Document 3215393

7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi Organisasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin communis atau common dalam bahasa
inggris yang berarti sama, sementara mengenai organisasi salah satu definisi
menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan atau system individual
yang melalui satu hirarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan
yang ditetapkan (an organization is a collection, or system of individuals who
commonly a hierarchy and division of labor, seek to achieve a predetermined goal).
Komunikasi organisasi adalah suatu bidang kajian ilmu komunikasi, selalu
menjadi fenomena yang senantiasa aktual untuk didiskusikan.Sejalan dengan semakin
banyaknya tantangan dan persoalan organisasi itu sendiri.Globalisasi yang sedang
melanda seluruh aspek kehidupan akhir-akhir ini telah mengharuskan setiap manusia
termasuk lembaga atau organisasi lebih mempersiapkan diri agar tidak ‘tereliminasi”
oleh kompetisi global yang sangat ketat.Lebih dari itu perkembangan peradaban duni
yang begitu cepat mengharuskan setiap organisasi lebih jeli memilih paradigma yang
tepat dalam merespon perkembangan yang ada.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
8
2.1.1. Pengertian Komunikasi Organisasi
Beberapa pakar memberi batasan tentang komunikasi organisasi,
sebagaimana dirangkum oleh DR. Arni Muhammadyakni1 sebagai berikut :
Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi
adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang komplek.
Katz dan Kahn mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus
informasi dan pemindahan arti dalam suatu organisasi.Zelko dan Dance
mendefinisikan komunikasi organisasi dengan suatu system yang saling
tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi external.
Sedangkan Thayer menggunakan sistem pendekatan secara umum dalam
memandang komunikasi organisasi, menurutnya komunikasi organisasi
merupakan arus data yang akan melayani komunikasi organisasi dan proses
interkomunikasi dalam beberapa cara. Thayer menyebut minimal ada tiga cara
system komunikasi dalam organisasi yaitu pertama, berkenaan dengan kerja
organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi,
kedua, berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan
petunjuk, ketiga, berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan
organisasi seperti hubungan dengan personal dan masyarakat dan pihak
external lainya.
1
Muhammad, A. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta. 2004 hal 65-67
http://digilib.mercubuana.ac.id/
9
R. Wayne Pacedan Don F. Faules
2
mengemukakan definisi
komunikasi organisasi dari 2 persepektif yang berbeda.Pertama, persepektif
traditional (fungsional dan objektif), mendifinisikan komunikasi organisasi
sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian dari suatu organsasi tertentu.Kedua, komunikasi interpretif
(subjektif) mengenai komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna
atas interaksi yang merupakan organisasi. Atau dengan kata lain bahwa
komunikasi
organisasi
menurut
persepektif
ini
adalah
“perilaku
pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat itu
berinteraksi dan member makna atas apa yang sedang terjadi. Dari batasan
tersebut
digambarakan
bahwa
dalam
suatu
komunikasi
organisasi
mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang
memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan
posisi
yang
sangat
jelas,
seperti
pimpinan,
staf
pimpinan
dan
karyawan.Disamping itu dalam komunikasi organisasi juga mensyaratkan
adanya pembagian kerja dalam arti setiap orang dalam sebuh institusi baik
yang komersial maupun sosial memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya.
2
R.Wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi. Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan.
PT.Remaja Rosdakarya. Bandung. 2005 hal 31-33
http://digilib.mercubuana.ac.id/
10
Sementara menurut Romli3 pada buku komunikasi organisasi lengkap
mengenai
pengertian
komunikasi
internal
organisasi
adalah
proses
penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk
kepentingan organisasi seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan,
antara sesama bawahan dan sebagainya. Sifat terpenting komunikasi
organisasi adalah penciptaan pesan, penafsiran dan penanganan kegiatan
anggota organisasi. Bagaimana komunikasi berlangsung dalam organisasi dan
apa maknanya bergantung pada konsepsi seseorang menilai organisasi.
Komunikasi mendukung struktur organisasi dan adaptasinya dengan
lingkungan. Bila organisasi merupakan suatu pemroses informasi besar, maka
maksud proses komunikasi adalah untuk memperoleh informasi yang tepat
bagi orang yang tepat pada saat yang tepat
Muhammad 4 , menyimpulkan pendapat dari para ahli mengenai
persepsi tentang komunikasi organisasi, yakni Komunikasi organisasi terjadi
dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh
lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal, Komunikasi organisasi
meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media dan komunikasi organisasi
meliputi orang dan sikapnya, perasaan, hubungan dan keterampilannya.
3
Romli, Khomsahrial; Komunikasi Organisasi Lengkap; Jakarta; PT Grasindo Anggota Ikapi; Jakarta;
2011; hal 6
4
Muhammad, A. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta. 2004 hal 65-67
http://digilib.mercubuana.ac.id/
11
Dari beberapa pengertian komunikasi organisasi diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan
saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung
satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu
berubah-ubah.
2.1.2. Konsep Komunikasi Organisasi
Dengan
landasan
konsep-konsep
komunikasi
dan
organisasi
sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi basahan tentang
komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antar manusia
(human communication) yang terjadi dalan konteks organisasi.
Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan
komunikasi horizontal.Masing masing arus komunikasi tersebut mempunyai
perbedaan fungsi yang sangat tegas.Ronald Adler dan George Rodman5 dalam
buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masingmasing fingsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut.
Pertama, adalah donward communicaton, komunikasi ini berlangsung
ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan
kepada bawahannya.Fungsi arus komunikasi dari atas kebawah ini adalah
5
Rohim S. Teori Komunikasi. Perspektif.Ragam dan aplikasi.Rineka Cipta. 2009. hal 112-113
http://digilib.mercubuana.ac.id/
12
Pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction), penjelasan dari
pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job
rationale), penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang
berlaku (procedures and practices) dan pemberian motivasi kepada karyawan
untuk bekerja lebih baik.
Sedangkan
upward
commonication
terjadi
ketika
bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.Fungsi arus komunikasi dari
bawah keatas ini adalah penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan
pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan,
penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari
bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Arus komunikasi berikutnya adalah horizontal communication.Tindak
komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan ataupun bagian yang
memiliki kedudukan yang setara.Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah
memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi
informasi, upaya memecahkan konflik dan membina hubungan melalui
kegiatan bersama.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
13
2.1.3. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Menurut Syaiful Rohim6, dalam suatu organisasi baik yang berorientasi
komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga
tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu fungsi informative, regulative,
persuasive dan integratife.
Fungsi informative,Organisasi dapat dipandang sebagai suatu system
pemrosesan informasi(information processing sisyem), artinya seluruh anggota
dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih
banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan
setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih
pasti.Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi.Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melakasanakan pekerjaan,
disamping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin, cuti dan sebagainya.
