http://digilib.mercubuana.ac.id/ - Perpustakaan Universitas Mercu

BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Informasi bagi kehidupan manusia sangatlah penting, informasi adalah
pengetahuan seseorang tentang situasi yang terjadi disekeliling manusia karena
tanpa adanya informasi kehidupan manusia akan terhambat. Ada 3 komponen
yang menjadi factor pendorong terjadi masyarakat informasi yaitu dinamika
informasi dan komunikasi, perkembangan dalam teknologi computer dan
perkembangan dalam teknologi komunikasi.
Penyampaian informasi merupakan kegiatan penting dari kehumasan,
informasi di organisasi disampaikan untuk Stakeholder sebagai posisi yang harus
dipenuhi kebutuhan informasinya. Humas bertugas dalam menyampaikan
informasi
bertujuan
untuk
menjalin
hubungan
baik,
harmonis
denga
Stakeholdernya.
Pada era globalisasi yang semakin maju dan berkembang, kebutuhan
akan informasi menjadi sangat signifikan. Dunia komunikasi dipenuhi dengan
beragam informasi yang kompleks. Informasi-informasi dapat berasal dari
internal, eksternal atau stakeholder organisasi. Penyampaian informasi dikelola
secara baik akan membawa pengaruh yang positif bagi perusahaan.
1 http://digilib.mercubuana.ac.id/
2 Salah satu kegiatan yang dilakukan oleh public relations adalah
menyebarkan informasi tentang perusahaan kepada karyawan. Informasi yang
disampaikan berupa kebijakan manajemen dan beberapa info mengenai kegiatan
internal organisasi. Untuk itu, setiap organisasi memerlukan media untuk
berkomunikasi dengan para karyawan.1
Suatu komunikasi dapat dikatakan efektif apabila individu berhasil
menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Dalam hal ini adalah penggunaan
media-media yang digunakan oleh organisasi, mampu memberikan berita-berita
actual seputar internal perusahaan kepada para penggunanya baik public internal
dan eksternal. Banyak perusahaan menciptakan media-media dalam berbagai
bentuk, seperti halnya media social, media cetak dll.
Jika kegiatan komunikasi akan tepat sasaran dan menggunakan media
yang tepat pula, diharapakn informasi yang disampaikan oleh pelaku
komunikasi/praktisi public relations harus jelas sesuai dengan khalayak yang
dituju. Kegiatan komunikasi merupakan tolak ukur bagi perusahaan/lembaga yang
mengharapkan agar pesan yang disampaikan tepat kegiatan inilah diharapkan
praktisi
public
relations
sebagai
ujung
tombak
mampu
memberikan
informasi/pesan kepada khalayak.
Semua kegiatan yang dilakukan oleh Humas di suatu organisasi
berdasarkan fungsi dari kehumasan, menjalankan kegiatan program-program yang
terdapat di organisasi dengan kepemimpinan, kerjasama antar bawahan, dan
1
Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, 2000, Hal.92
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3 kesepakatan.
Hal tersebut dilakukan dengan
“Manajemen Komunikasi”
komunikasi yang terdapat di Humas agar menimbulkan suatu makna yang
dimengerti dikedua belah pihak terutama pimpinan dan bawahannya.
Kini manfaat dan keberadaan public relations mulai terasa di berbagai
organisasi. Setiap organisasi mulai membutuhkan kehadiran insan public relations
untuk menangani setiap masalah, memudahkan bersosialisasi dengan stakeholdernya, membina hubungan dengan stakeholders-nya, dan menjalankan programprogram kehumasan.
Stakeholder merupakan pihak yang penting bagi public relations. Tentu
saja mereka harus mendapatkan informasi yang penting secara terus-menerus
melalui kegiatan komunikasi. Bukan hanya komunikasi yang harus dilakukan oleh
seorang public relations, melainkan juga dengan cara apa komunikasi dilakukan
berjalan dengan efektif.
Aktivitas utama Humas salah satunya adalah melakukan fungsi-fungsi
“manajemen komunikasi” antara organisasi/lembaga yang diwakilinya dengan
public sebagai khalayak sasarannya. Khususnya dalam usaha untuk mencapai citra
positif menciptakan kepercayaan dan membina hubungan baik dengan stakeholder
atau audiencenya, dengan membangun identitas dan citra korporat (building
corporate identity and image). Jadi manajemen komunikasi merupakan kerangka
kerja dari suatu manajemen adalah sesuatu yang menunjukkan adanya pembagian
tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan dan bawahan
dalam suatu sistem manajemen modern.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
4 Dalam sebuah organisasi ada orang yang kemampuannya diklasifikasikan
sebagai pemimpin dan ada pula yang diklasifikan sebagai bawahan. Jadi
manaejemn komunikasi merupakan kegiatan penyampaian instruksi di satu pihak
dan pelaksanaan kewajiban di lain pihak. Dengan kata lain manajemen
komunikasi adalah alat, bukan merupakan tujuan dari suatu organisasi.
