Sistem Informasi Bantuan Operasional Sekolah Unit

IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id
Sistem Informasi Bantuan Operasional Sekolah Unit Pelaksana Teknis
Taman Kanak-Kanak Dan Sekolah Dasar (UPT TK Dan SD)
Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan
Ines Desti Indraswuri, Bambang Eka Purnama, Lies Yulianto
[email protected]
Abstraction - School Operational Assistance Reporting systems that are running on the UPT
Kebonaguang kindergarten and elementary school districtis the conventional reporting system, that is
by typing using the software Microsoft Word or Microsoft Excel. So indirectly rising problems include
error sinrecording and use of the BOS fund, error sin the calculation of financial data, delay sin the
completion of reports and many other problems. This study aims at providing an efficient system and
appropriate in order to support the performance. Data collection methods used in this study is
observasion, interview and literature studies, then implemented using the programming language PHP
and the MySQL database. So it can be expected that the system built actually be able to overcome the
problems posed by the old ways are still conventional.
Abstraksi - Sistem pelaporan Bantuan Operasional sekolah yang sedang berjalan pada UPT TK dan
SD Kecamatan Kebonaguang adalah sistem pelaporan konvensional, yaitu dengan cara mengetik
menggunakan software Microsoft Word atau Microsoft Excel. Maka secara tidak langsung timbul
masalah diantaranya adalah kesalahan dalam pencatatan dan penggunaan dana BOS, kesalahan
dalam perhitungan data keuangan, keterlambatan dalam penyelesaian laporan dan masih banyak
masalah lainnya. Penelitian ini bertujuan untuk tersedianya sebuah sistem informasi yang efisien dan
tepat guna demi menunjang kinerja petugas. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah observasi, wawancara dan studi literature, selanjutnya diimplementasikan
menggunakan bahasa pemrograman Php dan database MySQL. Dari penelitian yang dilakukan,
dihasilkan sebuah sistem yang benar-benar mampu mengatasi permasalahan-permasalahan yang
ditimbulkan oeh cara lama yang masih konensional.
1.1. Latar Belakang Masalah
Pada UPT TK dan SD Kecamatan
Kebonagung, khususnya Sekolah Dasar
Negeri
yang
berada
di
Kecamatan
Kebonagung banyak terjadi permasalahan,
khususnya masalah pembuatan laporan
penggunaan dana BOS. Masalah tersebut
diantaranya
adalah
kesalahan
dalam
pencatatan data penggunaan dana BOS,
kesalahan dalam perhitungan data keuangan,
keterlambatan dalam penyelesaian laporan
dan masih banyak masalah lainnya.
Kesalahan pembuatan laporan penggunaan
dana BOS di atas disebabkan oleh sistem
pengolahan data yang masih menggunakan
cara konvensional, yaitu sebatas pencatatan
menggunakan program MS. Word atau MS.
Excel, sedangkan untuk perhitungan data
keuangan masih menggunakan kalkulator
sederhana sehingga tidak efisien karena
membutuhkan waktu yang lama untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut. Selain itu
tingkat kesalahan sangat tinggi. Belum lagi
dalam penyusunan laporan penggunaan dana
BOS, pengelola dana BOS harus membuka
masing-masing arsip untuk melakukan kroscek
data, sehingga sering terjadi keterlambatan
dalam pengiriman laporan ke instansi terkait.
Dengan dukungan 1 unit notebook, dan 2
unit printer yang ada di UPT TK dan SD, dan
tersedianya komputer maupun notebook pada
seluruh SDN di Kecamatan Kebonagung,
ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)
seharusnya masalah diatas dapat diatasi.