Fungsiregulativeberkaitan dengan peraturan – peraturan yang berlaku
dalamsuatu organisasi.Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang
Ibid, hal 113-114
http://digilib.mercubuana.ac.id/
14
berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini.Pertama, alasan atau orang-orang
yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk member intruksi
atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka
ditempatkan pada laps atas (position of authority).
Fungsi Persuasif, dalam mengatur suatu organisasi,kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk
mempersuasif bawahannya dari pada member perintah. Sebab pekerjaan yang
dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding jika pemimpin sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannnya.
Fungsi Integratif, Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran
yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik.Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut
(newsletter & bulletin) dan laporan kemajuan organisasi, juga saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih
besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
15
Sementara menurut Zelko dan Dance dalam buku Komunikasi Organisasi
Abdullah Masmuh7fungsi komunikasi organisasi sendiri terbagi menjadi Fungsi
Produksi dan Pengaturan, Fungsi Pembaharuan, Fungsi Pemsyarakatan atau
Pemeliharaan, Fungsi tugas, Fungsi perintah dan fungsi manajemen ambigu.
Fungsi Produksi dan pengaturan artinya komunikasi yang berhubungan
dengan penyelesaian pekerjaan dan membantu organisasi mencapai tujuan
produksi (produk, jasa dsb) yang beorientasi pada pengaturan dan produksi.
Contoh komunikasi produksi adalah informasi penjualan, pesan pengawasan
mutu, anggaran, dan pesan-pesan kebijakan dan pengaturan yang menunjukkan
kepada para anggota komunikasi mengenai bagaimana melaksanakan tugastugas mereka. Fungsi komunikasi ini meliputi pesan yang memungkinkan para
manager dan para anggota organisasi untuk menentukan sasaran dan tujuan,
merumuskan bidang masalah, menilai prestasi, mengkoordinir tugas-tugas yang
secara fungsional saling bergantung, menentukan standar hasil prestasi,
memberikan
instruksi,
menunjukkan
kepada
pegawai
bagaimanana
melaksanakan suatu perintah, mengembangkan prosedur dan memahami
kebijakan.
Fungsi pembaharuan artinya aktivitas-aktivitas komunikasi seperti sistem
saran di seluruh organisasi, pekerjaan penelitian dan pengembangan, riset,
analisa pasar dan brainstorming. Fugsi ini menjadikan organisasi dapat
7
Abdullah M, Komunikasi Organisasi, UMM Press, Malang. 2010:73-77
http://digilib.mercubuana.ac.id/
16
menyesuaikan diri dengan pembaruan-pembaruan yang terjadi dalam
lingkungannya. Untuk itu suatu organisasi membuat rencana-rencana baru,
program-program baru, pengarahan yang baru, proyek-proyek yang baru dan
saran-saran
mengenai
produksi
baru.
Rencana-rencana
ini
misalnya
disampaikan pada waktu pertemuan-pertemuan pemecahan masalah, pembuatan
rencana dan pada waktu rapat-rapat dengan anggota organisasi. Pesan yang
disampaikan itu termasuk kategori pesan pembaharuan.
Fungsi Pemasyarakatan atau Pemeliharaan artinya aktivitas-aktivitas
komunikasi yang menyangkut harga diri para anggota organisasi, imbalan dan
motivasi pegawai, moral, hubungan antar pribadi mereka dalam organisasi.
Agar pegawai betah dalam suatu organisasi dan berprestasi memadai, mereka
harus memperoleh pengalaman yang menyenangkan dalam organisasi tersebut.
Imbalan itu dapat berupa uang, prestise, status, pekerjaan menarik, dan faktor
kepuasan seperti terlibat dalam pengambilan keputusan.
Fungsi tugas, artinya aktivitas-aktiviotas komunikasi yang berkenaan
dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi oleh anggota organisasi. Pesan ini
mencakup pemberian informasi kepada karyawan untuk melakukan tugas
mereka secara efisien seperti aktivitas pemberian latihan kepada karyawan,
memberikan orientasi kepada karyawan baru, penentuan tujuan dan aktivitas
lainya yang berkenaan dengan produksi, pelayanan pemasaran dan sebagainya.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
17
Atau dengan kata lain fungsi tugas dapat dikatakan sebagai pesan yang
berhubungan dengan output sistem yang diinginkan oleh organisasi.
Fungsi perintah, artinya komunikasi memperbolehkan anggota organisasi
membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Dua
jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan
dan umpan balik, tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota dalam
organisasi. hasil dari fungsi perintah ini adalah koordinasi diantara sejumlah
anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut.
Fungsi relasional artinya adalah komunikasi yang memperbolehkan
anggota organisasi menciptakan dan mempertankan bisnis produktif dan
hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan
mempengaruhi kinerja pekerjaan dalam berbagai cara misalnya kepuasan kerja,
aliran komunikasi kebawah maupun keatas dalam hirarki operasional dan
tingkat pelaksanaan perintah.
Fungsi manajemen ambigu artinya pilihan dalam suatu organisasi sering
dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misalnya motivasi berganda muncul
karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi
demikian juga diri sendiri. Tujuan organisasi tidak jelas dan konteksi yang
mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah
http://digilib.mercubuana.ac.id/
18
alat untuk mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat pada
organisasi.
2.2.
Pendekatan Komunikasi Organisasi
Romli8 mengungkapkan untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu
organisasi dapat digunakan tiga pendekatan yaitu pendekatan Makro, Mikro dan
Individual.
2.2.1. Pendekatan Mikro
Dalam pendekatan mikro organisasi dipandang sebagai suatu struktur
global yang berinteraksi dengan lingkungannya.Dalam berinteraksi ini
organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti memproses informasi dari
lingkungan, Agar organisasi tetap hidup perlu memproses informasi dari
lingkungannya. Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah
menyesuaikan apayang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer
informasi yang relevan dengan keadaan dalam organisasi, kemudian
merumuskan suatu respon yang tepat terhadap input informasi tersebut.
Informasi ini kemudian digunakan untuk melakukan identifikasi dan penentuan
tujuan organisasi.
8
Romli K , Komunikasi Organisasi lengkap, Gramedia Widiasarana, Jakarta, 2011 hal 20-26
http://digilib.mercubuana.ac.id/
19
Mengadakan identifikasi,Suatu organisasi menggunakan informasi yang
telah diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negoisasi,
persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial dari langganannya. Proses
penyesuaian diri ini dinamakan dengan identifikasi. Misalnya suatu organisasi
transportasi menyenangi transportasi yang cepat, selamat, dapat dipercaya dan
menyenangkan pelayanannya. Berdasarkan informasi ini organisasi berusaha
untuk mengkoordinasi segala kegiatan supaya dapat memenuhi keinginan dari
para langganannya.Untuk member tahu langganan bahwa organisasi telah
meningkatkan pelayanannya, organisasi membuat iklan jtentang itu atau
melakukan suatu pelayanan percobaan gratis.Dalam hal ini peranan komunikasi
memegang peranan penting.Tanpa dikomunikasikan kepada langganan,
langganan tentu tidak mengetahui bahwa organisasi telah meningkatkan
pelayanannya.
