BAB II TINJAUAN PUSTAKA. 2.1. Tinjauan Teoritis American
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA. 2.1. Tinjauan Teoritis American Accounting Association Committee dalam Basic Auditing Concepts telah mendefinisikan audit sebagai “suatu proses sistematis yang secara obyektif memperoleh dan mengevaluasi bukti yang terkait dengan pernyataan mengenai tindakan atau kejadian ekonomi untuk menilai tingkat penyesuaian antara pernyataan tersebut dan kriteria yang telah ditetapkan serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.” Guy dkk (2002 : 5) Dari definisi diatas, unsur penting dalam pelaksanaan auditing adalah proses perolehan serta pengevaluasian bukti-bukti dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Bukti-bukti yang diperoleh baik dari dalam perusahaan maupun dri luar perusahaan digunakan sebagai bahan evaluasi sehingga hasil audit lebih objektif. Kriteria-kriteria yang ditetapkan digunakan sebagai tolak ukur auditor untuk memberikan pendapatnya yang kemudian dituangkan ke dalam laporan audit. Laporan audit harus dapat memberi informasi kepada para pengguna akan tingkat keseuaian dari informasi tersebut. 2.1.1. Audit Internal Menurut American Accounting Association yang dikutip Sawyer dkk (2005 : 8 ) mengenai audit internal adalah sebagai berikut “Audit internal adalah proses sistematis untuk secara objektif memperoleh dan mengevaluasi asersi Universitas Sumatera Utara mengenai tindakan dan kejadian-kejadian ekonomis untuk meyakinkan derajat kesesuaian antara asersi ini dengan kriteria yang ditetapkan dan mengkomunikasikannya ke pengguna yang berkepentingan.” Audit internal adalah fungsi penilaian independen yang dibentuk dalam perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya sebagai jasa yang diberikan kepada perusahaan. Audit internal adalah sebuah aktivitas konsultasi dan keyakinan objektif yang dikelola secara independen didalam organisasi dan diarahkan oleh filosofi penambahan nilai untuk meningkatkan operasional perusahaan. Tujuan audit internal adalah untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan resiko, kecukupan kontrol, dan pengelolaan organisasi. Audit internal merupakan profesi yang dinamis dan terus berkembang yang mengantisipasi perubahan dlam lingkungan operasinya dan beradaptasi terhadap perubahan dalam struktur organisasi, proses, dan teknologi. 2.1.1.1. Pengertian Audit Internal Untuk dapat memahami dan memperjelas definisi dari Audit Internal, berikut dikutip beberapa definisi audit internal. Ikatan Auditor Internal (IIA – Institute Of Internal Auditor) dikutip oleh Sawyer dkk (2005 : 8) mendefinisikan audit internal sebagai berikut “Audit internal adalah fungsi penilaian independen yang dibentuk dalam perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitasaktivitasnya sebagai jasa yang diberikan kepada perusahaan.” Pernyataan ini lebih merupakan semacam pendahuluan, dan bukan sebuah definisi karena tidak memaparkan lebih jauh mengenai tanggung jawab auditor Universitas Sumatera Utara internal dan juga tidak menekankan bahwa audit tidak lagi hanya berkaitan dengan aspek akuntansi. Kemudian Dewan Direksi IIA yang dikutip oleh Sawyer dkk( 2005 : 9 ) mendefinisikan : audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan objektif dan konsultasi yang dirancang untuk memberi nilai tambah dan meningkatkan operasi organisasi. Audit tersebut membantu organisasi mencapai tujuannya dengan menetapkan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses pengelolaan resiko, keukupan kontrol, dan pengelolaan organisasi. Selanjutnya Ikatan Auditor Internal (IIA – Institute Of Internal Auditor) dikutip oleh Messier dkk ( 2005 : 514 ) mendefinisikan audit internal sebagai berikut: Audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan objektif, dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. Audit internal ini membantu organisasi untuk mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan sistematis dan disiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata kelola. Definisi ini menggariskan tujuan utama dari profesi dan secara luas menyatakan berbagai metode untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Dalam melaksanakan audit internal dilakukan secara independen dan objektif artinya bahwa aktivitas audit tidak terpengaruh oleh pihak manapun dan tidak terlibat dalam pelaksanaan audit tersebut. Sawyer dkk ( 2005 : 10 ) mengenukakan definisi untuk menggambarkan lingkup audit internal modern yang luas dan tak terbatas sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol ysng berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah : 1. Informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan, 2. Risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi, 3. Peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti, 4. Kriteria operasi yang memusakan telah dipenuhi, 5. Sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis dan 6. Tujuan organisasi telah dicapai secara efektif, semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif. Definisi diatas tidak hanya mencakup peranan dan tujuan auditor internal, tetapi juga mengakomodasikan kesempatan dan tanggung jawab. Definisi tersebut juga memadukan persyaratan-persyaratan signifikan yang ada di standar dan menangkap lingkup yang luas dari auditor internal modern yang lebih menekankan pada penambahan nilai dan semua hal yang berkaitan dengan resiko, tata kelola, dan kontrol. Definisi diatas juga menunjukkan bahwa audit internal telah berkembang dari semula profesi yang hanya memfokuskan diri pada masalah teknis akuntansi, menjadi profesi yang memiliki orientasi memberikan jasa bernilai tambah bagi manajemen. Dengan kata lain lingkup audit tidak lagi terbatas hanya pada pemeriksaan keuangan saja, akan tetapi juga berkembang pada pemeriksaan di bidang lainnya seperti pengendalian, kepatuhan, tata kelola operasional dan lain-lain. Audit internal telah berubah menjadi disiplin yang berbeda, dengan pusat perhatian yang lebih luas dan semakin berkembang.. Dalam perkembangannya konsep audit internal telah banyak mengalami perubahan. Audit internal sebelumnya hanya berperan dalam mengawasi kinerja perusahaan dan cenderung hanya mencari kesalahan, namun saat ini audit internal Universitas Sumatera Utara dapat memberikan saran juga tindakan perbaikan atas sistem yang telah ada. Audit internal saat ini juga dapat dikatakan sebagai konsultan perusahaan yang membantu perusahaan dalam mereview kinerja maupun aktivitas operasional perusahaan yang berguna untuk mencapai tujuannya di masa yang akan datang. Dengan adanya departemen Internal Audit pada perusahaan, diharapkan akan dapat membantu anggota manajemen dalam berbagai hal, seperti menelaah prosedur operasi dari berbagai unit dan melaporkan hal-hal yang menyangkut tingkat kepatuhan terhadap kebijasanaan pimpinan perusahaan, efisiensi, unit usaha atau efektifitas sistem pengawasan intern. Hal inilah yang melatar belakangi timbulnya spesialisasi bidang pemeriksaan intern, yang menuntut tidak hanya keahlian dalam bidang akuntansi tetapi juga keahlian bidang lainnya. ( Nasution : 2003) 2.1.1.2. Fungsi dan Tujuan Audit internal Sawyer dkk (2005 : 32) menyebutkan fungsi audit internal bagi manajemen sebagai berikut : 1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang tidak dapat diawasi sendiri oleh manajemen puncak. 2. Mengidentifikasi dan meminimalkan resiko. 3. Memvalidasi laporan ke manajemen senior. 4. Membantu manajemen pada bidang-bidang teknis. 5. Mebantu proses pengambilan keputusan. 6. Menganalisis masa depan bukan hanya masa lalu. 7. Membantu manajer untuk mengelola perusahaan. Selanjutnya menurut Tampubolon dalam bukunya “ Risk and systemBased Internal Auditing” (2005 : 1) bahwa “fungsi audit intern lebih berfungsi sebagai mata dan telingga manajemen, karena manajemen butuh kepastian bahwa Universitas Sumatera Utara semua kebijakan yang telah ditetapkan tidak akan dilaksanakan secara menyimpang”. Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah membantu semua manajemen dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Menurut Agoes (2004 : 222) untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut : 1. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern, dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal. 2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedurprosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. 3. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan. 4. Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya. 5. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. 6. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas. 2.1.2. Pengendalian Internal Sebagaimana diketahui bahwa defenisi pengendalian intern yang dikemukakan Committee On Auditing Procedure American Institute Of Certified Public Accountant (AICPA) adalah sebagai berikut “Pengendalian internal mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan oleh perusahaan untuk mengamankan aktiva, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan Universitas Sumatera Utara mendorong ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan.” Dalam arti sempit pengendalian internal sama dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar (horizontal) dengan penjumlahan lurus (vertical) Dalam arti luas pengendalian internal dapat disamakan dengan “Manajemen Control”, yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi/mengendalikan perusahaan. Dalam pengertian Pengendalian Intern meliputi : Struktur Organisasi, formulir-formulir dan prosedur pembukuan an laporan (Administrasi), budget dan standart pemeriksaan intern dan sebagainya. 