PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI MANAJEMEN EFISIENSI PROSES PRODUKSI, PENGELOLAAN PERSEDIAAN DAN SISTEM PEMBIAYAAN PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR BIDANG METAL PARTS DAN AUTOMOTIVE COMPONENT Penulis : Annisa Fitri Karmini Pembimbing : Dr. Chaerul D. Djakman, S.E., Ak., MBA ABSTRAK: Peranan akuntansi manajemen adalah untuk melengkapi fungsi dari akuntansi keuangan yaitu menyediakan informasi keuangan mengenai biaya produksi dan menyediakan informasi non keuangan mengenai produktivitas, kualitas dan faktor lainnya agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. PT X sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang metal parts dan automotive component belum memiliki sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi. Oleh karena itu perancangan sistem akuntansi manajemen di PT X sangat penting. Perancangan sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi meliputi perancangan sistem pembiayaan, pengelolaan persediaan dan pengelolaan supply chain yang sesuai. Pendekatan yang digunakan dalam merancang sistem akuntansi manajemen adalah supply chain management, sistem persediaan just in time dan job order costing. Dengan dirancangnya sistem akuntansi manajemen, PT X diharapkan dapat mencapai keefektifan dan keefisienan dalam proses bisnis perusahaan. Kata kunci: Akuntansi Manajemen, Job order costing, Sistem persediaan just in time, Supply chain management. PENDAHULUAN Dunia bisnis telah mengalami perubahan yang sangat besar. Saat ini pelanggan mengharapkan produk yang berkualitas tinggi, memiliki fungsionalitas yang luas serta harga yang murah. Ekspektasi tersebut merupakan konsekuensi dari kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah berkembang pesat ditambah dengan semakin banyaknya kompetitor yang mampu menerapkan harga dan kualitas bersaing atas produknya (James A. Brimson, 1991). Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 Seiring dengan meningkatnya persaingan tersebut, harga dan margin menurun karena banyak perusahaan yang menyerah pada tekanan kompetitif yang besar sehingga keputusan mengenai harga menjadi sangat penting. Salah satu yang dapat dilakukan adalah perusahaan dapat bekerjasama dengan perusahaan lainnya dengan membentuk sebuah rantai pasokan atau yang bisa disebut dengan supply chain. Supply chain management berarti secara proaktif bekerja dengan beberapa atau semua perusahaan dalam supply chain untuk meningkatkan pelayanan dan untuk mengelola atau mengurangi biaya (Raiborn, Barfield dan Kinney, 2007). Namun menurut James A Brimson (1991), sebagian besar perusahaan saat ini justru tidak menekankan pada peningkatan produktivitas ataupun fungsionalitas produk yang dapat mengurangi biaya melainkan menggunakan indikator keberhasilan berdasarkan profit yang diperoleh saat ini atau current-period profitability dan tidak melakukan suatu perubahan mendasar hingga adanya tekanan kompetitif untuk berubah. Hal tersebut juga terjadi pada PT X yaitu sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang metal parts dan automotive component yang baru berdiri pada tahun 2011. Saat ini PT X belum mementingkan produktivitas ataupun fungsionalitas produk yang dapat mengurangi biaya melainkan lebih mementingkan pencapaian profit yang diperoleh saat ini sebagai indikator keberhasilan perusahaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan merancang sistem akuntansi manajemen sehingga diharapkan PT X dapat mencapai keefektifan dan keefisienan dalam proses bisnis perusahaan. Berdasarkan uraian di atas, penulis menyadari betapa pentingnya perancangan akuntansi manajemen khususnya bagi PT X sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang metal parts dan automotive component. Sehingga dengan dirancangnya akuntansi manajemen dapat membantu manajemen perusahaan untuk secara efektif mengelola aktivitas perusahaan dan mengelola baik informasi keuangan tentang biaya dan pendapatan serta informasi non finansial yang relevan tentang produktivitas, kualitas, dan faktor kunci lainnya untuk mencapai keberhasilan. Untuk itu penulis ingin merancang suatu sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi mencakup sistem pembiayaan, pengelolaan persediaan dan pengelolaan supply chain yang sesuai agar kegiatan produksi di PT X dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing. Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 TINJAUAN TEORITIS Akuntansi manajemen berperan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam melaksanakan fungsi pokok manajemen yaitu perencanaan, pengawasan, memotivasi, pengendalian aktivitas perusahaan, dan penilaian kinerja. Akuntansi manajemen ada untuk melengkapai fungsi daripada akuntansi keuangan yaitu selain menyediakan informasi keuangan mengenai biaya produksi juga menyediakan informasi non keuangan mengenai produktivitas, kualitas dan faktor lainnya agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Jika sebuah perusahaan hanya mengandalkan informasi keuangan saja maka dikhawatirkan terjadi kekeliruan karena hanya berfokus pada strategi jangka pendek. Informasi yang dihasilkan dari sistem akuntansi manajemen harus mengintegrasikan semua bidang fungsional sebuah perusahaan. Dengan demikian sistem akuntansi manajemen memiliki enam fungsi utama: (1) untuk mengembangkan biaya produk yang akurat; (2) menilai profitabilitas produk; (3) meningkatkan pemahaman terhadap proses internal dan aktivitas perusahaan; (4) mengendalikan biaya; (5) mengukur kinerja; dan (6) untuk memungkinkan perusahaan mencapai tujuannya. Berdasarkan hal