1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam dunia

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam dunia perkuliahan, tugas merupakan hal wajib bagi mahasiswa.
Setiap mahasiswa tanpa terkecuali pasti pernah mendapatkan tugas yang harus
dikerjakan, baik itu tugas harian, tugas mingguan ataupun tugas – tugas khusus
lainnya yang dikerjakan perorangan ataupun kelompok. Tugas yang diberikan
juga bermacam – macam mulai dari mencari artikel terkait tentang suatu topik
yang berhubungan dengan mata kuliah, membuat dan menyusun makalah,
membuat laporan kegiatan kerja praktek, tugas latihan harian terkait suatu teori
hingga tugas membuat presentasi pribadi ataupun kelompok. Dengan kata lain,
tugas tak bisa dipisahkan dari dunia perkuliahan dan dunia mahasiswa.
Dalam menyelesaikan tugas – tugas tersebut, seringkali mahasiswa
membutuhkan banyak sekali informasi dari sumber yang terpercaya untuk
dijadikan landasan teori ataupun sekedar referensi. Sumber - sumber tersebut
dapat berupa buku pegangan wajib mahasiswa, buku penunjang, transparansi,
diktat, hingga makalah – makalah hasil penulisan mahasiswa terdahulu. Dan
tempat yang paling sering dikunjungi mahasiswa untuk mendapatkan sumber –
sumber tersebut adalah perpustakaan.
Perpustakaan adalah fasilitas yang disediakan setiap instansi pendidikan
mulai dari tingkat dasar hingga tingkat perguruan tinggi yang ditujukan untuk
1
2
menunjang kegiatan pendidikan yang diselenggarakan sebuah instansi.
Perpustakaan menyediakan bermacam – macam sumber informasi yang dapat
digunakan untuk membantu kelancaran kegiatan pendidikan. Di tingkat
perguruan tinggi, perpustakaan berperan penting dalam kegiatan perkuliahan.
Mahasiswa dan dosen dapat menemukan berbagai macam sumber informasi yang
sesuai kebutuhan baik berupa buku, makalah hingga karya ilmiah yang dapat
digunakan sesuai kebutuhan mahasiwa ataupun dosen baik untuk menyelesaikan
tugas, mencari materi pendukung mata kuliah, memperluas wawasan dan ilmu
pengetahuan, hingga mencari bahan – bahan referensi dalam penulisan karya
ilmah ataupun penyusunan skripsi.
Dalam mencari dan menemukan sumber – sumber informasi (dalam hal
ini adalah buku) yang dibutuhkan di perpustakaan, mahasiswa seringkali
mengeluh karena mendapatkan masalah dan kesulitan. Masalah yang sering
dikeluhkan tersebut diantaranya sulit menemukan lokasi tempat buku yang
dimaksud, hingga sulit mengetahui ketersediaan buku
yang dimaksud. Tak
jarang mahasiswa sudah mencari – cari keseluruh rak yang ada namun buku yang
dimaksud ternyata memang tidak tersedia di perpustakaan tersebut. Selain
menimbulkan kebingungan, hal tersebut juga membuang energi dan waktu
mahasiswa. Hal ini yang menjadi salah satu faktor mengapa mahasiswa
terkadang malas mengunjungi perpustakaan.
Selain dari sisi mahasiswa sebagai pengunjung, dari sisi petugas
pengelola perpustakaan juga mengalami banyak masalah. Petugas sering
kesulitan ketika menghadapai beberapa mahasiswa yang datang dalam waktu
bersamaan dan menanyakan tentang lokasi penyimpanan suatu buku. Petugas
3
juga sering kesulitan ketika ditanyakan tentang ketersediaan sebuah buku.
