BAB II LANDASAN TEORI

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Informasi
Menurut McLeod dan Schell (2001, p18), informasi adalah suatu data yang
diproses atau yang memiliki arti. Informasi adalah suatu data yang telah diolah
menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi pengguna atau penerima
informasi. Dalam penyampaiannya, informasi tidak harus akurat, informasi dapat
merupakan suatu kebenaran atau ketidakbenaran akan sesuatu. Secara umum, jika
informasi yang diterima semakin banyak, maka semakin besar pula kemungkinan
akurasi suatu informasi tersebut. Informasi mempunyai suatu nilai atau makna
sehingga dapat membantu seseorang dalam mengambil keputusan.
Informasi berasal dari data yang diubah dan diproses sedemikian rupa
sehingga menjadi lebih bermakna dan dapat memberikan nilai tambah bagi pihak
yang membutuhkannya. Jadi secara umum, informasi adalah hasil dari suatu proses,
manipulasi dan penataan data yang dapat menambah pengetahuan bagi penggunanya.
Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan
secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, komunikasi,
kebenaran, representasi, dan rangsangan mental. Secara singkat, informasi dapat
diartikan pesan yang diterima dan dimengerti oleh penerimanya.
6
7
2.2. Teknologi Informasi
Berdasarkan definisi dari Information Technology Association of America
(ITAA),
teknologi
informasi
adalah
suatu
studi,
desain,
pengembangan,
implementasi, dukungan atau manajemen terhadap sistem informasi berbasis
komputer (computer-based information system), khususnya pada aplikasi perangkat
lunak dan perangkat keras komputer.
Perangkat lunak atau piranti lunak merupakan program komputer yang
berfungsi sebagai sarana interaksi antara pengguna dengan perangkat keras.
Perangkat lunak dapat juga dikatakan sebagai 'penterjemah' perintah-perintah yang
dijalankan pengguna komputer untuk diteruskan ke atau diproses oleh perangkat
keras. Perangkat lunak adalah program komputer yang isi instruksinya dapat diubah
dengan mudah. Perangkat lunak umumnya digunakan untuk mengontrol perangkat
keras (yang sering disebut sebagai device driver), melakukan proses perhitungan,
berinteraksi dengan perangkat lunak yang lebih mendasar lainnya (seperti sistem
operasi, dan bahasa pemrograman), dan lain-lain.
Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer,
dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di
dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan
instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan tugasnya.
Teknologi informasi berkaitan dengan penggunaan komputer elektronis dan
perangkat lunak komputer untuk melakukan konversi, penyimpanan, perlindungan,
pemrosesan, transmisi, dan penerimaan informasi dengan cara yang aman.
8
Akhir-akhir ini berkembang istilah ICT (Information and Communication
Technology) dengan tujuan mengikutsertakan bidang komunikasi elektronik pada
teknologi informasi. Beberapa orang, terutama di Australia juga menyebut ICT
dengan istilah IT & T yang merupakan kepanjangan dari Information Technology and
Telecommunication.
Secara umum, teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap
proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga
pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama
penyimpanannya.
Saat ini istilah teknologi informasi sudah mempunyai pengertian yang
berkembang sangat luas dan mencakup banyak aspek dari teknologi dan komputer itu
sendiri dan lebih dikenal dengan istilah TI atau IT dalam bahasa inggris. Para
profesional di bidang teknologi informasi mempunyai ruang lingkup pekerjaan yang
luas dan bermacam-macam, diantaranya adalah instalasi aplikasi komputer, desain
dan perencanaan jaringan komputer, dan basis data informasi. Di samping itu, juga
terdapat beberapa jenis pekerjaan para profesional di bidang teknologi informasi yang
meliputi manajemen data, jaringan komputer dan Internet, rekayasa perangkat keras
dan perangkat lunak, serta manajemen dan administrasi sistem secara keseluruhan.
2.3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari
suatu organisasi yang meliputi operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat
9
lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang
menekankan finansial dan personal manajemen.
Sistem informasi adalah sekumpulan perangkat keras, perangkat lunak,
brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk
mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan
pengambilan keputusan.
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem
informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan karena
keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria
dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling
berhubungan dan membentuk suatu komponen yang di dalamnya mencakup inputproses-output yang berhubungan dengan pengolahan informasi (data yang telah
diolah sehingga lebih berguna bagi user).
Suatu sistem informasi merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses,
dan antar muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi
sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan
pembuat keputusan manajemen dan para pengguna.
Secara umum, sistem informasi adalah kombinasi yang terorganisir antara
sekumpulan orang, perangkat keras, rangkaian proses informasi, komunikasi, dan
10
data tersimpan yang menyatukan, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan
informasi dalam suatu organisasi.
2.4. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan dalam
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan.
