Bab III Manajemen dan Oeganisasi Proyek

Bab III Sistem Organisai dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1
Manajemen Proyek
Dalam setiap proyek tentu membutuhkan sebuah perencanaan dan
pengaturan sehingga kegiatan proyek berjalan lancar, untuk itulah
dibutuhkan sebuah sistem manajemen yang mampu mengatur semua
kegiatan di proyek yang disebut manajemen proyek. Manajemen proyek
mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan
kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang
berupa hasil pembangunan.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Ruko Blok G & Hotel
Amaris, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi 4, yaitu perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan
pengawasan (controlling).
1. Perencanaan (Planning)
Kegiatan
perencanaan
meliputi
perumusan
persyaratan
dari
bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar - gambar
perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan.
Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda
pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan
dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan
dianggarkan.
III-1
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
2. Pengorganisasian (organizing)
Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun
organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur
hubungan kerja diantara unsur - unsur organisasi.
Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur - unsur pelaksana
pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan
(designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing - masing
mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai
dengan peraturan / ketentuan yang telah ditetapkan.
3. Pelaksana (Actuating)
Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di
lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun.
Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur - unsur
pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing - masing
unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat
kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama.
Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan
menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan.
4. Pengendalian (Controlling)
Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil
pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang
telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas (Konsultan
Pengawas)
sangat
penting,
terutama
dalam
membimbing
dan
III-2
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan
pembangunan,
pada
umumnya
ditentukan
oleh
hasil
kegiatan
pengawasan.
Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah
data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain : pelaksanaan tes
/ uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan
digunakan tersebut, pembuatan master schedule, daily / weekly / monthly
report untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian
biaya.
3.2
Organisasi Proyek
Organisasi proyek adalah suatu sistem hubungan kerjasama dari
berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam
mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan dalam rangka mencapai suatu
hasil yang se-efektif dan se-efisien mungkin sesuai dengan persyaratan yang
telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan
masing - masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas
tidak berbenturan satu dengan yang lainnya. Ada tugas dan wewenang
sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing - masing yang harus
dipertanggungjawabkan kepada pihak - pihak yang terkait, dalam hal ini
orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya.
III-3
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.2.1 Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu
sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan,
atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari
keseluruhan tugas dan tanggung jawab masing - masing pihak yang
terkait, sehingga jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi terdiri dari beberapa unsur yang saling terkait dan
berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa bisa terpisahkan rantai
hubungan kegiatannya.
Dengan adanya sistem organisasi yang baik dan struktur
organisasi yang jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan
dengan baik dan tujuan dari pelaksanaan proyek pembangunan
tersebut pun dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya
dan mutu yang lebih disepakati sebelumnya.
Tidak terkecuali pada proyek ini, pada proyek ini pun sistem
organisasi dan struktur organisasi merupakan suatu keharusan yang
tidak bisa ditawar lagi. Kehadirannya merupakan salah satu aspek
pendukung dalam pencapaian tujuan yang diharapkan bersama. Hal
ini dikarenakan didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut
melibatkan banyak instansi / badan hukum / perorangan yang masing
- masing memiliki tugas, tanggung jawab serta wewenang yang
berbeda - beda. Diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan
struktur organisasi yang baik dan juga jelas pada proyek
pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan seluruh tugas,
III-4
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
tanggung jawab dan wewenang masing - masing pihak yang terlibat
satu per satu sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan
baik sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan perencanaan yang
telah dilakukan.
