yang akan menyempurnakan organisasi ”(Peter Senge, 1990) “Organisasi di mana orangorangnya secara terus-menerus mengembangkan kapasitasnya guna menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, di mana pola-pola berpikir baru dan berkembang dipupuk, di mana aspirasi kelompok diberi kebebasan, dan di mana orang-orang secara terus-menerus belajar mempelajari (learning to learn) sesuatu secara bersama” (Burky dan Perry, 1998) Organissasi adalah sebuah kesatuan yang terdiri dari sekelompok orang yang bertindaksecara bersama-sama dalam rangka mencapai tujuan bersama”. UNTUK KALANGAN SENDIRI 89 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Desain Organisasi Formal dan InformalPengertian Desain Organisasi Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Sasaran desain organisasi adalah menggunakan struktur yang memberikan fasilitas pengimplementasian strategi. Desain organisasi dapat juga dinyatakan sebagi proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Desain organisasi menuntut manajer untuk melihat secara bersamaan ke dalam organisasi dan ke luar organisasi. Ada empat bagian untuk membangun desain organisasi, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, hirarki dan koordinasi. Dalam pengembangan desain organisasi ada dua hal yang penting; pertama perubahan stratgei dan lingkungan berlangsung dengan berlalunya waktu, desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan dalam struktur termasuk mencoba dan kemungkinan berbuat salah dalam rangka mensyusun desain organisasi. Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi,yaitu struktur yang ada didesain untuk menyesuaikan keadaan organisasi atau sub unitnya yang unik. Organisasi didefinisikan oleh beberapa ahli sebagai berikut : Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian, Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal. Menurut Chester I. Barnard, Organisasi adalah suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orangorang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. Menurut James D. Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia)Jadi, paling tidak definisi organisasi terdiri dari : orang orang/sekumpulan orang kerjasama UNTUK KALANGAN SENDIRI 90 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM tujuan bersama Desain organisasi menekankan pada sisi manajemen dari teori organisasi dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi Formal Organisasi Formal Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya. Organisasi Informal Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan eman, dan lain-lain.Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda : Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan. Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal. Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal. UNTUK KALANGAN SENDIRI 91 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM VII. Ragam Bentuk Struktur Organisasi Organisasi Garis (Henry Fayol) Organisasi Garis/Lini merupakan bentuk/struktur organisasi yang memberikan wewenang dari atasan kepada bawahan dan tanggungjawab ditujukan langsung dari bawahan kepada atasan. Bentuk ini sering diterapkan pada bidang kemiliteran atau peruahaan yang berskala kecil. Ciri-ciri Organisasi Garis/Lini 1. Adanya kesatuan Perintah 2. Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan 3. Organisasi tergantung pada satu pemimpin Kelebihan/Kebaikan • Pengambilan keputusan cepat • Pengendalian lebih mudah • Solidaritas antar karyawan tinggi Kekurangan/Kelemahan • Pemimpin cenderung otokratis • Ketergantungan kepada atasan sangat tinggi • Membatasi kesempatan karyawan untuk berkembang Organisasi garis dan staf (Harrington Emilson) Kebijakan pimpinan sebelum dilimpahkann ke bawahan diolah terlebih dahulu dengan memperhatikan saran-saran dari staf ahli. Contohnya di Lembaga Sekolah Terdapat Wakil Kepala Sekolah. Ciri-ciri : 1. Umumnya digunakan untuk organisasi besar 2. Bidang tugas beraneka ragam sehingga memerlukan bantuan staf. 3. Pengawasan dan Spesialisasi berkembang dengan baik Kelebihan/Kebaikan • Pembagian tugas jelas • Mendorong timbulnya spesialisasi dan disiplin yang tinggi • Penempatan orang pada tempat yang tepat • Koordinasi mudah dijalankan Kekurangan/Kelemahan • Membutuhkan biaya yang besar untuk operasionalnya UNTUK KALANGAN SENDIRI 92 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM • Ditingkat operasinal tidak jelas antra perintah dan nasehat • Solidaritas antar karyawam rendah Organisasi Fungsional (Winslow Taylor) Setiap kepala unit dapat member perintah pada unit yang lainselama masih ada hubungan /sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. Dalam struktur organisasi fungsional dikenal adanya garis koordinasi/konsultatif. 1. Jelaskan prinsip2 dalam desain organisasi dan berikan contohnya. 2. Latar belakang para ahli menentukan desain organisasi, Jelaskan desain organisasi formal dan informal. 3. Bagaimana pandangan teori tansisional terhadap organisasi formal dan informal. 4. UNTUK KALANGAN SENDIRI 93 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB IX MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA I. Pendahuluan Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Sebelum memberikan pengertian tentang Manajemen Sumber Daya Manusia alangkah baiknya apabila diketahui terlebih dahulu pengertian Manajemen dan Sumber Daya Manusia itu sendiri. Dalam pendapat beberapa ahli, Manajemen diartikan sebagai ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.Sumber daya adalah segala sesuatu yang merupakan assets perusahaan untuk mencapai tujuannya.Sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat dikategorikan atas empat tipa sumber daya, seperti Finansial, Fisik, Manuisa dan Kemampuan Teknologi.Hal ini penting untuk diketahui, karena akan bias membedakan dengan pengertian yang sama dengan pengertian manajemen sumber daya manusia, yaitu administrasi kepegawaian atau juga manajemen kepegawaian.Berikut ini adalah pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) menurut para ahli: Menurut Melayu SP. Hasibuan. MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Menurut Henry Simamora MSDM adalah sebagai pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balasan jasa dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi atau kelompok bekerja. MSDM juga menyangkut desain dan implementasi system UNTUK KALANGAN SENDIRI 94 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM perencanaan, penyusunan personalia, pengembangan karyawan, pengeloaan karir, evaluasi kerja, kompensasi karyawan dan hubungan perburuhan yang ulus. Menurut Achmad S. Rucky MSDM adalah penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis, pendayagunaan, pengemebangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah organisasi secara efektif untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuantujuannya. Menurut Mutiara S. Panggabean MSDM adalah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembngan, kompensasi, promosi dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi di atas, menurut Mutiara S. Panggabaean bahwa, kegiatan di bidang sumber daya manusia dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu dari sisi pekerjaan dan dari sisi pekerja.Dari sisi pekerjaan terdiri dari analisis dan evaluasi pekerjaan. Sedangkan dari sisi pekerja meliputi kegiatan-kegiatan pengadaan tenaga kerja, penilaian prestasi kerja, pelatihan dan pengembangan, promosi, kompensasi dan pemutusan hubungan kerja. Dengan definisi di atas yang dikemukakan oleh para ahli tersebut menunjukan demikian pentingnya manajemen sumber daya manusia di dalam mencapai tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. II. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan bagaimana seharusnya perusahaan mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah (kuantitas) dan tipe (kualitas) Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai UNTUK KALANGAN SENDIRI 95 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.