Berikut ini adalah sistem ERP yang beredar dan sering digunakan saat ini,
baik yang berlisensi bayar maupun open source:
SAP
ORACLE
JDE
BAAN
MFGPro
Protean
Magic
aLTiUs
Onesoft
IFS
ELLIPS
AGRESSO
11
Dynamics-Axapta
Compiere
2.4.1. Sejarah ERP
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana
MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang
berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses
manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan
akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.
2.4.2. Karakter Sistem ERP
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan
Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk
e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lainlain.
2.4.3. Modul Sistem ERP
Secara modular, sistem ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi
serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.
12
Modul Operasi terdiri dari: General Logistics, Sales and Distribution,
Materials
Management,
Logistics
Execution,
Quality
Management,
Plant
Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System,
dan Environment Management.
Modul Finansial dan Akunting terdiri dari: General Accounting, Financial
Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, dan Enterprise
Controlling.
Modul Sumber Daya Manusia terdiri dari: Personnel Management, Personnel
Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational
Management, dan Travel Management.
2.4.4. Keuntungan Penggunaan Sistem ERP
Beberapa keuntungan dalam penggunaan Sistem ERP, antara lain:
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga manajement puncak (top level
management) bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan
lebih baik
Standarisasi proses operasi
Menstandarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga
terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas
produk.
13
Standarisasi data dan informasi
Menstandarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama
untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak unit bisnis dengan
jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Juga terdapat keuntungan yg bisa diukur, yang meliputi:
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi
2.4.5. Pemilihan ERP
Dalam memilih sistem ERP, perlu diketahui latar belakang dari sistem ERP
itu sendiri, yakni:
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi
buruk.
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan
berhasil di perusahaan yang lain.
Perencanaan harus dilakukan untuk menseleksi ERP yg tepat.
Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pemilihan ERP
menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki proses
bisnis yang ada.
14
Tidak ada keajaiban dalam sistem ERP, keuntungan yang didapat dari ERP adalah
hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.
Tidak ada perangkat lunak atau sistem informasi yang bisa menutupi strategi
bisnis yang cacat dan proses bisnis yang kacau.
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah
mudah dan sederhana. Bahkan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang
mahal.
Dalam memilih sistem ERP, terdapat tiga syarat penting yang harus
dipertimbangkan, yaitu: pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) dan
metode pemilihan (selection methodology) yang tepat.
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses
seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan dengan lancar.
Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah
proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.
Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang
terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Sedangkan
experience tanpa knowledge dapat menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya
kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
Metodologi adalah struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus
selalu rumit agar efektif, yang terpenting adalah terorganisir dengan baik, fokus dan
sederhana. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga
penandatanganan pesanan pembelian ERP.
15
Berikut ini adalah aktifitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses
pemilihan sistem ERP:
Analisis strategi bisnis, meliputi:
-
Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari kustomer?
-
Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
-
Apa strategi bisnis perusahaan dan obyektifitas yang ingin dicapai?
-
Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang
diinginkan?
-
Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
-
Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang
disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
Analisis sumber daya manusia, meliputi:
-
Bagaimana komitmen dari manajeman puncak terhadap usaha untuk
implementasi ERP?
-
Siapa
yg
akan
mengimplementasikan
ERP
dan
siapa
yg
akan
menggunakannya?
-
Bagaimana komitmen dari tim implementasi ERP?
-
Apa yg diharapkan para calon pengguna terhadap ERP?
-
Adakah ERP champion yang menghubungkan manajemen puncak dengan tim
ERP?
-
Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses
persiapan?
16
Analisis infrastruktur, meliputi:
-
Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (keseluruhan
jaringan komputer, sistem perkantoran yang digunakan, sistem komunikasi
dan sistem pendukung)
-
Seberapa besar anggaran dana untuk infrastruktur?
-
Infrastruktur seperti apa yang harus disiapkan?
Analisis perangkat lunak, meliputi:
-
Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan
dengan kondisi perusahaan?
-
Apakah ada dukungan jasa layanan dari supplier, tidak hanya secara teknis
tetapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
-
Seberapa banyak waktu yg tersedia untuk implementasi?
-
Apakah perangkat lunak tersebut memiliki fungsi yang bisa meningkatkan
proses bisnis perusahaan?
2.4.6. Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman
pada saat implementasi ERP:
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh
oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
17
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan
sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing
perusahaan.
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat
sendiri praktek implementasi ERP, ada metodologi tertentu untuk implementasi
ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Gagalnya ERP biasanya disebabkan oleh:
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran .
Pre-implementasi tidak dilakukan dengan baik.
Strategi operasi tidak sejalan dengan desain proses bisnis dan pengembangannya.
Sumber daya manusia tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan
sistem yang baru.
Kegagalan pada implementasi ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal
berikut ini:
Kurangnya komitmen manajemen puncak.