Adapun unsur - unsur pelaksanaan pembangunan Ruko Blok G
& Hotel Amaris antara lain :
PT. Pancakarya
Griyatama
Owner
PT. Airmas Asri & AARON
Purbo
PT. Gistama
Intisemesta
PT. Metakom Pranata
Konsultan Arsitektur
Konsultan Struktur
Konsultan Mekanika &
Elektrikal
PT. Indopora
PT. PP (Persero)
Kontraktor Pondasi
(By Owner)
Kontraktor Utama
PT. Quanta QS
Costindo
Quality
Surveyor
Gambar 3.1 Diagram Struktur Organisasi Proyek proyek pembangunan
Ruko Blok G & Hotel Amaris
III-5
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
STRUKTUR ORGANISASI
PROYEK RUKO BLOK G & HOTEL AMARIS - TANGERANG
KCB
Anton Satyo Hendriatmo
PM
Caca Sucarsa
SHO
Sahara Pasaribu
QC
Rosadi
SOM
M. Sholeh
SEM
Riviega Rosihan
SAM
Edi Kristian
GSP
Asep Saepul Anwar
POP/QS
Wawan Setiawan
Akutansi
Achmad Haryadi
SP
Gusti
Metode/Perencanaan
Triswoto
Satpam
Samudera Seto
Surveyor 1
Sugito
Logistik
Gusrizal
Surveyor 2
Defrizal
Peralatan
Nurasajati
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Pembangunan Perumahan, (Persero)
III-6
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.2.2 Pemberi Tugas (Owner)
Pemberi tugas adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin
mendirikan suatu bangunan dengan menggunakan dana yang
dimilikinya tersebut. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat
dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak
lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan.
Pemberi tugas dapat berupa perseorangan, badan / instansi /
lembaga baik pemerintah maupun lembaga swasta. Pada proyek
pembangunan Ruko Blok G & Hotel Amaris yang bertindak selaku
pemberi tugas (owner) adalah PT. Pancakarya Griyatama.
Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi :
a. Menyediakan dana pembangunan proyek
b. Mengadakan pembebasan tanah.
c. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek
konstruksi tersebut (IMB).
d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai
dilaksanakan sesuai dengan kontrak.
e. Melakukan
pemilihan
konsultan
dan
kontraktor
dengan
pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan
perjanjian dengan mereka (kontrak).
f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan /
pengurangan pekerjaan).
g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada
perubahan pekerjaan, waktu dan biaya.
III-7
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
h. Menghadiri rapat - rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat
memantau perkembangan proyek.
3.2.3 Konsultan Perencana (Struktur, Arsitektur, ME)
Konsultan perancana adalah pihak yang bergerak dalam bidang
jasa, yang memiliki kemampuan untuk merancang, merencanakan
atau memberikan konsultasi kepada pemilik bangunan sehingga
tercipta suatu rancangan yang sesuai dengan keinginan pemilik.
Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseroan yang
berbadan hukum.
Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi :
a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat
perencanaan
mengenai
desain,
masukan
dan
kekuatan
konstruksi,
dan
scheduling.
b. Memberikan
usulan
mengenai
konstruksi
pendukung bangunan pondasi terhadap kondisi tanah setempat.
c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak
sesuai dengan kondisi di lapangan.
d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi
tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.
e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada
perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.
III-8
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.2.4 Kontraktor Utama
Kontraktor
adalah
pihak
yang
menerima
dan
menyelenggarakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah
disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat syarat serta gambar - gambar rencana yang telah ditetapkan.
Kontraktor berupa perseroan yang berbadan hukum atau badan
hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan
bangunan. Dalam pelaksanaan proyek ini, PT. Pembangunan
Perumahan, (Persero) diberikan kepercayaan untuk bertindak sebagai
kontraktor utama yang bertugas melaksanakan pekerjaan struktur.
Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi :
a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan
mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang
pekerjaan.
b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan
kepada pengawas setiap ada perubahan.
c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya
apabila
rusak
dan
jika
pekerjaan
telah
selesai
wajib
menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas bekasnya.
d. Menyusun
dan
memperhitungkan
keperluan
dana
untuk
membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan.
III-9
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang
bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian bagian pekerjaan.
f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang
akan dipakai.
g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan
dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem
pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi
operasional pengendalian waktu dan mutu.
h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.
3.2.5 Sub Kontraktor
Tugas dan wewenang subkontraktor :
a. Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh
kontraktor utama
b. Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak.
c. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh
kontraktor utama.
d. Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama
selama pelaksanaan pekerjaan.
