BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI dan MANAJEMEN PROYEK
3.1
Organisasi dan Pihak yang Terkait
Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak–
pihak yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing–
masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang
terdiri dari organisasi–organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan
kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada pembangunan Proyek
Apartemen Providence Park, Struktur organisasi yang terlibat disusun dalam
bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi digambarkan secara
umum dalam sekema sebagai berikut :
Pemilik Proyek
Kontraktor
Konsultan
Pengawas Proyek
Gambar 3.1 Hubungan Kerja Organisasi
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III - 8
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Pemberi Tugas
P.T. SINAR PAMARONDA
Konsultan Perencana
Quality Surveyor
PT. QUANTA COSTINDO
Arsitek Eng:
PT. AIRMAS ASRI
Struktur Eng:
PT. SURADJIN SUTJIPTO, INC.
pp
M/E Eng:
Management Konstruksi
PT. GAMMA BETA ALPHA
CONSULTAN
PT. METAKOM PRANATA
Main Kontraktor
PT. MULTIKON
Garis kontrak
Garis koordinasi
Gambar 3.2. Struktur organisasi proyek The Providence Park
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -2
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.1.1 Pemilik ( Owner )
Yaitu
perorangan
atau
badan
hukum
(Pemerintah/swasta)
yang
mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya
baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat
mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan
kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan
tersebut. Pada proyek Apartemen The Prvidence Park yang bertindak sebagai
owner adalah PT.Sinar Pamaronda.
Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi :
a.
Menyediakan dana pembangunan proyek
b.
Mengadakan pembebasan tanah.
c.
Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi
tersebut (IMB).
d.
Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan
sesuai dengan kontrak.
e.
Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun
penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka
(kontrak).
f.
Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan
pekerjaan).
g.
Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan
pekerjaan, waktu dan biaya.
h.
Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau
perkembangan proyek.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -3
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.1.2 Pengawas
Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk
mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar–benar dilaksanakan sesuai
aturan dan desain yang ada. Dalam hal ini PT. Gama Beta Alpha Consultant
sebagai Construction Management.
Tugas dan wewenang dari pengawas, meliputi :
a.
Pengesahan sub kontraktor dan sub pemborong meliputi kemampuan teknis,
keuangan, dan administrasi yang bersangkutan.
b.
Menetapkan, menyediakan, dan mengkoordinir tenaga ahli yang khusus.
c.
Meminta keputusan arsitek perencana yang menyangkut perubahan
arsitektural yang perlu dilakukan.
d.
Meminta penjelasan mengenai hal-hal yang kurang jelas dalam rancangan
dan perencanaan.
e.
Meminta kontraktor untuk mengadakan pengetesan terhadap bahan dan
peralatan.
f.
Membatalkan pembelian dan mencabut pekerjaan dari tangan pemborong,
menyerahkan persetujuan pekerjaannya pada pemborong lain tanpa
pemberitahuan kepada pemilik proyek.
g.
Memberitahukan persetujuan, menolak atau mengadakan perubahan
terhadap rencana kerja yang telah dibuat kontraktor.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III - 8
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.1.3 Konsultan Perencana
Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang
jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan
atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai
permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner.
Pada proyek Apartemen The Providence Parkjasa konsultan pada bidang struktur
ditunjuk PT. Suradjin Sutjipto, inc.
Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi :
a.
Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan
mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling.
b.
Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung
bangunan.
c.
Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai
dengan kondisi di lapangan.
d.
Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun
pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.
e.
Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.
3.1.4 Kontraktor
Yaitu perseorangan atau badan hukum (pemerintah/swasta) atau pihak –
pihak yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan
gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain ( sub
kontraktor ). Pada proyek Apartemen The Providence Parkyang bertindak sebagai
kontraktor Utama adalah PT. MULTIKON.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -5
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi :
a.
Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor mandor dan pekerja-pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan.
b.
Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada
pengawas setiap ada perubahan.
c.
Menyediakan alat-alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak
dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat-alat tersebut dan
membersihkan bekas-bekasnya.
d.
Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.
e.
Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk,
volume, mutu, dimensi dan lain-lainya dari bagian - bagian pekerjaan.
f.
Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan
dipakai.
g.
Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan
rencana-rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian
internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian
waktu dan mutu.
h.
Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -6
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Project Manager
Achmad Deswantoro
Deputy Project Manager
Sugiantono
Quality Control
Moh Sobirin
Dedy Iskandar
Sukowityono
Didik Hertanto
Time Control
Frans agustinus
Pengendali Dokumen
Nisaa Anestia
Safety
Agus Widodo
Kabag. Teknik Struktur
Arif Syawaluddin Rachmat
Kabag. Kontrol Biaya
Ahmad Arif
Koordinator Subkon MEP
Martinus
Kabag. Logistik
M. Asfihan
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Main Kontraktor PT. Multikon
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -7
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.1.5 Subkontraktor
Tugas dan wewenang subkontraktor :
a.
Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor
utama
b.
Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk menyelesaikan
pekerjaan sesuai dengan kontrak.
c.
Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh kontraktor utama.
d.
Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama selama
pelaksanaan pekerjaan.
3.2
Sistem Tender dan Kontrak
3.2.1 Tahap Tender
Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Providence Park,
owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak - pihak yang terlibat
dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan
pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara
pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa
cara, antara lain :
1.
Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk
seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku.
Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media
elektronika.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III - 8
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
2.
Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan
kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti
telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
3.
Penunjukan Langsung
Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan
owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi
klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang
ditawarkan.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen The Prvidence Park,
pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan
banyak pihak yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut,
yang dimana memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing - masing.
3.2.2 Tahap Kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi
tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas
(owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang
pelelangan
dilaksanakan
dengan
cara
mengeluarkan
surat
pelulusan
pekerjaan/surat perintah kerja (gunning).
Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor.
Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen
kontrak beserta dan bersifat menyeluruh/ lumpsum. Perjanjian yang terdapat
dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -9
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak
tersebut terdiri atas :
a.
Surat perjanjian (kontrak)
b.
Surat keputusan penunjukan pemenang lelang
c.
Surat keputusan penetapan pemenang lelang
d.
Surat penawaran
e.
Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui Spesifikasi teknis dan
gambar-gambar
f.
Berita acara hasil lelang
g.
Berita acara pembukaan penawaran
h.
Berita acara penjelasan
i.
Syarat-syarat umum kontrak
j.
Syarat-syarat khusus kontrak
k.
Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan
Pada saat ini kebutuhan proyek konstruksi terdapat beberapa jenis sistem kontrak,
antara lain :
1.
Kontrak Unit Price
Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah
ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang telah
dikerjakan.
2.
Kontrak Lump Sum Fixed Price
Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh
Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilik yang menyebabkan
perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -10
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.
Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus
and Fee Contract)
Kontraktor
menyetujui
untuk
melaksanakan
pekerjaan
dengan
mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan
biaya-biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap
semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata.
4.
Kontrak Owner Builder
Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor,
sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan
mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor.
5.
Kontrak Design and Build
Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan
luas lahan. Setelah itu kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem ini
perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya.
Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya
tinggal menggunakannya.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen The Providence
Park sistem kontrak yang digunakan ialah sistem Lump Sum Fixed Price.
Dengan demikian diawal kontrak sudah diketahui bagian-bagian saja yang akan
dikerjakan serta jumlah anggaran yang akan digunakan untuk biaya pembangunan
proyek tersebut. Jika di tengah-tengah perjalanan proyek terjadi perubahan
pekerjaan harus ada persetujuan antara owner dengan kontraktor tersebut.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -11
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.3
Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara
umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana,
material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa
secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan
(specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Manajemen proyek
mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan
awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil
pembangunan.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen The Providence Park,
tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi empat bagian yaitu perencanaan
(planning),
pengorganisasian
(organizing),
pelaksanaan
(actuating)
dan
pengawasan (controlling).
3.3.1 Perencanaan (Planning)
Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang
akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan
persyaratan teknis yang diperlukan.
Kegiatan
perencanaan
diaplikasikan
dengan
menentukan
metoda
pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat
diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan.
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -12
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.3.2 Pengorganisasian (organizing)
Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun
organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan
kerja diantara unsur-unsur organisasi.
Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan
yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan
pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai tugas kewajiban,
tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah
ditetapkan.
3.3.3 Pelaksanaan (Actuating)
Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di
lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam
kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan
pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai
dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan
yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari
salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan.
3.3.4 Pengendalian (Controlling)
Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan.
Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam
membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -13
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan
pengawasan.
Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data
output yang dipalikasikan dalam bentuk antara lain : pelaksanaan tes/uji terhadap
material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut,
pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). ‘S’ curve actual dan
sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian
biaya. Pada proyek Apartemen The Providence Parkpengendalian dari bahan
dasar dan olah data (master schedule) dilakukan tiap minggu dan bulanan
(weekly/monthly report).
Reynaldi
: 41109010026
Feby Hari Wibowo : 41109010003
III -14