implementasi intranet sebagai saluran

IMPLEMENTASI INTRANET SEBAGAI SALURAN
KOMUNIKASI INTERNAL BERBASIS CYBER-PR
(SUATU STUDI PADA ASTRANET PT ASTRA
INTERNATIONAL TBK)
Leo Gunawan
Taman Semanan Indah Block D10/5
Cengkareng-Jakarta Barat
087776232383 – [email protected]
Pembimbing : D3494-Bhernadetta Pravita Wahyuningtyas, S.Sos., M.Si.
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui strategi Astranet sebagai saluran komunikasi internal
berbasis cyber-PR di PT Astra International Tbk serta mendeskripsikan upaya yang ditempuh divisi
Public Relations dalam mengimplementasikan Astranet guna meningkatkan produktivitas dan
efektivitas kerja, serta rasa memiliki maupun rasa kekeluargaan dalam grup. Teori yang digunakan
untuk mengkorelasikan hasil penelitian adalah Teori Informasi Organisasi oleh Karl Weick. Metode
penelitian dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif dengan teknik analisis data
menurut model Strauss dan Corbin. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara terhadap dua
informan, observasi, dan studi kepustakaan. Hasil penelitian menunjukan bahwa Astranet
mempermudah transmisi informasi kepada karyawan dan secara efisien menjadi jembatan
penghubung antara karyawan dengan manajemen perusahaan. Internal relations berperan untuk
menyajikan Majalah Astra berbentuk virtual ke Astranet dan memastikan semua konten di Astranet
berada di jalur komunikasi yang benar sesuai dengan visi dan filosofi perusahaan. Eksternal
relations berperan menyajikan pemberitaan dan surat pembaca yang ada di media masa ke
Astranet. Dalam mengelola informasi dan mengimplementasikan Astranet tersebut, divisi public
relations PT Astra International Tbk memiliki konektivitas dan interdependensi dengan individu dan
departemen lain dalam perusahaan. Penelitian ini menyimpulkan bahwa meskipun Astranet dinilai
penting sebagai media komunikasi internal berbasis cyber-PR namun keberadaan Astranet belum
bisa menggantikan efektivitas komunikasi interpersonal di PT Astra International Tbk. (LG)
Kata Kunci: Intranet, Komunikasi Internal, Cyber-PR
ABSTRACT
The objectives of this study were to find out the strategy of Astranet as the internal communication
channel which is based on Cyber-PR in PT Astra International Tbk and to describe the attempts of Public
Relations Division in implementing Astranet in order to enhance the work productivity and the
effectiveness, sense of belonging as well as sense of group. The Organizational Theory by Karl Weick is
used to describe the research findings. Research method applied was qualitative-descriptive method by
using the data analysis technique of Strauss and Corbin. Data for analysis were obtained by doing the
interview with two interviewees, observation, and library research. The research found that Astranet has
made it easier for employees to access information and being a link between the employee and the
company effectively. Internal relations division has the important roles to publish Astra Virtual Magazine
to Astranet and to ensure that the content of Astranet has been being in right track according to Astra’s
corporate vision and philosophy. The external relations division has also an important role to upload the
news and opinion about Astra Group that were published by mass media to Astranet. In term of managing
the information and implementing the Astranet, public relations division of PT Astra International Tbk
has the connectivity and interdependence with individuals and other department within the company.
This study has shown that even though Astranet has been pervasively used in the workplace as an
internal communication channel based on Cyber-PR, yet interpersonal communication (face to face
communication) still plays an important role in workplace and perceived it as an effective employee
communication channel in PT Astra International Tbk. (LG)
Keywords: Intranet, Internal Communication, Cyber-PR
PENDAHULUAN
Komunikasi pada prinsipnya bersifat prosesual, dinamis, dan transaksional. Pernyataan ini dapat dianalogikan
dengan pemikiran seorang filsuf Yunani kuno bernama Heraclitus yang mengatakan bahwa seorang individu tidak
akan pernah dapat melangkah di sungai yang sama untuk kedua kalinya karena sungai tersebut akan terus mengalir
melewati arus sungai sebelumnya. Konsep dari komunikasi bersifat dinamis dan transaksional adalah bahwa para
peserta komunikasi mengalami perubahan sebagai hasil terjadinya komunikasi, baik berubah secara pandangan,
pengetahuan, maupun perilakunya. (Mulyana, 2007: 120-122)
Bernard Berelson dan Gary Steiner secara spesifik mendefiniskan bahwa komunikasi adalah transmisi
informasi. (Mulyana, 2007: 62). Di suatu perusahaan, transmisi informasi yang diperuntukan untuk kalangan
internal perusahaan dapat menggunakan media internal perusahaan tersebut, seperti papan pengumuman, majalah
internal perusahaan, hingga pemanfaatan intranet. Media komunikasi internal berfungsi untuk merekatkan karyawan
dengan manajemen perusahaan sehingga mutu dan isi dari media komunikasi internal tersebut harus mampu
menggambarkan citra perusahaan. Munculnya internet pada era digital saat ini telah meningkatkan arti dan kualitas
dari komunikasi internal. Karyawan perusahaan memiliki akses informasi mengenai kinerja, aktivitas, direksi,
pemegang saham, dan permasalahan yang dihadapi perusahaan, hanya dengan mengklik tombol satu kali saja.