III-10
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.2.6 Quality Control Staff
Quality Control mempunyai tugas mengawasi seluruh metode
pelaksanaan lapangan yang dikeluarkan oleh Production Project Manager
dan mengawasi mutu pelaksanaan pekerjaan. QC berdiri secara
independen dan didalam melaksanakan tugasnya selalu berhubungan
dengan konsultan pengawas. QC bertanggung jawab kepada Project
Manager yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Membuat perencanaan kegiatan operasional Quality Control
1. Menyusun rencana inspeksi dan tes untuk material datang serta
rencana inspeksi dan tes proses pekerjaan di lapangan.
b. Mengatur kegiatan operasional Quality Control
1. Melakukan koordinasi dengan Project Manager,terkait dengan
kualitas hasil pekerjaan.
2. Melakukan koordinasi dengan Site Manager ,terkait dengan
persiapan lahan kerja dan hasil pekerjaan.
3. Melakukan koordinasi dengan Supervisor, terkait dengan
pelaksanaan pekerjaan
4. Melakukan koordinasi dengan Owner/ Konsultan,terkait dengan
chek list.
5. Melakukan koordinasi dengan Chief Engineer,terkait dengan
metode kerja dan spesifikasi teknis.
6. Melakukan koordinasi dengan Safety Officer, terkait dengan K3.
c. Melaksanakan kegiatan operasional Quality Control
1. Mendukung kegiatan audit dibidang QC
III-11
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
2. Memastikan bahwa aset yang ada di bagian Quality Control
terpelihara dengan baik.
3. Memeriksa kualitas setiap item pekerjaan di lapangan.
4. Melakukan verifikasi pemeriksaan hasil pekerjaan maupun tahap
pekerjaan apakah sudah sesuai spek.
5. Melakukan pengecekan terhadap kualitas material yang datang
dan melakukan pengujian sesuai dengan spesifikasi teknik yang
ditetapkan dalam RMP (bila diperlukan)
6. Melakukan analisa terhadap hasil pengujian laboratorium.
7. Melakukan
analisa
terhadap
laporan
kalibrasi
peralatan
pengujian (kecuali alat-alat survey)
8. Membuat laporan ketidaksesuaian khususnya untuk material dan
hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknik yang
berlaku, menganalisa, mengajukan proposal perbaikan, tindakan
koreksi dan pencegahan agar tidak terulang lagi kepada Project
Manager.
9. Melakukan monitoring hasil pekerjaan di lapangan sesuai format
dokumen sistem kualitas atau format dari pemberi tugas.
10. Membuat laporan keluhan pelanggan berkaitan dengan tugas
dan tanggung jawabnya.
11. Membuat laporan pengecoran
12. Melakukan verifikasi hasil pekerjaan.
III-12
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
13. Membuat,
merekap,
menyimpan,
dan
mendistribusikan
dokumen hasil pekerjaan (hasil check-list) kepada bagian
terkait.
14. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan
pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan
langsung/lebih tinggi.
15. Melaksanakan K3, memelihara kebersihan dan kerapihan area
kerja.
d. Mengontrol pelaksanaan operasional Quality Control
1.
Mengontrol tindak lanjut hasil uji/tes terkait dengan Quality
Control
2.
Mengontrol pelaksanaan dan hasil pekerjaan sesuai dengan
spesifikasi dan standart kualitas yang telah ditentukan.
3.
Mengontrol akurasi dan validasi dokumen hasil pekerjaan
4.
Mengontrol kualitas material dan ketersediaan peralatan kerja.
3.2.7 Safety Supervisor
Safety Supervisor adalah orang yang ditunjuk oleh project manager untuk
melaksanakan kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja
(K3) di
suatu proyek. Safety supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab
sebagai berikut :
a. Membuat surat kebijakan K3.
b. Membuar struktur organisasi K3.
III-13
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
c. Menyiapkan peraturan safety, spanduk, poster, kotak obat, sarana
safety,Alat Pemadam Api Ringan (APAR), Alat Perlindungan Diri
(APD), prosedur erection, dll.
d. Melaksanakan kegiatan safety seperti safety morning.
e. Membuat laporan safety seperti laporan kecelakaan, laporan
investigasi dan penilaian K3 subkontraktor.
3.2.8 Cashier
Tugas dan wewenang Cashier adalah :
e.
Mengatur kas keluar masuk proyek
f.
