ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PIUTANG
advertisement
Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 1 ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PIUTANG PADA PT GAMA INTI SAMUDERA Natalia Nur Afifah *) [email protected] Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Narotama ABSTRACT Implementation policies that give rise to the account receivables have some risks such as late of receivables payment and uncollectible of receivables. Therefore, the company or management requires an internal control system to minimize these risks. A problem encountered in this research is whether the internal control system over account receivables in PT Gama Intisamudera is in accordance with the SPAP (Professional Standard of Accountant Public). This research has the objective to determine the implementation of the internal control system over account receivables at PT Gama Intisamudera is appropriate or not to SPAP (Professional Standard of Accountant Public). Methods of research used qualitative research methods and case study methods. Based on the analysis in this research found that the internal control system at PT Gama Intisamudera not in accordance with the SPAP. This is because the elements of the internal control system, such as the control environment, risk assessment, control activities, and monitoring the company does not run in accordance with the elements described in SPAP. However, elements of information and communication run in accordance with the elements described in SPAP. Key Words : Internal Control System, Account Receivables ABSTRAK Penerapan kebijakan yang menimbulkan piutang mempunyai beberapa resiko, yaitu keterlambatan dalam pembayaran piutang dan piutang tak tertagih. Oleh karena itu, perusahaan atau manajemen membutuhkan sistem pengendalian internal untuk meminimalkan resiko tersebut. Masalah yang dihadapi dalam penelitian ini adalah apakah sistem pengendalian internal atas piutang pada PT Gama Intisamudera sudah sesuai dengan SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik). Penelitian ini mempunyai tujuan untuk mengetahui implementasi sistem pengendalian internal atas piutang pada PT Gama Intisamudera sudah sesuai atau tidak dengan SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik). Metode penelitian menggunakan metode penelitian kualitatif dan metode studi kasus. Berdasarkan analisis dalam penelitian ini diketahui bahwa sistem pengendalian internal pada PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP. Hal ini dikarenakan unsur-unsur dalam sistem pengendalian internal, seperti lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, dan pemantauan pada perusahaan tidak berjalan sesuai dengan unsur-unsur yang dijelaskan dalam SPAP. Namun, unsur informasi dan komunikasi berjalan sesuai dengan unsur yang dijelaskan dalam SPAP. Kata Kunci: sistem pengendalian internal, piutang PENDAHULUAN Pada dasarnya dunia usaha di Indonesia mengalami perkembangan dari tahun ke tahun. Hal ini menyebabkan terjadinya persaingan yang ketat antar perusahaan. Ketatnya persaingan tidak hanya dialami oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang dagang, * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 2 tetapi juga dialami oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang industri dan jasa. Ketatnya persaingan juga membuat pihak manajemen atau pimpinan perusahaan berusaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaannya. Maka dari itu, pihak manajemen dituntut untuk bergerak dengan cepat dalam suatu pengambilan keputusan yang tepat. Dalam hal ini pengambilan keputusan disesuaikan antara kemampuan yang dimiliki dengan lingkungan yang ada di sekitar sehingga perlu adanya manajemen strategi dengan sebuah visi dan misi perusahaan yang selaras untuk mencapai suatu tujuan (Bondan Wicaksono, et al., 2013:7). Untuk pencapaian tujuan, perusahaan melakukan kegiatan yang biasanya disebut dengan kegiatan penjualan. Dari kegiatan penjualan, perusahaan dapat menerapkan strategi dengan pembayaran secara langsung dan juga secara kredit. Penjualan secara kredit tidak segera menghasilkan penerimaan kas bagi perusahaan, namun akan menimbulkan utang bagi konsumen, yang bagi perusahaan disebut dengan piutang. Piutang timbul apabila perusahaan melakukan penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pihak lain. Piutang merupakan tagihan si penjual kepada si pembeli sebesar nilai transaksi penjualan (Al. Haryono Jusup, 2011:71). Penerapan kebijakan yang menimbulkan piutang mempunyai beberapa resiko piutang yang diantaranya terjadi keterlambatan pembayaran piutang dan terjadinya piutang yang tak tertagih. Untuk itulah manajemen atau perusahaan perlu melakukan sistem pengendalian internal terhadap piutang usaha agar resiko piutang dapat diminimalkan. Sistem pengendalian internal itu sendiri diatur dalam SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik) SA seksi 319. Dalam SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik) SA seksi 319 dijelaskan bahwa pengendalian internal adalah suatu proses—yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas—yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Selain itu, di dalam SPAP juga dijelaskan mengenai unsur-unsur sistem pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut antara lain lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan (IAPI DSP, 2013:2). Dengan menerapkan sistem pengendalian internal sesuai dengan yang diatur dalam SPAP akan memberikan panduan tentang pertimbangan auditor atas pengendalian intern klien dalam audit terhadap laporan keuangan berdasarkan standar auditing yang ditetapkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAPI DSP, 2013:1). Hal tersebut juga akan membantu manajemen atau perusahaan untuk melakukan sistem pengendalian internal atas piutang, sehingga dampak yang berkaitan dengan keterlambatan pembayaran piutang dan piutang tak tertagih dapat diminimalkan. PT Gama Intisamudera merupakan salah satu afiliasi Gama Grup di bidang bisnis meliputi ekspedisi muatan kapal laut (EMKL), spesialis penanganan proyek kargo, jasa pengurusan kepabean untuk ekspor dan impor, transportasi darat, dan multi rental axle, serta penyedia alat-alat berat. Dalam mendukung tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, PT Gama Intisamudera menerapkan strategi melalui pembayaran secara tunai dan kredit. Pembayaran secara kredit itulah yang membentuk piutang usaha. Piutang yang diterapkan oleh PT Gama Intisamudera mengalami kendala, yaitu adanya keterlambatan dalam pembayaran piutang dan piutang tak tertagih. Keterlambatan pembayaran tersebut sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Oleh karena itu, kebutuhan akan sistem pengendalian internal terhadap piutang usaha perusahaan sangat dibutuhkan karena mempunyai resiko piutang yang tinggi dan dapat menyebabkan tidak tertagihnya piutang. Berdasarkan penjelasan tersebut, maka penulis akan membahasnya dengan judul “ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PIUTANG PADA PT GAMA INTISAMUDERA” * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 3 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah implementasi sistem pengendalian internal atas piutang pada PT Gama Intisamudera sudah sesuai dengan SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik)? Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai oleh peneliti dalam pelaksanaan penelitian ini adalah untuk mengetahui implementasi sistem pengendalian internal atas piutang pada PT Gama Intisamudera sudah sesuai atau tidak dengan SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik). Manfaat Penelitian Dalam penelitian ini, adapun manfaat penelitian yang dapat diambil adalah sebagai berikut: 1. Bagi Penulis Memahami sistem pengelolaan atas piutang dan sistem pengendalian internal yang dilaksanakan oleh perusahaan 2. Bagi Mahasiswa Dijadikan sebagai tambahan pengetahuan untuk objek penelitian. 3. Bagi Perusahaan Memberikan gambaran dan masukan serta informasi bagi manajemen perusahaan yang memiliki kepentingan untuk membuat dan melakukan evaluasi serta pengambilan kebijakan terhadap sistem pengendalian atas piutang perusahaan. 4. Bagi Universitas Dijadikan sebagai bahan referensi dalam pembelajaran khususnya di bidang studi akuntansi dan referensi dalam melakukan studi lanjutan dalam kajian yang sama bagi para akademis dan diharapkan sebagai salah satu perbendaharaan perpustakaan di Universitas Narotama Surabaya. Batasan Penelitian Dalam melakukan penelitian ini, penulis perlu memberikan batasan secara jelas sebagai ruang lingkup penelitian terhadap masalah yang akan diteliti dalam skripsi ini, yang bertujuan untuk mempertajam hasil penelitian serta kesimpulan. Batasan masalah yang akan dijelaskan dalam penelitian ini adalah hanya pada sistem pengendalian internal atas piutang pada PT Gama Intisamudera Surabaya. TINJAUAN PUSTAKA Definisi Piutang Menurut Dwi Martani, et al. (2012:193), piutang merupakan klaim suatu perusahaan pada pihak lain. Hampir semua entitas memiliki piutang kepada pihak lain baik yang terkait dengan transaksi penjualan/ pendapatan maupun merupakan piutang yang berasal dari transaksi lainnya. Klasifikasi Piutang PSAK No. 1 tahun 2012 (2012:10) tentang penyajian laporan keuangan, menyebutkan piutang dibagi dalam dua kategori, yaitu piutang dagang dan piutang lain. Standar Akuntansi Keuangan menggolongkan piutang, menurut sumber terjadinya dalam dua kategori yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain (Sukrisno Agoes, 2012:192). Pengelolaan Piutang Pengelolaan piutang melalui tiga tahap. Tahap pertama, menyangkut kondisi-kondisi yang menyebabkan timbulnya piutang. Yang kedua, mengenai administrasi dan * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 4 pengorganisasian piutang. Dan tahap terakhir, menyangkut pelunasan piutang (Akmal, 2009:303). 1. Timbulnya piutang usaha Piutang pada umumnya terjadi pada saat pengiriman produk atau penyelenggaraan jasa. Prinsip-prinsip pengendalian yang dapat dilakukan atas timbulnya piutang adalah sebagai berikut : a. Review oleh pejabat yang independen serta prosedur persetujuan kredit. Persetujuan kredit harus diberikan oleh pejabat yang independen berdasarkan review dan informasi yang memadai mengenai langganan yang bersangkutan. b. Penentuan tersedianya produk. c. Otorisasi mengenai harga dan syarat-syarat penjualan. d. Penggunaan copy dokumen-dokumen sesuai dengan kebutuhan. 2. Administrasi piutang Administrasi piutang dilakukan mulai saat timbulnya piutang dan diteruskan dengan pengurusan piutang hingga piutang tersebut dibayar atau dihapuskan. Prinsip-prinsip pengendalian selama tahap ini meliputi: a. Penyelenggaraan catatan-catatan perkiraan piutang secara independen. b. Pencatatan yang mutakhir dari perkiraan piutang. c. Pelaporan yang memadai dan segera. d. Secara berkala tiap akhir bulan dikirim kepada para langganan saldo tagihan per tanggal akhir tiap bulan beserta rincian nomor dan tanggal faktur yang masih belum dibayar untuk meminta pemberitahuan segera jika ada ketidakcocokan. e. Dibuat rencana perolehan tagihan kas dari piutang yang seharusnya jatuh tempo berdasarkan tanggal-tanggal jatuh temponya untuk periode 1 minggu ke depan dan upayakan penagihan tepat waktunya dan jika mungkin dengan pendekatanpendekatan tertentu dapat ditagih sebelum tanggal jatuh temponya tanpa memberikan diskon atau bunga. 3. Berkurang atau hapusnya piutang Berkurang atau hapusnya piutang dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut adanya pelunasan piutang, retur penjualan, dan penghapusan piutang karena tak dapat ditagih Metode Piutang Tak Tertagih Menurut Drs. Hadri Mulya (2013:194), terdapat 2 (dua) metode untuk piutang tak tertagih, yaitu: 1. Metode penghapusan langsung (Write-off) Metode penghapusan langsung merupakan metode yang tegas dan tidak berandaiandai atas piutang tak tertagih atau piutang ragu-ragu. Secara jurnal maka: Beban piutang tak tertagih xxx Piutang usaha xxx 2. Metode cadangan/ estimasi (Allowance) Metode cadangan/ estimasi merupakan metode yang masih mengasumsikan bahwa sebagian atau keseluruhan dari piutang tak tertagih akan dapat diterima kembali pada masa yang akan datang. Secara jurnal maka akan kelihatan sebagai berikut: Beban piutang tak tertagih xxx Cadangan piutang tak tertagih xxx Sistem Pengendalian Internal Dalam SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik) SA seksi 319, pengendalian internal adalah suatu proses—yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas—yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 5 efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (IAPI DSP, 2013:2). Pentingnya Pengendalian Internal Menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati (2013:223), alasan pentingnya pengendalian intern bagi manajemen dan auditor adalah: 1. Luas lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin besar dan kompleks 2. Pemeriksaan dan penelaahan bawaan dalam sistem yang baik memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi 3. Pengendalian intern yang baik akan mengurangi beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya audit 4. Digunakan secara efektif untuk mencegah penggelapan maupun penyimpangan dalam organisasi 5. Auditor menggunakan perolehan pemahaman atas struktur pengendalian intern untuk melakukan penaksiran risiko pengendalian untuk asersi dalam saldo akun, golongan transaksi, dan komponen pengungkapan dalam laporan keuangan. Komponen-Komponen dalam Pengendalian Internal Dalam SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik) SA seksi 319, pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini (IAPI DSP, 2013:2): 1. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian mencakup: a. Integritas dan nilai etika Integritas dan perilaku etika merupakan produk dari standar etika dan perilaku entitas bagaimana hal itu dikomunikasikan, dan ditegakkan dalam praktik. Standar tersebut mencakup tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi dorongan dan godaan yang mungkin menyebabkan personel melakukan tindakan tidak jujur melanggar hukum, atau melanggar etika. Standar tersebut juga mencakup komunikasi nilai-nilai dan standar perilaku entitas kepada personel melalui pernyataan kebijakan dan kode etik serta dengan contoh nyata. b. Komitmen terhadap kompetensi Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas tingkat kompetensi untuk pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkat tersebut diterjemahkan ke dalam persyaratan keterampilan dan pengetahuan. c. Partisipasi dewan komisaris atau komite audit Atribut yang berkaitan dengan dewan komisaris atau komite audit ini mencakup independensi dewan komisaris atau komite audit dari manajemen, pengawasan dan tingginya pengetahuan anggotanya luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan, memadainya tindakan, tingkat sulitnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh dewan atau komite tersebut kepada manajemen, dan interaksi dewan atau komite tersebut dengan auditor intern dan ekstern. d. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi dan gaya operasi manajemen dalam mengambil dan memantau risiko usaha; sikap dan tindakan manajemen terhadap pelaporan keuangan dan upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya. e. Struktur organisasi Suatu struktur organisasi meliputi pertimbangan bentuk dan sifat unit-unit organisasi entitas, termasuk organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen yang berkaitan dengan pelaporan. Selain itu, struktur organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam entitas dengan cara yang semestinya. * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 6 f. Pemberian wewenang dan tanggung jawab Metode ini mempengaruhi pemahaman terhadap hubungan pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas. g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Praktik dan kebijakan karyawan berkaitan dengan pemekerjaan, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi, dan pemberian kompensasi, dan tindakan perbaikan. 2. Penaksiran resiko. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini: a. Perubahan dalam lingkungan operasi Perubahan dalam lingkungan peraturan dan operasi dapat mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan. b. Personel baru Personel baru mungkin memiliki fokus yang berbeda atas atau pemahaman terhadap pengendalian intern. c. Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki Perubahan signifikan dan cepat dalam sistem informasi dapat mengubah risiko berkaitan dengan pengendalian intern. d. Teknologi baru Pemasangan teknologi baru ke dalam operasi atau sistem informasi dapat mengubah risiko yang berhubungan dengan pengendalian intern. e. Lini produk, produk, atau aktivitas baru Dengan masuk ke bidang bisnis atau transaksi yang di dalamnya entitas belum memiliki pengalaman dapat mendatangkan risiko baru yang berkaitan dengan pengendalian intern. f. Restrukturisasi korporasi Restrukturisasi dapat disertai dengan pengurangan staf dan perubahan dalam supervisi dan pemisahan tugas yang dapat mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian intern. g. Operasi luar negeri Perluasan atau pemerolehan operasi luar negeri membawa risiko baru atau seringkali risiko yang unik yang dapat berdampak terhadap pengendalian intern, seperti, risiko tambahan atau risiko yang berubah dari transaksi mata uang asing. h. Standar akuntansi baru Pemakaian prinsip akuntansi baru, atau perubahan prinsip akuntansi dapat berdampak terhadap risiko dalam penyusunan laporan keuangan. 3. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini: a. Review terhadap kinerja Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran, prakiraan, atau kinerja periode sebelumnya; menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda operasi atau keuangan-satu sama lain, bersama dengan analisis atas hubungan dan tindakan penyelidikan dan perbaikan; dan review atas kinerja fungsional atau aktivitas, seperti review oleh manajer kredit konsumen sebuah bank atas laporan cabang, wilayah, tipe pinjaman, tentang persetujuan dan pengumpulan pinjaman. b. Pengolahan informasi Berbagai pengendalian dilaksanakan untuk mengecek ketepatan, kelengkapan, dan otorisasi transaksi. c. Pengendalian fisik Aktivitas ini mencakup keamanan fisik aktiva, termasuk penjagaan memadai seperti fasilitas yang terlindungi, dari akses terhadap aktiva dan catatan otorisasi * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 7 untuk akses ke program komputer dan data files; dan perhitungan secara periodik dan pembandingan dengan jumlah yang tercantum pada catatan pengendalian. d. Pemisahan tugas Pembebanan tanggung jawab ke orang yang berbeda untuk memberikan otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, menyelenggarakan penyimpangan aktiva ditujukan untuk mengurangi kesempatan bagi seseorang dalam posisi baik berbuat kecurangan dan sekaligus menyembunyikan kekeliruan dan ketidakberesan dalam menjalankan tugasnya dalam keadaan normal. 4. Informasi dan komunikasi. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami: a. Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan b. Bagaimana transaksi tersebut dimulai c. Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi d. Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elektronik (seperti komputer dan electronic data interchange) yang digunakan untuk mengirim, memproses, memelihara, dan mengakses informasi. 5. Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Tujuan Pengendalian Internal Dalam SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik) SA seksi 319, pengendalian internal adalah suatu proses—yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas—yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (IAPI DSP, 2013:2). Keterbatasan Pengendalian Intern Entitas Di dalam SPAP SA seksi 319 (IAPI DSP, 2013:6) , hal ini mencakup kenyataan bahwa pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah dan bahwa pengendalian intern dapat rusak karena kegagalan yang bersifat manusiawi tersebut, seperti kekeliruan atau kesalahan yang sifatnya sederhana. Di samping itu pengendalian dapat tidak efektif karena adanya kolusi di antara dua orang atau lebih atau manajemen mengesampingkan pengendalian intern. Faktor lain yang membatasi pengendalian intern adalah biaya pengendalian intern entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut. Sistem Pengendalian Internal Piutang Menurut Hery (2014:206), kalau kita berbicara mengenai pengendalian internal atas piutang usaha, maka sesungguhnya yang menjadi pusat perhatian kita adalah bagaimana pengamanan yang efisien dan efektif dilakukan atas piutang usaha, baik dari segi pengamanan atas perolehan fisik kas, pemisahan tugas (termasuk masalah otorisasi persetujuan kredit), sampai pada tersedianya data catatan akuntansi yang akurat. Setiap pengajuan kredit yang dilakukan oleh calon pembeli haruslah diuji atau dievaluasi terlebih dahulu kelayakan kreditnya. Bagian penjualan tidak boleh merangkap bagian kredit. Persetujuan pemberian kredit hanya boleh dilakukan oleh manajer kredit. Manajer penjualan tidaklah memiliki otorisasi atau wewenang untuk menyetujui proposal kredit pelanggan. Apabila bagian penjualan merangkap bagian kredit, maka dikhawatirkan (terutama apabila komisi penjualan ditetapkan berdasarkan pada besarnya omset penjualan) seluruh proposal kredit (tanpa kecuali) yang diajukan calon pembeli * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 8 akan langsung disetujui tanpa adanya evaluasi terlebih dahulu. Dalam hal ini, kemungkinan besar resiko akan muncul terutama terhadap calon pembeli dengan peringkat kredit yang buruk. Dalam praktek, ketiadaan pemisahan tugas antara fungsi penjualan dengan fungsi kredit, ditambah lagi dengan kurang tepatnya dasar penghitungan komisi, seringkali menimbulkan peluang terjadinya tindakan kecurangan. Secara normatif, jika kita berbicara mengenai pemisahan tugas (dalam kaitannya dengan pengendalian internal atas piutang usaha), maka harus adanya pemisahan fungsi antara bagian persetujuan