Teknologi Informasi dan Komunikasi Sebagai Akar Manajemen

Teknologi Informasi dan Komunikasi Sebagai Akar Manajemen Pengetahuan
Ahmad Sugiana
Mahasiswa Magister Teknik Elektro
Option Chief Information Officer (CIO)
Sekolah Teknik Elektro dan Informatika
Institut Teknologi Bandung
[email protected]
Abstraksi
Pada era pengetahuan, manajemen pengetahuan telah menjadi modal utama yang sangat menentukan perkembangan serta
pertumbuhan suatu perusahaan sehingga perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya.
Manajemen pengetahuan merupakan langkah-langkah sistematik untuk mengelola pengetahuan dalam perusahaan agar
menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Oleh karena itu perusahaan fokus mengelola human
capital agar semakin produktif untuk menumbuhkembangkan pengetahuannya dan mau berbagi pengetahuan yang
dimilikinya.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah meningkatkan produktivitas penemuan pengetahuan (mempermudah
proses pengelolaan pengetahuan) serta mempercepat proses implementasinya, sehingga memungkinkan perusahaan untuk
menginstitusionalkan dan mendistribusikan pengetahuan yang berasal dari individu-individu anggota perusahaan sesuai
dengan kebutuhan dan perkembangannya.
Dengan demikian, manajemen pengetahuan lebih merupakan metodologi yang diterapkan ke praktek bisnis daripada teknologi
atau produk. Akan tetapi, teknologi informasi dan komunikasi penting bagi keberhasilan setiap sistem manajemen
pengetahuan karena memungkinkan manajemen pengetahuan menyediakan arsitektur perusahaan (enterprise architecture) di
mana pengetahuan dibangun.
Kata Kunci : Pengetahuan, manajemen pengetahuan, human capital, teknologi informasi dan komunikasi
1.
PENDAHULUAN
Seiring perkembangannya pada abad ke-21 ini organisasi
global akan dihadapkan dengan masuknya arus informasi
dan pengetahuan dari luar. Oleh karena itu organisasi
dituntut untuk bisa mentransfer pengetahuan masuk ke
organisasi maupun individu di dalamnya. Oleh karena itu
transfer manajemen pengetahuan harus dipandang sebagai
bentuk eksperimentasi yang melibatkan individu dan proses
(Fink dan Holden, 2005).
Ketika organisasi menghadapi persaingan global yang
begitu ketat dengan situasi tidak pasti dan tidak bisa
diprediksi, maka organisasi berinovasi secara berkelanjutan
dengan bertumpu pada pengetahuan dan harus dikelola
dengan baik dengan kata lain dapat mengelola pengetahuan.
Pengetahuan merupakan aset abstrak yang tersimpan di
dalam benak orang (human capital) di dalam organisasi.
Orang yang berpengetahuan inilah yang membuat organisasi
menjadi lebih ”pintar”. Mereka merupakan kekuatan
organisasi dalam menghadapi berbagai perubahan di masa
yang akan datang. Konsep manajemen pengetahuan
bukanlah merupakan hal yang baru, karena kebutuhan dan
arti penting pengetahuan telah menjadi basis bagi
pengembangan beragam budaya, filosofi dan agama.
2. PEMBAHASAN
Pengetahuan dan Manajemen Pengetahuan
Pengetahuan adalah data dan atau informasi yang telah
disusun dan diproses untuk menyampaikan pemahaman,
pengalaman, akumulasi pelajaran serta keahlian yang
diteapkan pada suatu masalah atau aktivitas saat ini.
Sedangkan informasi adalah data yang telah disusun
sehingga memiliki arti dan nilai, adapun data merupakan
gambaran dasar dari sesuatu, peristiwa, aktivitas dan
transaksi yang dicatat, diklasifikasi dan disimpan tetapi
belum tersusun.
e-Indonesia Initiative 2008 (eII2008)
Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia
21-23 Mei 2008, Jakarta
1
Apa yang menjadikan pengetahuan itu baru dan bermanfaat
bagi orang dan organisasi dewasa ini adalah ketika
merenungkan hasil dari kekuatan pengetahuan bagi
manajemen yang lebih baik dan evolusi dalam bidang
teknologi yang dapat disaksikan dalam beberapa dekade
terakhir (Natarajan dan Shekar, 2001).