Seringkali buku tersebut memang merupakan koleksi perpustakaan, namun
ketika hendak dipinjam buku tersebut tidak tersedia karena sedang dipinjam oleh
mahasiswa lain. Masalah lain adalah ketika hendak membuat laporan, petugas
sulit mendata berapa jumlah buku yang tesedia dan berapa jumlah buku yang
sedang dipinjam. Masalah – masalah tersebut membuat petugas dan pihak
perpustakaan kesulitan untuk meningkatkan kualitas layanan agar mahasiswa
tidak malas lagi mengunjungi perpustakaan.
Semua keluhan, masalah dan kesulitan tersebut, baik yang dihadapi
mahasiswa sebagai pengunjung ataupun yang dihadapi petugas dari pihak
perpustakaan dikarenakan sistem yang digunakan oleh perpustakaan masih
menggunakan sistem manual, yaitu mencatat secara manual menggunakan
kertas. Adapun perangkat komputer yang digunakan saat ini adalah Microsoft
Office Excel. Itupun hanya sebatas untuk menginput detail data – data buku apa
saja yang tersedia di perpustakaan tersebut. Selebihnya dilakukan manual, mulai
dari pengecekan ketersediaan buku, mencatat data pengunjung, mencatat
transaksi
peminjaman,
mencatat
pengembalian
buku,
hingga
transaksi
keanggotaan perpustakaan.
Karena semua dilakukan manual, maka dalam pengoperasian harian dan
manajemen data perpustakaan membutuhkan waktu yang tidak sebentar dan
juga tenaga yang tidak sedikit. Hal ini membuat kinerja petugas dan fungsi
perpustakaan menjadi kurang efektif. Oleh karena itulah perpustakaan
memerlukan implementasi perkembangan Teknologi Informasi (TI) di dalamnya.
Diperlukan sebuah sistem informasi yang berbasiskan Teknologi Informasi (TI)
4
dimana sistem tersebut dapat mengatasi masalah – masalah yang dihadapi, tidak
hanya untuk petugas tetapi juga bisa mengatasi masalah yang dihadapi
mahasiswa sebagai pengunjung perpustakaan. Hal ini akan meningkatkan
efektifitas kinerja petugas dan fungsi perpustakaan serta menigkatkan kualitas
layanan perpustakaan sehingga mampu mendorong mahasiswa agar tidak malas
mengunjungi perpustakaan karena sistem yang berbasiskan Teknologi Informasi
(TI) ini memberikan kemudahan baik dari mahasiswa sebagai pengunjung
ataupun dari pihak petugas selaku pengelola perpustakaan.
Salah satu perpustakaan yang masih mengalami situasi dan keadaan
seperti uraian di atas adalah Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling
Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, dimana seluruh kegiatan
operasionalnya masih menggunakan cara yang konvensional dan manual, yaitu
pencatatan dilakuakn dengan buku (kertas). Keadaan ini sangat berbeda jauh
dengan keadaan Perpustakaan pusat Universitas Negeri Jakarta dimana
perpustakaan pusat (biasa disebut perpustakaan universitas) sudah menggunakan
suatu sistem yang disebut electronic library (e-library). Perpustakaan universitas
sudah menggunakan sistem online dimana bisa diakses melalui jaringan internet.
Selain
itu,
kegiatan
operasional
perpustakaan
universitas
juga
sudah
menggunakan sistem yang terkomputerisasi.
Untuk mengatasi beberapa permasalahan yang dihadapi perpustakaan
yang masih menggunakan cara – cara manual dan konvensional dalam kegiatan
operasionalnya terutama Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas
Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, perlu diadakan dan dibuat suatu
sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem tersebut sudah menggunakan sistem
5
basis data. Sehingga data – data yang disimpan dalam basis data tersebut dapat
tersimpan dengan baik dan aman. Juga data tersebut dapat diakses dengan mudah
kapanpun saat dibutuhkan.
Berdasarkan uraian – uaraian diatas, maka kami menyusun skripsi ini
dengan judul : ” ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA
PERPUSTAKAAN
PADA
JURUSAN
BIMBINGAN
KONSELING
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA ”.
