7 BAB 2 LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PIKIR

BAB 2
LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PIKIR
2.1
Pengertian Data, Sistem, Informasi
2.1.1 Data
Menurut Whitten (2004) data adalah sebuah sumber yang harus
dikontrol dan dikelola menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan
bermanfaat. Sedangkan data di komputer secara umum dapat didefenisikan
sebagai bahan keterangan tentang kejadian – kejadian nyata atau fakta yang
dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang
menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data dapat berupa catatan – catatan
dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan
menjadi bahan dalam seuatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu
data belum dapat diartikan dalam banyak hal sebelum diolah dan diproses
lebih lanjut.
Menurut McLeod (2004, p12), data merupakan fakta- fakta dan
angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Data merupakan fakta,
atau bagian dari fakta yang mengandung arti dan menunjukan suatu objek
ataupun kondisi dan situasi lainya.
Menurut Lungan (2006, p13), data merupakan bentuk jamak dari
“datum” yang berarti informasi. Data merupakan keterangan-keterangan atau
fakta-fakta yang dikumpulkandari suatu populasi atau bagian populasi yang
akan digunakan untuk menerangkanciri-ciri populasi yang bersangkutan
Dari pendapat para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa data
merupakan kumpulan fakta yang berasal dari suatu populasi untuk
menjelaskan karakteristik populasi tersebut
2.1.2 Sistem
Menurut Williams dan Sawyers (2005, p457), sistem adalah
sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk
melakukan suatu pekerjaan dalam usaha mencapai suatu tujuan
Menurut Stair dan Reynolds (2010, p8), sistem adalah satu set dari
elemen atau komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.
7
8
Sedangkan menurut Satzinger, (2010, p6) sistem adalah kumpulan
komponen yang saling terkait yang berfungsi bersama untuk mencapai
beberapa hasil tertentu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen
yang saling berhubungan, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang saling
berinteraksi, yaitu:
1. Input, melibatkan pengambilan dan perakitan berbagai elemen yang
memasuki sistem untuk diproses. Contohnya, bahan baku mentah,
sumber daya manusia
2. Pemrosesan, melibatkan proses pengubahan yang mengubah dari
suatu input menjadi suatu output. Contohnya, proses cara berbelanja
di supermarket, proses pencernaan manusia, proses pengolahan biji
bunga matahari
3. Output, melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh
proses transformasi ke tujuan yang ingin dicapai. Contohnya, produk
final (barang jadi), suatu informasi
2.1.3 Informasi
Menurut Meliono (1990, p.331), Informasi adalah data yang telah
diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk
menghasilkan sebuah keputusan.
Menurut Susanto (2004, p.46), Informasi adalah hasil pengolahan data
yang memberikan arti dan manfaat.
Menurut Burch dan Strater (1974), Informasi adalah pengumpulan
atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.
Menurut Davis (1991: 28), informasi adalah data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Berdasarkan definisi-definisi informasi yang telah disebutkan diatas,
dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan fakta-fakta yang telah
diolah menjadi data, sehingga menjadi lebih berguna dan menjadi informasi
saat dibaca atau diketahui oleh orang yang membutuhkan akan informasi
9
tersebut dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi yang
berkualitas tergantung dari tiga hal, yaitu:
a. Akurat, yang artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat pada waktunya, yang artinya informasi yang diterima tidak
boleh terlambat.
c. Relevan, yang artinya informasi tersebut mempunyai manfaat oleh
pemakainya.
2.2
Sistem informasi
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2005, p.7), Sistem informasi adalah
kumpulan dari komponen berhubungan yang berkumpul, proses, penyimpanan,
penyediaan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk meyempurnakan tugas
bisnis.
Menurut Rainer & Cegielski (2011,p. 65), Sistem informasi adalah sebuah
proses
yang
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan,
menganalisis,
dan
menggulirkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Sebagian besar sistem informasi
sudah terkomputerisasi.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan
komponen yang saling terintegrasi dan bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan
yang spesifik dengan menerima input dan menghasilkan output dalam sebuah proses
yang terorganisasi dan terkomputerisasi.
2.2.1 System Hierarcy
Menurut Pearlson & Saunders (2013, p.18), Sebuah informasi terdiri
dari tiga unsur utama: teknologi, orang, proses. Ketika kebanyakan orang
menggunakan sistem informasi Istilah, mereka benar-benar hanya mengacu
elemen teknologi seperti yang didefinisikan oleh infrastruktur organisasi.
infrastruktur merujuk pada segala sesuatu yang mendukung aliran dan
pengolahan informasi dalam suatu organisasi, termasuk hardware, software,
data, dan komponen jaringan. Sedangkan arsitektur mengacu pada strategi
yang tersirat dalam komponen ini
10
Gambar 2.1 System Hierarchy
Sumber: (Pearlson & Saunders, 2013, p.18)
Sistem informasi didefinisikan secara lebih luas sebagai kombinasi
dari teknologi, orang, dan proses yang digunakan suatu organisasi untuk
menghasilkan dan mengelola informasi. Sebaliknya, teknologi informasi (TI)
berfokus hanya pada perangkat teknis dan peralatan yang digunakan dalam
sistem. Kami mendefinisikan teknologi informasi sebagai segala bentuk
teknologi yang digunakan untuk membuat, menyimpan, pertukaran, dan
menggunakan informasi.
Diatas sistem informasi itu sendiri adalah manajemen, yang
mengawasi desain dan struktur sistem dan memantau kinerja secara
keseluruhan. Manajemen mengembangkan kebutuhan bisnis dan strategi
bisnis bahwa sistem informasi dimaksudkan untuk memenuhi. Arsitektur
sistem menyediakan cetak biru yang menerjemahkan strategi ini ke dalam
komponen, atau infrastruktur.