Manajemen komunikasi dilakukan dengan komunikasi dalam organisasi
kekaryaaan dapat ditinjau dari dua aspek yang salah satunya adalah Aktivitas
komunikasi diantaranya : level Top terdapat penyampaian informasi, pelaksanaan,
level Middle diantaranya : Penyampaian, pelaksanaan, level Karyawan
diantaranya : penyampaian, pelaksanaan dan melakukan tugas.
Pengelolaan komunikasi merupakan sebuah rangkaian pesan yang
disiapkan untuk melakukan proses penyampaian komunikasi kepada pihak terkait
atau lawan bicara atau komunikan. Sebuah pesan yang sudah dirancang yang
dapat menimbulkan makna dikedua belah pihak, agar komunikasi dan pesan dapat
dimengerti dan juga dapat disampaikan lagi kepada komunikan lainnya.
Tujuan dari perusahaan/organisasi adalah agar pesan yang disampaikan
tepat sasaran dan tentu saja mengharapkan adanya umpan balik yang baik dari
mereka terhadap perusahaan atau departemen. Adanya respon/umpan balik, baik
positif maupun negative, dari khalayak merupakan salah satu keberhasilan dari
praktisi public relations dalam melakukan kegiatan komunikasi. seorang praktisi
public relations biasanya dalam menjalin hubungan agar tepat pada sasaran, yaitu
membuat media public relations baik internal maupun eksternal yang bertujuan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
5 untuk melihat sejauh mana pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh
perusahaan/organisasi diterima dengan baik kepada khalayaknya.
Sasaran/khalayak public relations adalah public intern (internal public)
dan public ekstern (external public). Public intern adalah orang-orang yang
berbeda tercakup oleh organisasi, seluruh pegawai muali dari staf sampai
karyawan bawahan (dalam perusahaan termasuk antara lain pemegang saham).
Sementara public ekstern adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang
ada hubungannya dan yang diharapkan ada hubungannya.2 Tentu saja
berkomunikasi dengan public/khalayak/stakeholders-nya perlu menggunakan
media yang bisa menyampaikan pesan atau kebijakan perusahaan/organisasi.
Dalam organisasi/perusahaan, media sangat diperlukan karena media
dapat menjangkau dan berfungsi sebagai penyebaran informasi cepat dan mudah,
antara lain menyalurkan kegiatan-kegiatan positif perusahaan/organisasi. Tidak
hanya itu, public relations akan merasa puas apabila media-media yang digunakan
bisa memberikan manfaat yang besar bagi stakeholder-nya.
Stakeholder merupakan bagian yang penting bagi perusahaan/organisasi,
informasi akan bisa terjangkau melalui media public relations. Media public
relations sangat dibutuhkan bagi perusahaan/organisasi yang tentu saja bertujuan
sebagai sarana atau penghubung bagi perusahaan/organisasi dengan stakeholdernya. Media public relations mencakup media internal dan media eksternal.
2
Onong Uchajana Effendy. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Mandar Maju. 1993.
Hal: 110
http://digilib.mercubuana.ac.id/
6 Proses Pengelolaan Informasi yang dilakukan oleh Humas melalui
perencanaan terlebih dahulu dengan bentuk kegiatan rapat yang dimana rapat
tersebut diikuti oleh Kepala pimpinan dan staff Biro sek univ dan Humas
Universitas Mercu Buana. Rapat tersebut bertujuan untuk memberikan informasi
penting yang terdapat di Universitas Mercu Buana, untuk melaksanakan kegiatan
yang direncanakan kedepannya yaitu tujuan dari Universitas Mercu Buana.
Media-media yang terdapat disetiap organisasi adalah media yang
diterbitkan ubtuk keperluan public di dalam organisasi, maupun diluar organisasi,
terutama para stakeholder yang sehari-harinya memerlukan sebuah informasi
suatu berita mengenai perusahaan/organisasi. Melalui media-medialah, para
stakeholder mendapatkan informasi dengan mudah dan cepat mengenai kegiatankegiatan internal perusahaan/organisasi.