1.2 Ruang Lingkup
Agar lebih terarah dan terfokus, maka dalam penyusunan skripsi
ini kami membatasi pada hal – hal berikut :
1. Analisa sistem yang saat ini sedang berjalan pada Perpustakaan
Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas
Negeri Jakarta.
2. Perancangan sistem yang akan diusulkan yang meliputi pada aktifitas
penambahan jumlah buku, pemesanan peminjaman (booking) buku,
pelayanan, dan pengelolaan (termasuk didalamnya adalah transaksi
peminjaman buku, pengembalian buku, dan pendaftaran anggota)
pada Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu
Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.
3. Menjaga keamanan dengan menggunakan autentifikasi (login)
username dan password.
6
4. Pada penelitian ini kami tidak membahas tentang tipe jarigan dan
keamanan jaringan serta keamanan lainnya selain autentifikasi
(login) username dan password.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah merancang
suatu sistem informasi baru berbasiskan Teknologi Informasi (TI) yang user
friendly sehingga dapat menggantikan sistem lama yang sebagian besar
kegiatannya
perpustakaan
masih
dalam
dilakukan
manual
melakukan
agar
dapat
pengelolaan
memudahkan
perpustakaan
dan
pihak
juga
meningkatkan kepuasan pengunjung karena meningkatnya kualitas pelayanan.
1.3.2. Manfaat
Manfaat yang diperoleh:
1. Bagi pihak perpustakaan :
a. Kemudahan dalam mengelola perpustakaan mulai dari pengelolaan
buku, transaksi peminjaman, transaksi pengembalian hingga
pendaftaran anggota.
b. Meningkatkan kualitas layanan karena dengan menggunakan
sistem informasi yang berbasiskan Teknologi Informasi (TI)
pelayanan dapat dilakukan lebih cepat.
c. Memberikan hasil yang lebih akurat terhadap informasi yang
dicari.
7
2. Bagi Penulis :
a. Penyelesaian Tugas Akhir / Skripsi.
b. Pengimplementasian ilmu yang telah didapat pada Universitas
Bina Nusantara.
c. Penambah
pengalaman
dalam
perancangan,
pembuatan,
pendokumentasian suatu aplikasi komputer.
d. Sarana bagi penulis sebelum memasuki kondisi kerja yang
sebenarnya.
1.4 Metodologi
Metode yang di gunakan dalam pembuatan skripsi ini meliputi :
1.4.1
Metode Pustaka
Mempelajari teori-teori yang berkaitan dengan aplikasi yang dirancang
untuk ketepatan dalam proses analisis. Informasi didapat dari media cetak, bukubuku, dan situs web di internet yang mendukung penyusunan skripsi ini.
1.4.2
Metode Analisis
a. Survei dan wawancara langsung dengan pihak perpustakaan Jurusan
Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri
Jakarta.
b. Menganalisis masalah perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling
Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.
c. Evaluasi sistem tentang kelebihan dan kekurangan.
8
1.4.3
Metode Perancangan
Perancangan sistem infomasi perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling
Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta dilakukan melalui :
A. Perancangan Basis data
Metode perancangan basis data yang meliputi tiga tahapan
utama yaitu :
1. Perancangan Basis Data Konseptual
Proses membangun model dari semua informasi yang digunakan
di dalam organisasi, bebas dari semua pertimbangan fisik.
Langkah-langkah perancangan basis data konseptual adalah
sebagai berikut:
1) Membangun model data konseptual
1.1) Identifikasi tipe entitas
1.2) Identifikasi tipe relasi
1.3) Identifikasi dan asosiasikan atribut dengan tipe entitas dan
relasi
1.4) Tentukan domain atribut
1.5) Tentukan atribut-atribut candidate key, primary key dan
alternate key.