[4] Tujuan-tujuan MSDM terdiri dari empat tujuan, yaitu : 1. Tujuan Organisasional Ditujukan untuk dapat mengenali keberadaan manajemen sumber daya manusia (MSDM) dalam memberikan kontribusi pada pencapaian efektivitas organisasi. Walaupun secara formal suatu departemen sumber daya manusia diciptakan untuk dapat membantu para manajer, namun demikian para manajer tetap bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. Departemen sumber daya manusia membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia. 2. Tujuan Fungsional Ditujukan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga jika manajemen sumber daya manusia memiliki kriteria yang lebih rendah dari tingkat kebutuhan organisasi. 3. Tujuan Sosial Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumber dayanya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan. 4. Tujuan Personal Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuantujuan yang dapat mempertinggi kontribusi individual terhadap organisasi. Tujuan personal karyawan harus dipertimbangkan jika parakaryawan harus dipertahankan, dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja UNTUK KALANGAN SENDIRI 96 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan dapat meninggalkan organisasi. III. Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Manusia Perencanaan Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and selection).Persiapan. Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya. Rekrutmen & Seleksi 1. Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan/job description dan juga spesifikasi pekerjaan/job specification. 2. Seleksi tenaga kerja/Selection. Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya. Menurut Cut Zurnali (2010), sebuah organisasi atau perusahaan harus dapat mencari dan menarik calon karyawan yang memiliki kemampuan bekerja dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, yang biasa disebut sebagai pekerja pengetahuan (knowledge worker). Mengutip pendapat Drucker (2002:135): Kontribusi manajemen yang paling penting yang dibutuhkan pada abad ke-21 ini adalah meningkatkan produktivitas kerja pengetahuan (knowledge work) sekaligus meningkatkan UNTUK KALANGAN SENDIRI 97 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM produktivitas pekerja pengetahuan (knowledge worker). Produktivitas kerja pengetahuan (knowledge work) berarti perusahaan meningkatkan cakupan kerjanya pada pemanfaatan teknologi yang berbasis pengetahuan, termasuk didalamnya memanfaatkan semaksimal mungkin penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam meningkatkan profitable sekaligus memperkuat daya saing (competiveness) perusahaan. Kerja pengetahuan adalah kenyataan yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan atau setiap organisasi, baik organisasi laba (perusahaa atau korporasi) maupun organisasi nirlaba (seperti kantor-kantor pemerintah atau NGO). Sedangkan peningkatan produktivitas pekerja pengetahuan (knowledge worker) bermakna bagaimana memanfaatkan semaksimal mungkin pengetahuan dan kemampuan para pekerja pengetahuan dalam menjalankan setiap pekerjaan atau tugas yang diberikan perusahaan kepada mereka. Cut Zurnali (2010) mendefinisikan pekerja pengetahuan atau knowledge worker (KWorker) sebagai karyawan sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mendesain, membangun, menguji, memelihara, dan mengoperasikan infrastuktur dan aplikasi keorganisasian dengan sentuhan teknologi informasi dan komunikasi sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien sekaligus dapat memberikan kepuasaan bagi para stake holder organisasi tersebut. Lebih lanjut dipaparkan bahwa kekhasan pekerja pengetahuan terletak pada adanya otonomi untuk menikmati kebebasan dalam pekerjaan, bergerak, dan melawan perintah dan budaya pengendalian. Dalam perkembangannya, K-worker cenderung memiliki kemampuan mengoperasikan sebuah perusahaan sehingga mereka memiliki satu atau lebih perusahaan yang dapat berupa komersial atau perusahaan non profit. Beragam perusahaan pengetahuan dapat memilih untuk membantu menempatkan bidang pengetahuan dan teknologi yang biasanya ditujukan untuk pengembangan kemampuan dalam industri utama seperti industri telekomunikasi, pertambangan, otomotif, semi konduktor, dan bioteknologi. Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh Cut Zurnali tersebut, dapatlah ditarik sebuah kesimpulan bahwa pada era sekarang ini sudah saatnya sebuah departemen SDM merekrut karyawan-karyawan dengan kualifikasi knowledge worker agar sebuah organisasi atau perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dalam jangka panjang, sekaligus memberikan keuntungan kepada para stake holder organisasi tersebut, tidak hanya pada saat ini tapi juga di masa depan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 98 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Pelatihan, Pengembangan & Penilaian Prestasi 1. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation). Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi. 2. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. Kompensasi atau imbalan yang diberikan bermacam-macam jenisnya yang telah diterangkan pada artikel lain pada situs organisasi.org ini. Promosi, Pemindahan dan Pemisahan 1. Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut transfer ke bawah, adalah sebuah jenis transfer meliputi pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan. 2. Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, adalah perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan keuangan perusahaan semakin serius 3. Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup 4. Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri 5. Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun UNTUK KALANGAN SENDIRI 99 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM IV. Model Manajemen Sumber Daya Manusia Di dalam memahami berbagai permasalahan pada manajelen sumber daya manusia dan sekaligus dapat menentukan cara pemecahannya perlu diketahui lebih dahulu model-model yang digunakan oleh perusahaan kecil tidak bias menerapkan model yang biasa digunakan oleh perusahaan besar. Demikian pula sebaliknya. Dalam perkembangan model-model ini berkembang sesuai dengan situasi dan kondisi serta tuntutannya.Untuk menyusun berbagai aktifitas manajemen sumber daya manusia ada 6 (enam) model manajemen sumber daya manusia yaitu: Model Klerikal Dalam model ini fungsi departemen sumber daya manusia yang terutama adalah memperoleh dan memelihara laporan, data, catatan-catatan dan melaksanakan tugas-tugas rutin. Fungsi departemen sumber daya manusia menangani kertas kerja yang dibutuhkan, memenuhi berbagai peraturan dan melaksanakan tugas-tugas kepegawaian rutin. Model Hukum Dalam model ini, operasi sumber daya manusia memperoleh kekutannya dari keahlian di bidang hukum. Aspek hukum memiliki sejarah panjang yang berawal dari hubungan perburuhan, di masa negosiasi kontrak, pengawasan dan kepatuhan merupakan fungsi pokok disebabkan adanya hubungan yang sering bertentangan antara manajer dengan karyawan. Model Finansial Aspek pinansial manajemen sumber daya manusia belakangna ini semakin berkembang karena para manajer semakin sadar akan pengaruh yang besar dari sumber daya manusia ini meliputi biaya kompensasi tidak langsung seperti biaya asuransi kesehatan, pension, asuransi jiwa, liburan dan sebagainya, kebutuhan akan keahlian dalam mengelola bidang yang semakin komplek ini merupakan penyebab utama mengapa para manajer sumber daya manusia semakin meningkat. Model ManjeriaL Model manajerial ini memiliki dua versi yaitu versi pertama manajer sumber daya manusia memahami kerangka acuan kerja manajer lini yang berorientasi pada produktivitas. Versi kedua manajer ini melaksanakan beberpa fungsi sumber daya manusia. Departemen sumber daya manusia melatih manajer lini jdalam keahlian yang diperlukan untuk menangani fungsi-fungsi kunci sumber daya manusia seperti pengangkatan, evaluasi kinerja dan