BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1Pengertian Arsip Sebelum penulis

BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1Pengertian Arsip
Sebelum penulis melakukan pembahasana lebih lanjut mengenai penataan
arsip, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui perbedaan antara arsip, arsip inaktif, kearsipan (filling), sistem filling (system filling) dan alih media.
Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa
pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.(Warsanto, Ig. 1991 : 16)
Sedangkan Lembaga Adminstrasi Negara (LAN) memberikan rumusan
tentang arsip sebagai berikut:
“Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, flim, mikroflim, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya, aslinya ataupun salinannya, serta dengan
segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaankebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaanpekerjaan, atau kegiatan- kegiatan pemerintah yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung didalamnya”.(Warsanto, Ig. 1991 :
18)
Kata “arsip” berasal dari bahasa belanda yakni Archief. Menurut
Atmosudirdjo, (1982,157-158), archief dalam bahasa belanda mempunyai
beberapa pengertian sebagai berikut:
1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,
daftra-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2) Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kersipan tersebut.
3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.(Warsanto, Ig. 1991 : 14)
5
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian arsip diatas maka kearsipan memegang peranana penting
dalam memenuhi kebutuhan pelayanan informasi yang cepata dan tepat serta
melestarikan fisik maupun niali yang terkandung didalam arsip tersebut.
2.1.1 Pengertian Arsip In-Aktif
Arsip In-Aktifadalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terusmenerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.( Barthos, Basir. 1990:4)
2.1.2 Pengertian Kearsipan (Filling)
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, yang dimaksud filling atau
penyimpanan warkat adalah:
“Kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan
secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan,
sehingga pertumbuhan warkat-warka itu dapat dikendalikan dan setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Sedangkan menurut Tiga Penulis Buku Dasar-dasar Kearsipan (Mulyono,
Muhsin, Marimin, 1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai
berikut:
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut
aturan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:
1. penyimpanan (storing).
2. penempatan ( placing), dan
3. penemuan kembali.
Sementara itu dalam Buku Pengurusan Surat dan Kearsipan (Depdikbud,
1980:52) kearsipan diberikan batasan sebagai berikut:
“Kearsipan (filling) dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis, sehingga
bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya
setiap kali diperlukan”.
Dari tiga definisi tersebut, selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa
administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip
dengan mempergunakan sistem tertentu. Sehingga srsip-arsip dapat ditemukan
6
Universitas Sumatera Utara
kembali sewaktu diperlukan. Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap
atau langkah-langkah yang harus dilalaui dalam usaha mencapai suatu tujuan,
tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan.
2.1.3 Pengertian Sistem Filling (Filling System)
Istilah sistem filling disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, sistem
administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah filling sistem. Tetapi
ada pula yang menyebutnya manajemen kearsipan atau recod management.
Terlepas dari istilah mana yang lebih tepat dan yang akan dipergunakan, tetapi
yang jelas semua istilah itu mengandung pengertian yang sama, merupakan
kegiatan yang berhubungan dengan arsip.
Sementara itu, Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa:
“Sistem fillingadalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan
dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu
mauapun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya
untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari baju
tahan karat atau dari kayu terkunci, jauh dari bahaya yang tidak
diinginkan”.
Didalam Kamus Administrasi Perkantoran memberikan rumusan sebagai
berikut “Sistem penyimpanan warkat (sistem filling) adalah rangkaian tata
cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyimpanan
warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara cepat”.
Dari dua rumusan tersebut selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa
sistem fillingadalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan
dipergunakan dalam pengurusam arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga
arsip-arsip dapat ditemu kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
Dalam sistem filling yang perlu mendapat perhatian bukan hanya
sistemnya saja yang baik dan tepat, tetapi yang lebih penting ialah pengolaannya
(manajemen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya
lemah, maka sistem yang telah ditentukan itu tidak akan ada artinya.
