II. Kajian Teoritis 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia

II. Kajian Teoritis
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan penggunaan secara efektif
sumber daya manusia dalam mencapai tujuan organisasi dan meningkatkan harkat
perorangan, kepuasan dan kebaikan bagi pegawai. Pada banyak organisasi,
departemen sumber daya manusia menentukan kebijakan dan fungsi koordinasi
seperti analisa kerja, personnel planning, penerimaan pegawai dan menyeleksi
pegawai, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, kompensasi dan tunjangan
pegawai, hubungan kepegawaian, pengawasan dan disiplin pegawai, dan hal-hal yang
berhubungan dengan kesehatan dan keamanan.
Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan
kontribusi produktivitas dari pegawai terhadap organisasi sesuai dengan etika dan
sosial yang berlaku. Manajemen sumber daya manusia penting karena tanpa adanya
peningkatan pada produktivitas pegawai maka organisasi akan stagnan dan bahkan
gagal.
• Analisa kerja.
Leap (1993,p11) menyatakan bahwa analisa kerja berkaitan dengan penentuan dari
tugas-tugas spesifik dan tanggung jawab yang berhubungan secara umum terhadap
suatu pekerjaan atau suatu kelas dari pekerjaan, dan juga pengidentifikasian
keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan apa yang dimiliki oleh pekerjaan
tersebut. Proses Analisa Kerja menghasilkan dua dokumen penting: deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Tanpa analisis pekerjaan, akan sulit untuk
mengevaluasi bagaimana tantangan dari lingkungan atau persyaratan kerja yang
mempengaruhi produktivitas pekerja, untuk menyelaraskan para pelamar pekerjaan
dengan terhadap pembukaan lowongan dan pelamar. Dengan cara ini, kita dapat
melakukan penempatan terhadap tiap karyawan sesuai dengan tugasnya.
Leap (1993,p138) menyatakan bahwa terdapat tiga masalah utama yang harus
diperhatikan dalam perencanaan pengumpulan data analisa pekerjaan, seperti:
pertama-tama, tipe dari informasi analisa pekerjaan yang dibutuhkan, kedua, metode
yang digunakan untuk mengumpulkan informasi, dan ketiga, orang yang akan
mengumpulkan dan menyediakan informasi.
• Penilaian Kinerja.
Mengacu pada penilaian kinerja, Dessler (1997, ed.2,p2) menyatakan bahwa
sedikitnya dua alasan utama dalam menilai kinerja seseorang. Alasan pertama adalah
penilaian dapat memberikan informasi untuk promosi dan gaji. Sedangkan alasan
kedua adalah memberikan kesempatan bagi manajemen maupun pegawai untuk
mengobservasi atau mengawasi tingkah laku yang berhubungan pekerjaan sampai
pada tingkat paling bawah. Dengan melaksanakan penilaian, ini dapat memastikan
bagi pengembangan perencanaan untuk meningkatkan produktivitas.
Dessler (1997,ed.2, p3) lebih jauh berpendapat bahwa ada tiga langkah yang
harus diimplementasikan dalam melaksanakan penilaian, yaitu: Identifikasi, Penilaian
kinerja dan Umpan balik. Dalam hubungannya dengan hal yang pertama, ia
menegaskan bahwa hal yang berkaitan dengan identifikasi kerja adalah antara
manajemen dan pekerja telah ada kesepakatan mengenai gugus kerja dan posisinya.
Sedangkan penilaian kinerja adalah kinerja yang sesungguhnya dibandingkan dengan
standar yang telah ada. Langkah terakhir adalah umpan balik antara kinerja dengan
perkembangan yang didiskusikan dengan pegawai.
• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
Setiap perusahaan mempunyai sistem yang mengumpulkan dan mengurus data,
yang mana berhubungan dengan sumber daya manusia, merubah atau mengkonversi
data menjadi informasi, dan melaporkannya kepada pengguna. Sistem tersebut
dinamakan sistem informasi sumber daya manusia.
2.2 Kinerja Perusahaan Pertambangan Minyak.
A.Dale(1999,p2) menyatakan Kinerja adalah korelasi antara organisasi dan
kultural. Dengan kata lain, kinerja sebuah organisasi atau lembaga tergantung pada
kinerja karyawan melalui perbaikan suasana kerja. Sedangkan defenisi organisasi
adalah kelompok masyarakat yang teridiri dari dua atau lebih orang yang berfungsi
mengatur untuk mencapai tujuan bersama secara terus menerus (Stephen.P
Robins,1989,p2). Fungsi organisasi terbagi atas perencanaan, pengaturan, memimpin
dan mengawasi. Sebuah organisasi dikatakan produktif jika mencapai tujuan dengan
biaya yang rendah. Untuk itu diperlukan suasana organisasi yang sehat.