Gambar1. siklus hidup pengetahuan
Oleh Sierhuis dalam Akib (2003) dinyatakan bahwa
manajemen pengetahuan mengandung makna kemampuan
untuk mengelola pengetahuan. Lebih jauh dikatakan bahwa
teknik dan metoda yang digunakan dalam mengelola
pengetahuan dapat dikembangkan sebagai bagian dari
teknologi pengetahuan untuk menganalisis sumber
pengetahuan dalam organisasi. Analisis pengetahuan
merupakan langkah yang perlu dilakukan sebagai
kemampuan mengelola pengetahuan, karena dengan langkah
tersebut teknik pemodelan dan akuisisi pengetahuan dapat
digunakan. Organisasi yang bersaing secara global harus
mampu untuk mengembangkan sumber pengetahuannya,
baik melalui pelatihan sumberdaya manusia atau melalui
pengembangan sistem berbasis pengetahuan sebagai sarana
untuk tetap mendapatkan daya saing global. Organisasi
dapat menerapkan manajemen pengetahuan dengan tiga
dimensi yang berbeda. Pertama, menekankan kecerdasan
organisasi diartikan sebagai cara organisasi dan anggotanya
mempersepsi, memahami dan mempelajari lingkungannya.
Dengan menggunakan metafora kecerdasan, dapat ditelusuri
beragam tradisi penelitian yang masuk dalam perspektif ini
telah terpusat pada persepsi, pemahaman, pembelajaran dan
memori organisasi. Kedua, strategi dan pengembangan
organisasi yaitu kecerdasan bersaing, yang berarti cara
organisasi mengumpulkan dan menganalisis informasi
mengenai
situasi persaingan dan pengembangan pasar. Tindakan yang
cerdas dilihat sebagai hasil dari akuisisi, kategorisasi,
distribusi, dan penggunaan informasi secara efektif. Ketiga,
sistem informasi organisasi dan pemrosesan organisasi
dimana
jaringan
kerja
intelejensi
bisnis
telah
dikonseptualisasikan sebagai jaringan yang terpencar yang
mengumpulkan dan memproses rumor, memberi
akses terhadap sumber pengetahuan eksternal dan internal,
serta memberikan informasi analisis bagi pengembangan
keputusan strategis (Tuomi dalam Muluk, 2003). Wiig
dalam Akib (2003) menyatakan manajemen pengetahuan
dalam organisasi perlu dipahami dari tiga perspektif
berdasarkan masa depan
dan tujuan yang berbeda yaitu perspektif bisnis, perspektif
manajemen dan perspektif operasional. Perspektif bisnis
menekankan pada pertanyaan mengapa, dimana dan untuk
apa organisasi melakukan investasi atau eksploitasi
pengetahuan. Menurut perspektif ini, strategi, produk,
layanan, aliansi, akuisisi atau divestasi perlu didasarkan
pada sudut pandang yang terkait dengan pengetahuan.
Perspektif manajemen memfokuskan pada penentuan tujuan,
pengorganisasian, pengarahan penyediaan fasilitas dan
monitoring praktek dan kegiatan yang terkait dengan
pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai strategi dan
tujuan bisnis yang diinginkan. Perspektif operasional
terfokus pada aplikasi keahlian dan kecakapan untuk
mengerjakan
pekerjaan
sesuai
dengan
pengetahuan.Organisasi dalam konteks transfer manajemen
pengetahuan secara global harus menyadari bahwa :
1. Transfer manajemen pengetahuan jarang dilakukan secara
langsung melalui budaya. Bukti menyatakan bahwa
masyarakat lebih menyukai pendekatan yang disebut
langkah yang bijak terhadap pelaksanaan sistim transfer
pengetahuan (Voelpel dkk.,2005).
2. Transfer manajemen pengetahuan terjadi sepanjang tahun
serta melibatkan jenis pengetahuan dan pengakuan bahwa
proses pemindahan itu sendiri merupakan bagian dari
pengetahuan yang diterima. Jadi rancangan proses
pemindahan itu ke penerima yang diinginkan adalah sangat
vital (May dkk.,2005).
3. Transfer manajemen pengetahuan menghendaki
pengurangan kompleksitas di dalam organisasi dan
pembentukan empati budaya dalam manajemen operasi
internasional serta penanganan hal-hal yang spesifik (Hurt
dan Hurt,2005)
4. Transfer manajemen pengetahuan sangat tergantung pada
bagaimana nilai, sikap, kemampuan dan jenis kepribadian
saling
memberikan
dukungan.
Pencarian
atau
pengembangan individu yang berkompoten bisa sangat sulit
dilakukan dan kadangkala tidak dapat dilakukan (Friel,
2005).
