Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Manajemen Fakultas

Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Manajemen Fakultas Menggunakan
Framework COBIT 5 (Studi Kasus: FTI – USKW, Salatiga)
Anggrini Kongo1), Agustinus Fritz Wijaya2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi,
Universitas Kristen Satya Wacana
Jalan Diponegoro No 52-60 Salatiga 50711, Telepon: (0298) 321212, Indonesia
E-mail: [email protected]), [email protected])
ABSTRAK
Penerapan Teknologi Informasi (TI) telah meluas ke berbagai bidang kehidupan
manusia, antara lain dalam bidang pendidikan. Sistem Informasi (SI) di sebuah
organisasi diyakini mampu meningkatkan kualitas layanan dalam upaya pencapaian
tujuan organisasi tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu tata kelola SI/TI yang
komprehensif dan terstruktur mulai dari perencanaan hingga pengawasannya. Penelitian
ini bertujuan untuk melakukan evaluasi kinerja Sistem Informasi Manajemen Fakultas
Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga dengan menggunakan
kerangka kerja yang telah menjadi best practice dalam perancangan tata kelola SI/TI
yaitu COBIT 5 domain Monitor, Evaluate, dan Assess. Hasil penelitian dapat digunakan
oleh FTI – UKSW guna mengukur sejauh mana investasi SI/TI yang telah dilakukan
sebanding dengan manfaat yang diperoleh dengan memperhatikan tingkat kematangan
untuk setiap proses TI yang ada di setiap sub domain.
Kata kunci: Evaluasi Kinerja, Sistem Informasi, Fakultas, Perguruan Tinggi, Framework
COBIT 5
1. Pendahuluan
sebaik mungkin dalam mencapai tujuan bisnis usaha
sehingga memberi manfaat yang besar bagi perusahaan.
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) dan Sistem
Informasi (SI) dalam beberapa tahun ini telah memberikan
Kenyataannya terdapat proyek SI/TI yang tidak
dampak yang besar dalam berbagai bidang usaha. Agar
memberikan hasil yang setimpal dengan pengeluaran
usaha tetap bertahan sekaligus menaikkan image usaha
investasi perusahaan. Hal ini disebabkan dari biaya yang
daripada pesaing maka harus didukung dengan SI/TI yang
tinggi, karena manajemen tidak memahami kebutuhan
baik. Proses pemilihan SI/TI yang tepat bukanlah hal
operasional perusahaan dengan proyek SI/TI sehingga
mudah mengingat industri usaha sekarang sangat komplek
pemilihannya kurang optimal. Mengantisipasi hal tersebut,
dan butuh biaya yang banyak, agar investasi yang
maka dibutuhkan proses mengkaji agar manajemen
dilakukan tidak sia-sia. Mengingat peranan penting SI/TI,
perusahaan mendapat gambaran yang jelas mengenai layak
maka perencanaan investasi SI/TI perlu direncanakan
atau tidaknya proyek investasi tersebut untuk mendapatkan
* Corresponding author. Telepon: (0298) 321212 ext. 274.
E-mail: [email protected], [email protected]
2
SNAPTI 2016
potensi manfaat bisnis yang ada pada perusahaan. Manfaat
tata kelola TI, dan lebih berfokus pada kontrol, bukan pada
realiasasi TI pada proyek SI/TI dalam meningkatkan
eksekusi. Praktek ini akan membantu mengoptimalkan
kinerja organisasi berdasarkan pemikiran agar mendapat
investasi TI, memastikan penyampaian layanan dan
keuntungan kompetitif dengan para kompetitor. Hasil yang
memberikan ukuran terhadap yang bisa dilakukan untuk
didapat untuk mencapai tujuan bisnis organisasi.
menilai ketika terjadi kesalahan. Oleh karena itu, maka
dalam penelitian ini akan digunakan framework COBIT 5
Saat ini TI telah mendorong penggunaan teknologi
domain Monitor, Evaluate, dan Assess untuk melakukan
hingga ke setiap bidang kehidupan. Fungsi TI yang
evaluasi kinerja tata kelola dalam implementasi Data
sebelumnya berada pada level operasional, kini digunakan
Repository di FTI – UKSW. Hasil dari penelitian ini akan
sebagai strategi dalam meningkatkan pencapaian nilai dari
menunjukkan bahwa penggunaan framework COBIT 5
organisasi melalui peningkatan produktifitas bisnisnya.
dalam evaluasi kinerja tata kelola pada implementasi Data
Salah satu bentuk penerapan TI dalam lembaga pendidikan
Repository FTI – UKSW akan meningkatkan fokus
adalah implementasi Data Repository System yang
pengelolaan
mengacu pada penggunaan aplikasi elektronik dan proses
penyelarasan strategis, penyampaian nilai, pengelolaan
untuk pengelolaan administrasi di Fakultas Teknologi
resiko, dan pengukuran kinerja SI/TI.
SI/TI
sehingga
mampu
meningkatkan
Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana (FTI –
UKSW). Data Repository FTI – UKSW perlu dikelola
2. Landasan Teori
dengan benar agar tetap selaras dengan tujuan dan
strateginya melalui sebuah sistem tata kelola. Tata kelola
Evaluasi atau penilaian kinerja adalah suatu proses yang
TI dapat dimengerti sebagai suatu struktur hubungan dan
digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang
proses untuk mengatur dan mengontrol organisasi yang
pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan
bertujuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
tanggung jawabnya. TI adalah teknologi pendukung dari
dengan
yang
sistem informasi (SI), yaitu sistem berbasis TI yang
didapatkan dari penerapan TI dengan resiko-resiko yang
mengelola komponen-komponennya berupa hardware,
terkait [1].
software, netware, dataware, dan brainware untuk
tetap
menyeimbangkan
antara
nilai
melakukan transformasi data menjadi informasi [3].
Diperlukan suatu kerangka kerja sebagai reference
Penilaian kinerja merupakan penentuan secara periodik
model, untuk memastikan kualitas tata kelola tersebut.
efektivitas
Tanpa adanya reference model, maka tujuan, aplikabilitas,
sasaran, standar, dan kriteria yang telah ditetapkan
terminologi, peran dan tanggung jawab, serta kerangka
sebelumnya. Sistem informasi merupakan seperangkat
konseptual dan maturitas tata kelola Data Repository sulit
komponen yang saling berhubungan dan berfungsi
untuk
mengumpulkan,
diidentifikasi.
Reference
model
yang
dapat
operasional
suatu
memproses,
organisasi
berdasarkan
menyimpan
dan
digunakan dalam evaluasi kinerja tata kelola Data
mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan
Repository antara lain COBIT, ISO, IT-IL, COSO, dan
keputusan
PMBOK [2]. COBIT (Control Objective for Information
penilaian kinerja sistem informasi adalah suatu cara untuk
and related Technology) versi 5 merupakan sebuah
menentukan efektivitassebuah sistem informasi sebuah
kerangka kerja yang berupa produk panduan best practices
organisasi dimana sistem informasi memiliki fungsi untuk
yang menyajikan kegiatan dalam struktur organisasi TI
mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan.
yang dikelola dan logis, disusun oleh para ahli di bidang
Penilaian kinerja dilakukan untuk mendorong keberhasilan
dan
pengawasan
dalam
organisasi.
Jadi
3
SNAPTI 2016
perusahaan
dalam
menerapkan
strategi
yang
telah
ditetapkan sebelumnya.
dan permasalahan teknis TI yang mungkin muncul. COBIT
versi 5 disusun oleh The IT Governance Institute (ITGI)
Tata kelola TI yang merupakan konsep pengelolaan
dan Information Systems Audit and Control Association
SI/TI menurut Weill dan Ross adalah “IT Governance
(ISACA). COBIT 5 menggabungkan pemikiran terbaru
sebagai
untuk
dalam tata kelola perusahaan dan manajemen teknik, dan
memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-
memberikan prinsip-prinsip yang diterima secara global,
strategi organisasi yang bersangkutan”. IT Governance
praktek, alat-alat analisis dan model untuk membantu
merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip organisasi
meningkatkan kepercayaan, dan nilai dari sistem informasi
dengan fokus kepada kegiatan manajemen dan penggunaan
[5].
keputusan-keputusan
yang
diambil,
TI untuk pencapaian organisasi. Sedangkan definisi umum
sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas
rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data
untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam
pengambilan keputusan. Definisi lain mengenai sistem
informasi yaitu sebagai seperangkat komponen yang saling
berhubungan dan berfungsi mengumpulkan, memproses,
menyimpan
dan
mendistribusikan
informasi
untuk
mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam
organisasi.
Informasi
menjadi
aset
penting
dalam
organisasi, sehingga suatu keamanan terhadap informasi
Gambar 1. Prinsip-Prinsip COBIT 5 [5]
juga sangat diperlukan [4].
Penelitian sebelumnya yang terkait dengan penggunaan
COBIT (Control Ojective for Information and related
COBIT 5 dalam tata kelola TI pernah dilakukan oleh Dewi
praktek
Ciptaningrum, dkk., dengan judul “Audit Keamanan Sistem
teknologi
Informasi Pada Kantor Pemerintah Kota Yogyakarta
informasi (IT management). Framework COBIT adalah
Menggunakan COBIT 5”. Tujuan dari penelitian tersebut
sebuah model atau kerangka kerja untuk mengkontrol
yaitu untuk mengetahui tingkat kapabilitas keamanan
sebuah lingkungan SI/TI atau sering disebut tata kelola
sistem informasi pada Pemerintah Kota Yogyakarta. Hasil
SI/TI, dalam hal ini framework COBIT dapat membantu
penilaian menunjukkan tingkat kapabilitas keamanan SI
manajemen organisasi untuk mengetahui dan mengkontrol
tidak dapat mencapai level yang ditargetkan dalam jangka
risiko
Menurut
pendek yaitu level 3, dikarenakan ada beberapa faktor,
Gondodiyoto, framework COBIT merupakan a set of best
salah satunya yaitu Pemerintah Kota Yogyakarta memang
practices
(IT
belum menerapkan COBIT 5 untuk keamanan informasi
Governance). Dengan demikian dapat diartikan bahwa
sebagai kerangka kerja untuk keamanan SI di Pemerintah
framework
dapat
Kota Yogyakarta [6]. Penelitian lainnya terkait pengelolaan
diandalkan untuk mengelola TI dalam rangka menunjang
SI menggunakan COBIT 5 juga pernah dilakukan oleh
kinerja dan proses bisnis perusahaan, selain itu juga
Rokhimatul Wakhidah, dkk., dengan judul “Tata Kelola
membantu auditor, pengguna dan manajemen untuk
Keamanan Informasi Pada Area Transmisi PT. PLN
menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol
(Persero) P3B Jawa Bali Menggunakan COBIT 5 dan
Technology)
terbaik
adalah
(best
bisnis
merupakan
practice)
akibat
pengelolaan
penggunaan
(framework)
COBIT
bagi
sekumpulan
bagi
menjadi
SI/TI.
pengelolaan
pedoman
TI
yang
4
SNAPTI 2016
ISO/IEC 27001:2013”. Penelitian tersebut bertujuan untuk
responden yang mewakili tabel RACI (Responsibile,
mendukung optimalisasi tata kelola keamanan informasi,
Accountable,
dan membuat rancangan model tata kelola keamanan
responden adalah sesuai dengan peran (role) pada
informasi. Hasil dari penelitian tersebut memberikan
stakeholder dalam proses pengolahan data Data Repository
rekomendasi perbaikan proses bisnis yang dapat dilakukan
FTI – UKSW. Adapun daftar responden dapat dilihat pada
yaitu mengganti dokumen manual menajdi dokumen digital
Tabel 1.
Consulted,
dan
Informed).
Pembagian
yang dapat diakses secara terbatas sesuai dengan kontrol
akses, Dari hasil penilaian risiko beberapa sistem dan
Tabel 1. Responden Kuesioner Berdasarkan Tabel RACI Framework
Power Switch memiliki banyak ancaman yang berdampak
COBIT 4.1
RACI Roles
tinggi sehingga perlu dibuatkan kontrol akses yang disusun
Stakeholder
Chief Executive Officer Dekan
berdasarkan peran di tiap hierarki organisasi [7].
3. Metode Penelitian
Business Executives
Kepala Sarana Prasarana
Chief
Kepala Laboran
Information
Officer (CIO)
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
Business Process
Ketua Program Studi
menggunakan metode deskriptif kualitatif dimana hasil
Owner
pengumpulan data dideskripsikan berdasarkan perspektif
Head Operations
Kepala Laboran
narasumber
Chief Architect
Staff Laboran
Head Development
Staff Laboran
dengan
memperhatikan
kondisi
riil
di
lapangan. Sedangkan tahapan dalam penelitian terbagi
menjadi beberapa aktivitas yaitu antara lain sebagai
Berdasarkan
berikut: (1) Mempelajari tentang obyek studi kasus yang
hasil
pengumpulan
yang
dilakukan
diteliti yaitu profil Data Repository FTI - UKSW. (2)
terhadap pengelola Data Repository FTI – UKSW, maka
Mengamati kondisi pengelolaan Data Repository FTI –
diperoleh informasi bahwa stakeholder yang terkait, antara
UKSW. (3) Melakukan identifikasi tujuan bisnis dan tujuan
lain: Dekan, Ketua Program Studi, Kepala Sarana dan
TI di FTI – UKSW. (4) Melakukan pengumpulan data
Prasarana, Kepala Laboran, dan Staff Laboran. Sedangkan
untuk memperoleh temuan mengenai penerapan Data
tujuan dibangunnya Data Repository FTI – UKSW adalah
Repository FTI – UKSW dengan menggunakan kuesioner
untuk membantu stakeholder fakultas dalam mengelola
COBIT 5 domain Monitor, Evaluate, dan Assess (MEA).
berbagai data administrasi fakultas seperti: data dosen, data
(5) Mengukur tingkat kematangan proses TI pada
mahasiswa, data mata kuliah, data surat – menyurat, data
implementasi Data Repository FTI – UKSW. (6)
keuangan, data kinerja dosen, data kinerja staf, data
Memberikan rekomendasi atas temuan dan kondisi
kegiatan kemahasiswaan, data kegiatan fakultas, dan data
kematangan TI saat ini terkait dengan penerapan Data
penunjang lainnya.
Repository FTI – UKSW.
Hasil analisa data untuk domain Monitor, Evaluate, and
Sebelum melakukan pengumpulan data, dilakukan
Assess (MEA) sub domain MEA 01 yaitu Monitor,
proses penentuan responden yang merupakan sumber
Evaluate, and Assess Performance and Conformance
informasi yang dapat dijadikan dasar analisis dalam
antara lain yaitu: (1) Pengadaan Data Repository telah
penilaian kinerja Data Repository FTI – UKSW. Adapun
melalui perencanaan yang baik melalui rapat kerja fakultas.
responden yang dipilih dalam penelitian ini yaitu
(2)
Operator
berpegang
pada
Standard
Operating
5
SNAPTI 2016
Procedure (SOP) untuk menjalankan proses bisnis Data
itu, maka tingkat kematangan MEA 02 juga telah berada
Repository. (3) Proses penanganan keluhan atau masalah
pada level 2 yaitu Managed Process yang berarti bahwa
terkait penggunaan Data Repository telah dikelola dengan
FTI – UKSW telah melaksanakan proses pengendalian
baik dengan menggunakan sarana email dan telepon. (4)
internal TI dan mencapai tujuannya dilaksanakan secara
Belum pernah dilakukan evaluasi dan tindak lanjut
terkelola dengan baik, sehingga ada penilaian lebih karena
terhadap proses pengelolaan Data Repository secara
pelaksanaan dan pencapaian pengendalian internal TI telah
menyeluruh. (5) Masih terdapat resiko kehilangan data
dilakukan dengan pengelolaan yang baik. Pengelolaan
dikarenakan
berupa proses perencanaan, evaluasi dan penyesuaian
belum
diimplementasikannya
sistem
keamanan khusus di dalam Data Repository. Oleh karena
untuk ke arah yang lebih baik lagi.
itu, maka tingkat kematangan MEA 01 berada pada level 2
yaitu Managed Process yang berarti bahwa FTI – UKSW
Hasil analisa data untuk domain Monitor, Evaluate, and
telah melaksanakan proses kinerja dan kepatuhan terhadap
Assess (MEA) sub domain MEA 03 yaitu Monitor,
standar TI pada implementasi Data Repository dan telah
Evaluate,
mencapai tujuannya yang dilaksanakan secara terkelola
Requirements antara lain yaitu: (1) Kepala Sarana dan
dengan baik, sehingga ada penilaian lebih karena
Prasarana selalu memantau setiap perubahan aturan
pelaksanaan
dan
dengan
ataupun kontrak dan selalu berkoordinasi dengan Pimpinan
pengelolaan
yang baik.
proses
Fakultas guna meningkatkan layanan TI di FTI – UKSW.
perencanaan, evaluasi dan penyesuaian untuk ke arah yang
(2) Guna menilai setiap persyaratan, kepatuhan dan
lebih baik lagi.
dampak terhadap aktivitas TI, maka setiap rapat kerja
pencapaiannya
dilakukan
Pengelolaan
berupa
and
Assess
Compliance
with
External
fakultas dilakukan evaluasi terhadap aktivitas TI yang
Hasil analisa data untuk domain Monitor, Evaluate, and
terjadi di FTI – UKSW. (3) Setiap pihak ketiga yang
Assess (MEA) sub domain MEA 02 yaitu Monitor,
berhubungan dengan FTI – UKSW harus memiliki kontrak
Evaluate, and Assess the System of Internal Control antara
yang jelas yang mengatur hak dan kewajiban masing-
lain yaitu: (1) Selama ini, pengendalian internal dalam
masing pihak. Oleh karena itu, maka tingkat kematangan
pengelolaan Data Repository mengacu kepada SOP
MEA 03 berada pada level 1 yaitu Performed Process yang
penggunaan system di FTI – UKSW dan belum ada standar
berarti bahwa FTI – UKSW pada tahap ini telah berhasil
yang lain. (2) Proses audit internal dilakukan oleh Kepala
melaksanakan proses kepatuhan terhadap kebutuhan pihak
Sarana dan Prasarana dan dilaporkan ke Dekan FTI –
luar telah benar-benar tercapai.
UKSW. (3) Selama ini, penyedia layanan pihak ketiga baik
internal di UKSW yaitu Biro Teknologi dan Sistem
Berdasarkan hasil temuan terhadap tingkat kematangan
Informasi (BTSI) ataupun eksternal telah mematuhi segala
kinerja tata kelola TI pada aplikasi Data Repository FTI –
aturan dan kebijakan mengenai Service Level Aggreement
UKSW, maka diperoleh hasil rata-rata tingkat kematangan
(SLA).
selalu
untuk domain Monitor, Evaluate, and Assess (MEA)
memprioritaskan risiko untuk tujuan organisasi untuk
berada pada level 2 atau Managed Process yang berarti
memenuhi setiap kebutuhan semua stakeholder. (5).
bahwa FTI – UKSW telah melaksanakan proses TI dan
Selama ini, proses evaluasi dan monitoring dilakukan
mencapai tujuannya yang dilaksanakan secara terkelola
setiap tahun pada saat rapat kerja fakultas dengan
dengan baik. Adapun target untuk perbaikan di masa yang
memperhatikan peluang untuk pengembangan SI/TI yang
akan datang adalah pada level 3 atau Established Process
(4)
Pengelola
Data
Repository
dapat mendukung kinerja Data Repository. Oleh karena
6
SNAPTI 2016
seperti ditunjukkan pada spider chart diagram pada
Gambar 2
5. Mengevaluasi hasil pelatihan Sumber Daya Manusia
sebagai tolak ukur dalam peningkatan pelayanan
kinerja kepada seluruh stakeholder.
6. Pengontrolan
selalu
harus
dilakukan
terhadap
perubahan-perubahan yang terjadi sehingga perubahan
yang ada bisa sejalan dengan arah teknologi yang
diharapkan.
4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dan temuan yang
diperoleh dari penelitian ini, maka dapat disimpulkan
Gambar 2. Spider Chart Diagram Tingkat Kematangan Tata Kelola
TI Data Repository FTI – UKSW
bahwa tidak semua subdomain dan proses yang terdapat
pada domain Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) pada
COBIT 5 mendapatkan hasil pada level Managed Process
Rekomendasi yang dapat diberikan untuk semua proses
TI adalah harus diterapkan sesuai SOP yang ada, jangan
hanya berupa aktifitas formalitas. Aktifitas tiap proses juga
harus dikontrol dan dievaluasi agar dapat meningkatkan
kinerja TI pada FTI – UKSW. Rekomendasinya dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. Arsitektur TI yang ada pada FTI – UKSW dibuat secara
lebih terstruktur sehingga kebutuhan akan data dan
informasi bisa dengan mudah diperoleh dan terkontrol
dengan baik.
dikarenakan pada subdomain MEA 03, FTI – UKSW baru
mencapai level Performed Process dikarenakan kebutuhan
pengembangan Data Repository masih dilakukan secara
internal dengan mengoptimalkan sumber daya yang
dimiliki oleh organisasi dan kebutuhan internal organisasi.
Oleh karena itu, maka Data Repository FTI – UKSW perlu
berbagai penyesuaian dan penambahan fasilitas untuk
meningkatkan
kualitas
layanan.
Tujuan
dari
Data
Repository telah diidentifikasi sehingga memungkinkan
pengukuran kembali terhadap tingkat kematangan SI/TI.
2. Pengembangan dan pemeliharaan Infrastruktur TI pada
FTI – UKSW akan dilakukan secara konsisten dan
5. Daftar Pustaka
pelatihan akan Sumber Daya Manusia akan lebih
ditingkatkan sehingga sejalan dengan arah teknologi
yang diharapkan.
2004, Towards a Reference Model for e-Learning
3. Membuat server pada sub bagian terintegrasi ke dalam
1 Local Area Network setiap di bagian Sarana dan
Prasarana FTI – UKSW.
software untuk perbaikan, garansi, dan upgrade.
prosedur
Governance, Rio de Janeiro: PUC-Rio Inf.
[2] IT
Governance
Framework,
4. Melakukan evaluasi laporan asset terkait hardware dan
Menerapkan
[1] Baruque, Lúcia Blondet, Melo, Rubens Nascimento,
untuk
perangkat lunak yang tidak sah.
membatasi
instalasi
Institute,
Control
2007,
Objectives,
COBIT
4.1:
Management
Guidelines, Maturity Models. Rolling Meadows, IL: IT
Governance Institute.
[3] Valentino, Definition of Good Governance.
[4] Gondodiyoto dan Sanyoto, 2007, Audit Sistem
Informasi Menggunakan Pendekatan COBIT.
SNAPTI 2016
[5] D. Ciptaningrum, E. Nugroho, D. Adhipta, 2015,
Audit Keamanan Sistem Informasi Pada Kantor
Pemerintah Kota Yogyakarta Menggunakan Cobit 5,
ISSN: 2089-9815.
[6] R. Wakhidah, Y.S. Gondokaryono, Y. Rosmansyah,
2015, Tata Kelola Keamanan Informasi Pada Area
Transmisi
PT
Pln
(Persero)
P3B
Jawa
Bali
Menggunakan COBIT 5 Dan ISO/IEC 27001:2013.
7
[7] Information System Audit and Control (ISACA),
2012, COBIT 5.