2.2.2 Information System Strategy Triangle
Menurut Pearlson & Saunders (2013, p.24), Information System
Strategy Triangle adalah kerangka sederhana untuk menggambarkan
keselarasan diperlukan dengan sistem bisnis dan untuk memahami dampak
dari organisasi IS, kerangka kerja ini disebut seperti itu karena strategi bisnis
yang terkait dengan strategi IS dan strategi organisasi.
11
Gambar 2.2 Information System Strategy Triangle
Sumber: (Pearlson & Saunders, 2013, p.24)
Business Strategy (Strategi Bisnis), mengartikulasikan rencana
dimana bisnis berusaha untuk pergi dan bagaimana mereka mengharapkan
untuk sampai ke sana. Manajemen membangun rencana ini dalam
menanggapi kekuatan pasar, permintaan pelanggan, dan kemampuan
organisasi.
Organizational Strategy (Strategi Organisasi), meliputi desain
organisasi
serta
pilihan
membuat
yang
menentukan,
mengatur,
mengkoordinasikan dan mengendalikan proses kerjanya. Strategi organisasi
adalah rencana yang menjawab pertanyaan: "bagaimana perusahaan akan
mengatur untuk mencapai tujuan dan menerapkan strategi bisnisnya?"
Information Strategy (Strategi Informasi), adalah rencana organisasi
menggunakan untuk memberikan layanan informasi. IS memungkinkan
perusahaan untuk menerapkan strategi bisnisnya.
2.3
Pengertian Manajemen Perubahan (Change Management)
Menurut Wibowo (2007), Manajemen Perubahan adalah suatu proses secara
sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan
untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses
perubahan tersebut.
Davidson (2005) menjelaskan bahwa perubahan merujuk pada sebuah
terjadinya sesuatu yang berbeda dengan sebelumnya. Perubahan bisa juga bermakna
melakukan hal-hal dengan cara baru, mengikuti jalur baru, mengadopsi teknologi
baru, memasang sistem baru, mengikuti prosedur-prosedur manajemen baru,
penggabungan (merging), melakukan reorganisasi, atau terjadinya peristiwa yang
12
bersifat mengganggu (disruptive) yang sangat signifikan. Rumusan perubahan yang
diungkapkan oleh Davidson tersebut, bahwa perubahan organisasi termasuk lembaga
pendidikan tinggi bisa terjadi di berbagai aspek kehidupan organisasi.
2.3.1 Lewin's Three Step Model
Lewin (1951) menjelaskan tentang pendekatan klasik model
manajemen perubahan yang terdiri dari tiga tahapan, yaitu:
1. Tahap Unfreezing
Tahap ini mencakup kegiatan membantu orang-orang untuk
memahami bahwa diperlukan adanya suatu perubahan dan juga
meningkatkan bahwa situasi yang ada sudah tidak memadai. Dengan
kata lain, pada tahap ini diguncang sehingga orang-orang merasa tidak
nyaman dan menuntut perubahan.
2. Tahap Changing
Pada tahap ini secara bertahap tapi pasti perubahan dilakukan, hingga
didapatkan suatu kondisi baru.
3. Tahap Refreezing
Tahap ini mencakup kegiatan memperkuat perubahan-perubahan yang
telah dilaksanakan sedemikian rupa, hingga cara-cara baru hasil
perubahan tersebut menjadi stabil.
Gambar 2.3 Lewin's Three Step Model
Sumber: Lewin, 1951
13
2.3.2 Kotter's Eight Stage Change Process
Teori model perubahan yang dikemukakan oleh John P. Kotter
(Kotter, 1996) ini terdiri dari delapan tahapan proses perubahan, yaitu:
1. Membangun Rasa Urgensi
Tahapan ini adalah tahapan untuk membangun motivasi,
dengan mengkaji realitas pasar dan kompetisi, mengidentifikasi dan
membahas krisis, potensi krisis atau peluang besar, sehingga timbul
alasan yang baik untuk melakkan sesuatu yang berbeda
2. Menciptakan Panduan Koalisi
Pada tahapan ini dibentuk sebuah koalisi untuk memulai
perubahan sebagai sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang
memiliku kekuasaan yang cukup untuk memimpin perubahan. Tim
tersebut tidak harus mencakup dari semua orang yang memiliku
kekuasaan atau yang menduduki kedudukan pada struktur organisasi,
tetapi setidaknya orang-orang yang memiliku pengaruh dan
kekuasaan, keahlian, kredibilitas, dan jiwa pemimpin untuk memulai
perubahan.
3. Mengembangkan Visi dan Strategi
Pada tahapan ini perlunya dibuat sebuah visi untuk membantu
mengarahkan upaya perubahan dan merumuskan strategi untuk
mencapai visi.
4. Mengkomunikasikan Visi Perubahan
Pada tahapan ini perlunya mengkomunikasikan visi dan
strategi perubahan pada seluruh elemen organisasi secara terus
menerus dengan menggunakan setiap kesempatan yang ada, dan
menjadikan koalisi penuntun sebagai model perilaku yang diharapkan
dari pegawai.
5. Memberdayakan Aksi Broad-Based
Pada
tahapan
ini
dilakukan
kegiatan-kegiatan
dengan
melibatkan keseluruhan elemen organisasi untuk menyingkirkan
rintangan, mengubah sistem atau struktur yang merusak visi
perubahan, dan mendorong keberanian mengambil resiko serta ide,
aktivitas dan tindakan nontradisional.
14
6. Membangkitkan Kemenangan Jangka Pendek
Pada tahapan ini dilakukan perencanaan untuk meningkatkan
kinerja sebagai hasil dari perubahan/kemenangan yang dapat dilihat,
dan juga memberi pengakuan dan penghargaan yang dapat dilihat
kepada orang-orang yang memungkinkan tercapainya kemenangan
tersebut.
