BAB I PENDAHULUAN

BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini semakin cepat memasuki
berbagai bidang, sehingga kini semakin banyak perusahaan yang berusaha
meningkatkan usahanya terutama dalam bidang bisnis yang sangat berkaitan erat
dengan teknologi informasi itu sendiri. Hal ini didukung oleh pernyataan bahwa
kegunaan komputer pada aplikasi bisnis adalah untuk menyediakan informasi
dengan cepat, tepat dan akurat. Informasi ini ibarat darah yang mengalir di dalam
tubuh suatu perusahaan. Jika di dalam suatu perusahaan, informasi tersebut
terhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi lusuh atau tidak
layak pakai. Salah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah
semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan-perusahaan yang ingin
mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi
dengan menggunakan alat pendukung pengolah data.
Komputer bukan lagi barang mewah atau sesuatu yang langka untuk
dimiliki oleh seseorang seperti awal kedatangannya, tetapi sudah menjadi suatu
keperluan bahkan kebutuhan yang sangat bersifat umum dan fital, terutama bagi
perusahaan dan badan instansi baik milik pemerintah maupun swasta. Penggunaan
komputer telah berkembang menjadi sebuah sarana komunikasi dan edukasi yang
paling cepat saat ini. Sehingga pengunaannya menjadi penting di setiap sendisendi kehidupan masyarakat, termasuk dalam proses perolehan informasi pada
suatu perusahaan.
PT. Bangun Bangun Satya Wacana adalah salah satu perusahaan
outsourcing yang bergerak dibidang pelayanan jasa komputer dan jasa penyediaan
instruktur komputer. Selama ini dalam pengolahan data presensi instruktur
komputer yang ditempatkan pada area kerja sekolah-sekolah rekanan perusahaan
tersebut dilakukan secara manual, instruktur kcomputer tersebut dibantu oleh
seorang asisten instruktur komputer dalam kegiatan belajar mengajar. Dalam
proses presensi intruktur dan asisten komputer masih dilakukan secara manual
1
2
yaitu pengisian lembaran form presensi dan dikirimkan pada kurun waktu tertentu,
sehingga mengakibatkan semakin banyaknya hardcopy arsip dan permasalahan
yang disebabkan oleh human error misalnya saja keterlambatan proses
pengiriman absensi oleh intruktur dan asisten komputer tersebut tidak tepat waktu
sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan maupun kesalahan manajemen
personalia dalam penginputan data.
Proses presensi yang telah ada di PT. Bangun Satya Wacana dapat
dikatakan masih kurang efekif dan efisien karena semua masih dilakukan secara
manual, mulai dari pendataan dan penghitungan jam hadir, jam keluar, lama
waktu kerja, sampai dengan keterangan tidak masuk karyawan. Sedangkan
didepartemen personalia pengaksesan ini belum memiliki suatu sistem informasi
pegawai yang baik. Semua hal tersebut sering mengakibatkan hasil yang kurang
teliti dan memakan waktu yang lama. Masalah yang utama yang timbul
dikarenakan adanya faktor kelelahan mental akibat hanya ada seorang staff saja
yang bertanggung jawab dalam penghitungan jam kerja.
Dengan permasalah tersebut maka perlu adanya dibuatkan sistem untuk
proses bisnis. Sebagai salah satu perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang
penyediaan instruktur dan asisten komputer yang bekerja sama dengan sekolahsekolah rekanan, dimana data presensi yang selama ini berjalan dilakukan secara
manual, data presensi merupakan data yang sangat vital bagi sebuah perusahaan.
Sistem presensi yang selama ini dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi
data pada lembaran presensi sehingga tidak dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya. Berdasarkan permasalah tersebut maka perlu dibuatkan analisis
dan perancangan suatu sistem untuk membantu melakukan proses kerja,
khususnya dalam presensi keseharian pegawai pada PT. Bangun Satya Wacana
dengan pertimbangan tersebut maka perlu menerapkan pengetahuan yang telah
diperoleh selama ini
dan memutuskan untuk membuat suatu analisis dan
perancangan aplikasi yang berjudul :
MONITORING
PRESENSI
”ANALISIS DAN PERANCANGAN
PEGAWAI
OUTSOURCING
MENGGUNAKAN QR CODE DAN SMS GATEWAY STUDI KASUS PT.
BANGUN SATYA WACANA”.
