BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen

Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
BAB III
MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK
3.1
Manajemen Proyek
Hubungan keseluruhan antara owner (PT.Kresna Kusuma Dyandra Marga)
konsultan perencana (PT Delta Buana Arcicon.), konsultan pelaksana ( PT.
Virama Karya (persero)) Kontraktor (PT. Waskita Karya (Persero) Tbk),
manajemen konstruksi dan subkontraktor dimaksudkan agar terdapat suatu
keterkaitan antara satu dengan lain nya. Hubungan kerja antara owner, konsultan,
perencana, manajemen konstruksi, kontraktor, dan sub kontraktor sebagai berikut:
a.
Hubungan ikatan kontrak kerja.
b.
Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek dan menyerahkan hasil
pekerjaan kepada owner.
c.
Owner membayar semua biaya pelaksanaan pekerjaan dan imbalan
jasa konstruksi kepada kontraktor.
d.
Konsultasi perencana memberikan semua hasil data perencanaan
kepada owner.
e.
Owner memberikan imbalan jasa kepada konsultan perencana
f.
Manajement kontruksi memberikan pengendalian teknis terhadap
pelaksanaan proyek.
III - 1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara
keseluruhan bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada seperti tenaga
kerja, dana, material, metode dan alat-alat. Pada suatu proyek pembangunan
pembangunan sedimikian rupa secara efisien dan efektif sehingga di peroleh hasil
yang sesuai dengan persyaratan (spesifikasi) biaya dan waktu yang ingin
direncanakan.
Manajement proyek mempunya yang luas, karna mencakup tahap kegiatan
awal pelaksanaan proyek sampai dengan akhir pelaksanaan pelaksanaan proyek
yang berua hasil pembangunan yang telah di selesaikan. Berikut ini ada beberapa
definisi proyek sebagai berikut:
a.
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin ke ilmuan dalam hal
prencanaan,
perorganisasian, pengelolaan dan menjalankan serta
pengendalian proyek untuk mencapai tujuan-tujuan proyek.
b.
Ilmu manajemen, sebagai profesi manajement proyek berkaitan erat
dengan fungsi untuk merencanakan, memimpin, perorganisasian dan
dapat mengendalikan kegiatan proyek yang sering kali berkaitan
dengan ilmu arsitektur, engineering, akutansi dan keuangan.
c.
Konsep manajemen proyek merupakan sebuah pemikiran tentang
manajement proyek yang di tunjukan untuk mengelola kegiatan yang
berbentuk proyek
d.
Perumusan disusun sedimikan rupa sehingga dapat menghadapi segala
pekerjaan manajmen proyek dan dapat mengakomodir prilaku dan
dinamika yang melekatpada kegiatan proyek. Pada pelaksanaan
III - 2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
proyek pembangunan Jalan Tol Layang (BECAKAYU) ada beberapa
tahapan sebagai berikut yaitu :
1.
1.
Perencanaa (planning)
2.
Perorganisasian (organizing)
3.
Penjadwalan (scheldulling)
4.
pelaksanaan (actuating)
5.
Pengawasan (controlling)
Perencanaan (Planning)
Kegiatan perencanaan meliputi perumusan dari bangunan yang akan di
bangun dan pembuata gambar-gambar perencanaan kostruksi harus lengkap dan
di sertai dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Setiap perencanaan
konstruksi harus dapat direncanakan dan di selesaikan sesuai dengan rencana yang
sudah di jadwalkan, berikut ini beberapa tindakan-tindakan yang harus di lakukan
sebagai berikut :
a.
Menentukan dan tujuan sasaran proyek.
b.
Menganalisa setiap kendala dan resiko yang mungkin terjadi di
seluruh proyek dan dalam pembagian pembagian dari setiap rencana.
c.
Menetapkan penggunaan sumber daya.
d.
Menyusun rencana induk jangka panjang dan jangka pendek.
e.
Membagi strategi dan prosedur oprasi.
f.
Menyiapkan pendanaan serta standarisaasi kualitas yang di inginkan.
III - 3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
g.
Menentukan Metode dan aspek-aspek teknik yang di perlukan dalam
pelaksanaan pekerjaan.
Memanfaatkan dari beberapa fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat
pengawasan maupun pengendalian kegiatan, atau pedoman pelaksanaan kegiatan,
serta saran untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang ingin diperlukan.
2.
Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan Pengorganisaasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun
organisaasi yang akan melaksanaan pembangunan, termasuk mengatur hubungan
kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan
unsur-unsur pelaksanaan pembangunan yang terdiri dari :
a.
Pemberi Tugas (owner)
b.
Konsultan (designer, supervisor)
c.
Pelaksana (contractor)
Penyusunan diatas masing masing mempunyai tugas dan kewanjiban,
tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah
ditetapkan. Menjalankan funsi di perlukan juga beberapa pengetahuan yang luas
tentang berbagai tipe organisasi, sehingga perlu dilakukan analisis terhadap
penerapan organisasi yang sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Berikut
ini beberapa tindakan yang harus dilakukan antara lain :
a.
Menetapkan daftar penugasan.
b.
Menyusun lingkup setiap kegiatan.
c.
Menyusun setiap struktur kegiatan.
III - 4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
d.
Menyusun daftar personil organisasi beserta lingkup tugas nya.
Manfaat dari pengorganisasian merupakan pedoman pelaksanaan setiap
konstruksi, dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab delegasi
kewenangan terlihat jelas.
3.
Penjadwalan (Schedulling)
Penjadwal ( Schedulling) yaitu cara untuk menghubungkan tenaga kerja,
uang dan bahan yang di gunakan dalam proyek. Penjadwalan proyek meliputi
beberapa kegiatan menetapkan jadwal dan jangka waktu proyek yang harus di
selesaikan, bahan baku, tenaga kerja dan waktu yang di butuhkan oleh setiap
aktivitas. Pendekatan yang popules yang digunakan adalah sebagai berikut :
a.
Diagram Gantt
b.
Balok (Bar chart)
c.
PERT (Project Evaluation and Review Technique)
d.
CPM (Critical Path Method)
Penjadwalan proyek membantu dalam bidang :
a.
Menunjukan hubungan kegiatan keseluruhan proyek.
b.
Mengidentifikasikan hubungan yang harus di dahulukan di antara
kegiatan.
c.
Menunjukan perkiraan biaya dan waktu yang realitas untuk setiap
kegiatan pekerjaan.
III - 5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
d.
Membantu penggunaan tenaga kerja, uang, sumber daya, dll secara
kertis.
4.
Pelaksanaan (Actuating)
Setiap kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan untuk mewujudkan
bangunan yang akan dibangun. Setelah kegiatan pelaksanaan ini di laksanakan
hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksanaan pekerjaan pembangunan perlu
diatur sehingga masing-masing unsur pekerjaan dapat bekerja sesuai dengan
bidang nya dan selalu tunduk serta taat kepada kepala peraturan dan ketentuan
yang di sepakati bersama. Kesalahan pemahaman biasanya sering terjadi berikut
ini beberapa tindakan untuk mencegah kesalahn pemahaman dalam pelaksanaan
antara lain sebagai berikut:
a.
Mengkoordinasi kegiatan.
b.
Membagi setiap tugas, wewenang dan tanggung jawab
c.
Memberikan pengarahan dan motivasi
Manfaat dan fungsi dari fungsi pelaksanaan ini adalah terciptanya
keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian atau organisasi
untuk tecapainya efesiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan
bersama. Maka dari itu setiap pelaksanaan harus ada rapat koordinasi setiap
kelombok dan mengkaji masalah dalam kelompok atau organisasi baik internal
maupun eksternal agar dapat tercapai nya tujuan bersama.
III - 6
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
5.
Pengendalian (Controlling)
Melakukan
kegiatan
pendalian
dilaksanakan
dengan
tujuan
hasil
pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan waktu dan biaya yang sudah
ditetapkan. Mewujudkan keperluan ini adalah harus didukung dengan pengawasan
yang sangat ketan dan sangat penting, terutama dalam membimbingan dan
mengarahkan pelaksanaan kerja. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan pada
umumnya di tentukan oleh hasil kegiatan pengawasan pelaksanaan. Kegiatan
pengendalian dilakukan dari proses data output yang ai aplikasikan dalam bentuk
sebagai berikut:
a.
Pelaksanaan test/uji materian untuk menjaga kualitas yang akan di
gunakan sehingga mutu material terjaga dan bagus.
b.
Melakukan
pembuatan
master
schedule
(daily/weekly/mounthly/report). ‘S’ curve actual dan sebagainya
untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian
biaya.
c.
Mengevaluasi setiap penyimpangan yang terjadi.
d.
Memberikan saran-saran dan motivasi.
e.
Menyusun laporan kegiatan.
Fungsi dari pengendalian adalah memperkecil kesalahan yang terjadi dari
segi kualitas, kuantitas, waktu, biaya, dll. Fungsi pegendalian dilaksanakan oleh
semua tingkatan dalam struktur organisasi dan harus di masukan kedalam laporan
kemajuan pekerjaan atau laporan kemunduran dan sebagainya harus di masukan
dalam setiap laporan dan akan di evaluasi. Laporan-laporan pekerjaan yang
III - 7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
bersifat kemajuan pekerjaan dan baik merupakan hasil bagian dari fungsi dari
pengendalian yang telah di persiapkan secara tepat. Laporan juga harus di simpan
jika suatu saat di butuhkan dan dimasa yang akan datang akan menjadi referensi
dimasa yang akan datang dan harus diarsipkan dengan baik dan benar.
3.2 Organisasi Proyek
Organisasi proyek adalah suatu sistem hubungan kerjasama dar berbagai
pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur suatu
pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai hasil kerja yang efektif dan seefisien
mungkin untuk memenuhi sesuai persyaratan yang telah di tetapkan dalam suatu
proyek. Dengan adanya organisasi proyek maka akan terjadi kegiatan masing
masing pihak yang terlibat didalam suatu proyek pembangunan yang jelas dan
berurutan agar tidak terjadi berbenturan dengan satu dengan lainnya. Setiap tugas
dan wewenang sesuai dengan kedudukan dan jabatannya masing-masing yang
harus di pertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait,dalam hal ini
orang yang kedudukan nya dalam organisasi yang berada diatasnya.
3.3
Struktur Organisasi
3.3.1. Organisasi dan Pihak Terkait
Organisasi proyek pada umumnya banyak pihak-pihak yang terkait satu
dengan yang lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing-masing.
Keterkaitan tersebut dapat di gambarkan dalam suatu struktur organisasi yang
terdiri dari organisasi-organisasi yang mempunya hak dan kewajiban terhadap
pelaksanaan proyek yang sedang di laksanakan pembangunan proyek Jalan Tol
III - 8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
Layang (BECAKAYU), Berikut ini segi pengawasan, perencanaan dan
pelaksanaan sebagai berikut:
1.
Pemilik (owner)
Yaitu perorangan atau badan hukum (Pemerintahan /swasta) yang
mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan baik melaksanakan sendiri
maupun dengan alasan tertentu agar tujuan yang d inginkan tercapai dengan baik
dan tepat waktu. berikut ini adalah tugas dan wewenang dari pemberi tugas
(owner) meliputi:
a.
Menyediakan dana pembangunan proyek.
b.
Pembebasan lahan.
c.
Mengusahakan izin yang perlukan untuk proyek konstruksi (IMB).
d.
Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telas diselesaikan
sesuai dengan kontrak.
e.
Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan
maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan
mereka (kontrak).
f.
Menyetujui
dan
menolak
perubahan
pekerjaan
(tambahan/pengurangan pekerjaan ).
g.
Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada erubahan
pekerjaan, waktu dan biaya.
III - 9
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
2.
Pengawasan
Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan peoyek untuk
mengetahui apakah rencana yang sedang kejakan benar-benar dilaksanakan sesuai
aturan dan desain yang ada.
3.
Konsultan perencanaan
Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak di bidang
jasa konstruksi dimana konstruksi bangunan memiliki kemampuan merencanakan
atau memberikankonsultas dimana konsultasi tersebut di berikan sesuai
permintaan dan einginan atau kebutuhan owner. berikut ini adalah tugas
konstultan perencana meliputi:
a.
Memberikan
konsultasi
kepada
pemberi
tugas
(owner)
saat
perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan penjadwalan.
b.
Memberikan masukan dan usulan mengenaikonstruksi pendukung
bangunan.
c.
Membuat revisi atau prencanaan sebelum nya jika ada tidak sesuai
kondisi dilapangan.
d.
Memberikan usulan,saran,dan pertimbangan kepada memberikan
tugas maupun pelaksanaan proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.
e.
Menghadiri rapat tentang kajian kajian masalah yang harus bisa di
perbaiki setiap masalah dan dapat ifo perubahan perubahan yang cepat
diketahui dan dapat di antisipasi.
III - 10
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
4.
Kontraktor
Yaitu perseorangan atau badan hukum (pemerintah/swasta) atau pihak-pihak
yang menerima tugas yaitu untuk mewujudkan secara fisik bangunan brdasarkan
gambar kerja, Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi:
a.
Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai mandormandor dan pekerja-pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan.
b.
Mempelajari dengan seksama gambar kerja dan melaporkan kepada
pengawas setiap ada perubahan.
c.
Menyediakan alat-alat yang di pergunakan, memperbaikan apabila
rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat-alat
tersebut dan membersihkan berkas-berkasnya.
d.
Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.
e.
Memperhitungkan syarat dan ketentuan yang berlaku dalam kontrak
tentang bentuk, volume, dimensi, dan lain-lain dari berbagai
pekerjaan.
f.
Memilih dan menetapkan metode pelaksanaan konstruksi yang akan
digunakan.
g.
Menyiapkan cash flow untuk pembiyaan pelaksanaan pekerjaan dan
rencana-rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendaian
internal, baik dari segi aspek keuangan maupun bagi oprasional
pengendalian waktu dan mutu.
III - 11
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
h.
Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.
3.3.2. Tinjauan Proyek
Dalam suatu pekerjaan pembangunan Jalan Tol Layang (BECAKYU),
owner terlebih dulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat
untuk saling berkonstribusi dan bekerja sama satu dengan lainnya. Menjalankan
pelaksanaan pembangunan poyek. sistem pemilihan dapat dilakukan dengan
beberapa cara antara lain:
1.
Pelelangan Umum
Pelelangan umum adalah meruakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka
untuk seluru pihak-pihak yang melakukan penawaran sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Sistem pelelangan ini biasanya diumumkan melalui media
elektronik atau media cetak.
2.
Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan
kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti
telah terpilih untuk memasukan penawaran.
3.
Penjualan Langsung
Meupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung dari rekan
owner, dimana penunjukan tersebut hanya berlaku pada satu pihak yang
memenuhi spesifikasi dan klasifikasi sebagai pihak yang melaksanakan suatu
proyek yang ditawarkan.
III - 12
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
3.3.3. Tahap kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborong pekerjaan antara pihak pemberi
tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberian tugas
(owner) menetapkan/menunjukan pemenang pelelangan. Penetapan emenang
pelelangan
dilaksanakan
dengan
cara
mengeluarkan
surat
pelulusan
pekerjaan/surat perintah kerja(gunning). Tahap ini merupakan kesepakatan antara
owner dan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat dengan oleh surat perjanjian
yang sudah diatur oleh dokumen kontrak beserta dengan lampirannya yang
menyatu dan tidak bisa dipisahkan satu dengan lainnya. Aberikut ini beberapa
dokumen kontrak tersebut:
1.
Surat perjanjian (kontrak)
2.
Surat keputusan penunjukan pemenang lelang
3.
Surat keputusan penetapan pemenang lelang
4.
Surat penawaran
5.
Daftar kualitas RAB harga penawran yang di setujui spesifikasi
teknis dan gambar-gambar
6.
Berita acara hasil Lelang
7.
Berita acara pembukaan penawaran
8.
Berita acara penjelasan
9.
Syarat-syarat umum kontrak
10.
Jumlah pelaksanaan dan lain-lain yang di persyaratkan
III - 13
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
Ada beberapa kontrak yang dikenal selama ini antara lain:
1.
Kontrak Unit Prince
Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah
ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekeraan yang
telah di kerjakan.
2.
Kontrak Lump Sum Fixed
Pekerjaan
tercantum
dalam
dokumen
kontrak
yang
akan
dilaksanakan oleh kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Akan tetapi
jika pemilih yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam
pekerjaan tambah dan kurang.
3.
Kontrak Biaya Tambahan Upah yang Dinegosiasikan
Kontrktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan
mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengadukan
laba dan biaya-biaya umum perkantoran dengan mendapakan penggatian
terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan baya nyata.
4.
Kontrak Owner and Build
Pada kontrak jenis ini owner anya menyampaikan gagasan dan luas
lahan, setelah itu kontraktor merancang dan mengerjakan desain yang
diinginkan oleh owner. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab
penus baik design ataupun konstruksinya. Pembayaran dilakukan pada saat
proyek sudah selesai dan owner sudah dapat menggunakannya.
III - 14
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
5.
Kontrak Design and Build
Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan
spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu kontraktor merancang dan
mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab penuh
baik desain ataupun konstruksinya. Pembayaran dilakukan pada saat
proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Jalan Tol Becakayu sistem
kontrak yang digunakan ialah system Lum Sump dengan jumlah harga
yang pasti dan tetap serta semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses
penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh pihak kontraktor
sepanjang gambar dan spesifikasi tidak berubah.
3.3.4. Definisi Struktur Organisasi
1. Pengertian dan Fungsi
A.
Pengertian Struktur Organisasi dan Fungsinya
Organisasi adalah sekelompok orang (dua orang atau lebih dari itu) yang
secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan
bersama yang telah disepakati sebelum nya.
B.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-
unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya
pembagian kerja dan sebagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang
dikoordinasikan kepada setiap orang orang yang berkaitan. Selain itu struktur
III - 15
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
organisasi meliputi mengenai spesialisasi dari setiap pekerjaan, saluran perintah
mauoun penyaipaian laporan.
Struktur organisasi adalah sususan atau hubungan antara komponen bagian
dan posisi dalam sebuah tugas organisasi, bagian-bagian yang ada dalam
organisasi yang mempunyai keterkaitan. Sehingga jika terdapat suatu komponen
yang lainnya dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut.
Dalam lingkup struktur organisasi terdapat beberapa bagian yang juga
mengenai job desk masing masing, sehingga didalamnya terdapat jabatannya
berserta fungsinya agar dapat mengetahui fungsi lebih jelas. Sebuah struktur
organisasi ini dilakukan dalam jangka permanen ataupun sementara. Striktur
organisasi permanen yaitu sebuah perusahaan yag menggunakan itu tidak dalam
waktu tertentu melaikan untuk selamanya di tempat itu dimana struktur organisasi
itu dibuat di prusahaan itu.
C.
Fungsi Struktur Organisasi
Berikut ini adalah kegunaan / fungai struktur organisasi sebagai berikut:
1.
Kejelasan Tanggung Jawab
Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dalam apa saja
dan harus di pertanggung jawabkan. Itulah fungsi tanggung jawab.
2.
Kejelasan Kedudukan.
Yaitu tentang kejelasan mengenai kedudukan dalam artian disini
anggota atau seseorang yang ada didalam struktur organisasi sebenarnya
dapat mempermudah dan melakukan koordinasi dan hubungan, sebab
III - 16
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
adanya keterkaitan mengenai suatu fungsi yang telah dipercai kepada
seseoranh atau anggota.
3.
Kejelasan Mengenai Jalur Hubungan
Fungsi
Selanjutnya
yaitu
kejelasan
jalur
hubungan
untuk
melaksanakan pekerjaan dan tanggung jawab setiap pegawai didalam
sebuah organisasi makan dibutuhan kejelasan hubungan yang tergmbar
dalam struktur organisasi sehingga peyelesaian masalah pekerjaan lebih
efektif dan saling memberikan keuntungan.
4.
Kejelasaan Uraian Tugas
Fungsinya adalah sebagai berikut yaitu mengenai uraian tugas didalam
struktur organisasi karna akan membantu banyak pihak atasan ataupun
pimpinan untuk melakukan pengawasan ataupun pengendalian bagi
bawahannya agar dapat lenih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu
tugas atau pekerjaan dengan uraian tugas dengan jelas.
D. Job Description Structur Organisation
a.
Project Manager
Project manager adalah orang yang ditunjuk untuk menggerakan organisasi
proyek dan memimpin didalam mencapai objective proyek. Tanggung jawab
project manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas,
kebutuhan team dan kebutuhan individual. Project manager menjadi penghubung
strategi dan tim. berikut ini beberapa persyaratan project manager sebagai berikut:
III - 17
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
a)
Knowledge – Yaitu terkait pengetahuan project manager akan project
managemen.
b)
Performance – Yaitu terkait dengan project manager yang mampu
untuk aplikasikan pengetahuan project managemen yang dimiliki.
c)
Personal – Yaitu terkait dengan bagaimana project manager dalam
melaksanaan proyek atau aktifitas terkait. Efektifitas personal
mencaku attitude, karakter inti personal, dan kepemimpinan, yang
menyediakan kemampuan untuk membimbing team proyek ketika
mencapai objective proyek dan menyeimbangkan project constraints.
Dalam melaksanakan tugas pasti selalu berhubungan dengan tim proyek,
stakholder dan project manager yang efektif disyaratkan keseimbangan etika,
interpronas dan keahlian konseptual yang dapat membantu menganalisa situasi
dan berinteraksi dengan sesuai. Sehingga di perlukan interpronal skill yang
penting bagi project manager.
Berikut ini adalah hal-hal yang penting bagi project manager sebagai berikut:
a)
Leeadership.
b)
Team Building.
c)
Motivation.
d)
Commucation.
e)
Influencing.
f)
Decisioin Making ( termasuki dalam problem solving).
III - 18
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
b.
g)
Kesadaran budaya dan politik.
h)
Negosiasi.
i)
Trust Building.
j)
Manajement konflik.
k)
Coaching.
Officer
a)
Membuat permintaan untuk pemeriksaan atau pengetesan barang
untuk kontraktor maupun bersama konsultan pengawas atau owner
untuk memastikan apakah berang tersebut sudah memastikan sudah
dalam kondisi yang mencukupi dan memenuhi standarisasi yang
diingkan oleh pemilik bangunan tersebut.
b)
Menegur atau membuat surat peringatan kepada sub kontraktor yang
bekerjasama, jika pada kenyataan dilapangan tidak mengikuti aturan
kontraktor yang telah disepakati. Karna sangat mempengaruhi mutu
pada pekerjaan yang diinginkan.
c)
Melakukan pengecekan terhadap material yang datang baik yang
sudah tersedia ataupun yang baru datang. Karna ini adalah hal yang
sangat penting untuk materian bahan yang digunakan agar sesuai
dengan kualitas bahan.
d)
Mengikuti
setiap
jalannya
pembangunan
sehingga
setiap
penyimpangan dalam hal pelaksanaan pekerjaan karna hal itu dapat
mengurangi mutu kualitas bahan dan dapat mengurangi kualitas mutu
III - 19
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
oleh karna itu mengikuti prosedur tersebut untuk mencegah hal
tersebut, hal ini sangat baik karna setiap pelaksanaan pekerjaan harus
tetap diawasi agar hasilnya sesuai dengan keinginan dibandingkan
mengawasi bangunan yang telah selesai. Jika telah selesai maka kita
tidak tau apakah adanya pengurangan mutu pada bangunan tersebut.
e)
Melakukan pengecekan apakah gambar yang dibuat sudah sesuai
dengan shopdrawing
f)
Meminta contoh materian untuk sampel kualitas bahan yang
diinginkan.
c.
Administrasi
a)
Mengurus kebutuhan alat-alat kantor, akomodasi, serta peralatanperalatan kerja lainnya.
b)
Mewakili project manager untuk urusan dengan pihak lain berkaitan
dengan masalah umum dan administrasi.
c)
Membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan personalia proyek,
inventaris peralatan proyek.
d.
Keselamatan Bekerja
1.
Perhatikan jalan dan langkah saat berada dilokasi pekerjaan.
2.
Jangan
berada
dibawah
beban
yang
sedang
diangkat,
saat
pengangkatan beban.
3.
jangan bercanda di lokasi proyek.
III - 20
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
4.
Pergunakan perlengkapan sefty saat berada dilokasi pekerjaan.
5.
Tempatkan material, peralatan atau apapun pada tempat yang
disediakan.
6.
Siapkan sarana dan prasarana sementara untuk keadaan darurat,
seperti kotak P3K dan tabung pemadam kebakaran (aphar).
e.
Struktur Engineer
Tugas nya adalah mengawasi pekerjaan struktur yang sedang berjalan agar
sesuai prosedur yang berlaku.
f.
Drafter
1.
Bertanggung jawab atas record-record pekerjaan.
2.
Membuat pengarsipan serta penyimpanan gambar desain dan
perencana.
3.
g.
Membuat penyediaan gambar pelaksana lapangan.
Quality Surveyor
Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan
proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan
bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan bill of
quantities dan mencatan progres kemajuan konstruksi.
h.
Supervisor
1.
Supervisior (pelaksanaan besi).
III - 21
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
2.
i.
Supervisior (pelaksanaan bekisting).
Surveyor
1.
Bertanggung jawab terhadap ketepatan dalam pengukuran dilapangan
yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkam.
2.
Menggunakan dan merawat alat ukur agar dapat dipakai dengain baik
sesuai dengan kebutuhan.
3.
j.
Melakukan survei dilapangan sesuai dengan kondisi lapangan.
M/E
Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan proyek dan mengawasi
pengadaan alat-alat yang dibutuhkan.
k.
Staff Acounting & Finance
1.
Mengendalikan biaya proyek agar tidak lebih dari anggaran yang telah
ada.
2.
Menerima tagihan dari sub kontraktor dan membuat tanda terima
melalui buku kwinasi.
l.
Logistik
1.
Memonitor dan membuat laporan keluar masuk barang.
2.
Membantu memonitor barang apa saja yang dibutuhkan.
III - 22
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
3.3.5. Hubungan Kerja Organisasi Proyek
Yaitu hubungan
antar pengelola yang mempunyai tanggung jawab
terhadap pelaksanaan pembangunan proyek.Oleh karena itu dibuat hubungan
kerja agar dapat mencapai target dari pelaksanaan proyek.
1.
Hubungan Owner dengan Manajement Konstruksi
a.
Owner memberikan tugas kepada manajemen konstruksi untuk
mengawasi pelaksanaan proyek.
b.
Manajemen konstruksi menerima tugas dari owner dalam tugas nya.
c.
Segala hal-hal mengenai hubungan kerja antara owner dengan
manajemen konstruksi diatur dalam suatu kontrak kerja yang di
sepakatioleh kedua belah pihak.
d.
Pemberi tugas (owner) memberikan tugas kepada kontraktor untuk
dilaksanakan oleh kontraktor harus melewati manajemen konstruksi.
2.
Hubungan Manajement Konstruksi dengan Kontraktor
a.
Manajemen konstruksi memberikan pengarahan kepada kontraktor
dan menegur jika terjadi penyelewengan afar pelaksanaan dapat
berjalan lancar.
b.
Bila kontraktor mengalami hal-hal yang kurang jelas harap langsung
ditanyakan kepada menejemen konstruksi.
c.
Kontraktor dan menejem konstruksi dapat memecahkan masalah jika
bekerja sama.
III - 23
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
d.
Manajemen konstruksi dan kontraktor tidak ada hubungan kontrak
secara langsung.
3.4
Manajemen Pelaksanaan Proyek
Suatu proyek pembangunan selalu mengadakan rapat karna rapat
merupakan hal penting yang berfungsi untuk saran atau berdiskusi antar pihak
owner, konsultan dan kontraktor. Hasil dari setiap rapat akan dibuat laporan
1.
Laporan Harian
Segala sesuatu atau keterangan keseluruhan hasil kerja atau jalan nya
suatu pembangunan secara fisik dilakukan didalam proyek yang telah
dilakukan ataupun belum dilakukan karna ada faktor yang tidak
mendukung.
2.
a.
Pengadaan barang dan logistik.
b.
Peralatan yang tersedia dilapangan.
c.
Pekerjaan yang telah diselesaikan
d.
Keadaan cuaca
e.
Waktu, tenaga kerja dan jumlah tenaga kerja
Laporan Mingguan
Segala sesuatu yang berisi tentang keterangan seluruh hasil kerja
atau jalan nya suatu proyek yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi.
Laporan ini berisi sebagai berikut:
a.
Laporan progress dan koordinasi konstruksi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
III - 24
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
b.
Kondisi.
c.
Membandingkan progres dengan program.
d.
Antisipasi keterlambatan.
e.
Quality contol.
f.
Koordinasi antar kontraktor.
g.
informasi.
h.
shop drawing.
i.
Laporan perencanaan
j.
Merencanaakan koordinasi dan mengontol pekerjaan .
k.
Mempertimbangkan dan membuat rekomendasi terhadap
usulan perubahan desain.
l.
Selalu memantau perkembangan dan evaluasi terhadap
pelaksanaan desain dan dokumen.
m.
Evaluasi terhadap respon konsultan terhadap informasi yang
belum pasti atau masih kurang jelas.
n.
Laporan dari K3
o.
Wajib menggunakan APD (helm, sepatu dan rompi) yang
digunakan dengan baik dan dipakai dengan benar.
III - 25
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
p.
Selalu memeriksa keselamatan para pekerja dan mengawal
setiap pekerjaan untuk memastikan lokasi yang sedang ada
pelsanaan bebas dari gangguan.
q.
Menulis laporan bila terjadi kecelakaan pekerja dan memberi
pertolongan pertama.
r.
Meciptakan area keamanan, keselamata dan kesehatan
dilingkungan proyek.
s.
Meningkatkan komunikasi tentang keselamata dan kesehatan
dilingkungan proyek.
3.
Laporan Bulanan
Segala sesuatu yang berisi tentang keterangan seluruh hasil kerja
atau jalan nya suatu proyek yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi.
Laporan ini berisi sebagai berikut:
a.
Penjelasana upaya yang harus dilakukan untuk proyek agar
mencekah terjadinya ketidak stabilan agar dapat diralisasikan
dan tercapai sesuai kesepakan bersama dan sesuai yang
direncanakan.
b.
Realisasi pelaksanaan proyek konstruksi secara fisik terhadap
yang telah ditetapkan.
c.
Mengatur anggaran biaya proyek dan
pengeluaran biaya
proyek.
d.
Foto-foto dokumentasi proyek.
III - 26
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
Pengendalian proyek merupakan salah satu bagian dari manajemen
proyek,
yaitu
perancangan,
perorganisasian,
pengontrolan,
pelaksanaan dan pengendalian.
Berikut ini ada beberapa tujuan yang harus dicapai dalam
pengendalian proyek:
1.
Meningkatkan efisiensi dan pekerjaan sehingga dapat
meminimalisasikan pengeluaran proyek.
2.
Memperoleh kualitas bangunan yang sesuai dengan
perancangan.
3.
Waktu pelaksanaan sesuai dengan jadwal sehingga tak
ada keterlambatan. Maka dari itu perlu menciptakan
tujuan-tujuan diperlukan beberapa pertimbangan agar
mendapatkan rencana yang baik dan teliti yaitu sebagai
berikut:
4.
Metode pelaksanaan sesuai dengan tender atau rencana
yang ditentukan.
5.
Dana dan tenaga kerja tersedia.
6.
Bahan bangunan atau materian dan peralatan tersedia.
7.
Waktu yang telah disediakan telah ditentukan.
III - 27
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
3.4.1. Pengendalian Biaya Proyek
Pengendalian biaya proyek adalah semua upaya yang dilakukan
seluruh staff proyek, untuk mencapai biaya pelaksanaan proyek sesuai
dengan yang diharapkan. Pengendalian biaya proyek sangat dipengaruhi
oleh:
1. Pengendalian waktu pelaksanaan karena semakin bertambahnya
waktu pelaksanaan semakin besar biaya yang dikeluarkan.
2. Penegndalian mutu dan hasil pelaksanaan proyek karena jika
hasil pelaksanaan dan mutu tidak sesuai dengan rencana maka
harus
menambah
biaya
pekerjaan ulang,
finishing dan
pembongkaran.
3. Pengendalian sistem manajemen operasional proyek yang
bersangkutan yang kurang baik atau tidak konsisten dalam
pelaksanaanya atau penerapannya dikarenakan in-efektivitas dari
cara dan sistem kerja serta efisiensi realitas biaya pekerjaan dari
yang seharusnya yang direncanakan.
Pengendalian biaya proyek dilakukan secara rutin selama proyek
berlangsung dan hasilnya diwujudkan dalam bentuk laporan
yang berisikan rincian pemasukan dan pengeluaran operasional
dan non-operasional.
3.4.2. Pengendalian Mutu Bahan
Pengendalian mutu bahan dalam proyek dapat dilakukan dengan dua
cara yaitu:
III - 28
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Manajemen dan Organisasi Proyek
1.
Pengawasan pekerjaan
2.
Uji mutu
3.4.3. Pengendalian Waktu Pelaksanaan
Penjadwalan dengan pembuatan wktu yang merupakan sistem
engendallian waktu dengan metetapkan setiap masing-masing waktu
pekerjaan. Tahap pekerjaan disesuaikan dengan urutan logika pekerjaan.
Pengendallian waktu dengan cara sebagai berikut:
1.
Pengendalian jumlah pekerja sesuai yang diinginkan dan
kebutuhan,
apabila
terjadi
keterlambatan
makan
perlu
penambahan pekerja.
2.
Persiapan pengadaan material yang diperlukan dan alat-alat
selalu siap tersedia apbila suatu pekerjaan akan berlangsung.
3.
Metetapkan tenaga ahli pada pekerjaan sesuai dengan keahlian
masing-masing sehingga tercipta keselaran pekerja yang bagus
dan saling membantu.
III - 29
http://digilib.mercubuana.ac.id/