Merencanakan biaya yang diperlukan dalam satu periode
kegiatan proyek
3.2.9 Site Manager
Site Manager bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan
berkoordinasi arah secara keseluruhan, pelaksanaan, pengendalian
pelaksanaan dan penyelesaian proyek-proyek tertentu serta memastikan
konsistensi dengan komitmen strategi dan tujuan perusahaan ,
meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia sebagaimana telah
ditunjuk oleh atasan untuk mewakili perusahaan dalam pelaksanaan
proyek – proyek atau kontak-kontrak yang akan dilaksanakan dan
bertanggung jawab pada Direktur Utama.
Tugas dan wewenang site manager :
g. Membuat perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyek
III-14
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
1.
Bersama dengan Project Manager menyusun bahan /materi
Rencana Mutu Proyek sesuai bagiannya
2.
Menyiapkan detail materi penyusunan Rencana Anggaran
Proyek
3.
Menyusun schedule bulanan dan mingguan berdasarkan master
schedulekontrak kerja
4.
Meencanakan kebutuhan SDM dan teknologi
5.
Merencanakan penggunaan material dan peralatan
6.
Merencanakan metode kerja /sisem pelaksanaan bersama
dengan Engineering, bagian M & E dan NSC
7.
Mengusulkan pengembangan karyawan melalui pendidikan
dan pelatihan
h. Mengatur kegiatan operasional pelaksanaan proyek
1.
Memimpin / mengarahkan secara langsung para Subkon,
Mandor, dan Pelaksana proyek untuk memenuhi persyaratan
biaya, mutu, waktu, dan safety yang telah disepakati
2.
Melakukan koordinasi dengan bagian lain (internal) terkait
untuk kelancaran pelaksanaan proyek
3.
Melakukan koordinasi dengan GA terkait dengan urusan
umum
4.
Melakukan koordinasi dengan MR terkait dengan audit
5.
Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan
optimalisasi keuntungan proyek
6.
Melakukan koordinasi dengan Safety terkait dengan K3
III-15
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
7.
Melakukan
koordinasi
dengan
Owner/Konsultan
terkait
dengan pelaksanaan proyek
8.
Melakukan koordinasi dengan Suplier/Subkon terkait dengan
kelancaran pelaksanaan proyek
9.
Melakukan koordinasi dengan Lofistik dan Mekanik terkait
dengan material dan peralatan
10. Melakukan koordinasi dengan QC terkait dengan mutu
pekerjaan
i.
Melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan proyek
1.
Memproses detail Berita Acara tagihan
2.
Menyusun detail /materi progress clsim untuk disetujuioleh
Project Manager dan Pemberi Tugas
3.
Mendistribusikan shopdrawing ke setiap Supervisor
4.
Memastikan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dilapangan
sesuai jadual yang dibuat
5.
Mengendalikan pelaksanaan biaya proyek guna mencapai
target biaya, mutu, waktu, dan safety
6.
Menyetujui nilai progres pekerjaan
Mandor yang diajukan
oleh Chief Supervisor / Supervisor
7.
Mengendalikan sumber daya dalam pelaksanaan proyek
8.
Melakukan perbaikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
(pemilik proyek/konsultan)
III-16
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
9.
Melaksanakan,
mensosialisasikan,
mengembangkan
dan
mengendalikan penerapan peraturan tata tertib, sistem dan
prosedur proyek
10. Memastikan bahwa aset yang ada di proyek terpelihara dengan
baik termasuk memastikan alat ukur yang dipkai telah
dikalibrasi , ditera, dan diverifikasi
11. Memfasilitasi kegiatan audit proyek
12. Membuat laporan kegiatan proyek
13. Menyiapkan detail materi laporan bulanan bersama Project
Manager
14. Memotivasi, mengarahkan, dan membina bawahan untuk
mencapai sasaran
15. Melaksanakan pengembangan karyawan dan peningkatan
disisplin kerja bawahan
16. Mengusulkan perubahan status karyawan (rotasi, mutasi,
promosi, sanksi, dan demosi) sejauh wewenang yang dimiliki
17. Melaksanakan tugas lain terkait pekerjaan yang diberikan oleh
atasan
18. Melaksanakan Prosedur sesuai SMM ISO 9001:2008 &
OHSAS
19. Memastikan keselamatan kerja dan kebersihan lingkungan
kerja selama pelaksanaan
j.
