Fungsi dan Peranan Kantor Jurnal - bayuhaliah

Fungsi dan Peranan Kantor
Oleh: Bayu Haliyah Nugraha (135211036)
Mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
The office is a place to perform various activities in an organization or company. Office
functions and has a very important role for an organization. The organization will go
well and it will be easy to achieve its goal if all of its elements can run well, one of
which is the office. In this case the office serves as a tool to facilitate the organization
to achieve its objectives. Offices have a role that is increasingly complex and
demanding his all elements to work optimally. In addition, today the office is supported
by modern technology and professional people to be able to provide superior service
to all parties.
Keyword: Kantor, Fungsi Kantor, Peranan Kantor
Pendahuluan
Pada suatu organisasi, baik pemerintah
maupun swasta, dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditentukan
memerlukan adanya pembagian kerja,
pelimpahan wewenang, sampai kepada
rincian tugas masing-masing pihak yag
terlibat dalam organisasi teresebut.
Selain itu, diperlukan suatu perkantoran
yang mampu menyediakan informasi
yang benar, berdasarkan fakta, dan
dibutuhkan oleh organisasi dalam
rangka untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi.
Berdasarkan
hal-hal
tersebut, pekerjaan-pekerjaan kantor
sangatlah penting untuk membantu
tercapainya tujuan perusahaan.
Sebelum tahun 1970-an pekerjaanpekerjaan kantor dianggap tidak terlalu
penting. Pekerjaan kantor ditandai
dengan adanya para pegawai dan
dikepalai oleh seorang kepala kantor
atau biasa disebut juga dengan kepala
tata usaha. Kondisi ruangan yang tidak
terlalu bagus, gelap dan sesak dengan
surat-surat yang ditimbun/ditumpuk
diatas meja kerja dan berbagai macam
dokumen-dokumen arsip. Sekarang,
kondisi tersebut sudah berubah, seiring
dengan meluasnya ruang lingkup
kantor dan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan teknologi.
Pada zaman dahulu, kegiatan kantor
hanya seputar catat mencatat, sekarang
kegiatan kantor tidak hanya seputar itu,
namun juga dituntut untuk bisa
menghasilkan informasi secara cepat
dan tepat yang berpengaruh terhadap
pekerjaan-pekerjaan lain. Oleh karena
itu, bila kita melihat kantor-kantor pada
saat ini terutama didaerah perkotaan,
sangat jauh berbeda dengan keadaan
kantor pada 1970-an.
Kantor-kantor desawa ini sangat
ditunjang oleh teknologi-teknologi
modern (computer, fax, internet,
wireless) dan orang-orang yang
profesional
untuk
memberikan
pelayanan yang baik kepada semua
pihak. Teknologi yang semakin
canggih memudahkan pegawai untuk
menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan
kantor dengan lebih cepat dan tepat.
Penampilan orang kantor yang rapi dan
sopan akan memberikan citra kantor
yang baik sebagai tempat pelayanan
informasi meyakinkan. Perubahan
kantor seperti itu terjadi disebabkan
oleh semakin kompleksnya tuntutan
pekerjaan kantor
Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari
Belanda: "kantoor", yang berarti ruang
tempat bekerja, kedudukan pimpinan,
jawatan instansi dan sebagainya. Dalam
bahasa Inggris "office" mempunyai
arti: tempat untuk memberikan
pelayanan, posisi, atau ruang tempat
kerja.MenurutÿKamus Besar Bahasa
Indonesia KBBI), kantor adalah balai
(gedung,rumah,ruang)
tempat
mengurus
suatu
pekerjaan
(perusahaan); tempat bekerja.
Secara umum, kantor dapat diartikan
sebagai tempat dimana dilakukan
berbagai macam kegiatan pelaksanaan
organisasi dalam rangka mencapai
tujuannya. Namun dengan pesatnya
perkembangan saat ini, kantor memiliki
arti lebih dari hanya sekedar tempat,
tapi juga sebagai pusat kegiatan untuk
menyediakan
informasi,
untuk
menunjang
kelancaran
kegiatan
diberbagai bidang.
Berdasarkan hal tersebut, lebih lanjut
bisa diterangkan bahwa "kantor"
merupakan:Tempat
untuk
diselenggarakannya berbagai kegiatan
pelaksanaan organisasi dalam rangka
mencapai tujuannya. Namun dengan
pesatnya perkembangan saat ini, kantor
memiliki arti lebih dari hanya sekedar
tempat, tapi juga sebagai pusat kegiatan
untuk menyediakan informasi, untuk
menunjang
kelancaran
kegiatan
diberbagai bidang.
