BAB II LANDASAN TEORI

BAB II
LANDASAN TEORI
II.1. Pengertian Sistem Akuntansi
Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait
mendefinisikan, “Sistem Akuntansi (Accounting System) adalah metode dan prosedur
untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi
mengenai keuangan dan operasi usaha” (h.182).
Mulyadi (2001) menyatakan, “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan” (h. 3).
Narko (2002) menyatakan, “Sistem Akuntansi pada umumnya diartikan sebagai
jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat
dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi
untuk keperluan pengawasan, operasi maupun untuk kepentingan pengambilan
keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan” (h. 3).
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan, prosedur dan laporan yang dikoordinasikan untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan
perusahaan dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengambil keputusan
bisnis.
6
II.1.1 Tujuan Sistem Akuntansi
Narko (2002) menyatakan, tujuan sistem akuntansi adalah penyediaan informasi
akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan.
II.2. Pengertian Analisis Sistem
Tata Sutabri (2004) mendefinisikan, “Analisa Sistem adalah proses pengujian
sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasi perbaikan yang
mungkin”.
II.2.1. Tahap-tahap Analisis Sistem
Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Tahap analisis sistem merupakan tahap yang
paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi”.
Analisis sistem dapat dibagi menjadi 4 (empat) tahap :
1.
Analisis Pendahuluan
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan
informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki
pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, dan untuk mengurangi biaya
klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Jika perusahaan memiliki
Departemen Sistem Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam
perusahaan tersebut umumnya didahului dengan diterimanya permintaan jasa
pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada analis sistem
dalam departemen tersebut. Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat
permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi penjelasan ringkas luas
pekerjaan, hasil yang diinginkan, jangka waktu penyelesaian pekerjaan.
7
Berdasarkan surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi tersebut, analis
sistem kemudian melakukan analisis pendahuluan (preliminary analysis) untuk
kepentingan pembuatan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem (Proposal to Conduct
System Analysis Report ). Dalam analisis pendahuluan ini, analis sistem
mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh
mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem harus membuat work sheet
atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis
pendahuluan tersebut.
2.
Penyusunan Usulan Pelaksanaan analisis sistem
Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen
tertulis yang disebut “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem”. Maksud dihasilkannya
dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi
dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang
akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai
informasi.
Dalam Dokumen “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem”’ analis sistem
menjelaskan :
a)
Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan
Sistem Akuntansi.
b)
Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem
akuntansi yang diusulkan.
c)
Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan.
d)
Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis
sistem.
8
e)
Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi
yang diperlukan dalam analisis sistem.
f)
Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk
pengecek perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analisis
sistem.
3.
Pelaksanaan Analisis Sistem
Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam
Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem.
4.
Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.
Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem untuk diserahkan
kepada pemakai informasi.
Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi :
a)
Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang
dilaksanakan oleh analis sistem.
b)
Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analisis sistem.
c)
Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai
informasi.
d)
Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem
selama melaksanakan analisis sistem.
e)
Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan
dalam perancangan sistem akuntansi yang baru, atau pengubahan sistem yang
sekarang digunakan oleh perusahaan.
9
f) Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratanpersyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.
II.2.2. Manfaat Analisis Sistem
Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama adalah :
a. Efektivitas Sistem Akuntansi yang sekarang digunakan.
b. Ide rancangan.
c. Identifikasi Sumber Daya.
d. Pengetahuan Konversi.
e. Titik Awal yang sama dalam menuju ke perubahan baru.
II.3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Niswonger, Warren, Fess (1999) menyatakan, “Sistem Pengendalian Intern (Internal
Control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari
penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat dan memastikan bahwa
perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”.
Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Marshall B. Romney dan Paul John S (2004) menyatakan, “ Pengendalian Internal
(Internal Control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan
untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan
10
memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan
kebijakan yang telah ditetapkan.
Laporan COSO mendefinisikan pengendalian intern (internal control) adalah suatu
proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam
suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan
dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut : keandalan pelaporan keuangan,
kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan, Pengendalian Intern (Internal
Control) adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dalam suatu entitas yang bertujuan
untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong kesesuaian serta dipatuhinya kebijakan manajemen.