(Butterick, 2012: 120)
Astra memanfaatkan berbagai media untuk menjalin komunikasi yang efektif dan luas baik untuk
kepentingan internal maupun eksternal. Informasi penting mengenai Perseroan dipublikasikan antara lain dalam
website perusahaan, laporan tahunan, laporan kuartalan,serta siaran pers. Untuk menyampaikan dan menerima pesan
serta menjalin komunikasi secara internal, terdapat beberapa saluran komunikasi yang digunakan oleh PT Astra
International Tbk. Saluran komunikasi tersebut dapat dibagi dalam tiga bagian yakni:
Cetak
: majalah internal, laporan tahunan (annual report), poster, brosur, memo, newsletter
Elektronik
: email, website, video conferencing, chat rooms, serta intranet perusahaan bernama
Astranet dan Kios Astranet
Interpersonal
: Genba, focus groups, social events, gathering
Astranet merupakan sarana informasi penting yang terkait perkembangan Perseroan dan melibatkan
partisipasi aktif karyawan dalam menyumbang informasi dan saran kepada manajemen tentang kebutuhan dan
kondisi di lingkungan perusahaan.
PT Astra International Tbk banyak meraih penghargaan baik secara nasional maupun Internasional, seperti ASEAN
Best Public Companies 2011 dan Best Internal Public Relations Program 2012 versi MIX Communication.
(Sumber: http://www.astra.co.id/index.php/profile/detail/13, diakses 9 Maret 2014 pukul 10.22 WIB). Pada tahun
2013, PT Astra International Tbk juga dinobatkan oleh MIX Magazine sebagai Best of The Best Internal
Communication Media. (Sumber: Laporan Tahunan/Annual Report 2013 PT Astra International Tbk).
Atas latar belakang tersebut, menurut penulis kehadiran Astranet sebagai salah satu media komunikasi
internal PT Astra International Tbk sangat bagus untuk diteliti dan dianalisis karena wujud dari media internal ini
mengikuti perkembangan era digital saat ini. Oleh sebab itu, penulis membuat penulisan ini yang diberi judul
“IMPLEMENTASI INTRANET SEBAGAI SALURAN KOMUNIKASI INTERNAL BERBASIS CYBERPR (SUATU STUDI PADA ASTRANET PT ASTRA INTERNATIONAL TBK)”
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui strategi Astranet sebagai saluran komunikasi internal berbasis
virtual yang digunakan oleh karyawan PT Astra International Tbk dan untuk mengetahui upaya yang ditempuh
divisi Public Relations PT Astra International Tbk dalam mengimplementasikan Astranet yang berfungsi sebagai
media komunikasi seluruh karyawan, dalam upaya meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja, serta rasa
memiliki (sense of belonging) maupun rasa kekeluargaan dalam grup (sense of group). Dari tujuan tersebut,
sehingga dapat dikonseptualisasikan bahwa penelitian ini mengkaji mengenai strategi Astranet sebagai intranet PT
Astra International Tbk disertai dengan upaya yang ditempuh oleh divisi Public Relations PT Astra International
Tbk dalam mengimplementasikan Astranet tersebut.