Mengontrol pelaksanaan operasional pelaksanaan proyek
III-17
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
1.
Memastikan tersediannya tenaga kerja ,material dan alat yang
memadai
2.
Memastikan tersediannya dana pembayaran upah /opname
mandor
3.
Memastikan tersediannya gambar kerja untuk dilaksanakan
oleh Mandor / Sub Kontraktor
4.
Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai IK yang berlaku
5.
Memastikan keselamatan kerja selama pelaksanaan proyek
6.
Menganalisa hasil kegiatan pelaksanaan proyek untuk melihat
kesesuaian antara rencana dan realisasinya
7.
Mengontrol penggunaan peralatan safety dan peralatan
surveyor
8.
Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Sub Kontraktor/NSC
9.
Bersama PM mengevaluasi kinerja Subkont berdasarkan hasil
kerja di lapangan untuk masukan kepada Dept. Logistic
10. Menganalisa kebutuhan dan pemakaian material maupun
peralatan
11. Mengontrol personil /SDM proyek serta disiplin kerja bawahan
3.2.10 Chief Engineer
a. Mengkoordinir pembuatan master schedule dan breakdown
aktivitas bulanan dan mingguan.
b. Mengkoordinir penentuan schedule material dan persetujuan
material dari owner.
c. Mengkoordinir pembuatan shop drawing.
III-18
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
d. Memaksimalkan kemungkinan pemanfaatan value engineering
(VE).
e. Mengkoordinir pembuatan laporan progres pelaksanaan proyek
secara periodik.
3.2.11 Engineer
a. Membuat
rencana
berkala
pelaksanaan
pemeriksaan
dan
pengetesan sesuai RMP,
b. Melaksanakan pemeriksaan dan/atau pengetesan barang serat
memberikan tanda status pada pekerjaan barang yang telah
diperiksa/dites,
c. Melakukan final inspection atau
memastikan
bahwa
seluruh
kegiatan pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya
serta melakukan tes terhadap material yang masuk khususnya yang
dominan untuk mutu,
d.
Mengkoordinir pelaksanaan lapangan terhadap tindakan koreksi
dan pencegahannya
e.
Memonitor pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
3.2.12 Quantity Surveyor
Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian
keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari
perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen
kontrak dan bills of Quantities dan mencatat progress kemajuan
konstruksi.
III-19
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
k. Membuat perencanaan kegiatan operasional Quantity Surveyor
1.
Merencanakan
program
kerja
(tagihan,progress
proyek,pekerjaan tambah/kurang, evaluasi anggaran, opname
Mandor/Subkon, volume pekerjaan, final account ke Owner /
Subkon).
l.
Mengatur kegiatan operasional Quantity Surveyor
1.
Melakukan koordinasi dengan Site Manager/ Project Manager
terkait
dengan kebutuhan material dan biaya
dengan
persetujuan atasan
2.
Melakukan koordinasi dengan Project Manager terkait dengan
proses claim proyek dengan persetujuan atasan
3.
Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan
evaluasi proyek berjalan dengan persetujuan atasan.
4.
Melakukan koordinasi dengan sub kontraktor terkait volume
dan progress pekerjaannya dengan persetujuan atasan
m. Melaksanakan kegiatan operasional Quantity Surveyor
1.
Menghitung volume pekerjaan
pada awal proyek untuk
pembuatan RAP
2.
Membuat progres proyek
3.
Menyiapkan SPK untuk mandor berdasarkan quality yang
sudah dihitung dari approved shop drawing dan BBS
4.
Memberikan informasi upah mandor kepada PM/ SM
berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam
pembuatan SPK dan opname Mandor
III-20
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
5.
Menghitung prestasi volume kerja Subkont dan mandor dari
pencapaian progress pelaksanaan dilapangan
6.
Menghitung pekerjaan tambah dan kurang / variation order
dilapangan sebelum disetujui oleh Project Manager dan
diajukan ke pemberian tugas
7.
Membuat progres pekerjaan yang akan ditagihkan Owner dan
membuat laporan kepada Project Manager
8.
Menjabarkan master schelude menjadi schedule kurva S
9.