Berdasarkan hal tersebut, lebih lanjut
bisa diterangkan bahwa "kantor"
merupakan:
1. Tempat
untuk
diselenggarakannya berbagai
kegiatan menangani informasi
2. Proses
dalam
melakukan
penanganan informasi, mulai
dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkan/mendistribusikan
informasi.
Fungsi Kantor
Dalam kehidupan organisasi
yang berorientasi kepada masa depan,
usaha kegiatan perkantoran haruslah
ditangani secara profesional, dalam
artian, pimpinan dan staff nya haruslah
orang yang benar-benar mengerti akan
tugas-tugasnya.
Berikutnya
yaitu
berkaitan
dengan
lingkungannya
(manusia, alat, sumber-sumber, ruang,
waktu dan lain-lain), seorang karyawan
selalu dituntut untuk secara maksimal
memberikan perhatiannya dan selalu
berusaha mengolah informasi, sehingga
dapat menjadi sesuatu yang berdaya
guna.
Pengertian
fungsi
menurut
Wiriadhihardja
dalam
Adhitya
(2011:19) merupakan kegiatan dan
usaha antara satu dengan yang lainnya
yang mempunyai hubungan erat guna
mendukung terwujudnya pelaksanaan
tugas pokok. Menurut Moekijat
(1984:210) berpendapat bahwa fungsi
adalah
mendapat
keterangan,
memberikan pelayanan, mengordinir
program, memberikan ide, melakukan
pengawasan serta memberikan saran
serta bimbingan untuk kelompok lebih
lanjut. Sementara itu, kegiatan
perkantoran merupakan inti kehidupan
organisasi, dan memiliki fungsi antara
lain:
1. Untuk alat penyambung panca
indra
2. Membantu pimpinan dalam
perumusan pekerjaan
3. Membantu pimpinan dalam
pelaksanaan kegiatan mencapai
tujuan organisasi yang berdaya
guna.
4. Membantu pimpinan dalam
penyederhanaan
system
manajemen, prosedur dan
metode kerja.
5. Membantu pimpinan dalam hal
pelaksanaan kegiatan guna
mencapai tujuan organisasi.
Pada
kenyataannya,
beberapa
kebutuhan manusia, akan selalu
diusahakan
melalui
organisasi,
sehingga dapat dikatakan juga bahwa
organisasi merupakan salah satu
kebutuhan manusia. Semakin maju
masyarakat, maka akan semakin
tergantung kepada organisasi dalam
memenuhi kebutuhannya tersebut.
Oleh karena itu, kantor merupakan
tempat yang penting untuk berjalannya
suatu
organisasi
dan
mamou
menjalankan
fungsinya
sehingga
kebutuhan masyarakat pun bisa
terpenuhi.
Berjalan nya suatu kantor tidak lepas
dari peran seorang pimpinan dalam
suatu kantor. Dengan informasiinformasi yang diolah dikantor, akan
membantu
pimpinan
dalam
menjalankan tugasnya dan pada
akhirnya akan membantu organisasi
atau perusahaan untuk mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Kemudian, seperti telah dijelaskan
sebelumnya,
pada
kenyataannya,
organisasi dapat memenuhi beberapa
kebutuhan pada kehidupan manusia.
Semakin maju masyarakat, maka
hidupnya juga akan semakin tergantung
pada kemampuan organisasi untuk
memenuhi berbagai kebutuhan yang
diperlukannya. Oleh karena itu, agar
organisasi bisa tetap hidup, tumbuh dan
berkembang, maka haruslah dipimpin
oleh seseorang yang cakap dan
professional.
Suatu
organisasi
memerlukan tempat untuk
pusat
pertemuan, pusat kegiatan, pusat
melakukan
kegiatan,
pusat
pererncanaan, pusat pengambilan
keputusan,
penggerakan,
pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan kerja. Tempat teresebut
nantinya akan memberi arti dan
membantu
menjalankan
fungsi
organisasi.
Fungsi Kantor Menurut Beberapa
Ahli
Terdapat beberapa pendapat ahli
mengenai fungsi dari sebuah kantor
sebagai berikut.
Mills dan Ford (1987) menyatakan 5
fungsi kantor, antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
Menerima keterangan
Mencatat keterangan
Mengolah keterangan
Memberikan keterangan
Melindungi harta kekayaan
Fungsi-fungsi yang dinyatakan Mills
dan Ford ini lebih merujuk kepada
kegiatan tata usaha atau catat mencatat.