Salah satunya adalah dengan menciptakan
sebuah
perancangan
sistem
informasi
pelaporan Bantuan Operasional Sekolah untuk
SDN di Kecamatan Kebonagung yang
diharapkan dapat dipakai untuk menjawab
semua kesulitan dan membantu meminimalkan
terjadinya kesalahan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Sistem pelaporan Bantuan Operasional
Sekolah yang berjalan di UPT TK dan
SD Kecamatan Kebonagung masih
konvensional
yaitu
dengan
cara
mengetik
menggunakan
program
Microsoft Word ataupun Microsoft Excel.
2. Bagaimana teknik mengurangi tingkat
kesalahan pembuatan pelaporan dana
Bantuan Operasional Sekolah yang
relatif tinggi ?
3. Bagaimana membangun sebuah sistem
informasi agar pengelola BOS tidak lagi
menggunakan
cara
konvensional
dengan cara mengetik menggunakan
Microsoft Word ataupun Microsoft Excel
dalam membuat laporan dana BOS dan
sistem yang dibuat dapat meminimalkan
kesalahan perhitungan data?
1
IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id
1.3 Tujuan Penelitian
Menghasilkan sebuah sistem informasi yang
dapat membantu mempermudah pembuatan
laporan penggunaan dana BOS di UPT TK
dan SD Kecamatan Kebonagung dan
mempercepat proses pelaporan data kepada
instansi terkait.
1.4 Batasan Masalah
1. Sistem hanya membahas laporan per
bulan yang meliputi Buku Kas Umum,
Buku Pembantu Kas, Buku Pembantu
Bank, Buku Pajak dan Profil Sekolah.
2. Sistem Informasi Pelaporan Dana
Bantuan Operasional Sekolah ini
sasaran utamanya adalah pengelola
BOS Sekolah Dasar Negeri di
Kecamatan Kebonagung.
3. Sistem yang dibuat berbasis web.
2.1 Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang
berbagian bersama-sama untuk mencapai
tujuan tertentu (Mulyadi, 2001 : 2).
Menurut James A. Hall bahwa “sebuah
sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen – komponen yang bersatu untuk
mencapaitujuan
yang
sama
(common
purpose). (2001 : 5)
2.2 Sistem Informasi
Menurut Jerry Fith Gerald , dalam skripsi Adi
Pranto
Setyo
yang
berjudul
Analisis
Perancangan Sistem Informasi Keuangan
Momentum Media Gemilang, mengatakan
bahwa sistem merupakan suatu jaringan kerja
dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan
suatu sasaran tertentu. (2011: 25)
2.3 Bantuan Operasional Sekolah
Bantuan
Operasional
Sekolah
(BOS)
merupakan bagian dari pelaksanaan UU No.
20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional yang mengamanatkan bahwa setiap
warga Negara yang berusia 7-15 tahun wajib
mengikuti
pendidikan
dasar.
Sehingga
Pemerintah
wajib
menjamin
terselenggarakannya wajib belajar untuk warga
negaranya minimal pada pendidikan dasar
Sembilan tahun tanpa dipungut biaya.
Melihatperaturan Menteri Pendidikan Nasional
No.37 Tahun 2010 tujuan Bantuan Operasional
Sekolah (BOS) adalah untuk meringankan
beban masyarakat terhadap pembiayaan
pendidikan dalam rangka wajib belajar 9 tahun
yang bermutu. (2012 : 66-67)
ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)
BOS adalah program pemerintah yang pada
dasarnya adalah untuk penyediaan pendanaan
biaya operasi nonpersonalia bagi satuan
pendidikan dasar sebagai pelaksana program
wajib belajar. (Mendiknas, 2011)
2.4 Kajian pustaka
Dalam penelitian yang dilakukan oleh Titin
Purnamasari yang dimuat dalam jurnal Speed
13 Vol 9 No 2 Agustus 2012 ISSN 1979-9330
yang berjudul “Pembangunan Sistem Informasi
Pengolahan Data Pegawai Dan Penggajian
Pada Unit Pelaksana Teknis Taman KanakKanak Dan Sekolah Dasar Kecamatan
Pringkuku” yang meneliti tentang penerapan
prosedur data pegawai pada UPT TK dan SD
Kecamatan
Pringkuku
yang
sudah
menggunakan
sistem
terkomputerisasi.
