proposal tugas akhir (skripsi)

BAB I
PENDAHULUAN
I.1.
Latar Belakang
Dalam perkembangan dunia teknologi dan sistem informasi sedikit banyak
akan melibatkan yang namanya proses bisnis, dimana setiap proses bisnis ini akan
memungkinkan terjadinya transaksi-transaksi yang dilakukan oleh suatu badan
usaha baik itu badan usaha milik pemerintah ataupun swasta.
Setiap transaksi-transaksi tersebut tentunya juga tidak terlepas dari
kegiatan akuntansi seperti yang ada pada kas. Umumnya kas merupakan
komponen penting dalam gerak dan langkah perusahaan untuk perputaran proses
bisnis. Hampir semua kegiatan transaksi bermula dan berakhir pada kas, Karena
kas merupakan aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang
kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan memiliki dasar
pengukuran akuntansi.
Lebih dari itu kas juga merupakan asset yang paling beresiko, sehingga
perlu dibuatnya sebuah manajemen kas yang sangat ketat untuk menghindari halhal yang dapat merugikan perusahaan atau suatu badan usaha. Adapun salah satu
langkah yang dapat dibuat dalam mengatasi permasalahan ini adalah dengan
membuat suatu sistem informasi komputer akuntansi yang berkaitan dengan kas.
Dalam hal ini penulis akan mencoba membahas tentang penggunaan kas kecil
(Petty Cash) yang ada pada CV. Chen Bakery Medan.
1
2
Kas Kecil (petty cash) merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan
atau badan usaha untuk membayar setiap pengeluaran yang terjadi pada proses
bisnis, yang pada umumnya memiliki nominal pengeluaran kecil namun rutin
terjadi. Dari penjelasan tersebut penulis mengambil suatu gambaran dan inisiatif
untuk membuat atau membangun sebuah sistem yang dapat membantu pengguna
sistem dalam mencatat setiap transaksi-transaksi keuangan yang rutin terjadi
tersebut, agar proses pengeluaran keuangan perusahaan tidak sembarangan dan
dapat dipertanggung jawabkan secara tertulis melalui laporan-laporan dan secara
sistem.
Pada pelaksanaanya kas kecil (petty cash) memiliki peran yang sangat
penting dan tidak dapat dipisahkan dari kegiatan operasional perusahaan. Bila
perusahaan yang masih kecil semua kegiatan perusahaan mungkin masih dapat
ditangani oleh seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja, karena transakasi
yang terjadi tidak begitu rumit, dan pengawasannya pun dapat secara langsung
dilakukan terhadap semua kegiatan yang dilakukan perusahaan. Namun
bila
perusahaan yang bertambah besar dengan aktivitas yang makin bertambah luas,
kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurus setiap bagian yang ada
dalam organisasi akan semakin kurang.
Untuk itu diperlukan adanya sistem pengelolaan dan
pengendalian
internal yang baik, yang diharapkan dapat melindungi harta kekayaan perusahaan,
demi terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan
efisiensi waktu terhadap pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan akuntansi
yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewengan dan kecurangan yang
3
timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Berdasarkan uraian di atas maka
penulis tertarik untuk membahas bagaimana pengelolaan dana kas kecil yang
mungkin dapat terjadi dan diterapkan pada CV. Chen Bakery sehingga penulis
sendiri berinisiatif untuk mengambil satu judul dalam penyusunan skripsi ini
dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil pada CV.
Chen Bakery Dengan Menggunakan Metode Imprest ( Tetap )”
I.2. Ruang Lingkup Permasalahan
I.2.1 Identifikasi Masalah
Adapun hal yang menjadi salah satu alasan mengapa penulis mengambil
judul seperti yang ada dalam penulisan skripsi ini adalah karena penulis
menemukan beberapa kelemahan yang ada pada sistem kerja CV. Chen Bakery,
untuk itulah dibentuk sebuah identifikasi masalah agar dapat dibuatnya sistem
baru, dimana sistem yang baru ini akan lebih sesuai dengan kebutuhan agar dapat
memberikan informasi perihal kas kecil, yang diinginkan oleh pimpinan
perusahaan dalam memantau pengeluaran perusahaan. Berikut merupakan
beberpa hal yang mendasar dan menjadi permasalahan yang ada, diantaranya :
1. Seringnya terjadi selisih atau kekurangan jumlah uang kas yang ada pada box
uang kas dengan data pencatatan keluar masuk uang kas kecil yang dibuat
secara manual.