Melakukan integrasi, Tidak ada organisasi yang bergerak dalam keadaan
terisolasi, setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam
lingkungannya. Organisasi harus memonitor aktivitas ini, menentukan apa
pengaruh aktivitas-aktivitas itu kepadanya. Jika saingan organisasinya
menghasilkan dengan cara yang samatetapi dengan kualitas yang lebih baik.
Terkadang organisasi menggunakan prosedur pengawasan yang komplek untuk
memonitor satu sama lain, yang mencakup penggunaan peralatan elektronik
dan membayar seseorang mata-mata dalam industri. Tentu saja kebanyakan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
20
cara ini tidak menurut hokum dan itu hanya dilakukan dalam keadaan yang
ekstrem. Sebaliknya beberapa organisasi hanya menggunakan
teknik
komunikasi yang lebih sederhanaseperti membaca brosur, pamphlet, majalah
perdagangan dan berbcara dengan ahli dalam bidangnya untuk mengawasi
saingannya.Terkadang interkasi dengan saingan terlalu bersifat institusional
seperti dalam organisasi perdagangan.Kelompok-kelompok ini mempunyai
anggota
yang
bersifat
terbuka
hanya
kepada
orang-orang
dalam
bidangnya.Mereka melakukan konvensi dan rapat dan menggunakan materi
yang memberikan informasi yang relevan bagi kepentingan golongannya.
Dan menentukan tujuan organisasi, dari semua kegiatan organisasi secara
makro yang memerlukan komunikasi yang sangta penting adalah menentukan
tujuan organisasi. Organisasi seharusnya tidaklah menentukan tujuan sebelum
memperoleh informasi mengenai lingkungan memprosesnya, melakukan
identifikasi dengan langganan yang potensial dan melakukan integrasi yang
cukup dengan organisasi lain untuk memperjelas tujuannya. Informasi yang
berasal dari semua interaksi ini kemudian dapat digunakan untuk menentukan
tujuan organisasi.Suatu tujuan adalah tempat yang diinginkan organisasi
sesudah diberikan periode waktu tertentu.Tujuan dari organisasi industri
umumnya adalah memproduksi suatu produksi dengan biaya yang minimum
dan
menjualnya dengan
mendapat
keuntungan bagi
organisasi.Untuk
menentukan tujuan organisasi harus mengembangkan informasi kekuatan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
21
internal dan external organisasi.Pada beberapa organisasi, biasanya pimpinan
tingkat tinggi banyak melakukan perumusan tujuan organisasinya sehingga
bawahan hanya menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan tersebut.Tetapi
beberapa organisasi, orang –orang dalm organisasi tersebut diajak untuk ikut
serta merumuskan tujuan organisasi.
2.2.2. Pendekatan Makro
Pendekatan ini terutama memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan
subunit pada suatu organisasi.Komunikasi yang diperlukan pada tingkat subunit
ini adalah komunikasi antara anggota kelompok, komunikasi untuk pemberian
orientasi dan latihan, terkadang organisasi perlu memberikan orientasi dalam
latihan untuk melatih orang-orang dalam suatu organisasi agar dapat melakukan
suatu
pekerjaan
tertentu.Untuk
komunikasi.Misalnya
untuk
melakukan
menjelaskan
aktivitas
bagaimana
ini
suatu
memerlukan
pekerjaan
seharusnya dilakukan disampaikan dengan komunikasi.Komunikasi yang
digunakan mungkin lisan, mungkin melalui buku-buku petunjuk atau manual,
yang jelas semuanya menggunakan komunikasi. Organisasi adalah proses terus
menerus yang menghendak komunikasi untuk membawa orang lain melihat apa
yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas memberi orientasi ini
dapat dilakukan oleh pimpinan unit-unit organisasi maupun oleh anggota unit
lainya.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
22
Komunikasi untuk melibatkan suatu anggota kelompok dalam tugas
kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim komunikasi organisasi, komunikasi
dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan dan komunikasi untuk
mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi. Dalam organisasi sangat
diperlukan keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga
kelancancaran tugas organisasi. Sebab bila suatu tugas organisai macet akan
mempengaruhi kepada keseluruhan tugas-tugas organisasi. Untuk mengajak
atau mendorong anggota unit mau bekerja adalah dengan menggunakan
komunikasi dan itu merupakan tugas dari pimpinan unit masing-masing.
Terkadang seorang pemimpin perlu member perintah anggotadengan lemah
lembut atau secara halus, namun terkadang diperlukan cara yang agak keras,
tergantung pada tipe pribadi anggotanya karena setiaporang mempunyai
karakter tertentu dan dalam hal ini perlu diperhatikan agar berhasil dalam
melibatkan mereka dalam pekerjaan kelompoknya.
Penentuan Iklim Organisasi, Iklim organisasi ditentukan oleh macammacam faktor, diantaranya tingkah laku pimpinan, tingkah laku teman kerja dan
tingkah laku dalam organisasi.Tetapi pada umumnya iklim organisasi
ditentukan oleh tingkah laku komunikasi pimpinan kepada kelompoknya.
Misalnya pimpinan yang tidak mau bicara dengan bawahanya dan tidak juga
ambil pusig dengan apa yang dilakukan mereka mungkinakan menjadikan
bawahannya malas bekerja dan tidak produktif.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
23
Supervisi dan pengarahan, tugas-tugas dalam organisasi perlu diawasi,
dikontrol serta diarahkan sesuai dengan criteria yang telah ditentukan.Tugas ini
dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang yang
ada dibawahannya dan membantu orang tersebut agar dapat melakukan
pekerjaanya sebaik mungkin.Semua kegiatan supervisi dilakukan dengan
menggunakan komunikasi.
Kepuasan kerja, bila seseorang tidak merasa senang dengan situasi
pekerjaanya biasanya mereka mengatakan bahwa tidak puas dengan
pekerjaanya. Ada dua hal yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan
pekerjaanya, yaitu apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaanya, dan apabila hubungan antara teman
sekerja kurang bak, atau denga kata lain ketidakpuasan ini berhubungan dengan
komunikasi.
Didalam organisasi biasanya terdapat bermacam-macam kelompok
sosial.Masing-masing kelompok ini mempunyai tujuannya masing-masing.Agar
masing-masing kelompok dapat menyokong tujuan organisasi dan penjelasan
kaitanya dengan tujuan masing-masing kelompok merasakan bahwa tujuan
organisasi adalah tujuan mereka bersama.Dalam hal ini diperlukan ketrampilan
berkomunikasi dari pimpinan sehingga anggota kelompok mempunyai motivasi
untuk bekerja lebih baik. Terlebih lagi bila anggota kelompok melihat ada
http://digilib.mercubuana.ac.id/
24
keuntungan bagi diri mereka, mereka akan bekerja lebih giat dan akan
mendukung tujuan organisasi.