7
Universitas Sumatera Utara
2.1.4 Alih Media
Pengertian alih media sebagimana diatur pada Peraturan Pemerintah
Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahan
Kedalam Mikroflim Atau Media Lainnya adalah:
“Alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan
keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom, Worm. Dengan demikian alih
media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang
berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisien. Dengan
keahadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media
tersebut dapat dilakukan dengan mudah”.
Alih media dokumen ialah proses alih media dari data hardcopy ke
softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan
dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi pemerintahan/perusahaan yang
terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun
untuk update data.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Tata
Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya
Dan Legalisasinya, pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud
dapam pasal 12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh
perusahaan/instansi pemerintahan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen,
pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu
disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau
kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaan/instansi pemerintahan wajib tetap
menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan/instansi pemerintahan
yang telah dialih kedalam mikrofilm atau media lainnya, dalam hal dokumen
tersebut masih (Undang-undang republik indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang
informasi dan Trasaksi elektronik):
a) Mempunyai kekuatan pembuktian otentik
b) Mengandung kepentingan hukum tertentu
8
Universitas Sumatera Utara
2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Arsip
2.2.1 Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.(Widjaja, A.W.
1986 : 102)
Sistem penataaan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan
suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu, yang besar pengaruhnya terhadap
pengembangan di masa mendatang.
Tujuan penataan arsip (berkas) adalah :
1) Agar arsip dapat disimpang dan ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat
2) Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan
berhasil guna. (Sedarmayanti, 2003 : 68)
Untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan
pegawai kearsipan yang ahli mengolah.
2.2.2 Fungsi Arsip
Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip
Statis :
1) Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan ada umumnya atau
dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Bersadarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai keriteria
untuk arsip dinamis, sebenaranya arsip dinamis dapat dirincikan lagi
menjadi:
a) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari
suatu organisasi/kantor.
9
Universitas Sumatera Utara
b) Arsip Semi-Aktif, yaiut arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
c) Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terusmenerus atau frekuensi pengguanaannya sudah jarang atau hanya
diperguankaan sebagai referensi saja.
2) Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam
perencanaan,
penyelenggaraan
kegiatan
maupun
untuk
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan
kegidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara.
Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip
tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas
penataan arsip mempunyai kewajiban terhadap:
1. Penyimpanan berkas surat dinas
2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.
3. Penyusutan dan memusnahan berkas surat dinas yang sudah
tidakkdipergunakan lagi.
4. Penemuan kembali berkas suart dinas yang disimpan.(Widjaja, A.W,
1986:102)
2.2.3 Peranan Arsip
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusankebijaksaan,
pengambilan
keputusan,
pembuatan
laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun
swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan
penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja
yang baik di bidang kearsipan.
10
Universitas Sumatera Utara
Pada pasal 3 Undang-Undang No 7 Tahun 1971, antar lain dirumuskan
bahwa:
“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
penanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dana
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk meyediakan bahan
penanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”. (Bathos, Basir,
2007 :2)
Sementara itu peranan Arsip dapat dikatakan antara lain:
1.
2.
3.
4.
Alat utama ingatan Organisasi
Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan Informasi kegiatan ilmiah lainnya. (Sedarmayanti, 2003:19)
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu
daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
dana pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu arsip juga merupakan salah satu
bahan untuk penelitian ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari
persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan
terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Oleh karena itu arsip harus disusun dengan
baik dan terpelihara sebagaimana mestinya, agar jika di perlukan sewaktu-waktu
dapat ditemukan lembali dengan baik.
2.3 Sistem Penataan Arsip
Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga
perlu diperlukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
Sistem Abjad / Alphabetical Filling System.
Sistem Masalah / Perihal / Subject Filling System.
Sistem Nomor / Numerical Filling System.
Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chromological Filling System.
SistemWilayah/Daerah/Regional/Geographical Filling System
(Sedarmayanti, 2003:70)
11
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Sistem Abjad
Sistem abjad disebut juga sistem Alfabetis atau Alfabeticital Filling
System. Sistem abjad atau Alfabetical Filling System adalah sistem penyimpanan
arsip menurut sistem abjad, yaitu menyusun subjek dalam urutan A-Z.
Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang
diterima oelh suatu kantor atau lembaga yang didalamnya termuat nama-nama,
seperti :
1. Nama perseorangan
2. Nama organisasi
3. Nama perusahaan
4. Nama tempat atau nama wilayah
Contoh :
Menyusun nama-nama dalam suatu urutan menurut abjad, harus
memperhatikan seluruh huruf-huruf dalam nama-nama bersangkutan. Misalnya
nama bulan, apabila disusun menurut kronologis dan menurut abjad maka
susunannyasebagai berikut.
Tabel: Sistem Abjad / Alphabetical Filling System
Susunan Kronologis
Susunan Abjad
Januari
Agustus
Februari
April
Maret
Februari
April
Januari
Mei
Maret
Juni
Mei
Juli
Juli
Agustus
Juni
Dst
Dst
Contoh diatas adalah surat yang disimpan dengan satu judul, menurut
bulan tetapi apabila surat yang disimpan terdapat judul yang lebih dari satu, maka
12
Universitas Sumatera Utara
untuk memudahkan penemuaan kembali pada waktu tetentu malah surat tersebut
perlu dibuat kolom catatan kartu kendali.
2.3.2 Sistem Masalah
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan
berdasarkanjudul masalah. Suatu masalah dapat dipecahkan kedalam sub masalah,
sub-sub masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada
masaalah yang terkecil.
Contoh :
Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokan
menjadi
satu
masalah
pokok
(subjek)
didalam
kelompok
(masalah)
“kepegawaian”.
Tabel : Sistem Masalah / Subject Filling System
Kode
Masalah
KP
KEPEGAWAIAN
01
Pengadaan
02
Pengangkatan dan Mutasi
03
Kependudukan
04
Kesejahteraan Pegawai
05
Cuti
06
Penilaian
07
Pendidikan
05
Pemberhentian
KU
KEUANGAN
01
Gaji
02
Biaya Perjalanan
03
Pendapatan
04
Pajak
05
Tagihan
06
Laporan Keuangan
07
Perbendaharaan
13
Universitas Sumatera Utara
Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut diatas, selain
diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label
untuk menempatkan judul masalahnya. Dokumen mengenai masalah yang sama
ditempatkan dalam satu atau lebih dari folder yang sudah diberi label tadijuga
setiap dokumen yang ada dalam folder dituliskan judul pada pinggir atas sebelah
kanan secara horozontal. Susunan judul maslah, baik yang terdapat pada guide
maupun folder, hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya masalah
yang berhubungan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah
pokok (subjek) didalam kelompok (masalah) “kepegawaian” untuk itu perlu
dibuatkan daftar indeksnya.
2.3.3 Sistem Nomor
Dalamsistem ini susunan dokumen atau arsip didalam file diatur
berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluh, juga memerlukan guide, dan
folder. Susunan folder adalah menurut tingkat nomor/kode klasifikasi desimal
yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat
pemecahan dari yangbesar sampai kepada yang lebih kecil. Sarana utama
penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.
Tabel: Sistem Nomor / Numerical Filling System
Pola klasifikasi Arsip
000 UMUM
010 Urusan Dalam
011 Gedung Kantor
012 Rumah Dinas
013 Listrik dan Telpon
020 Peralatan
030 Penelitian
040 Perencanaan
100 KEPEGAWAIAN
110 Pengadaan
120 Mutasi
14
Universitas Sumatera Utara
130 Kedudukan
140 Kesejahteraan Pegawai
200 KEUANGAN
210 Gaji
220 Biaya Perjalanan
2.3.4 Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chromological Filling System.
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik
bila berpedoman pada cap datangnya surat).Penulisan indeksnya adalah: tanggal,
bulan dan tahun bentuk penulisannya harus dengan angka.
Contoh :
KODE 011213 Menyatakan tanggal 01, bulan Desember, Tahun 2013 atau
sebaliknya
KODE 131201 Menyatakan tahun 13, bulan Desember, Tanggal 01.
Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat
mempermudah pengguna asrip untuk menemukan kembali arsip yang
dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun, bulan dan
tanggal atau sebaliknya.