2. Kas kecil di CV. Chen Bakery Medan ini masih diolah secara manual
sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui hasil kas kecil.
4
3. Pada saat proses pencarian informasi atau data perihal kas kecil per periode
akan membutuhkan waktu yang lebih lama, karena data yang ada semua
berdasarkan pencatatan biasa atau manual
4. Bila data pencatatan transaksi-transaksi tersebut hilang maka akan sulit untuk
mengetahui informasi yang sebenarnya yang ada pada kas kecil.
5.
Karena proses pengeluaran keuangan yang ada pada kas kecil mudah
dilakukan,
maka
tidak
menutup
kemungkinan
untuk
terjadinya
penyelewengan keuangan yang ada pada kas.
Dari beberapa permasalahan diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan
untuk saat ini semestinya perusahaan atau badan usaha tersebut lebih ketat lagi
dalam proses pelaksanaan setiap kegiatan transaksi keungan dan harus juga
didukung dengan seni pencatatan yang lebih baik, namun tidak harus mempersulit
atau memperumit proses bisnis yang akan terjadi pada perusahaan tersebut.
I.2.2 Perumusan Masalah
Berikut merupakan perumusan masalah dari skripsi ini :
1. Bagaimana merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil Pada
CV. Chen Bakery Dengan Menggunakan Metode Imprest (Tetap) ?
2. Bagaimana memperoleh laporan atau informasi kas kecil yang dapat
dilakukan secara periode ?
3. Bagaimanakah sistem pengelolaan dana kas kecil pada CV. Chen Bakery ?
4. Bagaimana mengatasi selisih jumlah uang kas kecil yang ada pada box uang
kas dengan data pencatatan keluar masuk uang kas kecil tesebut ?
5
I.2.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang dibuat oleh penulis dalam pembuatan
sistem ini, agar tidak terjadinya kesalah pahaman dalam penyampaian informasi
ataupun cakupan informasi yang terlalu luas sehingga penulis sendiri kesulitan
dalam penyampaian informasi yang ada, maka berikut ini adalah merupakan
batasannya :
1. Penginputan data yang ada pada sistem ini dilakukan sebatas penginputan
kegiatan oprasional transaksi-transaksi yang dilakukan oleh CV. Chen
Bakery, yaitu pendanaan kas kecil, pengeluaran kas dan pengakuan kas.
2. Output-nya adalah informasi atau laporan keuangan berupa kas kecil yang
ada pada CV. Chen Bakery dalam periode tertentu.
3. Sistem ini dirancang menggunakan Microsoft Visual Basic Studio 2010.
4. Database yang digunakan adalah SQL Server 2008.
5. Pemodelan menggunakan UML ( Unified Modelling Languange )
I.3. Tujuan dan Manfaat
I.3.1 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh penulis melalui penelitian dan
penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. Membuat suatu Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil yang dapat
diterapkan dalam dunia kerja khususnya ditujukan pada CV. Chen Bakery.
6
2. Untuk menciptakan suatu sistem informasi yang lebih mudah digunakan dan
tidak membutuhkan waktu yang lama untuk memproses dan mendapatkan
laporannya.
3. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Sistem
Informasi yang diberikan oleh STMIK Potensi Utama.
I.3.2 Manfaat
Adapun yang menjadi manfaat dari penulisan skripsi ini adalah :
1. Menjadikan satu tahapan yang lebih baik dalam pembangunan sistem kerja
terhadap manajemen file, manjemen kerja dan manajemen waktu.
2. Membantu karyawan atau pegawai accounting yang ada pada CV. Chen
Bakery dalam pelaksanaan kerja.
3. Membantu pimpinan usaha pada CV. Chen Bakery dalam memperoleh
informasi atau laporan keuangan agar dapat diperoleh dengan lebih cepat
dan mudah.