II.3.1. Tujuan Pengendalian Intern
Niswonger-Warren-Fess (1999) menyatakan, pengendalian internal memberikan
jaminan yang wajar bahwa :
1.
aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha
2.
informasi bisnis akurat
3.
karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan
Mulyadi (2001) menyatakan, tujuan sistem pengendalian intern adalah :
1.
menjaga kekayaan organisasi
2.
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3.
mendorong efisiensi
4.
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
11
IAI (2001 : 319.2) menyatakan, tiga golongan tujuan pengendalian intern adalah :
1.
keandalan pelaporan keuangan
2.
efektivitas dan efisiensi operasi
3.
kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Tata Sutabri menyatakan, pengendalian dilakukan untuk mengurangi eksposur
kerugian.
II.3.2. Unsur- unsur Pengendalian Intern
Niswonger-Warren-Fess (1999) berpendapat, untuk mencapai tujuan pengendalian
internal, manajemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur
pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen
dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang
mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus
operasi. Manajemen yang terlalu mengutamakan sasaran operasi dan menyimpang
dari kebijakan pengendalian bisa secara tidak langsung mendorong karyawan
untuk mengabaikan pengendalian. Di pihak lain, manajemen yang menekankan
pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan
menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai.
Struktur organisasi usaha, yang merupakan kerangka dasar untuk perencanaan dan
pengendalian operasi, juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.
12
Selain dua hal di atas, kebijakan personalia juga mempengaruhi lingkungan
pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penetapan gaji dan promosi karyawan.
2.
Penilaian Risiko
Semua organisasi menghadapi risiko. Contoh-contoh risiko meliputi perubahanperubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan,
perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan
atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungkan
risiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga
tujuan dari pengendalian internal dapat tercapai.
Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan
besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan
untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3.
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa
sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan.
4.
Pemantauan atau Monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan mengidentifikasi di mana
letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.
Pada perusahaan besar, auditor internal yang independen terhadap operasi biasanya
diberi tanggung jawab untuk memantau sistem pengendalian internal.
Di samping itu, auditor eksternal juga mengevaluasi pengendalian internal sebagai
bagian normal dari audit tahunan atas laporan keuangan.
13
5.
Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian internal.
Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur
pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan
operasi dan memastikan terpenuhi tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang
berlaku. Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal untuk menilai
peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan
pelaporan eksternal.
Mulyadi (2001) menyatakan, unsur pokok pengendalian intern adalah :
1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut :
a.
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi akuntansi adalah fungsi
yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan
perusahaan. Dengan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi-fungsi
operasi
dan
fungsi
penyimpanan,
catatan
akuntansi
yang
diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang
14
dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan
fungsi penyimpanan.
b.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat
yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur
pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak
diciptakan
cara-cara
yang
menjamin
praktik
yang
sehat
dalam
pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan
dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
a.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir
merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi,
maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut
tercetak, akan dapat mebetapkan pertanggungjawaban terlaksananya
transaksi.
15
b.
Pemeriksaan mendadak (Surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu
organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatankegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan
tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang
atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan
campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap
pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit
organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan
tugasnya.
d.
Perputaran jabatan (Job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka
dapat dihindari.
e.
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk
sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan
dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh
pejabat yang menggantikan untuk sementara waktu tersebut.
16
f.
Secara
periodik
diadakan
pencocokan
fisik
kekayaan
dengan
catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus
diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik
dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
g.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini
disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif
dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak
melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi
akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada manajemen
puncak. Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan
menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern sehingga
kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi
akan terjamin ketelitian dan keandalannya.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik
yang sehat, semuanya tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di
antara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu
karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting.
Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan
perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang
17
dapat diandalkan. Di lain pihak, meskipun tiga unsur sistem pengendalian
intern yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang
tidak kompeten dan tidak jujur, maka empat tujuan sistem pengendalian
intern tidak akan tercapai.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, dapat
ditempuh melalui berbagai cara antara lain :
a.
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya.
