1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi dan sistem informasi pada saat ini sangat
memungkinkan manusia untuk bekerja secara cepat, tepat, dan akurat. Hal tersebut
berbeda dengan beberapa dasawarsa lalu, ketika sistem informasi komputer belum
terlalu populer seperti pada saat ini, karena perkembangan teknologi pada saat itu
belum mendukung sistem informasi yang canggih.
Namun, pada masa kini hampir sebagian besar perusahaan memerlukan suatu
sistem informasi yang dapat mendukung dan mempermudah proses bisnis
perusahaan. Salah satu sistem yang diperlukan perusahaan adalah sistem informasi
akuntansi untuk manajemen sumberdaya manusia (Human Resources Management).
Dengan jumlah sumberdaya manusia yang sangat banyak yang dimiliki oleh
perusahaan, tentunya perusahaan memerlukan suatu sistem penggajian yang dapat
secara cepat dan tepat menghitung gaji para karyawan setiap bulannya. Kaur dan
Grover (2012 : 55) dalam jurnal yang berjudul Computer Based Payroll System
Implementation For E-Governance at Punjab Agricultural University, mengatakan
bahwa, “Payroll is a critical operation for every organization to pay employee
accurately their salary and emoluments on time”. Kesimpulan yang dapat diambil
dari jurnal tersebut adalah keakuratan pembayaran gaji karyawan merupakan bagian
penting dari kegiatan operasional setiap perusahaan.
Sistem penggajian yang digunakan juga harus memiliki pengendalian internal,
sehingga tidak dapat diakses dan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung
jawab, serta mengurangi potensi terjadinya kecurangan ataupun manipulasi data
terkait dengan proses penggajian. Othman, et al (2014 : 60) dalam jurnalnya yang
berjudul Control Activities in the Payroll Process: A Case Study on the Malaysian
Public Sector, mengungkapkan bahwa, “Payroll frauds come under a number of
guises that can be broadly categorized into four types namely ghost employee,
falsified hours and salary, commission schemes and false worker’s compensation
claims. A ghost employee is someone on the payroll system who does not exist as a
worker in an organization”. Menurut Saraswati, Rahayu, dan Husaini (2014 : 2) ,
1
2
dalam jurnal yang berjudul Analisis Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan
Karyawan Dalam Usaha Meningkatkan Pengendalian Intern Perusahaan, menyatakan
bahwa, “Pengendalian intern dapat dilaksanakan dengan baik apabila terdapat
struktur organisasi yang jelas antara pemisahan tugas dan tanggung jawab masingmasing bagian, pencatatan yang sistematis untuk setiap transaksi keuangan,
pengawasan yang rutin dari atasan kepada bawahan, kebijakan dan prosedur
pengamanan, menangkap serta mengkomunikasikan informasi yang diperlukan oleh
karyawan untuk melaksanakan tugasnya, juga kegiatan evaluasi untuk menilai
seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan.” Kesimpulan dari kedua jurnal tersebut
adalah kecurangan penghitungan gaji dapat terjadi karena adanya kelemahan dalam
sistem pengendalian pada proses penggajian.
Dengan menggunakan suatu sistem penggajian yang dapat menghasilkan
laporan secara terkomputerisasi dan sistematis, maka perusahaan akan memperoleh
kemudahan dalam melakukan proses penghitungan gaji, mempercepat proses
penghitungan gaji, dokumentasi laporan-laporan terkait penggajian yang lebih rapi,
mengurangi potensi kecurangan pada proses penggajian, serta mempermudah
manajemen perusahaan dalam proses pengambilan keputusan. Singh (2014 : 957)
dalam jurnalnya yang berjudul Implementation and Development of a Proposed
Payroll System, mengatakan bahwa, “Accuracy is an important objective of a payroll
system, because employees are entitled to be fairly compensated for the work they
have done, and a company's financial well-being depends on not overpaying
employees for the time they have worked. Accuracy in payroll operations can save
the hassle of time-consuming reconciliations as well as the expense of penalties”.
Inti dari jurnal tersebut adalah karyawan harus memperoleh kompensasi yang adil
atas pekerjaan yang telah mereka lakukan, oleh karena itu akurasi merupakan tujuan
penting dari sistem penggajian.