pengembangan. Karena karyawan pada umumnya lebih senang berinteraksi dengan manajer mereka sendiri disbanding dengan pegawai staf, maka beberapa departemen sumber daya manusia dapat menunjukan manajer lini untuk berperan sebagai pelatih dan fsilitator. UNTUK KALANGAN SENDIRI 100 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Model Humanistik Ide sentral dalam model ini adalah bahwa, departemen sumber daya manusia dibentuk untuk mengembangkan dan membantu perkembangan nilai dan potensi sumber daya manusia di dalam organisasi. Spesialis sumber daya manusia harus memahami individu karyawan dan membantunya memaksimalkan pengembangan diri dan peningkatan karir. Model ini menggabarkan tumbuhnya perhatian organisasi terhadap pelatihan dan pengembangan karyawan mereka. Model Ilmu Perilaku Model ini menganggap bahwa, ilmu perilaku seperti psikologi dan perilaku organisasi merupakan dasar aktivitas sumber daya manusia. Prinsipnya adlah bahwa sebuah pendekatan sains terhadap perilaku manusia dapa diterpkan pada hampir semua permasalahan sumber daya manusia bidang sumber daya manusias yang didasarkan pada prinsip sains meliputi teknik umpan balik, evaluasi, desain program dan tujuan pelatihan serta manajemen karir. V. Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Fungsi manajemen sumber daya manusia sama halnya dengan fungsi yang ada dalam manajemen sendiri, seperti apa yang dikemukakan G. Terry dalam bukunya Principle of Management yang menyatakan bahwa, fungsi manajemen meliputi Planning, Organizing, Actuating dan Controlling (POAC).Henry Fayol menyebutkan bahwa, fungsi manajemen meliputi Planning, Organizing, Commanding, Coordinating dan Controllung (POCCC).Luther Gulick mengemukakan fungsi manajemen meliputi Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting dan Budgeting (POSDCoRB).Dalam manajemen sumber daya manusia beberapa ahli seperti Edwin B. Flippo, Dale Yoder, Manullang, Moekijat dan Malayu SP. Hasibuan serta Henry Simamora mengemukakan fungsi manajemen sumber daya manusia seperti halnya fungsi manajemen yang dikemukakan di atas, adalah sebagai berikut: Perencanaan Rekrutmen Seleksi Dekrutmen Orientasi, Pelatihan dan Pengembangan Evalauasi Kinerja Komensasi Pengintegrasian Pemeliharaan Pemberhentian. UNTUK KALANGAN SENDIRI 101 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan outsourching 2. Jelaskan cara mengatasi kendala-kendala dalam manajemen sumber daya manusia? 3. Apa latar belakang para ahli mendirikan penariakan sumber daya manusia dan contoh. 4. Berbicara tentang SDM Perlu meningkatkan Ilmu pengetahuan dan teknologi. 5. Faktor apa saja yang harus diperhatikan dalam penilain kinerja SDM dan mengapa dilakukan penilaian tersebut. BAB X UNTUK KALANGAN SENDIRI 102 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM MANAJEMEN PERUBAHAN I. Pendahuluan Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change.1 Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan. Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif. Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibatakibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut Tujuan dan Manfaat Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasen akan pelayanan yang berkualitas Masalah dalam perubahan Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya. 1 Michael Hammer dan James Champy, Reengineering the Corporation : A Manifesto for Business Revolution, 1994 UNTUK KALANGAN SENDIRI 103 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Mengapa perubahan ditolak ? Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, yaitu penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional. Resistensi Individual Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan. KEBIASAAN . Kebiasaan merupakan pola tingkah laku yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan. Bangun pukul 5 pagi, ke kantor pukul 7, bekerja, dan pulang pukul 4 sore. Istirahat, nonton TV, dan tidur pukul 10 malam. Begitu terus kita lakukan sehingga terbentuk satu pola kehidupan sehari-hari. Jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan tadi maka muncul mekanisme diri, yaitu penolakan. RASA AMAN Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa tidak aman bagi para pegawai. FAKTOR EKONOMI Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan. Pegawai menolak konsep 5 hari kerja karena akan kehilangan upah lembur. TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan. PERSEPSI Persepsi cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap. Pada awalnya program keluarga berencana banyak ditolak oleh masyarakat, karena banyak yang memandang program ini bertentangan dengan ajaran agama, sehingga menimbulkan sikap negatif. UNTUK KALANGAN SENDIRI 104 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Kebiasaan Rasa Aman Faktor Ekonomi Resistensi Individual Ketidakpastian Persepsi Resistensi Organisasional Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan. Misalnya saja, organisasi pendidikan yang mengenal-kan doktrin keterbukaan dalam menghadapi tantangan ternyata merupakan lembaga yang paling sulit berubah. Sistem pendidikan yang sekarang berjalan di sekolah-sekolah hampir dipastikan relatif sama dengan apa yang terjadi dua puluh lima tahun yang lalu, atau bahkan lebih. Begitu pula sebagian besar organisasi bisnis. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan. INERSIA STRUKTURAL Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasil- kan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu. FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar. INERSIA KELOMPOK KERJA Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah. UNTUK KALANGAN SENDIRI 105 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM ANCAMAN TERHADAP KEAKHLIAN Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar. ANCAMAN TERHADAP HUBUNGAN KEKUASAAN YANG TELAH MAPAN. Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah. ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?. Inersia Struktural Dampak Luas Perubahan Inersia Kelompok Resistensi Organisasional Ancaman Keahlian Sumberdaya Ancaman Kekuasaan Ancaman Alokasi II. Taktik Mengatasi Penolakan Atas Perubahan Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan2 1. Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya. 2. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan 3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan. 4. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang 2 L. Coch dan J.R.P.French, Jr. “Overcoming Resistance to Change”, 1948 UNTUK KALANGAN SENDIRI 106 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka 5. Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan. 6. Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan. III. Pendekatan dalam Manajemen Perubahan Organisasi Pendekatan klasik yang dikemukaan oleh Kurt Lewin mencakup tiga langkah. Pertama : UNFREEZING the status quo, lalu MOVEMENT to the new state, dan ketiga REFREEZING the new change to make it pemanent 3. Kalau digambarkan modelnya menjadi seperti di bawah ini. Restraining Forces Desire State REFREEZING MOVEMENT Status Quo UNFREEZING Driving Forces Time 3 Kurt Lewin, Field Theory in Social Science, 1951 UNTUK KALANGAN SENDIRI 107 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Selama proses perubahan terjadi terdapat kekuatan-kekuatan yang mendukung dan yang menolak . Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit. Unfreezing : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman. Movement : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan. Refreezing : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah. IV. Tipe Perubahan Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah: (1) Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi; (2) Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi; (3) Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya. Tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen Perubahan. Metodametoda yang digunakan untuk komunikasi, kepemimpinan, dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan. Beberapa pertanyaan yang perlu ditanyakan untuk mengakses jenis-jenis perubahan yang ditemukan dalam organisasi adalah: 1. Apakah perubahan itu bersifat siklis ? 