1.6) Periksa model terhadap redudansi
1.7) Validasi model konseptual terhadap transaksi pengguna
2. Perancangan Basis Data Logikal
9
Proses membangun sebuah rancangan informasi yang digunakan
dalam suatu perusahaan berbasis pada rancangan data yang spesifik,
tetapi masih bebas dari penentuan DBMS dan pertimbangan fisikal
yang lain .
Langkah-langkah perancangan basis data logikal adalah sebagai
berikut:
1) Bangun dan validasi model data logikal
1.1)
Turunkan relasi untuk model data logikal.
Adapun gambaran relasi apa saja yang dapat diturunkan dari
struktur model konseptual yang ada adalah sebagai berikut:
• Tipe entiti kuat
• Tipe entiti lemah
• One – to – many (1:*) tipe relasi binary
• One – to – one (1:1) tipe relasi binary
• One – to – one (1:1) tipe relasi rekursif
• Superclass / subclass tipe relasi
• Many – to – many (*:*) tipe relasi binary
• Tipe relasi kompleks
• Atribut multi – valued
1.2)
Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi
1.3)
Validasi relasi terhadap transaksi pengguna
1.4)
Memeriksa integrity constraint
1.5)
Meninjau ulang model data logikal dengan pengguna
10
1.6)
Menggabungkan model data logikal menjadi model global
(langkah ini bersifat pilihan)
3.
1.7)
Memeriksa pertumbuhan yang akan datang
1.8)
Pemilihan DBMS
Perancangan Basis Data Fisikal
Perancangan basisdata fisikal adalah proses untuk menghasilkan
penjelasan dari pengimplementasian suatu basisdata pada media
penyimpanan kedua, juga menjelaskan base relation, pengaturan file,
dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses data yang efisien,
integrity constraint. serta ukuran keamanan.
Langkah – langkah perancangan basis data fisikal adalah sebagai
berikut:
1) Menterjemahkan model data logikal terhadap DBMS yang telah
ditentukan.
1.1)
Mendesain relasi dasar
1.2)
Mendesain representasi dari data yang telah didapat
1.3)
Mendesain general constraint
2) Mendesain file organizations dan indexes
2.1)
Menganalisa transaksi
2.2)
Memilih indexes
2.3)
Memperkirakan kebutuhan disk space
3) Mendesain user views
Medesain user views yang diidentifikasi pada tahap pengumpulan
kebutuhan dari analisa pada daur hidup pengembangan basisdata.
11
4) Mendesain mekanisme keamanan
Merancang
mekanisme
keamanan
pada
basisdata
seperti
yang dispesifikasikan pengguna pada tahap pengumpulan kebutuhan
dan daur hidup pengembangan basisdata.
B. Perancangan tampilan layar
Merancang
tampilan
layar
aplikasi
sistem
informasi
perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan
Universitas Negeri Jakarta yang user friendly.
C. Perancangan aplikasi
Merancang aplikasi sistem informasi dan menghubungkannya
dengan dengan basis data yang sudah dirancang sebelumnya.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab, yaitu :
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup,
tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika
penulisan skripsi.
BAB 2
LANDASAN TEORI
Bab ini menjabarkan teori-teori yang berhubungan dengan topik skripsi
yang telah dipilih, yaitu pengetahuan dasar tentang sistem informasi,
basis data dan perpustakaan yang digunakan sebagai landasan dan acuan
dalam penyusunan skripsi ini.
12
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Bab ini membahas mengenai sejarah, struktur organisasi, wewenang dan
tanggung jawab, sistem yang sedang berjalan, dan analisis kebutuhan
sistem.
BAB 4
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM BASIS DATA
Berisi tahap-tahap dalam perancangan sistem informasi perpustakaan.
Bab ini juga membahas tentang perancangan aplikasi dan implementasi
dari sistem informasi perpustakaan yang telah dirancang.
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari hasil analisis dan
perancangan sistem informasi perpustakaan pada jurusan bimbingan
konseling fakultas ilmu pendidikan Universitas Negeri Jakarta untuk
pengembangan sistem lebih lanjut.