2.2.3. Pendekatan Individual
Pendekatan individual adalah tingkat laku komunikasi individu dalam
organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada kedua pendekatan
sebelumnya akhinya diselesaikan dengan komunikasi individual satu sama
lainya. Komunikasi individual ini ada beberapa bentuk, diantaranya
berbicaradalam kelompok kerja.Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja
organisasi, oleh karena itu seseorang harus mempunyai ketrampilan
berkomunikasi dengan orang lain untuk mendapatkan dan memberikan
informasi yang diperlukan dalam tugas kelompok berbicara terhadap kelompok
kerja ini dapat dilakukan oleh seorang anggota kelompok, seorang supervisor
atau anggota kelompok lainya.
Mengunjungi dan berinterkasi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat,
memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya. Rapat adalah salah satu cara
kehidupan organisasi yang umum. Oleh karena itu seorang anggota organisasi
harus terampil dalam interkasi rapat-rapat yang mencakup ketrampilan
memberikan informasi bila diperlukan atau untuk membujuk anggota lain untuk
menerima usulan dan mengarahkan rapat bila diperlukan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
25
Menulis, Organisasi banyak memerlukan materi cetak dan tertulis.Materi
ini
diantaranya
disistribusikan
untuk
dalam
organisasi
untuk
luar
organisasi.Tiap lembaran dari materi tersebut dilakukan oleh anggota oleh
anggota organisasi yang khusus bertugas untuk itu yang biasa kita sebut
pegawai tata usaha.
Berdebat dalam suatu usulan, dalam organisasi keputusan penting sering
dibuat dalam rapat-rapat kecil dimana orang saling berdebat satu sama lain
sebelum memilih satu tindakan tertentu. Orang dala organisasi harus membuat
suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan. Agar
usulan ini berhasil atau dapat diterima orang perlu ketrampilan komunikasi
untuk meyakinkan dan membujuk orang lain untuk menerima usulan atau
programnya.
Sementara dalam buku Abdullah Masmuh 9 , Pendekatan komunikasi
organisasi bertujuan untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu
organisasi, dan penjelasannya di paparkan menjadi beberapa pendeketan yaitu
Pendeketan makro, dalam interkasi ini organisasi melakukan aktivitas tertentu
seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi,
melakukan integrasi dan menetukan tujuan organisasi.
9
Abdullah M, Komunikasi Organisasi, UMM Press, Malang. 2010:73-77
http://digilib.mercubuana.ac.id/
26
Pendekatan mikro, pendekatan ini memfokuskan pada unit dan sub-unit
pada suatu organisasi termasuk orientasi dan latihan, keterlibatan anggota,
penentuan iklim organisasi, supervisi dan pengarahan dan kepuasan kerja.
pendekatan individual yakni bepusat pada tingkat laku komunikasi
individual dalam organisasi misalnya berbicara pada kelompok kerja,
menghadiri dan berinterkasi dalam rapat-rapat, menulis dan berdebat dalam
suatu usulan.
pendekatan
ilmiah
yaitu
menganggap
bahwa
organisasi
harus
menggunakan metode-metode ilmiah untuk meningkatkan produktivitas. Dalam
pandangan ini produktivitas menyangkut masalah fisik dan psikologis.
Produktivitas dipandang dalam bentuk permintaan fisik akan pekerjaan dan
kemampuan psikologis para pekerjanya.
pendekatan hubungan antar manusia berkembang sebagai reaksi terhadap
perhatian ekslusif faktor-faktor fisik dalam mengukur keberhasilan suatu
organisasi. salah satu asumsi prinsip dari pendekatan ini adalah bahwa kenaikan
kepuasan kerja akan mengakibatkan kenaikan produktivitas. Pemmpin tipe ini
mendorong para anggotanya untuk berpartisipasi dalam memberikan saransaran, umpan balik, dan menyelesaikan masalah dan keluhan mereka sendiri.
Semua anggota organisasu harus berpartisipasi dalam pembuatan keputusan
yang pada akhirnya mempengaruhi mereka.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
27
pendekatan sistem, dalam pendekatan ini komunikasi mmebuat sistem
tersebut vital dan tetap hidup. Pendekatan ini mengkombinasikan unsur-unsur
terbaik dari pendekatan ilmiah dengan pendekatan hubungan antarmanusia.
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai suatu sistem dimana semua
bagian berinterksi dan setiap bagian mempengaruhi bagian lainya. Jadi, jika
suatu sistem harus bertahan maka semua baian-bagiannya harus di
koordinasikan dan semua kegiatannya harus disinkronkan. Komunikasi akan
menghubungkan berbagai bagian dengan bagian lainya dan menghasilkan
banyak gagasan baru.
Yang terkahir adalah pendekatan kultural, yaitu sebuah pendeketan
kontemporer mengenai organisasi menganggap bahwa perusahaan harus
dipandang sebagai suatu kesatuan sosial dan kultur. Pandangan ini melihat
organisasi dan pekerjannya memiliki seperangkat nilai-nilai dan tujuan yang
sama. Itulah sebabnya para pekerja berkontribusi untuk pertumbuhan dan
kemakmuran organisasi.
2.3.
Komunikasi Bisnis
Komunikasi Bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia
menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau
http://digilib.mercubuana.ac.id/
28
kegiatan. Menurut Sutrisna Dewi10 dalam buku Komunikasi Bisnis, Komunikasi
Bisnis adalah komunikasi yang terjadi dalam bisnis, bisa berupa komunikasi
internal, konunikasi external, bersifat formal maupun informal, dan dapat
berbentuk verbal maupun nonverbal.
Komunikasi bisnis, baik secara lisan maupun tertulis, memiliki karakteristik
tersendiri, diantaranya adalah pesan disusun untuk para audiens yang
membutuhkan informasi, oleh karena itu pemahaman terhadap audiens sangatlah
penting. Kedua, pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan waktu dan biaya,
pesan bisnis disampaikan berdasarkan tingkat kepentingannya. Informasi sangatlah
penting biasanya memerlukan waktu yang singkat dan biaya yang mahal.
Demikian sebaliknya, pesan yang kurang penting disampaikan dalam waktu yang
lebih lama dan biaya yang relatif lebih murah. Ketiga, pesan bisnis disususn lebih
dari satu tujuan. Keempat, meskipun terjadi hal-hal yang mengecewakan pesan
bisnis tetap disusun dengan baik meskipun hubungan kerja sama dengan semua
pihak, terutama para pelanggan. Dan pesan bisnis juga memperhatikan nada dan
pengaruhnya terhadap audiens. Pilihan kata dan nada dalam pesan bisnis
diperhatikan sedemikian rupa untuk meghiindari adanya pengaruh negatif terhadap
audiens yang pada akhirnya merugikan perusahaan.
