ERP - Library Binus

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Yen, H.R. & Chewn, S., Enterprise Resource Planning (ERP) muncul
ketika peningkatan proses dan keakuratan informasi menjadi isu strategis yang penting.
Penekanan pada supply chain management dan kemajuan teknologi informasi menciptakan
kebutuhan integrasi seluruh perusahaan (Amid, Bagheri, & Ghasrodashti, 2010, p77).
Menurut Mashari, sistem ERP bermanfaat dalam memberikan dukungan untuk
berbagai praktik bisnis terbaik, dalam memungkinkan implementasi dari praktik bisnis untuk
peningkatan produktivitas. ERP menggabungkan proses bisnis organisasi dan keseluruhan
organisasi teknologi informasi ke dalam satu sistem yang terintegrasi (Amid, Bagheri, &
Ghasrodashti, 2010, p76).
Proses bisnis telah berperan penting dalam memungkinkan integrasi aplikasi bisnis
dan kolaborasi pada beberapa organisasi. Untuk tetap mampu bersaing, perusahaan harus gesit
dalam menyesuaikan proses bisnis mereka dengan dinamika pasar yang selalu berubah
(Leymann, 2008).
Menurut Mahal, A.S. (2010, p46), blueprint proses bisnis harus mengarah ke depan
dan selaras dengan visi, tujuan strategis dan tujuan dari organisasi. Hal ini harus
menggambarkan arah jalannya organisasi, dengan tujuan untuk mengubah kondisi saat ini
menuju kondisi masa depan, berdasarkan prioritas dan strategi.
Perubahan proses bisnis melibatkan sejumlah analisis. Analisis-analisis tersebut
berupa analisis bagaimana proses bisnis beroperasi saat ini, bagaimana merancang ulang
proses tersebut untuk menghilangkan proses yang buruk, meningkatkan efisiensi, dan
bagaimana menerapkan perubahan proses dalam rangka untuk mendapatkan keunggulan
kompetitif. Hal ini karena perubahan proses bisnis telah menjanjikan keuntungan finansial
yang besar (Asgarkhani, & Patterson, 2012, p13).
PT. Sampoerna Agro Tbk. adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
agribisnis di Indonesia, yang mempunyai sejumlah anak perusahaan yang tersebar di pulau
Sumatera dan Kalimantan. Untuk mendukung proses bisnis di dalam perusahaan, PT.
Sampoerna Agro Tbk. telah mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning
(ERP) berbasis Microsoft Dynamics GP, salah satunya adalah modul procurement untuk
mendukung proses pembelian guna memenuhi kebutuhan bahan baku dan sumber daya
perusahaan.
1
2
Perusahaan harus mengidentifikasi tugas-tugas yang tidak perlu, penyebab
keterlambatan dan proses yang tidak efisien agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan
mendapatkan keunggulan kompetitf (Habib, M.N., 2013, p1).
PT. Sampoerna Agro Tbk. menyadari akan pentingnya manfaat yang diperoleh
dalam pemanfaatan sistem ERP yang telah berjalan saat ini, maka guna meningkatkan prosesproses didalam perusahaan, dan serta mempertahankan reputasi yang telah dicapai selama ini,
PT. Sampoerna Agro Tbk. sebagai salah satu perusahaan terkemuka dalam bidang agribisnis
di Indonesia ingin melakukan sebuah evaluasi pada ERP Microsoft Dynamics yang telah
berjalan saat ini khususnya pada modul Procurement, yang dilakukan sebagai salah satu
langkah dalam mengetahui apakah adanya kendala atau kelemahan yang terjadi pada prosesproses tertentu. Hal tersebut dilakukan untuk mencapai keunggulan kompetitif perusahaan
untuk pelanggan dalam menyediakan berbagai produk dalam bidang perkebunan dengan
produk yang beragam, yaitu Kecambah Kelapa Sawit, Minyak Sawit (CPO), Inti Sawit (PK),
Karet dan Sagu.
Oleh sebab itu, sebagai salah satu perusahaan yang kompleks, PT. Sampoerna Agro
Tbk. dapat melakukan analisis proses bisnis yang telah berjalan untuk mengidentifikasi
adanya kelemahan atau permasalahan yang terjadi. Analisis tersebut dapat didukung dengan
melakukan analisis value analysis serta Organizational Relationship Map (ORM), sehingga
akan terlihat permasalahan yang sedang terjadi di dalam perusahaan. Untuk menangani
kelemahan yang telah teridentifikasi, maka dapat dilakukan dengan memberikan solusi
perancangan ERP blueprint. Hasil dari perancangan ERP blueprint tersebut diharapkan dapat
memaksimalkan proses bisnis PT. Sampoerna Agro Tbk. dan meningkatkan efisiensi, baik
dari segi biaya dan waktu.
1.2
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas terbagi menjadi dua, yaitu mencakup tentang
ruang lingkup yang dibahas dan yang tidak dibahas.
a.