2.1.2.1. Pengertian Pengendalian Internal Menurut Mulyadi ( 2002 : 180 ) definisi Pengendalian Internal adalah : Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku serta efektivitas dan efisiensi operasi. Berdasarkan pengertian diatas, dapat dipahami bahwa pengendalian internal adalah suatu rangkaian tindakan yang terdiri dari kebijakan dan prosedurprosedur yang dilakukan oleh perusahaan agar tercapainya tujuan perusahaan.kebijakan adalah program yang dibuat oleh manajemen sebagai penentu dan mengatur agar tujuan organisasi tercapai. Prosedur adalah suatu uutan kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen Universitas Sumatera Utara atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Pengendalian internal menurut Messier dkk (2005 : 250) adalah sebagai berikut “pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal entitas lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (1) keandalan laporan keuangan (2) efektivitas dan efisiensi operasi (3) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku” Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang hendak dicapai, baik itu tujuan jangka pendek, menengah maupun jangka panjang dimana tujuan dari tiap-tiap perusahaan mungkin berbeda. Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap perusahaan membutuhkan sistem yang baik dan pengelolaan yang cermat. Dari definisi pengendalian internal tersebut terdapat beberapa konsep dasar sebagai berikut: 1. Pengendalian internal merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian internal merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas. 2. Pengendalian internal dijalankan oleh orang. Pengendalian internal bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan formulir, namun dijalankan oleh orang setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personal lain. 3. Pengendalian internal diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai. Bukan keyakian mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Universitas Sumatera Utara Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam mencapai tujuan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4. Pengendalian internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasional. Ikatan Auditor Internal (Institue of Internal Auditors – IIA), yang dikutip oleh Sawyer dkk (2005 : 59), mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut : Setiap tindakan yang diambil manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Kontrol bisa bersifat preventif (untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan), detektif (untuk mendeteksi dan memperbaiki hal-hal yang tidak diinginkan yang telah terjadi), atau direktif (untuk menyebabkan atau mengarahkan terjadinya hal yang diinginkan). Konsep sistem kontrol merupakan gabungan komponen kontrol yang terintegrasi dan aktivitas-aktivitas yang digunakan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasarannya. Definisi diatas menggambarkan bahwa pengendalian intern dalam perusahaan sangat penting karena manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi terhadap jalannya perusahaan., Pengecekan dan review yang melekat pada sistem pengendalian intern yang baik dapat mengurangi kekeliruan dan penyimpangan yang akan terjadi, tidak praktis bagi auditor untuk melakukan pengauditan secara menyeluruh atau secara detail untuk hampir semua transaksi perusahaan dalam waktu dan biaya terbatas. 2.1.2.2. Tujuan Pengendalian Internal Tujuan utama pengendalian intern menurut Tugiman (2006 : 44) adalah : “Meyakinkan keandalan (reliabilitas dan integritas) informasi, kesesuaian dengan Universitas Sumatera Utara berbagai kebijaksanaan, rencana, prosedur, dan ketentuan perundang-undangan; perlindungan terhadap harta organisasi; penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien, serta tercapainya berbagai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan” Selanjutnya menurut IAI dalam bukunya “Standar Profesional Akuntan Publik” tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku 3. Efektivitas dan efisiensi operasi Dari definisi diatas dapat disimpulkan tujuan dilakukan pengendalian internal adalah sebagai berikut: a. Keandalan pelaporan keuangan Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan untuk setiap pengguna laporan keuangan tersebut. b. Kepatuhan terhadap peraturan hukum yang berlaku Pengendalian internal bertujuan membuat perusahaan berjalan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku. c. Keefektifan dan Efisiensi Operasi Pengendalian dalam suatu perusahaan merupakan alat untuk mengurangi kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha serta untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan efisien. 