2. Apakah para karyawan mengantisipasi perubahan ini ? 3. Apakah perubahan itu berarti terjadi pergerakan dari rutinitas ke lainnya ? Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi perubahan rutinitas 4. Akankah perubahan tersebut memberikan jalan yang lebih baik dalam pelaksanaan aktivitas saat ini ? UNTUK KALANGAN SENDIRI 108 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 5. Apakah perubahan mempertinggi intensitas kegiatan yang ada ? Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi peningkatan perubahan 6. Apakah perubahan merupakan pendekatan baru secara keseluruhan atau sebuah ide untuk organisasi ? 7. Apakah perubahan tersebut memerlukan pemikiran ulang dari prosedur-prosedur organisasi saat ini ? Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi sebuah perubahan inovatif V. Langkah-langkah Manajemen Perubahan 1. Identifikasi Tipe Perubahan Ketika anda harus memanaj perubahan, pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan tersebut. Contoh : anda sebagai kepala keperawatan/kebidanan memperkenalkan standar baru tentang kerja keras. a. Tipe Peningkatan Perubahan Seperti penggunaan waktu secara moderat, ini akan memerlukan waktu untuk mencapainya, karena kebiasaan buruk dari staf. Untuk mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk memonitor secara reguler. b. Tujuan dari Standar : (1) Setiap staf perawat dan bidan harus selalu mencuci tangan sebelum dan sesudah menyentuh pasen (dewasa maupun anak-anak) (2) Penyebaran penyakit dan infeksi silang akan berkurang dengan tindakan ini (3) Staf akan menerima tanggung jawab klinis dari standar ini c. Beberapa Pernyataan tujuan yang lebih Spesifik lagi dapat berupa : Mengurangi infeksi dengan cara staf melakukan cuci tangan 2. Identifikasi Tujuan Perubahan Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima. UNTUK KALANGAN SENDIRI 109 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya. VI. Tahap-tahap manajemen Perubahan Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu: Tahap 1, yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorangdapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan. Tahap 2, adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 110 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan datadan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya. Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama. Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi secara benar. Kekuatan, kelemahan,kesempatan,ancaman Analisis. UNTUK KALANGAN SENDIRI 111 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Gambar berikut ini menunjukkan kejelasan komponen tersebut. Gambar 1 : TAHAP-TAHAP PERUBAHAN Dorongan internal Dorongan eksternal Tahap 1 Identifikasi Perubahan Mengenal Kebutuhan Perubahan Identifikasi tipe Perubahan Tahap 2 Perencanaan Perubahan Diagnostik Situasional Technik Pemilihan Strategik Umum Pemilihan Pendukung Tahap 3 Implementasi Perubahan Pencairan Perubahan Tahap 4 Evaluasi & Umpan Balik UNTUK KALANGAN SENDIRI Pembekuan/Integritas 112 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Umpan Balik Pengumpulan Data Evaluasi Data & Umpan Balik Gambar 2 : Waktu dan Kesulitan untuk merubah Budaya/Kebiasaan Kesulitan Perubahan NILAI SIKAP GAYA MANAJEMEN PERILAKU TETAP AKSI PERASAAN Waktu untuk Berubah Gambar dibawah ini memperlihatkan bahwa jika paserta yang hadir memberikan dukungan yang cukup, mereka akan dapat menerima perubahan. Mereka tetap membutuhkan banyak dukungan untuk dapat menerima secara keseluruhan dan UNTUK KALANGAN SENDIRI 113 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM memahami perubahan tersebut ke setiap tindakan dan perilaku normal mereka sendiri. Gambar ini akan mengilustrasikan proses perubahan lebih baik. Tanggung jawab terhadap pengelolaan perubahan ini harus mempertimbangkan perasaan dan emosi orang-orang yang terlibat di dalamnya. Jika hal ini diabaikan atau tim manajemen perubahan tidak sensitif terhadap hal ini, perubahan tidak akan dapat terjadi sesuai rencana yang telah dibuat. Perubahan dapat menjadi sangat resisten dan defensif. Seseorang yang memimpin perubahan mungkin harus merubah kinerja perubahan tersebut dengan maksud untuk memberikan dukungan yang lebih efektif. Dalam proses perubahan, seorang pemimpin harus berupaya untuk melatih perubahan terlebih dahulu pada dirinya sendiri. Sehingga terjadi suatu integritas pada dirinya. Dan perubahan ini akan mempengaruhi terjadinya perubahan kinerja dalam organisasi yang dipimpinnya. Gambar-gambar dibawah ini menunjukkan bagaimana proses perubahan tersebut terjadi, komponen apa yang terkena dalam diri individu bila ingin berubah, bagaimana orang luar terlibat dalam proses perubahan di suatu organisasi dan bagaimana manajemen perubahan tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Pertanyaan : 1. Bagaimana saudara menyingkapi dalam sebuah perusahaan akan adanya perubahan yang positif dan negatif 2. Bagaimana jika anda seorang pemimpin melakukan perubahan jika dihadapkann pada keadaan dimana suatu organisasi mengalami kemunduran 3. Apa saja faktor penentu keberhasilan manajemen perubahan jelaskan dan beri contoh. 4. manajemen perubahan ada 2. Secara evolusi dan revolusi, bagaimana cara mengatasinya. UNTUK KALANGAN SENDIRI 114 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 5. Perubahan yang seperti apa kah yang cocok diterapkan dalam perusahaan dan mengapa. 6. latar belakang faktor2 ancama terhadap alokasi sumber daya. 7. Bagaimana saudara memeahami manajemen perubahan secara perspektif berikan contohnya. 8. sebutkan 7 kunci menyebabkan terjadinya manajemen perubahan. 9. jelaskan kenapa terjadinya ancama keahlian dalam perubahan bentuk sosial UNTUK KALANGAN SENDIRI 115 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM TRANSISI EMOSI SELAMA PERUBAHAN Gambar 2: Mengelola Emosi dalam Proses Perubahan * Keadaan untuk Perbandingan yg Baik 7. Integritas 6. Pemahaman sempurna 2. Penolakan F R F U 1. Goncangan 5. Pengalaman 3. Kekuatan Emosi R Perlu U dukungan & S Pemahaman Perlu dukungan S T R T R 4. Penerimaan A S I UNTUK KALANGAN SENDIRI A S I Waktu 116 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB XI MOTIVASI I. Pendahuluan berhubungan dengan faktor psikologi manusia yang mencerminkan antara sikap, kebutuhan, dan kepuasan yang terjadi pada diri manusia sedangkan daya dorong yang diluar diri seseorang ditimbulkan oleh pimpinan. Motivasi mempersoalkan bagaimana cara mengarahkan daya dan potensi bawahan, agar mau bekerjasama secara produktif sehingga dapat mencapai dan mewujudkan tujuan perusahaan yang telah ditentukan. Pentingnya motivasi karena motivasi adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung prilaku manusia supaya mau bekerja sama secara giat sehingga mencapai hasil yang optimal. Suatu perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu mencapai tujuannya, karena didasari oleh motivasi. Kesuksesan adalah impian setiap orang. Untuk mencapai kesuksesan tersebut, pasti diperlukan suatu motivasi untuk sukses yang kuat. Motivasi sukses yang kuat bisa kita ambil dari kisah kesuksesan orang lain. Dengan kisah – kisah sukses seseorang, maka kita bisa mengambil pelajaran dan motivasi penting yang dapat kita aplikasikan dalam kehidupan kita. Beberapa orang sukses mengatakan bahwa motivasi yang kuat adalah sumber utama kesuksesan mereka. Namun tidak mudah untuk bisa memupuk motivasi itu dalam – dalam di dalam diri kita. Diperlukan suatu “makanan” tambahan yang terus menerus dan berkesinambungan. “Makanan” tambahan itu yaitu kisah sukses dan inspiratif orang lain yang akan semakin memperkuat motivasi dan kepercayaan diri kita. Dengan membaca dan mengambil hikmah dari kisah sukses dan inspiratif orang lain, maka kita tidak akan kesulitan dalam membangun dan