Kurangnya penegasan terhadap kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis).
Cacatnya proses seleksi perangkat lunak (tidak lengkap atau terburu-buru dalam
mengambil keputusan).
Kurangnya sumber daya, baik itu manusia, infrastruktur maupun modal.
Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari karyawan.
Kesalahan penghitungan waktu implementasi.
Tidak cocoknya perangkat lunak dengan proses bisnis.
Kurangnya pelatihan dan pembelajaran bagi pengguna ERP.
18
Cacatnya desain proyek dan manajemen.
Kurangnya komunikasi.
Saran penghematan yang menyesatkan.
2.5. Information Economics
Information Economics adalah sekumpulan peralatan komputasi untuk
mengkuantifikasi biaya dan manfaat (cost and benefit) dari suatu proyek teknologi
informasi (Parker, M.M., Benson, R.J., Trainor, H.E., 1988, p5). Metode ini
dikembangkan oleh Marilyn M. Parker dan rekan-rekan satu timnya pada tahun 1985
selama bekerja di International Business Machine (IBM), salah satu perusahaan
teknologi informasi terbesar di dunia.
Metode Information Economics ini merupakan pengembangan dari Cost
Benefit Analysis (CBA) tradisional yang diperoleh dengan cara mengkuantifikasi
biaya dan manfaat dari implementasi proyek teknologi informasi. Biaya yang
dievaluasi mencakup biaya pengadaan, biaya penggunaan, biaya pengembangan,
biaya pemeliharaan dan biaya tenaga kerja untuk proyek teknologi informasi.
Pengertian cost, benefit dan value dalam konsep Information Economics
adalah:
1. Cost (biaya) dapat berupa biaya tetap (fixed cost) dan biaya tidak tetap (variable
cost).
2. Benefit (manfaat) dapat berupa penurunan biaya investasi dan peningkatan
pendapatan (revenue).
19
3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas implementasi teknologi
informasi. Value yang dihasilkan dapat dilihat dari peningkatan kinerja
perusahaan saat sekarang maupun pada masa yang akan datang.
Hubungan antara cost, benefit dan value dalam implementasi teknologi
informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1. Pada gambar tersebut dapat dilihat
perbedaan antara biaya dan nilai pada kedua domain. Nilai business domain diperoleh
dengan adanya teknologi informasi yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya
dan meningkatkan efektifitas, sedangkan nilai technology domain adalah biaya atau
investasi yang telah dikeluarkan pada business domain.
Gambar 2.1. Model Dua Domain Information Economics
Sumber: (Parker, M.M., Benson, R.J., Trainor, H.E., 1988, p76)
20
Latar belakang dari kebutuhan akan Information Economics adalah:
1. Sistem informasi telah menjadi isu yang sangat penting dan mempunyai peranan
penting dalam perkembangan perusahaan dan dalam memenangkan persaingan
bisnis.
2. Secara umum, sumber daya yang dapat digunakan perusahaan untuk
membangung sistem informasi sangat terbatas.
3. Perusahaan perlu mengambil keputusan dalam mengalokasikan sumber dayanya
dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas
alokasi biaya yang dikeluarkan.
4. Analisis cost and benefit secara tradisional kurang memuaskan untuk
menunjukkan semua nilai yang dapat diperoleh dari penggunaan teknologi
informasi.
2.5.1. Model dan Variabel Dari Information Economics
Skor akhir dari proyek teknologi informasi didapat dari penjumlahan bobot
Simple Return On Investment (ROI sederhana) ditambah dengan hasil penilaian
business domain dan technology domain. Rumus atau perhitungan yang digunakan
adalah:
Tabel 2.1. Perhitungan Skor Akhir Proyek
Project Score = Weighted Simple ROI + Weighted Business
Domain + Weighted Technology Domain
21
2.5.2. Simple Return On Investment
Perhitungan simple Return On Investment (ROI sederhana) didapat dari
penjumlahan traditional cost and benefit, value linking, value acceleration, value
restructuring dan innovation valuation.
Tabel 2.2. Perhitungan ROI Sederhana
Simple ROI = Traditional Cost-Benefit + Value Linking +
Value Acceleration + Value Restructuring +
Innovation Valuation
Perhitungan ROI sederhana ini menggunakan tiga jenis lembar kerja
(worksheet), yaitu:
1. Development cost worksheet (lembar biaya pengembangan), meliputi biaya
pengadaan peralatan pada saat awal proyek.
2. Ongoing expense worksheet (lembar biaya pemeliharaan), meliputi seluruh biaya
selama penggunaan secara detail.
3. Economic impact worksheet (lembar dampak ekonomis), meliputi perhitungan
dan analisis cost and benefit (biaya dan manfaat) yang digunakan untuk
memperoleh hasil perhitungan ROI sederhana dan skor proyek teknologi
informasi.