Ruang lingkup yang dibahas
Ruang lingkup yang dibahas mengacu pada proses bisnis dari modul
procurement yang terdapat pada PT. Sampoerna Agro Tbk., proses tersebut meliputi
Purchase Requisition, Request For Quotation, Purchase Order, Penerimaan Barang,
Transfer Barang sesama gudang, Invoice, Payment, dan Stock Opname.
3
Selain itu, ruang lingkup juga meliputi beberapa hal, yaitu pembahasan
mengenai PT. Sampoerna Agro Tbk., yang mencakup proses pembelian bahan baku
dan analisis sistem ERP Microsoft Dynamics GP modul procurement yang sedang
berjalan saat ini pada PT. Sampoerna Agro Tbk..
b.
Ruang lingkup yang tidak dibahas
Ruang lingkup yang tidak dibahas meliputi aktivitas perkebunan, pengolahan,
finance, accounting, dan budget.
1.3
Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai antara lain:
a.
Menganalisis kinerja proses bisnis modul procurement PT. Sampoerna Agro Tbk.
yang telah berjalan berbasis ERP Microsoft Dynamics GP.
b.
Menganalisis rancangan solusi mengenai permasalahan yang sedang terjadi pada
PT. Sampoerna Agro Tbk..
c.
Menuangkan usulan terhadap permasalahan yang terjadi pada PT. Sampoerna
Agro Tbk. ke dalam ERP blueprint.
Manfaat yang diperoleh antara lain:
a.
Informasi mengenai kelemahan atau kekurangan kinerja proses bisnis modul
Procurement yang telah berjalan pada PT. Sampoerna Agro Tbk..
b.
Usulan ERP blueprint mendukung penyebaran informasi yang lebih terintegrasi
sehingga memperlancar alur informasi dan memberikan data yang lebih akurat
pada PT. Sampoerna Agro Tbk..
1.4
Metodologi
Metodologi yang digunakan yaitu System Development Life Cycle (SDLC) dimana
berbagai metode dimanfaatkan pada setiap bagian, yang dijabarkan sebagai berikut:
1.
Metode Perencanaan
Dalam metode perencanaan hal yang dilakukan yaitu menyusun langkahlangkah awal untuk rencana kerja yang matang sehingga dapat mendukung
langkah selanjutnya.
2.
Metode Analisis
4
Melakukan proses penilaian dan identifikasi terhadap standar organisasi
dan proses bisnis yang telah berjalan menggunakan activity diagram. Dalam
metode analisis, metodologi yang digunakan yaitu value analysis digunakan
untuk menganalisis value yang ada, serta menggunakan Organizational
Relationship Map (ORM) untuk menganalisis hubungan aliran proses seluruh
departemen di dalam PT. Sampoerna Agro Tbk. Hasil analisis akan diturunkan
dalam tabel rancangan solusi yang diusulkan.
3.
Metode Desain
Merancang dan menghasilkan sebuah usulan ERP blueprint berdasarkan
identifikasi yang telah dilakukan pada fase analisis, dengan menggunakan
Unified Modeling Language Diagram (UML). UML diagram digunakan untuk
menggambarkan usulan perancangan ERP blueprint. UML diagram yang
dirancang antara lain Activity Diagram, Use Case Diagram, Domain Model
Class Diagram, dan Sequence Diagram. Serta usulan rancangan User Interface
(UI).
1.5
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan terdiri dari sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab pertama berisi uraian mengenai Latar Belakang Penulisan, Batasan Penelitian atau
Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi serta Sistematika Penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Pada bab kedua berisi uraian penjelasan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan
topik yang dibahas, seperti definisi Enterprise Resource Planning (ERP), Microsoft
Dynamics GP, dan Unified Modeling Language (UML). Landasan teori diambil dari
buku-buku atau sumber-sumber lainnya yang digunakan sebagai bahan referensi, serta
kerangka pikir yang dijadikan landasan awal dalam melakukan penulisan.
5
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Bab ketiga berisi uraian gambaran umum perusahaan yang terdiri dari profil
perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, value analysis,
Organizational Relationship Map (ORM), analisis activity diagram terhadap proses
bisnis yang telah berjalan, sehingga diketahui permasalahan yang terjadi di PT.
Sampoerna Agro setelah mengimplementasikan ERP Microsoft Dynamics GP, serta
usulan pemecahan masalah.
BAB 4 ERP BLUEPRINT
Bab keempat berisi usulan perancangan proses bisnis untuk menangani kelemahan
yang terjadi di dalam perusahaan, usulan tersebut dijabarkan dalam metode Process
Selection Matrix (PSM), dan Unified Modeling Language Diagram. Serta usulan
rancangan User Interface (UI).
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini memaparkan tentang kesimpulan yang berkenaan dengan hasil penelitian
atau pembahasan serta saran untuk perusahaan ke depannya.