kredit, bagian penjualan, bagian pencatatan (akuntansi), dan bagian penagihan. Fungsi persetujuan kredit dan fungsi pembukuan memegang peranan sebagai pengecek keabsahan penjualan. Karyawan yang menangani pencatatan piutang usaha tidak boleh ikut terlibat dalam aktivitas penagihan. Kerangka Konseptual Piutang Perusahaan Sistem Pengendalian Internal Implementasi di Entitas SPAP Lingkungan Pengendalian Penaksiran Resiko Aktivitas Pengendalian Informasi dan Komunikasi Pemantauan Sesuai / Tidak antara Praktik dengan Teori Gambar 2.1 Kerangka Konseptual METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif dan metode studi kasus. Menurut Imam Gunawan (2013:80) penelitian dengan pendekatan kualitatif menekankan analisis proses dari proses berpikir secara induktif yang berkaitan dengan dinamika hubungan antar fenomena yang diamati, dan senantiasa menggunakan logika ilmiah. Penelitian studi kasus dimaksudkan untuk mempelajari secara intensif, tentang latar belakang masalah keadaan dan posisi suatu peristiwa yang sedang berlangsung saat ini, serta interaksi lingkungan unit sosial tertentu yang bersifat apa adanya (given). Dalam hal ini, peneliti akan membahas dengan obyek penelitian implementasi sistem pengendalian internal atas piutang pada PT Gama Intisamudera. Ruang Lingkup Penelitian Pembatasan dalam penelitian baik pada subyek dan obyek penelitian sebagai berikut: * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 9 1. Subyek penelitian dilakukan pada PT Gama Intisamudera di Surabaya yang merupakan perusahaan jasa di bidang bisnis meliputi ekspedisi muatan kapal laut (EMKL), spesialis penanganan proyek kargo, jasa pengurusan kepabean untuk ekspor dan impor, transportasi darat, dan multi rental axle, serta penyedia alat-alat berat. 2. Obyek penelitian dalam penulisan skripsi ini hanya pada masalah implementasi sistem pengendalian internal sebagai evaluasi piutang dan perbaikan fungsi pada PT Gama Intisamudera dan tidak termasuk pada fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis data kualitatif. Data kualitatif merupakan serangkaian informasi yang berasal dari hasil penelitian berupa fakta-fakta verbal dari keterangan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi dan bidang-bidang kerja perusahaan. Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sumber data kedua (sekunder). Sumber data sekunder diperoleh dari berbagai dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan, yang meliputi profil perusahaan, aktivitas perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan piutang perusahaan. Metode Pengumpulan Data 1. Penelitian kepustakaan (Library Research) Penelitian kepustakaan adalah metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan bahan dari berbagai sumber dan mempelajari literatur-literatur yang berhubungan dengan topik pembahasan untuk memperoleh data teoritis. 2. Penelitian lapangan (Field Research) Penelitian lapangan adalah metode pengumpulan data yang bertujuan untuk memperoleh data dari perusahaan yang sedang dipelajari kemudian di analisis. Metode lapangan yang digunakan penulis dalam penelitian ini ada tiga jenis yaitu: a. Observasi yaitu melakukan pengamatan langsung maupun tidak langsung pada obyek penelitian. b. Dokumentasi yaitu meneliti atau memanfaatkan catatan yang ada hubungannya atau berkaitan dengan obyek penelitian. c. Wawancara yaitu metode pengumpulan data dengan memberikan pertanyaan secara langsung kepada pihak perusahaan yang terkait dengan penelitian ini, yaitu analisis sistem pengendalian internal atas piutang pada PT Gama Intisamudera. Metode Analisis Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis kualitatif, yang bertujuan untuk menganalisis sistem pengendalian internal yang sesungguhnya dilaksanakan perusahaan untuk dibandingkan dengan yang seharusnya menurut teori. PEMBAHASAN Pembahasan Implementasi di Entitas Pengakuan Piutang Bagian Invoice Piutang diakui oleh bagian invoice PT Gama Intisamudera setelah invoice diterima oleh customer. Invoice itu sendiri dikirim oleh bagian invoice secara langsung dengan mendatangi kantor dan juga bisa melalui pengiriman dengan kurir, contoh TIKI, kantor pos, dan lain-lain. Piutang usaha tersebut akan muncul di aging schedule yang telah diperbarui oleh bagian invoice. Jatuh tempo pembayaran piutang adalah 1 (satu) bulan setelah invoice diterima oleh customer. Namun jatuh tempo juga disesuaikan dengan kontrak pekerjaan yang telah disepakati di awal perjanjian. * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 10 Setiap periode dilakukan pembaruan piutang di laporan outstanding piutang yang di input melalui komputer dan yang bertanggung jawab untuk melakukan pembaruan hanya 1 (satu) karyawan, yaitu bagian invoice, yang juga bertanggung jawab sebagai bagian penagihan. Laporan outstanding piutang selalu dilaporkan kepada Direktur Keuangan setiap minggu dan dijadikan sebagai bahan dalam meeting PT Gama Intisamudera setiap 1 (satu) bulan sekali. Pengakuan Piutang Bagian Accounting Bagian accounting mengakui piutang pada saat terbitnya JO. Pemrosesan pembukuan bagian accounting itu sendiri menggunakan komputer dengan program DacEasy accounting dan hanya ditangani oleh 1 (satu) karyawan. Alur atau Langkah Piutang PT Gama Intisamudera Pembuatan JO Pekerjaan Selesai Pengumpulan Dokumen Kerja (Admin Process) Pembuatan Invoice Pembuatan Faktur Pajak Otorisasi Pengiriman Dokumen Langsung Tanda Terima Kurir Konfirmasi ke Customer untuk Memastikan Invoice Sudah Diterima Payment Cash Kredit Laporan Piutang Jatuh Tempo dilakukan Penagihan Payment Gambar 4.3 Alur / Langkah Piutang PT Gama Intisamudera Sumber: Data diolah * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 11 Penagihan Piutang Penagihan piutang PT Gama Intisamudera dilakukan 1 (satu) minggu sebelum jatuh tempo. Bagian invoice melakukan komunikasi dengan customer melalui telepon dengan mengingatkan bahwa piutang akan jatuh tempo. Jika piutang belum terbayar hingga jatuh tempo, bagian invoice melakukan komunikasi lagi dengan customer bahwa piutang sudah jatuh tempo. Jika piutang belum juga dibayarkan hingga 1 (satu) bulan setelah jatuh tempo, bagian invoice melakukan komunikasi melalui telepon dan mengirimkan email di setiap minggunya dengan customer. Isi email yang dikirimkan mengenai nomor invoice, tanggal diterimanya invoice oleh customer dan jumlah yang harus dibayarkan sesuai dengan nominal yang tertera dalam invoice. Penagihan baik melalui telepon dan email tersebut dilakukan setiap minggu hingga 2 (dua) bulan setelah invoice diterima oleh customer. Setelah bulan ke 3 (tiga) belum juga dibayarkan oleh customer, bagian invoice akan melakukan penagihan secara langsung dengan mendatangi kantor dan membawa surat kesanggupan membayar dan bermaterai. Metode Piutang Tak Tertagih Metode piutang yang digunakan oleh PT Gama Intisamudera dalam piutang tak tertagih menggunakan 2 (dua) metode, yaitu metode penghapusan langsung dan metode cadangan kerugian piutang. Dalam penggunaan metode piutang tak tertagih, harus mendapatkan persetujuan dari Direktur Keuangan. Analisis antara Teori dan Praktik 1. Lingkungan Pengendalian Unsur lingkungan pengendalian pada PT Gama Intisamudera mencakup hal-hal berikut ini: a. Partisipasi dewan komisaris SPAP SA seksi 319 menjelaskan bahwa atribut yang berkaitan dengan dewan komisaris atau komite audit ini mencakup independensi dewan