Suasana organisasi adalah serangkaian sifat lingkungan kerja yang dapat diukur
berdasarkan persepsi kolektif dari orang-orang yang hidup dan bekerja di dalam
lingkungan tersebut, dan diperlihatkan untuk mempengaruhi motivasi serta perilaku
mereka, (A.Dale,1999,p4). Terdapat dua ukuran yaitu :
1. Ukuran kualitatif yang meliputi tanggung jawab, keseragaman, semangat
kelompok, penghargaan, standar dan kejelasan organisasi.
2.
Ukuran kuantitatif yang meliputi suasana individual, suasana kelompok
dan suasana organisasi.
Faktor-faktor tingkat kinerja karyawan adalah lingkungan, perilaku manajemen,
desain jabatan, penilaian kinerja, umpan balik dan administrasi pengupahan.
Berbicara mengenai lingkungan, maka terdapat elemen-elemen kunci dalam
lingkungan kerja yang mempengaruhi kinerja dan produktivitas, antara lain : sifat
pekerjaan itu sendiri, sumber daya yang ada pada individu, umpan balik yang
diterima dan akibat-akibat pelaksanaan pekerjaan tersebut. Hal itu dapat digambarkan
dalam suatu model yaitu rantai kinerja. Rantai kinerja merupakan suatu model yang
bermanfaat sekali karena memuat sejumlah faktor yang sering dipandang sebagai
fenomena terpisah dan menunjukkan hubungan dan selanjutnya beberapa strategi
yang secara sistematis mendiagnosis dan memperbaiki masalah-masalah
kinerja/produktivitas. Untuk mengenali penyebab-penyebab masalah kinerja, maka
diperlukan suatu metode yang sistematis seperti diagnosis kinerja yang terdiri dari
tingkat
keterampilan,
tingkat
upaya
dan
kondisi-kondisi
eksternal.
(A.Dale,1999,p133). Jika salah satu tidak mendukung, maka kinerja akan terganggu.
Inti diagnosis kinerja adalah menentukan yang mana dari ketiga faktor tersebut yang
melahirkan masalah kinerja dan karenanya membutuhkan perhatian manajerial.
Dengan mengelompokkan karyawan sebagai berketerampilan rendah atau tinggi,
berupaya rendah atau tinggi, serta kondisi-kondisi eksternal yang mendukung atau
tidak mendukung.
Beberapa asumsi yang menghambat perbaikan kinerja (A.Dale, 1999,p55) adalah :
• Perbaikan produktivitas yang paling signifikan berasal dari tindakan-tindakan
yang diarahkan ke orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
• Pelatihan, reorganisasi, penetapan suara dan dorongan positif adalah intervensi
perbaikan kinerja yang efektif.
• Orang-orang memahami apa yang diharapkan dari mereka di tempat bekerja.
• Sistem penghargaan organisasi mendukung kinerja produktif berkualitas tinggi.
• Penilaian kinerja tahunan memberikan umpan balik yang dibutuhkan karyawan
untuk memperbaiki atau mempertahankan kinerja.
• Tidak perlu memperhatikan bagian-bagian organisasi yang memenuhi atau
melampaui sasaran-sasaran mereka.
• Unsur kunci dalam perbaikan kinerja adalah motivasi yang sukar dipahami dan
tidak dapat diraba.
Menurut David (2001), terdapat 3 model komponen yang mempengaruhi kinerja
organisasi yaitu :
•
Struktur organisasi meliputi hubungan antara pelaku dan kegiatan.
•
Urutan proses pekerjaan (Work-process sequences) dan laporan proses
pekerjaan (work-process exceptions)
Keberhasilan komponen-komponen tersebut dapat dicapai melalui sebuah siklus
manajemen kinerja yang mencakup fase perencanaan, pembinaan dan evaluasi
(Karen,2000,p5).
Siklus manajeman kinerja adalah implementasi langkah terakhir dari model
keterkaitan pengukuran (Measure Linkage Model). Model ini membahas penentuan
bidang hasil utama dan indikator utama level korporat atau kelompok kerja. Bidang
hasil utama adalah kategori kinerja pokok, yang harus dicapai suatu organisasi.
Indikator utama adalah pengukuran spesifik yang kan membantu menetukan seberapa
baik kinerja karyawan dalam penetuan bidang hasil utama. Ukuran dan evaluasi
kinerja karyawan menurut Karen(2000,p104) adalah: Keakuratan (misalnya
persentase pekerjaan bebas kesalah, keandalan data, tingkat keyakinan dan lain-lain),
Keefektifan yang sesungguhnya / aktual (versus rencana), Otonomi (misal
independensi), Ketersedian, Kejelasan / keringkasan, Kesesuaian, Konsistensi, Biaya,
Kekinian (misal seberapa aktual informasi), Kepuasan pelanggan / hubungan klien,
Dimensi (misalnya verbal, tertulis, on-line dan lain-lain), Kemudahan dirujuk,
Kepuasan karyawan, Kelancaran, Format, Frekuensi, Fungsionalitas, Harga, Kualitas,
Kuantitas, Responsivitas, Lingkup, Kecermatan / ketuntasan, Waktu (misalnya waktu
tenggat, waktu respon, waktu berhenti, waktu siklus dan lain-lain), Hasil (misalnya
laba, pengembalian atas investasi dan lain-lain).