Menghitung volume material yang dibutuhkan
10. Membuat final account proyek
11. Membuat evaluasi subkon, supplier dan item pekerjaan yang
akan dikerjakan sendiri
12. Mendukung kegiatan audit
13. Melaksanakan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek
14. Memelihara aset yang ada dibagiannya dengan baik
15. Membuat laporan kegiatan
16. Mengerjakan tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung
17. Melakasanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapian
area kerja.
n. Mengontrol pelakasanaan operasional Quantity Surveyor
1. Mengontrol progress proyek (sub kontraktor, mandor, progress
clsim, dll)
2. Mengontrol permintaan dan pemakaian material
III-21
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3. Memonitor pekerjaan tambah kurang / variation order di
lapangan
4. Mengontrol dokumen terkait dengan tugas dan tanggung
jawabnya.
3.2.13 Surveyor
Pelaksana Survey bertanggung jawab kepada Chief Surveyor yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
o. Memebuat perencanaan kegiatan proposal kegiatan operasional
survey
1.
Merencanakan program kerja harian sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya.
p. Melakukan kegiatan operasional survey
1.
Melakukan koordinasi dengan bagian lain terkait survey
q. Melaksanakan kegiatan operasional survey
1.
Melakukan kegiatan survey
2.
Melaksanakan peraturan tata tertib,sistem dan prosedurproyek
3.
Memastikan bahwa aset yang ada dibagiannya terpelihara
dengan baik
4.
Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan
pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan
langsung / lebih tinggi.
5.
Memastikan
K3
,kebersihan
lingkungan
kerja
selama
pelaksanaan proyek dengan memelihara kebersihan dan
kerapihan area kerja.
III-22
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
r. Mengontrol pelaksanaan operasional survey
1.
(Memonitor kalibrasi peralatan survey)
3.2.14 Supervisor Struktur
Supervisor Struktur mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
s.
Membuat perencanaan kegiatan konstruksi struktur
1. Merencanakan program kerja sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya (material,alat dan tenaga kerja)
t.
Mengatur kegiatan konstruksi struktur
1.
Mengkoordinasikan penempatan material maupun tempat
fabrikasi serta kebersihan lapangan
2.
Mengarahkan Ass. Supervisor/Mandor/Subkon
3.
Melakukan koordinasi dengan GA proyek terkait dengan
urusan umum
4.
Melakukan koordinasi dengan QC terkait kualitas pekerjaan
5.
Melakukan koordinasi dengan Safety terkait K3
6.
Melakukan koordinasi dengan Storekeeper terkait dengan
material
7.
Melakukan koordinasi dengan mekanik terkait
dengan
peralatan
u.
Melaksanakan kegiatan konstruksi struktur
1.
Menjalankan tugas lapangan sesuai schedule harian yang
dibuat oleh Chief Supervisor
2.
Memastikan terlaksananya pekerjaan Subkon/Mandor sesuia
persyaratan mutu dan waktu yang telah ditentukan.
III-23
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.
Membuat progress prestasi pekerjaan mandor untuk dimasukan
ke QS pada setiap Opname
4.
Melaksanakan pekerjaan sesuai RMP,instruksi kerja, Metode,
dan prosedur yang di kehendaki.
5.
Mengikuti meeting mingguan dengan Subkon/Mandor guna
mencapai target yang dikehendaki
6.
Mengintruksikan pekerjaan ke Subkon, Mandor berdasarkan
SPK yang diterbitkan
7.
Melakukan perbaikan sesuai dengan metode yang disetujui
8.
Memastikan mutu setiap item pekerjaan dilapangan sesuai
ketentuan
9.
Melakukan pembinaan bawahan dan peningkatan disiplin kerja
10. Memfasilitasi audit
11. Menerapkan peraturan dan memastikan ditaatinya ketentuan
tata tertib kerja dan ketentuan-ketentuan lain yang berlaku bagi
karyawan maupun semua pihak yang terkait
12. Mengelola Sumber Daya Manusia, material dan peralatan
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
13. Memastikan bahwa aset yang ada di proyek terpelihara dengan
baik
14. Tertib administrasi sesuai peraturan perusahaan yang berlaku
dalam membuat laporan dan memonitor pekerjaan dilapangan
sesuai format yang disepakati
III-24
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
15. Melaksanakan check-list internal terkait kualitas pekerjaan
untuk diverifikasi QC
16. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan
pekerjaan proyek dibidangnnya yang diberikan oleh atasan
langsung/lebih tinggi
17. Memastikan
K3,
kebersihan
lingkungan
kerja
selama
pelaksanaan proyek dengan memelihara kebersihan dan
kerapihan area kerja
v.