PT. Asia Tradepoint Futures merupakan perusahaan investasi atau perusahaan
broker keuangan yang berpusat di Jalan HR Rasuna Said, Kuningan, Jakarta. Jenis
investasi keuangan yang disediakan oleh PT Asia Tradepoint Futures diantaranya
adalah index futures, forex dan komoditi. Saat ini, PT Asia Tradepoint Futures
memiliki karyawan tetap sebanyak 76 orang dan karyawan tidak tetap sebanyak 39
orang. Dengan jumlah karyawan tersebut, PT Asia Tradepoint Futures masih belum
memiliki suatu sistem penggajian yang mempermudah proses penghitungan gaji
karyawan. Proses penghitungan gaji karyawan saat ini menggunakan spreadsheet
3
dari Microsoft Excel, beberapa kesulitan dan keterbatasan yang dihadapi diantaranya
adalah potensi kesalahan kalkulasi gaji karyawan, informasi gaji karyawan beresiko
di akses oleh pihak yang tidak berwenang, dan proses perhitungan gaji yang
membutuhkan waktu lama dikarenakan belum terintegrasinya sistem absensi dengan
proses penggajian di perusahaan.
Oleh karena itu, dengan adanya suatu sistem
informasi akuntansi penggajian pada PT Asia Tradepoint Futures, diharapkan
perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas ketika melakukan proses
penggajian, selain itu keamanan data dan informasi gaji karyawan dapat lebih
terjamin.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang ada pada PT. Asia
Tradepoint Futures, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul
penulisan,
“ANALISIS
DAN
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT ASIA TRADEPOINT FUTURES”.
Dengan adanya penelitian ini, penulis berharap dapat memberikan manfaat dan solusi
bagi perusahaan, sehingga setidaknya dapat membantu mengurangi permasalahanpermasalahan yang ada pada sistem penggajian perusahaan.
.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan pada sub-bab 1.1,
maka dihasilkan identifikasi masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses penggajian yang sedang berjalan pada PT Asia
Tradepoint Futures?
2. Apa masalah yang dihadapi pada proses penggajian yang sedang
berjalan?
3. Solusi apa yang diusulkan untuk mengatasi atau meminimalisir
masalah pada proses penggajian yang dihadapi oleh PT Asia
Tradepoint Futures?
1.3 Ruang Lingkup
Untuk ruang lingkup pembahasan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1) Proses penggajian karyawan yang meliputi:
a. Pencatatan waktu kehadiran karyawan.
4
b. Perhitungan gaji pokok, tunjangan, uang makan, dan uang lembur
karyawan.
c. Pemotongan gaji berdasarkan cicilan pinjaman karyawan.
d. Pemotongan gaji berdasarkan pajak penghasilan pasal 21 (PPh 21).
e. Pembayaran gaji karyawan.
2) Pengendalian internal pada proses penggajian yang meliputi:
a. Verifikasi pada saat melakukan pengajuan pinjaman.
b. Verifikasi pada saat melakukan pengajuan cuti.
c. Verifikasi pada saat pengajuan lembur.
d. Pembatasan hak akses.
3) Pembuatan laporan-laporan dan jurnal yang meliputi:
a. Laporan kehadiran karyawan, laporan gaji karyawan, laporan
kerja lembur karyawan, laporan cuti karyawan, dan laporan pajak
penghasilan terhutang.
b. Jurnal-jurnal umum pada proses penggajian.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah:
a) Menganalisis dan mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang
terdapat pada proses penggajian yang sedang berjalan dalam
perusahaan.
b) Memberikan saran dan rekomendasi perbaikan atas kelemahankelemahan yang terdapat pada proses penggajian yang sedang
berjalan dalam perusahaan.
c) Merancang suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang aman,
efektif, dan efisien bagi PT Asia Tradepoint Futures.
Sedangkan manfaat yang diharapkan dari penelitian ini, terbagi menjadi:
1. Manfaat bagi Perusahaan
a) Perusahaan memiliki suatu sistem informasi akuntansi penggajian
yang terintegrasi dan sistematis dalam proses penghitungan gaji
karyawan.
b) Mempermudah proses pengumpulan data-data yang berhubungan
dengan proses penghitungan gaji karyawan.
5
c) Meningkatkan pengendalian dalam proses penghitungan gaji
karyawan, sehingga dapat mengurangi resiko kesalahan dan
kecurangan manipulasi data pada proses penghitungan gaji
karyawan.
d) Perusahaan
dapat
menghasilkan
laporan-laporan
terkait
penggajian karyawan secara lebih efektif dan efisien, sehingga
proses pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat.