4. Terciptanya suatu Sistem Informasi Kas Kecil yang dapat digunakan oleh
CV. Chen Bakery.
I.4. Metodologi Penelitian
Adapun langkah yang ditempuh dalam pelaksanaan penelitian untuk
mengumpulkan data-data, yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
7
1. Studi Lapangan
Merupakan salah satu metode yang dilakukan dengan mengadakan studi
langsung ke lapangan untuk mengumpulkan data yaitu peninjauan langsung ke
lokasi studi tepatnya di CV. Chen Bakery yang ada pada Jln. Samosir No. 8
Medan. Berikut ini merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis :
a. Wawancara (Interview)
Melalui wawancara yang dilakukan oleh penulis merupakan suatu cara
yang digunakan untuk memperoleh data-data dan informasi seperti : proses
kerja yang ada disana, metode pencatatan yang digunakan, kegiatan kerja yang
dilakukan, kekurangan sistem yang ada, dan lain-lainnya.
b. Pengamatan (Observation)
Cara ini dilakukan untuk mengamati langsung kondisi kerja yang ada
pada CV Chen Bakery, baik itu pengamatan sistem pada saat proses transaksi
dengan customer maupun proses transaksi dengan supplier.
2. Studi Kepustakaan (Library Research)
Studi pustaka merupakan cara yang dilakukan penulis untuk memperoleh
data-data yang berhubungan dengan penulisan skripsi dari berbagai sumber
bacaan seperti : buku mengenai company profile perusahaan, buku mengenai
sitem informasi dan sistem informasi akuntansi, artikel-artikel, jurnal-jurnal yang
diambil dari internet dan lain-lainnya.
8
I.4.1. Analisa Tentang Sistem Yang Ada
Adapun tatacara dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai
tujuan perancangan sistem, adalah sebagai berikut :
Target:
Tujuan Penelitian
Analisis Kebutuhan
Spesifikasi
Desain & Implementasi
Gagal
Verifikasi
Berhasil
Validasi
Finalisasi
Gambar 1. Prosedur Perancangan
1. Target
Mendapatkan solusi dari masalah yang akan dipecahkan yaitu merancang
suatu Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil pada CV. Chen Bakery dengan
menggunakan sistem Imprest (Tetap).
2. Analisis Kebutuhan
Menganalisa kebutuhan sistem yang sudah ada dan menambahkannya
kedalam sistem yang baru, dimana dalam perancangan sistem yang baru apabila
dibutuhkan maka akan dibuat perancangannya. Data yang diperlukan dalam
analisa kebutuhan ini adalah berupa kas, penjualan cake dan lain-lain.
9
Sesuai dengan tahap untuk penyelesaian masalah yang akan dilakukan,
agar memenuhi kebutuhan pokok yang umumnya ada pada sistem yang hendak
dibangun adalah sebagai berikut :
a.
Sebuah sistem informasi ini ditujukan untuk dapat meminimalisir
terjadinya penyelewengan keuangan perusahaan, dan memperketat proses
pengeluaran keuangan yang ada pada kas kecil terhadap hal-hal yang tidak
diperlukan.
b. Menampilkan informasi laporan keuangan kas kecil yang ada pada CV.
Chen Bakery secara terperinci atau detail karena dapat ditampilkan
berdasarkan periode tertentu.
3. Spesifikasi
Secara umum sistem yang akan dirancang memiliki spesifikasi sebagai
berikut :
a. Dibangun dengan menggunakan Bahasa pemerograman Microsoft Visual
Basic Studio 2010, dengan menggunakan Database SQL Server 2008
sebagai DBMS.
b. Sistem yang dibangun dapat berjalan pada sistem operasi sekurangkurangnya Windows Xp 32/64 bit atau diatasanya (Windows 7), dengan
hardware minimal processor setara dengan Pentium IV, memori minimal 1
GB.
4. Design dan Implementasi
Setelah jelas spesifikasi yang dibutuhkan dalam pembangunan sistem,
selanjutnya yang perlu dilakukan adalah design sistem dengan memanfaatkan
10
masing-masing komponen. Untuk mengetahui apakah pemanfaatan masingmasing komponen sudah dapat bekerja dengan baik perlu dilakukannya
implementasi. Dengan demikian bila ada kesalahan atau kekurangan dapat
diperbaiki terlebih dahulu sebelum dirangkai menjadi kesatuan sistem yang utuh
dan siap pakai.