7. Keuntungan konsolidasi dan Memproduksi Perubahan Lagi
Pada tahapan ini dilakukan kegiatan-kegiatan untuk membuat
proses perubahan tersebut semakin besar dengan menggunakan
kredibilitas yang semakin meningkat untuk mengubah semua sistem,
struktur dan kebijakan yang tidak cocok dan tidak sesuai dengan visi
transformasi, mengangkat, mempromosikan dan mengembangkan
orang-orang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan dan
meremajakan proses perubahan dengan proyek, tema, dan agen
perubahan yang baru.
8. Menetapkan Pendekatan Baru dalam Kebudayaan
Dalam tahapan terakhir ini, semua hasil perubahan yang telah
dilakukan dijadikan budaya kerja yang baru dengan menciptakan
kinerja yang lebih baik melalui perilaku yang berorientasi pada
pelanggan dan produktivitas, kepemimpinan yang lebih baik, serta
manajemen yang lebih efektif, mengartikulasikan hubungan antara
perilaku dan kesuksesan organisasi serta mengembangkan berbagai
cara untuk menjamin perkembangan kepemimpinan dan sukses.
2.4
Mengatasi Penolakan Terhadap Perubahan
Menurut Regan dan O'Connor (2001), strategi berikut dapat dimanfaatkan
untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan:
1. Education and Communication.
Karyawan harus diberitahu tentang perubahan sebelum mereka
diperkenalkan. Edukasi dapat menurunkan resistensi dengan membantu
individu memahami kebutuhan dan logika perubahan. Edukasi dapat
melibatkan one-on-one discusion, presentasi kelompok, dan memo atau
laporan. Pendidikan dan komunikasi akan sangat tepat ketika resistensi
yang didasarkan pada informasi yang tidak memadai atau tidak akurat.
15
Hal ini penting bagi karyawan untuk diberitahu dengan baik ketika
bantuan mereka dibutuhkan untuk menerapkan perubahan.
2. Participantion and Involvement
Saat orang dilibatkan dalam merancang dan menerapkan
perubahan, mereka lebih cenderung merasa berkomitmen untuk merubah
cara kerja mereka. Partisipasi dapat menghasilkan ide-ide baru. Partisipasi
memiliki keterbatasan, namun. Jika proses yang tidak dikelola dengan
hati-hati, karyawan mungkin merasa kesal ketika semua ide-ide mereka
tidak dapat dilaksanakan.
3. Facilitation and Support
Manajer atau agen perubahan dapat membantu menurunkan
resistensi dengan bersikap mendukung. Mereka dapat mendengarkan
kekhawatiran, memberikan dukungan emosional, memberikan karyawan
cuti setelah jangka waktu tuntutan, dan memberikan pelatihan dalam
keterampilan baru. Fasilitasi dan dukungan sangat membantu bagi
mengatasi rasa takut dan kecemasan.
4. Negotiation and Agreement
Cara lain untuk menurunkan resistensi adalah bersikap incentives
ke karyawan untuk memenuhi dan agar perubahan tercapai. Sebagai
contoh, manajemen mungkin memberikan karyawan upah lebih tinggi
sebagai imbalan atas perubahan prosedur kerja. Negosiasi ini terutama
sesuai ketika jelas bahwa satu kelompok akan kalah karena perubahan.
5. Manipulation and Co-optation
Dalam beberapa kasus, terutama jika perubahan akan mendesak
atau tepatnya metode tidak bekerja, agen perubahan mungkin menempuh
manipulasi atau kooptasi. Mereka dapat mengontrol secara selektif siapa
yang mendapat informasi yang hanya informasi saat ini yang hanya
menyajikan informasi yang menguntungkan untuk perubahan, atau
menciptakan rasa palsu urgensi. Teknik lain adalah memberikan individu
peran menguntungkan dalam desain dan implementasi untuk dia
mendapatkan hasil dari pengaruhnya (kooptasi).
16
2.5
Alasan Penolakan terhadap Inovasi Teknologi
Menurut Regan dan O'Connor (2001), Seseorang dapat menolak sistem baru
dikarenakan berbagai hal misalnya karena desain sistem yang buruk, karena
mengganggu dengan cara mereka bekerja, atau karena faktor internal mereka sendiri.
Sistem tidak user friendly biasanya tidak diterima dengan baik. Sistem yang gagal
biasanya tidak gagal karena alasan teknis. Sepuluh dari masalah yang paling penting
terkait dengan bagaimana suatu sistem menjadi bagian dari pekerjaan dan bagaimana
individu bereaksi terhadap sistem akan dibahas di sini.
1. Social Uncertainty
Orang membutuhkan berinteraksi dengan orang lain di tempat kerja.
Ketika perubahan mengganggu pola sosial tersebut atau mengisolasi
karyawan, karyawan akan
menolak. Teknologi baru dapat mengganggu
hubungan kerja yang erat, seperti antara sekretaris dan manajer. Teknologi
juga dapat menurunkan otonomi pekerja.
2. Limited Perspectives
Mereka akan menjadi selektif untuk menyimpan sebuah informasi
yang menurut mereka sesuai dengan pola pikir mereka dan mengabaikan atau
mengucilkan informasi yang tidak sesuai dengan pola pikir mereka
3. Lack of Understanding
Pekerja
cenderung
menolak
perubahan
ketika
mereka
tidak
memahami tujuan dari perubahan tersebut. Terutama mereka pada level
operasional dalam organisasi yang memiliki. Sedikit keterlibatan dalam
perubahan perencanaan biasanya sering tidak menerima detail dari proyek
tersebut, mengapa perubahan diperlukan, dan apa tujuannya. Lebih parah
lagi, mereka mungkin menerima banyak detail melalui rumor, yang
cenderung mendistorsi fakta-fakta. Dalam keadaan ini ada memungkinan
bahwa ketidakpercayaan akan terbentuk. Ketidakpercayaan ini, biasanya
disebut takut pada teknologi atau resistensi terhadap perubahan.