Media memiliki peran yang sangat penting karena merupakan bentuk
kegiatan informasi yang di rangkai sedemikian rupa, sangat membantu humas di
perusahaan dalam menginformasikan kegiatan, informasi, berita penting mengenai
perusahaan / organisasi untuk di publiskasikan. Media komunikasi yang
digunakan disini pun sangat beragam. Perusahaan harus dapat memilih secara
tepat media apa yang akan digunakan dan dinilai paling efektif untuk kepentingan
korporasi dalam mencapai tujuan atau sasaran yang ditentukan.
Pemilihan disini harus benar-benar dipikirkan secara matang karena
media komunikasi ini sangat menentukan keefektifan suatu penyampaian pesan.
Hampir di semua media memilki peran yang sangat penting dan efektif, dengan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
7 tetapi pihak organisasi terutama humas dapat menempatkan dengan tepat
informasi disampaikan. Sepertinya halnya media cetak terbatas namun jelas,
media online tidak terbatas tetapi harus selalu memberikan berita terbaru kegiatan
internal organisasi tersebut.
Universitas Mercu Buana selalu memberikan informasi dalam memenuhi
kebutuhan informasi bagi stakeholder-nya merupakan suatu keharusan karena
dengan kegiatan penyampaian informasi tersebut, masyarakat akan tahu tentang
informasi seputar kegiatan internal yang terdapat di Universitas Mercu Buana
mulai dari informasi Akreditasinya, prestasi Akademik dan non Akademik
kampus, dan kegiatan-kegiatan lainnya dimana terdapat nilai berita yang dapat
menarik para stakeholder-nya.
Adanya media yang digunakan Universitas Mercu Buana ini bisa
memberikan pengetahuan serta informasi kepada stakeholder-nya dan juga
memberikan hiburan ringan kepada stakeholder-nya, sehingga membuat media
publikasi merupakan bagian terpenting bagi humas Universitas Mercu Buana
Jakarta.
Universitas Mercu Buana sangat menyadari kebutuhan akan informasi
bagi stakeholder-nya merupakan hal yang penting. Demi mewujudkan hal ini,
Humas Universitas Mercu Buana memanfaatkan media-media sebagai sasaran dan
juga merupakan menjalankan tugas wajib seorang Humas/Public Relations dalam
pemenuhan informasi. Media yang digunakan pada Humas Universitas Mercu
http://digilib.mercubuana.ac.id/
8 Buana ini adalah Web kampus, newsletter, media social terdapat Facebook dan
Twiiter, Spanduk, Poster dll.
Media-media tersebut dibuat dengan tujuan agar para stakeholder
mendapatkan informasi yang jelas dan akurat. Salah satu media yang aktif dalam
pemberian informasi adalah Web kampus Universitas Mercu Buana. Web ini
sangat dikelola oleh Universitas Mercu Buana dalam memberikan informasi di
web ini terdapat video company profile, budaya kerja UMB, berita hal mengenai
Universitas Mercu Buana dari event, seminar, acara silahturahmi, kuliah umum
dan lain-lain pemberitaan ini jelas dan akurat karena 5H+1H jelas. Web juga
terdapat gambar atau foto aktivitas yang dilaksanakan oleh Universitas Mercu
Buana, fasilitas, profil dan lain sebagainya yang dapat dibaca oleh pihak internal
dan eksternal.
Selain memberikan informasi kepada stakeholder Universitas Mercu
Buana, diharapkan humas Universitas Mercu Buana dapat selalu mengembangkan
informasi-informasi dan dapat menjangkau pada setiap jamannya dalam new
media agar dapat terus memberikan informasi mengenai Universitas Mercu Buana
kepada stakeholder-nya, dan mampu mempertahankan reputasi dan citra dari
Universitas Mercu Buana atas pemenuhan informasi bagi stakeholder yang
berjalan efektif.
Alasan peneliti ingin melakukan penelitian di Universitas Mercu Buana,
karena menurut peneliti kampus Universitas Mercu Buana merupakan salah satu
kampus yang memiliki divisi Humas khusus di organisasinya. Universitas Mercu
http://digilib.mercubuana.ac.id/
9 Buana kampus yang aktif dalam memberikan informasi mengenai kegiatankegiatan internalnya, dari informasi yang diberikan terdapat Humas UMB yang
mengelola informasi-informasi tersebut. Pengelolaan Informasi yang dilakuka di
Humas berdasarkan hasil dari penyampaian komunikasi yang tepat kepada pihak
terkait yang mebantu proses Pengelolaan Informasi untuk memenuhi kebutuhan
informasi bagi Stakeholdernya. Penyampaian komunikasi dan pesan dari pihak
pimpinan dan bawahan, proses tersebut dilakukan agar kegiatan menyampaikan
informasi yang dikelola sesuai yang diharapkan organisasi.