Pada economic impact worksheet terdapat perhitungan biaya yang meliputi
biaya pengembangan sistem (development cost) dan biaya pemeliharaan atau
operasional sistem (maintenance or on-going expenses).
22
Perhitungan manfaat pada economic impact worksheet dihasilkan dari
penjumlahan value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation
valuation. Manfaat yang dapat dihitung dapat dibedakan menjadi tiga jenis:
1. Tangible benefits, yaitu manfaat yang tidak kasat mata, berdampak langsung dan
dapat dihitung. Misalnya penurunan biaya operasional.
2. Quasi-tangible benefits, yaitu manfaat yang orientasinya pada peningkatan
efisiensi perusahaan.
3. Intangible benefits, manfaat yang bersifat kasat mata dan berorientasi pada
peningkatan efektifitas perusahaan.
2.5.2.1.
Value Linking And Value Acceleration
Value linking adalah evaluasi secara keuangan terhadap manfaat yang
merupakan efek dari penerapan teknologi informasi pada perusahaan secara
gabungan, misalnya terciptanya komunikasi antar departemen yang lebih efisien.
Value acceleration adalah evaluasi secara keuangan terhadap setiap
percepatan waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa
penyelesaian kerja lebih cepat.
Manfaat dari value linking dan value acceleration dapat berbentuk
penghematan, kinerja yang lebih baik, dan peningkatan keuntungan. (Parker, 1988,
p111-120)
23
2.5.2.2.
Value Restructuring
Value restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsifungsi tugas divisional. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang
dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah
beralih menjadi kegiatan yang bernilai lebih tinggi. (Parker, 1988, p122-132).
2.5.2.3.
Innovation Valuation
Innovation valuation adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam
business domain perusahaan yang mempengaruhi tata cara pemimpin perusahaan
dalam memimpin usahanya. Manfaat berupa penyediaan wahana untuk mengubah
strategi bisnis perusahaan, terciptanya suatu produk baru atau area bisnis baru.
2.5.3. Faktor-Faktor Dalam Business Domain
Nilai manfaat tentunya tidak dapat langsung tampak pada perhitungan ROI,
karena sebagian manfaat ini bersifat unik terhadap business domain dan sebagian lagi
unik terhadap technology domain. Dalam business domain, masih ada empat faktor
yang di luar perhitungan ROI sederhana yang perlu dievaluasi agar pembobotan ini
menjadi lebih baik dan skor proyek tampak lebih realistis. Kelima faktor unik dalam
business domain adalah:
1. Faktor strategic match, difokuskan pada derajat dukungan atau keselarasan
hubungan langsung maupun tidak langsung antara yang dibangun dengan tujuan
strategis perusahaan.
24
2. Faktor competitive advantage, memperhatikan evaluasi terhadap kebijakan umum
perusahaan yang telah dijalankan dalam kaitannya meningkatkan kemampuan
perusahaan dalam berkompetisi.
3. Faktor management information, yang dibobot adalah tingkat dukungan
manajemen informasi terhadap kegiatan utama perusahaan.
4. Faktor competitive response mengukur tingkat kegagalan dalam menjalankan
sistem yang mengakibatkan kegagalan perusahaan dalam berkompetisi. Hal ini
dapat terjadi karena pesaing telah menyediakan jasa layanan, produk atau
pertukaran data lebih cepat dari perusahaan yang bersangkutan.
5. Faktor project atau organizational risk, memusatkan pada tingkat dimana
organisasi mampu melaksanakan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek sistem
informasi manajemen.
2.5.4. Faktor-Faktor Dalam Technology Domain
Ada empat faktor technology domain yang mempengaruhi pemilihan investasi
di bidang teknologi informasi, yaitu:
1. Faktor strategic IS structure mengevaluasi tingkat keselarasan suatu proyek
dengan seluruh strategi sistem informasi yang tercermin dalam IS blueprint.
2. Faktor definitional uncertainty, menganalisis tingkat kompleksitas dari suatu area,
kemungkinan perubahan-perubahan yang ada dan spesifikasi suatu pekerjaan.
3. Faktor technical uncertainty menilai tingkat ketergantungan pada risiko
kemampuan mengambil alih bidang pengetahuan, ketergantungan pada perangkat
25
keras tertentu, ketergantungan pada kemampuan perangkat lunak dan kemampuan
pengembangan aplikasi perangkat lunak.
4. Faktor IS infrastructure risk, adalah evaluasi tingkat investasi di luar proyek yang
merupakan risiko dalam mengakomodasi proyek untuk menghindari terjadinya
penambahan biaya infrastruktur.
2.6. New Information Economics
New Information Economics adalah metodologi praktis dalam menentukan
prioritas terhadap investasi teknologi informasi dan menunjukkan bahwa berfokus
pada investasi baru untuk memperoleh hasil nyata strategi bisnis dan sistem operasi
terbaik akan membantu memaksimalkan dampak pada bottom-line proses bisnisnya.