komisaris atau komite audit dari manajemen, pengawasan dan tingginya pengetahuan anggotanya luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan, memadainya tindakan, tingkat sulitnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh dewan atau komite tersebut kepada manajemen, dan interaksi dewan atau komite tersebut dengan auditor intern dan ekstern. Partisipasi dewan komisaris PT Gama Intisamudera kurang sesuai dengan penjelasan SPAP SA seksi 319. Partisipasi dewan komisaris PT Gama Intisamudera berkaitan dengan pengawasan atas pengelolaan perusahaan kepada manajemen. Hal ini dapat dilihat bahwa dalam 1 (satu) bulan sekali diadakan meeting antara manajemen PT Gama Intisamudera dengan dewan komisaris. Meeting tersebut bertujuan untuk mengetahui operasional yang telah dilaksanakan oleh manajemen dan memberikan saran agar fungsi sistem pengendalian internal dapat terlaksana sesuai dengan yang diharapkan. Namun, partisipasi komite audit belum ada di PT Gama Intisamudera. Hal ini dikarenakan, perusahaan tidak mempunyai komite audit, sehingga diperlukan adanya. b. Struktur organisasi SPAP SA seksi 319 menjelaskan suatu struktur organisasi meliputi pertimbangan bentuk dan sifat unit-unit organisasi entitas, termasuk organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen yang berkaitan dengan pelaporan. Selain itu, struktur organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam entitas dengan cara yang semestinya. Struktur organisasi yang dijelaskan dalam SPAP SA seksi 319 tidak sesuai dengan struktur organisasi yang dijelaskan di PT Gama Intisamudera. Struktur organisasi PT Gama Intisamudera perlu adanya perbaikan. Hal ini dikarenakan adanya rangkap fungsi pada bagian invoice yang juga bertindak sebagai bagian piutang dan * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 12 penagihan. Selain itu, PT Gama Intisamudera tidak terdapat auditor internal dalam perusahaan. Auditor internal dapat berfungsi sebagai kontrol bagi manajemen dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Selain itu dengan adanya auditor internal, dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan secara tepat. c. Pemberian wewenang dan tanggung jawab Pemberian wewenang dan tanggung jawab yang diatur dalam SPAP SA seksi 319 menjelaskan bahwa metode ini mempengaruhi pemahaman terhadap hubungan pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas. Dalam praktiknya, PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan penjelasan dalam SPAP SA seksi 319. Unsur lingkungan pengendalian mengenai pemberian wewenang dan tanggung jawab pada PT Gama Intisamudera dapat dilihat pada struktur organisasi dan pembagian wewenang, dan tanggung jawab. Wewenang, dan tanggung jawab bagian invoice adalah membuat invoice atau tagihan sesuai dengan kontrak kerja yang telah disepakati di awal perjanjian. Namun dalam hal ini, bagian invoice juga bertindak sebagai bagian penagihan dan piutang. Bagian invoice juga bertanggung jawab untuk melakukan penagihan atas piutang yang belum dibayar dan bertanggung jawab untuk membuat laporan outstanding piutang yang dilaporkan kepada Direktur Keuangan. Selain itu pembagian wewenang dan tanggung jawab yang telah dijelaskan sebelumnya pada bagian Manager Marketing tidak sesuai dengan semestinya. Dalam pembagian tersebut dijelaskan bahwa Manager Marketing juga membantu untuk melakukan penagihan, namun kenyataannya hal tersebut tidak dijalankan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya. Penagihan hanya dilakukan oleh bagian invoice. 2. Penaksiran Resiko Penaksiran resiko yang terjadi pada PT Gama Intisamudera, antara lain: a. Personel baru SPAP SA seksi 319 menjelaskan personel baru mungkin memiliki fokus yang berbeda atas atau pemahaman terhadap pengendalian intern. Hal ini tidak sesuai dengan praktik yang ada di PT Gama Intisamudera. Penambahan personel baru pada PT Gama Intisamudera hanya dilakukan untuk bagian operasional, sedangkan bagian internal belum ada penambahan personel. Kurangnya jumlah sumber daya manusia untuk bagian internal, dapat dilihat pada bagian invoice. Bagian invoice mempunyai rangkap wewenang dan tanggung jawab. Selain mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk membuat tagihan atau invoice, bagian tersebut juga bertanggung jawab untuk melakukan penagihan dan update laporan piutang (aging schedule). Bagian invoice hanya ditangani oleh 1 (satu) karyawan. Hal ini tidak sebanding dengan jumlah pekerjaan atau bidang usaha PT Gama Intisamudera. Pekerjaan pada bagian invoice membutuhkan ketelitian dan kecepatan agar kelengkapan administrasi dari staf operasi dan operasional dapat langsung diproses dengan pembuatan invoice, kemudian dapat ditagihkan atau dikirimkan ke customer. Selain itu, hal tersebut juga tidak sebanding dengan adanya rangkap pada wewenang dan tanggung jawab pada bagian invoice. Dengan tidak adanya penambahan personel baru pada bagian penagihan dan piutang akan terdapat resiko, yaitu proses pekerjaan pada bagian invoice akan menjadi terkendala atau terlambat dan ketelitian akan berkurang. Sehingga untuk meminimalkan resiko tersebut, sebaiknya PT Gama Intisamudera dapat melakukan penambahan personel untuk bagian penagihan dan piutang. b. Sistem informasi SPAP SA seksi 319 menjelaskan perubahan signifikan dan cepat dalam sistem informasi dapat mengubah risiko berkaitan dengan pengendalian intern. Dalam hal ini, PT Gama Intisamudera menerapkan tidak sesuai dengan penjelasan SPAP SA seksi 319. Sistem informasi yang digunakan PT Gama Intisamudera adalah program keuangan dan mcm bank mandiri. Dengan program keuangan, setiap bagian yang * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 13 terkait seperti bagian operasional, invoice, kasir, dan accounting dapat mengakses informasi mengenai Job Order (JO) dan daftar customer. Selain itu, PT Gama Intisamudera juga memiliki account mcm bank mandiri yang dapat diakses melalui situs https://mcm.bankmandiri.co.id/corp/. Dengan adanya account tersebut, akan dapat memudahkan bagian kasir untuk mengecek uang masuk atau pembayaran atas piutang. Program keuangan PT Gama Intisamudera perlu adanya perbaikan. Peneliti melihat bahwa terdapat beberapa informasi yang tidak dapat diakses. Hal ini dikarenakan tidak adanya kelanjutan dari perusahaan untuk mengembangkan program keuangan. Program keuangan hanya dapat mengakses daftar customer dan JO, sedangkan informasi mengenai keuangan tidak dapat di akses. Jika ada kelanjutan dalam pengembangan program keuangan dari perusahaan, program keuangan akan memberikan informasi kepada bagian operasional, invoice, kasir, dan accounting. Informasi yang diberikan adalah mengenai laporan utang/ piutang, kas/ bank, aset, dan general ledger/ buku besar. Oleh karena itu, PT Gama Intisamudera perlu adanya pengembangan pada sisi sistem informasi untuk program keuangan, sehingga dapat mengcover pekerjaan yang terkait dengan piutang dan dapat meminimalkan adanya keterlambatan dalam memperbarui data piutang, serta kesalahan dalam membuat invoice, dan lain-lain. c. Standar akuntansi SPAP SA seksi 319 menjelaskan pemakaian prinsip akuntansi baru, atau perubahan prinsip akuntansi dapat berdampak terhadap risiko dalam penyusunan laporan keuangan. PT Gama Intisamudera tidak menerapkan sesuai dengan penjelasan SPAP SA seksi 319. PT Gama Intisamudera masih belum menerapkan secara jelas standar akuntansi yang telah distandarkan di Indonesia, yaitu SAK (Standar Akuntansi Keuangan) dan SAK ETAP (Standar Akuntansi Keuangan Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik). Jika perusahaan belum menerapkan standar akuntansi yang telah distandarkan, akan mengakibatkan resiko, yaitu membuat asersi manajemen atas laporan keuangan belum bisa di validasi atau dipertanggung jawabkan. 