Dijelaskan bahwa UPT TK dan SD Kecamatan
Pringkuku
sudah
menerapkan
sistem
terkomputerisasi dalam pengolahan data,
namun sekedar untuk pengetikan manual
menggunakan Microsoft Excel yang memiliki
kelemahan dalam penginputan data yang
memakan waktu cukup lama. Peneliti
menyebutkan bahwa salah satu alat yang
dapat digunakan untuk memperbaiki sistem
pendataan pegawai tersebut adalah dengan
menciptakan suatu sistem informasi yang
efisien dan otomatis.
Sedangkan dalam jurnal Speed 13 Vol 9 No 2
Agustus 2012 yang berjudul Sistem Informasi
Pengarsipan Pada MTs Negeri Gembong
Kabupaten Pati Berbasis Multiuser, Sunandar
meneliti tentang sistem pengarsipan yang
berjalan pada MtsN Gembong. Peneliti
menyebutkan bahwa sistem yang berjalan
masih konvensional yaitu dengan menyimpan
arsip utama dan mencatatnya di dalam buku
besar sehingga staf TU merasa sulit dalam
mencari berkas arsip, selain itu dibutuhkan
waktu yang lama dalam pencarian arsip. Dan
untuk mengatasi permasalahan yang timbul
peneliti memberikan solusi dengan cara
menciptakan suatu sistem informasi kearsipan
berbasis multiuser. Solusi yang diberikan
cukup baik namun masih terdapat kekurangan,
yaitu peneliti menggunakan Visual Basic yang
dalam perkembangannya dirasa cukup banyak
kekurangan. Misalnya waktu yang digunakan
tidak realtime dan masih sering terjadi debug
atau eror. Selain itu tidak bisa berjalan pada
sistem operasi selain Windows.
2
IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id
3.1 DFD Level 1
3.5 Relasi Antar Tabel
1
INPUT_DATA_ADMIN
INPUT_DATA_BOS
DATA
INPUT_DATA_SEKOLAH
+
INPUT_DATA_INFORMASI
ADMIN
2
INPUT_DATA_KODE
TRANSAKSI
INPUT_DATA_KAS
TRANSAKSI
+
DATA
INPUT_DATA_BKU
OPERATOR
3
LAPORAN
LAPORAN
INFO_LAPORAN
+
3.2 DFD Level 1.1
1
INPUT_DATA_ADMIN
ADMIN
ADMIN
DATA_ADMIN
4.1 Penerapan Sistem Pada Sisi User
+
INFO_DATA_ADMIN
2
INPUT_DATA_BOS
BOS
BOS
DATA_BOS
INFO_DATA_BOS
ADMIN
Halaman utama website sekaligus sebagai
halaman utama pada sisi pengguna pada
sistem ini adalah sebagai berikut :
INPUT_DATA_SEKOLAH
3
DATA_SEKOLAH
INFO_DATA_SEKOLAH SEKOLAH
SEKOLAH
4
INPUT_DATA_INFORMASI
DATA_INFORMASI
INFORMASI
INFO_DATA_INFORMASIINFORMASI
3.3 DFD Level 2.1
KODE
DATA_KODE
1
INPUT_DATA_KODE
Disini user hanya bisa melihat tampilan data
informasi tanpa bisa melakukan aksi lain.
Dengan model ini akan membatasi agar tidak
terjadi pengubahan data oleh pihak yang tidak
berkepentingan. Berikut merupakan tampilan
dari menu data pada sisi pengguna.