tersebut, sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi mencakup pengelolaan supply chain management, pengelolaan persediaan, pengedalian internal dan sistem pembiayaan. Supply chain dari sebuah perusahaan mengacu pada aliran semua barang, jasa, dan informasi ke dalam dan ke luar perusahaan. Supply cain management berarti secara proaktif bekerja dengan beberapa atau semua perusahaan dalam supply chain untuk meningkatkan pelayanan dan untuk mengelola atau mengurangi biaya (Raiborn, Barfield dan Kinney, 2007). Dalam melakukan pengelolaan terhadap suppy chain, terdapat 5 aktivitas utama yaitu aktivitas pembelian, aktivitas memproduksi, akivitas mendistribusi, aktivitas penyimpanan dan aktivitas penjualan. Supply chain management menghubungkan aktivitas yang dijelaskan sebelumnya, yang mengubah bahan baku menjadi produk dan mengirim produk jadi kepada pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat dengan cara yang paling efisien. Dalam proses bisnis perusahaan terkait supply chain, tentu tidak terlepas dari risiko. Hal tersebut tentunya akan mempengaruhi aktivitas dalam supply chain karena tidak berfungsinya suatu sistem, SDM, teknologi, dan produktivitas disebut dengan risiko operasional. Menurut Bramantyo (2008), risiko operasional terdiri dari berbagai macam risiko, yaitu risiko sumber daya manusia, risiko produktivitas, risiko Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 teknologi, risiko proses, risiko sistem dan risiko iovasi. Untuk memitigasi semua risiko tersebut dibutuhkan sebuah pengendalian internal. Pengendalian internal membantu perusahaan meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem yang terdapat pada perusahaan. Selain itu untuk mencapai pengendalian internal yang efektif perlu dilakukannya pengawasan secara terus-menerus terhadap proses bisnis perusahaan. Selain memahami supply chainnya, perusahaan juga perlu untuk mengelola persediaan untuk membangun keunggulan kompetitif jangka panjang. Dalam melakukan kegiatan produksinya PT X hanya memproduksi apa yang dipesan oleh pelanggannya, selain itu bahan baku dibeli ketika akan melakukan aktivitas produksi oleh karena itu persediaannya hampir nihil. Hal ini sesuai dengan salah satu sistem dalam akuntansi manajemen yaitu just-in-time inventory. Menurut Ronald W. Hilton (2008) just-in-time inventory adalah sistem persediaan yang komprehensif dan sistem kontrol manufaktur dimana tidak ada bahan yang dibeli dan tidak ada produk yang diproduksi sampai mereka dibutuhkan selain itu, barang jadi yang diproduksi hanya barang yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Perusahaan yang menerapkan JIT pada aktivitas bisnisnya biasanya menerapkan struktur organisasi matriks. Jeffrey K. Liker dalam bukunya yang berjudul The Toyota Way (2005), menjelaskan bahwa struktur organisasi matriks merupakan sebuah struktur organisai yang berkaitan dengan proses produksi perusahaan dimana struktur organisasi tersebut melibatkan proses produksi yang dipimpin oleh seorang Chief Engineer (CE). Salah satu prinsip untuk mendukung sisem JIT adalah prisnisp 5S. Prinsip ini digunakan untuk memfasilitasi kerja sama kelompok antara sesama karyawan. Prinsip 5S merupakan serangkaian akivitas untuk menghilangkan pemborosan yang menyebabkan kesalahan, cacat, dan kecelakaan di tempat kerja. Faktor penting lainnya untuk mencapai keberhasilan adalah melalui sistem pembiayaan yang tepat. Aktivitas produksi PT X adalah menghasilkan sejumlah barang secara custom made dan terbatas yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh pembeli. Menurut Brewer, Garrison dan Noreen (2008), sistem joborder costing digunakan pada situasi dimana sebuah perusahaan memproduksi barang yang bervarian sesuai pesanan dalam satu periode. Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 METODE PENELITIAN Penelitian yang dilakukan adalah merancang sistem akuntansi manajemen khususnya pengelolaan supply chain, pengendalian internal, pengelolaan inventori dan sistem pembiayaan yang sesuai bagi PT X. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan sumber data primer dan sekunder. Data primer ialah segala jenis informasi yang didapatkan langsung dari narasumber, sedangkan data sekunder berarti penggunaan informasi yang sudah ada dan tersedia oleh pihak lain. Pengumpulan data primer dilakukan melalui wawancara dan observasi lapangan, sedangkan data sekunder diperoleh melalui studi literatur dan data-data PT X. Salah satu metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi literatur. Penulis melakukan studi literatur untuk memperoleh pendekatan yang berkaitan dengan tema akuntansi manajemen khususnya pengelolaan supply chain, pengendalian internal, pengelolaan inventori dan sistem pembiayaan. Dalam memilih pendekatan yang digunakan untuk perancangan sistem akuntansi manajemen, penulis menentukannya dengan memperhatikan proses bisnis dan karakteristik perusahaan sehingga pendekatan yang digunakan berkaitan erat dengan aktivitas bisnis perusahaan saat ini. Oleh karena itu, pendekatan-pendekatan yang diperoleh dari studi literatur akan dijadikan sebagai dasar dalam mengkaji lebih lanjut inti dan esensi dari tema penulisan tersebut yang nantinya akan dijadikan dasar dalam melakukan wawancara, observasi lapangan, dan analisis penelitian. Studi literatur dilakukan melalui pencarian buku-buku. Metode wawancara dilakukan untuk menggali informasi dan pengetahuan mengenai topik penulisan yang dibahas. Wawancara dilakukan kepada beberapa responden di PT X, antara lain pemilik perusahaan, direktur, wakil direktur, staf administrasi dan supervisor perusahaan yang bertanggung