Mengontrol pelaksanaan konstruksi struktur
1.
Menganalisa
kesesuaian
hasil kegiatan pelaksanaan proyek
antara
rencana
dan
realisasinya
untuk
(terhadap
biaya,mutu,waktu dan safety)
2.
Mengontrol pelaksanaan safety
3.
Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Subkon/Mandor
4.
Memonitor schedule kebutuhan :
- Alat
- Tenaga
- Bahan
Dari Mandor dan Subkon termasuk memverifikasi alat
ukur (meteran, theodolite dll teah diteraatau diverifikasi
dengan master alat
3.2.15 Mechanic
Mechanic bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan proyek dan
mengawasi pengadaan alat yang dibutuhkan di proyek
III-25
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.2.16 Project Administrasi Staff
Tugas dan tanggung jawab project Administratin staff adalah sebagai
berikut :
w.
Mengatur keuangan harian
x.
Perwakilan dari HRD pusat
y.
Bertanggung jawab kepada chasier
z.
Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen
3.2.17 Security
Tugas dan tanggung jawab Security adalah sebagai berikut :
a. Sebagai pembantu Manajer Proyek dalam hal keamanan proyek.
b. Mengkoordinir dan mengawasi segala kegiatan proyek yang
berhubungan dengan keselamatan dan keamanan kerja.
c. Ikut menjaga pengaruh kegiatan proyek terhadap keamanan
lingkungan.
d. Melaporkan kegiatan keamanan proyek secara periodik.
III-26
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.3
Tinjauan Kontrak
Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Ruko Blok G & Hotel
Amaris, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak -pihak
yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka
pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan
dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan
dengan beberapa cara, antara lain :
1. Pelelangan umum
Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka
untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan
yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media
cetak atau media elektronika.
2. Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya
memberikan kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan
bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
3. Penunjukan langsung
Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh
rekana owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak
yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan
melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan.
Pada pelaksanaan proyek ini, pelelangan dilakukan dengan cara
pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak yang terlibat
III-27
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masing masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing masing.
3.3.1 Tahap Kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara
pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat
setelah pemberi tugas (owner) menetapkan / menunjuk pemenang
pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan
cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan / surat perintah kerja
(gunning).
Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan
kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang
diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh /
lump sump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak
beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak
dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen
kontrak tersebut terdiri atas :
a. Surat perjanjian (kontrak)
b. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang
c. Surat keputusan penetapan pemenang lelang
d. Surat penawaran
e. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui
f. Spesifikasi teknis dan gambar - gambar
III-28
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
g. Berita acara hasil lelang
h. Berita acara pembukaan penawaran
i. Berita acara penjelasan
j. Syarat - syarat umum kontrak
k. Syarat - syarat khusus kontrak
l. Jaminan pelaksanaan dan lain - lain yang dipersyaratkan
Pada saat ini kebutuhan proyek - proyek konstruksi terdapat
beberapa jenis sistem kontrak, antara lain :
1. Kontrak Unit Price
Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya
sudah ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas
pekerjaan yang telah dikerjakan.
2. Kontrak Lump Sum Fixed
Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan
dilaksanakan oleh Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap.
Tetapi jika pemilih yang menyebabkan perubahan maka
dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang.
3. Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated
Cost Plus and Fee Contract)
Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan
mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah
mengandung laba dan biaya - biaya umum perkantorannya
dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan
sesuai dengan biaya nyata.
III-29
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
4. Kontrak Owner Builder
Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai
Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan
kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada
subkontraktor.
5. Kontrak Design and Build
Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan
spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan
mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab
penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya
dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal
menggunakannya.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Ruko Blok G & Hotel
Amris, sistem kontrak yang digunakan adalah Lump Sump Fixed
Price.
III-30