5. Jika Transfer manajemen pengetahuan melibatkan
prosedur yang sama, maka manajemen lokal atau regional
mungkin menetapkan rutinitas dan subsistem-nya sendiri
yang informal (Javidan dkk., 2005).
Organisasi yang akan membangun manajemen pengetahuan
menurut Jann harus fokus pada 4 hal (Jann, 2008):
a. mengembangkan strategi manajemen perubahan
b. mengembangkan sistem dan organisasi adaptif
c. mengembangkan teknologi informasi dan komunikasi
d. mengembangkan sistem performansi
Jann menggambarkan knowledge management dengan
dalam model sebagai berikut(Jann, 2008):
e-Indonesia Initiative 2008 (eII2008)
Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia
21-23 Mei 2008, Jakarta
2
PREMIUM VALUE
CREATION (BETTER WORK
PERFORMANCE)
INFORMATION & COMMUNICATION TECHNOLOGY
PRINCIPLES
ASSET
ORGANIZATION
POLICY AND
STRATEGY
INTANGIBLE
LEARNING ORGANIZATION
Gambar 2. House of Knowledge Management Model Jann
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
Turban mendefinisikan teknologi informasi dan komunikasi
sebagai kumpulan sumber daya perusahaan, para
penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya,
meliputi infrastruktur teknologi informasi dan semua sistem
informasi lainnya dalam perusahaan. Adapun sistem
informasi adalah proses menjalankan fungsi mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk tujuan tertentu (Turban dkk, 2007). Oleh
karena kunci utama dalam dukungan teknologi informasi
adalah struktur yang terorganisasi dan fungsi yang
dilakukan para karyawan dalam perusahaan, dimana dapat
dilihat dalam gambar 3. Dalam hal ini, teknologi informasi
dan komunikasi meliputi infrastruktur TIK serta sistem
informasi lainnya, walaupun sering kali teknologi informasi
dan komunikasi hanya disebut teknologi informasi tanpa
tambahan komunikasi.
Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap
Organisasi dan Manajemen Pengetahuan
Teknologi informasi dan komunikasi di era pengetahuan ini
mempunyai peran strategis dalam organisasi. Peran strategis
dalam organisasi dapat dikelompokkan sebagai support
(efektivitas atau efisiensi), enabler dan transformer. Dalam
perannya sebagai support teknologi informasi dan
komunikasi hanya digunakan sebatas mencapai efesiensi
dan efektivitas dalam rangka mendapatkan tujuan
organisasi. Sedangkan peran teknologi informasi sebagai
enabler, organisasi menjadikan teknologi informasi dan
komunikasi suatu hal yang dapat membangkitkan
keuntungan kompetitif organisasi. Adapun peran teknologi
informasi dan komunikasi sebagai transformer, organisasi
dalam melakukan persaingan bisnisnya melakukan kreasi
dan inovasi terhadap produk atau jasa yang dibuatnya,
dimana teknologi informasi dan komunikasi menjadi
tranformer yang memungkinkan organisasi melakukan
manuver bisnisnya dengan melakukan kreasi dan inovasi
baru demi menjaga keberlangsungan organisasi.
Ketika organisasi melakukan kreasi dan inovasi
berkelanjutan dalam rangka menghadapi persaingan yang
hyper kompetitif, maka yang menjadi tumpuannya adalah
pengetahuan yang telah diolah sedemiakian rupa menjadi
kekuatan organisasi. Oleh karena manajemen pengetahuan
merupakan sesuatu hal yang sangat vital dalam membangun
kekuatan organisasi yang mampu bersaing dalam
pertarungan global. Jann menyatakan bahwa salah satu yang
menjadi critical enabler manajemen pengetahuan adalah
teknologi informasi dan komunikasi seperti terlihat dalam
gambar 4. Dengan demikian suatu organisasi agar dapat
membangun manajemen pengetahuan harus mengadopsi
teknologi informasi dan komunikasi yang telah mature
dengan perannya sebagai transformer. Dalam membangun
teknologi informasi dan komunikasi yang mature diperlukan
tahapan perannya, dan mengembangkannya dapat digunakan
framework COBIT untuk mengetahui sejauh mana tahapan
peran teknologi informasi dan komunikasi dalam organisasi.
COBIT merupakan kumpulan best practices yang bersifat
generic sebagai acuan dalam menentukan sasaran kendali
dan proses-proses teknologi informasi dan komunikasi yang
diperlukan dalam pengelolaan teknologi informasi dan
komunikasi.