5. Verifikasi
Pada tahap verifikasi ini merupakan suatu tahap atau mekanisme yang
dilakukan untuk membuat kesesuaian antara perancangan dan kebutuhan sistem
dalam menyelesaikan permasalahan yang ada.
6. Validasi
Pada tahap validasi sistem, yang dilakukan adalah pengujian sistem secara
keseluruhan. Validasi ini dilakukan agar sistem yang dirancang telah sisuai
dengan kebutuhan awal yaitu merancang suatu sistem informasi pengolahan kas
kecil yang berbasis akuntansi pada CV Chen Bakery.
7. Finalisasi
Pada tahap akhir, disusun laporan sebagai dokumentasi dari pelaksanaan
skripsi. Dimana sistem informasi akuntansi ini siap digunakan dalam pelaksanaan
kerja yang akan dilakukan pada CV. Chen Bakery.
I.4.2. Perbandingan Sistem
Pada umumnya sistem yang ada pada CV. Chen Bakery kebanyakan
dilakukan secara manual setiap pencatatan kas kecilnya, baik itu dalam
memproses data pengeluaran ataupun penerimaan keuangan. Hal ini menunjukan
11
bahwa sistem yang digunakan belum efektif dan efisien apalagi dalam hal
penyajian laporan keuangan kas kecil. Namun setelah adanya perancangan sistem
informasi akuntansi maka setiap pencatatan manual tersebut akan berubah
menjadi sistem yang dijalankan berdasarkan proses komputerisasi yang dapat juga
menampilkan laporan keuangan kas kecil per periode tertentu.
I.4.3. Pengujian / Uji Coba Sistem yang Sudah Dibuat
Pada tahap pengujian / uji coba Sistem Informasi Akuntansi dilakukan
secara menyeluruh, meliputi pengujian fungsional dan pengujian ketahanan
sistem. Pengujian fungsional dilakukan untuk mengetahui bahwa sistem dapat
bekerja atau digunakan dengan baik, sesuai dengan prinsip kerjanya. Pengujian
ketahanan berkaitan dengan kemampuan sistem untuk dapat berjalan pada
perangkat PC yang memiliki spesifikasi minimum serta ketahanan sistem terhadap
gangguan dari luar atau dari orang yang tidak bertanggung jawab.
Dari pengujian / uji coba ini nantinya akan dapat diketahui kesesuaian
hasil perancangan dengan analisis kebutuhan yang diharapkan terhadap sistem
(dengan menggunakan komputer beserta data-data yang ada sebagai sampel untuk
penginputannya).
I.5
Lokasi Penelitian
Adapun tempat dilakukan atau dilaksanakannya penelitian adalah berada
pada CV. Chen Bakery yang ada pada Jln. Samosir No. 8 Medan.
12
I.6
Sistematika Penulisan
Adapun Sistematika dari skripsi ini adalah sebagai berikut :
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini akan menjelaskan latar belakang masalah, ruang lingkup
permasalahan yang terdiri dari : identifikasi masalah, perumusan
masalah, serta batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
metodologi penelitian dan sistematika penulisan
BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi uraian tentang landasan teori yang terkait dengan
masalah yang diteliti, yaitu : pengertian sitem informasi, sistem
informasi akuntansi, Kas, Kas Kecil dan lain-lainnya.
BAB III
: ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang analisis sistem yang lama yang
terdiri dari : input, proses, output serta evaluasi sistem yang
berjalan, desain sitem baik secara global, rinci serta desain
database.
BAB I V
: HASIL DAN UJICOBA
Dalam Bab ini menjelaskan tentang : tampilan hasil, pembahasan
tentang
sistem
kekurangannya.
yang
dirancang
serta
kelebihan
dan
13
BAB V
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan tentang kesimpulan dan saran - saran dari
penulis yang diperoleh selama mengadakan penelitian dan dalam
menyelesaikan skripsi.