Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif Kantor

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
1. Manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor
Kecamatan Tengaran belum berjalan dengan baik dan perlu ditinjau
ulang. Hal ini terbukti dari angka kecermatan yang melebihi 3% dan
lama waktu penemuan kembali arsip lebih dari 1 menit.
2. Kantor Kecamatan Tengaran menggunakan filling sistem kearsipan
sistem nomor/ kode klasifikasi, pemberian kode klasifikasi belum
diterapkan pada semua dokumen yang akan diarsipkan.
3. Penataan arsip dinamis inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran belum
mengikuti Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipam Dinamis yang
telah disediakan oleh Kabupaten Semarang.
4. Peminjaman arsip di Kantor Kecamatan Tengaran tidak dicatat dalam
formulir peminjaman arsip.
5. Filling cabinet tidak mencukupi kebutuhan dan 3 lacinya rusak sehingga
Seksi Tata Pemerintahan dan seksi Pembangunan, Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa tidak menggunakan Filling Cabinet arsip aktif
hanya di tumpuk di bawah dan sisi meja kerja. Peralatan untuk
menyimpan arsip inaktif juga masih kurang, dilihat dari penuh sesaknya
arsip yang ada di almari kayu untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.
87
Belum adanya tempat khusus untuk menyimpan arsip membuat ruang
kerja menjadi kurang tertata dengan rapi.
6. Pegawai Kantor Kecamatan Tengaran yang mendapatkan penyuluhan
tentang kearsipan hanya pegawai yang menangani arsip inaktif dan
pegawai tersebut tidak segera menyalurkan kepada pegawai lain.
7. Jadwal retensi arsip sudah dibuat tetapi tidak ditepati.
8. Pegawai kearsipan merangkap sebagai seksi Tata Pemerintahan sehingga
tidak dapat berkonsentrasi penuh dalam penanganan arsip di Kantor
Kecamatan Tengaran.
9. Perawatan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran sangat kurang, arsip
tampak berdebu, terlipat-lipat dan tidak terawat.
10. Pegawai tidak dapat menentukan kapan arsip harus dipindah dari arsip
dinamis aktif ke inaktif dan kapan harus dimusnahkan / diserahkan
kepada kantor arsip nasional. Hal ini mengakibatkan volume arsip dari
tahun ketahun akan semakin banyak. Semakin banyak arsip akan
semakin mempersulit penemuan kembali arsip. Peralatan yang terbatas
akan berdampak pada peletakan arsip yang tidak sesuai pada tempatnya.
Pemusnahan arsip belum pernah dilakukan di Kantor Kecamatan
Tengaran sejak tahun 1999.
88
5.2. Saran
1.
Sebaiknya pihak Kecamatan Tengaran meninjau ulang manajemen
kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran.
2.
Pemberian kode klasifikasi arsip sebaiknya diterapkan untuk semua
dokumen yang hendak diarsipkan.
3.
Sebaiknya penataan arsip dinamis inaktif mengikuti Pedoman Bahan
Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang telah disediakan oleh
Kabupaten Semarang.
4.
Peminjaman arsip sebaiknya dicatat dalam formulir peminjaman arsip
agar arsip yang tidak ada dalam file dapat ditemukan keberadaannya.
5.
Sebaiknya tempat serta peralatan penyimpanan arsip dinamis aktif dan
inaktif lebih diperhatikan lagi. Kantor Kecamatan Tengaran hendaknya
membuat usulan kepada Kabupaten untuk penyediaan tempat khusus
untuk penyimpanan arsip karena lemari arsip dan filing cabinet berada
di ruang kerja pegawai.
6.
Ada baiknya pegawai kearsipan yang mendapatkan penyuluhan tentang
kearsipan segera menyebarkan ilmu yang didapat kepada rekan kerja.
7.
Jadwal retensi arsip yang sudah dibuat harus ditepati agar tempat untuk
menyimpan arsip dapat digunakan untuk menyimpan arsip yang baru,
sehingga ruangan terlihat lebih rapi dan arsip juga lebih mudah untuk
ditemukan.
8.
Kantor Kecamatan Tengaran hendaknya membuat usulan kepada
Kabupaten untuk menyediakan pegawai yang khusus menangani
89
kearsipan dan tata usaha Kantor Kecamatan Tengaran, karena selama
ini pegawai yang menangani kearsipan memiliki pekerjaan ganda
sehingga tidak dapat berkonsentrasi dalam pengelolaan kearsipan.
9.
Ada baiknya perawatan arsip lebih diperhatikan agar arsip tidak rusak.
10. Sebaiknya pegawai kearsipan mempelajari tentang kearsipan lebih
mendalam agar dapat menentukan kapan arsip harus dipindah dari arsip
dinamis aktif ke inaktif dan kapan harus dimusnahkan / diserahkan
kepada kantor arsip nasional.
90