3
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, yang menjadi perumusan masalah dalam
tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana menganalisa dan merancang aplikasi agar dapat membantu PIC
(person in charge) dalam proses pendataan daftar hadir instruktur
komputer dan asistennya?
2. Bagaimana menganalisa dan merancang aplikasi untuk mempermudah
pertukaran informasi khususnya informasi mengenai presensi ?
3. Bagaimana menganalisa dan merancang aplikasi dalam memonitoring
kehadiran insrtuktur komputer dan asisten komputer yang ditugaskan pada
area kerja sekolah-sekolah rekanan ?
4. Bagaimana menganalisa dan merancang aplikasi untuk mempermudah
menyimpan dan menginput data dalam membantu efisiensi dan efektifitas
proses presensi ?
1.3 Batasan Masalah
1. Analisis dan Perancangan monitoring presensi pada perusahaan ini hanya
dilakukan pada ruang lingkup instruktur komputer dan asisten saja.
2. Analisa dan Perancangan monitoring presensi ini hanya akan mencatat halhal yang berkaitan dengan data dan daftar kehadiran karyawan, dan
melakukan pengaturan terhadap penentuan waktu kedatangan dan
kepulangan karyawan.
3. Analisis dan Perancangan monitoring presensi ini tidak akan melakukan
penghitungan penggajian karyawan berdasarkan lamanya waktu kerja
karyawan maupun tempat pelaksanaan presensi
4. Analisa dan Perancangan monitoring presensi ini juga tidak terhubung
dengan database perusahaan, karena analisa dan perancangan monitoring
presensi ini merupakan suatu aplikasi tambahan yang berdiri sendiri
sehingga tidak akan mengganggu dan mengacaukan database pusat yang
terhubung dengan data keseluruhan dan keterangan aktifitas perusahaan.
5. Pendeteksian presensi pada aplikasi ini terbatas pada metode dan teknologi
yang digunakan yakni berbasis web QR Code dan SMS Gateway sehingga
4
tidak menggunakan teknologi pendeteksian yang lain seperti fingerprint
scan atau yang lainnya.
1.4
Tujuan dan Manfaat Penulisan
Dalam sebuah penulisan tugas akhir, tentu
saja memiliki tujuan dan
manfaat yang nantinya diharapkan agar penulis dan pembaca dapat memahami
dasar pembuatan tugas akhir ini. Adapun tujuan dalam penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
1. Mempermudah pengolahan dan penyimpanan data kehadiran asisten dan
instruktur komputer pada perusahaan ini.
2. Mengaplikasikan teknologi berbasis web interaktif dan ilmu pengetahuan
dalam mendesain suatu sistem yang dimanfaatkan dalam dunia nyata,
yaitu dengan cara mengimplementasikan presensi berbasis web pada
perusahaan tersebut.
3. Mempermudah PIC (Person In Charge) dalam memantau kehadiran setiap
pegawai instruktur dan asisten komputer .
4. Mempermudah dalam proses pengiriman data presensi instruktur dan
asisten komputer pada perusahaan ini.
Sedangkan, adapun manfaat dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai
berikut :
1) Manfaat Bagi Perusahaan
1. Dengan dibuatnya analisis dan perancangan sistem ini, diharapkan
dapat membantu pertukaran atau pengiriman informasi lebih cepat,
tepat dan akurat.
2. Dengan analisa dan perancangan aplikasi ini diharapkan dapat
membantu kinerja para karyawan yang terkait sehingga waktu yang
digunakan lebih efektif dan efisien.
3. Menuju terciptanya paperless office sebagai wujud dari kepedulian
lingkungan.
4. Dapat memberikan informasi, masukan untuk dijadikan suatu
pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
5
2) Akademik
1. Analisis dan Perancangan Aplikasi ini diharapkan dapat bermanfaat
bagi para mahasiswa yang sedang dalam pengerjaan tugas akhir
sebagai bahan referensi.
2. Memberikan sumber pengetahuan baru bagi semua pihak yang
membacanya dan sebagai acuan dalam penelitian selanjutnya.
3) Penulis
1. Sebagai salah satu syarat kelulusan dan untuk mendapatkan Gelar
Sarjana.
2. Memberikan arti penting dan manfaat bagi mahasiswa yaitu selain
dapat mengimplementasikan ilmu dalam bidang Sistem Informasi,
juga dapat mengetahui sampai sejauh mana Sistem Informasi dapat
diaplikasikan untuk mengukur tingkat penggunaan sistem informasi
itu sendiri.