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian terhadap piutang pada PT Gama Intisamudera digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal berikut ini: a. Review terhadap kinerja SPAP SA seksi 319 menjelaskan aktivitas pengendalian review terhadap kinerja mencakup review atas kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran, prakiraan, atau kinerja periode sebelumnya; menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda operasi atau keuangan-satu sama lain, bersama dengan analisis atas hubungan dan tindakan penyelidikan dan perbaikan; dan review atas kinerja fungsional atau aktivitas, seperti review oleh manajer kredit konsumen sebuah bank atas laporan cabang, wilayah, tipe pinjaman, tentang persetujuan dan pengumpulan pinjaman. Review terhadap kinerja yang dijelaskan dalam SPAP SA seksi 319 sesuai dengan review yang dijalankan oleh PT Gama Intisamudera. Review terhadap kinerja berkaitan dengan adanya pencocokan bagian operasional antara prosedur pekerjaan dan dokumentasi yang terdapat pada Standart Operating Procedure (SOP) dan kontrak kerja. Di dalam SOP dijelaskan mengenai tahap pekerjaan, packing list cargo, kapasitas crane, total cargo yang akan dikerjakan dan lokasi pekerjaan sedangkan kontrak kerja dijelaskan mengenai lingkup pekerjaan, jadwal pelaksanaan pekerjaan, harga pekerjaan, penagihan dan pembayaran pekerjaan. Selain itu, review terhadap kinerja pada bagian operasional dapat diketahui dari daily report. Review terhadap kinerja juga berkaitan dengan otorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pemberian harga dalam pengajuan penawaran kepada customer harus mendapatkan otorisasi oleh Direktur Keuangan. * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 14 b. Pengolahan informasi SPAP SA seksi 319 menjelaskan berbagai pengendalian dilaksanakan untuk mengecek ketepatan, kelengkapan, dan otorisasi transaksi. Pengolahan informasi yang dijelaskan dalam SPAP SA seksi 319 sesuai dengan yang dijalankan oleh PT Gama Intisamudera. Pengolahan informasi PT Gama Intisamudera berkaitan dengan aktivitas wewenang dan tanggung jawab mengenai mutasi piutang. Aktivitas ini dilakukan oleh bagian kasir dan invoice. Bagian kasir mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk menerima pembayaran secara cash dan dalam bentuk giro serta bukti transfer yang pembayarannya langsung dikirim ke rekening perusahaan. Jika semua pembayaran sudah di transfer ke rekening perusahaan, bagian kasir dapat memberikan informasi mengenai pembayaran dan bukti kas masuk yang diprint dari account mcm bank mandiri PT Gama Intisamudera dengan situs https://mcm.bankmandiri.co.id/corp/. Setelah itu, bagian invoice dapat memberikan lampiran mengenai rincian pembayaran dari customer dan dapat melakukan pengurangan piutang di laporan outstanding piutang. Kemudian, bagian kasir dapat membuat bukti kas masuk (BKM) dan di input ke buku bank PT Gama Intisamudera serta diotorisasi oleh Direktur Keuangan. c. Pengendalian fisik SPAP SA seksi 319 menjelaskan aktivitas ini mencakup keamanan fisik aktiva, termasuk penjagaan memadai seperti fasilitas yang terlindungi, dari akses terhadap aktiva dan catatan otorisasi untuk akses ke program komputer dan data files; dan perhitungan secara periodik dan pembandingan dengan jumlah yang tercantum pada catatan pengendalian. Pengendalian fisik yang dijelaskan dalam SPAP SA seksi 319 sesuai dengan pengendalian fisik pada PT Gama Intisamudera. Pengendalian fisik pada PT Gama Intisamudera, antara lain setiap terdapat pekerjaan, bagian operasional akan membuat JO yang prenumbered (nomor urut tercetak). Invoice, Delivery Order (DO), faktur, dan berita acara serah terima barang juga terkontrol dengan adanya pemberian nomor urut tercetak. Selain kontrol dalam pemberian nomor urut tercetak, JO, invoice, Delivery Order (DO), faktur, dan berita acara serah terima barang juga akan terkontrol dengan adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang. JO diperiksa oleh Manager Operasi atau Manager Marketing dan disetujui oleh Direktur Operasi. Invoice dan faktur akan diotorisasi oleh Direktur Keuangan. Delivery Order (DO) diotorisasi oleh koordinator operasional. Berita acara serah terima barang akan diotorisasi oleh General Manager PT Gama Intisamudera dan Project Manager dari customer. JO, invoice, Delivery Order (DO), faktur, dan berita acara serah terima barang akan selalu disimpan oleh setiap bagian yang terkait dalam pekerjaan tersebut, yaitu bagian invoice, kasir, dan operasional. Jika terdapat kesalahan dalam pembuatan invoice, file akan tetap disimpan di ordner agar tidak ada pihak yang menyalahgunakan hal tersebut. Pengendalian fisik juga berkaitan dengan dibuatnya aging schedule oleh bagian invoice. Aging schedule akan selalu di update per periode, yaitu seminggu sekali. Dengan adanya update tersebut, akan membuat bagian invoice mengetahui pekerjaan yang sudah dibayar dan belum dibayar. Jika terdapat pekerjaan yang belum dibayar, bagian invoice akan melakukan penagihan ke customer. d. Pemisahan tugas SPAP SA seksi 319 menjelaskan pembebanan tanggung jawab ke orang yang berbeda untuk memberikan otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, menyelenggarakan penyimpangan aktiva ditujukan untuk mengurangi kesempatan bagi seseorang dalam posisi baik berbuat kecurangan dan sekaligus menyembunyikan kekeliruan dan ketidakberesan dalam menjalankan tugasnya dalam keadaan normal. Pemisahan tugas PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan pemisahan tugas yang dijelaskan dalam SPAP SA seksi 319. Pemisahan tugas pada PT Gama * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 15 Intisamudera berkaitan dengan aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian yang berhubungan dengan piutang, antara lain bagian penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh kasir terpisah dengan bagian pembukuan yang dilakukan oleh accounting. Bagian pembukuan terpisah dengan bagian marketing dan bagian administrasi. Bagian umum yang bertugas menyetorkan transaksi bagian kasir berupa cash, giro, dan cek ke bank, terpisah dengan bagian yang membuat laporan piutang, yaitu bagian invoice. Hal ini mempunyai tujuan untuk meminimalisasi terjadinya penyimpangan berupa kesalahan maupun kecurangan atau penggelapan uang perusahaan. Namun pemisahan tugas bagian invoice dengan bagian piutang dan bagian penagihan belum terlaksana. Bagian invoice juga mempunyai tugas untuk membuat laporan piutang dan melakukan penagihan ke customer. 