bab i. pendahuluan

 BAB I.
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Dewasa ini, penyebaran informasi atau knowledge dalam suatu
organisasi atau perusahaan merupakan suatu hal yang penting dalam
menghadapi tantangan bisnis dan proses perubahan informasi yang lebih
cepat. Proses perubahan yang lebih cepat tersebut menuntut perubahan
arus informasi yang cepat pula, kompleksitas bisnis yang semakin
meningkat
diiringi
dengan
adanya
persaingan
global.
Aktifitas
pembentukan, penyimpanan, dan penyebaran informasi saat ini juga
didorong dengan perkembangan teknologi informasi yang dapat mengelola
informasi/knowledge secara lebih cepat dan akurat. Namun, tidak semua
perusahaan menggunakan teknologi informasi dalam mengelola informasi
yang ada di perusahaan tersebut. Salah satu perusahaan yang hingga saat
ini masih menggunakan teknik traditional (manual) dalam menyimpan,
mengelola dan menyebarkan knowledge bagi karyawan perusahaannya
adalah PT. Sinarmas Sekuritas divisi operasional.
Penyebaran knowledge yang dilakukan oleh PT. Sinarmas Sekuritas
khususnya divisi operasional, dilakukan dengan kontak langsung dari
individu ke individu secara lisan dan tidak terdokumentasi dengan baik.
Pengetahuan yang ada tidak bisa digunakan kembali oleh anggota
perusahaan lainnya. Jika ada karyawan yang keluar dari perusahaan maka
pengetahuan akan dibawa bersamanya dan hanya sebagian kecil yang
1 2 ditransfer ke pegawai baru. Perusahaan harus mampu menjaga
pengetahuan agar tetap ada bersamanya sehingga dapat bertahan dalam
perubahan yang terjadi. Tercatat jumlah karyawan mengundurkan diri dari
perusahaan selama tahun 2010-2012 dapat dilihat dari data pada Tabel 1.1
sebagi berikut:
Tabel 1.1 - Data Turnover Karyawan PT. Sinarmas Sekuritas
Periode Tahun 2010-2012
Jumlah Karyawan
Masuk
21
29
35
Tahun
2010
2011
2012
Presentase
TO
53,85%
61,70%
63,64%
Jumlah Karyawan Keluar
39
47
55
Sumber: Dokumentasi Perusahaan 2013
Gambar laju pergantian karyawan (turnover) PT. Sinarmas Sekuritas
secara lebih jelas dapat dilihat pula dalam bentuk grafik seperti Gambar
1.1 berikut ini:
Presentase
Grafik Turn Over Karyawan
66.0%
64.0%
62.0%
60.0%
58.0%
56.0%
54.0%
52.0%
50.0%
48.0%
63.64%
61.70%
53.85%
2010
2011
2012
Tahun
Gambar 1.1 Grafik TurnOver Karyawan
Sumber: Dokumentasi Perusahaan: 2013
3 Salah satu teknologi informasi yang dapat digunakan sebagai solusi
untuk mengelola kebutuhan pengelolaan informasi bagi PT. Sinarmas
Sekuritas divisi operasional adalah Knowledge Management System
(KMS). KMS merupakan salah satu bentuk teknologi informasi yang
digunakan
secara
keseluruhan
untuk
tujuan
pengelolaan
dan
pendistribusian pengetahuan yang dapat disajikan dalam bentuk informasi,
sehingga dapat memberikan wawasan bagi peggunanya. Dalam knowledge
management system semua pengetahuan dapat terintegrasi dalam media
penyimpanan yang terstruktur. Keuntungan berbagi pengetahuan adalah
perusahaan mampu merespon kesempatan dengan cepat sehingga
meningkatkan inovasi dan efisiensi serta efektivitas proses pengembangan
dan problem solving.
Oleh karena itu, peneliti melihat perlu adanya suatu wadah untuk
menampung tacit knowledge yang dimiliki karyawan dengan perancangan
dan penerapan knowledge management system yang berbasiskan web.
Tujuannya untuk mengurangi dampak yang terjadi akibat turnover
karyawan, pengetahuan yang ada dapat terdistribusikan keseluruh
karyawan PT. Sinarmas Sekuritas khususnya divisi operasional.
1.2. Rumusan Masalah
Masalah-masalah yang terjadi di divisi operasional dapat dirumuskan
sebagai berikut:
4 1.
Apakah penerapan web-based knowledge management system
dapat membantu mengatasi masalah dampak turn over yang ada
di PT. Sinarmas Sekuritas divisi operasional?
2.
Apakah pendokumentasian dan pengetahuan dari karyawan PT.
Sinarmas Sekuritas divisi operasional dapat terdistribusikan
dengan baik setelah web KMS diterapkan?
1.3. Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan Penelitian
1. Melakukan
identifikasi
dan
analisa
kebutuhan
Knowledge
Management System pada perusahaan PT. Sinarmas Sekuritas
khususnya divisi operasional.
2. Untuk mengurangi dampak dari terjadinya turn over karyawan pada
PT. Sinarmas Sekuritas khususnya divisi operasional.
3. Pendistribusian knowledge yang merata ke seluruh karyawan di
divisi operasional PT. Sinarmas Sekuritas.
4. Membangun dan menerapkan Knowledge Management System yang
berbasiskan web, sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan
tidak hilang pada saat karyawan tersebut keluar dari perusahaan.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Manfaat bagi perusahaan:
5 1. Meningkatkan penyimpanan dan penyebaran knowledge didalam
perusahaan.
2. Mempercepat solusi dan pemecahan masalah dalam perusahaan.
3. Menanggulangi dampak yang di timbulkan dari turnover
karyawan.
Manfaat bagi karyawan:
1. Menambah wawasan dalam menyelesaikan permasalahan yang
terjadi pada proses bisnis.
2. Sebagai wadah berbagi pengetahuan dan kolaborasi dalam rangka
membantu pekerjaan sehari-hari.
1.4. Ruang Lingkup Masalah
Dalam penelitian ini memiliki ruang lingkup sebagai berikut:
1.
Pembangunan
Knowledge
Management
System
yang
berbasiskan web pada PT. Sinarmas Sekuritas divisi operasional.
2.
Penyebaran informasi hanya pada divisi operasional di level staf
dan manager.
3.
Pendokumentasian knowledge yang dimiliki karyawan pada
divisi operasional.