1.5. Metode Penelitian
Untuk mewujudkan maksud penelitian ini maka metode penelitian yang di
gunakan antara lain :
1.5.1
Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini berdasarkan pengambilan datanya yaitu menggunakan
metode Field Research (Penelitian Lapangan) dimana sumber data yang
didapatkan melalui penelitian lapangan langsung pada bagian PIC (Person In
Charge) diperusahaan yang bersangkutan serta di bagian akademis sekolahsekolah rekanan. Berdasarkan analisis data maka sumber data yang ada di
analisa dengan menggunakan metode kualitatif kemudian hasil penelitian
tersebut dipaparkan dengan metode deskriptif dimana analisa data tersebut
dijelaskan secara rinci dari awal hingga akhir penelitian sesuai dengan
gambarannya.
1.5.2 Tekhnik Pengumpulan Data
Tekhnik pengumpulan data pada metode penelitian ini dilakukan secara
langsung pada objek penelitian, data serta keterangan yang dikumpulkan
diperoleh dengan cara :
6
1. Observasi (Pengamatan Langsung Dilapangan)
Penelitian ini dilakukan dengan cara observasi/pengamatan secara
langsung baik di lokasi perusahaan pada bagian PIC (person in charge)
maupun di bagian akademis sekolah rekanan. penulis mengamati
bagaimana proses presensi yang selama ini berjalan yang masih dalam
keadaan manual.
2. Wawancara.
Penulis melakukan wawancara kepada setiap asisten dan instruktur
komputer
dan kepada PIC (Person In Charge) Divisi, bagian
administrasi pada perusahaan maupun pihak akademis sekolah rekanan
melalui wawancara kepada pihak sekolah yang bersangkutan. Hal ini
dilakukan agar data yang diperoleh valid dan bisa digunakan dengan
semaksimal mungkin.
3. Dokumentasi
Pengumpulan data dokumentasi yang dilakukan dalam penelitian
ini adalah dengan mengumpulkan lembaran form presensi yang berisi
kolom jam datang, jam pulang dan paraf intstruktur komputer dan asisten
serta tanda tangan dan cap sekolah. Selain itu dibutuhkan pula arsip-arsip
data karyawan instruktur dan asisten komputer.
1.5.3
Metode Pengembangan Sistem
Metode
pengembangan
sistem
ini
menggunakan
metode
perancangan Waterfall sering juga disebut (Sequel Linier). Dimana metode
perancangan Waterfall dalam penelitian ini meliputi beberapa proses
diantaranya :
1. Analisa
Pada tahap ini perancangan aplikasi mengumpulkan kebutuhan
sistem atau analisis harus mengerti fungsi software yang di inginkan
performance dan interface terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis
ini didokumentasikan dan direview atau dibahas dan ditinjau bersama
para personil yang terkait pada perusahaan ini.
7
2. Design / Perancangan Aplikasi
Dalam perancangan ini mengunakan pendekatan UML (Unified
Modeling Language) diagram-diagram yang digunakan antara lain :
 Use Case Diagram
 Activity Diagram
 Sequence Diagram
 Class Diagram
 Impelementasi
1.6
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberi gambaran secara global
atau ringkas yang dibuat oleh penulis. Penulisan Skripsi ini akan dibagi menjadi 5
bab, yaitu:
BAB I :
PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan secara singkat mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, juga
sistematika penelitian.
BAB II :
LANDASAN TEORI
Bab ini mejelaskan secara singkat mengenai landasan-landasan teori
dasar yang mendukung laporan tugas akhir, bab ini menjelaskan teori mengenai
analisa dan perancangan monitoring presensi, teori-teori yang berhubungan
dengan program aplikasi dan database yang digunakan dalam merancang aplikasi
ini. Sehingga dasar acuan penelitian yang dilakukan tidak menyimpang dari latar
belakang yang ada sesuai dengan tujuan penelitian.
BAB III : ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi penjelasan tentang tinjauan organisasi, analisa pada
permasalahan yang dihadapi, sistem yang diusulkan, pemodelan sistem dalam
bentuk UML, rancangangan basis data.
BAB IV : ANALISA DAN PERANCANGAN USER INTERFACE
Bab ini membahas mengenai perancangan user interface atau desain
rancangan tampilan dengan hasil rancangan pada bab sebelumnya.
8
BAB V :
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan-kesimpulan dari seluruh bab serta saran
yang berguna bagi pihak terkait untuk pengembangan lanjutan