KERJA PRAKTEK APARTEMEN VERANDA

Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1
Struktur Organisasi
3.1.1 Organisasi dan Pihak yang terkait
Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak-pihak
yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masingmasing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi
yang terdiri dari organisasi-organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai
hak dan kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada
pembangunan
Proyek
Apartement
Vittoria
Residences,
organisasi-
organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi
perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut :
1.
Pemilik (Owner)
Yaitu perorangan atau badan hukum ( Pemerintah / swasta ) yang
mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang
dimilikinya baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan
tertentu tidak dapat mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau
menyampaikan keinginan kepada perencana ahli agar dapat merencanakan
dan merancang pembangunan tersebut. Pada proyek Apartement Vittoria
Residences yang bertindak sebagai owner adalah PT. Duta Indah Kencana.
III - 1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi :
a.
Menyediakan dana pembangunan proyek
b.
Mengadakan pembebasan tanah.
c.
Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek
konstruksi tersebut (IMB).
d.
Mengadakan
pembayaran
atas
pekerjaan
yang
telah
selesai
dilaksanakan sesuai dengan kontrak.
e.
Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan
maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan
mereka (kontrak).
f.
Menyetujui
dan
menolak
perubahan
pekerjaan
(tambahan
/
pengurangan pekerjaan).
g.
Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan
pekerjaan, waktu dan biaya.
h.
Menghadiri rapat - rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat
memantau perkembangan proyek.
2.
Managemen Konstruksi (MK)
Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk
mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar-benar dilaksanakan
sesuai aturan dan desain yang ada. Dalam hal ini PT. Duta Indah Kencana
sebagai Project Management Konstruksi.
III - 2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
3.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Konsultan Perencana
Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak
dibidang jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang,
merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut
diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner.
Pada proyek Apartement Vittoria Residences jasa konsultan pada
bidang struktur ditunjuk PT. Recta Optima.
Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi :
a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat
perencanaan
mengenai
desain,
masukan
dan
kekuatan
konstruksi,
dan
scheduling.
b. Memberikan
usulan
mengenai
konstruksi
pendukung bangunan.
c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak
sesuai dengan kondisi di lapangan.
d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi
tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.
e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada
perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.
4.
Kontraktor
Yaitu perseroan atau badan hukum (pemerintah / swasta) atau pihak-
pihak yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan
berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh
III - 3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
pelaksana lain (sub kontraktor). Pada proyek Apartement Vittoria
Residences ini yang bertindak sebagai Kontraktor Utama adalah PT.
Totalindo Eka Persada.
Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi :
a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan
mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang.
b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan
kepada pengawas setiap ada perubahan.
c. Menyediakan alat-alat yang dipergunakan, memperbaikinya
apabila
rusak
dan
jika
pekerjaan
telah
selesai
wajib
menyingkirkan alat-alat tersebut dan membersihkan bekasbekasnya.
d. Menyusun
dan
memperhitungkan
keperluan
dana
untuk
membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan.
e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang
bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian bagian pekerjaan.
f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang
akan dipakai.
g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan
dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem
pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi
operasional pengendalian waktu dan mutu.
h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.
III - 4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi yang terlibat pda aktivitas diatas disusun dalam
bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas
digambarkan secara umum dalam sekema pada gambar 3.1.1.a :
Struktur organisasi pada proyek ini bisa dilihat pada gambar 3.1.1.b :
PEMILIK PROYEK
PT. Duta Indah Kencana
KONSULTAN PERENCANA
PT. Recta Optima
KONTRAKTOR UTAMA
PT. Totalindo Eka Persada
KONSULTAN PENGAWAS
PT. Duta Indah Kencana
KONSULTAN ARSITEKTUR
Indo Mega Architect
KONSULTAN M & E
PT. Adhicipta Prajawidya
SUB KONTRAKTOR
BEKISTING
: PT. MAI
III - 5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.1.2 Tinjauan Proyek
Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Veranda Residences
ini owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak -pihak yang
terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka
pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan
dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan
dengan beberapa cara, antara lain :
1.
Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka
untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang
berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau
media elektronika.
2.
Pelelangan Terbatas
Pelelangan
terbatas
merupakan
jenis
pelelangan
yang
hanya
memberikan kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan
bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
3.
Penunjukan Langsung
Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh
rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang
memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan
suatu proyek yang ditawarkan.
III - 6
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Pada pelaksanaan proyek pembangunan ini pelelangan dilakukan
dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak yang
terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana
masing - masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya
masing - masing.
3.1.3 Tahap Kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak
pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah
pemberi tugas (owner) menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan.
Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan
surat pelulusan pekerjaan / surat perintah kerja (gunning).
Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan
kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur
dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lumpsump.
Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan
lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu
dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas :
1. Surat perjanjian (kontrak)
2. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang
3. Surat penawaran
4. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui Spesifikasi
teknis dan gambar-gambar
III - 7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
5. Berita acara hasil lelang
6. Berita acara pembukaan penawaran
7. Berita acara penjelasan
8. Syarat - syarat umum kontrak
9. Syarat - syarat khusus kontrak
10. Jaminan pelaksanaan dan lain - lain yang dipersyaratkan.
Ada beberapa jenis sistem kontrak yang di kenal selama ini, antara lain :
1. Kontrak Unit Price
Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah
ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang
telah dikerjakan.
2. Kontrak Lump Sum Fixed
Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan
oleh Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilih yang
menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah
kurang.
3. Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus
and Fee Contract)
Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan
mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung
laba dan biaya - biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan
penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata.
III - 8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
4. Kontrak Owner Builder
Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai
Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan
sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor.
5. Kontrak Design and Build
Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan
spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan
mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab penuh
baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan pada saat
proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya.
Pada
pelaksanaan
proyek
pembangunan
Apartement
Vittoria
Residences ini sistem kontrak yang digunakan ialah sistem Lum Sump
Fixed Price. Yaitu dimana sistem kontrak diawal sudah diketahui tentang
apa-apa saja yang akan dikerjakan sehingga diketahui berapa besar
anggaran yang akan digunakan untuk biaya pembangunan proyek
tersebut. Bisa saja di tengah-tengah perjalanan proyek terjadi perubahan
pekerjaan tetapi harus disetujui antara owner dengan kontraktor tersebut.
III - 9
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.2 Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara
umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana,
material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa
secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan
(specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Manajemen proyek
mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan
awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil
pembangunan.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan ini tahapan kegiatan tersebut dibagi
menjadi
empat
bagian
yaitu
perencanaan
(planning),
pengorganisasian
(organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling).
1.
Perencanaan (Planning)
Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari
bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar
perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan.
Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda
pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan
dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan
dianggarkan.
III - 10
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
2.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Pengorganisasian (organizing)
Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan
menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan,
termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi.
Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana
pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan
(designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masingmasing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang
sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan.
3.
Pelaksana (Actuating)
Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan
di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan
dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara
unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga
masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan
selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah
disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari
salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan.
4.
Pengendalian (Controlling)
Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil
pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu
yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas
sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan
III - 11
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Apartement Vittoria Residences
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan,
pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan.
Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses
olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain :
pelaksanaan tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari
material yang akan digunakan tersebut, pembuatan master schedule
(daily/weekly/monthly report). ‘S’ curve actual dan sebagainya untuk
pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya.
Grafik kurva S terlampir.
III - 12
http://digilib.mercubuana.ac.id/