4. Threat to Power and Influence
Ketika individu merasa bahwa teknologi atau prosedur dapat
mengurangi kekuasaan atau pengaruh mereka, mereka cenderung untuk
menolak implementasinya. Seperti
misalnya teknologi yang berbasis web
yang digunakan untuk meningkatkan akses informasi. Contohnya orang yang
sebelumnya bertugas di peran pengantar surat mungkin menolak perubahan
17
karena merasa akan kehilangan pekerjaannya saat penerapan sistem yang
berbasis internet yang memudahkan pengiriman surat melalui sistem
elektronik.
5. Resistance to Technical Personnel
Kebanyakan technical specialists adalah orang luar yang biasanya ada
didalam perusahaan. Spesialis mungkin memiliki blind spot tertentu dan
sikap yang salah karena kesibukan dengan aspek teknis dari ide-ide baru.
Agen perubahan harus menunjukkan bahwa mereka adalah peran fasilitatif,
bukan murni teknis.
6. Perception that Cost Outweight Benefit
Karyawan akan menerima perubahan lebih mudah ketika manfaat
jelas mengimbangi biaya perubahan. Di mata pengguna, biaya akan diukur
tidak dalam uang namun dari sisi waktu dan upaya yang diperlukan untuk
belajar sistem baru, tekanan kerugian pertama dalam produktivitas, frustrasi
dalam mengerjakan gangguan dari sistem baru, dan banyak masalah lain
dibahas di bagian ini. Penghematan biaya dan peningkatan produktivitas
adalah manfaat bagi manajemen, tapi apa manfaat karyawan? Apakah mereka
akan menerima kenaikan gaji? Penghargaan?
7. Fear of Failure or Inadequancy
Ketika sistem baru mengancam agar kompetensi ini ditinggalkan,
pekerja cenderung menolak. Daripada menyambut kesempatan untuk belajar
keterampilan baru, mereka mungkin takut bahwa mereka akan tidak mampu
mengikuti perubahannya.
8. Loss of Control
Kadang-kadang orang menganggap komputer sebagai perangkat yang
mengendalikan perilaku mereka bukan sebagai mesin yang mereka kontrol.
Dengan demikian, komputer dipandang sebagai ancaman bagi otonomi
mereka. Ketika korespondensi dikirim melalui surat elektronik atau pesan
ketika wakil disimpan terpusat, pengguna kadang-kadang merasa bahwa
pekerjaan mereka sedang dipantau.
9. Feeling Of Insecurity
Biasanya orang dapat menjadi cemas ketika dihadapkan dengan
situasi yang baru, setiap kali perubahan dipandang baik atau buruk.
Kecemasan berasal dari faktor yang tidak diketahui yang mungkin
18
memerlukan tanggapan baru. Aturan, kebijakan, dan prosedur seringkali
menjadi kebiasaan, dan orang mungkin bergantung pada mereka sebagai
panduan dan perlindungan. Kebiasaan ini memberikan perasaan aman.
Kebiasaan juga mengembangkan produktivitas ketika mereka mengijinkan
pekerja untuk menghadiri untuk tugas-tugas rutin tanpa harus berpikir tentang
bagaimana mereka atau membuat keputusan tentang apa atau bagaimana
melakukan sesuatu.
10.
Threat of Economic Loss
Setiap perubahan yang mengancam untuk menghilangkan pekerjaan
atau mengurangi jam kerja biasanya bertemu dengan resistensi. Bahkan
berjanji
untuk
memberikan
pelatihan
mungkin
tidak
menurunkan
kekhawatiran. Mengubah yang mempengaruhi tahapan berkarir dan peluang
promosi mungkin juga bertemu dengan resistensi.
2.6
Memahami Kebutuhan Individu
2.6.1 Menganalisis Pekerjaan Manajerial
Menurut Regan dan O'Connor (2001), Survei yang dilakukan di San
Jose, California menunjukkan bahwa tingkat eksekutif senior rata-rata
memiliki 57,5 jam kerja seminggu. Tuntutan jadwal seperti ini menunjukkan
perlunya cara-cara baru dan lebih baik untuk mengelola organisasi dalam
serba cepat, perekonomian global saat ini.
Konsep meningkatkan kinerja manajer melalui alat pendukung
bukanlah hal baru. Fungsi utama dari kantor bisnis selalu telah memberikan
dukungan kepada manajer untuk memanfaatkan waktu mereka dan
memaksimalkan produktivitas. Dukungan ini memiliki dua komponen utama:
1. Delegasi kerja untuk mendukung staf.
2. Waktu dan manajemen aktivitas.
Manajer harus memutuskan mana tugas untuk mendelegasikan dan
yang melakukan sendiri. Tujuannya adalah selalu untuk memaksimalkan
efisiensi dan efektivitas manajer, yang menambahkan sampai produktivitas.
Cara penting di mana teknologi informasi meningkatkan efektivitas
adalah dengan mengubah persamaan delegasi: yang tugas yang paling
produktif bagi manajer untuk melakukan sendiri dan yang harus
19
didelegasikan? Komputer dapat menghemat waktu dan membantu manajer
mendapatkan kembali beberapa kontrol atas organisasi mereka yang
diberikan sebagai harga delegasi.
2.6.2 Menganalisis Dukungan Administrasi
Menurut Regan dan O'Connor (2001), semua perusahaan perlu tepat
waktu, dukungan administratif yang efektif untuk beroperasi secara efisien.