2.1.2.3. Komponen Pengendalian Internal Menurut Amin Widjaja Tunggal (2010 : 196) ada lima komponen pengendalian yaitu sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara 1. Lingkungan Pengendalian Internal (Control Environtment) Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal atau merupakan pondasi dari komponen lainnya yang meliputi beberapa faktor diantaranya : a. Integritas dan Etika Integritas dan nilai etis adalah bentuk produk dari standar etika dan perilaku entitas, serta bagaimana standar itu dikomunikasikan dan diberlakukan dalam praktik. Integritas dan nilai etika ini mencakup tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi dorongan dan godaan yang mungkin membuat karyawan melakukan tindakan tidak jujur, illegal, dan tidak etis. b. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi Komitment terhadap kompetensi. Kompetensi adalah pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mengidentifikasi pekerjaan seseorang. Komitmen pada kompetensi mencakup pertimbangan manajemen tentang tingkat kompetensi bagi pekerjaan tertentu, dan bagaimana tingkatan tersebut diterjemahkan menjadi ketrampilan dan pengetahuan yang diperlukan. c. Dewan Komisaris dan Komite Audit Dewan komisaris sangatlah berperan penting dalam suatu tata kelola korporasi yang efektif karena memikul tanggung jawab akhir untuk memastikan bahwa manajemen telah mengimplementasikan pengendalian internal dan proses pelaporan keuangan yang layak. Dewan komisaris yang efektif independen dengan manajemen, dan para anggotanya terus meneliti dan terlibat dalam aktivitas manajemen. Meskipun mendelegasikan tanggung jawabnya atas pengendalian internal kepada manajemen, dewan harus secara teratur menilai pengendalian tersebut. Selain itu, dewan yang aktif dan objektif sering kali juga dapat mengurangi kemungkinan bahwa manajemen mengesampingkan pengendalian yang ada. Untuk membantunya melakukan pengawasan, untuk itu Dewan membentuk komite audit yang diserahi tanggung jawabnya untuk mengawasi pelaporan keuangan. Komite audit juga bertanggung jawab untuk melakukan komunikasi yang berkelanjutan dengan auditor eksternal maupun internal, termasuk menyetujui jasa audit dan non-audit yang dilakukan oleh para auditor perusahaan publik. Yang memungkinkan para auditor dan Direktur membahas berbagai masalah yang mungkin berhubungan dengan hal-hal seperti integritas atau tindakan manajemen. d. Filosofi manajemen dan jenis operasi Manajemen, melalui aktivitasnya, memberikan isyarat yang jelas kepada parakaryawan tentang pentingnya pengendalian internal. Sebagai contoh apakah manajemen mengambil risiko yang cukup besar, atau justru menghindari risiko itu? Apakah target penjualan dan laba tidak realistis, dan apakah karyawan didorong untuk Universitas Sumatera Utara melakukan tindakan yang agresif guna mencapai target tersebut? Dapatkah manajemen digambarkan sebagai “gemuk dan birokratis,” “ramping dan picik”, yang didominasi oleh satu atau segelintir individu ataukah “pas”? memahami aspek ini serta aspek-aspek serupa dalam filosofi manajemen dan jenis operasi akan membuat auditor dapat merasakan sikap manajemen tentang pengendalian internal. e. Struktur Organisasi Struktur organisasional entitas menentukan garis-garis tanggung jawab dan kewenangan yang ada. Dengan memahami struktur organiasi klien, auditor dapat mempelajari pengolahan dan unsurunsur fungsional bisnis serta melihat bagaimana pengendalian itu diimplementasikan. f. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Aspek paling penting daripengendalian internal adalah personil. Jika para karyawan kompeten dan bisa dipercaya, pengendalian lainnya dapat diabaikan, dan laporan keuangan yang andal masih akan dihasilkan. Orang-orang yang tidak kompeten atau tidak jujur bisa merusak sistem, meskipun ada banyak pengendalian yang diterapkan. Orangorang yang jujur dan efisien mampu mencapai kinerja yang tinggi meskipun hanya ada satu segelintir pengendalian yang lain untuk mendukung mereka. Akan tetapi, orang-orang kompeten dan terpercaya sekalipun bias saja memiliki kekurangan. Sebagai contoh mereka dapat menjadi bosan atau tidak puas, yang mana masalah pribadi dapat mengganggu kinerja mereka, atau sasarannya mungkin berubah. Karena pentingnya personil yang kompeten dan terpercaya dalam mengadakan pengendalian yang efektif, metode untuk mengangkat, mengevaluasi, melatih, mempromosikan, dan member kompensasi kepada personil itu merupakan bagian yang penting dari pengendalian internal. 