4. Informasi dan Komunikasi SPAP SA seksi 319 menjelaskan sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. Informasi dan komunikasi pada PT Gama Intisamudera sesuai dengan informasi dan komunikasi SPAP SA seksi 319. Informasi dan komunikasi pada PT Gama Intisamudera berkaitan dengan bidang bisnis perusahaan yang terdiri dari pekerjaan custom clearance ekspor dan impor, handling cargo, dan inland transport. Proses atau alur dalam pekerjaan tersebut bermula dari keiikutsertaan perusahaan dalam mengikuti tender. Jika tender diterima, PT Gama Intisamudera melakukan presentasi ke customer mengenai SOP dan rincian alat yang dimiliki oleh perusahaan dengan penjelasan merk, kapasitas, tahun dan jumlah dari peralatan yang dimiliki. Kemudian dilakukan penandatanganan kontrak kerja yang disetujui oleh kedua belah pihak. Setelah itu, PT Gama Intisamudera melakukan persiapan pekerjaan dengan menyiapkan crew operasional dan peralatan yang digunakan. Di internal perusahaan, bagian administrasi akan membuat JO dan Surat Perintah Kerja (SPK). JO diperiksa oleh Manager Operasi atau Manager Marketing dan disetujui oleh Direktur Operasi. SPK diotorisasi oleh pemberi perintah kerja, yaitu staf dan diberikan ke bagian operasional. Bagian operasional akan membuat surat jalan yang berisi mengenai jumlah barang, berat barang dan jenis barang. Setelah barang sampai ke tempat tujuan dan dilakukan pemeriksaan, akan dilakukan penandatanganan dalam berita acara serah terima barang yang disetujui oleh kedua belah pihak, yaitu General Manager PT Gama Intisamudera dan customer. Bagian administrasi akan melengkapi dokumen yang dibutuhkan agar dapat dilakukan penagihan dan segera diserahkan ke bagian invoice. Kemudian bagian invoice dapat membuat invoice dan diotorisasi oleh Direktur Keuangan. Setelah itu, invoice dapat diserahkan ke bagian pajak untuk dilengkapi faktur pajak dan akan kembali ke bagian invoice lagi. Kemudian bagian invoice dapat mengirimkan invoice beserta lampiran lainnya ke customer. Dalam pemrosesan transaksi dan informasi pada PT Gama Intisamudera menggunakan program keuangan dan dropbox. Dengan program keuangan dapat mengetahui informasi mengenai JO pekerjaan yang sedang dan telah dikerjakan oleh perusahaan. Dengan aplikasi dropbox dapat menghubungkan antara bagian kasir, invoice, accounting dan Direktur Keuangan. Dropbox ini berfungsi untuk memberikan informasi mengenai perkembangan daftar umur piutang (aging schedule) dan buku bank perusahaan. Sedangkan untuk informasi dan komunikasi yang berkaitan dengan pembukuan, bagian accounting menggunakan program DacEasy accounting. * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 16 5. Pemantauan SPAP SA seksi 319 menjelaskan pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Aktivitas pemantauan pada PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan aktivitas pemantauan SPAP SA seksi 319. Aktivitas pemantauan pada PT Gama Intisamudera mencakup, antara lain pemantauan sebelum pekerjaan, pemantauan pada saat melakukan pekerjaan, pemantauan dokumentasi pekerjaan, dan pemantauan penagihan. Pemantauan sebelum pekerjaan berkaitan dengan presentasi yang dilakukan oleh bagian operasional ke customer. Pemantauan ini dilakukan secara langsung oleh General Manager dan Manager Marketing. Presentasi berkaitan dengan SOP, personil yang akan melakukan pekerjaan, dan peralatan yang digunakan dengan rincian merk, kapasitas, tahun pembelian, dan kuantitas. Pemantauan pada saat melakukan pekerjaan dilakukan oleh bagian operasional dengan customer. Pemantauan ini dilakukan dengan mencocokkan pekerjaan dengan SOP. Selain itu, pemantauan ini dijelaskan pada form time sheet yang diotorisasi oleh bagian operasional dan customer. Pemantauan dokumentasi pekerjaan berkaitan dengan dokumen yang digunakan dalam pekerjaan. Pemantauan penagihan dilakukan oleh bagian invoice. Penagihan dimulai 1 (satu) minggu sebelum tanggal jatuh tempo. Jika piutang belum terbayar hingga jatuh tempo, bagian invoice melakukan komunikasi lagi dengan customer bahwa piutang sudah jatuh tempo. Pada dasarnya penagihan piutang menjadi tanggung jawab bagian invoice. Bagan Analisis Teori dan Praktik Sistem Pengendalian Internal PT Gama Intisamudera Tabel 4.1 Analisis Teori dan Praktik Sistem Pengendalian Internal PT Gama Intisamudera Tidak No Sistem Pengendalian Internal Sesuai Teori Sesuai Teori 1. Lingkungan Pengendalian a. Partisipasi dewan komisaris dan komite audit b. Struktur organisasi c. Pemberian wewenang dan tanggung jawab 2. Penaksiran resiko a. Personel baru b. Sistem informasi c. Standar akuntansi baru 3. Aktivitas pengendalian a. Review terhadap kinerja b. Pengolahan informasi c. Pengendalian phisik d. Pemisahan tugas 4. Informasi dan komunikasi 5. Pemantauan Sumber: Data diolah KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh peneliti di PT Gama Intisamudera, kesimpulan yang dapat diambil adalah sistem pengendalian internal atas piutang belum berjalan sesuai dengan komponen sistem pengendalian internal yang dijelaskan dalam * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 17 SPAP (Standar Profesional Akuntan Publik) SA seksi 319 (IAPI DSP, 2013:2). Hal ini dikarenakan beberapa hal sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian a. Partisipasi dewan komisaris Partisipasi dewan komisaris PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Partisipasi dewan komisaris berkaitan dengan pengawasan atas pengelolaan perusahaan kepada manajemen. Hal ini dapat dilihat bahwa dalam 1 (satu) bulan sekali diadakan meeting antara manajemen PT Gama Intisamudera dengan dewan komisaris. Namun belum ada partisipasi komite audit yang dapat berfungsi sebagai pengawasan. b. Struktur organisasi Struktur organisasi PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Struktur organisasi belum dijelaskan secara rinci. Hal ini dikarenakan adanya rangkap fungsi pada bagian invoice dan tidak terdapat auditor internal dalam perusahaan. Auditor internal dapat berfungsi sebagai kontrol bagi manajemen dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan secara tepat. c. Pemberian wewenang dan tanggung jawab Pemberian wewenang dan tanggung jawab PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Terdapat rangkap fungsi pada pemberian wewenang dan tanggung jawab di PT Gama Intisamudera. Hal ini dapat dilihat pada bagian invoice. Selain membuat tagihan, bagian invoice juga mempunyai tanggung jawab dalam membuat laporan piutang dan penagihan atas piutang ke customer. Selain itu pembagian wewenang dan tanggung jawab yang telah dijelaskan sebelumnya pada bagian Manager Marketing tidak sesuai dengan semestinya. Dalam pembagian tersebut dijelaskan bahwa Manager Marketing juga membantu untuk melakukan penagihan, namun kenyataannya hal tersebut tidak dijalankan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya. 2. Penaksiran resiko a. Personel baru Personel baru PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Penambahan personel baru hanya dilakukan di bagian operasional saja, namun bagian internal belum dilakukan secara signifikan. b. Sistem informasi Sistem informasi PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Sistem informasi yang digunakan oleh PT Gama Intisamudera adalah program keuangan dan mcm bank mandiri. Program keuangan dan mcm bank mandiri dapat diakses oleh bagian yang terkait dengan piutang PT Gama Intisamudera. Namun dalam hal ini, program keuangan tidak berjalan sesuai dengan fungsinya. Terdapat beberapa bagian yang tidak dapat diakses, antara lain laporan utang/ piutang, kas/ bank, aset, dan general ledger/ buku besar. c. Standar akuntansi baru Standar akuntansi PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. PT Gama Intisamudera belum menggunakan standar akuntansi sesuai dengan yang diterapkan di Indonesia. 