Untuk
memperoleh
karyawan
yang
mempunyai
kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan
dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada
dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh
calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
b.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
II.4. Sistem Akuntansi Penggajian
II. 4.1. Pengertian Gaji dan Upah
Mulyadi (2001) menyatakan, “ Gaji umumnya merupakan pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).”(h. 373)
II.4.2. Fungsi-Fungsi Terkait
Mulyadi (2001) menyatakan, fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah sebagai berikut :
18
1. Fungsi Kepegawaian.
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif
gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu.
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan hadir bagi semua
karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi
pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau
oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan
upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi
guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji
dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan: Bagian Utang, Bagian Kartu
Biaya, dan Bagian Jurnal.
19
a. Bagian Utang.
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran
gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini
menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar
gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
b. Bagian Kartu Biaya.
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya
ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji
dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung pabrik).
c. Bagian Jurnal.
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggunjawab untuk
mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
5.
Fungsi Keuangan.
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah
dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan
ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan
kepada karyawan yang berhak.
Menurut Narko (2002), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan sebagai berikut:
20
1.
Pengawas Absensi
a.
Mengawasi pegawai dalam memasukkan kartu hadir ke dalam mesin absensi,
untuk memastikan bahwa hanya kartu pegawai yang bersangkutan sajalah
yang dimasukkan ke mesin absensi.
b.
Membuat rekapitulasi waktu hadir atau kerja, dan menyerahkan kepada
pembuat daftar gaji.
2.
Pembuat Daftar Gaji.
a.
Atas dasar surat keputusan pengangkatan pegawai, petugas ini membuat
daftar gaji untuk pegawai tetap; atas dasar rekap waktu hadir, petugas
kemudian membuat daftar upah bagi pegawai yang diupah menurut waktu
kerja.
b.
Daftar gaji dan upah, dilampiri rekapitulasi waktu hadir atau kerja, dikirim ke
bagian utang voucher.
3.
Bagian Utang Voucher.
a.
Memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji dan upah, kemudian membuat
voucher.
b.
Mencatat voucher dalam voucher register.
c.
Menyerahkan voucher dan rekap waktu hadir atau kerja, kepada pembayar
gaji.
4.
Pembayar Gaji dan Upah.
a.
Atas dasar voucher, meminta cek kepada kepala bagian keuangan.
b.
Menguangkan cek, dan menyiapkan amlop gaji.
c.
Membayar gaji atau upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar
gaji atau upah pada kolom tanda tangan.
21
d.
Memberi cap “LUNAS” pada voucher dan dokumen pendukungnya.
e.
Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai (sebagai bukti
bahwa gaji atau upah sudah diambil para pegawai), dilampiri voucher, dan
rekap waktu hadir atau kerja ke pemegang buku jurnal, buku besar, dan kartu
biaya.
5.
Pemegang Jurnal, Buku Besar dan Kartu Biaya.
a.
Atas dasar daftar gaji atau upah yang diterima dari pembayar gaji, mencatat
ke daftar cek (Cek Register).
b.
Atas dasar voucher register dan cek register, membukukan ke buku besar,
dan kartu biaya yang bersangkutan.
c.
Mengarsip semua dokumen.
II.4.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Mulyadi (2001) mengungkapkan, sistem penggajian terdiri dari jaringan
prosedur berikut ini :
1.
Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu
hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan
daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu
hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang, dari perusahaan atau dapat
menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan
menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu
hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi
22
karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah
karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat
ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan
apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur
(overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan
menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
2.
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah.
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggungjawab
membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat,
daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi
penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21
dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum
dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan
dalam daftar gaji dan upah.
3.
Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah.
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi
biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan
harga pokok produk.
4.
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah.
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
23
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan
kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop
gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji
dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan
upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
II.4.4. Dokumen-dokumen yang digunakan
Menurut Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh Alfonsus
Sirait, dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian sebagai berikut :
1.
Register Gaji dan Upah
Register gaji dan upah (payroll register) adalah suatu daftar multikolom yang
digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam
setiap periode penggajian.
2.