2. Penilaian Resiko (Risk Assesment) Terdiri dari identifikasi risiko. Identifikasi risiko meliputi pengujian terhadap faktor-faktor eksternal seperti perkembangan teknologi, persaingan, dan perubahan ekonomi. Faktor internal diantaranya kompetensi karyawan, sifat dari aktivitas bisnis, dan karakterister pengolahan sistem informasi. Sedangkan Analisis Risiko meliputi menilai kemungkinan terjadinya risiko, dan bagaimana mengelola risiko. 3. Aktivitas Pengendalian Terdiri dari kebijakan dan prosedur yang menjamin karyawan melaksanakan arahan manajemen. Aktivitas pengendalian meliputi review terhadap sistem pengendalian, pemisahan tugas, dan pengendalian terhadap sistem informasi. Pengendalian terhadap informasi meliputi dua cara yaitu General controls, mencakup kontrol Universitas Sumatera Utara terhadap akses, perangkat lunak dan system development dan Application Controls, mencakup pencegahan dan deteksi transaksi yang tidak terotorisasi. Berfungsi untuk menjamin completeness, accuracy, authorization and validity dari proses transaksi. 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Sistem informasi yang relavan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang mencakup sistem akuntansi, terdiri atas metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntanbilitas bagi asset, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikann aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi yang mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dari tanggung jawab individual berkaitandengan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan. 5. Pemantauan (Monitoring) Suatu tanggung jawab manajemen yang penting adalah membangun dan memelihara pengendalian internal. Manajemen memantau pengendalian internal untuk mempertimbangkan apakah pengendalian tersebut dimodifikasi sebagaimana mestinya jika perubahan kondisi menghendakinya. Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas, auditor dan personel yang pekerjaan serupa demikian memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas pemantau dapat mencakup penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan komentar dari badan yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. Auditor harus memperoleh pengetahuan yang memadai mengenai aktivitas utama entitas yang digunakan untuk memantau pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan, termasuk bagaimana aktivitas tersebut digunakan untuk melaksanakan tindakan koreksi. 2.1.2.4. Keterbatasan Pengendalian Internal Pengendalian internal setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Pengendalian internal hanya memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan entitas. Universitas Sumatera Utara Menurut Mulyadi (2002 : 181) mengemukakan bahwa keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian internal adalah : 1. Kesalahan dalam pertimbangan. Seringkali manajemen dan personel lain dapat salah dalam memprtimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain. 2. Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan. 3. Kolusi. Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi. Kolusi dapat meengakibatkan bobolnya pengendalian intern ang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang. 4. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku. 5. Biaya lawan manfaat. Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat yang biasanya tidak mungkin dilakukan. Manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kualitatif dan kuantitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern. 2.1.3. Pengendalian Internal Gaji dan Upah Salah satu hal yang berpengaruh dalam peningkatan kinerja tenaga kerja yaitu pemberian gaji dan upah. Secara periodik, perusahaan berkewajiban untuk memberikan gaji dan upah kepada tenaga kerjanya atas jasa-jasa mereka yang telah dinikmati oleh perusahaan dalam rangka menghasilkan pendapatan. Gaji sebaiknya dibayarkan berdasarkan pada kompetensi (keahlian dan keterampilan) Universitas Sumatera Utara yang dimiliki oleh masing-masing karyawan, bukan berdasarkan pada kedekatan hubungan dengan salah satu pemilik perusahaan. 