2.3.5 Sistem Wilayah /Daerah/Regional/Geographical Filling System
Dalam
sistem
ini
susunan
dokumen
diatur
berdasarkan
nama
wilayah/tempat. Sistem ini sama halnya dengan Subject dan Numeric Filing ,
susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkat caption geographic (negara,
provinsi, kabupaten dsb).
Dalam sistem ini, dokumen yang disimoan dalam folder dapat berupa
dokumen tentang nama penggunaannya atau pegawai, oleh karena itu sistem ini
dikombinasikan penggunaanya dengan alphabetical filling sistem, demikian juga
dengan subject filling sistem.
Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3
tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pengambilan wilayah administrasi
15
Universitas Sumatera Utara
negara
dan
nama
pembagian
wilayah
administrasi
khusus.Contohnya:
pengelompokan surat dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut.
Misalnya surat dari Keduber Indonesia di America akan dikelompokan pada
“America” demikian pula surat-surat yang diterima dari America lainnya seperti
bank, restoran, perusahaan swasta ataupun Kedubes asing lainnya yang beralokasi
di America akan dikelompokan label America.
2.4 Prosedur Penataan Arsip
Menata berkas artinya mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan
pola klasifikasi kearsipan yang dibuat, tahap pertama dalam menyusun berkas
tersebut yaitu mempersiapkan kelengkapan peralatan (sarana) untuk berkas
tersebut dan kemudian menempatkannya dalam lokasi sesuai dengan kode pola
klasifikasi kearsipan.
Agar perkerjaan penyimpan atau penataan arsipberjalan dengan mudah
dan lancar serta tepat, arsip akan disimpan perlu dipersiapkan terlebih dahulu,
kegiatan tersebut meliputi:
1. Memisah-misahkan (Segregating)
Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan
arsip sesuai pokok permasalahannya.
2. Meneliti Disposisi
Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan
telah mendapat disposisi atau belum.
3. Memadukan (Assembling)
Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari
suatu masalah atau saling berkaitan.
4. Mengklasifikasi
Yaitu mementukan kalsifikasi arsip.
5. Mengindeks
Yaitu mementukan inti dari surat dan menentukan indeksnya
6. Mempersipakn Tunjuk Silang (Cross Reference)
Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk mempermudakan
pencarian kembali arsip (bila perlu)
16
Universitas Sumatera Utara
7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai
dengan sistem yang digunakan.
8. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai
kode masing-masing.
2.5 Penemuan Kembali Arsip
Sistem penyimpanan yang sederhana belum tentu memudahkan temu
kembali arsip. Tetapi sebaliknya sistem penyimpanan yang sulit juga belum tentu
membantu memudahkan dalam proses temu kembali arsip. Sistem penyimpanan
arsip harus disesuaikan dengan situasi instansi atau organisasi setempat dan
selaras dengan sistem temu kembalinya (Storage and retrieval system)
Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem
penemuan kemblai arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang
terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan semata-mata menemukan
arsipnya.
Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat dan tepat salah
sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem
penemukan kembali arsip sangatlah erat hubungannya dengan sistem penataan
dan penyimpanan arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan,
maka penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan.
Surat atau file yang akan digunakan mudah ditemukan kembali, syarat
pokok yang terpenting antara lain adalah:
1. Pola klasifikasi
2. Indeks/tunjuk silang
3. Seluruh perlengkapan yang berkaitan dengan sistem tersebut
4. Pegawai file yang terlatih dan terampil
Dalam hal pelaksanaan tersebut diatas memang perlu rencana yang matang
dan baik. Saat ini semakin meningkatnya penggunaan komputer secara otomatis
untuk penemuan kembali surat atau file dengan cepat dan tepat tetapi komputer
17
Universitas Sumatera Utara
pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik, kalau informasi atau data yang
terdapat dalam file atau record tidak tersusun dengan baik atau sistematis pula.
