KONSEP SISTEM DAN PENGELOLAAN INTEGRASI Program Studi

KONSEP SISTEM DAN
PENGELOLAAN INTEGRASI
Program
Program Studi
Studi Teknik
Teknik Elektro
Elektro
Fakultas
Fakultas Teknik
Teknik dan
dan Ilmu
Ilmu Komputer
Komputer
Universitas
Universitas Mercu
Mercu Buana
Buana Yogyakarta
Yogyakarta
Manajemen Proyek (TKE 3101)
oleh:
Indah Susilawati, S.T., M.Eng.
1
Konsep Sistem
Buckley (1920)
“Suatu kebulatan atau totalitas yg berfungsi scr utuh,
disebabkan adanya saling ketergantungan di antara bagianbagiannya dinamakan suatu sistem”
H. Kerzner (1989)
“Sistem adl sekelompok komponen yg terdiri atas manusia
dan/atau bukan manusia (nonhuman) yg diorganisir dan
diatur sedemikian rupa shg komonen-komponen tsb dpt
bertindak sbg satu kesatuan dlm mencapai tujuan, sasaran
bersama atau hasil akhir”
2
Unsur-unsur Sistem
•
•
Subsistem
Elemen
3
Unsur dan Sifat Sistem
Æ Bersifat dinamis
Perilaku sistem dpt diamati dari cara konversi input menjadi output
Æ Sistem terpadu lebih besar daripada jumlah komponenkomponennya
contoh: mobil mpy arti lbh besar drpd mesin mobil, roda, jok, body
mobil, dll yg mjd komponennya.
Æ Mempunyai arti yang berbeda
Sistenm yg sama dpt dipandang berbeda bergantung siapa dan utk
apa pengamatan dilakukan. Inspektor pesawat memandang pesawat
sbg sistem dan mesin pesawat sbg subsistem, bagian bengkel
memandang mesin pesawat sbg sistem.
Æ Mempunyai sasaran yg jelas
Æ Mempunyai keterbatasan
faktor luar –-- hambatan dari lingkungan
faktor dalam –-- keterbatasan sumberdaya
4
Siklus Sistem dan Siklus Biaya
Perhatian thd biaya hrs integral…sistem mpy biaya
akuisisi rendah tapi biaya operasional dan pemeliharaan
tinggi??
5
Aplikasi Konsep Sistem
Pendekatan sistem (system approach) untuk memecahkan suatu masalah:
•
Analisis sistem
Menganalisis dan memecahkan masalah pengambilan keputusan dgn memilih
alternatif yg terbaik, dgn melihat sumberdaya yg diperlukan dibandingkan
manfaat yg akan diperoleh termasuk resiko yg mungkin dihadapi.
•
Engineering sistem
Proses yg teratur dlm aspek engineering utk mewujudkan gagasan mjd
sistem yg diinginkan bagi keperluan operasi/utilisasi.
BS Blanchard (1990)
“Engineering sistem adl aplikasi yg efektif dari uasaha-usaha ilmu
pengetahuan dan engineering dlm rangka mewujudkan kebutuhan operasional
mjd suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yg saling terkait
berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes,
dan evaluasi”.
•
Manajemen sistem
Mengelola suatu organisasi/usaha dgn pendekatan sistem.
6
KONSEP SISTEM
METODOLOGI
ANALISIS SISTEM
ENGINEERING SISTEM
MANAJEMEN SISTEM
Proses analisis utk memilih
alternatif dan membuat
keputusan
Proses merekayasa utk
mewujudkan sistem
Orientasi mencapai tujuan
dan optimasi total sistem
- Formulasi persoalan
- Kriteria evaluasi
- Teknik evaluasi
- Membuat model
- Memilih alternatif
- Mengambil keputusan
- Formulasi keperluan
- Desain konseptual
- Desain dan
pengembangan
- Aspek engineering pd
konstruksi, produksi, dan
pemeliharaan
Penekanan koordinasi dan
integrasi subsistem
(peserta) dalam
perencanaan dan
implementasi
7
Konsep Sistem pada Manajemen Proyek
Siklus proyek adl bagian dari siklus sistem
Æ pendekatan atau konsep sistem tepat digunakan dlm
usaha mencapai keberhasilan suatu proyek terutama
proyek yg ukurannya besar dan kompleks.
8
Konsep Sistem pada Manajemen Proyek (lanj.)
•
Awal proyek yaitu tahap konseptual dan PP/Definisi
Kegiatan perencanaan --- termasuk pengambilan keputusan --- mrpk
kegiatan yg dominan, mk analisis sistem akan meningkatkan kualitas
keputusan yg diambil.
•
Tahap implementasi
Setelah proyek lulus seleksi & evaluasi serta tersedia sumberdaya
Æ manajemen proyek memusatkan perhatian pd keberhasilan
pelaksanaan pekerjaan dgn cara:
– Mengelola peserta proyek (konsultan, kontraktor, rekanan penyandang
dana,dll) dgn menekankan bhw mereka adl subsistem dari suatu sistem
(proyek).
– Mengelola proyek dgn kesadaran bhw proyek adl bagian dari siklus
sistem --- mengikuti pola siklus proyek dgn memperhatikan keperluan
utk tahap berikutnya.
– Mengelola proyek dgn memahami siklus proyek dan siklus sistem shg dpt
mengikuti dinamika kegiatan dan mengantisipasi kapan, jumlah, dan jenis
sumberdaya yg harus disediakan.
9
Integrasi dan Koordinasi
Konsep sistem Æ orientasi totalitas Æmengupayakan integrasi dan
koordinasi pengelolaan subsistem ybs.