(Benson, R.J., Bugnitz, T.L., Walton, W.B., 2004, p 5).
Dalam
implementasinya,
New
Information
Economics
merupakan
sekumpulan praktek yang terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas terintegrasi
yang secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen teknologi
informasi, dan kemudian menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas
dan inisiatif teknologi informasi.
Yang menjadi gagasan utama dari implementasi New Information Economics
adalah sebuah perusahaan seharusnya melakukan investasi pada bidang teknologi
informasi yang secara langsung mendukung strategi bisnis dan operasi yang efisien,
dan pada saat yang sama meningkatkan dampak bottom-line teknologi informasi
26
dengan cara konsisten dalam menseleksi investasi teknologi informasi yang terbaik
dan mengurangi aktifitas dalam teknologi informasi yang kurang penting.
Gambar 2.2. Kemungkinan Pengeluaran Biaya Perusahaan
Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p4), kemungkinan pengeluaran
biaya perusahaan mempunyai ketergantungan pada tujuan berikut ini:
1. Tujuan pengurangan biaya
Sasarannya adalah mengurangi biaya, yaitu dengan menggunakan kerangka kerja
dan lima prinsip manajemen praktis, perusahaan dapat mengurangi biaya di
bidang teknologi informasi dan mempertahankan kontribusi teknologi informasi
27
ke bottom-line, teknologi informasi dapat menghasilkan kinerja yang baik seperti
sebelumnya tetapi terdapat pengurangan biaya.
2. Tujuan biaya stabil
Sasarannya adalah biaya yang stabil, dimana perusahaan dapat melanjutkan
mengembangkan
penggunaan
teknologi
informasi
bersamaan
dengan
pengembangan bisnis sambil mengendalikan biaya di bidang teknologi informasi.
Teknologi
informasi
dapat
meningkatkan
dukungannya
terhadap
bisnis
perusahaan dan dampaknya pada bottom-line, tetapi dengan tingkat biaya
sekarang.
3. Tujuan “sweet spot”
Sasarannya adalah titik ideal “sweet spot” yaitu mencapai kombinasi
pengurangan biaya dan memperbaiki dampak pada bottom line. Teknologi
informasi dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan
dampak pada bottom line.
2.6.1. Praktek New Information Economics
Praktek dalam New Information Economics pada dasarnya terdiri dari dua
bagian,
yaitu
lima
praktek
dasar
(Demand/Supply
Planning,
Innovation,
Prioritization, Allignment, Performance Measurement) dan tiga praktek pendukung
(IT Impact Management, Portfolio Management, Culture Management).
28
Gambar 2.3. Praktek New Information Economics
Lima praktek dasar dalam New Information Economics menciptakan
sekumpulan alat untuk teknologi informasi dan manajer bisnis, mencakup pada
proses bisnis untuk menterjemahkan strategi bisnis perusahaan ke program dan
inisiatif lainnya yang dapat diimplementasikan teknologi informasi (Benson, R.J.,
Bugnitz, T.L., Walton, W.B., 2004, p9-10). Penjelasan dari kelima praktek dasar
dalam New Information Economics adalah:
1. Demand/Supply Planning
Memberikan gambaran arah yang jelas kepada divisi teknologi informasi
mengenai strategi bisnis perusahaan dan apa yang diharapkan perusahaan.
Manajer bisnis dan teknologi informasi mendapatkan petunjuk arah dan tujuan
perusahaan dan apa yang dapat dilakukan divisi teknologi informasi untuk
mendukung hal tersebut. Informasi tersebut dapat menghasilkan agenda dan
29
perencanaan strategi perusahaan untuk kemudian dapat diterapkan menjadi
perencanaan dan tindakan di bidang teknologi informasi.
2. Innovation
Perubahan pada strategi bisnis melalui kemampuan yang ada pada teknologi
informasi. Teknologi informasi biasanya merespon pada kebutuhan bisnis dan tak
jarang arah perubahan bisnis tergantung pada apa yang mungkin dapat didukung
oleh teknologi informasi. Praktek ini secara eksplisit menggerakkan manajemen
bisnis untuk membuka kesempatan bisnis yang dimungkinkan oleh teknologi
informasi dan juga menyediakan cara mengubah kesempatan tersebut menjadi
strategi bisnis. Hasilnya adalah kumpulan kesempatan bisnis yang lebih
kompetitif dan kuat.