Penemuan kembali secara manual harus baik sistematis pula terlebih dulu ,
sehingga untuk selanjutnya otomatis penemuan kembali surat atau file tidak
terganggu. Dalam latihan kerja atau penerapan sistem tersebut penemuan kembali
surat atau file akan lebih jelas dan mudah terlaksana.
2.6 Pengamanan dan Pemeliharaan arsip
2.6.1 Pengamanan Arsip
Upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut
dua aspek penting, yaitu:
a. Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan
dengan berbagai faktor perusak
b. Pemeliharaaan dan pengamanaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
(Martono, Budi.1997:81)
Pemeliharaan pengamanan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu
kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar tetap
terjamin keselamatannya. Keselamatan di sini baik menyangkut kondisi fisik arsip
maupun infromasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan
penyimpanannya berarti menjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Menjamin
keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan, kemusnahan, maupun
kebocoran terhadap informasinya.
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Dalam UU No 7 Tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai
berikut:
1.
2.
Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No 7 Tahun 1971 ini dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam
pasal 1 huruf a No. 7 Tahun 1971 ini yang dengan sengaja
memberitahukan hal-hak tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga
18
Universitas Sumatera Utara
yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajidkan merahasiakan
hal-hal tersebut, dapat dipidanakan dengan penjara selama-lamanya 20
tahun atau dipidanakan seumur hidup.(Sedarmayanti, 2003:109)
Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi
informasi. Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi
hukum diatur pada KUHP maupun KUHD. Secara fisik, semua arsip harus
diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena
faktor internal dan faktor external.
1. Faktor Internal
a.
Kwalitas Kertas
Kertas yang mempunyai kualitas yang kurang baik akan mempengaruhi
keutuhan kertas itu sendiri. Maka kerusakan aan lebih cepat dibandingkan dengan
kertas yang berkualitas baik.Dalam penggunaan kertas hendaknya dipilih kertas
yang baik dan cukup tebal.
b.
Tinta
Tinta yang digunakan untuk menulis dengan mutu atau kualitas yang
kurang baik akan menyebabkan kerusakan pada arsip menjadi lebih cepat. Karena
penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita. Terutama bila
secara tidak sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab, yang
mengakibatkan identitaskertas tersebut sulit atau sukar dikenal.
c.
Bahan perekat
Dalam penggunaan bahan perekat seperti lem, atau pasta juga mempunyai
penurunan yang merugikan dalam daya tahan kertas dan kulit, oleh karena itu
dalam penggunaan perekat pun harus dicarikan yang lebih baik mutunya.
2. Faktor External
a.
Lingkungan
Pada tingkat kelembaban lebih dari 75%, menyebabkan arsip yang
disimpan cepat rusak.Hendaknya suhu udara diatur anatar 65 derajat sampai 85
19
Universitas Sumatera Utara
derajat, agar tingkat kelembaban jangan menyebabkan arsip yang disimpan cepat
rusak.
b.
Sinar matahari
Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak tulisan
dana kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena matahari langsung.
c.
Debu
Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan
seperti asap, tanah dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip.
d.
Serangga dan kutu, serta sejenisnya
Munculnya serangga dana kutu dapat dicegah antara lain dengan: bahan
kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengaturan kelembaban udara dan lainlain
e.
Jamur dan jenisnya
Tingkat kelembaban diatas 75 deajat menyebabkan tumbuhnya jamur dan
sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas “arsip” merupakan penghancur kertas
yang cepat.
2.6.2 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus :
a) Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60-75 derajat, dengan
kelembaban antara 50-60%).
b) Terang (terkena sinar matahari tak langsung)
c) Mempunyai ventilasi udara yang merata.
d) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dsb.
20
Universitas Sumatera Utara
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada
udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diingkan perlu
dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) ditempat
penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara
berkala
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat larangan yang harus dilaksanakan, antara lain:
1. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip
2. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merikok (karena percikan api
dapat menimbulkan bahaya kebakaran).