10
Sutrisna Dewi. Komunikasi Bisnis Edisi 1. Jakarta. C.V Andi Offset. 2007 hal 25
http://digilib.mercubuana.ac.id/
29
Dalam kehidupan bisnis di era globalisasi dan perdagangan bebas saat ini,
informasi mengalir dari dalam dan luar perusahaan melampaui batas-batas wilayah
negara dan budaya. Perusahaan nasional (National Company) telah berkembang
menjadi perusahaan multinasional (Multinational Company), Perusahaan keluarga
(Private Company) telah berkembang menjadi perusahaan publik(Public
Company). Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat juga memaksa
perusahaan untuk bersikap adaptif dan responsif. Perusahaan tidak dapat memilih
untuk tidak menggunakan teknologi tinggi. Perusahaan dituntut mampu
menyediakan dan mengkomunikasikan informasi yang relevan, tepat waktu dan
akurat yang diperlukan oleh berbagai pihak dalam mengambil keputusan. Oleh
karena itu sangat penting bagi pimpinan dan pegawai perusahaan dalam selalu
mengingkatkan ketrampilan dalam berkomunikasi.
2.3.1 Komunikasi
Bisnis
dengan
Peranan
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang
positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah
persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat
membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai
situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua
informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua
http://digilib.mercubuana.ac.id/
30
permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan
Komunikasi (ICT).Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi
(suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan
pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.
Pada
awalnya,
komunikasi
dalam
dunia
bisnis
dilakukan
dengan
menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan
alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi
dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya. Kemudian hadir Internet,
internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia,
yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di
seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari
mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif. Secara umum ada banyak
manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet.
Salah satunya adalah Informasi untuk kehidupan pribadi misalnya kesehatan,
rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial maupun Informasi untuk
kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas,
berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis dan berbagai forum komunikasi.Satu
hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara,
ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat
menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang
sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap
http://digilib.mercubuana.ac.id/
31
anggotanya.Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi
atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.
2.3.2 Peran IT dalam Komunikasi Bisnis
Teknologi informasi saat ini telah menjadi bagian dari kehidupan
masyarakat.Masyarakat mengenal dan merasakan langsung manfaat dari
perkembangan teknologi informasi pada kehidupannya.Bisnis adalah salah satu
bagian hidup masyarakat yang sangat terpengaruh perubahan teknologi
informasi.Teknologi informasi menjadi sangat penting dan berpengaruh terhadap
perkembangan suatu industri dalam bisnis.Contoh dari teknologi informasi yang
sangat
memperngaruhi
bisnis
adalah
penggunaan
internet,
komputer,
telekomunikasi, satelit, dsb. Teknologi informasi membuat pekerja dalam suatu
industri dapat berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaanya tanpa harus bertatap
muka sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang produktif dangan cara yang
lebih efisien. Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, perusahaan dapat
tertinggal dari pesaingnya apabila tidak menguasai atau menerapkan teknologi
informasi dalam industrinya.
Perusahaan harus mengeluarkan modal yang tidak kecil untuk menerapkan
teknologi informasi di perusahaannya. Tetapi karena saat ini penggunaan teknologi
informasi dapat menjadi salah satu parameterkeunggulan suatu perusahaan, harga
yang dibayar tersebut memilikiopportunity cost yang sebanding. Namun bagi
sebagian perusahaan menganggap bahwa penggunaan teknologi informasi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
32
terhadap perkembangan bisnis suatu perusahaan itu tidaklah penting, melainkan
manajemennya yang harus dibenahi.Teknologi informasi juga dapat digunakan
untuk membantu kinerja perusahaan dalam meningkatkan kecepatan integrasi
pengetahuan dan aplikasinya dengan mengumpulkan atau mengotomatiskan
kegiatan-kegiatan rutin organisasi, sehingga meringankan kerja para karyawan.
Maka, seiring dengan bertambahnya nilai perusahaan, perusahaan menggunakan
teknologi informasi baik internet, seperti email, dan papan buletin elektronik,
intranets, database, sistem manajemen data elektronik dan juga sistem manajemen
pengetahuan untuk meningkatkan sharingpengetahuan di antara para karyawannya.
Pada beberapa perusahaan, segala informasi dan pengetahuan dikodifikasi dan
dikumpulkan dalam database sehingga mudah diakses dan digunakan oleh
siapapun di dalam perusahaan.Dalam bagian pergudangan dan produksi, teknologi
informasi dapat digunakan untuk mengontrol jumlah barang yang dihasilkan dan
jumlah barang yang keluar, sehingga data yang ada dapat lebih mudah diakses dan
teliti.
Dalam bidang pemasaran teknologi informasi ini sangat dibutuhkan untuk
kegiatan pemasaran.Kegiatan pemasaran yang memanfaatkan teknologi informasi
seperti promosi produk via internet, penjualan barang secara online, dan penyedia
jasacustomer serviceonline.Contohnya adalah perusahaan Amazon yang menjual
buku
dengan
pemesanan
online.Perusahaan
ini
menggunakan
aplikasi
Costumerrelationship management(CRM), sehingga perusahaan ini memiliki
keunggulan kompetitif dari pesaingnya.Aplikasi tersebut dapat menbantu
http://digilib.mercubuana.ac.id/
33
mengelola hubungan perusahaan dengan pelanggannya, sehingga perusahaan
tersebut lebih kompetitif dibanding pesaingnya.Hal ini akhirnya berpengaruh pada
kinerja perusahaan yang lebih efektif dan efisien.Di Indonesia saat ini sudah
banyak situs-situs yang menjual barangnya secara online dan menyediakan
costumer servicesecara online pula. Umumnya perusahaan yang berkembang dan
memfokuskan diri pada pelanggan akan lebih peka terhadap perubahan teknologi
informasi.
Dalam bidang manajemen karyawan, teknologi informasi mempermudah
manajer untuk mencari informasi tentang karyawannya. Pemberian gaji karyawan
juga lebih mudah karena bisa langsung dikirim lewat rekening. Manager dapat
mengadakan pertemuan atau rapat sewaktu-waktu tanpa harus bertemu secara
langsung contohnya dengan video conference. Pengiriman proposal atau tugas
dari karyawan ke manajer menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan email
sebagai sarana pengirim pesan. Manajemen keuangan juga menjadi lebih mudah
untuk dikontrol. Dengan menggunakan software untuk keuangan dan akuntansi
pencatatan arus keluar masuk uang lebih mudah terkontrol dan mudah untuk di
akses serta lebih efisien.Pencatatan keuangan juga lebih praktis karena tidak
membutuhkan buku untuk pencatatan secara manual.