jawab atas produksi. Jenis wawancara yang dilakukan penulis ialah wawancara terstruktur dimana penulis telah menyiapkan daftar pertanyaan yang akan ditanyakan kepada responden. Jenis pertanyaan yang digunakan ialah pertanyaan terbuka sehingga responden dapat memberikan jawaban yang lebih komprehensif dan memungkinkan penulis untuk menggali informasi lebih mendalam. Metode observasi lapangan dilakukan penulis untuk menggali informasi dan pengetahuan mengenai kegiatan operasional sehari-hari di PT X. Observasi lapangan perlu dilakukan untuk memahami lebih mendalam proses bisnis dan kegiatan Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 operasional perusahaan serta mengamati kendala operasional yang terjadi secara langsung. Hal ini bertujuan agar penulis mampu menganalisis lebih mendalam permasalahan yang terjadi di lapangan. Secara keseluruhan, penelitian ini dilakukan pada periode November 2012 – Mei 2013 dan berlokasi di Bitung, Banten. Pengumpulan data sekunder melalui studi literatur dilakukan pada bulan Juli 2012 – Februari 2013. PROFIL PERUSAHAAN PT X yang berdiri pada bulan Juni tahun 2011 adalah perusahaan manufaktur dengan bisnis utamanya bergerak di bidang metal parts dan automotive component yaitu membuat komponen-komponen untuk kendarann bermotor seperti mobil, truk, ataupun sepeda motor serta membuat komponen untuk alat-alat elektronik seperti mesin cuci, kulkas, televisi dan lain-lain. Struktur organisasi PT X terdiri dari Direktur, Wakil Direktur, Dvisi Adminitrasi, Divisi Akuntansi dan Keuangan, Divisi Manufaktur yang terbagi lagi ke dalam dua divisi yaitu Divsi Produksi dan Divisi Quality Control dan Penyimpanan. Direktur sebagai pemimpin perusahaan bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh kegiatan perusahaan baik operasional maupun keuangan serta perekrutan pegawai. Sedangkan wakil direktur bertugas membantu direktur dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya serta menggantikan peran direktur apabila direktur PT X sedang berhalangan hadir. Chain of command direktur adalah mensupervisi divisi Penjualan dan Akuntansi dan Keuangan sedangkan wakil direkutr perusahaan mensupervisi bagian manufaktur. Dalam melakukan kegiatan sehari-hari PT X dibantu oleh seorang administrator yang tugasnya berkaitan dengan fungsi-fungsi administrasi diantaranya membuat surat jalan dan mendokumentasikan berkas-berkas penting perusahaan. Selain itu administrator juga memiliki tugas lainnya yaitu membuat purchase order serta mengontrol kapasitas produksi. Dalam hal ini terlihat adanya perangkapan tugas yang dilakukan oleh administrator hal ini dikarenakan PT X belum mampu untuk menambah karyawan dan lebih mementingkan penambahan karyawan di divisi lain. Dalam melakukan kegiatan operasionalnya sehari-hari, PT X bekerja berdasarkan job order dan mass customization. Untuk job order, biasanya para pelanggan PT X mengirimkan purchase order berupa barang apa yang akan dipesan beserta contoh barang dan detail ukuran. Selain purchase order, pelanggan juga Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 biasanya mengirimkan jadwal pengiriman kepada PT X hal ini dilakukan agar tidak terjadi miss communication antara PT X dengan para pelanggannya. PEMBAHASAN Dalam merancang supply chain management, PT X harus memperhatikan beberapa hal dalam setiap aktivitas perusahaan. Aktivitas utama yang berlangsung dalam supply chain PT X antara lain aktivitas pembelian, aktivitas memproduksi, akivitas mendistribusi, aktivitas penyimpanan dan aktivitas penjualan. Langkah pertama dalam merancang supply chain management adalah melakukan analisis yang komprehensif terhadap aktvitas membeli. Aktivitas membeli berfokus kepada membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok agar terjalin kepercayaan antara perusahaan dan pemasok sehingga memudahkan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan bahan baku dan memperoleh keyakinan yang memadai atas kualitas bahan baku yang dibeli. Saat ini, PT X kurang memperhatikan hubungan jangka panjang dengan para pemasoknya. PT X menghubungi pemasoknya hanya ketika membutuhkan bahan baku dan tidak memiliki kontrak tertulis. Aktivitas membeli dapat diidentifikasi melalui daftar bahan baku yang dibutuhkan, daftar pemasok yang tersedia untuk bahan baku tersebut, dan waktu pengiriman. Kebutuhan bahan baku PT X diketahui dari PO pelanggan sehingga PT X dapat melakukan identfikasi terhadap bahan baku yang dibutuhkan. Setiap produk membutuhkan bahan baku dengan ketebalan plat dan kangdungan zat kimia yang berbeda-beda. Dalam memilih pemasok dan bahan baku, PT X memperhatikan harga bahan baku dan kualitas barang yang dijual oleh pemasok. PT X cenderung menekan harga bahan baku serendah mungkin dan memilih pemasok dengan harga produk terendah. Oleh karena itu, PT X selalu memilih pemasok yang sudah memiliki sertifikasi mengenai kandungan yang terdapat pada barang yang mereka jual. Selain itu untuk mendapatkan keyakinan yang memadai atas kualitas bahan baku yang dibeli dengan harga yang rendah tersebut, biasanya PT X menggunakan jasa lembaga pengujian untuk melakukan uji tarik dan uji kandungan untuk mengetahui kualitas bahan baku. Selanjutnya adalah memilih pemasok yang dapat mengirimkan barangnya dengan tepat waktu. Saat ini PT X memiliki beberapa pemasok untuk memenuhi kebutuhan bahan bakunya tersebut yaitu PT Buana Sejahtera, PT Bangun Era SITR, PT Baja Naga Surya, dan PT Paramita. Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 Langkah selanjutnya dalam merancang supply chain management adalah melakukan analisis yang komprehensif terhadap aktvitas produksi. Dalam melakukan aktivitas produksi, PT X harus memperhatikan kestabilan produksi dalam jangka panjang untuk menjaga kondisi keuangan perusahaan. Saat ini kapasitas produksi PT X tidak sebanding dengan pesanan yang masuk, hal ini terlihat dari jadwal produksi yang menumpuk dan target pengiriman yang tidak terpenuhi. Selain kapasitas produksi yang belum mencukupi, sumber daya PT X yakni mesin yang digunakan dan tenaga kerja yang tersedia juga tidak sebanding dengan jumlah pesanan yang diproduksi. Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan terkait aktivitas produksi adalah menyelaraskan sumber daya manufaktur yang dimiliki PT X dengan target produksi. Dalam melakukan kegiatan operasionalnya PT X memiliki beberapa mesin dengan kapasitas produksi yang berbeda-beda. Waktu setup mesin yang dibutuhkan untuk memproduksi adalah sekitar setengah jam sampai dengan 1 jam hal ini dikarenakan PT X harus melakukan pengaturan mesin sebelum melakukan kegiatan produksi tergantung produk apa yang akan dibuat. Akibatnya terlalu banyak waktu yang hilang untuk melakukan setup mesin dalam satu hari padahal, waktu tersebut bisa digunakan untuk menghasilkan produk sehingga terdapat opportunity lost yang diderita oleh PT X. Langkah selanjuntnya adalah menganalisis kendala yang muncul pada aktivitas produksi. Kendala yang muncul pada aktivitas produksi adalah ketersediaan tenaga kerja, sumber daya fisik yang tersedia dan waktu setup mesin untuk memproduksi suatu produk. Apabila tenaga kerja yang ada tidak mencukupi maka hal ini akan berpengaruh terhadap jalannya produksi. Sehingga strategi yang dapat dilakukan adalah dengan memberlakukan dua shift waktu kerja atau bahkan menambah jumlah tenaga kerja. Saat ini PT X sudah memberlakukan 2 shift waktu kerja dimana waktu kerja untuk masing-masing shift adalah 7 jam. Selanjutnya adalah ketersediaan sumber daya fisik selama periode produksi yaitu mesin. Mesin yang digunakan oleh PT X dalam melakukan kegiatan produksi masih kurang. Oleh karena itu, sebaiknya PT X menambah mesin dan tenaga kerja mengingat semakin banyaknya order yang masuk. Aktivitas distribusi berfokus pada transportasi bahan baku dan tenaga kerja. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam aktivitas distribusi adalah bagaimanakah cara terbaik untuk mengkoordinasikan pengiriman antara lokasi yang berbeda. Dalam Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 kegiatan distribusinya, PT X harus merancang jaringan distribusi. Keputusan tentang perancangan jaringan distribusi tersebut harus mempertimbangkan trade off antara aspek biaya, fleksbilitas dan kecepatan respon terahadap pelanggan. Sebelum melakukan pengiriman, PT X selalu melakukan quality control atas produk yang akan dikirim. Quality control tersebut dilakukan dengan mengisi daftar yang disediakan oleh pelanggan dan PT X sendiri dimana dalam daftar tersebut terdapat detail ukuran dan spesifikasi atas produk tertentu. Daftar quality control tersebut tertuang pada inspection result data. Aktivitas distribusi dapat diidentifikasi melalui kapasitas yang berkaitan dengan transportasi barang jadi antar titik produksi dan penjualan. PT X melakukan penyimpanan barang WIP pada field produksi, hal ini dilakukan agar barang WIP bisa langsung di produksi kembali. Sedangkan untuk barang jadi langsung di simpan di tempat penyimpanan untuk kemudian di kemas. Dalam melakukan pengiriman barang jadi, PT X menyesuaikannya dengan jadwal yang diberikan oleh pelanggan. Hal penting lainnya adalah ketersediaan alat transportasi yang dimiliki oleh PT X. Saat ini PT X hanya memiliki satu buah mobil untuk melakukan aktivitas distribusinya. Hal ini dirasakan kurang mengingat banyaknya pesanan yang masuk oleh karena itu sebaiknya PT X melakukan penyesuaian dengan menambah alat transportasi agar tidak menghambat aktivitas distribusi. Berdasarkan wawancara yang dilakukan, PT X berfokus kepada kualitas dan distribusi barang yang tepat waktu dan efisien namun tidak memperhatikan penyimpanan yang baik pada bahan baku, WIP dan barang jadi. Bahan baku yang sudah diperoleh di letakkan pada field atau tempat produksi. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah kegiatan produksi namun di sisi lain hal tersebut meningkatkan risiko kerusakan atau keamanan. Begitu pula dengan barang WIP dan barang jadi, tidak dilakukan penyimpanan pada ruangan khusus. Seharusnya barang WIP dan barang jadi tersebut disimpan di ruangan khusus dan diletakkan di tempat yang rapi sesuai jenis produknya. Selain itu perlu juga diciptakan sebuah kontrol yang memberikan akses terbatas kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap WIP dan barang jadi sehingga risiko kerusakan atau keamanan dapat diminimalisir. Aktivitas menyimpan bisa diidentifikasi dengan kapasitas penyimpanan produk. Parameter lainnya adalah biaya persediaan rata-rata per unit produk dan per unit waktu pada setiap tingkat penyimpanan. Tingkat persediaan PT X hampir nihil dikarenakan barang jadi langsung dikirim ke pelanggan. Biasanya waktu Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 penyimpanan barang jadi maksimal selama 2 hari sehingga biaya yang dibutuhkan untuk menyimpan produk tersebut tidaklah besar. Oleh karena itu strategi yang ditetapkan sudah sesuai dengan teori yang ada. Aktivitas menjual berfokus kepada semua aktivitas yang berorientasi pasar, termasuk pemasaran dan penjualan. PT X kurang memperhatikan kegiatan pemasaran karena hal tersebut dirasa kurang penting mengingat sudah banyaknya pesanan yang masuk. Dalam jangka pendek hal ini memang dirasa kurang