Dalam penelitian ini digunakan beberapa landasan teoretis yang terdapat pada penelitian sebelumnya. Dua
diantara nya adalah (1) Penelitian oleh Lee Cheng Ean dari School of Communication, Taylor’s University
Malaysia, The Journal of South East Asia Research Centre for Communication and Humanities. Vol. 3, 2011, pp 112 yang berjudul “Computer-Mediated Communication and Organisational Communication: The Use of New
Communication Technology in the Workplace”, melalui hasil penelitian dari 15 informan di lima perusahaan swasta
di Klang Valley, Malaysia (6 informan dari perusahaan periklanan; 3 informan dari bank lokal; 3 informan dari
perusahaan makanan dan minuman; dan 3 informan dari perusahaan properti) menyatakan bahwa saluran
komunikasi tradisional seperti tatap muka merupakan saluran komunikasi organisasi yang paling efektif dan media
komunikasi berbasis computer (Computer Mediated Communication) dinilai belum bisa menggantikan saluran
komunikasi tradisional tersebut; dan (2) Penelitian oleh Nurhidayati Kusumaningtyas tahun 2013 dari Universitas
Gadjah Mada dengan judul penelitian “Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal dan Implikasinya
Bagi Organisasi (Studi Kasus: Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal dan Implikasinya Bagi
Organisasi di Kementrian Perindustrian)”, yang menunjukan bahwa sebagai medium komunikasi internal di
Kementerian Perindustrian, intranet mewujud sebagai medium komunikasi satu arah dan dua arah. Kehadiran
intranet membawa sebuah praktik baru di Kementerian Perindustrian dan tanpa disadari intranet telah berimplikasi
pada praktik-praktik berbagi pengetahuan yang memungkinkan seorang pegawai menjadi lebih melek pengetahuan
dan membuka wawasan berfikir serta kemampuan untuk mengenali masalah organisasi. Dengan meningkatnya
pengetahuan maka akan meningkat pula kompetensi seorang pegawai yang akan menciptakan kepuasan dan
partisipasi aktif pegawai dalam mengatasi berbagai permasalahan dan tantangan organisasi. Kondisi seperti inilah
yang akan menopang tumbuhnya pemberdayaan pegawai. Hasil dari kedua penelitian sebelumnya tersebut selaras
pula dengan hasil dalam penelitian ini. Akan tetapi berbeda dengan penelitian sebelumnya tersebut, penelitian ini
berfokus untuk mendeskripsikan mengenai strategi pemanfaatan Astranet sebagai intranet PT Astra International
Tbk guna meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja, serta rasa memiliki maupun rasa kekeluargaan dalam
grup. Selain itu pula, dalam penelitian ini di deskripsikan mengenai strategi yang ditempuh oleh divisi public
relations dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal.
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah Teori Pengorganisasian atau Teori Informasi Organisasi
oleh Karl Weick. Karl Weick mengembangkan sebuah pendekatan untuk menjelaskan suatu proses mengenai
bagaimana organisasi mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan informasi yang kemudian mentransmisikan
kembali informasi tersebut kepada anggota organisasi. Teori Weick menitikberatkan komunikasi sebagai landasan
bagi pengorganisasian dan memberikan sebuah konsep pengorganisasian yang berfokus pada aktivitas dan proses.
Proses pengorganisasian itulah yang menghasilkan organisasi. Organisasi tentunya memiliki struktur, namun makna
dari organisasi tersebut lebih dari sekedar struktur organisasi. Menurut teori ini, organisasi terbentuk melalui proses
dan aktivitas komunikasi. Weick memandang struktur sebagai aktivitas yang lebih spesifik lagi, yakni sebagai
aktivitas komunikasi. (Pace dan Faules, 2005: 79)
Dengan demikian, fokus utama Karl Weick ini adalah pertukaran informasi (information exchange) yang
terjadi dalam organisasi dan bagaimana anggota organisasi mengambil langkah untuk memahami pertukaran
informasi tersebut. Weick (dalam West dan Turner, 2009: 335) mengonseptualisasikan bahwa “organisasi
berbicara dengan dirinya sendiri”, artinya anggota organisasi tersebut memiliki peranan penting dalam
menciptakan dan memelihara makna pesan. Atas dasar inilah, Karl Weick menggagas Teori Informasi Organisasi
atau Teori Pengorganisasian.
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian yang berjudul “IMPLEMENTASI INTRANET SEBAGAI SALURAN KOMUNIKASI
INTERNAL BERBASIS CYBER-PR (SUATU STUDI PADA ASTRANET PT ASTRA INTERNATIONAL
TBK), penulis menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif (dalam Moleong, 2013: 11) lebih
banyak mementingkan aspek proses daripada hasil. Hal ini dikarenakan hubungan bagian-bagian yang sedang
diteliti akan jauh lebih jelas apabila diamati dalam proses. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa penelitian
kualitatif lebih menekankan pada aspek kedalaman (kualitas) data bukan banyaknya (kuantitas) data. (Kriyantono,
2006: 56-57).