Pencatatan dan Pembayaran Pajak Gaji dan Upah
Pajak-pajak yang berkaitan dengan penggajian menjadi kewajiban perusahaan pada
saat gaji yang berhubungan dibayarkan kepada para karyawan. Selain itu,
perusahaan juga diwajibkan untuk menghitung dan melaporkan pajak gaji dan
upah atas dasar tahun kalender, bahkan sekalipun perusahaan menggunakan tahun
fiskal yang berbeda bagi tujuan pelaporan keuangan dan pajak penghasilan.
3.
Catatan Pendapatan Karyawan.
Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus
tersedia pada akhir setiap periode penggajian.
24
4. Cek Gaji dan Upah.
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks)
disiapkan. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua
rinciannya telah tersedia dalam register gaji.
Dalam membayar gaji, sebagian besar perusahaan menggunakan cek-cek gaji yang
dapat ditarik dari rekening bank khusus. Setelah data-data untuk periode penggajian
dicatat dan diikhtisarkan dalam register gaji dan upah, maka dibukalah satu cek
untuk total gaji tersebut dari rekening bank biasa dan disetorkan ke rekening khusus.
Kemudian masing-masing cek gaji dibuka dari rekening khusus tersebut dan jumlah
cek gaji disertakan dalam register gaji dan upah itu. Salah satu keunggulan dari
pemakaian rekening bank khusus untuk penggajian adalah makin sederhananya tugas
rekonsiliasi laporan bank. Selain itu, rekening khusus penggajian membentuk
pengendalian atas cek-cek gaji dan upah dengan mencegah pencurian atau
penyalahgunaan cek-cek gaji yang belum diuangkan. Uang tunai juga dapat
digunakan untuk membayar gaji. Namun, sebagian besar perusahaan langsung
mendepositokan pembayaran bersih karyawan ke bank.
Mulyadi (2001) mengemukakan bahwa dokumen-dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut :
1.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemin-
25
dahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2.
Kartu Jam Hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan dapat berupa daftar hadir
biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3.
Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh
mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk
kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk
distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Kartu Jam
Kerja hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
4.
Daftar Gaji dan Daftar Upah.
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPH Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi
karyawan, dan lain sebagainya.
5.
Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah.
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung
dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi
26
biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap
daftar gaji dan upah.
6.
Surat Pernyataan Gaji dan Upah.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan
daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7.
Amplop Gaji dan Upah.
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop
gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi
informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji
bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8.
Bukti Kas Keluar.
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan
upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Menurut Narko (2002), bukti transaksi atau dokumen yang digunakan tergantung sistem
penggajian yang dipakai, yaitu :
1.
Sistem Gaji Tetap
a.
Surat keputusan pengangkatan pegawai
b.
Surat keputusan golongan gaji
27
2.
c.
Surat keputusan perubahan gaji
d.
Daftar Gaji
e.
Perincian gaji tiap pegawai
f.
Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)
Sistem gaji tetap dengan variasi
a.
Surat keputusan pengangkatan pegawai
b.
Surat keputusan golongan gaji
c.
Surat keputusan perubahan gaji
d.
Daftar gaji
e.
Perincian gaji tiap pegawai
f.
Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)
g.
Perintah lembur, atau laporan prestasi seperti laporan penjualan per tenaga
pemasar (untuk menghitung bonus)
h.
3.
Daftar absensi pegawai
Sistem upah variable
a.
Surat keputusan pengangkatan pegawai
b.
Surat keputusan tarif upah
c.
Surat keputusan perubahan tarif upah
d.
Daftar upah
e.
Perincian upah tiap pegawai
f.
Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)
g.
Laporan prestasi seperti laporan produksi per tenaga buruh
h.
Daftar absensi pegawai
28
II.5. Pengendalian Intern pada Sistem Penggajian
Menurut Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh Alfonsus
Sirait berpendapat bahwa pemrosesan penggajian memerlukan data input dalam jumlah
besar, beserta berbagai perhitungan yang kadang-kadang rumit. Sistem penggajian
memerlukan pengendalian untuk menjamin agar pembayaran gaji dilakukan secara
akurat dan tepat waktu. Selain itu, sistem penggajian juga harus menyediakan
pengamanan yang memadai terhadap pencurian atau penyalahgunaan dana. Jadi,
biasanya perusahaan perlu menggunakan suatu system yang mencakup prosedur
otorisasi dan persetujuan penggajian yang tepat. Jika perusahaan menggunakan mesin
penandatangan cek, adalah penting bahwa cek-cek gaji yang masih kosong dan akses ke
mesin tersebut dikendalikan secara baik untuk mencegah pencurian atau penyalahgunaan
dana penggajian. Selain itu, juga penting untuk mengotorisasi dan menyetujui
pemotongan atau penambahan gaji serta perubahan tarif gaji. Sebagai contoh, sejumlah
penggelapan gaji melibatkan supervisor yang menambahkan beberapa karyawan fiktif ke
dalam daftar penggajian, kemudian cek-cek milik karyawan fiktif tersebut diuangkan.