Personil administrasi dan administrasi menyediakan jaringan beragam
layanan dukungan yang menyimpan informasi mengalir ke, dalam, dan luar
perusahaan. Peningkatan penggunaan alat-alat produktivitas desktop jaringan
digital, dan restrukturisasi bisnis terus memiliki dampak yang signifikan
terhadap jabatan administratif. Meskipun fungsi spesifik bervariasi, personil
ini melakukan empat fungsi utama:
1. Pengolahan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.
2. Pengolahan informasi untuk mendukung operasi.
3. Memberikan layanan (atau dukungan) kepada klien atau pelanggan.
4. Mengoperasikan fasilitas fisik kantor.
2.7
Need Analysis Tools
Menurut Regan dan O'Connor (2001), Dalam memilih alat yang tepat,
pertanyaan untuk bertanya pertama adalah apa yang perlu masalah yang harus
dijawab, dan kemudian menentukan siapa yang memiliki jawaban. Singkatnya, data
yang dikumpulkan dari penilaian kebutuhan berasal dari individu atau sumber
sekunder yang dapat memberikan jawaban atas pertanyaan seperti:
1. Bagaimana sistem saat ini sedang digunakan?
2. Siapa yang dapat manfaat dari pelatihan?
3. Bagaimana penggunanya saat ini dan tingkat yang diinginkan dalam
keahliannya pada sistem tertentu atau aplikasi?
4. Mana sistem yang memerlukan dukungan pelatihan tambahan?
5. Mana aplikasi perlu diajarkan?
6. Keterampilan mana dan fitur mana yang perlu diajarkan untuk aplikasi
tertentu?
7. Apa tingkat pelatihan yang dibutuhkan?
8. Berapa banyak waktu karyawan bisa melatih?
20
9. Tugas apa yang harus karyawan dapat melakukan ketika pelatihan selesai?
Yang paling sering teknik yang digunakan untuk menemukan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan ini adalah pengamatan, wawancara, diskusi kelompok, dan
kuesioner.
2.8
Implementasi Program yang Sukses
Menurut Regan dan O'Connor (2001), Tidak ada metode pelatihan akan
bekerja kecuali pengguna yakin bahwa keterampilan yang harus dipelajari berguna
untuk dirinya di tempat kerja.
2.8.1 Menentukan Peserta Training
Mungkin aturan yang paling penting adalah bahwa peserta pelatihan
yang dipilih untuk kegiatan pembelajaran harus memiliki kebutuhan untuk
tahu, harus mampu menerapkan keterampilan yang mereka akan dipelajari
langsung ke pekerjaan mereka.
Pertimbangan lainya adalah tingkat keterampilan peserta saat ini,
tingkat organisasional mereka, dan tingkat keterampilan yang diperlukan
(tujuan kinerja). Pengelompokan individu dengan tujuan pembelajaran yang
berbeda juga dapat menimbulkan masalah. Beberapa individu mungkin
memerlukan pengetahuan yang menyeluruh dari semua fitur perangkat lunak,
sementara yang lain mungkin perlu hanya gambaran umum dari kemampuan
dan aplikasi.
2.8.2 Training Plan
Sebuah rencana pelatihan mungkin sederhana atau kompleks
tergantung pada kebutuhan. Sebuah rencana untuk mengembangkan
kemampuan dengan program perangkat lunak tunggal dalam satu departemen
bisa menjadi cukup mudah. Sebuah rencana pelatihan untuk mendukung
proyek rekayasa ulang besar akan sangat komprehensif. Hal ini bisa dengan
mudah melibatkan puluhan kebutuhan pelatihan bagi ratusan pengguna di
semua tingkatan organisasi.
21
2.9
Pengertian Fish Bone Diagram
Diagram Fish Bone sering juga disebut dengan istilah Diagram Ishikawa.
Penyebutan diagram ini sebagai Diagram Ishikawa karena yang mengembangkan
model diagram ini adalah Dr. Kaoru Ishikawa pada sekitar Tahun 1960-an.
Diagram Fish Bone merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi,
mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab
yang berhubungan dengan suatu permasalahan.
Menurut Scarvada (2004), konsep dasar dari diagram Fish Bone adalah
permasalahan mendasar diletakkan pada bagian kanan dari diagram atau pada bagian
kepala dari kerangka tulang ikannya.
Diagram Fish Bone ini umumnya digunakan pada tahap mengidentifikasi
permasalahan dan menentukan penyebab dari munculnya permasalahan tersebut.
Selain digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan penyebabnya,
diagram Fish Bone ini juga dapat digunakan pada proses perubahan.
Scarvada (2004) menyatakan Diagram Fish Bone ini dapat diperluas menjadi
diagram sebab dan akibat (cause and effect diagram). Perluasan (extension) terhadap
Diagram Fish Bone dapat dilakukan dengan teknik menanyakan “Mengapa sampai
lima kali (five whys)” (Pande & Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004).
2.9.1 Langkah-langkah dalam Penyusunan Diagram Fish Bone
Langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fish Bone dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. Membuat kerangka Diagram Fish Bone. Kerangka Diagram Fish
Bone meliputi kepala ikan yang diletakkan pada bagian kanan
diagram. Kepala ikan ini nantinya akan digunakan untuk menyatakan
masalah utama. Bagian kedua merupakan sirip, yang akan digunakan
untuk menuliskan kelompok penyebab permasalahan. Bagian ketiga
merupakan duri yang akan digunakan untuk menyatakan penyebab
masalah. Bentuk kerangka Diagram Fish Bone tersebut dapat
digambarkan sebagai berikut:
22
Gambar 2.4 Penyusunan Diagram Fish Bone
2. Merumuskan masalah utama. Masalah merupakan perbedaan antara
kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan (W. Pounds, 1969
dalam Robbins dan Coulter, 2012). Masalah juga dapat didefinisikan
sebagai adanya kesenjangan atau gap antara kinerja sekarang dengan
kinerja yang ditargetkan. Masalah utama ini akan ditempatkan pada
bagian kanan dari Diagram Fish Bone atau ditempatkan pada kepala
ikan. Berikut contoh rumusan masalah utama.