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif-kualitatif. Salah satu ciri metode
deskriptif kualitatif adalah menitikberatkan pada observasi dan suasana alamiah (natural setting). Artinya, peneliti
langsung terjun ke lapangan dan bertindak sebagai pengamat. Peneliti membuat kategori perilaku, mengamati gejala,
dan mencatatnya dalam catatan observasi. Peneliti bebas mengamati objeknya, menjelajah, dan menemukan
wawasan-wawasan baru sepanjang penelitian. Penelitiannya terus-menerus mengalami reformulasi dan redireksi jika
ada informasi baru ditemukan. (Ardianto, 2011: 60)
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan
studi kepustakaan. Observasi dalam penelitian ini adalah observasi dengan jenis partisipan-membership di tempat
penelitian, tepatnya di Divisi Public Relations PT Astra International Tbk-Head Office karena selama 3 bulan
penelitian ini dilakukan, peneliti berada di lingkungan objek yang diteliti. Sedangkan teknik wawancara yang
digunakan adalah wawancara semi terstruktur karena peneliti sudah mempersiapkan butir-butir pertanyaan dan
membuat janji dengan informan untuk melakukan sesi wawancara namun ketika disaat wawancara terdapat
pertanyaan lain yang ingin ditanyakan tapi tidak ada di butir pertanyaan yang sudah disiapkan sebelumnya, maka
pertanyaan itu akan tetap ditanyakan kepada informan guna memperdalam data penelitian. Pemilihan teknik
wawancara ini diharapkan agar hasil wawancara dapat diperoleh secara sistematis dan deskriptif.Dalam penelitian
ini, digunakan teknik analisis data dengan model Strauss dan Corbin. Sedangkan untuk uji keabsahan data yang
digunakan adalah dengan menguji kredibilitas dengan teknik triangulasi. Adapun jenis triangulasi yang dipilih
adalah triangulasi sumber dan triangulasi metode.
HASIL DAN BAHASAN
Ditinjau dari sisi peran Astranet secara lebih mendalam sebagai strategi public relations PT Astra
International Tbk dalam memanfaatkan saluran komunikasi internal, maka Astranet ini pada dasarnya memudahkan
kinerja perusahaan sehingga proses manajerial perusahaan terutama proses penyampaian komunikasi dan informasi
dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Hal ini karena keberadaan Astranet yang sudah terkomputerisasi
dengan baik berbasis virtual dapat memotong proses manajerial perusahaan yang awalnya lama dan panjang menjadi
singkat dan cepat.
Peran divisi internal relations PT Astra International Tbk sangat signifikan karena sebagai media
komunikasi internal berbasis virtual, Astranet dikelola oleh divisi public relations dan divisi IT. Divisi internal
relations memiliki fungsi untuk mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen kepada karyawan. (Wasea,
2005: 101). Dalam konteks ini, divisi internal relations PT Astra International berperan untuk mentrasmisikan
informasi mengenai perkembangan perusahaan kepada karyawan melalui Majalah Astra. Karena divisi internal
relations PT Astra International Tbk menyadari penuh akan keuntungan dari E-PR dan guna memaksimalkan peran
Astranet sebagai media komunikasi internal berbasis virtual, maka divisi internal relations menciptakan suatu
konsep strategi untuk menyajikan Majalah Astra di Astranet dalam wujud virtual. Hal ini dilakukan atas dasar
pemikiran untuk efisiensi biaya, waktu, dan tenaga. Majalah Astra yang disajikan dalam bentuk virtual di Astranet
dapat diakses kapan pun dan dimana pun tanpa mengeluarkan biaya cetak karena menggunakan sistem database
komputerisasi.
Dengan demikian, efisiensi yang diperoleh dengan implementasi Astranet tidak hanya dari segi biaya yang
dikeluarkan namun juga dari sisi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai finalisasi atas kebutuhan karyawan. Hal ini
selaras dengan konsep cyber public relations yang mengonseptualisasikan keuntungan dari pemanfaatan E-PR ini
adalah efisiensi waktu, tenaga, dan juga biaya. E-PR dapat menghemat anggaran perusahaan karena perusahaan
tidak perlu mengeluarkan biaya cetak atau stationery. (Onggo, 2004: 4-5). Selain itu pula, dengan menggunakan EPR maka perputaran informasi mengenai perusahaan dapat berlangsung secara cepat dan tertuju kepada khalayak
banyak.
Peran divisi internal relations dalam menyajikan Majalah Astra berbasis virtual di Astranet, yang beranjak
dari pemikiran atas kesadaran akan keuntungan intranet perusahaan juga selaras dengan apa yang
dikonseptualisasikan Fred Luthans (2005 : 40) bahwa:
a. Keuntungan nyata dari intranet perusahaan adalah berkurangnya penggunaan kertas. Karena web browser bisa
beroperasi pada tipe komputer apapun, jadi dokumen – dokumen misalnya, buku telepon internal, prosedur manual,
bahan latihan, formulir permintaan dapat diubah menjadi bentuk elektronik pada web dan secara konstan diperbarui
dengan hampir tanpa biaya.
b. Selain itu pula, intranet organisasi mengumpulkan semua komputer, perangkat lunak, dan basis data menjadi satu
sistem tunggal yang memungkinkan semua karyawan secara mudah menemukan dan menggunakan informasi di
mana pun informasi berada.