3. Prioritization
Menganalisis dampak bisnis dari inisiatif teknologi informasi, memberi prioritas
pada proyek, dan lebih berorientasi pada proyek bernilai tinggi. Perusahaan
seharusnya menggunakan uang hanya untuk proyek yang secara langsung
berhubungan dengan harapan strateginya. Praktek ini memberikan informasi
kepada manajer proyek akan teknologi informasi mana yang secara kuat
mendukung strategi bisnis perusahaan dan mengurutkannya berdasarkan dampak
bisnis di masa yang akan datang. Sebagai hasilnya, perusahaan bersama dengan
manajer bisnis dan teknologi informasi menyetujui keputusan tersebut dan
perusahaan dapat menggunakan uang dengan alasan yang tepat.
30
4. Allignment
Tidak semua kegiatan operasional yang ada pada saat ini mendukung dan kritis
bagi perusahaan. Agar perusahaan dapat menentukan prioritas dan kebijaksanaan
yang tepat dalam bidang teknologi informasi, maka setiap aktifitas di bidang
teknologi informasi harus sejalan dengan strategi bisnis perusahaan sehingga
dapat memudahkan manajer teknologi informasi dan bisnis dalam mengambil
keputusan untuk menentukan prioritas perusahaan dalam berinvestasi di bidang
teknologi informasi.
5. Performance Measurement
Mengukur seberapa besar pengaruh teknologi informasi dalam mendukung
strategi bisnis perusahaan. Pada umumnya lebih mudah dalam menghitung kinerja
teknologi informasi pada tahap operasional dan taktis, tetapi sangat sulit untuk
mengukur kinerja dan dampak teknologi informasi pada tahap bisnis perusahaan.
Praktek ini menggabungkan keduanya dan memungkinkan teknologi informasi
untuk mengetahui apa yang harus diukur, dan bagaimana mengelola teknologi
informasi berdasarkan informasi tersebut.
Tiga praktek pendukung dalam New Information Economics adalah
manajemen dampak teknologi informasi, manajemen portofolio, dan manajemen
pengelolaan budaya.
1. Manajemen Dampak Teknologi Informasi (IT Impact Management)
Pengelolaan dampak teknologi informasi bagi perusahaan berhubungan dengan
pengelolaan budaya perusahaan dan menawarkan kerangka kerja untuk
menegaskan hal apa saja yang penting bagi perusahaan.
31
2. Manajemen Portofolio (Portfolio Management)
Pengelolaan
portofolio
memungkinkan
adanya
pertimbangan
terhadap
pengeluaran keseluruhan untuk teknologi informasi dan menyediakan kerangka
kerja holistik untuk membuat prioritas dan kebutuhan pengelolaan manajemen.
3. Manajemen Pengelolaan Budaya (Culture Management)
Pengelolaan budaya memungkinkan perusahaan untuk berhubungan dengan
budaya yang ada di perusahaan dengan tujuan menghilangkan hambatan pada
proses perubahan manajemen.
2.6.2. Tujuan New Information Economics
Menurut Benson, Bugnitz dan Walton (2004, p68-69), tujuan New
Information Economics secara keseluruhan adalah:
•
Menyediakan kemampuan melihat secara lengkap pengeluaran di bidang
teknologi informasi.
•
Menetapkan sebuah kerangka kerja (framework) untuk perencanaan melalui
anggaran dengan tujuan mendukung rantai nilai strategi ke bottom-line (strategyto-bottom-line value chain).
Praktek dasar New Information Economics untuk Demand/Supply Planning
dan Innovation bertujuan untuk
•
Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan tujuan
strategis perusahaan.
32
•
Membuat pondasi untuk mengakses portofolio yang ada dan mendefinisikan
portofolio strategi yang akan datang.
•
Membuat istilah-istilah yang konsisten antara teknologi informasi dengan bisnis.
•
Menjelaskan ke arah mana sumber daya teknologi informasi akan diterapkan dan
menghubungkannya dengan anggaran perusahaan dan proses perencanaan.
•
Menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan teknologi
informasi, termasuk pembaharuan dan pertumbuhannya.
•
Membuat hubungan dengan pengukuran kinerja.
Praktek dasar New Information Economics untuk Prioritization bertujuan
untuk:
•
Menetapkan dasar arahan strategis untuk melakukan alokasi dan prioritas sumber
daya yang ada.
•
Menyediakan gambaran untuk kebutuhan investasi di masa yang akan datang.
•
Menyediakan dasar untuk melakukan penaksiran risiko proyek dan manfaatnya.
Praktek dasar New Information Economics untuk Allignment bertujuan untuk:
•
Membuat dasar untuk melakukan pelayanan, standard kualitas, kehandalan, dan
perkiraan risiko yang akan dihadapi.
•
Menetapkan informasi untuk jangka waktu beberapa tahun ke depan untuk
penyetaraan.
•
Mengaitkan
sepenuhnya
pengeluaran
untuk
teknologi
informasi
dan
menghubungkan pengeluaran tersebut ke tujuan strategis dari teknologi informasi.
33
Praktek dasar New Information Economics untuk Measurement bertujuan
untuk:
•
Menyediakan sebuah kerangka kerja untuk melakukan pengukuran kinerja secara
lengkap mengenai biaya teknologi informasi.