3. Langkah berikutnya adalah mencari faktor-faktor utama yang
berpengaruh atau berakibat pada permasalahan. Langkah ini dapat
dilakukan dengan teknik brainstorming. Menurut Scarvada (2004),
penyebab permasalahan dapat dikelompokkan dalam enam kelompok
yaitu materials (bahan baku), machines and equipment (mesin dan
peralatan), manpower (sumber daya manusia), methods (metode),
Mother
Nature/environment
(lingkungan),
dan
measurement
(pengukuran). Gaspersz dan Fontana (2011) mengelompokkan
penyebab masalah menjadi tujuh yaitu manpower (SDM), machines
(mesin dan peralatan), methods (metode), materials (bahan baku),
media, motivation (motivasi), dan money (keuangan). Kelompok
penyebab masalah ini kita tempatkan di Diagram Fish Bone pada sirip
ikan.
23
4. Menemukan penyebab untuk masing-masing kelompok penyebab
masalah. Penyebab ini ditempatkan pada duri ikan. Berikut disajikan
contoh penyebab masalah rendahnya kualitas lulusan diklat.
5. Langkah selanjutnya setelah masalah dan penyebab masalah
diketahui, kita dapat menggambarkannya dalam Diagram Fish Bone.
2.10
Rational Unified Process (RUP)
Menurut IBM (2012), Rational Unified Process (RUP) adalah kerangka
proses yang menyediakan simulasi sistem pada industri untuk sistem, software,
implementasi dan manajemen proyek yang efektif. RUP adalah salah satu dari sekian
banyak proses yang terdapat di dalam Rational Process Library, yang memberikan
simulasi terbaik untuk pengembangan atau kebutuhan proyek. RUP mempunyai
beberapa tahapan, yaitu:
Gambar 2.5 Metode RUP (Rational Unified Process)
Sumber: http://www.ibm.com/developerworks/rational/
library/content/03October/2897/2897_fig1.jpg
24
1. Inception
Inception merupakan tahap untuk mengidentifikasi sistem
yang akan dikembangkan. Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini
antara lain mencakup analisis existing, perumusan sistem target,
penentuan arsitektur global target, identifikasi kebutuhan, perumusan
persyaratan
(fungsional,
performansi,
keamanan,
GUI,
dll),
perumusan persyaratan pengujian (level unit, integrasi, sistem,
performansi, fungsionalitas, keamanan, dll), UML diagram, dan
pembuatan dokumentasi.
2. Elaboration
Elaboration merupakan tahap untuk melakukan desain secara
lengkap berdasarkan hasil analisis pada tahap inception. Aktivitas
yang dilakukan pada tahap ini antara lain mencakup pembuatan desain
arsitektur subsystem (architecture pattern), desain komponen sistem,
desain formati data (protokol komunikasi), desain database, desain
user
interface,
pemodelan
diagram
UML,
dan
pembuatan
dokumentasi.
3. Construction
Construction merupakan tahap untuk mengimplementasikan
hasil desain dan melakukan pengujian hasil implementasi. Pada tahap
awal construction, ada baiknya dilakukan pemeriksaan ulang hasil
analisis dan desain. Apabila desain yang dibuat telah sesuai dengan
analisis sistem, maka implementasi dengan bahasa pemrograman
tertentu dapat dilakukan. Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini
antara lain mencakup pengujian hasil analisis dan desain, pendataan
kebutuhan implementasi lengkap (berpedoman pada identifikasi
kebutuhan di tahap analisis), penentuan coding pattern yang
digunakan, pembuatan program, pengujian, optimasi program,
pendataan berbagai kemungkinan pengembangan / perbaikan lebih
lanjut, dan pembuatan dokumentasi
4. Transition
Transition merupakan tahap untuk menyerahkan sistem
aplikasi kepada user, yang umumnya mencakup pelatihan dan beta
testing aplikasi.
25
RUP juga mempunyai aliran kerja yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
1. Aliran Kerja Utama
a. Business Modeling
Pada tahap ini, terdapat identifikasi dan deskripsi langsung dari area dan
permasalahan untuk redesign atau reengineering, beserta struktur dan
proses-proses bisnis organisasi.
b. Requirements
Tujuan utama pada fase ini adalah menyusun sistem apa yang
seharusnnya ada dan mengapa perlu dibuat, mengidentifikasikan batas
dari sistem, melihat kemungkinan ancaman keamanan serta bagaimana
cara penanggulangannya, dan mengestimasi biaya dan skala waktu yang
rumit. Isi dari sistem dibangun yang kemudian diterjemahkan kedalam
use case model dengan tambahan spesifikasi kebutuhan. Baik kebutuhan
fungsional dan nonfungsional akan dikumpulkan dan dianalisis.
Kebutuhan user dan stakeholder serta fitur high-level didefinisikan dan
kemudian diubah menadi specific software requirements.
c. Analysis and Design
Pada fase ini, semua requirement pada tahap kedua akan diubah menjadi
spesifikasi implementasi.
d. Implementation
Pada tahap ini, semua analisa dan desain yang telah dibuat pada fase
sebelumnya akan diimplementasikan dan diterjemahkan menjadi kode
program.
e. Testing
Pada tahap ini, pengembang software akan menguji dan memverifikasi
semua interaksi komponen, kebutuhan yang telah diimplementasikan dan
kualitas dari software yang telah dikembangkan.
f. Deployment
Pada tahap ini, pengembang software menyebarkan software yang telah
selesai
kepada
user.