penting namun dalam jangka panjang hal ini mengkhawatirkan karena mungkin saja pelanggan PT X akan mencari perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhan mereka atau menghentikan pesanan karena faktor eksternal. Oleh karena itu, sebaiknya PT X memiliki rencana pemasaran untuk kelangsungan bisnis pada jangka panjang. Hal penting lainnya adalah aktivitas setelah penjualan yaitu penyediaan produk-produk pengganti ketika produk rusak atau cacat. Biasanya para pelanggan menuntut kebijakan retur yang fleksibel. Oleh karena itu, PT X selalu melebihkan barangnya sebanyak 10% dari jumlah barang yang dipesan agar apabila sewaktuwaktu ada barang yang cacat atau rusak dapat segera diganti. Hal ini juga dilakukan untuk terus menjaga hubungan yang baik antara PT X dan pelanggangnya. Kendala yang muncul pada aktivitas menjual adalah strategi yang harus diterapkan untuk memenuhi target penjualan dan mendapatkan profit. Hal dikarenakan aktivitas menjual diukur berdasarkan target penjualan yang sudah ditentukan. Strategi penjualan yang dilakukan oleh PT X adalah dengan menerima pesanan dari pelanggan namun tetap menjual produk andalan sehingga volume penjualan tetap terjaga. Proses bisnis PT X khususnya yang terkait dengan supply chain tentu tidak terlepas dari risiko. Oleh karena itu pengedalian internal terhadap aktivitas supply chain dibutukan agar PT X dapat mencapai tujuannya. Berikut adalah perancangan aktivitas supply chain beserta pengendalian internal atas risiko-risiko yang muncul pada setiap aktivitasnya. Proses bisnis PT X dimulai dari pemesanan produk dari pelanggan yaitu dengan memberikan purchase order kepada PT X. Risiko yang muncul pada proses ini adalah purchase order dari pelanggan melebihi kapasitas atau dibawah minimum pemesanan. Risiko tersebut termasuk ke dalam risiko produktivitas karena berhubungan dengan penyimpangan tingkat produktivitas yang diharapkan. Sehingga pengendalian yang dapat dilakukan untuk risiko yang pertama Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 adalah memeriksa kembali kesesuaian purchase order pelanggan dengan syarat dan kebijakan perusahaan yang dilakukan oleh kepala divisi penjualan. Aktivitas selanjutnya adalah PO yang telah disetujui diberikan kepada divisi produksi. Staf divisi produksi kemudian membuat material requisition form dan mengestimasi bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi produk yang dipesan. Risiko yang muncul adalah terdapat kesalahan estimasi bahan baku yang dibutuhkan untuk melakukan proses produksi. Risiko ini termasuk ke dalam risiko SDM atau yang disebut juga dengan human error. Pengendalian internal yang dapat dilakukan untuk risiko tersebut adalah memeriksa dan menghitung kembali estimasi bahan baku yang dibutuhkan pada purchase request yang dilakukan oleh kepala divisi produksi. Aktivitas berikutnya material requisition form yang sudah sesuai diberikan kepada staf dvisi material untuk pembuatan purchase order bahan baku kepada pemasok. Sehingga risiko yang mungkin terjadi adalah terkait dengan aktivitas membeli yaitu terdapat ketidaksesuaian antara purchase request yang diterima dengan bahan baku yang dibutuhkan. Risiko ini termasuk ke dalam risiko SDM yang disebabkan oleh human error atau indikasi adanya fraud yang dilakukan oleh karyawan PT X. Pengendalian internal yang dilakukan adalah kepala divisi material melakukan pemeriksaan kembali mengenai kesesuaian purchase request dengan purchase order dari pelanggan. Aktivitas selanjutnya adalah memberikan PO kepada Direktur untuk desetujui dan ditandatangani. Pada aktivitas ini risiko yang muncul adalah purchase order bahan baku kepada pemasok tidak sesuai dengan syarat pemesanan maksimum atau minimum pemasok. Oleh karena itu sebelum menandatangani purchase order pengendalian internal yang dilakukan adalah memeriksa kesesuaian purchase order dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemasok dan mencocokannya dengan material requisition form. Kontrol atas risiko ini dilakukan oleh direktur PT X. Aktivitas selanjutnya adalah mengirimkan PO yang telah diotorisasi kepada pemasok. Risiko yang muncul pada aktivitas ini adalah terdapat ketidaksesuaian antara bahan baku yang dipesan dengan bahan baku yang diterima serta terdapat ketidaksesuaian antara invoice dengan PO. Dengan demikian pengendalian internal yang dilakukan PT X adalah memeriksa kesesuaian invoice dengan purchase order bahan baku yang sudah dibuat sebelumnya. Aktivitas selanjutnya adalah penyerahan bahan baku kepada divisi produksi disertai dengan form penyerahan baku. Kemudian divisi produksi menerima bahan Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 baku dan melakukan kegiatan produksi. Setelah itu divisi produksi menyerahkan time ticket para karyawannya kepada divisi akuntansi untuk selanjutnya dilengkapi dan diserahkan kepada divisi penjualan. Pada saat yang bersamaan divisi produksi juga menyerahkan form penyerahan barang jadi kepada bagian quality control dan penyimpanan untuk dilakukan pemeriksaan sebelum barang jadi dikirim ke pelanggan dengan mengisi sebuah form yaitu inpection result data. Setelah melakukan pemeriksaan tersebut divisi quality control dan penyimpanan memberikan surat jalan kepada divisi penjualan sebagai perintah untuk melakukan pengiriman dan divisi akuntansi memberikan job cost sheet kepada divisi penjualan. Selain memahami supply chainnya, perusahaan juga perlu untuk mengelola persediaan untuk membangun keunggulan kompetitif jangka panjang. Dalam melakukan kegiatan produksinya PT X hanya memproduksi apa yang dipesan oleh pelanggannya, selain itu bahan