Selain menyajikan Majalah Astra berbentuk virtual di Astranet, divisi internal relations PT Astra
International Tbk pun berperan untuk mengelola konten yang akan dipublikasikan di Astranet termasuk dari divisi
lain dan juga bertanggung jawab agar Astranet ini dijalankan tentunya sudah di jalur koordinasi dan di jalur
komunikasi yang baik sesuai dengan fungsi, visi dan misi perusahaan. Hal ini selaras dengan konsep teoritis bahwa
divisi internal relations memiliki fungsi untuk membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi
organisasi; menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen; membantu proses restrukturisasi termasuk
sosialisasi kebijakan (Wasea, 2005: 101). Dalam konteks ini, divisi internal relations PT Astra International Tbk
berperan dalam membantu divisi lain untuk memastikan apakah konten yang akan dipublikasikan di Astranet telah
berada di jalur sebagaimana mestinya dan kemudian jika belum sesuai, maka divisi ini berperan untuk memperbaiki
konten dari suatu publikasi yang ingin dipublikasikan tersebut.
Harlow menyatakan bahwa definisi dari Public relations adalah fungsi manajemen yang khas dan
mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas
komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau
permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam
mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam
mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana
utama. (Ruslan, 2012: 16). Konsep ini selaras dengan peran divisi eksternal relations PT Astra International Tbk
yang melibatkan manajemen perusahaan dalam menghadapi persoalan atau permasalahan serta membantu
manajemen untuk mampu menanggapi opini publik dengan cara menyajikan surat pembaca mengenai Astra di
media massa ke dalam Astranet.
Sebagai contoh, jika terdapat surat pembaca mengenai salah satu lini bisnis Astra di media cetak atau
media online maka divisi eksternal relations memiliki tanggung jawab untuk mempublikasikan kembali surat
pembaca tersebut di Astranet. Meskipun target audiens yang bisa membaca surat pembaca tersebut hanya berada di
level manager keatas, namun hal ini dirasa perlu di implementasikan agar mereka peduli akan perkembangan
perusahaan yang dipublikasikan di media massa. Jika dikorelasikan dengan konsep fungsi public relations diatas,
maka dalam konteks ini divisi eksternal relations berperan dalam melibatkan manajemen perusahaan untuk
menghadapi permasalahan.
Selain menyajikan surat pembaca di Astranet mengenai keluhan dan kritikan dari publik luar atas kinerja
Astra, divisi eksternal relations PT Astra International Tbk juga mengelola suatu kanal di Astranet bernama enewspaper clipping. E-newspaper clipping tersebut berisi dua jenis pemberitaan, yakni:
1. Pemberitaan mengenai perkembangan perusahaan yang dipublikasikan di media cetak maupun media online
2. Berita terbaru yang tidak berhubungan dengan perusahaan namun menjadi opini publik atau trending business
topic di masyarakat
Jika dikorelasikan dengan konsep fungsi public relations menurut Harlow diatas, dalam maka divisi eksternal
relations dalam konteks ini berperan dalam membantu manajemen perusahaan untuk mampu menanggapi opini
publik. Peran divisi internal relations dan eksternal relations diatas berkorelasi positif pula dengan konsep
manajemen public relations mengenai aktivitas public relations yang dikonseptualisasikan oleh Dominick (dalam
Morissan, 2010: 8-9) bahwa public relations berkaitan erat dengan komunikasi, opini publik, dan fungsi manajemen.
Dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi berbasis cyber-PR, divisi internal
relations dan eksternal relations membutuhkan bantuan dari individu lain, baik dalam satu divisi maupun antar
divisi. Peran divisi internal relations yang menyajikan Majalah Astra dalam bentuk virtual ke Astranet tidak bisa
dilakukan secara mandiri. Dalam konteks ini, divisi internal relations memiliki interdependensi dengan divisi lain
yakni divisi IT karena divisi internal relations hanya berperan untuk menyajikan konten atau materi nya saja namun
untuk realisasi secara praktis guna mentransmisikan konten Majalah Astra tersebut, secara teknis dibutuhkan
konektivitas dengan divisi IT. Hal ini sesuai dengan kunci teoritis dari Teori Sistem Umum. Karl Weick
menggunakan Teori Sistem Umum untuk mempelajari dan menggambarkan bagaimana sebuah organisasi mengelola
informasi. Teori Sistem Umum secara spesifik berguna untuk memberikan suatu pemahaman bahwa adanya saling
keterhubungan yang terjadi antara berbagai unit organisasi. Organisasi terdiri atas departemen atau divisi, tim, atau
kelompok yang berbeda. Meskipun antar divisi dalam organisasi berfokus pada tugas mandiri, tujuan organisasi
sebagai satu kesatuan organisasi membutuhkan pemenuhan dan integrasi informasi yang jelas antar divisi tersebut.
