TIPS - Mengirim E-mail dengan Baik

MENGIRIM E-mail DENGAN BAIK*)
Oleh: Muhammad Isnaini
Sebagian besar dari Anda tentu sudah tidak asing lagi dalam melakukan
komunikasi dengan fasilitas email. Walaupun e-mail (sebagian orang menerjemahkannya
menjadi imel) sudah sedemikian luas penggunaannya dewasa ini, namun sebagai media
komunikasi yang relatif masih baru, wajar saja bila sebagian orang masih belum
memahami betul tata cara dan etiket mengirim pesan melalui media yang menakjubkan
ini. Sebagian orang, masih gamang dan membuat kesalahan dalam menyesuaikan gaya
komunikasi di media ini karena dalam komunikasi melalui e-mail kita tidak memperoleh
petunjuk status yang umum seperti bahasa tubuh, gaya bicara atau dialek, sehingga yang
dijadikan acuan adalah nama, alamat e-mail dan kemahiran berkomunikasi tertulis.
Sebenarnya e-mail dipandang sebagai salah satu bentuk komunikasi yang
cenderung kurang formal (dibandingkan dengan memo atau nota dinas). Dengan e-mail
perbedaan lokasi dan wilayah waktu tidak begitu menjadi penghalang, dan orang
cenderung menjadi sederajat-egaliter. Karenanya Anda tidak harus dituntut selalu formal
dalam mengirim e-mail (namun tentu saja Anda harus selalu dapat menyesuaikan diri
dengan situasi dan kondisi). Dalam komunikasi e-mail tidak ada intonasi, isyarat atau
ekspresi verbal lainnya sehingga apa yang ditulis oleh seseorang dapat saja disalah
interpretasikan saat dibaca oleh orang lain.
Banyak eksekutif saat ini mengeluh mengenai banyaknya e-mail yang masuk
dalam mailbox-nya, dan sebagian besar diataranya masuk dalam kategori junk mail,
seperti penawaran produk, komentar yang tidak perlu, pesan dengan tata krama yang
buruk, yang bahkan seringkali dating dari orang yang sama sekali tidak dikenalnya. Nah,
untuk itu perlu Anda ketahui etika dan trik mengirim e-mail yang efektif agar pesan yang
Anda kirim dapat diterima dengan baik oleh si penerima, dengan senang hati.
Isi Pesan
Buatlah baris subjek yang bermakna. Baris subjek yang berkaitan dengan isi akan
membantu orang beralih ke konteks yang sesuai sebelum membaca e-mail terseut
Baris subjek harus singkat, yang penting memberi petunjuk tentang apa kira-kira isi email tersebut. Jika suatu e-mail merupakan balasan dari e-mail lain, program e-mail
biasanya memberi Re atau RE (singkatan dari Regarding-Berkenaan dengan...) diawal
baris subjek. Jika program yang digunakan tidak memberi Re secara otomatis, ada
baiknya Anda tambahkan. Jika informasi yang Anda berikan tidak perlu dibalas atau
tidak bersifat gawat, ada baiknya mengawali subjek dengan FYI: (For Your Information
atau UDK, Untuk Anda Ketahui). Jika informasi yang gawat atau perlu dibalas
secepatnya, awalan URGENT: (atau PENTING) dapat ditambahkan, terutama jika Anda
tahu orang yang Anda kirimi menerima banyak e-mail. Pelajari fasilitas dalam program
komputer Anda untuk dapat melakukan ini dengan otomatis. Untuk pesan yang meminta
sesuatu, REQ: (Request) dapat Anda jadikan penanda bahwa suatu pesan e-mail perlu
ditindaklanjuti.
Mem-forward atau Mem-reply e-mail Pesan:
Jika hendak merujuk pada e-mail sebelumnya, Anda harus mengutip secara
eksplisit tulisan e-mail tersebut sebelum memberi konteks
Tanda lebih besar (>) adalah yang paling umum dipakai jika seseorang mengutip katakata orang lain di e-mail sebelumnya. Meski kata dalam jawaban Anda cukup banyak, email sebelumnya tetap perlu dikutip, dan pastikan hanya paragraf yang berhubungan yang
Anda kutip untuk menghemat bandwitdh pembaca pesan Anda. Jika Anda berkeinginan
mem-forward atau mem-reply e-mail dari seseorang, pastikan hanya orang bersangkutan
yang akan menerima e-mail Anda. Anda tidak perlu mem-forward all atau mem-reply all
untuk e-mail yang dikirimkan melalui group list, seperti misalnya e-mail ucapan,
perpisahan, dll.Jika diperlukan Anda bisa menghapus attachment (lampiran) file yang
terdapat dalam e-mail sebelum mem-forward atau mem-reply e-mail.
Pahami Kemampuan Orang Lain
Jika Anda tidak mengetahui kesanggupan program penerima e-mail milik rekan
Anda, pilihlah cara yang aman:
Jangan menggunakan teks berformat Sebagian program pembaca e-mail hanya dapat
mengerti tulisan tanpa format. Huruf miring, cetak tebal dan pergantian warna akan
muncul sebagai karakter-karakter tertentu yang seringkali membingungkan.Kirim
halaman web dalam format teks polos, karena tidak setiap sistem e-mail dapat link ke
program web dengan baik. Ketik http:// di depan URL (Uniform Resource Locator) atau
alamat homepage. Hindari meletakkan tanda di sebelah URL atau kutip.
Agar memudahkan rekan Anda jika ingin memindahkan kata. Letakkan URL sebisa
mungkin dalam baris yang terpisah.
Lampiran
Hati-hati dengan lampiran. Kalau tidak perlu sekali, hindari mengirimkan
lampiran dalam e-mail Anda. Tidak semua program e-mail mampu menangkap lampiran.
Lampiran juga merupakan media yang sangat efektif dalam menyebarkan virus, hindari
mengirim e-mail dalam ukuran yang besar, karena akan membebani bandwitdh lawan
komunikasi Anda.
Kata-kata di layar komputer dengan di kertas akan tampak berbeda.
Sebagian besar orang lebih sukar membaca tulisan di layar daripada di kertas,
untuk itu jaga agar semua tetap singkat, buat baris-baris yang singkat, paragraf yang
singkat dan tulisan yang singkat.
Tanda Baca
Dalam mengekspresikan emosi dalam pesan yang pendek, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan:
HURUF BESAR, tanda SERU (!) untuk menghindari penekanan kuat atau menunjukkan
ekspresi MARAH. Hindari semua pesan Anda ditulis dalam HURUF BESAR.
Tanda dalam kurung () untuk "mengucapkan dalam hati" atau dengan intonasi yang
pelan. Emoticons (atau Smiley) adalah salah satu cara lain mengekspresikan emosi Anda
dalam menulis email. Emoticon adalah serangkaian tanda baca yang disusun menyerupai
wajah manusia apabila dibaca
dengan sudut 90 derajat ke kiri. Berikut diantaranya:
:) berarti tersenyum.
:-D berarti tertawa lebar.
:-O berarti terheran-heran.
:-< berati kecewa.
>:-< berarti marah.
Beberapa variasi kemudian banyak dikembangkan, seperti:
;-) wajah yang mengedipkan mata sembari tersenyum.
:-p wajah yang menjulurkan lidah.
dan masih banyak lagi. Andapun dapat mengembangkan emoticon sendiri. Semoga
bermanfaat.
*) diambil dari berbagai sumber.