KODE
KODE
INFO_DATA_KODE
ADMIN
2
INPUT_DATA_KAS
INFO_DATA_KAS
OPERATOR
KAS DATA_KAS
KAS
KAS
INPUT_DATA_BKU
3
DATA_BKU
BKU
BKU
INFO_BKU
3.4 DFD Level 3.1
ADMIN
INFO_LAPORAN
1
DATA_INFORMA
CETAK_INFORMASI
CETAK_LAPORAN
OPERATOR
LAPORAN
CETAK_BKU
DATA_BKU
ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)
Menu terakhir pada sisi pengguna adalah
menu login yang digunakan oleh operator dan
admin untuk melakukan autentifikasi sehingga
bisa mengakses dan merubah basisdata.
3
IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id
Untuk user yang berhasil login sebagai
operator sekolah maka mempunyai hak penuh
dalam pembuatan buku kas umum (BKU)
maupun laporan yang juga bisa mencetak
laporan sesuai periode yang dibutuhkan.
Berikut adalah tampilan dari menu login.
4.2 Penerapan Sistem Pada Sisi Admin
Setelah berhasil login sebagai admin maka
user bisa mengubah ataupun menginput
berbagai data pada menu data. Antara lain
data admin, data kas, data BOS, data sekolah,
data kode dan data informasi.
Untuk penginputan data admin ataupun
operator agar bisa masuk ke dalam sistem.
Berikut merupakan tampilan halaman input
admin.
Sub menu data selanjutnya adalah kas.
Menu ini digunakan untuk menambah,
merubah dan menghapus data kas, yang
meliputi id kas dan k as. Kas disini yang
dimaksud adalah ppn, pph 21, pph 22, pph 23,
kas tunai dan bank. Untuk kas selanjutnya
akan berhubungan dengan pengisian bku dan
cetak laporan.
Sub menu data selanjutnya adalah menu
informasi,
menu ini
digunakan untuk
menginputkan data informasi, yaitu segala
informasi tentang profil sekolah yang berkaitan
dengan bos.
Menu penginputan data selanjutnya adalah
menu bos. Menu ini digunakan untuk
memasukkan, merubah dan menghapus
semua data bos, yang meliputi alokasi dana
bos setia sekolah, tahun dan jumlah siswa
pada sekolah penerima dana bos dalam
lingkup UPT TK dan Sd Kecamatan
Kebonagung.
Untuk tampilan data bos yang berisi alokasi
dana bos semua sekolah penerima bos adalah
sebagai berikut.
ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)
Untuk memasukkan daftar nama sekolah
penerima dana bos yang nantinya akan
muncul pada pilihan nama sekolah pada BKU,
berikut tampilannya.
4
IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id
periode untuk menentukan data transaksi yang
diperlukan untuk dicetak.
Untuk memasukkan kode, yang nantinya
akan digunakan untuk pemilihan kode pada
menu bku, tampilannya sebagai berikut.
Dalam pelaksanaan setiap kegiatan tidak
akan pernah terlepas dari laporan yang akan
disampaikan
kepada
pihak-pihak
yang
berkaitan. Dalam sistem ini terdapat empat
laporan yang bisa dihasilkan, yaitu laporan
buku kas umum, laporan buku pembantu kas,
buku pembantu bank dan buku pembantu
pajak. Semua laporan yang dihasilkan berupa
file pdf.
4.3 Penerapan Sistem Pada Sisi Operator
Untuk operator sekolah hanya bisa
mengakses menu BKU dan laporan. Pada
menu
BKU,
operator
sekolah
bisa
memasukkan
segala
macam
transaksi
penggunaan dana BOS sekolah masingmasing sesuai dengan tanggal kejadian.
Berikut adalah tampilan dari halaman BKU.
Berikut adalah tampilan dari halaman
laporan yang digunakan untuk mencetak
laporan data BOS sesuai dengan format dan
periode yang dipilih. Pada halaman ini ada
pilihan untuk mencetak Buku Kas Umum, Buku
Pembantu Kas, Buku Pembantu Bank dan
Buku Pembantu Pajak.