3. Aktivitas pengendalian a. Review terhadap kinerja Review terhadap kinerja PT Gama Intisamudera sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Review terhadap kinerja berkaitan dengan kinerja bagian operasional yang mencocokkan antara pekerjaan yang dilaksanakan dengan SOP dan kontrak kerja, juga berkaitan dengan otorisasi oleh pejabat yang berwenang, dan review atas tender yang tidak lolos. * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 18 b. Pengolahan informasi Pengolahan informasi PT Gama Intisamudera sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Pengolahan informasi pada PT Gama Intisamudera berkaitan dengan aktivitas wewenang dan tanggung jawab mengenai mutasi piutang. Aktivitas ini dilakukan oleh bagian kasir dan invoice. Bagian kasir mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk menerima pembayaran, jika semua pembayaran sudah di transfer ke rekening perusahaan, bagian kasir dapat memberikan informasi mengenai pembayaran ke bagian invoice. c. Pengendalian fisik Pengendalian fisik PT Gama Intisamudera sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Pengendalian fisik berkaitan dengan adanya nomor urut tercetak pada JO, invoice, Delivery Order (DO), faktur, dan berita acara serah terima barang. d. Pemisahan tugas Pemisahan tugas PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Pemisahan tugas pada PT Gama Intisamudera berkaitan dengan aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian yang berhubungan dengan piutang, antara lain bagian penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh kasir terpisah dengan bagian pembukuan yang dilakukan oleh accounting. Bagian pembukuan terpisah dengan bagian marketing dan bagian administrasi. Bagian umum yang bertugas menyetorkan transaksi bagian kasir berupa cash, giro, dan cek ke bank, terpisah dengan bagian yang membuat laporan piutang, yaitu bagian invoice. Namun bagian invoice belum terpisah dengan bagian penagihan. 4. Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi PT Gama Intisamudera sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Informasi dan komunikasi PT Gama Intisamudera berkaitan dengan proses atau alur dalam pekerjaan, penggunaan program keuangan dalam membuat JO, account bank mandiri dalam melakukan pengecekan pembayaran dari customer, dan penggunaan DacEasy dalam pembukuan. 5. Pemantauan Pemantauan PT Gama Intisamudera tidak sesuai dengan SPAP SA seksi 319. Pemantauan atas sistem pengendalian internal pada piutang PT Gama Intisamudera belum berjalan sesuai dengan semestinya. Hal ini dikarenakan tugas dalam pemantauan untuk melakukan penagihan menjadi tanggung jawab bagian invoice. Hal ini membuat adanya rangkap fungsi pada bagian invoice. Selain itu, pemantauan PT Gama Intisamudera berkaitan dengan pemantauan yang dilakukan oleh General Manager dan Manager Marketing dalam presentasi kepada customer. Saran Saran yang dapat diberikan dari penelitian mengenai sistem pengendalian internal atas piutang di PT Gama Intisamudera, antara lain: 1. Pada unsur lingkungan pengendalian, PT Gama Intisamudera perlu adanya perbaikan pada partisipasi dewan komisaris dan komite audit, struktur organisasi dan pemberian wewenang dan tanggung jawab. a. Partisipasi dewan komisaris dan komite audit. Seharusnya PT Gama Intisamudera mempunyai komite audit. Dengan adanya komite audit dapat berfungsi sebagai pengawasan dalam sistem pengendalian internal atas piutang pada perusahaan. b. Struktur organisasi. Struktur organisasi memerlukan perbaikan agar tidak adanya rangkap fungsi pada bagian invoice dan diperlukan penambahan auditor internal dalam perusahaan. Dengan adanya auditor internal dapat berfungsi sebagai kontrol bagi manajemen dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan secara tepat. c. Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Rangkap fungsi pada bagian invoice membuat pemberian wewenang dan tanggung jawab belum jelas. Dalam hal ini * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 19 bagian invoice mempunyai wewenang dan tanggung jawab dalam membuat invoice, namun kenyataannya juga mempunyai wewenang dan tanggung jawab dalam membuat laporan piutang dan melakukan penagihan kepada customer, sehingga diperlukan adanya perbaikan dengan menambah personil yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk membuat laporan piutang dan melakukan penagihan. 2. Pada unsur penaksiran resiko, diperlukan adanya perbaikan pada penambahan personil, sistem informasi dan standar akuntansi. a. Penambahan personil dalam melakukan wewenang dan tanggung jawab piutang, penagihan, dan kontrol. Selama ini penambahan personil hanya dilakukan pada bagian operasional, namun tidak ada penambahan personil untuk bagian internal perusahaan. b. Sistem informasi pada PT Gama Intisamudera juga diperlukan perbaikan. Perbaikan ini dengan adanya tindakan dari pihak manajemen untuk melanjutkan program keuangan PT Gama Intisamudera. Selama ini program keuangan hanya bisa melihat daftar customer dan membuat JO, namun informasi mengenai laporan keuangan, laporan utang/ piutang, pembayaran piutang, invoice, dan aset tidak bisa diakses. c. PT Gama Intisamudera diharapkan dapat menerapkan standar akuntansi secara jelas. Dengan adanya penerapan dalam standar akuntansi, akan membuat asersi manajemen atas laporan keuangan bisa di validasi atau dipertanggung jawabkan. 3. Pada unsur aktivitas pengendalian, diperlukan adanya perbaikan pada pemisahan tugas. Seharusnya terdapat pemisahan tugas pada bagian invoice dan bagian piutang serta penagihan. Dengan adanya pemisahan tersebut, akan dapat meminimalisasi terjadinya penyimpangan berupa kesalahan atau keterlambatan dalam membuat invoice. 4. Pada unsur pemantauan, diperlukan adanya perbaikan dalam pemantauan piutang dan penagihan. Seharusnya dalam memantau piutang dan penagihan dilakukan oleh bagian lain, bukan oleh bagian invoice. * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT Gama Inti Samudera 20 DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno. 2012. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat. Akmal. 2009. Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Jakarta: PT. Indeks. DSP, IAPI. 2013. Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat. Gunawan, Imam. 2013. Metode Penelitian Kualitatif: Teori dan Praktik. Jakarta: Bumi Aksara. Hery. 2014. Akuntansi Dasar 1 & 2. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Indonesia, Ikatan Akuntan. 2012. Standar Akuntansi Keuangan Per 1 Juni 2012. Jakarta: Salemba Empat. Jusup, Al. Haryono. 2011. Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 2 Edisi ke-7. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Martani, Dwi, et al. 2012. Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK. Jakarta: Salemba Empat. Mulya, Hadri. 2013. Memahami Akuntansi Dasar: Pendekatan Teknis Siklus Akuntansi Edisi 3. Jakarta: Mitra Wacana Media. Rahayu, Siti Kurnia, dan Ely Suhayati. 2013. Auditing: Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sawyer, Lawrence B., Mortimer A. Dittenhofer, dan James H. Scheiner. 2009. Audit Internal. Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat. Wicaksono, Bondan, Rahmat Taufik, Imam Nanda, dan Muhammad Ady. 2013. Analisa Pengaruh Visi dan Misi Perusahaan dalam Manajemen Strategik. Jakarta: Universitas Pancasila. * Natalia Nur Afifah Mahasiswi Program Sarjana (S1) Universitas Narotama Surabaya