Pengembang
software
juga
menyediakan
dokumentasi untuk semua fitur dan fungsi. Pada tahap ini juga,
pengembang software mendapatkan umpan balik dan masukan terhadap
software yang berujung pada modifikasi fungsi dan fitur agar menjadi
lebih baik.
26
2. Aliran Kerja Pendukung
a. Configuration and Change Management
Tahap ini menjalankan dan merawat integritas dari proyek.
Kegiatannya
meliputi
monitoring
dan
mengatur
perubahan
permintaan, perubahan biaya, dan tetap mengontrol berbagai versi
produk dan artifact. Tahap ini juga meliputi manajemen konfigurasi
hardware dan software
b. Project Management
Tahap ini menyediakan framework untuk manajemen software dan
resiko. Tahap ini juga menyediakan pedoman untuk planning,
staffing, monitoring dan secara umum menunjukan manajemen
proyek.
c. Environment
Tahap ini menjelaskan tentang infrastruktur dan metode yang
dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.
2.11
Unified Modelling Language (UML)
Menurut Booch, Rumbaugh, dan Jacobson (2005, p1), UML atau Unified
Modelling Language adalah bahasa berbasiskan grafis yang digunakan untuk
memvisualisasikan, menentukan, membangun, dan mendokumentasikan objek-objek
dari sistem perangkat lunak intensif. UML membuat sebuah standar untuk
menuliskan blueprint atau rancangan dari sebuah sistem, dimulai dari bagian
konseptual seperti proses bisnis dan fungsi-fungsi sistem sampai dengan bagian
konkrit seperti class pada bahasa pemrograman tertentu, skema database, dan
komponen-komponen perangkat lunak yang dapat digunakan kembali.
1. Activity Diagram
Satzinger. J.W , Jackson. R. B , Burd S.D. (2005, p.144). Activity
diagram adalah jenis diagram alur kerja yang menggambarkan kegiatan
pengguna dan aliran sekuensial mereka. Sebuah activity diagram hanyalah
sebuah diagram alur kerja yang menggambarkan berbagai pengguna (atau
sistem) kegiatan, orang yang melakukan aktivitas masing-masing dan aliran
sekuensial kegian ini. Diagram aktivitas adalah
salah satu dari Unified
Modeling Languange (UML) diagram yang berhubungan dengan pendekatan
berorientasi obyek, tetapi dapat digunakan dengan pendekatan pembangunan.
27
Gambar 2.6 Activity Diagram
Sumber: Satzinger (2010, p.142)
2. Use Case Diagram
Menurut Satzinger (2010, p.242) Use Case merupakan suatu aktivitas
yang dilakukan oleh sistem, biasanya merupakan sebuah respon untuk
permintaan dari pengguna sistem.
Satzinger (2010, p.243) menjelaskan bahwa aktor tidak selalu sama
dengan sumber dari peristiwa di event table karena aktor di use case
merupakan orang yang berinteraksi dengan sistem yang mana sistem harus
meresponnya.
Gambar 2.7 Use Case Diagram
Sumber : Satzinger (2010, p.244)
28
3. Use Case Description
Menurut Satzinger (2010, p.171) Use Case Descripton merupakan
deskripsi yang mencatat mengenai detil pemrosesan dari suatu use case.
Fully Developed Description merupakan metode yang paling formal
mendokumentasikan sebuah use case. Meskipun memerlukan waktu lebih
untuk mengerjakan, jenis dari use case description ini dapat meningkatkan
kemungkinan akan pemahaman mengenai proses bisnis
Gambar 2.8 Fully Developed Description
Sumber: Satzinger (2010)
2.12
Mengelola Surat Masuk
Menurut Zain (2011), Mengelola surat adalah kegiatan atau tugas rutin dari
seorang sekretaris terutama surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan. Mengelola
surat masuk meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan,
29
dan memproses. Dalam mengelola surat harus dikendalikan dengan tujuan agar surat
cepat sampai kepada pengolah.
Berdasarkan urgensi penyelesaian surat di bagi menjadi :
1. Surat Penting
Merupakan surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut,
menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat
menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan dan
kepegawaian, keuangan dan lain lain.
2. Surat Biasa
Adalah surat yang isinya bersifat tidak mengikat, tidak memerlukan
tindak lanjut dan apabila surat itu hilang, informasinya dapat di peroleh dari
sumber lain.
3. Surat Rahasia
Adalah surat yang menurut isinya maupun sifatnya memerlukan
perlindungan, karena jika isi surat tersebut di ketahui orang lain maka akan
menimbulkan kerusakan atau kerugian besar, akan mengurangi atau
menyulitkan pelaksanaan tidak lanjut berikutnya.
2.12.1 Pengagendaan Surat
Merupakan kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan
cara memberi nomor urut surat tersebut. Pencatatan dapat dilakukan dengan
menggunakan daftar penerimaan harian yang dalam istilah asing di sebut
daily mail record. Surat masuk diberi pula nomor penerimaan tersendiri yang
di ambil dari buku agenda disebut nomor agenda surat.
Berikut macam macam buku agenda yang dapat dipergunakan untuk
mencatat surat masuk :
1. Buku Agenda Tunggal
Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomer berurutan(campuran)
pada tiap-tiap halaman untuk satu halaman.
Buku agenda Tunggal Tahun…
30
Tabel 2.1 Format Buku Agenda Tunggal
No.Urut
Tanggal
M
Surat
K
Nomor
Tanggal
Dari/
Ringkasan
Kepada
Isi Surat
Keterangan
2. Buku Agenda Kembar
Adalah buku agenda untuk mencatat surat masuk dan satu
buku agenda untuk mencatat surat keluar. Dengan demikian buku
agenda kembar terdiri dari : buku agenda masuk yang khusus
mencatat surat masuk yang di terima dalam suatu kantor dan buku
agenda keluar yang khusus untuk mencatat surat keluar atau di sebut
juga dengan buku verbal.