menanamkan motivasi untuk sukses yang kuat dalam diri kita UNTUK KALANGAN SENDIRI 117 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM II. Pengertian Motivasi Motivasi berasal dari bahasa Latin, movere yang berarti bergerak atau bahasa Inggrisnya to move. Motif diartikan sebagai kekuatan yang terdapat dalam diri organisme yang mendorong untuk berbuat (driving force). Motif tidak berdiri sendiri, tetapi saling berkaitan dengan faktor lain, baik faktor eksternal, maupun faktor internal. Hal-hal yang mempengaruhi motif disebut motivasi. Untuk lebih jelasnya mengenai pembahasan tenteng motivasi, berikut pengertian motivasi menurut beberapa para ahli manajemen sumber daya manusia diantaranya : T. Hani Handoko ( 2003:252), mengemukakan bahwa motivasi adalah : “Keadaan pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan tertentu guna mencapai tujuan”. Menurut H. Hadari Nawawi (2003:351), pengertian dari motivasi adalah : “Suatu keadaan yang mendorong atau menjadi sebab seseorang melakukan sesuatu perbuatan atau kegiatan yang berlangsung secara sadar”. Menurut A. Anwar Prabu Mangkunegara (2002:95), mengatakan mengenai motivasi adalah : “kondisi yang berpengaruh membangkitkan, mengarahkan dan memelihara prilaku yang berubungan dengan lingkungan kerja”. Sedangkan menurut Henry Simamora (2004:510), devinisi dari motivasi adalah : “Sebuah fungsi dari pengharapan individu bahwa upaya tertentu akan menghasilkan tingkat kinerja yang pada gilirannya akan membuahkan imbalan atau hasil yang dikehendki”. Pendapat lain menurut Chung dan Megginson yang dikutip oleh Faustino Cardoso Gomes (2002:177), menerangkan bahwa motivasi adalah : “Tingkat usaha yang dilakukan oleh seseorang yang mengejar suatu tujuan dan berkaitan dengan kepuasan kerja dan perfoman pekerjaan”. UNTUK KALANGAN SENDIRI 118 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Dari pengertian-pengertian motivasi diatas maka dapat disimpulkan bahwa motivasi merupakan suatu keadaan atau kondisi yang mendorong, merangsang atau menggerakan seseorang untuk melakukan sesuatu atau kegiatan yang dilakukannya sehingga ia dapat mencapai tujuannya. Menurut Peterson & Plowman yang dikutip oleh Drs. H. Malayu S.P Hasibuan (2003:142) mengatakan bahwa orang mau bekerja karena hal-hal sebagai berikut : The Desire to Live (keinginan untuk hidup), dimana manusia bekerja untuk memenuhi dan melanjutkan hidupnya. The Desire For Position (Keinginan untuk suatu posisi), dimana manusia bekerja untuk mendapatkan posisi dalam pekerjaannya. The Desire For Power (Keinginan akan kekuasaan), keinginan selangkah diatas keinginan untuk memiliki posisi. The Desire For Recognation (Keinginan akan penghargaan), setiap pegawai memiliki motif keinginan dan kebutuhan tertentu dan mengharapkan kepuasan dari hasil kerjanya. Uraian diatas mempunyai pengertian yang sama, yaitu kesemuanya mengandung unsur dorongan dan keinginan serta maksud dan tujuan. Dengan demikian maka dapat diambil kesimpulan bahwa motivasi merupakan dorongan datang dari luar atau dalam diri seseorang dalam usahanya dalam memenuhi kebutuhan, mendaoatkan posisi dalam pekerjaannya, memperoleh kekuasaan dan memperoleh kepuasan dari hasil kerjanya. Namun dalam penerapan nanti, penggunaan masing-masing unsur tersebut adalah berbeda un tuk setiap pegawai, sesuai kebutuhannya dan keinginannya masing-masing. Banyak para ahli yang sudah mengemukakan pengertian motivasi dengan berbagai sudut pandang mereka masing-masing, namun intinya sama, yakni sebagai suatu pendorong yang mengubah energi dalam diri seseorang ke dalam bentuk aktivitas nyata untuk mencapai tujuan tertentu. UNTUK KALANGAN SENDIRI 119 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Mc. Donald mengatakan bahwa, Motivation is a energy change within the person characterized by affective arousal and anticipatory goal reactions. Motivasi adalah suatu perubahan energi di dalam pribadi seseorang yang ditandai dengan timbulnya afektif (perasaan) dan reaksi untuk mencapai tujuan. Dalam proses belajar, motivasi sangat diperlukan, sebab seseorang yang mempunyai motivasi dalam belajar, tak akan mungkin melakukan aktifitas belajar. Seseorang yang melakukan aktivitas belajar secara terus menerus tanpa motivasi dari luar dirinya merupakan motivasi intrinsik yang sangat penting dalam aktivitas belajar. Namun, seseorang yang tidak mempunyai keinginan untuk belajar, dorongan dari luar dirinya merupakan motivasi ekstrinsik yang diharapkan. Oleh karena itu, motivasi ekstrinsik diperlukan bila motivasi intrinsik tidak ada dalam diri seseorang sebagai subjek belajar. Guru-guru sangat menyadari penting motivasi di dalam membimbing belajar murid. Berbagai macam teknik misalnya kenaikan tingkat, penghargaan, perananperanan kehormatan-kehormatan, piagam-piagam prestasi, pujian dan celaan telah digunakan untuk mendorong murid-murid agar mau belajar. Ada kalanya, guru-guru mempergunakan teknik-teknik tersebut secara tidak tepat. Bukan hanya sekolah-sekolah yang berusaha memberi motivasi tingkah laku manusia kearah perubahan tingkah laku yang diharapkan. Orang tua atau keluarga pun telah berusaha memotivasi belajar anak-anak mereka. Kelompok yang berkecimpung dibidang “Manajement“ yang membuat rencana “Insentive” baru untuk meningkatkan produksi, adalah berusaha memotivasi perubahan-perubahan dalam tingkah laku. Kaum pengusaha mengeluarkan biaya setiap tahun untuk memasang advertensi, berarti memotivasi orang-orang agar mau membeli dan menggunakan hasil-hasil usahanya. Dari uraian diatas, ternyata kesadaran tentang pentingnya motivasi bagi perubahan tingkah laku manusia telah dimiliki, baik oleh para pendidik, para orang tua murid maupun masyarakat. UNTUK KALANGAN SENDIRI 120 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM III. Prespektif Motivasi Perspektif Behavioral Menekankan imbalan dan hukuman eksternal sebagai kunci dalam menentukan motivasi murid. Insentif adalah peristiwa atau stimuli positif atau negatif yang dapat memotivasi perilaku murid. Pendukung penggunaan insentif menekankan bahwa insentif dapat menambah minat atau kesenangan pada pelajaran, dan mengarahkan perhatian pada perilaku yang tepat dan menjauhkan mereka dari perilaku yang tidak tepat (Emmer, dkk, 2000). Perspektif Humanistis Menekankan pada kapasitas murid untuk mengembangkan kepribadian, kebebasan untuk memilih nasib mereka dan peka terhadap orang lain. Berkaitan erat dengan pandangan Abraham Maslow bahwa kebutuhan dasar tertentu harus dipuaskan dahulu sebelum memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi. Kebutuhan tertinggi dan sulit dalam hierarki Maslow diberi perhatian khusus yaitu aktualisasi diri. Perspektif Kognitif Pemikiran murid akan memandu motivasi mereka, juga menekankan arti penting dari penentuan tujuan, perencanaan dan monitoring kemajuan menuju suatu tujuan (Schunk & Ertmer, 2000; Zimmerman & Schunk, 2001). Jadi perspektif behavioris memandang motivasi murid sebagai konsekuensi dari insentif eksternal, sedangkan perspektif kognitif berpendapat bahwa tekanan eksternal seharusnya tidak dilebih-lebihkan. Perspektif kognitif mengusulkan konsep menurut White (1959) tentang motivasi kompetensi, yakni ide bahwa orang termotivasi untuk menghadapi lingkungan mereka secara efektif, menguasai dunia mereka, dan memproses informasi secara efisien. UNTUK KALANGAN SENDIRI 121 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Perspektif Sosial Kebutuhan afiliasi adalah motif untuk berhubungan dengan orang lain secara aman. Membutuhkan pembentukan, pemeliharaan, dan pemulihan hubungan personal yang hangat dan akrab. Kebutuhan afiliasi murid tercermin dalam motivasi mereka untuk menghabiskan waktu bersama teman, kawan dekat, keterikatan mereka dengan orang tua, dan keinginan untuk menjalin hubungan positif dengan guru. Murid sekolah yang punya hubungan penuh perhatian dan suportif biasanya memiliki sifat akademik yang positif dan lebih senang bersekolah (Baker, 1999; Stipek, 2002). IV. Jenis-jenis Motivasi Motivasi Intrinsik Motivasi intrinsik adalah motivasi internal untuk melakukan sesuatu demi sesuatu itu sendiri (tujuan itu sendiri), motivasi yang didasarkan pada sebuah ‘nilai’ dari kegiatan yang dilakukan tanpa melihat penghargaan dari luar. Misalnya: Murid mungkin belajar menghadapi ujian karena dia senang pada mata pelajaran yang diujikan itu sendiri. Ada 2 jenis motivasi intrinsik: 1. Determinasi diri Dalam pandangan ini, murid ingin percaya bahwa mereka melakukan sesuatu karena kemauan sendiri, bukan karena kesuksesan atau imbalan eksternal. Disini, motivasi internal dan minat intrinsik dalam tugas sekolah naik apabila murid punya pilihan dan peluang untuk mengambil tanggung jawab personal atas pembelajaran mereka. 