Tidak salah lagi jika pada saat ini peran perkembangan teknologi informasi
tidak dapat dipisahkan dari dunia bisnis.Perkembangan teknologi informasi dapat
memberikan berbagai kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis.Namun
selain memberikan kemudahan, teknologi informasi dapat disalah gunakan untuk
http://digilib.mercubuana.ac.id/
34
hal yang kurang baik. Oleh karena itu dalam penggunaannya harus dilakukan
secara bijak tanpa harus merugikan orang lain.
Dalam perjalanan organisasi bisnis, aspek komunikasi menjadi salah satu
faktor penentu dalam tercapainya tujuan organisasi. Tentunya hal tersebut akan
diraih jika komunikasinya dilakukan secara efektif. Seorang pimpinan lazimnya
memerintahkan atau memberi instruksi pada bawahannya untukmembuat surat
pesanan barang, menjawab atau membuat surat pengaduan, surat edaran umum,
kontrak kerjasama, membuat surat balasan dan sejenisnya merupakan hal yang
rutin dalam dunia bisnis dan semuanya membutuhkan komunikasi.
Menurut Purwanto11, Pengertian komunikasi bisnis adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi
baik komunikasi verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu. Pada
dasarnya, terdapat 2 bentuk dasar komunikasi dalam dunia bisnis, yaitu
komunikasi verbal dan nonverbal.
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik tertulis (written)
maupun lisan (oral).Komunikasi verbal ini memiliki struktur teratur dan
terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat
tercapai dengan baik. Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal
yakni: penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern,
11
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. 2006 hal 4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
35
rapat pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi, dan
lain-lain.
Komunikasi Nonverbal. Berdasarkan teori antropologi, sebelum manusia
menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan komunikasi nonverbal dalam
gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain. Contoh sederhana komunikasi nonverbal yaitu
sikap seseorang yang secara spontan mengerutkan dahi, raut muka yang berubah,
atau mata berkedip-kedip tanpa disengaja dan tak pernah direncanakan
sebelumnya.
Sementara itu unsur- unsur pokok dalam komunikasi bisnis antara
lainmempunyai tujuan, yang artinya komunikasi bisnis harus mempunyai tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.Pertukaran
yaitu dalam hal ini melibatkan paling tidak 2 (dua) orang ataupun lebih yaitu
komunikator dan juga komunikan.Gagasan, informasi, opini, instruksi merupakan
isi pesan yang bentuknya beragam tergantung dari tujuan, situasi, serta
kondisinya.Memakai saluran personal ataupun impersonal yang mungkin bersifat
tatap muka, menggunakan media tertentu ataupun melalui media yang menjangkau
jutaan orang secara bersamaan.Memakai simbol, sinyal yang merupakan alat
ataupun metode yang dapat dimengerti serta dipahami oleh penerima untuk
menyampaikan pesan dan pencapaian tujuan organisasi ialah salah satu
http://digilib.mercubuana.ac.id/
36
karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi
yaitu adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
2.4.
Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Organisasi
Wayne Pace & Don F. Faules menyatakan12, Teknologi komunikasi komputer,
seperti surat elektronk (e-mail),videocenferecing, voice messaging, faksimil dan
papan bulletin komputer (computer bulleting board) mengubah cara kita bekerja.
Komunikasi bermedia ini membahas implikasi-implikasi teknologi komunikasi
komputer yang baru terhadap organisasi dan orang-orang yang bekerja dalam
organisasi tersebut.
Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatanhambatan karena batasan ruang dan waktu.Jadi lokasi pegawai secara fisik sudah
tidak relevan lagi.Dengan teknologi baru bermedia komputer ini pegawai dapat
berhubungan dengan siapapun dan dimanapun dalam organisasinya. Sudah bukan
masalah lagi apakah mereka satu gedung dengan kantor mereka atau mereka
dipisahkan oleh jarak geografis. Karena pesan-pesan komunikasi bermedia
komputer
dapat
menerobos
hierarki
traditional
dan
hambatan-hambatan
departemant nya dengan mudah, batas-batas organisasi dapat hilang.Karena
hubungan yang melekat dengan proses komunikasi organisasi, komunikasi
bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan
12
R.Wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi. Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. PT.Remaja
Rosdakarya. 2005 hal 228
http://digilib.mercubuana.ac.id/
37
organisasi. Jadi implikasi sistem komunikasi bermedia komputer harus menjadi
perhatian pokok semua orang yang tertarik pada komunikasi organisasi.
Bagaimana sistem semacam ini diterapkan, dikelola dan digunakan mampu
mengubah disemua tingkat organisasi, manusia dan proses komunikasi suatu
organisasi. Misalnya, misalnya pengumpulan suatu laporan penjualan atau
pengeluaran bulanan dapat dikerjakan dengan komputer dan diteruskan kepada
individu atau kelompok individu yang tepat seluruhnya tanpa melalui pos. Bukan
hanya waktu yang diperlukan untuk mengirimkan semua laporan menjadi lebih
singkat, tapi laporan itu juga siap di cetak dan secara elektronik orang lain yang
mungkin memerlukan bisa mengakses laporan tersebut. Kendala-kendala yang
menjadi bagian dari proses komunikasi antara pegawai yang dihilangkan.
Meghubungi kelompok, Manajer, atau seorang teman menjadi sangat mudah.
Organisasi masa kini berbeda jauh dengan yang ada sebelumnya, hal ini
terutama
disebabkan
oleh
kemajuan
teknologi
komunikasi.Kenyataanya,
pentingnya komunikasi dengan bantuan komputer bagi organisas menjadi
perdebatan dimana-mana, samaseperti kemunculan komputer dulu. Komunikasi
dengan bantuan komputer sering dibandingkan dengan revolusi industry dan
disebut sebagai “revolusi teknologi”.Revolusi atau bukan, karena hal ini bukan
mencakup bagaimana orang-orang berhubungan, komunikasi dengan bantuan
komputer jelas penting bagi organisasi. Teknologi tidak hadir sendirian tapi
tertanam dalam proses sosial organisasi.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
38
Meskipun ada perbedaan teknologis antara organisasi-organisasi, menurut
Benhard, teknologi komunikasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem kegiatan
atau kekuatan dua orang atau lebih yang dikoordinasikan secara sadar.Komunikasi
digunakan untuk mengkoordinasikan kegiatan dalam organisasi. Semua bentuk
komunikasi baik berupa telegram, telephone atau surat elektronik jelas merupakan
masalah pokok bagi proses pengorganisasian. Benhard mendukung pendapat ini
dengan menyatakan :
“Dalam suatu teori organisasi ekstensif, komunikasi menduduki posisi
sentral, karena struktur, keluasan (extensiveness), dan lingkup
organsisasi hampir seluruhnya ditentukan oleh teknik-teknik
komunikasi”.