Oleh sebab itu, organisasi bergantung pada gabungan informasi sehingga antar anggota organisasi dapat membuat
penyesuaian yang penting untuk mencapai tujuan. Anggota dalam organisasi mungkin saja membutuhkan informasi
tambahan dari orang lain dalam organisasi tersebut atau mereka juga mungkin perlu untuk mengirimkan informasi
kepada divisi lain maupun orang lain dalam organisasi tersebut. (West dan Turner, 2009: 337)
Kunci teoritis Karl Weick yang menyatakan bahwa organisasi bergantung pada gabungan informasi juga
sesuai dengan proses yang dilalui oleh divisi internal relations dalam mengumpulkan berbagai informasi untuk
dijadikan suatu muatan konten yang informatif di Majalah Astra. Dalam proses pengumpulan informasi tersebut,
divisi internal relations PT Astra International Tbk bekerja sama dengan berbagai PIC PR (Person In Charge-Public
Relations) Grup Astra dan koordinator wilayah (KORWIL) Grup Astra di seluruh Indonesia. Hal ini dikarenakan
divisi internal relations tidak memiliki keseluruhan informasi mengenai aktivitas yang dilakukan oleh 182 anak
perusahaan yang tersebar di 6 lini bisnis. Oleh sebab itu, guna memaksimalkan informasi yang akan diinformasikan
di Majalah Astra, divisi internal relations membutuhkan pertukaran informasi antar PIC dan Korwil Grup Astra
yang sudah dibentuk, juga dalam naungan divisi internal relations PT Astra International Tbk sebagai holding
company.
Disamping peran administratif, segala informasi yang disajikan di Astranet dengan memberikan fungsi
informatif dan edukatif bagi karyawan di PT Astra International Tbk berdampak positif atas pembentukan kebiasaan
baik karyawan untuk aktif mencari dan peka akan berita atau informasi terkini mengenai perusahaan maupun
pengetahuan umum. Hasil penelitian dari Alicja Sewestianiuk Oana Voitovici mengenai “Managing Strategic
Communication : An Organizational Case Study on Internal Communication Channels at Ericsson Göteborg” juga
menemukan bahwa salah satu lingkup utama karyawan di Ericsson Goteborg menggunakan intranet kebanyakan
adalah untuk mendapatkan berita dan update. Hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan menunjukan
suatu pemahaman bahwa kehadiran Astranet di Astra International dapat berimplikasi positif dalam meningkatkan
pengetahuan karyawan akan aktivitas perusahaan serta membangun peran aktif karyawan untuk peka mencari
informasi dengan kesadaran dari masing-masing individu; tidak seperti sebelum Astranet dibentuk yangmana
karyawan selalu disuap informasi oleh perusahaan. Peran Astranet sebagai media komunikasi internal di Astra
International disadari sebagai suatu sistem yang baik, dan hal ini sesuai dengan hasil penelitian oleh Nurhidayati
Kusumaningtyas dengan judul penelitian “Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal dan
Implikasinya Bagi Organisasi (Studi Kasus: Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal dan
Implikasinya Bagi Organisasi di Kementrian Perindustrian)”, yang menunjukan bahwa sebagai medium
komunikasi internal di Kementerian Perindustrian, intranet mewujud sebagai medium komunikasi satu arah dan dua
arah. Kehadiran intranet membawa sebuah praktik baru di Kementerian Perindustrian dan tanpa disadari intranet
telah berimplikasi pada praktik-praktik berbagi pengetahuan yang memungkinkan seorang pegawai menjadi lebih
melek pengetahuan dan membuka wawasan berfikir serta kemampuan untuk mengenali masalah organisasi. Dengan
meningkatnya pengetahuan maka akan meningkat pula kompetensi seorang pegawai yang akan menciptakan
kepuasan dan partisipasi aktif pegawai dalam mengatasi berbagai permasalahan dan tantangan organisasi. Kondisi
seperti inilah yang akan menopang tumbuhnya pemberdayaan pegawai.
Sebagai media komunikasi internal, target audiens dari Astranet ini adalah seluruh karyawan Astra
International di head office maupun sales operation. Akan tetapi, tidak semua karyawan memiliki laptop dan
koneksi internet sehingga mereka menghadapi kesulitan untuk mengakses Astranet. Karyawan dengan level 4A,
dikategorikan karyawan yang mampu mengakses Astranet dengan mudah karena mereka secara personal memiliki
laptop atau bahkan diberikan fasilitas laptop dari perusahaan. Namun, bagi petugas keamanan dan kebersihan serta
karyawan dengan golongan kerja yang tidak mendapatkan fasilitas laptop ataupun komputer, mereka tentunya
mengalami kesulitan untuk mengakses Astranet sebagai media komunikasi internal padahal mereka pun memiliki
hak yang sama sebagai karyawan untuk dapat menggunakan media komunikasi internal perusahaan. Untuk
mengatasi permasalahan tersebut, divisi public relations PT Astra International Tbk merancang suatu strategi
dengan membuat ”Kios Astranet”.