2.1.3.1. Pengertian Gaji dan Upah Banyak definisi yang dapat dikemukakan mengenai gaji dan upah. Menurut Niswonger dkk (1999 : 446) definisi mengenai gaji dan upah adalah: Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam. Selanjutnya Mulyadi (2010 : 373) mengemukakan bahwa : Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa seseorang yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, Sedangkan upah adalah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau satuan jumlah produk yang dihasilkan oleh karyawan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja yang kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku diperusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu. Sistem penggajian dapat didefinisikan sebagai jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu oleh manejemen untuk menjalankan atau memberikan gaji kepada karyawan dalam suatu lingkungan perusahaan. Dalam sistem penggajian pembayaran gaji dilaksanakan oleh beberapa fungsi. Fungsi Universitas Sumatera Utara yang terkait dalam sistem penggajian adalah Fungsi Kepegawaian, Fungsi Personalia, Fungsi Akuntansi, dan Fungsi Keuangan. Dimana tugas masingmasing fungsi tersebut saling berhubungan. Melalui sistem penggajian yang baik dan teratur, perusahaan akan dapat terhindar dari terjadinya penyelewenganpenyelewengan harta perusahaan sebagai akibat dari rasa ketidakpuasan karyawan terhadap gaji yang diterimanya. Dengan adanya sistem penggajian, akan dapat melahirkan pelaksanaan penggajian yang baik pula sehingga dapat mendorong terwujudnya aktifitas perusahaan yang sehat dan dinamis. 2.1.3.2. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian Menurut Mulyadi (2010 : 374) dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumendokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2. Kartu Jam Hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu utuk mencatat jam hadir karyawan. Catatanjam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu Jam Kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diiisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 4. Daftar Gaji Dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara 5. Rekap Daftar Gaji Dan Rekap Daftar Upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. 6. Amplop Gaji Dan Upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifkasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 7. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 2.1.3.3. Prosedur Pencatatan Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Menurut Mulyadi (2010 : 382) catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan gaji dan upah adalah : 1. Jurnal Umum. Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatata distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. 2. Kartu Harga Pokok Produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. 3. Kartu Biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. 4. Kartu Penghasilan Karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dalam sistem akuntansi gaji perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji karyawan. Fungsi tersebut saling Universitas Sumatera Utara bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2010 : 382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian internal yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah. Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan setiap jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4. Fungsi Akuntansi. Dalam sistem penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya: utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). 5. Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Selanjutnya menurut Mulyadi (2010 : 385) jaringan prosedur yang membentuk sistem baik sistem penggajian maupun sistem pengupahan adalah sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesana yang menikmati jasa karyawan tersebut. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah atas daftar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk. Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian mengauangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan menunjukkan akun yang harus di debet dan di kredit beserta jumlahnya masing-masing. Jurnal merupakan catatan pertama setelah adanya bukti transaksi sebelum dilakukan pencatatan dalam buku besar. Menurut Mulyadi (2010 : 385) jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini : Universitas Sumatera Utara a. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang kewajiban gaji ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut: Gaji dan upah xx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai clearing account, b. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx Biaya Administrasi dan Umum xx Biaya Pemasaran xx Gaji dan Upah xx Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan tertentu, maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan ke dalam rekening biaya overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam rekening Biaya Administrasi dan Umum dan rekening Biaya Pemasaran. c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap ”lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut: Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Kas xx xx d. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum, dan Biaya Pemasaran. Selanjutnya jurnal untuk mencatat biaya upah menurut Mulyadi (2010 : 396), dibuat dalam empat tahap. Universitas Sumatera Utara a. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang kewajiban upah ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut: Gaji dan upah xx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai clearing account, b. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut: Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx Biaya Administrasi dan Umum xx Biaya Pemasaran xx Gaji dan Upah xx Karena upah karyawan di pabrik dibagi menjadi dua: tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tidak langsung, maka upah biaya tenaga kerja langsung dibebankan ke dalam rekening Barang dalam ProsesBiaya Tenaga Kerja, sedangkan biaya upah tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik dan dibebankan ke dalam rekening biaya overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam rekening Biaya Administrasi dan Umum dan rekening Biaya Pemasaran. c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap ”lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek sebagai berikut: Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Kas xx xx d. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga pokok produk dan kartu biaya. Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat rincian biaya tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi pesanan. Kartu harga pokok produk merupakan rekening pembantu untuk rekening Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja. Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: Universitas Sumatera Utara Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum, dan Biaya Pemasaran. Upah tenaga kerja tidak langsung, upah karyawan fungsi administrasi dan umum (fungsi akuntansi, fungsi personalia dan umum, fungsi hubungan masyarakat) dan upah karyawan fungsi pemasaran dicatat ke dalam kartu biaya. 2.1.3.4. Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Menurut Mulyadi (2010 : 386) unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah a. Struktur organisasi 1. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah Harus Terpisah Dari Fungsi Keuangan. 2. Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Harus Terpisah Dari Fungsi Operasi. b. Sistem Otorisasi 1. Setiap Orang yang Namanya Tercantum Dalam Daftar Gaji dan Upah Harus Memiliki Surat Keputusan Pengangkatan sebagai Karyawan Perusahaan Yang Ditandatangani Oleh Direktur Utama. 2. Setiap Perubahan Gaji Dan Upah Karyawan Karena Perubahan Pangkat, Perubahan Tarif Gaji dan Upah, Tambahan Keluarga Harus Didasarkan Pada Surat Keputusan Direktur Keuangan. 3. Setiap Potongan Atas Gaji dan Upah Karyawan Selain dari Pajak Penghasilan Karyawan Harus Didasarkan Surat Potongan Gaji Dan Upah Yang Diotorisasi Oleh Fungsi Kepegawaian. 4. Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi Oleh Fungsi Pencatat Waktu. 5. Perintah Lembur Harus Diotorisasi Oleh Kepala Departemen Karyawan yang Bersangkutan. 6. Daftar Gaji dan Upah Harus Diotorisasi Oleh Fungsi Personalia. 7. Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah Harus Diotorisasi Oleh Fungsi Akuntansi. 8. Perubahan dalam Catatan Penghasilan Karyawan Direkosiliasi dengan Daftar Gaji dan Upah Karyawan. c. Prosedur Pencatatan 1. Tarif Upah yang Dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja Diverifikasi Ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi Biaya. 2. Kartu Jam Hadir Harus Dibandingkan Dengan Kartu Jam Kerja Sebelum Kartu yang Terakhir Ini Dipakai Sebagai Dasar Distribusi Biaya Tenaga Kerja Langsung. d. Praktik Yang Sehat 1. Pemasukan Kartu Jam Hadir ke Dalam Mesin Pencatat Waktu Harus Diawasi oleh Fungsi Pencatat Waktu. Universitas Sumatera Utara 2. Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Harus Diverifikasi Kebenaran dan Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Keuangan Sebelum Dilakukan Pembayaran. 3. Penghitungan Pajak Penghasilan Karyawan Direkonsilisasi dengan Catatan Penghasilan Karyawan. 4. Catatan Penghasilan Karyawan Dipimpin oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah. Universitas Sumatera Utara