Berikut adalah format buku agenda surat masuk dan agenda
surat keluar :
Agenda Surat Masuk Tahun...
Tabel 2.2 Format buku Agenda surat
Agenda
Surat
No
No
Tgl
Pengirim
Perihal
Tindakan
Tgl
Batas
Tanggal
waktu
Follow UP
Agenda Surat Keluar Tahun...
Tabel 2.3 Format buku agenda surat keluar
Tanggal
No Surat
Kepada
Perihal
Arsip
Keterangan
3. Buku Agenda Berpasangan
Adalah buku agenda yang di pergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kanan
File
31
untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kiri untuk surat
keluar.
2.13
Mengelola Surat Keluar
Menurut Zain (2011), Surat keluar adalah surat yang di kirim oleh suatu
organisasi kepada pihak lain. Surat yang dikirim di sebabkan oleh beberapa faktor,
yaitu:
1. Merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang di terima
2. Merupakan kebutuhan organisasi. Contoh: Organisasi membutuhkan barang,
informasi atau pegawai
Berikut merupakan prosedur pengurusan surat keluar :
1. Pembuatan Konsep Surat
Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep surat dapat di lakukan dengan
2 sistem yaitu:
a. Sentralisasi
Menurut sistem ini semua pembuatan konsep surat di pusatkan pada
unit tertentu yaitu bagian surat menyurat (mail department)
b. Desentralisasi
Menurut sistem ini konsep surat surat dapat dibuat oleh masing
masing unit atau bagian
2. Persetujuan Konsep Surat
Konsep surat di anggap benar oleh bawahan atau koseptor belum tentu di
mata pimpinan benar, mungkin masih harus ada penambahan atau
pengurangan karena di anggap janggal.
3. Mengagendakan Surat
Surat keluar harus dicatat pada buku agenda surat keluar. Dan penomoran
berdasarkan nomer tertulis di buku agenda keluar.
4. Pengetikan Konsep Surat
Setelah konsep surat di paraf atau acc oleh pimpinan yang berwenang dan
telah di beri nomor oleh agendaris, maka surat di serahkan ke juru ketik
5. Pemeriksaan Konsep Surat
Pemeriksaan konsep surat yang sudah di ketik dilakukan oleh
a. Pengetik surat
b. Konseptor
6. Penandatanganan surat
32
Hal ini di lakukan oleh pimpinan setelah surat sudah tidak ada kesalahan atau
kejanggalan. Tanda tangan dibubuhkan dengan nama terang.
7. Pemberian Cap dinas
Surat yang telah di tanda tangani oleh penanggung jawab surat harus di beri
cap atau stempel. Dikarenakan terkadang surat tanpa stempel di anggap tidak
sah.
8. Penyampulan surat
Sebelum di kirim surat di berikan sampul yang berisikan tentang alamat
pengirim bila amplop tida memakai kop surat, nomer surat di ketik di kiri atas
di bawah kop surat,cap dinas, tempelkan prangko jika di butuhkan.
9. Pengiriman surat
Pengiriman surat dibagi 2 yaitu :
a. Pengiriman secara langsung
Maksudnya surat di kirim sendiri oleh kurir ke alamat yang di tuju
dengan menggunakan buku ekspedisi esktern yaitu buku catatan yang
menunjukan bukti pengiriman surat keluar organisasi.
b. Melalui pos atau special mail service
Surat yang akan di kirim di sampaikan ke tempat pos atau pelayanan
lain untuk di kirim oleh via pos.
c. Melalui Elektronik
Pengiriman surat yang di lakukan secara elektronik seperti
menggunakan E-mail, Faksimili, atau telex
10. Penyimpanan surat
Sebelum surat di kirim , surat akan di buat rangkapnya untuk nantinya di
arsip oleh perusahaan sebagai data yang nantinya mungkin di butuhkan
perusahaan.
2.14
Kerangka Pikir
Fokus utama dari penulisan skripsi ini adalah membantu dan memberikan
usulan terhadap perubahan penggunaan proses kerja manual menjadi proses
menggunakan system yaitu E-Office SiMAYA yang merupakan sebuah sistem
persuratan perkantoran yang berbasis online dan mengembangkan E-Office SiMAYA
pada Dirjen Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika Kementerian
Komunikasi dan Informatika. Untuk perkembangan E-Office SiMAYA dan
33
perubahan penggunaaan proses manual menjadi proses berbasis sistem ini mencakup
empat dimensi yang perlu di perhatikan, yaitu: Lingkungan kerja, Aplikasi E-Office
SiMAYA, Sumber Daya Manusia, dan Teknologi yang digunakan saat ini. Dari ke
empat dimensi tersebut dianalisa yang akhirnya menjadi sebuah rumusan masalah
yang terrangkum ke dalam 2 garis besar permasalahan yaitu pada bagian Sumber
Daya Manusia dan Teknologi yang menyebabkan sulitnya perubahan penggunaan
proses kerja manual menjadi proses menggunakan system yaitu E-Office SiMAYA
yang merupakan sebuah sistem persuratan perkantoran yang berbasis online dan
pengembangkan E-Office SiMAYA.
Dalam penulisan skripsi ini akan menggunakan beberapa tools analysis untuk
menganalisis rumusan masalah dan yaitu: Fish Bone Diagram, Lewin’s Stage Model
Of Change, Kotter’s Eight Stage Change Proses, dan Rational Unified Process
34
Gambar 2.9 Kerangka Pikir