Penipuan serupa juga terjadi ketika sejumlah karyawan yang dipecat tetapi tidak
diberitahu kepada Departemen Penggajian. Akibatnya, cek-cek gaji untuk karyawan
yang telah dipecat diambil dan dicairkan oleh supervisor.
Untuk mencegah atau mendeteksi penipuan seperti ini, maka catatan daftar hadir
karyawan harus dikontrol. Seorang staf Departemen Penggajian ditugaskan mengawasi
mesin pencatat jam kerja selama waktu-waktu kedatangan dan kepulangan normal untuk
memverifikasi bahwa karyawan hanya memasukkan sekali saja dan hanya untuk dirinya
sendiri.
Kartu
pengenal
pegawai
atau badge
juga
dapat
digunakan
untuk
29
memverifikasikan bahwa hanya karyawan yang berhak yang boleh memasuki lokasi
kerja. Pada saat cek-cek gaji didistribusikan, kartu pengenal pegawai bisa digunakan
untuk mencegah seorang karyawan mengambil cek milik karyawan lain.
Pengendalian lainnya meliputi verifikasi dan persetujuan semua perubahan tarif gaji.
Mulyadi (2001) mengungkapkan unsur pengendalian intern dalam system akuntansi
penggajian dan pengupahan sebagai berikut :
1.
Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia
bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama
karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif
upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini
dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji
dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah, yang selanjutnya
digunakan untuk dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Karena
eratnya informasi operasi yang dihasilkan oleh fungsi personalia dengan
informasi akuntansi yang dihasilkan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah
tersebut, fungsi personalia dapat dikategorikan sebagai pemegang fungsi
akuntansi. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi
pembuat daftar gaji dan upah merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung
jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Fungsi ini di tangan
fungsi pembuat daftar gaji dan upah, berada di bawah Departemen Personalia
dan Umum. Hasil perhitungan penghasilan karyawan ini didasarkan pada
30
berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan
dituangkan dalam daftar gaji dan upah. Fungsi keuangan merupakan fungsi
penyimpanan, yang dalam struktur organisasi berada di tangan fungsi
pembayar gaji dan upah Kasa. Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut,
hasil perhitungan gaji dan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar
gaji dan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah
dicek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan
upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
b.
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar
untuk penghitungan gaji dan upah karyawan. Dengan demikian, ketelitian
dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian
dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin
keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi.
2.
Sistem Otorisasi
a.
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan
yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji
dan upah, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama
karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak,
31
setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus
mendapat otorisasi oleh yang berwenang. Setiap orang yang namanya
tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan
pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh
manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan unsure system
pengendalian intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran gaji dan
upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya.
b.
Setiap Perubahan Gaji dan Upah Karyawan karena Perubahan Pangkat,
Perubahan Tarif Gaji dan Upah, Tambahan Keluarga harus didasarkan
pada Surat Keputusan Direktur Keuangan.
Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap
perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung
penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan
demikian setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, serta tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
c.
Setiap potongan atas Gaji dan Upah Karyawan selain dari Pajak
Penghasilan Karyawan harus didasarkan Surat Potongan Gaji dan Upah
yang diotorisasi oleh Fungsi Kepegawaian.
Setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan gaji dan upah
karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama dan
Direktur Keuangan) agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar
gaji dan upah dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan
32
terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang
berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukan
pemotongan atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan, tanpa
mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian.
d.
Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu.
Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan
penghasilan karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus
diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu supaya relevan sebagai dasar
penghitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain.
e.