Kios Astranet tersebut ditempatkan di lantai 1 Gedung AMDI A PT Astra International Tbk-Head Office,
yang diperuntukan bagi karyawan yang tidak memiliki fasilitas laptop/komputer dan koneksi internet namun berhak
mengakses Asranet sebagai media komunikasi internal antara karyawan dengan manajemen perusahaan. Strategi ini
selaras dengan konsep komunikasi internal yang meliputi kegiatan merancang program komunikasi yang efektif agar
diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi, mulai dari top management hingga office boy. (Bewinda,
2008: 12).
SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa Astranet berperan sebagai saluran
komunikasi internal berbasis Cyber Public Relation (Cyber-PR) tidak hanya memberikan fungsi administratif saja,
melainkan juga fungsi informatif dan edutainment dari informasi yang disajikan. Hal ini terlihat dari konten yang
disajikan, mulai dari informasi mengenai hari ulang tahun karyawan, menu makan siang karyawan, hingga info
mengenai kurs pajak dan tips mengenai kesehatan. Implikasi dari implementasi Astranet dinilai sangat membantu
manajemen perusahaan dalam proses komunikasi sehingga proses dan aktivitas penyampaian informasi kepada
karyawan dapat disampaikan secara efektif dan efisien. Hasil penelitian juga menunjukan bahwa meskipun
keberadaan Astranet dinilai penting sebagai media komunikasi internal, namun Astranet masih belum bisa
menggantikan proses komunikasi interpersonal antar karyawan. Akan tetapi, informasi yang informatif dan edukatif
yang disajikan di Astranet, hal ini dapat mendorong karyawan untuk melakukan komunikasi interpersonal tersebut.
Guna mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal berbasis virtual, divisi internal
relations PT Astra International Tbk berperan untuk menyajikan Majalah Astra yang berbentuk virtual ke Astranet
sehingga karyawan dapat mengetahui perkembangan perusahaan secara mudah, hanya dengan mengklik fitur yang
telah disediakan di Astranet. Hal ini tentunya selaras dengan fungsi dan tugas public relations sebagai jembatan
penghubung antara karyawan dengan manajemen perusahaan. Konten yang ditampilkan di Astranet pun menjadi
tanggung jawab pihak internal relations guna memastikan konten tersebut sudah berada di jalur komunikasi yang
benar dan sesuai dengan visi misi perusahaan. Dalam konteks ini, terdapat konektivitas dan interdependensi antara
divisi internal relations dengan unit divisi lain di PT Astra International Tbk. Divisi eksternal relations pun
memainkan peranan yang penting karena divisi ini memiliki tugas untuk menyajikan e-newspaper clipping dan surat
pembaca di Astranet yang merupakan hasil publikasi/pemberitaan dari media masa mengenai 6 lini bisnis yang
dinaungi oleh Astra Group. Hal ini dinilai perlu diimplementasikan agar para karyawan, khususnya level manager
keatas juga peka akan opini public dan apa yang media masa publikasikan mengenai Astra. Berbeda dengan Majalah
Astra virtual yang disajikan oleh divisi internal relations yangmana dapat diakses dan dibaca oleh semua karyawan,
e-newspaper clipping dan surat pembaca yang disajikan oleh divisi eksternal relations hanya dapat dibaca oleh
karyawan dengan level manager keatas. Hal ini dikarenakan divisi eksternal relations menilai bahwa tidak semua
yang diberitakan oleh media masa memiliki keakuratan berita yang tinggi sebagaimana adanya.
SARAN AKADEMIS
1. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat meneliti dari sudut pandang lain yaitu mengenai pengaruh dan hubungan
antara implementasi Astranet dengan pemenuhan informasi bagi karyawan. Hal ini dirasa penting untuk dilakukan
guna mengetahui apakah Astranet sebagai media komunikasi internal PT Astra International Tbk telah memenuhi
kebutuhan karyawan akan informasi perusahaan
2. Penelitian mengenai strategi komunikasi internal berbasis cyber-PR lebih banyak dilakukan oleh mahasiswa
Binus University, seiring dengan fenomena meningkatkan peran web 2.0 dalam aktivitas public relations.
SARAN PRAKTIS
1. Informasi yang disajikan di Astranet lebih diperbanyak guna memaksimalkan peran Astranet sebagai media
komunikasi internal yang memiliki fungsi informatif dan edukatif
2. Divisi internal relations diberi wewenang khusus untuk langsung mengupload Majalah Astra ke Astranet karena
berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, hambatan yang dirasakan oleh divisi internal relations adalah ketika
harus berkoordinasi dengan divisi IT sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk finalisasi.