Dari pendapat tersebut bisa kita lihat
bahwa dalam hal ini fungsi kantor
adalah
sebagai
tempat
untuk
melakukan kegiatan pencatatan dan
kegiatan tata usaha lainnya dalam
rangka untuk upaya mencapai tujuan
organisasi.
Pendapat lain dikemukakan oleh
Denyer (1973) yang menyatakan
bahwa
fungsi
kantor
adalah
“memberikan pelayanan komunikasi
dan warkat”, secara rinci pekerjaan
kantor sebagai berikut:
1. To
receive
information,
menerima
keterangan
(misalnya: surat menyurat,
harga-harga, kutipan-kutipan
dan sebagainya)
2. To
record
information,
mencatat keterangan (misalnya:
persediaan, harga dan catatan,
dan sebagainya)
3. To
arrange
information,
menyusun
keterangan
(misalnya:
pembiayaan,
pembukuan dan sebagainya)
4. To give information, memberi
keterangan (misalnya: fakturfaktur penjualan, perkiraanperkiraan dan sebagainya)
5. To
safeguard
asset,
mengamankan asset (misalnya
pemeliharaan
uang
tunai,
persediaan-persediaan
dan
sebagainya)
Dari pendapat Denyer tersebut, bisa
kita lihat bahwa fungsi kantor lebih dari
sekedar kegiatan pencatatan dan tata
usaha, lebih dari hal itu, kegiatan
dikantor berfungsi untuk pengolahan
informasi dari mulai penerimaan
informasi,
pencatatan
informasi,
penyusunan
informasi
sampai
pemberian
informasi
atau
menyampaikan informasi yang telah
diolah. Bahkan lebih dari itu, Denyer
berpendapat bahwa fungsi kantor juga
adalah untuk mengamankan atau
mengelola asset-asset organisasi atau
perusahaan.
Dari pendapat-pendapat tersebut dapat
disimpulkan bahwa fungsi kantor untuk
berjalannya suatu organisasi sangatlah
penting, yang paling utama adalah
fungsi
kantor
sebagai
tempat
dikelolanya informasi organisasi atau
perusahaan.
Peranan Kantor
Dewasa ini, peranan kantor tidak hanya
memberikan pelayanan terhadap intern
organisasi, tapi juga harus memberikan
pelayanan kepada semua pihak dan lini
organisasi (lower/middle and top),
pihak
karyawan/pegawai
dan
masyarakat
yang
membutuhkan
informasi. Informasi atau keterangan
yang disajikan haruslah disajikan
secara cepat dan akurat dan sudah pasti
informasi yang disajikan bisa diberikan
sesuai dengan kewenangan setiap
kantor. Beberapa peran kantor antara
lain:




Melakukan
Pelayanan
pekerjaan-pekerjaan
operatif
kantor yang berguna untuk
mencapai tujuan organisasi
Membantu pimpinan membuat
keputusan yang tepat dengan
menyediakan
keteranganketerangan (informasi)
Melancarkan kehidupan dan
perkembangan suatu organisasi,
karena fungsinya sebagai pusat
ingatan
Memberikan informasi sesuai
wewenangnya
Pada saat ini, bisa dilihat bahwa hampir
semua organisasi (baik swasta maupun
pemerintah) mempunyai kantor yang
berfungsi sebagai tempat untuk
berbagai kegiatan yang menunjang
berjalan organisasi, mulai dari
kepegawaian, logistic, pemasaran,
humas, produksi dan lain-lain. Bahkan
ada
beberapa
organisasi
yang
mempunyai lebih dari satu kantor untuk
mengolah berbagai informasi. Dan bisa
dikatakan bahwa sebuah organisasi
formal tidak bisa jalan tanpa memiliki
kantor serta kegiatan kantor akan ada
pada setiap level organisasi.
3. Memantau informasi yang
relevan dengan perkembangan
organisasi
4. Menyebarluaskan
informasi
yang relevan
5. Juru bicara pada pihak lain
6. Pada kondisi tertentu sebagai
pimpinan
7. Mengalokasikan sumberdaya
8. Perundingan
setiap
kali
berhadapan dengan unit yang
bukan unitnya
Perkembangan pada saat ini, tuntutan
akan pelayanan yang harus diberikan
oleh orang-orang kantor semakin
tinggi, yang berakibat pada ruang
lingkup kantor pun semakin kompleks.