Perintah Lembur Harus Diotorisasi oleh Kepala Departemen Karyawan
yang bersangkutan.
Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja
regular, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam
regular. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan
oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala
departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan ssitem otorisasi ini,
perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi
pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja regular.
f.
Daftar Gaji dan Upah harus diotorisasi oleh Fungsi Personalia.
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu
daftar gaji dan upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia
yang menunjukkan bahwa :
33
1)
Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah
karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang
berwenang.
2)
Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji
dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan
pejabat yang berwenang.
3)
Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah
karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang.
4)
Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan
upah telah dicek ketelitiannya.
g.
Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah harus Diotorisasi
oleh Fungsi Akuntansi.
Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk
mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti
yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi
akuntansi setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi
oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih
tinggi.
h.
Perubahan dalam Catatan Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan
Daftar Gaji dan Upah Karyawan.
Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah untuk mengumpulkan suatu penghasilan yang diperoleh
34
masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang
dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai
sebagai
dasar penghitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap
karyawan. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu
penghasilan karyawan adalah daftar gaji dan upah. Oleh karena itu, untuk
mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan
karyawan,
sistem
pengendalian
intern
mewajibkan
diadakannya
rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu
penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan upah.
i.
Tarif Upah yang Dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja Diverifikasi
Ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi Biaya.
Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung
ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga
kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut
dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja.
Sebelum upah yang tercantum dalam kartu jam kerja dipakai sebagai
dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk yang
bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali dalam
penghitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya.
3.
Praktik yang Sehat
a.
Kartu Jam Hadir Harus Dibandingkan dengan Kartu Jam Kerja Sebelum
Kartu yang terakhir ini dipakai sebagai Dasar Distribusi Biaya Tenaga
Kerja Langsung.
35
Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di
perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir
setiap karyawan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan untuk
mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan. Kartu jam
kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja
langsung kepada pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung.
Untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja,
fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus membandingkan data jam yang
tercantum dalam kartu jam hadir dengan data yang tercantum dalam kartu
jam kerja.
b.
Pemasukan Kartu Jam Hadir ke dalam Mesin Pencatat Waktu harus
diawasi oleh Fungsi Pencatat Waktu.
Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam
hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir
ke dalam mesin pencatat waktu.
c.
Pembuatan Daftar Gaji dan Upah harus Diverifikasi Kebenaran dan
Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Keuangan Sebelum
Dilakukan Pembayaran.
Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan
cek pembayaran gaji dan upah, fungsi akuntansi keuangan harus
melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah
yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah. Dengan demikian unsur sistem pengendalian intern ini
36
menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang
andal.
d.
Penghitungan Pajak Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan
Catatan Penghasilan Karyawan.
Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah
karyawan, perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut
pajak penghasilan yang menjadi kewajiabn karyawan, yang dikenal
dengan PPh Pasal 21. Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan
karyawan yang harus dipotongkan dari gaji dan upah karyawan, dan
besarnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh
perusahaan ke Kas Negara dapat diverifikasi dengan melakukan
rekonsiliasi penghitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan
catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan
karyawan yang bersangkutan.
e.
Catatan Penghasilan Karyawan Disimpan oleh Fungsi Pembuat Daftar
Gaji dan Upah.
Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan
yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda
telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak. Oleh karena
itu dalam sistem penggajian maupun pengupahan, setelah diisi data gaji
dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian dikirimkan
ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang
bersangkutan sebagai tanda terima uang gaji dan upah. Setelah
37
ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan
karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan.
Narko (2002) berpendapat bahwa pengendalian intern sistem penggajian dipengaruhi
oleh :
1.
Aspek Organisasi
a.
Pisahkan fungsi pencatat waktu hadir atau waktu kerja, dengan fungsi
pembuat daftar gaji.
2.
b.
Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji.
c.
Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji dan petugas akuntansi.
Aspek Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a.
Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang.
b.
Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang.
c.
Transaksi penggajian hanya akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap
dan benar.
d.
Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan
penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat yang berwenang.
3.
Praktik yang Sehat
a.
Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin
absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari
penyelewengan dalam mengisi daftar absen.
b.
Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji.
38