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
Tujuan pemeliharaan arsip adalah:
a) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan asip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab ataspengelolaan arsip
harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada
tempat yang seharusnya.
b) Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
sesuatu telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. (Sedarmayanti,
2003:109)
2.7 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
2.7.1 Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip (records disposal) meurpakan kegiatan ketiga dari
keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk
mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisani melaksanakan
fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangi arsip dengan cara:
21
Universitas Sumatera Utara
a) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan
pemerintahan masing-masing
b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
c) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada arsip Nasional.
(Barthos, Basir.2007:101)
Adapaun tujan penyusutan arsip, adalah untuk:
a) Mendayagunakan arsip dinas sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi
b) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c) Mempercepat penemuan kembali arsip
d) Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah.
(Sedarmayanti, 2003:103)
Untuk mewujudkan penyusutan arsip tersebut diperlukan jadwal retensi.
Jadwal retensi arsip adalah pedoman dalam penyusutan arsi di suatu organisasi,
fungsi jadwal retensi dalah untuk mengendalikan penyimpanan arsip baik pada
masa aktif disetiap pengolah atau central file maupun penyimpanan masa in-aktif
diunit kerasipan atau pusat arsip serta pengendalian terhadap pemusnahan dan
penyelamatan ke Arsip Nasional.
Bentuk dan susunan jadwal retensi arsip terdiri dari :
a) Jenis arsip (series).
b) Jangka waktu simpan (retensi) baik aktif maupun inaktif.
d) Keterangan, yaitu penentuan nasib akhir arsip, musnah, permanen atau
review. (Barthos, Basir.2007:120).
2.7.2 Pemusnahan Arsip
Menurut Sutarto (1997:310) didalam buku petunjuk teknis tata kearsipan
dinamis tentang masalah pemusnahan dikemukakan sebagai berikut:
1. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah terhadap arsiparsip yang dianggap tidak penting bagi unit pengolah yang bersangkutan
maupun bagi kepentingan organisasi secara keseluruhan.
2. Sebelum dimusnahkan daftar inventarisasi arsip yang dimusnahkan
disampaikan kepada pusat penyimpanan arsip untuk ditelah. Penelaahan
ini dimaksud untuk meneliti kembali apakah terdapat arsip-arsip yang
dianggap penting oleh pusat penyimpanan arsip.
3. Apabila telah mendapat persetujuan oleh pimpinan, arsip-arsip dapat
dimusnahkan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.
4. Arsip-arsip
yang dimusnahkan harus benar-benar musnah,
pelaksanaannya dapat diselenggarakan dengan dibakar, dicacah, atau
dilebur.
22
Universitas Sumatera Utara
Pemusnahan arsip yang tidak bernilai permanen (semetara/tidak penting)
dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Mendaftarkan secara langkap arsip-arsip yang dimusnahkan dengan
perinciannya sebagai berikut:
a) Nama departemen/Instansi yang akan memusnahkan
b) Kode dan Pokok Masalah
c) Kode dan Masaah
d) Jenis fisik arsip
e) Tanggal, Bulan dan Tahun berkas
f) Jumlah Berkas
2. Pemusnahan diselengarakan dengan membuat berita acara pemusnahan
arsip.(Barthos,Basir. 2007:126).
Pada perinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk
kearsipan, maupun unit pengolah dimungkinkan untuk memusnahkan arsip.
Pemusnahan arsip dilingkungan organisasi dapat dilakukan diunit kearsipan
tingkat pusat dan diunit kearsipan regional tingkat daerah.
Dampak hukum dari pemusnahan arsip ini adalah menyangkut arsip
sebagai bahan bukti yuridis terhadap kasus-kasus hukum tertentu. Dan jangan
sampai terjadi bahwa kegiatan pemusnahan arsip ini dijadikan pembenaran
terhadap penghapusan barang bukti dan usaha menutupi suatu penyelewengan
atau tindakan kejahatan lainnya. Pada hakikatnya pemusnahan arsip dilaksanakan
untuk menjaga kesinambungan pengelolaan arsip serta untuk menjaga
kesimbangan daur hidup arsip, sejak arsip itu diciptakan dikelolala dan akhirnya
dimusnahkan. (Arsip Nasional Republik Indonesia, 1999:72).
23
Universitas Sumatera Utara