3. Astranet dirancang lebih interaktif guna memungkinkan transmisi informasi dan komunikasi dua arah dengan
memaksimalkan berbagai media sosial Grup Astra, seperti Twitter.
SARAN SOSIAL
1. Sebaiknya masyarakat lebih peka akan keberadaan cyber public relations (cyber-PR/E-PR) di dunia kerja,
terutama kaitanya strategi komunikasi internal karena cyber-PR ini memiliki banyak manfaat, terutama dari sisi
efektivitas dan efisiensi yang dapat dirasakan bagi perusahaan maupun karyawan.
2. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai materi pembelajaran bagi masyarakat luas dalam menganalisis strategi
komunikasi internal virtual, salah satunya melalui intranet perusahaan yang dijadikan sebagai media komunikasi
internal seiring dengan meningkatnya fenomena cyber-PR di era global saat ini.
REFERENSI
Afdhal, A. F. (2004). Tips & Trick Public Relations. Jakarta: Grasindo.
Argenti, P. A. (2009). Corporate Communication. New York: McGraw-Hill.
Butterick, K. (2012). Pengantar Public Relations Teori dan Praktik. Jakarta: Rajagrafindo Persada.
Ean, L. C. (2011). Computer-Mediated Communication and Organisational Communication: The Use of New
Communication Technology in the Workplace. The Journal of South East Asia Research Centre for
Communication and Humanities, 3, 1-12.
Gamble, T. K., & Gamble, M. (2005). Communication Works. New York: McGraw-Hill.
Goodall, H. L., Goodall, S., & Schiefelbein, J. (2010). Business and Professional Communication in The Global
Workplace. Boston: Wadsworth.
Julriano, F. (2012). Hubungan Penggunaan Intranet dengan Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan tentang
Perusahaan. e-Journal Mahasiswa Universitas Padjajaran, 1 (1), 1-11.
Kementrian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia. (2011). Komunikasi dan Informatika Indonesia Buku
Putih 2011. Jakarta: Pusat Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Informatika dan Informasi Komunikasi
Publik.
Kriyantono, R. (2012). Teknis Praktis Riset Komunikasi: Disertai Contoh Praktis Riset Media, Public Relations,
Advertising, Komunikasi Organisasi, Komunikasi Pemasaran. Jakarta: Kencana.
Kusumaningtyas,
N.
(2013).
Penggunaan
Intranet
dalam
Proses
Komunikasi
Internal
danImplikasinyaBagiOrganisasi (StudiKasus: Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal
danImplikasinyaBagiOrganisasi di KementrianPerindustrian). Tesis S2. UniversitasGadjahMada,
Yogyakarta
Littlejohn, S. W., & Foss, K. A. (2008). Theories of Human Communication. Belmont: Thomson Wadsworth.
Moleong, L. J. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Mulyana, D. (2007). Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Onggo, B. J. (2004). Cyber Public Relations. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Pace, R. W., & Faules, D. F. (2005). Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung:
Remaja Rordakarya.
Purwaningwulan, M. M. (2011). Hubungan Penggunaan Intranet sebagai Media Cyber-PR dengan Tingkat
Kohesivitas Karyawan (Studi Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Corporate Bandung).Majalah Ilmiah
UNIKOM, 7 (1), 37-50.
Purwanto, D. (2006). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.
Suprapto, T. (2009). Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: Media Pressindo.
Voitovici, A.S. (2013). Managing Strategic Communication: An Organizational Case Study on Internal
Communiction Channels at Ericsson Goteborg.Tesis S2. University of Gothenburg, Gothenburg.
Wasesa, S. A. (2006). Strategi Public Relations. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
West, R., & Turner, L. H. (2009). Pengantar Teori Komunikasi Analisis dan Aplikasi. Jakarta: Salemba Humanika.
West, R., & Turner, L. H. (2010). Introducing Communication Theory ANALYSIS AND APPLICATION . New York:
McGraw-Hill.
RIWAYAT PENULIS
Leo Gunawan lahir di kota Sungailiat, Bangka pada tanggal 3 November 2014. Penulis menamatkan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komunikasi, Peminatan Public Relations pada tahun 2014. Pada
tahun 2008, penulis menjabat sebagai Duta Pariwisata Bangka dan tahun 2009 penulis kembali dipercaya sebagai
Duta Anak Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Komisi Perlindungan Khusus yang kemudian menjadi representasi
Provinsi Kepulauan Bangka Belitung untuk mengikuti Pemilihan Duta Anak Indonesia 2009 dalam Kongres Anak
Nasional 2009 di Depok dan berhasil menduduki peringkat lima besar.