Gambar 3. The information systems support of people in
organizations
e-Indonesia Initiative 2008 (eII2008)
Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia
21-23 Mei 2008, Jakarta
3
People
ICT
Culture
Purpose
Process
Leader
ship
Gambar 4. Knowledge management critical enables
3. PENUTUP
Tantangan kompetitif seperti globalisasi, kreatif dan
inovatifnya pesaing, teknologi semakin canggih dan modal
intelektual menuntut organisasi untuk memiliki perspektif
global. Perspektif global ini tediri dari pemahaman global
itu sendiri, pengetahuan dan keterampilan. Oleh karena itu
organisasi dituntut untuk mengembangkan manajemen
pengetahuan dengan berbagai critical enablers-nya, dimana
salah satu critical enablers manajemen pengetahuan adalah
teknologi informasi dan komunikasi. Sedangkan teknologi
informasi dan komunikasi yang dapat menjadi kunci sukses
manajemen pengetahuan haruslah mempunyai peran
transformer dalam organisasi. Sehingga dapat diambil
kesimpulan bahwa teknologi informasi dan komunikasi
merupakan akar atau kunci sukse manajemen pengetahuan,
bukan hanaya sebatas tool.
4. Daftar Pustaka
Global'', Jurnal Bisnis & Ekonomi No.3, Jilid 10, Tahun
2005.
[5]. Vasilash, G.S. ``447 Heads Are Better Than One'',
Automotive Design and Production, Juni 2002.
[6]. The Economist, 2001,
www.economist.com/displaystory.cfm?story_id=63860
5.
[7]. Akib, H. 2003. “Merambah Belantara Manajemen
Pengetahuan”. Manajemen Usahawan Indonesia. No.04.
Tahun XXXII. April.
[8]. Fink, G, and Holden, N. 2005. “The Global Transfer of
Management Knowledge”. Academy of Management
Executive. May. Vol 19:2.
[9]. Friel. 2005. “Transferring a Lean Production Concept
from Germany to the United States: The Impact of
Labor Laws and Training Systems”. Academy of
Management Executive. May. Vol 19:2.
[10]. Muluk, M.R.K. 2003. “Manajemen Pengetahuan:
Kebingungan Praktek dan Kajian”. Manajemen
Usahawan Indonesia. No.04. Tahun XXXII. April.
[11]. Natarajan, Ganesh and Shekar, S. 2001. “Knowledge
Management: Enabling Business Growth”, McGrawHill International Edition.
[12]. Voelpel, Dous, and Davenport. 2005. “Five Steps to
Creating a Global Knowledge-sharing System: Siemens
ShareNet”. Academy of Management Executive. May.
Vol 19:2.
[13]. Hurt, M., and Hurt, S. 2005. “Transfer of managerial
practices by French food retailers to operations in
Poland”. Academy of Management Executive. May.
Vol 19:2.
[14]. Javidan, M., Stahl, G.K., Brodbeck, F, and Wilderom,
C.P.M. 2005. “Cross-border transfer of knowledge:
Cultural lessons from Project GLOBE”. Academy of
Management Executive. May. Vol 19:2.
[15]. May, C.R., Puffer, S.M., and Mc-Carthy, D.J. 2005.
“Transferring Management Knowledge to Russia: A
Culturally-based Approach”. Academy of Management
Executive. May. Vol 19:2.
[16]. Hidajat Tjakraatmadja, Jann. “Lecturing 3: Learning
Organization and Knowledge Management”. Bahan
Kuliah Knowledge Management dalam Konteks
Organisasi Pembelajar (MB6012). Program MSM-ITB,
2008.
[1]. Kwok, Sai Ho and Gao, Sheng. ``Attitude Towards
Knowledge Sharing Behavior'', The Journal of
Computer Information Systems, Winter 2005/2006.
[2]. Rhee, Jay Hyuk. ``The Internet Era and The
International Expansion Process: The Moderating Role
of Absorptive Capacity'', Management International
Review, 2005.
[3]. Kim, Soonhee and Lee, Hyangsoo. ``The Impact of
Organizational Context and Information Technology on
Employee Knowledge-Sharing Capabilities.
[4]. Sitaniapessy, Arthur. ``Pemahaman Global dan
Manajemen Pengetahuan: Jalan Menuju Kesuksesan
e-Indonesia Initiative 2008 (eII2008)
Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia
21-23 Mei 2008, Jakarta
4