2. Manfaat bagi Penulis
a) Memberikan
pengetahuan
mengenai
penerapan
prosedur
penggajian di dalam perusahaan dan membandingkannya dengan
teori-teori yang telah penulis pelajari selama proses perkuliahan.
b) Meningkatkan kemampuan penulis dalam mengidentifikasi dan
menganalisis masalah yang ada pada perusahaan.
c) Sebagai sarana pembelajaran untuk memperluas pengalaman
penulis dalam bidang sistem informasi akuntansi, khususnya
sistem informasi akuntansi penggajian.
3. Manfaat bagi Pembaca
a) Memberikan gambaran umum mengenai proses penggajian pada
perusahaan.
b) Dapat digunakan sebagai referensi untuk mendukung penelitian
selanjutnya.
c) Diharapkan dapat memberikan inspirasi bagi pembaca, sehingga
dapat menghasilkan suatu penelitian mengenai sistem informasi
akuntansi penggajian yang lebih baik.
1.5 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini, meliputi:
1) Studi Pustaka
Dilakukan
melalui
proses
pengumpulan
dan
pembelajaran
berdasarkan teori-teori yang didapatkan dari buku, artikel, jurnal, dan
media informasi lainnya.
2) Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan melalui 2 proses, yaitu:
a) Observasi
6
Mengamati secara langsung dan mengumpulkan informasiinformasi terkait proses bisnis yang sedang berjalan di PT Asia
Tradepoint Futures.
b) Wawancara
Melakukan wawancara langsung dengan bagian keuangan dari
PT Asia Tradepoint Futures pada tanggal 22 Desember 2014,
guna memperoleh informasi terkait metode dan proses
penggajian yang digunakan oleh PT Asia Tradepoint Futures.
3) Metode Analisis dan Perancangan
Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode Object-Oriented Analysis and Design
with the Unified Process menurut (Satzinger, et al, 2005). Di dalam
Unified Process digunakan tiga fase, yaitu:
1. Inception Phase
Inception Phase bertujuan untuk mengembangkan perkiraan
visi dari sistem, membuat business case, menentukan ruang
lingkup, dan menghasilkan perkiraan kasar biaya dan jadwal.
2. Elaboration Phase
Elaboration Phase bertujuan untuk memperbaiki visi,
mengidentifikasi, dan mendeskripsikan semua persyaratan,
menyelesaikan ruang lingkup, merancang dan menerapkan
arsitektur inti dan fungsinya, mengatasi resiko tinggi, dan
menghasilkan perkiraan yang realistis untuk biaya dan jadwal.
3. Construction Phase
Construction Phase bertujuan untuk melanjutkan proses
perancangan dan implementasi, dimana fase ini meliputi
perincian kontrol sistem seperti validasi data, perbaikan
rancangan user interface, penyelesaian fungsi pemeliharaan
data, dan melengkapi fungsi help dan preference.
Sedangkan aktivitas perancangan akan menggunakan tools
pemodelan yang meliputi:
(1) Modeling and the Requirements Discipline:
a) Activity Diagram
b) Event Table
7
c) Use Case Diagram
d) Domain Model Class Diagram
e) Use Case Description
f) System Sequence Diagram
(2) The Design Discipline:
a) First-Cut Design Class Diagram
b) Completed Three-Layer Sequence Diagram
c) Updated Design Class Diagram
d) Persistent Object
e) Package Diagram
f) Story Board
g) Deployment Environment
h) Software Architecture
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan gambaran umum dari setiap bab
yang ada pada penulisan tugas akhir ini, diantaranya adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,
ruang lingkup yang dibahas, tujuan dan manfaat dari penulisan tugas akhir,
metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan dalam
melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT
Asia Tradepoint Futures.
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini membahas mengenai profile perusahaan, visi dan misi
perusahaan, struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang, kebijakan-kebijakan
perusahaan, dan prosedur sistem berjalan dalam perusahaan, serta masalah dan
usulan pemecahan masalah.
8
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini membahas mengenai analisis dan perancangan sistem informasi
akunntansi penggajian untuk PT Asia Tradepoint Futures, dimana analisis dan
perancangan tersebut menggunakan diagram UML (Unified Modeling Language)
dan tools pemodelan lainnya.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab terakhir ini membahas mengenai simpulan dari hasil analisis dan
perancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dilakukan, serta
memberikan saran yang diharapkan dapat membantu perusahaan agar dapat
melakukan pengembangan sistem di masa mendatang sesuai dengan perkembangan
zaman.