Integrasi dan koordinasi adl proses yg bertujuan agar komponenkomponen kegiatan proyek dpt berfungsi sbg suatu kesatuan yg
utuh (terpadu) utk mencapai tujuan sistem (proyek) scr efektif
dan efisien.
Kapan integrasi dan koordinasi diperlukan?
Menurut Peter Moris,
1.
2.
3.
4.
5.
Jika sasaran dan tujuan organisasi memerlukan kelompok-kelompok
yg berbeda utk bekerja sama scr erat.
Jika lingkungan tempat bekerja berubah scr cepat.
Jika pekerjaan bersifat interrelated dan interconnected.
Teknologi dan metode yg digunakan bermacam-macam.
Struktur organisasi kompleks dan sering mengalami perubahan.
10
Proses Integrasi dan Koordinasi
Ada dua jenis:
•
Proses integrasi dan koordinasi internal
Terjadi di antara komponen kegiatan proyek itu sendiri,
umumnya bersifat intensif, dan seringkali terjadi trade-off.
•
Proses integrasi dan koordinasi eksternal
Terjadi antara peserta di dalam proyek (antar bidang) dengan
pihak luar (misalnya rekanan, pemerintah, dll).
Agar proses integrasi dan koordinasi berlangsung efektif:
1.
Menciptakan suasana yg mendukung (condusive).
2.
Menjalin proses perencanaan, implementasi, dan pengendalian scr
ketat dlm berbagai aspek kegiatan dan peserta.
3.
Mengelola konflik scr tepat.
4.
Memelihara komunikasi yg aktif dgn stakeholder.
11
Ad.1. Menciptakan suasana yg mendukung
Æ
agar perusahaan ybs siap menerima dan mendukung aktivitas
yg diperlukan proyek
Tindakan yg diperlukan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Identifikasi peserta/pelaksana proyek, penjelasan adanya
proyek, dan garis besar rencana pengelolaan.
Identifikasi bidang fungsional dan manajer yg akan berperan.
Menunjuk pimpro sbg penanggungjawab proyek.
Menerbitkan project charter ttg batas-batas otoritas
pimpro dgn manajer fungsional.
Identifikasi keperluan sumberdaya (dana, peralatan, personil,
dll).
Menyiapkan prosedur koordinasi proyek ttg tata cara kerja
sama antara para peserta proyek.
12
Ad.2. Menjalin perencanaan-pengendalian yg tepat
Æ Komponen yg kelihatannya terpecah-pecah diharapkan dpt
menjadi kesatuan yg terpadu.
Ad.3. Mengelola konflik scr tepat
Æ Konflik terjadi jk dua atau lebih individu/kelompok mengadakan
kerja sama
Æ Mengelola konflik dlm proyek berarti mengelola
individu/kelompok yg hrs bekerja sama dlm wkt yg relatif
pendek, dgn sasaran yg sekaligus sama dan berbeda
Æ Konflik yg tdk berlebihan dan dikelola dgn baik dpt berdampak
positif
Æ Konflik yg berlebihan dan tidak dikelola dgn baik dpt
berdampak merugikan
Æ Penyebab konflik misalnya penentuan alokasi sumberdaya,
termasuk tenaga ahli, peralatan, dan dana
13
Ad.4. Memelihara komunikasi dgn stakeholder
Æ Pimpro umumnya hrs menyediakan sebagian besar wkt utk
komunikasi --- rapat operasional proyek, rapat menyusun dan
mereview laporan, dll
Æ Komunikasi terbuka mencegah hal yg berdampak negatif
thdp usaha integrasi, misalnya:
- perbedaan persepsi
- antagonisme antar-pelaku
- antagonisme antar-organisasi
- sikap melawan perubahan (resistance to change)
Lawrence dan Lorch
Æ Spesialisasi dan integrasi
Æ Agar para spesialis tdk “tenggelam” dlm dunianya sendiri
14
“Interface Management”
RD Achibald (1979)
“Interface Management adl merencanakan dan mengendalikan
interaksi antara berbagai unsur kegiatan dan organisasi para
peserta atau stakeholder pd waktu dan area tertentu”
Contoh: manajemen di zona saat terjadi interaksi antara proyek
dgn organisasi peserta
15
Jenis interface:
- Interface personil
- Interface organisasi
- Interface sistem Æ terkait dgn sistem nonhuman, interface
fisik
Dalam proyek:
- Interface dgn pemilik proyek
- Interface dgn berbagai bidang dan pimpinan internal
perusahaan
- Interface dgn pemerintah dan masyarakat
16
Stakeholder proyek adl individu/kelompok/organisasi yg:
1.
2.
3.
Aktif ikut serta dlm kegiatan proyek
Dlm jangka pendek/panjang akan terkena dampak positif atau
negatif dari adanya proyek
Memiliki kepentingan pada hasil proyek
Bbrp stakeholder penting adl:
–
–
–
–
–
–
Pimpro dan tim inti proyek --- yaitu penanggung jwb atas
pengelolaan proyek
Pelanggan atau pemilik proyek --- yaitu pihak yg akan
memakai atau memiliki produk hasil proyek
Sponsor --- yaitu penyandang dana
Pelaksana --- yaitu pihak yg mengerjakan kegiatan proyek
misalnya kontraktor dan konsultan
Organisasi atau pihak lain spt pemerintah atau badan
berwenang yg keputusannya dpt mempengaruhi proyek
Pemerhati lingkungan --- yaitu pihak yg akan terkena dampak
proyek dlm arti positif maupun negatif
17
selesai
18