Oleh : Drs. H. Mulya Hudori, M.Pd Kabag Tata Usaha Kementerian

Nala Sea Side Hotel
27 Agustus 2013
Oleh : Drs. H. Mulya Hudori, M.Pd
Kabag Tata Usaha
Kementerian Agama Provinsi Bengkulu
Disampaikan Dalam Orientasi Peningkatan Wawasan
Kearsipan dan Tata Kelola Kepustakaan
Tahun 2013
12/9/2013
Nama
: Drs. H. Mulya Hudori, M.Pd
Tgl Lahir
: Bandung, 5 Nopember 1963
Pangkat/Gol
: Pembina Tk 1 / IV/b
Pendididikan :
1.
S.1 : IAIN Bandung tahun 1988
2.
S.2 : Universitas Bengkulu Tahun 2007
Riwayat Pekerjaan :
1.
Kepala MA Al-Hidayah – IPUH tahun 1992
2.
Kepala MAN IPUH 1997
3.
Kepala MAN Arga Makmur 2003
4.
Kepala MAN 2 Padang Kemiling 2007
5.
Kepala Seksi Penyuluhan Haji dan Umroh pada Bidang
Hazawa Kanwil Kemenag tahun 2007
6.
Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Lebong (2007-2013)
7.
Kabag TU Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu (2013)
APA ITU ARSIP ???
Adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara
(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)
Pentingnya Arsip
“Pemerintah tanpa arsip ibarat
tentara tanpa senjata, dokter tanpa
obat, petani tanpa benih, tukang
tanpa alat … Arsip merupakan saksi
bisu, tak terpisahkan, handal dan
abadi, yang memberikan kesaksian
terhadap keberhasilan, kegagalan,
pertumbuhan dan kejayaan bangsa.”
(R.J. Alfaro, 1937)
4
Pentingnya Arsip
(Lanjutan)
"Dari semua aset negara yang ada, arsip
adalah aset yang paling berharga. Ia
merupakan warisan nasional dari
generasi ke generasi yang perlu
dipelihara dan dilestarikan. Tingkat
keberadaban suatu bangsa dapat
dilihat
dari
pemeliharaan
dan
pelestarian terhadap arsipnya."
(Sir Arthur Doughty, 1924)
5
CONTOH ARSIP PENTING
6
ARSIP
BENTUK LAHAN BARU ARSIP
 E-mail
 Website
Website// Internet
 Basis data
 Dokumen Multimedia
 Dokumen Digital
 dll
dll..
FUNGSI ARSIP
1.
Mendukung proses pengambilan
keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
Fungsi / kegunaan
ARSIP sebagai
Sumber informasi
3. Mendukung pengawasan.
4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan.
6. Arsip untuk kepentingan politik dan
ekonomi.
9
PROGRAM
Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi
KEPUTUSAN
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Informasi
Masukan dan
Permintaan
Informasi
UNIT INFORMASI SIAP
PAKAI
PPID
12/9/2013
BANK DATA
Data Internal dan Eksternal
Data Elektronik/Bahan Penerbitan/ Arsip
Apa itu PPID
Pejabat Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi (PPID) adalah pejabat
yang bertugas dan bertanggung
jawab melakukan pengelolaan dan
pelayanan informasi publik meliputi
proses pengumpulan, penyediaan,
pengklasifikasian, penyimpanan,
pendokumentasian, dan pelayanan
informasi.
Fungsi PPID
 Penghimpunan
informasi publik dari seluruh
unit kerja di badan publik;
 Penataan dan penyimpanan informasi publik
yang diperoleh dari seluruh unit kerja di
lingkungan badan publik;
 Penyeleksian dan pengujian informasi publik
yang termasuk dalam kategori dikecualian
dari informasi yang terbuka untuk publik;
 Pelayanan informasi publik
 Penyelesaian sengketa pelayanan informasi
UNIT KEARSIPAN
Kementerian
(Unit Kearsipan I)
Dilaksanakan oleh
Sekretariat Jenderal
dalam hal ini Biro Umum
Instansi Vertikal
(Unit Kearsipan III)
• Kanwil Kementerian Agama
• Kantor Kementerian Agama
Kab/Kota
12/9/2013
Satuan Organisasi
(Unit Kearsipan II)
• Sekretariat Ditjen
• Sekretariat Itjen
• Sekretariat Badan
Litbang dan Diklat
UPT
(Unit Kearsipan IV)
• Perguruan Tinggi Agama
• Madrasah
• KUA
• Balai Diklat/ Balai Penelitian
TUGAS UNIT KEARSIPAN
Unit Kearsipan I
Unit Kearsipan II
1. Mengarahkan,
1. Mengarahkan dan
mengendalikan dan menata
Mengendalikan arsip aktif
seluruh Satuan Organisasi
arsip aktif di lingkungan
2. Menyimpan arsip in aktif
Sat.Or. masing – masing
(sebagai pusat arsip)
2. Melakukan Koordinasi bidang
3. Membina dan