Untuk mencetak bisa dengan cara memilih
pada tulisan pilihan buku yang tertera pada
halaman laporan, setelah itu bisa mengisi form
ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)
5
IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id
Penelitian Pendidikan. Vol 12 No 1
April.
Jogianto. 2011. Analisis dan Desain
Sistem Informasi Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi
Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.
5.1 Kesimpulan
1. Sistem
pelaporan
dana
Bantuan
Operasional Sekolah yang berjalan di
UPT
TK
dan
SD
Kecamatan
Kebonagung saat ini adalah sistem
konvensional
yaitu
dengan
cara
mengetik
manual
menggunakan
Microsoft Word atau Microsoft Exel.
2. Pembuatan pelaporan penggunaan
dana Bantuan Operasional Sekolah
secara
konvensional
dapat
menimbulkan beberapa masalah, antara
lain kesalahan dalam perhitungan data
keuangan, kesalahan dalam pencatatan
data keuangan dan pembuatan laporan
yang relatif memakan waktu lama.
Novitasari. 2012. Kerja Praktik : Analisis
Dan Perancangan system Informasi
Pembayaran
biaya
Operasional
Sekolah Sswa Pada “Bank Mini Artha
Prima” Sekolah Kejuruan Negeri 2
Pacitan. Surakarta : UNSA.
Peranginangin, Kasimun. Aplikasi Web
dengan
PHP
dan
MySQL.
Yogyakarta: Andi Publisher, 2006
Pratama, Adhinta Nicho. 2012. Aplikasi
Penggajian Di Kantor Kecamatan
Kebonagung Kabupaten Pacitan.
Surakarta : UNSA.
Purnamasari, Titin. 2012. Pembangunan
Sistem Informasi Data Pegawai Dan
Penggajian Pada UPT TK Dan SD
Kecamatan Pringkuku. Jurnal Speed
13 Vol 9 No 2 Agustus
Rio
5.2 Saran
1. Untuk efisiensi pembuatan laporan per
bulan penggunaan dana Bantuan
Operasional Sekolah pada UPT TK dan
SD Kecamatan Kebonagung, penerapan
serta
penggunaan
suatu
sistem
informasi
yang
terstruktur
akan
mempermudah pekerjaan dibanding
dengan cara konvensional.
Kemampan sumber daya operator hendaknya
selalu ditngkatkan sehingga pengoperasian
sistem informasi Bantuan Operasiona Sekolah
bisa lebih optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Permendikbud No 76 Tahun
2012 tentang Petunjuk Teknis
Penggunaan Dan
Pertanggungjawaban Keuangan
Dana Bantuan Operasional Sekolah
(BOS) Tahun Anggaran 2013.
Achmad, Dedy Kurniady. 2011.
Pengelolaan Pembiayaan Sekolah
Dasar Di Kabupaten Bandung. Jurnal
ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)
Ridha. 2010. Skripsi : Sistem
Pengelolaan
Dana
Bantuan
Operasional Sekolah (BOS) Di SMP
Surabaya.
Surabaya
:
Institut
Teknologi Sepuluh Nopember.
Setyo, Adi Pranto. Skripsi : Analisis
Perancangan
Sistem
Informasi
Keuangan
Momentum
Media
Gemilang. Yogyakarta : AMIKOM,
2011
Sunandar. Sistem Informasi Pengarsipan
Pada
MTs
Negeri
Gembong
Kabupaten Pati Berbasis Multiuser.
Jurnal Speed 13 Vol 9 No 2 Agustus
2012
Suryadi H. S. ,Bunawan. 1996. Pengantar
Perancangan
Sistem
Informasi.
Jakarta :Gunadarma.
Widianto, Didik. 2011. Kerja Praktik :
Sistem Informasi Pendaftaran
Peserta Didik Baru Pada sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 2
Pacitan Berbasis Web dinamis.
Surakarta : UNSA.
6