2. Pilihan personal. Pengalaman optimal ini berupa perasaan senang dan bahagia yang besar. Pengalaman optimal ini kebanyakan terjadi ketika orang merasa mampu UNTUK KALANGAN SENDIRI 122 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM menguasai dan berkonsentrasi penuh saat melakukan suatu aktivitas. Pengalaman optimal ini terjadi ketika individu terlibat dalam tantangan yang mereka anggap tidak terlalu sulit tetapi juga tidak terlalu mudah. Motivasi Ekstrinsik Motivasi ekstrinsik adalah melakukan sesuatu untuk mendapatkan sesuatu yang lain (cara untuk mencapai tujuan). Motivasi entrinsik ini sering dipengaruhi oleh insentif eksternal seperti imbalan (reward) dan hukuman. Imbalan eksternal dapat berguna untuk mengubah perilaku. Fungsi imbalan adalah sebagai insentif agar mau mengerjakan tugas, di mana tujuannya adalah mengontrol perilaku murid. Contohnya : guru memberi reward permen kalau murid bisa menjawab pertanyaan dengan baik. Tetapi tentu kita juga menginginkan motivasi siswa adalah motivasi yang memang berasal dari dirinya sendiri (intrinsik), hal ini bisa dilakukan dengan cara memberikan hadiah yang mengandung informasi tentang kemampuan murid sehingga motivasi instrinsik dapat meningkat, kenapa? Karena dengan memberikan pujian dapat juga meningkatkan perasaan bahwa diri mereka kompeten. V. Teori-teori motivasi Motivasi merupakan satu penggerak dari dalam hati seseorang untuk melakukan atau mencapai sesuatu tujuan. Motivasi juga bisa dikatakan sebagai rencana atau keinginan untuk menuju kesuksesan dan menghindari kegagalan hidup. Dengan kata lain motivasi adalah sebuah proses untuk tercapainya suatu tujuan. Seseorang yang mempunyai motivasi berarti ia telah mempunyai kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam kehidupan.. Motivasi dapat berupa motivasi intrinsic dan ekstrinsic. Motivasi yang bersifat intinsik adalah manakala sifat pekerjaan itu sendiri yang membuat seorang termotivasi, orang tersebut mendapat kepuasan dengan melakukan pekerjaan tersebut bukan UNTUK KALANGAN SENDIRI 123 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM karena rangsangan lain seperti status ataupun uang atau bisa juga dikatakan seorang melakukan hobbynya. Sedangkan motivasi ekstrinsik adalah manakala elemen elemen diluar pekerjaan yang melekat di pekerjaan tersebut menjadi faktor utama yang membuat seorang termotivasi seperti status ataupun kompensasi. Banyak teori motivasi yang dikemukakan oleh para ahli yang dimaksudkan untuk memberikan uraian yang menuju pada apa sebenarnya manusia dan manusia akan dapat menjadi seperti apa. Landy dan Becker membuat pengelompokan pendekatan teori motivasi ini menjadi 5 kategori yaitu teori kebutuhan,teori penguatan,teori keadilan,teori harapan,teori penetapan sasaran. A. TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW (1943-1970) Abraham Maslow (1943;1970) mengemukakan bahwa pada dasarnya semua manusia memiliki kebutuhan pokok. Ia menunjukkannya dalam 5 tingkatan yang berbentuk piramid, orang memulai dorongan dari tingkatan terbawah. Lima tingkat kebutuhan itu dikenal dengan sebutan Hirarki Kebutuhan Maslow, dimulai dari kebutuhan biologis dasar sampai motif psikologis yang lebih kompleks; yang hanya akan penting setelah kebutuhan dasar terpenuhi. Kebutuhan pada suatu peringkat paling tidak harus terpenuhi sebagian sebelum kebutuhan pada peringkat berikutnya menjadi penentu tindakan yang penting. Aktualisasi diri penghargaan sosial keamanan Faali UNTUK KALANGAN SENDIRI 124 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM • Kebutuhan fisiologis (rasa lapar, rasa haus, dan sebagainya) • Kebutuhan rasa aman (merasa aman dan terlindung, jauh dari bahaya) • Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki (berafiliasi dengan orang lain, diterima, memiliki) • Kebutuhan akan penghargaan (berprestasi, berkompetensi, dan mendapatkan dukungan serta pengakuan) • Kebutuhan aktualisasi diri (kebutuhan kognitif: mengetahui, memahami, dan menjelajahi; kebutuhan estetik: keserasian, keteraturan, dan keindahan; kebutuhan aktualisasi diri: mendapatkan kepuasan diri dan menyadari potensinya) Bila makanan dan rasa aman sulit diperoleh, pemenuhan kebutuhan tersebut akan mendominasi tindakan seseorang dan motif-motif yang lebih tinggi akan menjadi kurang signifikan. Orang hanya akan mempunyai waktu dan energi untuk menekuni minat estetika dan intelektual, jika kebutuhan dasarnya sudah dapat dipenuhi dengan mudah. Karya seni dan karya ilmiah tidak akan tumbuh subur dalam masyarakat yang anggotanya masih harus bersusah payah mencari makan, perlindungan, dan rasa aman. B. TEORI MOTIVASI HERZBERG (1966) Menurut Herzberg (1966), ada dua jenis faktor yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan dan menjauhkan diri dari ketidakpuasan. Dua faktor itu disebutnya faktorhigiene (faktor ekstrinsik) dan faktor motivator (faktor intrinsik). Faktor higiene memotivasi seseorang untuk keluar dari ketidakpuasan, termasuk didalamnya adalah hubungan antar manusia, imbalan, kondisi lingkungan, dan sebagainya (faktor ekstrinsik), sedangkan faktor motivator memotivasi seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan, yang termasuk didalamnya adalah achievement, pengakuan, kemajuan tingkat kehidupan, dsb (faktor intrinsik). UNTUK KALANGAN SENDIRI 125 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM C. TEORI MOTIVASI DOUGLAS McGREGOR Mengemukakan dua pandangan manusia yaitu teori X (negative) dan teori y (positif), Menurut teori x empat pengandaian yag dipegang manajer a. karyawan secara inheren tertanam dalam dirinya tidak menyukai kerja b. karyawan tidak menyukai kerja mereka harus diawasi atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan. c. Karyawan akan menghindari tanggung jawab. d. Kebanyakan karyawan menaruh keamanan diatas semua factor yang dikaitkan dengan kerja. Kontras dengan pandangan negative ini mengenai kodrat manusia ada empat teori Y : a. karyawan dapat memandang kerjasama dengan sewajarnya seperti istirahat dan bermain. b. Orang akan menjalankan pengarahan diri dan pengawasan diri jika mereka komit pada sasaran. c. Rata rata orang akan menerima tanggung jawab. d. Kemampuan untuk mengambil keputusan inovatif. D. TEORI MOTIVASI VROOM (1964) Teori dari Vroom (1964) tentang cognitive theory of motivation menjelaskan mengapa seseorang tidak akan melakukan sesuatu yang ia yakini ia tidak dapat melakukannya, sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat dapat ia inginkan. Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan oleh tiga komponen, yaitu: • Ekspektasi (harapan) keberhasilan pada suatu tugas • Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan outcome tertentu). • Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan posistif, netral, atau UNTUK KALANGAN SENDIRI 126 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM negatif.Motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi harapanMotivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang diharapkan E. Achievement TheoryTeori achievement Mc Clelland (1961), yang dikemukakan oleh Mc Clelland (1961), menyatakan bahwa ada tiga hal penting yang menjadi kebutuhan manusia, yaitu: • Need for achievement (kebutuhan akan prestasi) • Need for afiliation (kebutuhan akan hubungan sosial/hampir sama dengan soscialneed-nya Maslow) • Need for Power (dorongan untuk mengatur) F. Clayton Alderfer ERG Clayton Alderfer mengetengahkan teori motivasi ERG yang didasarkan pada kebutuhan manusia akan keberadaan (exsistence), hubungan (relatedness), dan pertumbuhan (growth). Teori ini sedikit berbeda dengan teori maslow. Disini Alfeder mngemukakan bahwa jika kebutuhan yang lebih tinggi tidak atau belum dapat dipenuhi maka manusia akan kembali pada gerakk yang fleksibel dari pemenuhan kebutuhan dari waktu kewaktu dan dari situasi ke situasi. Teori Insentif: Yaitu teori yang mengatakan bahwa seseorang akan bergerak atau mengambil tindakan karena ada insentif yang akan dia dapatkan. Misalnya, Anda mau bekerja dari pada sampai sore karena Anda tahu bahwa Anda akan mendapatkan intensif berupa gaji. Jika Anda tahu akan mendapatkan penghargaan, maka Anda pun akan bekerja lebih giat lagi. Yang dimaksud insentif bisa tangible atau intangible. Seringkali sebuah pengakuan dan penghargaan, menjadi sebuah motivasi yang besar. UNTUK KALANGAN SENDIRI 127 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Dorongan Biologis: Dalam hal ini yang dimaksud bukan hanya masalah seksual saja. Termasuk di dalamnya dorongan makan dan minum. Saat ada sebuah pemicu atau rangsangan, tubuh kita akan bereaksi. Sebagai contoh, saat kita sedang haus, kita akan lebih haus lagi saat melihat segelas sirup dingin kesukaan Anda. Perut kita akan menjadi lapar saat mencipum bau masakan favorit Anda. Bisa dikatakan ini adalah dorongan fitrah atau bawaan kita sejak lahir untuk mempertahankan hidup dan keberlangsungan hidup. Teori Hirarki Kebutuhan: Teori ini dikenalkan oleh Maslow sehingga kita mengenal hirarki kebutuhan Maslow. Teori ini menyajikan alasan lebih lengkap dan bertingkat. Mulai dari kebutuhan fisiologis, kebutuhan akan kemanan, kebutuhan akan pengakuan sosial, kebutuhan penghargaan, sampai kebutuhan akan aktualisasi diri. Takut Kehilangan vs Kepuasan: Teori ini mengatakan bahwa apda dasarnya ada dua faktor yang memotivasi manusia, yaitu takut kehilangan dan demi kempuasan (terpenuhinya kebutuhan). Takut kehilangan adalah adalah ketakutan akan kehilangan yang sudah dimiliki. Misalnya seseorang yang termotivasi berangkat kerja karena takut kehilangan gaji. Ada juga orang yang giat bekerja demi menjawab sebuah tantangan, dan ini termasuk faktor kepuasan. Konon, faktor takut kehilangan lebih kuat dibanding meraih kepuasan, meskipun pada sebagian orang terjadi sebaliknya. Kejelasan Tujuan: Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujuan) VI. Tips Tips Motivasi Secara ringkas, motivasi adalah semangat pendorong untuk melakukan sesuatu. Berikut ini adalah beberapa tips motivasi yang semoga bermanfaat. UNTUK KALANGAN SENDIRI 128 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 1. Selalu bersyukur akan apa yang kita dapatkan. Mungkin hal ini adalah sederhana, namun sangat memotivasi diri kita saat kita terpukul atau terjatuh dengan target-target yang dinanti-nanti dan diharapkan untuk terjadi, tapi faktanya meleset. Pengungkapan syukur melalui 3 cara. Dengan hati. Lihatlah sekeliling kita yang ada dibawah kita. Yakin hal ini akan membuat hati kita lembut dan mensyukuri akan nikmat-nikmat yang oleh sebagian orang tidak dapat menikmatinya. Dengan lisan, dengan ucapkan alhamdulillah. Nikmat yang kita rasakan tidak akan kita peroleh tanpa seijin dari pemilik tubuh kita, pemilik jasad kita, juga pemilik ruh kita. Trus kita ini siapa? Kita adalah makhluk yang diberi pinjaman untuk dapat berkarya, dan membagikan kebahagiaan kepada orang lain. Dengan perbuatan. Syukur dengan membagikan kebahagiaan kepada orang lain. Rasakanlah kebahagiaan yang timbul saat kita dapat melihat kebahagiaan yang muncul melalui tangan kita. Ada rasa menyeruak dalam dada merasakan bahagia meski buliran air mata mengalir tidak terasa. Jika kita pernah merasakannya, ulangi ulangi dan ulangi. 2. Lakukan apa yang kita minati. Hal ini akan memotivasi kita untuk melakukannya. Karena dengannya kita merasa enjoy, dan dengannya tak kan ada rasa bosan dan letih. Banyak dari saudara kita yang mereka bekerja karena tuntutan, bukan karena mereka menyukainya. Dari hasilnya kita akan tahu mana yang bekerja karena menyukainya, atau bekerja karena tuntutan. Orang bekerja dengan diikuti rasa senang, akan menambahkan detil-detil secara sukarela. 3. Jika tidak seperti yang kita inginkan. Yakinkan pada diri sendiri, jika posisi ini adalah step awal menuju yang kita inginkan. Tentunya ada hikmahnya. Apapun keadaanannya. Tetap lakukan yang terbaik yang kita bisa, karena itu memperlihatkan kualitas kita. UNTUK KALANGAN SENDIRI 129 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 4. Cermati, perhitungkan, dan tangkap peluang yang ada. Setiap kita memiliki peluang-peluang menuju sukses. Namun hanya sedikit orang yang mampu memanfaatkan peluang itu. Terkadang kita melihat ada peluang, namun memiliki keterbatasan, misal keterbatasan modal, keterbatasan keahlian dan lain-lain. Itulah gunanya bermasyarakat, adanya berinteraksi, bersosialisasi, dan bertolongmenolong. Dengan bekerja sama tentu akan menghasilkan yang positif sesuai target dan keinginan bersama. Asah terus kemampuan untuk melihat peluang. 5. Berkumpul dengan orang yang bermotivasi. Prinsip ini sama dengan istilah penjual minyak wangi akan berbau wangi dengan sendirinya. 6. Selalu dekatkan diri pada Allah. Adakalanya dalam berusaha mengalami pasang surut. Hambatan dan rintangan dalam melangkah. Pastikan pada diri sendiri bahwa semua itu ada hikmahnya. Mungkin sajakan itu adalah cara Allah untuk mendidik kita. Kita tidak akan dididik seperti di bangku sekolah, tapi kita dididik melalui peristiwa-peristiwa. Kita akan mendapatkan pelajaran dari universitas yang skalanya lebih besar. yaitu universitas kehidupan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 130 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM BAB XII KOMUNIKASI I. PENDAHULUAN Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal ( bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku bangsa). Definisi Komunikasi Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communisyang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Beberapa definisi komunikasi adalah: 1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid). 2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G). 3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981). 4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W) UNTUK KALANGAN SENDIRI 131 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM II. Tujuan Komunikasi Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik sebagai berikut: 1. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu 2. Mempengaruhi perilaku seseorang 3. Mengungkapkan perasaan 4. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain 5. Berhubungan dengan orang lain 6. Menyelesaian sebuah masalah 7. Mencapai sebuah tujuan 8. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik 9. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain III. Proses Komunikasi Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut : Pengirim pesan , penerima pesan dan pesan Semua fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini : UNTUK KALANGAN SENDIRI 132 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Gangguan Balikan Pengirim Pesan Gangguan Penerima Pesan Simbol/Isyarat Media Mengartikan (Saluran) Kode/Pesan ) Komunikasi Diagram( 1Saluran : Proses 1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas. Materi pesan dapat berupa : a. Informasi b. Ajakan c. Rencana kerja d. Pertanyaan dan sebagainya UNTUK KALANGAN SENDIRI 133 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Simbol/ isyarat Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu. 3. Media/penghubung Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb. 4. Mengartikan kode/isyarat Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya. 5. Penerima pesan Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim 6. Balikan (feedback) Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan UNTUK KALANGAN SENDIRI 134 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima menggambarkan perilaku penerima pesan pesan. sebagai reaksi Pemberi dari pesan balikan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi. 7. Gangguan Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya. IV. Dasar Komunikasi Komunikasi mempunyai dasar sebagai berikut: Niat, Minat, Pandangan, Lekat, Libat. Niat menyangkut : Apa yang akan disampaikan Siapa sasarannya Apa yang akan dicapai Kapan akan disampaikan Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu: Faktor obyektif : merupakan rangsang yang kita terima UNTUK KALANGAN SENDIRI 135 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Faktor subyektif : merupakan faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada sasaran, menafsirkan informasi yang diterima tergantung pada pendidikan, pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir seseorang. Lekat, merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima. Libat, merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya. V. Jenis Komunikasi Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok Jenis komunikasi terdiri dari: 1. Komunikasi verbal dengan kata-kata 2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh 1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ; a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi. b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi. d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan UNTUK KALANGAN SENDIRI 136 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi. e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti. f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan. 2. Komunikasi Non Verbal Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal : a. Ekspresi wajah Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang. b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan. UNTUK KALANGAN SENDIRI 137 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya. e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas. f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress VI. Bentuk Komunikasi Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk : 1. Bentuk Komunikasi berdasarkan a. Komunikasi langsung Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita. A-------------------B b. Komunikasi tidak langsung Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll. Tempat Sampah Contoh : “ Buanglah sampah pada tempatnya UNTUK KALANGAN SENDIRI 138 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran : a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal. Komunikasi masa yang baik harus : Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami Bentuk gambar yang baik Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio) a. Komunikasi kelompok Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik. Perawat----- ------Pengunjung puskesmas b. Komunikasi perorangan. Adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon. Perawat----- ------Pasien 3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan : a. Komunikasi satu arah Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio. A ------------------ B UNTUK KALANGAN SENDIRI 139 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM b. Komunikasi timbal balik. Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik VII. Hambatan Komunikasi 1. Hambatan dari Proses Komunikasi Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. Hambatan dalam penyandian/simbol Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya. UNTUK KALANGAN SENDIRI 140 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Hambatan Fisik Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya. 3. Hambatan Semantik. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima 4. Hambatan Psikologis Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan. VIII. KOMUNIKASI dalam ORGANISASI Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya UNTUK KALANGAN SENDIRI 141 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori: 1. Komunikasi antar pribadi Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama. 2. Komunikasi kelompok Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi. 3. Komunikasi massa Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik. Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi: 1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog. 2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang UNTUK KALANGAN SENDIRI 142 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan. 3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan. Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan: 1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. 2. Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships). Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut: 1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) UNTUK KALANGAN SENDIRI 143 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. 3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: Memperbaiki koordinasi tugas Upaya pemecahan masalah Saling berbagi informasi Upaya pemecahan konflik Membina hubungan melalui kegiatan bersama. Proses Komunikasi Pada tataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu: UNTUK KALANGAN SENDIRI 144 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 1. Perspektif Kognitif. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi. 2. Perspektif Perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus respons antara sender dan receiver. Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi. Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak. Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut: Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut: 1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa UNTUK KALANGAN SENDIRI 145 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar. 3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. 4. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: 1. Fungsi informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan UNTUK KALANGAN SENDIRI 146 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya. 2. Fungsi Regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: 1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 1. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah. 2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. 3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi. 4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. 2. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturanperaturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. UNTUK KALANGAN SENDIRI 147 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. Memahami Komunikasi dalam Organisasi Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut. Gaya Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver). Gaya Komunikasi yang akan kita pelajari adalah sbb: 1. The Controlling style Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. UNTUK KALANGAN SENDIRI 148 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandanganpandangannya. Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula. 2. The Equalitarian style Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi. UNTUK KALANGAN SENDIRI 149 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 3. The Structuring style Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaanpertanyaan yang muncul. 4. The Dynamic style Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut. 5. The Relinguishing style Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, UNTUK KALANGAN SENDIRI 150 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya. 6. The Withdrawal style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat UNTUK KALANGAN SENDIRI 151 MODULE KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM REFERENSI : Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga - Jakarta UNTUK KALANGAN SENDIRI