•
Menghubungkan pengukuran kinerja dengan perencanaan strategi.
•
Menghubungkan kinerja bisnis yang dipengaruhi oleh portofolio teknologi
informasi.
2.6.3. Pedoman Untuk Mendapatkan Hasil New Information Economics
Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p19), untuk mendapatkan hasil
dalam New Information Economics dapat digunakan pedoman berupa jawaban dari
pihak manajemen atas 2 jenis pertanyaan dasar di bawah ini:
1. Affordability questions
-
Apa yang dapat kita peroleh dari investasi di bidang teknologi informasi?
-
Apakah kita dapat mengurangi biaya untuk teknologi informasi yang tidak
perlu?
-
Apakah kita dapat menggunakan lagi biaya untuk mendukung kebutuhan
proyek?
2. Impact questions
-
Apakah investasi terhadap teknologi informasi sudah tepat sasaran?
-
Apakah strategi bisnis mendorong tindakan teknologi informasi dan
menghasilkan dampak pada bottom-line?
34
-
Apakah kita mendapatkan dampak bottom-line (hasil nilai nilai yang wajar)
dari sumber lights-on?
-
Apakah ada keseimbangan antara investasi pada tingkat strategi dengan
tingkat operasional teknologi informasi?
2.6.4. Portofolio Dalam Praktek New Information Economics
Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p47), portofolio adalah
kumpulan sumber daya (resource). Portofolio dalam praktek New Information
Economics digunakan untuk menganalisis seluruh sumber daya (resources) yang
dimiliki untuk digunakan dalam investasi di bidang teknologi informasi. Portofolio
adalah dasar dari praktek New Information Economics.
2.6.4.1.
Empat Konsep Portofolio TI
Menurut Benson, Bugnitz, Walton (2004, pp56-60), Portofolio TI memiliki 4
konsep dasar, yaitu :
Konsep 1: Manajemen portofolio diaplikasikan ke seluruh sumber daya TI, yaitu
seratus persen dari sumber daya TI, mencakup anggaran operasional dan
modal.
Konsep 2: Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru (new investment) dan
pengeluaran TI yang sudah ada (lights-on). Kategori investasi baru adalah
proyek, mencakup modal dan anggaran biaya. Sedangkan lights-on adalah
aplikasi-aplikasi yang sudah ada, infrastruktur, service dan aktivitas
manajemen.
35
Gambar 2.4. Pembagian Sumber TI ke dalam Portofolio
Konsep 3: Pengeluaran lights-on diklasifikasikan dari perspektif TI dan yang terkait
pada portofolio manajemen teknologi. Semua sumber daya lights-on pada
TI diklasifikasikan menjadi :
•
Aplikasi: aplikasi dioperasikan dan mendukung organisasi bisnis.
•
Infrastruktur: infrasruktur dibangun untuk mendukung aplikasi dan
service.
•
Service: service memperluas organisasi bisnis.
•
Manajemen portofolio: sekumpulan aktivitas seperti perencanaan,
budgeting dan sumber daya manusia (untuk aktivitas TI).
36
Gambar 2.5. Empat Portofolio Lights-On
Konsep 4: Investasi baru juga diklasifikasikan berdasarkan persfektif bisnis (identik
dengan investasi keuangan). Investasi baru terdiri dari strategic,
mandatory, new strategic dan factory. Tujuan dari pembagian ini agar
pihak manajemen dapat menyeimbangkan investasi diantara kategori
investasi, terutama ditujukan pada risiko dan pengembalian investasi
37
perusahaan pada TI dan terlebih lagi pada apa yang perusahaan dapat
lakukan.
Gambar 2.6. Empat Portofolio New Investment
2.6.4.2.
Empat Faktor Portofolio Lights-On
Menurut Benson et al (2004, p160), portofolio lights-on memiliki 4 faktor
antara lain :
38
1. Tingkat layanan, terdiri dari:
•
Ketersediaan: ketersediaan sebagai masalah bagi proses kerja atau proses
bisnis.
•
Kecepatan merespon: kecepatan merespon pada kebutuhan proses kerja atau
proses bisnis.
2. Kualitas, terdiri dari:
•
Fungsionalitas: fungsionalitas dari aplikasi, infrastruktur, layanan, yang
berhubungan dengan kebutuhan proses kerja atau proses bisnis.
•
Keakuratan: keakuratan data atau layanan yang dihasilkan aplikasi,
infrastruktur atau layanan yang berhubungan dengan kebutuhan proses kerja
atau proses bisnis.
3. Teknologi, terdiri dari:
•
Arsitektur: tingkat pemenuhan standar aturan arsitektur perusahaan
•
Dukungan vendor dan stabilitas: tingkat dimana dukungan vendor menjadi
masalah dalam mempertemukan kebutuhan.