baku dibeli ketika akan melakukan aktivitas produksi oleh karena itu persediaannya hampir nihil. Menurut Ronald W. Hilton (2008) just-intime inventory adalah sistem persediaan yang komprehensif dan sistem kontrol manufaktur yang mana tidak ada bahan yang dibeli dan tidak ada produk yang diproduksi sampai mereka dibutuhkan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang sistem JIT pada PT X adalah pertama PT X memerlukan setup mesin lebih dari satu kali untuk melakukan kegiatan produksinya. Oleh karena itu agar proses produksi dapat berjalan lancar dan efisisien sebaiknya PT X membuat jadwal produksi yang lebih detail mencakup waktu setup mesin yang dibutuhkan untuk setiap produk dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap proses produksi. Tahap selanjutnya dalam perancangan sistem JIT yang harus diperhatikan adalah mengenai penyimpanan bahan baku dan barang jadi. sebaiknya PT X memiliki ruangan khusus untuk menyimpan bahan baku dan barang jadi yang didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Hal ini dilakukan untuk mencegah risiko kerusakan dan keamanan terhadap bahan baku dan barang jadi perusahaan. Pemeliharaan mesin yang digunakan juga harus diperhatikan untuk menghindari kerusakan mesin dan biaya perbaikan mesin yang mahal. Oleh karena itu sebaiknya PT X melakukan pemeliharaan mesin dengan menugaskan pekerja yang sedang idle. Yang terkahir adalah sebaiknya PT X memberikan pelatihan-pelatihan kepada para tenaga kerjanya untuk meningkatkan skill dan kompetensi mereka. Hal ini dilakukan agar tenaga kerja PT X memiliki banyak skill untuk mendukung fasilitas produksi yang fleksibel. Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 Untuk mendukung sistem JIT dan supply chain management perusahaan perlu menerapkan struktur organisasi matriks. Perancangan struktur organisasi matriks untuk PT X adalah sebagai berikut. Pada gambar di bawah ini terdapat matriks organisasi yang disesuaikan dengan struktur organisasi PT X saat ini. Pada masingmasing divisi yaitu material, produksi, quality control dan penyimpanan, dan penjualan dikepalai oleh satu orang general manager atau supervisor yang bertanggung jawab pada bidangnya masing-masing. Sedangkan untuk masing-masing product line dikepalai oleh seorang project leader. General manager pada masing-masing divisi harus memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan pada bidangnya masing-masing lancar dan tidak ada informasi, dokumen atau barang yang menumpuk. Karena kesalahan atau keterlamabatan pada satu divisi akan berdampak pada keseluruhan proses. Selanjutnya project leader pada masing-masing product line bertanggungjawab pada hasil akhir produknya serta seluruh divisi yang berada pada product linenya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memastikan pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. Dan pada akhirnya project leader akan melaporkan progress serta hasil pencapaian product linenya kepada manajemen PT X. Salah satu prinsip untuk mendukung sisem JIT adalah prisnisp 5S. Prinsip ini digunakan untuk memfasilitasi kerja sama kelompok antara sesama karyawan. Dalam Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 melakukan aktivitas produksinya PT X sudah mencoba menerapkan prinsip 5S yang diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi 5R yaitu : 1. Ringkas (memilah) : dalam melakukan aktivitas prduksi PT X sudah memilih barang-barang dan menyimpan barang hanya yang diperlukan dan menyingkirkan yang tidak diperlukan. 2. Rapi (menata) : PT X menata setiap barang di tempatnya masing-masing untuk mempermudah karyawannya dalam melakukan aktivitas produksi. Namun PT X telah salah pengertian dalam menerapkan prinsip ini karena PT X tidak menyimpan bahan baku, barang WIP, dan barang jadi di tempat yang aman dan sesuai. 3. Prinsip resik atau membersihkan tidak dilakukan PT X secara konsisten dan berkelanjutan. Hal ini terbukti karena PT X tidak memperhatikan prosedur keselamatan untuk para karyawannya. 4. Rawat (menciptakan sebuah aturan) : Untuk proses rawat PT X tidak melakukannya secara berkelanjutan karena PT X tidak menerapkan dua R sebelumnya dengan baik dalam melakukan aktivitas produksinya. Selain itu PT X tidak melakukan perwatan secara berkala terhadap mesin-mesin produksinya serta tidak melakukan pemeriksaan secara berkala terhada aktivitas produksinya seperti pemeriksaan terhadap prosedur keselamatan kerja karyawannya. 5. Rajin (mendisiplinkan diri) : dalam prinsip ini PT X dituntut untuk menjaga keempat R sebelumnya untuk terus dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan. Terakhir adalah perancangan sistem pembiayaan. Sistem prmbiayaan yang paling sesuai untuk PT. X saat ini adalah sistem job-order costing karena perusahaan memproduksi berbagai macam produk dalam satu periode. Dalam menentukan biaya produksi untuk masing-masing job sebenarnya PT. X sudah melakukan identifikasi setiap job secara terpisah hanya saja belum di-maintain secara serius dan belum adanya format yang baku untuk setiap job. Hal pertama yang dilakukan dalam merancang sistem job-order costing adalah menyiapkan materials requisition form. Dalam melakukan proses produksinya, PT X belum membuat sebuah formulir permintaan bahan baku hal ini disebabkan karena PT X belum menganggap penting adanya proses dokumentasi atas pemesanan bahan baku dalam internal perusahaan. Selanjutnya membuat time ticket untuk para Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 karyawan agar biaya tenaga kerja bisa dengan mudah ditelusuri ke pekerjaan tertentu. Namun, hal tersebut tidak dilakukan oleh PT X, melainkan biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung dimasukan ke dalam product costing yang sudah dibuat. Tidak ada formulir khusus yang dibuat oleh PT X untuk setiap aktivitas yang dilakukan para pekerjanya. Kemudian tahap selanjutnya adalah mnerapkan biay aoverhead manufaktur. Dasar alokasi yang akan digunakan dalam menghitung biaya overhead PT X adalah direct labor hour karena dianggap paling relevan dan lebih mudah untuk diestimasi. Terakhir membuat sebuah job cost sheet untuk setiap produk. Job cost sheet adalah sebuah formulir yang mencatat bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead yang dibebankan ke pekerjaan Asumsi yang digunakan penulis Dalam merancang sistem job-order costing adalah : • Produk yang dijadikan benchmark untuk perancangan sistem job order costing adalah salah satu produk yang diproduksi paling banyak selama tahun 2013, yaitu produk clip harness sejumlah 494.400 unit. Setiap harinya PT X dapat memproduksi produk clip harness sebanyak 7000 unit. • Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi 1 unit produk adalah 5 detik. Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 Setelah mendapatkan biaya overhead untuk produk clip harness, langkah selanjutnya adalah melengkapi job cost sheet untuk prdouk sebagai berikut. Job Cost Sheet Nomer Pekerjaan: xxx Tanggal dimulai: xxx Tanggal selesai: xxx Divisi: Produksi Unit selesai: 4320 Item: Clip Harness Untuk stok: 20.000 unit Bahan Baku Nomer Tenaga Kerja Langsung Jumlah Tiket Perm. Total Overhead Pabrik Wkt/ Jml Wkt Tingkat jam /jam harga 6 27.680 21 kg 3 101.520 8500 3 101.520 178.500, 203.040 Rangkuman Biaya Bahan baku langsung Rp 354.167 Tenaga kerja langsung Rp 329000 Overhead pabrik Rp 230.667 Total biaya Rp 547.620 Biaya per unit Rp 127 Jumlah 166.080 166.080 Unit yang sudah dikirim Tanggal Nomer Saldo Berdasarkan sistem job order costing, harga produk per unitnya adalah sebesar Rp 127,- sedangkan yang selama ini dijual oleh pabrik adalah sebesar Rp 201,-. dari perhitungan tersebut dapat dismpulkan bahwa PT X sudah dapat menetapakan harga jual produknya dengan baik. KESIMPULAN Perancangan supply chain management PT X mengacu kepada lima aktivitas utama yaitu aktivitas pembelian, aktivitas memproduksi, aktivitas mendistribusi, aktivitas penyimpanan, dan aktivitas penjualan. Pada aktivitas membeli hal yang harus diperhatikan adalah membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok. Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 Karena dengan membangun hubungan jangka panjang akan mempermudah aktivitas membeli yakni terkait kualitas dan spesifikasi bahan baku yang dibutuhkan. Pada aktivitas produksi hal yang harus diperhatikan adalah kapasitas produksi yang tidak sebanding dengan pesanan yang masuk. Dalam jangka panjang hal ini akan membawa dampak negatif bagi perusahaan. Selanjutnya pada aktivitas distribusi, hal yang harus diperhatikan adalah penambahan alat transportasi untuk melakukan pengiriman. Hal ini dikarenakan PT X sering terlambat dalam melakukan pengiriman akibat keterbatasan alat transportasi. Pada aktivitas menyimpan hal yang harus diperhatikan adalah penyimpanan persediaan baik bahan baku, barang WIP maupun pada barang jadi di tempat yang aman. Selama ini PT X tidak memperhatikan penyimpanan yang baik pada persediaannya. Kemudian pada aktivtas menjual, hal yang harus diperhatikan adalah membangun hubungan jangka panjang dengan para pelanggannya dan memperhatikan kegiatan pemasaran. Dalam jangka panjang kegiatan pemasaran harus diperhatikan karena terdapat kemungkinan pelanggan PT X mencari perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhan mereka atau menghentikan pesanan karena faktor eksternal. Dari kelima aktivitas utama perancangan supply chain, sebaiknya PT X berfokus kepada satu aktivitas yaitu aktivitas menjual yang berfokus kepada membangun hubungan jangka panjang dengan para pelanggannya. Hal ini dilakukan karena saat ini pelanggan PT X semakin banyak dan dibutuhkan pelayanan yang baik. Utnuk setiap pelanggan Sehingga diharapkan dapat terciptanya hubungan jangka panjang dan going concern perusahaan. Setelah melakukan perancangan supply chain yang baik, langkah selanjutnya adalah melakukan pengendalian internal terhadap risiko-risiko yang muncul pada setiap aktivitas supply chain. Tujuannya adalah agar PT X mendapatkan keyakinan yang memadai atas pencapaian tujuan perusahaan. Selain supply chain dan pengendalian internal, hal lain yang harus diperhatikan adalah perancangan terhadap pengelolaan persediaan untuk membangun keunggulan kompetitif jangka panjang. Pengelolaan persediaan yang sesuai untuk PT X adalah sitem just-in-time. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang sistem JIT pada PT X adalah pertama agar proses produksi dapat berjalan lancar dan efisisien sebaiknya PT X membuat jadwal produksi yang lebih detail mencakup waktu setup mesin yang dibutuhkan untuk setiap produk dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap proses produksi. Tahap selanjutnya dalam perancangan sistem JIT yang harus Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 diperhatikan adalah mengenai penyimpanan bahan baku dan barang jadi. sebaiknya PT X memiliki ruangan khusus untuk menyimpan bahan baku dan barang jadi yang didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Pemeliharaan mesin yang digunakan juga harus diperhatikan untuk menghindari kerusakan mesin dan biaya perbaikan mesin yang mahal. Oleh karena itu sebaiknya PT X melakukan pemeliharaan mesin dengan menugaskan pekerja yang sedang idle. Yang terkahir adalah sebaiknya PT X memberikan pelatihan-pelatihan kepada para tenaga kerjanya untuk meningkatkan skill dan kompetensi mereka. Hal ini dilakukan agar tenaga kerja PT X memiliki banyak skill untuk mendukung fasilitas produksi yang fleksibel. Untuk mendukung sistem JIT, PT X perlu menerapkan sistem matriks pada struktur organisasi perusahaan. Namun tidak dalam waktu dekat karena saat ini PT X tidak memiliki tenaga kerja yang cukup untuk menerapkan sistem tersebut mengingat jumlah tenaga kerja yang dimiliki hanya mencapai 20 orang. Tujuan penerapan sistem matriks adalah agar informasi antara divisi terdistribusi secara merata, cepat dalam merespon perubahan dan penyesuaian terhadap pekerjaan yang ada. Kemudian selain matriks organisasi PT X juga perlu untuk menerapkan prinsip 5R dalam melakukan aktivitas produksinya. Namun PT X telah menyalahartikan prinsip 5R. Field produksi PT X memang menjadi lebih baik dan lebih rapi meskipun demikian PT X tidak melakukan pemeriksaan teratur setiap bulannya yang mencakup pemeriksaan terhadap prosedur keselamatan karyawan, penyimpanan bahan baku dan barang jadi, dan pemeriksaan terhadap mesin produksi. Untuk dapat menerapkan prinsip 5R dibutuhkan dukungan dari para karyawannya karena mereka yang secara langsung terlibat dalam aktivitas produksi PT X selain itu manajemen PT X juga harus memelihara program 5R dengan cara melakukan pemeriksaan dan evaluasi secara teratur terhadap aktivitas produksinya. Faktor penting lainnya untuk mencapai keberhasilan adalah merancang sistem pembiayaan yang tepat. Sistem pembiayaan yang sesuai dengan kegiatan bisnis PT X adalah sistem job order costing. Dalam merancang sistem job order costing, hal yang harus dilakukan adalah mengukur biaya bahan baku langsung yang didukung oleh dokumen berupa materials requisition form. Selanjutnya adalah mengukur biaya tenaga kerja langsung yang dilakukan dengan membuat time ticket. yaitu sebuah dokumen yang digunakan untuk mengidentifikasi biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung. Langkah berikutnya adalah menerapkan biaya overhead manufaktur. Dasar alokasi yang digunakan dalam menghitung biaya overhead PT X adalah direct Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 labor hour karena dianggap paling relevan dan lebih mudah untuk diestimasi. Langkah terakhir adalah melengkapi job cost sheet yaitu menggabungkan biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead PT X sehingga diketahui bahwa biaya per unit yang dikenakan untuk setiap produk yang diproduksi PT X sudah sesuai. SARAN Berdasarakan analisis yang telah dilakukan, diberikan saran sebagai berikut : • Membuat jadwal produksi secara detail mencakup setup mesin dan waktu yang dibutuhkan pada masing-masing tahapan produksi. Dengan melakukan hal tersebut maka diharapkan PT X dapat mencapai efisiensi atas kegiatan produksinya dan dapat memenuhi target yang telah ditetapkan. • Memperluas divisi-divisi yang mendukung proses bisnis yaitu penambahan divisi penelitian dan pengembangan. Tugas dari divisi ini adalah melakukan riset pasar mengenai produk, rancangan produk harus mencerminkan aspirasi atau keinginan pelanggan. • Melakukan penyimpanan bahan baku, barang WIP dan barang jadi dengan baik dan rapih. Hal ini dilakukan untuk menghindari risiko kerusakan dan keamanan. Selain itu untuk memberikan keyakinan yang memadai kepada para pelanggannya mengenai penyimpanan. Membuat material requisition form, time ticket dan job cost sheet untuk setiap pesanan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan fungsi pengendalian internal PT X selain itu juga agar PT X memiliki dokumentasi atas aktivitas operasionalnya. KETERBATASAN Adapun keterbatasan dari analisis yang dilakukan yaitu : • PT X memiliki produk tetap yang sedikit sehingga tidak dapat diketahui secara pasti berapa jumlah produk yang menggunakan process costing sebagai metode perhitungannya. Sehingga metode hybrid costing yaitu sitem pembiayaan yang menggabungkan antara process costing dan job-order costing tidak dapat diterapkan Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013 • Tidak diperolehnya laporan keuangan periode 2013 secara utuh untuk satu tahun penuh. Oleh karena itu data yang digunakan adalah proyeksi laporan keuangan berdasarkan data laporan keuangan periode 2012. DAFTAR REFERENSI Brewer, Garison and Noreen. (2008). Introduction to Managerial Accounting, 4th edition. New York: McGraw Hill. Djohanputro, Bramantyo. (2008). Manajemen Risiko Korporat. Jakarta: PPM. Govil, Manish and Proth, Jean Marie. (2002). Supply Chain Design and Management. California: Academic Press. Hammer, Carter and Usry. (2004). Cost Accounting, 11th edition. South-Westerns Publishing Company. Hansen, D. R., and M. M. Mowen. (2007). Managerial Accounting, 8th edition. South-Westerns Publishing Company. Hilton, Ronald W. (2008). Managerial Accounting, 7th edition. New York: McGraw Hill. Hongren, Datar, and Rajan. (2011). Cost Accounting : A Managerial Emphasis, 14th edition. Prentice Hall. Islahuzzaman. (2011). Activity Based Costing : teori dan aplikasi. Jakarta: Alfabeta. Jackson, Sawyers and Jenkins. (2009). Management Accounting. New York: McGraw Hill. James A. Brimson (1991). Activity Accounting : An Activity Based Costing Approach. New Jersey :Wiley. Liker K. Jeffrey (2006). The Toyota Way ; 14 Prinsip Manajemen dari perusahaan Manufaktur Terhebat di Dunia. Jakarta : Erlangga. Raiborn, Barfield and Kinney. (1999). Managerial Accounting, 3rd edition. United States of America: South western College Publishing. Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013