Maka dari itu perencanaan tersebut pihak Humas diawali dengan
melakukan kegiatan rapat, rapat tersebut selain menyampaikan kebijakan juga
terdapat terjadi diskusi, persetujuan survey antar pimpinan dan karyawan sebagai
peserta
rapat.
Hasil
dari
rapat
merupakan
keputusan
bersama
untuk
meindaklanjuti kedepannya bagaimana organisasi berlangsung, Humas sudah
membuat prosedur diantaranya melakukan fungsi Humas yaitu “Manajemen
Komunikasi”.
Stakeholder yang dimaksud adalah pihak internal dan pihak eksternal,
pihak internal diantaranya adalah para pemimpin organisasi seperti Ketua
Yayasan, wakil yayasan, Rektor, Wakil Rektor para pimpinan-pimpinan
Univeristas Mercu Buana, terdapat juga karyawan, dosen dan mahasiswa. Pihak
eksternal ini siapa saja bisa melihat atau membaca sebuah informasi yang terdapat
di Universitas Mercu Buana, namun sasaran tepat salah satunya adalah para orang
tua, karena orang tua juga sangat selektif dalam menentukan masa depan anaknya
dalam memberikan suatu pendidikan, orang tua yang membaca pemberitaan yang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
10 terdapat diperguruan tinggi bagaimana menilai sebuah kampus yang memiliki
akreditasi baik, bidang Akademik dan non Akademik-nya bagus, dan kegiatankegiatan yang terdapat di perguruan tinggi tersebut memicu persepsi para
pembacanya mengenai kampus Universitas Mercu Buana.
Universitas Mercu Buana merupakan perguruan tinggi swasta yang
memiliki banyaknya prestasi, dan paling sering memberitakan suatu kegiatannya
ke media-media termasuk media tv, dengan adanya pengeloaan informasi yang
terus dilakukan oleh pihak Humas Universitas Mercu Buana dalam menjalankan
kewajibannya tugasnya membangun kepercayaaan dan simpatik masyarakat akan
bisa menyatukan dan memenuhi kebutuhan informasi stakeholder-nya.
Selain itu sumber informasi dikelola oleh pihak Humas memberitakan
mengenai kegiatan-kegiatan UMB yang telah diselenggarakan, dalam proses
pengelolaan informasi tersebut berita berisikan informasi jelas dilengkapi dengan
5W+1H. Upaya yang dilakukan oleh humas semata-mata untuk tetap
mempertahankan eksistensi kampus Universitas Mercu Buana tetap dalam
reputasi dan citra yang dikenal baik. Berita yang disampaikan juga dapat menarik
simpatik para khalayak dalam persepsi masyarakat mengenai UMB, penilaian
yang positif melekat pada UMB.
Terkait dengan tujuan Universitas Mercu Buana dalam pemenuhan
kebutuhan informasi, keberadaan media-media yang terdapat di Universitas
Mercu Buana memberikan manfaat yang sangat positif bagi stakeholder-nya.
Namun, jika penggunaan media-media tidak dikelola dan disajikan dengan baik,
http://digilib.mercubuana.ac.id/
11 kemungkinan arus informasi antara lembaga dengan stakeholder-nya akan
mengalami hambatan.
Pengelolaan dan penyajian media yang digunakan yang baik tidak hanya
mendukung citra lembaga. Namun, juga dapat menjadi tolak ukur keberhasilan
perguruan tinggi dalam upaya pembentukan citra positif. Hal ini yang mendorong
peneliti untuk mengkaji persepsi stakeholder Universitas Mercu Buana terhadap
media-media publikasi, khususnya menyajikan informasi bagi stakeholder internal
dan eksternal.
Pada saat perusahaan yang keadaannya tidak stabil namun humas di
perusahaan haruslah extra kerja keras dalam mengelola informasi agar perusahaan
tidak berdampak drastis dalam menghadapi era globalisasi. Humas Universitas
Mercu Buana pasti akan mendapatkan suatu kendala dalam menjadi tugasnya,
seperti kurangnya koordinasi dari fakultas-fakultas, atau unit-unit yang sedang
atau membuat program acara, tanpa adanya pemberitahuan. Maka dari itu pihak
humaslah yang selalu berinisiatif untuk mencari info agenda suatu acara. Karena
sekecil
acara
yang
diselenggarakan
tetaplah
tugas
humas
untuk
mempubliskhasikan ke pihak internal dan eksternal agar dapat memberi
pengetahuan.