kearsipan dan Jafung
mengkoordinasikan bidang
Arsiparis dengan Unit
kearsipan Kementerian
Kearsipan I
4. Membina,
3. Memindahkan Arsip in aktif
mengkoordinasikan dan
ke Unit Kearsipan I maksimal
mengendalikan Jafung
2 thn/1x
Arsiparis
5. Memusnahkan arsip sesuai
JRA
6. Menyerahkan Arsip Statis
Kementerian Agama Pusat ke
ANRI
12/9/2013
Unit Kearsipan III
Unit Kearsipan IV
Kanwil Kemenag Provinsi:
1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip
aktif di Kanwil
2. Menyimpan Arsip in aktif Kanwil
3. Mengkoordinasikan bidang kearsipan dan
jafung arsiparis dengan Unit Kearsipan I
4. Memusnahkan arsip sesuai JRA
5. Menyerahkan arsip statis ke LKD
6. Memberikan bimbingan kegiatan Kearsipan
pada Kankemenag
kab/kota,UIN,IAIN,IHDN,STAIN,STAKN,STAH
N,
STABN, Balai, KUA dan Madrasah
1. Mengarahkan, mengendalikan dan
menata arsip aktif masing – masing
UPT
2. Menyimpan arsip in aktif dari unit
kerja di lingkungan UPT masing –
masing
3. Membina dan mengkoordinasikan di
bidang kearsipan di lingkungan UPT
masing – masing
4. Membina, mengkoordinasikan dan
mengendalikan Jafung arsiparis di
lingkungan UPT masing – masing
5. Memindahkan arsip in aktif ke
Kanwil kecuali KUA, MIN,MTsN ke
Kankemenag Kab/Kota
Kankemenag Kab/Kota:
1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip
aktif di Kankemenag Kab/kota
2. Menyimpan arsip in aktif Kankemenag
Kab/Kota, KUA, MIN, MTsN
3. Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung
arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil
4. Memberikan bimbingan kearsipan di
lingkungan Kankemenag Kab/Kota
5. Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil
ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP
1. Azas Sentralisasi
Asas Pengorganisasian
2. Asas Desentralisasi
Arsip Dinamis
3.
Asas Gabungan
Sentralisasi dan
desentralisasi
16
KMA NO. 44 TAHUN 2014
TENTANG ASAS, KEWENANGAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN
A.ASAS KEARSIPAN
Penyelenggaraan Kearsipan
di lingkungan Kementerian
Agama menerapkan asas
sentralisasi dan
desentralisasi
12/9/2013
KEWENANGAN KEARSIPAN
B. KEWENANGAN KEARSIPAN
Arsip adalah wewenang pemerintah. Dalam
hal arsip yang berkaitan dengan arsip di
lingkungan Kementerian Agama menjadi
wewenang Kementerian Agama
1. Menteri menetepkan kebijakan umum
2. Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro
Umum melakukan Pembinaan Kearsipan
di lingkungan Kementerian Agama
3. Kanwil Kementerian Agama Provinsi
sebagai pusat arsip di lingkungan Kanwil
Kementerian Agama
UNIT PENGOLAH ARSIP
KEMENTERIAN
PIMP.
Menteri Agama
UNIT
PENGOLA
H
TATA
USAHA
Subbag TU
Menteri
PELAKSAN Pimpinan Satuan
A
Organisasi
SATUAN
ORGANISASI
Sekjen/Irjen/
Dirjen/
Kabalitbang
&Diklat
INSTANSI
VERTIKAL
Kepala
Kanwil/
Kepala
Kantor
Kab/Kota
Subbag
Subbag
Setjen/Subbag Umum/
TU&Kearsipan Subbag TU
,
dll
Biro/Pusat/
Sekretariat/
(Sekjen, Irjen,
Direktorat/
Dirjen,Kabalitbang Inspektorat/
&Diklat)
Balitbang&
Diklat
Bagian
TU/Bidang
/
Seksi
UPT
Rektor/Ketu
a/
Kepala
Subbag
TU/Pelaksan
a TU
Biro/Bagian/
Seksi/Petuga
s yang
ditunjuk
TUGAS UNIT PENGOLAH
1. Tata usaha Unit Pengolah menentukan
kode dan indeks.
2. Pimpinan Unit Pengolah bertugas
memberikan disposisi pada surat untuk
proses selanjutnya.
3. Tata Usaha Unit Pengolah mengatur
arah surat sesuai dengan disposisi
pimpinan dan mengarahkan surat
langsung kepada pelaksana untuk
surat-surat yang tidak memerlukan
disposisi pimpinan.
12/9/2013
TUGAS UNIT PENGOLAH
(Lanjutan)
4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugas
memproses penyelesaian surat sesuai
dengan disposisi pimpinan (untuk surat
yang memerlukan disposisi) dan memproses
surat-surat rutin yang diterima langsung
dari Tata Usaha Unit Pengolah.
5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakan
penyimpanan berkas selama arsip masih
aktif.
12/9/2013
12/9/2013
22