Teknologi komunikasi menyatukan kemampuan komputer dengan media
komunikasi lainya, juga menghubungkan manusia dengan manusia lainya dan
dengan kegiatan mereka yang berbeda.Apakah dan bagaimana manusia
berkomunikasi, penting sekali bagi organisasi.Bagaimana individu memandang
dan menggunakan media baru untuk memenuhi tugas-tugas organisasi tidak
terpisahkan dari efek yang akhirnya mereka peroleh.Posisi ini berpindah jauh dari
sudut
pandang
determinisme
interctionist.Asumsinya
bahwa
teknologis
komunikasi
kearah
terjadi
sudut
dalam
suatu
pandang
konteks
sosial.Sebagian persepsi, sikap, dan penggunaan teknologi komunikasi berikutnya
dibangun menggunakan media komunikasi baru untuk mempertukarkan pesan
mereka dapat sangat berbeda dengan maksud manajement semula.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
39
Sementara itu menurut Rochajat Harun13 setidaknya ada tujuh kegiatan yang
bisa dilakukan oleh teknologi informasi dalam mengefektifkan proses manajemen
yaitu mengurangi pemborosan (eliminating reduncdancies), menghemat waktu
kerja (shortening the time to do work), meningkatkan kualitas (improving quality),
meningkatkan produktivitas dan efektivitas (improving productivity and
effectiveness),
memperbaiki
komunikasi
(upgrading
communications),
mengurangi biaya (cutting costs) dan meningkatkan pelayanan (improving service)
2.4.1. Teknologi dalam Komunikasi Tertulis
Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat
dikomunikasikan
secara
lisan
ataupun
tertulis.
Pesan-pesan
biasanya
dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan
tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk
print-out atau menggunakan email. Penulisan dokumen dengan tangan hamnpir
tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hanpir setiap perusahaan
telah menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software komputer
untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.
Word processor merupakan salah satu software yang banyak dipergunakan
sebagai pengolah data (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya
sekedar pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan
spreadsheet, gambar atau grafik. Disamping itu pembuatan satu dokumen dapat
dilakukan secara bersama-sama (sharing) dan memudahkan proses editing. Selain
13
RochajatHarun. Komunikasi Organisasi. Bandung: CV. Mandar Maju.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
40
word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan dekstop publishing,
misalnya aplikasi page maker. Software itu memiliki kemampuan lebih tinggi
dengan menggambungkan teks dan foto atau gambar dengan tampilan yang lebih
menarik dan variatif. Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk
membuat majalah, buku , panduan, brosur atau poster.
Disamping komputer alat bantu scanner juga sering digunakan untuk
menyiapkan dokumen bisnis. Alat tersebut dipergunakan untuk menduplikasi teks
atau gambar yang sudah ada tanpa perlu melakukan pengetikan atau
penggambaran ulang. Selanjutnya proses edting atas teks atau gambar yang sudah
di scan dilakukan oleh komputer. Dokument bisnis yang tekah disiapkan
menggunakan komputer dicetak dengan printer berwarna atau hitam putih. Sebagai
alat pencetak, printer juga diperintahkan untuk untuk melakukan pencetakan ulang
atau penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak, penggandaan dapat
dilakukan dengan mesin faks. Dengan alasan efisiensi penggandaan dalam jumlah
banyak biasanya menggunakan mesin fotocpoy. Saat ini sudah banyak alat bantu
yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner dan
sekaligus fotocopy.
Perusahan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk
internal perusahan yang berada dalam satu lokasi tertentu. Jaringan yang berada
dalam satu lokasi itu disebut Local Area Network (LAN). Sementata jaringan yang
lebih luas untuk melakukan komunikasi antarlokasi yang berjauhan disebut Wide
Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
41
komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilaya negara
yang disebut internet. Agar dapat berkomunikasi melalui internet, diperlukan
perangkat seperti komputer, modem, saluran telepon, dann jasa layanan akses
intenet atau Internet Service Provider(ISP). Internet ad;aah jaringan komunikasi
terbesar didunia yang diakses oleh individu, perusahaan, perguruan tinggi,
pemerintah, dan lembaga-lembaga lain di seluruh dunia. Email atau post elektronik
merupakan salah satu keunggulan internetyang paling bermanfaat untuk bisnis.
File berupa teks atau gambar, baik panjang atau pendek dapat dikirim dengan
cepat ke seluruh dunia melalui email. Email juga telah mendorong kerjasama yang
kuat
antar
karyawan
dan
meningkatkan
produktivitas
karena
mampu
merampingkan proses komunikasi. Email telah mengubah gaya komunikasi bisnis
secara dramatis.
2.4.2. Teknologi dalam Komunikasi Tertulis
Sebagaimana telah diuraikan bahwa para pelaku bisnis menghabiskan
sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam komunikasi
lisan, pesan dikirm mellaui suara tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah
bercakap-cakap secara langsung, berpidato, bercakap-cakap melalui telepon dan
sebagainya.
Ada alat bantu komunikasi lisan yang dapat dipergunakan secara individu dan
ada juga yang dipergunakan secara berkelompok. Pager, telepon dan voice mail
merupakan contoh alat bantu komunikasi lisan individu. Saat ini hampir semua
pelaku bisnis menggunakan telepon genggam dalam melakukan komunikasi lisan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
42
Telepon itu bahkan sudah dilengkapi dengan fasilitas voice mail dan internet.
Namun secara berkelompok, komunikasi lisan bisa dilakukan menggunakan alat
bantu berikut :
Telekonferensi (teleconference), Teleconference merupakan pertemuan atau
percakapan berbasis elektronik secara langsung (live) di antara tiga atau lebih
partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem
telekomunikasi.Saat ini ada tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik
untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu sebagai berikut :
Audio Conference (Conference Call), Audio Conference atau disebut juga
Conference call adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan
fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam
bentuk suara (audio).Dari semua jenis telekonferensi, Conference Call paling
popular karena memiliki kelebihan yaitu partisipan hanya perlu menggunakan
telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan,
dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi
perangkat yang akan digunakan. Dan tanpa perlu koneksi internet yang cepat.
Karena layanan panggilan konferensi ini menggunakan jalur telepon, maka anda
tidak perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat. Untuk melakukan
conference call, para partisipan diharuskan menelepon nomor tertentu yang akan
menyambungkan mereka ke conference bridge (peralatan khusus yang
menghubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu) yang disediakan
oleh provider conference call.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
43
Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya
komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat
mengirimkan gambar video dan suara.Untuk melakukan video conference dapat
memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN
(Integrated Services Digital Network).Meskipun video conference memiliki
kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas
telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia karena beberapa hal yakni
dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan
video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output (speaker) serta
fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet), biaya yang
relatif mahal,saat ini video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi
dan perusahaan-perusahaan berskala besar.
Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas
telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih
lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan
teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide
presentation.Untuk menjalankan web conference biasanya menggunakan aplikasi
(software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan cara
berlangganan,
dan
memanfaatkan
teknologi internet
khususnya
TCP/IP
connection.Berbeda dengan video conference, untuk melakukan web conference
cukup menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat
multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
44
internet.Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference lebih
sederhana dibanding video conference biasa.Web conference banyak digunakan
untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.
Saat ini PT. Zurich Insurance Indonesia sendiri mengandalkan Conference
Call sebagain media untuk mendistribusikan pesan dan berkomunikasi antara
manajemen kantor pusat dengan seluruh karyawan di kantor pemasaran karena
dianggap paling efektif diantara web conference dan video conference.
2.4.3. Pengaruh Teknologi Komunikasi terhadap Organisasi
Perkembangan teknologi merubah kemampuan komunikasi dalam bisnis dan
menghadirkan tantangan baru. Pengaruh teknologi dalam komunikasi bisa
berpengaruh positif dan negatif. Selanjutnya, pengaruh positif teknologi akan
diuraikan sebagai manfaat dan pengaruh negatif diuraikan sebagai kelemahan.
Menurut Bovee dan Thill dalam buku Sutrisna Dewi 14 manfaat positif
teknologi dalam komunikasi adalah meningkatkan aliran komunikasi, dengan
teknologi informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih banyak,
mempermudah komunikasi, maksudnya adalah individu dan organisasi semakin
mudah melakukan komunikasi akibat adanya teknologi, teknologi mampu
mempersempit bahkan menghilangkan perbedaan jarak dan waktu. Teknologi
komunikasi juga dapat mengubah struktur organisasi, struktur organisasi banyak
14
Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Edisi 1. C.V Andi Offset. Jakarta.2007.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
45
mengalami perubahan, berkomunikasi dengan atasan dan rekan kerja tidak perlu
dilakukan disatu lokasi dalam satu pertemuan formal. Dan manfaat lainya adalah
menurunkan biaya komunikasi, teknologi mempermudah pembuatan dan
pendistribusian informasi, mudahnya pembuatan dan pendistribusian informasi
mengakibatkan menurunnya biaya komunikasi.
Sementara itu kelemahan teknologi informasi diantaranya adalah kelebihan
informasi. Kemajuan teknologi telah memampukan pekerja untuk mengakses
semua informasi yang diinginkan. Informasi mengalir dengan cepat melalui faks,
telepon, radio, televisi, koran dan internet. Sementara itu manusia memiliki
kapasitas yang terbatas untuk menerima informasi, akibatnya terjadi kesulitan
dalam membedakan antara informasi yang berguna dan informasi yang tidak
berguna dan semakin banyak waktu dihabiskan untuk menagani informasi yang
diterima. Ketidakmampuan dalam menangani kelebihan informasi justru dapat
megakibatkan turunya produktivitas. Selain itu dampak negatinya juga terkait
dengan kemanan data, privasi informasi dan produktivitas karyawan dan
kurangnya hubungan antar individu.
2.5.
Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Menurut
Purwanto
15
,
faktor-faktor
penghambat
komunikasi
dapat
dikelompokkan ke dalam empat masalah utama yaitu, masalah dalam
mengembangkan pesan.Masalah dalam mengembangkan pesan dapat mencakup
15
Purwanto, D. Komunikasi Bisnis. Erlangga, Jakarta,2006.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
46
antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan
situasi
yang
ada,
adanya
pertentangan
mengapresiasikan ide atau gagasan.
emosional
atau
sulit
dalam
Masalah dalam menyampaikan pesan,
masalah yang paling jelas dalam penyampaian pesan adalah masalah yang terkait
dengan sarana fisik untuk berkomunikasi.
Masalah dalam menerima pesan,
masalah yang muncul dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara
penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang dan
kondisi lain yang mengganggu konsentrasi audiens.Masalah dalam menafsirkan
pesan, masalah terbesar dalam proses komunikasi adalah saat pesan ditafsirkan
oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa dan
pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara
pengirim dan penerima pesan.
Sementara menurut Cangara 16 , hambatan komunikasi pada dasarnya dapat
dibedakan atas tujuh macam yaitu, Gangguan teknis ini terjadi jika salah satu alat
yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami gangguan, sehingga informasi
yang disampaikan melalui saluran mengalami kerusakan. Misalnya gangguan
jaringan telepon, suara bising dan sebagainya. Gangguan semantik, gangguan
semantik ialah gangguan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan pada
bahasa yang digunakan. Gangguan semantik sering terjadi karena kata-kata yang
16
Cangara, H. Pengantar Ilmu Komunikasi. PT Raja Grafindo Persada, Jakarta.2006.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
47
digunakan terlalu banyak memakai jargon bahasa asing sehingga sulit dimengerti
oleh khalayak, bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang
digunakan oleh penerima, struktur bahasa yang digunakan tidak sebagaimana
mestinya sehingga membingungkan penerima dan karena adanya perbedaan latar
belakang budaya. Gangguan psikologis, gangguan psikologis terjadi karena adanya
gangguan yang disebabkan oleh persoalan-persoalan dalam diri individu.Misalnya
rasa curiga penerima kepada sumber, situasi berduka atau karena gangguan
kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna.
Hambatan fisik atau organik, gangguan yang disebabkan karena kondisi geografis
misalnya jarak yang jauh sehingga sulit dicapai, tidak adanya sarana komunikasi
dan transportasi. Gangguan fisik juga bisa diartikan karena adanya gangguan
organik, yaitu tidak berfungsinya salah satu panca indera pada penerima.Hambatan
status, hambatan status ialah rintangan yang disebabkan karena jarak sosial
diantara peserta komunikasi, misalnya perbedaan status antara senior dan yunior
atau atasan dan bawahan. Hambatan kerangka berpikir, hambatan kerangka
berpikir ialah rintangan yang disebabkan adanya perbedaan persepsi antara
komunikator dan khalayak terhadap pesan yang digunakan dalam berkomunikasi,
dan Hambatan budaya, rintangan yang terjadi disebabkan karena adanya
perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang
terlibat dalam komunikasi.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
48
Sedangkan menurut Sri Haryani 17 dalam bukunya “Komunikasi Bisnis”
beberapa hal yang menyebabkan komunikasi tidak efektif diantaranya adalah,
Perbedaan persepsi, kesalahan penyerapan pesan/informasi, perbedaan bahasa,
kurang perhatian, perbedaan kondisi emosional dan perbedaan latar belakang
pendidikan
17
Sri Haryani. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKP.Yogyakarta. 2001 Hal 51
http://digilib.mercubuana.ac.id/