1.2
Fokus Penelitian
Adanya keterbatasan yang dimilki peneliti baik tenaga, dana dan waktu.
Agar hasil penelitian lebih terfokus karena luasnya masalah penelitian yang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
12 diteliti, peneliti melakukan focus penelitian untuk menetapkan batasan masalah
yang akan diteliti. Peneliti melakukan penelitian terhadap organisasi di humas
diantaranya :
1. Perencanaan pengelolaan informasi kegiatan internal oleh humas
Universitas Mercu Buana
2. Pengelolaan isi berita (informasi) kegiatan internal melalui berbagai
media
3. Pemilihan atau penggunaan media-media komunikasi
4. Hasil pengelolaan informasi (pemenuham kebutuhan informasi)
internal dan eksternal
5. Umpan balik dari stakeholder internal dan eksternal.
1.3. Tujuan Penelitian dan Kegunaan Penelitian
1.3.1 Tujuan penelitian
Berkaitan dengan latar belakang masalah dan perumusan masalah diatas
maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui, mendeskripsikan,
menggambarkan dan menguraikan humas Universitas Mercu Buana dalam
mengelola informasi kegiatan internal dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi
Stakeholdernya.
1.3.2. Kegunaan Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan mampu menjadi acuan bagi Humas atau
Public Relations yang khususnya dibidang kehumasan yang diharapkan dapat
http://digilib.mercubuana.ac.id/
13 menjalankan profesinya dengan baik sehingga mampu menjalin hubungan baik
dan harmonis kepada pihak internal maupun eksternal, khususnya informasi yang
selalu update untuk keperluan pihak internal dan eksternal dalam kebutuhan
informasi khususnya dalam pemberitaan kegiatan internal yang dapat di asumsi.
Dapat memicu organisasi untuk dapat menginformasikan kegiatan
internal di perusahaan demi menambah reputasi pada perusahaan dengan diisi
berita dengan kegiatan positif.
1.3.2.1. Manfaat Teoritis / Akademis
Penelitian diharapkan dapat memberikan ilmu pengetahuan yang
bermanfaat serta menambah wawasan yang luas di bidang kehumasan, khususnya
yang berkaitan dengan strategi humas dan …, penelitian ini diharapkan juga
sebagai suatu bahan pelengkap wawasan ditambah dengan penelitian-penelitian
terdahulu maupun yang akan dilakukan pada masa yang akan datang.
1.3.2.2. Kegunaan Praktis
Hasil penelitian dapat memberikan sebuah masukan dan saran maupun
sebagai referensi bagi Public Relations atau Humas yang bergerak dibidang
kehumasan mengenai peran dan fungsinya, khususnya dalam mengelola kegiatan
internal menjadi sumber informasi di semua media.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
14 Penelitian ini juga diharapkan dapat membantu memberikan gambaran
yang lebih luas mengenai salah perusahaan jasa yang begerak dalam bidang
pemenuhan kebutuhan informasi untuk sehari-sehari yaitu Universitas Mercu
Buana.
Hasil penelitian ini juga diharapkan juga menjadi acuan untuk organisasi
bagian kehumasan agar dapat lebih kreatif dalam mengelola informasi menjadikan
sebuah berita yang efektif dan menarik bagi khalayaknya, karena setiap organisasi
menyampaikan pemberitaan mengenai kegiatan internal yang terdapat di
perusahaan akan suatu timbul persepsi dari masyarakatnya itu sendiri, terutama
pandangan masyarakat kepada perusahaan apakah negative atau positif untuk
perusahaan.
1.3.2.3 Manfaat Sosial
Hasil penlitian diharapkan dapat menjadikan sebuah masukan baru dan
dapat dipraktekkan langsung dalam kegiatan social yang berkaitan dengan
kehumasan. Kegiatan yang dapat menjalin hubungan baik dengan khalayak luas
agar ikut berpatisipasi dalam organisasi, khususnya dalam saling memberi
informasi, ahar dapat menjalin hubungan harmonis diantara organisasi dan
stakeholdernya.
Penelitian ini juga diharapkan dapat memicu yang bergerak di bidah
Humas/PR dalam melakukan proses kegiatan social dalam memberikan informasi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
15 agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti dan dipahami, sehingga tidak ada
hambatan yang besar dalam mengelola informasi.
http://digilib.mercubuana.ac.id/