Menurut PT. CPI, ( Corp. HRO-PD ) daerah Sumatera dibagi menjadi beberapa
bagian, empat diantaranya adalah unit produksi dan yang lainnya adalah unit
pendukung produksi teknis dan unit pengelolaan lingkungan kerja. Keempat unit
SBU yang dimaksud adalah :
1. Rumbai SBU, dengan wilayah opersi meliputi wilayah Petapahan, Zamrud, Libo
dan Pedada.
2. Minas SBU, dengan wilayah operasi meliputi Minas.
3. Duri SBU, dengan wilayah operasi meliputi lapangan minyak Duri dan Kulin.
4. Bekasap SBU, dengan wilayah operasi meliputi wilayah Petani dan Bekasap.
Beberapa unit pendukung produksi teknis dan unit pengelolaan lingkungan kerja
antara lain :
1. Support Operation.
2. Exploration and Technical Support.
3. Safety Health and Enviroment.
Dengan sistem SBU ini manajemen disusun dalam tingkatan tertentu dengan
tiap SBU dipimpin oleh seorang Vice President yang dibantu oleh beberapa orang
Manager. Manager dibantu oleh beberapa Team Manager dan dibawah Team
Manager terdapat beberapa orang Team Leader. Dengan sistem ini garis operasi dan
rantai komando menjadi semakin pendek, pengawasan dan penilaian semakin objektif
serta efektifitas otonomi relatif lebih tinggi dan mudah dijalankan dibandingkan
dengan sistem line staff.
• Human Resources Information System (HRIS)
HRIS merupakan tim yang dibentuk dengan tujuan untuk membangun suatu
sistem informasi sumber daya manusia yang ada di PT. CPI. HRIS Team ini dibentuk
pada tahun 1995. Karena tujuannya untuk membangun sistem informasi sumber daya
manusia, maka HRIS Team ini berada dibawah VP Corporate Human Resources,
tepatnya di bawah Manager Organisation and People Development.
Menurut Kandiawan (1998,p3) ada beberapa pengertian mengenai efisiensi dan
efektifitas yang harus dijelaskan dalam menganalisis tugas ini, antara lain :
• Efektif, berarti pencapaian sasaran yang dipilih, setelah mempertimbangkan
alternatif yang bersangkutan. Hal demikian berarti pula dapat membawa hasil
atau berhasil guna atas usaha atau suatu tindakan
• Efisien, berarti pencapaian sasaran tertentu dengan mengorbankan biaya
terendah atau berupa berbagai unsur biaya. Dalam pengertian ini tercakup di
dalamnya tentang ketepatan cara ( usaha kerja ) dalam menjalankan sesuatu
(dengan tidak membuang-buang uang waktu, tenaga dan biaya) dan atau
kemampuan menjalankan tugas dengan tertib, tepat dan benar. Secara umum
efisiensi dikaitkan dengan hal “ketidakborosan”.
• Menurut HRIS Team PT. CPI,( CHARISMA, 2001 ) User friendly berarti
suatu prosedur untuk menjalankan suatu proses tidak banyak memerlukan
keahlian tetapi hasil yang diperoleh tetap tepat dan berhasil guna, sesuai
dengan kebutuhan dari pengguna tersebut. User friendly dapat berupa
tampilan yang mudah dipahami, kemudahan untuk mengakses informasi, tata
letak yang baik dan lainnya.
Komponen-komponen diatas merupakan alat yang kita gunakan dalam menganalisa
kinerja dari penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
2.3 Hipotesis.
Dengan penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diharapkan :
1.Ada hubungan yang signifikan antara penerapan CHARISMA Web/Intranet
dalam menyediakan informasi dan data sumber daya manusia dalam
memenuhi kebutuhan pegawai akan informasi yang optimal terhadap
peningkatan kinerja pegawai.
2.Ada hubungan yang signifikan antara penerapan CHARISMA Web/Intranet
dalam mencapai efisiensi dan efektivitas untuk peningkatan kinerja yang
ingin dituju oleh perusahaan telah tercapai terhadap peningkatan kinerja
pegawai.
3.Ada hubungan yang signifikan antara penerapan sistem informasi sumber
daya tersebut merupakan solusi yang terbaik bagi perusahaan dalam
menjawab permasalahan selama ini terhadap peningkatan kinerja pegawai.