•
Dukungan teknis: tingkat dimana dukungan staf teknis diperlukan.
•
Ketersediaan dukungan pasar atau industri: tingkat dimana dukungan yang
diperlukan tersedia oleh pasar.
4. Intensitas pengguna, terdiri dari:
•
Ketergantungan: tingkat dimana aplikasi, infrastruktur, atau layanan adalah
penting bagi proses bisnis, organisasi ataupun pengguna individu.
39
•
Jangkauan pengguna: seberapa besar pengguna aplikasi, infrastrukur, atau
layanan ini dalam organisasi perusahaan.
2.6.4.3.
Dua Faktor Portofolio Proyek TI
Menurut Benson et al (2004, p147), portfolio proyek TI memiliki 2 faktor
antara lain:
1. Dampak, nilai penyelarasan sistem aplikasi dengan arahan strategi perusahaan.
2. Risiko, nilai-nilai risiko proyek (skala 0-10) yang terbagi atas :
•
Risiko proyek atau organisasi: tingkat dimana kesuksesan proyek bergantung
pada keahlian bisnis yang belum dicoba atau pengalaman baru. Risiko ini juga
mencakup tingkat dimana organisasi bisnis mampu melakukan perubahan
yang dibutuhkan oleh proyek.
•
Ketidakpastian pendefinisian: tingkat dimana kebutuhan bisnis terdefinisi
dengan baik dan jelas, serta secara akurat dapat diubah kedalam informasi dan
fungsionalitas aplikasi sistem.
•
Ketidakpastian teknis: tingkat dimana proyek ketergantungan dengan
teknologi baru, dan tingkat dimana perusahaan harus melakukan desain dan
membuat aplikasi dengan teknologi tersebut.
•
Risiko infrastruktur sistem informasi: tingkat dimana lingkungan teknis
membutuhkan beberapa faktor, antara lain administrasi data, komunikasi,
manajemen proyek, dan pengembangan.
40
•
Risiko teknis: tingkat dimana penggunaan teknologi tertentu membutuhkan
keterampilan pengembangan, analisis dan manajemen baru. Faktor risiko
meliputi apakah keterampilan tersedia dari vendor atau dari pasar dan apakah
training atau perekrutan baru dapat menyediakan keahlian teknis yang
dibutuhkan.
•
Risiko investasi: tingkat dimana investasi proyek dibutuhkan untuk
menciptakan kesuksesan proyek.
•
Risiko manajemen proyek: tingkat dimana manajer proyek tersedia dan
mampu menangani kompleksitas proyek dari segi teknis dan organisasi.
2.6.5. Value Chain (Rantai Nilai)
Menurut Benson et al (2004, p11-12), rantai nilai strategi pada bottom-line
merupakan rantai nilai dari proses manajemen mulai dari strategi sampai tindakan.
Rantai nilai tersebut diekspresikan dengan 12 pengantar spesifik dari proses
manajemen. Setiap proses memberi tambahan nilai dari keseluruhan rantai nilai ini,
memastikan proses sebelumnya dan apa yang dihantarkan mereka konsisten dan tetap
fokus pada strategi bisnis. Elemen rantai nilai ini dimulai dari perencanaan strategi
bisnis dan dilanjutkan dengan perencanaan operasional yang mencakup tindakan dari
setiap unit bisnis, baik bisnis maupun teknologi informasi. Hasil pada tahap praktek
New Information Economics menghasilkan dasar dan hubungan untuk menghasilkan
elemen-elemen rantai nilai ini. Kuncinya, elemen-elemen ini sudah ada pada
41
perusahaan, namun triknya adalah mengkoordinasikan dan menghubungkan mereka
melalui praktek New Information Economics.
Gambar 2.7. Strategy-to-Bottom-Line Value Chain
2.6.6. Critical Success Factor
Menurut Benson et al (2004, p8), kita dapat mengetahui bagaimana
perusahaan dapat menghasilkan proyek yang lebih baik, pilihan proyek yang tepat,
pengurangan biaya yang tidak perlu, peningkatan kinerja dari pengeluaran yang sudah
ada, dan tindakan manajemen yang tepat dengan menganalisis apakah:
•
Proses bisnis dan perencanaan TI telah terhubung secara penuh dan terintegrasi.
42
•
Inovasi teknologi informasi berdampak pada perencanaan bisnis dan hasilnya
pada strategi bisnis yang baru dan meningkatkan cara mengimplementasikan
strategi bisnis yang ada.
•
Investasi TI menjadi prioritas dalam strategi bisnis.
•
Pengeluaran keseluruhan TI - mencakup pengembangan, operasional, perawatan,
dan layanan- setara dengan strategi bisnis.
•
Perencanaan dan proses manajemen berfokus pada keseluruhan investasi TI
•
Manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini.