analisis beban kerja dalam rangka restrukturisasi

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008
ANALISIS BEBAN KERJA DALAM RANGKA
RESTRUKTURISASI ORGANISASI DI PT PETROKIMIA GRESIK
Yusuf Kodradi, Patdono Soewignyo dan Achmad Rusdiansyah
Manajemen Industri, Magister Manajemen Teknologi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya
Email : [email protected]
ABSTRAK
PT Petrokimia Gresik merupakan perusahaan/produsen pupuk dan bahan kimia
yang cukup besar dan kompleks. Didalam perjalanannya, seringkali dilakukan
perubahan/penataan kembali struktur organisasi agar lebih effisien, effektif, responsive
dan dapat menjawab tantangan kedepan dalam rangka memenangkan persaingan baik
ditingkat regional maupun global. Problema yang ada adalah beban kerja pada masingmasing unit pada saat ini masih belum merata. Hal ini terlihat dari seringnya suatu unit
kerja yang bekerja lembur, disisi lain ada unit kerja yang beban kerjanya dipandang
masih rendah.
Suatu studi mengenai beban kerja dengan menggunakan methode work
sampling telah dilakukan di PT Petrokimia Gresik untuk memperbaiki beban kerja dan
melakukan penyesuaian terhadap struktur organisasinya.
Dari hasil penelitian yang dilakukan didapatkan unit-unit yang mengalami
kelebihan beban kerja dan unit-unit yang mengalami kekurangan beban kerja. Untuk
menyeimbangkan beban kerja, maka unit-unit operator lapangan steam system, operator
lapangan feed gas compressor process air, operator CO2 plant 1, operator SP 501
digabungkan dengan unit lainnya.
Kata kunci: Analisis Beban Kerja, Work Sampling, Restrukturisasi Organisasi.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dengan era globalisasi yang terjadi saat ini, suatu unit usaha senantiasa dituntut
mengelola resources yang dimiliki secara efektif dan efisien dalam rangka
meningkatkan competitive advantage nya agar dapat memenangkan persaingan.
Perubahan situasi bisnis yang sering terjadi harus dengan cepat diantisipasi. Didalam
persaingan usaha yang demikian ketat, perusahaan dituntut menerapkan prinsip-prinsip
effisiensi hampir disegala bidang untuk dapat menghasilkan produk dengan mutu yang
baik dan dengan biaya yang murah. Faktor-faktor yang ikut berkontribusi didalamnya
seperti sumber daya manusia, mesin dan material harus senantiasa dievaluasi apakah
masih relevan dengan kondisi bisnis yang dijalankan atau perlu dilakukan
revisi/perbaikan. Salah satu hal yang perlu dipikirkan adalah bagaimana menyusun
struktur organisasi perusahaan untuk mewadahi sumber daya manusia secara efisien,
efektif, ramping dan responsive untuk mendukung pencapaian goal/sasaran strategis
perusahaan.
PT Petrokimia sebagai perusahaan besar dengan unit usaha yang beragam, saling
terkait serta memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak, pengelolaan karyawan
merupakan hal yang cukup penting. Hal ini perlu mendapat perhatian karena
diindikasikan bahwa biaya personil merupakan salah satu komponen biaya yang cukup
besar. Oleh karena itu jumlah personil yang ada didalam struktur organisasi perlu dilihat
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008
apakah memang benar-benar sudah mencukupi atau belum. Beberapa indikasi yang
mendorong didalam penelitian analisis beban kerja ini antara lain adalah :
- Biaya lembur karyawan relatif cukup besar
- Keberadaan karyawan di tempat kerja.
- Kesibukan/beban kerja karyawan di unit-unit kerja yang tidak merata.
Biaya lembur yang cukup besar dan cenderung terus meningkat perlu ditinjau
lebih lanjut dan dicari penyebabnya apakah karena beban kerja yang terlalu besar atau
karena disebabkan oleh hal-hal yang lain. Lembur secara terus-menerus disamping
berdampak terhadap kenaikan biaya personil, juga akan berakibat kurang baik terhadap
kesehatan karyawan yang pada akhirnya akan menaikkan biaya kesehatan dan
menurunkan produktivitas kerja karyawan.
Keberadaan karyawan di tempat kerja juga dapat dijadikan sebagai indikasi
apakah beban kerja disuatu unit kerja terlalu tinggi atau sebaliknya terlalu rendah. Pada
umumnya seorang atasan tentu tidak akan membiarkan/mengijinkan anak buah
meninggalkan unit kerjanya ketika beban kerja sedang tinggi. Persoalan akan timbul
apabila karyawan sering tidak berada di tempat kerja tetapi biaya lembur tinggi. Hal
seperti ini perlu dianalisis lebih lanjut dan dicarikan jalan keluarnya.
Adanya perbedaan beban kerja yang tidak seimbang didalam suatu organisasi
perlu mendapat perhatian setiap pimpinan unit kerja dan hal ini harus harus
dihindari/diminimalisir. Perbedaan beban kerja dalam suatu organisasi dapat
menciptakan kondisi yang kurang sehat, menimbulkan kecemburuan dan pada akhirnya
akan menurunkan produktivitas karyawan secara keseluruhan.
Perumusan Masalah
Dengan melihat indikasi yang ada, maka perlu kiranya dilakukan evaluasi
mengenai jumlah personil yang ada didalam organisasi. Struktur organisasi dirancang
untuk dapat mendukung sasaran strategis perusahaan. Beberapa permasalahan yang ada
dan akan dibahas adalah:
• Bagaimana menyelaraskan kebutuhan personil dengan melihat beban kerja serta
waktu operasi mesin produksi.
• Bagaimana menetapkan jumlah personil yang ada dengan melihat beban kerjanya.
• Apakah perlu dilakukan penggabungan unit- unit organisasi untuk lebih
menyeimbangkan beban kerja.
Tujuan dan Manfaat Penelitian.
a. Tujuan dari penelitian ini adalah :
• Memberikan gambaran mengenai jumlah personil yang diperlukan dengan
melihat beban kerja dikaitkan dengan restrukturisasi organisasi.
• Menetapkan struktur organisasi yang sesuai dengan kondisi di lapangan dan
mampu mendukung sasaran strategis perusahaan.
• Menetapan jumlah personil dengan menyesuaikan beban kerja akan dapat
meningkatkan semangat/peran disetiap fungsi organisasi.
b. Manfaat yang diperoleh dari penulisan tugas akhir ini adalah :
• Sebagai alat untuk merencanakan kebutuhan karyawan
• Sebagai alat untuk mengukur tingkat effisiensi dan effektivitas karyawan.
• Sebagai dasar perumusan kebijakan SDM
• Mengembangkan skill, knowledge dan attitude karyawan
• Merancang kebutuhan kompetensi jabatan
ISBN : 978-979-99735-6-6
A-27-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008
Batasan dan Asumsi
Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada dan mencapai
sasaran, maka dilakukan pembatasan-pembatasan sebagai berikut :
• Penelitian hanya dibatasi di Unit Pabrik I ( ProduksiI dan Pemeliharaan I).
Unit ini dipilih dengan pertimbangan: pabrik yang relatif stabil, keterampilan yang
cukup baik, lokasi tidak terlalu menyebar dibandingkan unit lain serta biaya lembur
karyawan yang relatif cukup tinggi.
Unit ini merupakan Unit Pabrik Pupuk Nitrogen yang menghasilkan Urea, ZA,
CO2 padat/cair, serta Oksigen dan Nitrogen.
• Responden yang dipilih mewakili satu job family sebagai obyek
pengamatan.
Sedangkan asumsi-asumsi yang digunakan dalam menentukan jumlah karyawan
adalah :
• Tidak terjadi perubahan struktur organisasi perusahaan selama penelitian.
• Tidak terjadi perubahan beban kerja pada personil yang diteliti.
METODE PENELITIAN
Pelaksanaan Analisis Beban Kerja ini dilakukan melalui tahap-tahap/langkahlangkah sebagai berikut :
1. Penentuan jabatan dan karyawan yang akan disurvey
Pengukuran beban kerja tidak dilakukan terhadap seluruh jabatan/karyawan yang
ada. Pemilihan responden berdasarkan job family dengan beban kerja rata-rata.
2. Pembuatan Form Diary Sampling dan Kuesioner Referensi Pekerjaan
Form Diary Sampling diperlukan dalam rangka untuk mengetahui distribusi
pekerjaan produktif dan non produktif dalam satu hari. Pekerjaan produktif adalah
pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan produksi/kegiatan yang dilakukan sesuai
dengan job descriptionnya antara lain seperti: membuat laporan, membaca laporan
operasi, membicarakan kegiatan maintenance, melihat kondisi operasi, serah terima
pekerjaan. Sedangkan pekerjaan non produktif adalah pekerjaan/kegiatan yang tidak
berhubungan langsung dengan kegiatan produksi sepeerti istirahat, sholat, pergi ke
toilet, makan siang, ijin untuk keperluan pribadi. Kuesioner Referensi Pekerjaan
diperlukan untuk mengetahui seputar pekerjaan yang dilakukan khususnya distribusi
tingkat kesibukan responden dalam satu bulan dan satu tahun.
3. Pelaksanaan Diary Sampling dan Penyebaran Kuesioner kepada karyawan yang
disurvey
Pelaksanaan Diary Sampling dilaksanakan dengan cara mengamati secara langsung
dilapangan dengan memberikan tanda tally pada pekerjaan yang dilakukan, baik
pekerjaan produktif maupun non produktif. Bersamaan dengan pelaksanaan Diary
Sampling, penyebaran kuesioner Referensi Pekerjaan dilakukan, sehingga diperoleh
distribusi tingkat kesibukan dalam satu bulan maupun dalam satu tahun.
4. Perhitungan Produktivitas Rata-rata.
Perhitungan Produktivitas Rata-rata (Pi) dihitung dengan menggunakan rumus :
Produktivitas Rata-rata Harian= Jumlah Tally Pekerjaan Produktif
Jumlah Total Tally
Jumlah tally diperoleh dari hasil Diary Sampling
5. Pengujian Kecukupan dan Keseragaman Data
a. Uji kecukupan data.
ISBN : 978-979-99735-6-6
A-27-3
........ ( 2.1)
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008
Uji kecukupan data dilakukan untuk melihat bahwa jumlah data dianggap mewakili
populasi, memiliki tingkat ketelitian (degree of accuracy) dan tingkat keyakinan
(confidence level) yang memenuhi persyaratan dengan mengunakan formula:
2
2
2
 k {N
− (∑ X i ) }
∑
X
i
'

s

N =
........ ( 2.2)


∑
X
i


'
dimana : N > N → pengamatan perlu ditambah
N ' ≤ N → pengamatan dianggap cukup
Untuk 95% confidence level dan 5% degree of accuracy k/s = 40, sedangkan untuk
95% confidence level dan 10% degree of accuracy k/s = 20
Maka uji kecukupan data untuk tingkat ketelitian 10% dengan tingkat keyakinan
95% adalah :
k 2 (1 − p )
........ ( 2.3)
N' = 2
s ×p
400(1 − p)
p
dimana p : produktivitas rata-rata
........ ( 2.4)
N' =
b. Uji Keseragaman Data
Uji keseragaman data diuji dengan menggunakan Batas Kontrol Atas (BKA) dan
Batas Kontrol Bawah (BKB) dengan formula :
p (1 − p )
BKA = p + 3
........ ( 2.5)
N
p (1 − p )
BKB = p − 3
........ ( 2.6)
N
Data yang berada diluar BKA dan BKB dihilangkan dan dihitung kembali dengan
menggunakan BKA dan BKB baru. Demikian seterusnya sampai seluruh data
memenuhi syarat pengujian (berada diantara BKA dan BKB serta jumlah data telah
mencukupi).
6. Perhitungan Kelonggaran dan Beban Kerja Rata-rata (Normal)
Faktor Kelonggaran sebagaimana dalam Tabel 2.3 (Pedoman penentuan
Kelonggaran Kerja) diperhitungkan dalam menghitung beban kerja Rata-rata secara
normal.
Beban Kerja Rata-rata = Pi x (1 + % Kelonggaran)
........ ( 2.7)
7. Perhitungan Beban Kerja Rata-rata per bulan dan per tahun
Beban Kerja Rata-rata per Bulan dan Beban Kerja per Tahun dihitung dengan
rumus:
Beban Kerja Rata-rata per Bulan :
{(%Jumlah hari kerja dengan kesibukan rendah) x
(Beban Kerja Rata-rata) x
Faktor Beban Kerja Rendah
Faktor Beban Kerja Waktu Pengamatan
+ {(%Jumlah hari kerja dengan kesibukan sedang) x
ISBN : 978-979-99735-6-6
A-27-4
}
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008
(Beban Kerja Rata-rata) x
Faktor Beban Kerja Sedang
}
Faktor Beban Kerja Waktu Pengamatan
+{(%Jumlah hari kerja dengan kesibukan tinggi) x
(Beban Kerja Rata-rata) x
Faktor Beban Kerja Tinggi
Faktor Beban Kerja Waktu Pengamatan
........ ( 2.8)
}
Beban Kerja Rata-rata per Tahun :
{(%Jumlah Bulan dengan Beban Kerja Rendah) x
(Beban Kerja Rata-rata per Bulan) x
Faktor Beban Kerja Rendah
Faktor Beban Kerja Sedang
+{(%Jumlah Bulan dengan kesibukan sedang) x
Faktor Beban Kerja Sedang
(Beban Kerja Rata-rata per Bulan) x
Faktor Beban Kerja Sedang
}
}
+ {(%Jumlah Bulan dengan kesibukan tinggi) x
(Beban Kerja Rata-rata per Bulan) x
Faktor Beban Kerja Tinggi
Faktor Beban Kerja Sedang
}
... ( 2.9)
8. Perhitungan Kebutuhan Personil
Kebutuhan Personil dihitung dengan melihat beban kerja dalam satu tahun pada unit
kerja eksisting.
Perhitungan Kebutuhan Personil = Jumlah personil eksisting x Beban Kerja Ratarata per Tahun.
... ( 2.10)
HASIL DAN DISKUSI
Hasil Penelitian
Dari hasil perhitungan beban kerja, unit-unit yang mempunyai beban kerja
rendah adalah operator lapangan CO2 absorber Bagian Amoniak (0.787), operator
lapangan Bagian Pengantongan dan Produksi Samping (0.781) dan pelaksana utility
Bagian Instrumen I (0.776). Sedangkan unit-unit lainnya umumnya mempunyai beban
kerja yang lebih tinggi (sekitar 1).
Hasil Perhitungan Kebutuhan Personil dan Rekomendasi Jumlah personil
seperti pada Tabel 1.
ISBN : 978-979-99735-6-6
A-27-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008
Tabel 1. Hasil Perhitungan Kebutuhan dan Rekomendasi Jumlah Personil
Departemen Produksi I
Eksisting
Hasil Perhitungan
Rekomendasi
Ammoniak
54
47
46
Urea
46
44
46
ZAI/III & ASP
61
61
61
Utilitas I
82
82
82
Pantong I & Dukping
65
50
57
Candal Prod I
11
11
11
Eksisting
Hasil Perhitungan
Rekomendasi
Departemen Pemeliharaan I
Bengkel I
50
49
50
Mekanik I
58
57
58
Listrik I
58
56
58
Instrumen I
40
37
40
Candal Har I
26
26
26
Diskusi
a. Faktor-faktor yang berpengaruh langsung terhadap hasil perhitungan beban kerja
selama satu bulan/satu tahun adalah Distribusi Tingkat Kesibukan, Faktor
Kelonggaran dan Produktivitas rata-rata. Distribusi Tingkat Kesibukan sangat
tergantung pada unit kerja dalam penetapannya, sedangkan Faktor Kelonggaran juga
ditetapkan atas dasar referensi yang mungkin kondisi antara unit yang satu dengan
unit yang lain bisa berbeda. Produktivitas rata-rata ditetapkan dari pengamatan
langsung terhadap aktivitas yang dilakukan, namun pemilihan responden
ditetapkan/dipilih oleh unit kerja terhadap personil yang diperkirakan memiliki
beban kerja rata-rata. Oleh karena itu pemilihan/penetapan faktor-faktor ini harus
sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan.
b. Methode ini bisa digunakan untuk pekerjaan baik rutin maupun non rutin dengan
menetapkan distribusi tingkat kesibukan. Distribusi tingkat kesibukan akan selalu
sama untuk pekerjaan yang rutin, sebaliknya akan berubah ubah/tidak selalu sama
untuk pekerjaan yang tidak rutin.
c. Kompetensi individu yang meliputi knowledge, skill dan attitude akan berpengaruh
terhadap produktivitas karyawan namun hal ini tidak diperhitungkan karena
Perusahaan telah menerapkan manajemen sumberdaya manusia berbasis kompetensi
sehingga karyawan yang menduduki jabatan pada unit kerja yang diteliti dianggap
telah memenuhi kompetensi sesuai tuntutan pada jabatannya.
KESIMPULAN
Dari hasil yang diperoleh terhadap analisis beban kerja ini dapat disimpulkan
hal-hal sebagai berikut :
1. Dari hasil perhitungan beban kerja, masih ada peluang untuk mengurangi jumlah
personil dan menggabungkan beberapa unit dengan unit lainnya khususnya di
Departemen Produksi. Hasil perhitungan tidak langsung digunakan, akan tetapi
perlu disesuaikan dengan waktu operasi mesin yang bekerja secara terus menerus (3
shift).
ISBN : 978-979-99735-6-6
A-27-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008
2. Dengan memiliki hasil mapping kebutuhan personil sesuai dengan beban kerja akan
dapat membantu dalam penentuan jumlah personil dalam menetapkan struktur
organisasi. Dengan analisis beban kerja disamping dapat diketahui jumlah personil
di setiap unit, kebijakan-kebijakan manajemen dapat dibuat dengan tepat sesuai
kebutuhan Perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Barnes, Ralph M. (1980), Motion and Time Study Design and Measurement of Work,
Seventh Edition, New York, John Wiley & Sons.
Besterfield, Dale H. (2004), Quality Control, Seventh Edition, New Jersey, Pearson
Prentice Hall.
Chase, Richard B.,Jacobs F.R., Aquilano,N.J., (2004), Operations Management for
Competitive Advantage, New York, Mc Graw Hill
Defence Contract Audit Manual. (2005), Contract Audit Manual, US Government
Printing Office.
Hussey,J., Hussey,R. (1997), Business Research, London, Mc Milland Press Ltd.
LPPM ITB (2002), Study Pemetaan Kebutuhan Pegawai - BPPT
LPPM
ITS (2006), Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Workload Analysys,
Workshop Mapping Bisnis Proses & Analysis Beban kerja PT Petrokimia Gresik
Meyers, Fred E. (1999), Motion and Time Study for Lean Manufacturing, Second
Edition, New Jersey, Prentice Hall.
Niebel, Benjamin W. (1976), Motion and time study, Sixth Edition, Richard D. Irwin
Inc., USA
Orth, Darryl L.,Welty Sean and Jenkins, James J. (2006), Analyzing Labor Productivity
through Work Sampling, ASC Proceedings of the 42nd Annual Conference,
Colorado State University, Fort Collins, Colorado.
Petrokimia Gresik (2003), Rencana Jangka Panjang Perusahaan
Wignjosoebroto, Sritomo (1989), Teknik Tata Cara dan Pengukuran Kerja, Studio
Penerbit Guna Widya, Surabaya.
ISBN : 978-979-99735-6-6
A-27-7