Dengan semakin kompleksnya ruang
lingkup
kantor,
maka
peranan
manajemen kantor pun semakin
berkembang dan menuntut adanya
penerapan fungsi-fungsi manajemen
dikantor, dan penerapan manajemen
yang baik sehingga dapat pelayanan
yang optimal, kualitas prima dengan
biaya yang rendah dan efisiensi yang
tinggi.
Adapun
karakteristik
manajemen yang baik berdasarkan
Riset Mintzberg (dalam Mc-Leod,
2001), sebagai berikut:
Delapan peran tersebut bisa dijalankan
oleh manajer kantor. Dan akan
memudahkan berbagai kegiatan kantor
sehingga kantor mempunyai peranan
yang semakin baik dalam memberikan
pelayanan kepada semua pihak.
1. Control pimpinan harus mampu
mengawasi hamper semua
kegiatan
organisasi
yan
gpenting
2. Pimpinan yang memotivasi dan
mengarahkan
Ada beberapa ciri manajemen kantor,
diantaranya.




Bersifat pelayanan (service)
pada semua pihak
Merembes (menyebar) pada
semua lini organisasi
Dilaksakan oleh semua pihak
dalam organisasi
Hasil akhirnya (output) berupa
informasi
Ciri pertama yang disebutkan adalah
bersifat pelayanan kepada semua pihak,
hal itu mempunyai makna yaitu
pekerjaan kantor pada umumnya adalah
pelayanan dan support untuk berbagai
kegiatan organisasi. Dan sekaligus
berperan sebagai tempat untuk
melakukan pelayanan terhadap semua
bagian
dalam
organisasi
atau
perusahaan.
Selain
itu,
Terry
menyatakan bahwa selain sebagai
pekerjaan yang bersifat pelayanan, juga
mempunyai
tujuan
untuk
mempermudah atau meringankan
(facilitating function) yang dilakukan
untuk menolong atau memudahkan
pekerjaan lain agar dapat berjalan
secara lebih efektif.
Hakekat Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor berarti kegiatan
mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menggandakan,
mengirim
dan
menyimpan keterangan. Mencatat
keterangan atau kejadian yaitu
mencatat semua yang dikerjakan agar
menjadi keterangan yang dapat
digunakan dan dapat lebih berguna lagi.
Apabila diteliti secara lebih lanjut,
hakekat pekerjaan kantor dapan dibagi
menjadi sebagai berikut.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mengumpulkan/menghi
tung keterangan
Mencatat keterangan
Mengolah keterangan
Menggandakan
keterangan
Mengirim keterangan
Menyimpan keterangan
dari pengelompokan tersebut, secara
umum dapat bahwa pekerjaan kantor
meliputi: pengumpulan, pencatatan
pengolahan, penggandaan, pengiriman
dan penyimpanan keterangan. Dapat
dikatakan dari pernyataan tersebut
bahwa semua kegiatan di kantor adalah
menjadikan keterangan tersebut benarbenar berguna atau siap pakai dalam
organisasi atau perusahaan.
Dengan demikian, dapat disimpulkan
bahwa hakekat pekerjaan kantor adalah
pengurusan keterangan dari keterangan
yang belum siap dipakai menjadi
keterangan yang siap pakai. Dapat
diketahui pula dari hakekat pekerjaan
kator tersebut bahwa salah satu peranan
kantor adalah sebagai tempat untuk
pengolahan berbagai informasi dan
keterangan
sampai
siap
untuk
digunakan didalam organisasi atau
perusahaan.
Pada mulanya, pekerjaan kantor hanya
berhubungan dengan warkat-warkat
(keterangan-keterangan
tertulis),
namum dengan berkembangnya zaman,
kegiatan kantor pun berkembang dan
meliputi komunikasi antar individu
dalam organisasi dan komunikasi antar
perusahaan / organisasi dan orangorang diluar perusahaan / organisasi.
Dapat dilihat dari hal tersebut bahwa
semakin berkembangnya zaman maka
peranan kantor pun semakin kompleks.
Peranan kantor yang semakin kompleks
menuntut
semua
elemen
yang
berhubungan dengan kantor untuk
diterapkan secara maksimal, salah
satunya adalah setiap pekerjaan kantor
harus dikerjakan secara maksimal.
Pekerjaan kantor yang dilakukan secara
maksimal akan menunjang pekerjaan
lain untuk bisa diselesaikan secara
maksimal
juga.
Terry
(1958)
menyatakan pekerjaan kantor meliputi
penyampaian
secara
lisan
dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat
guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan control dari pimpinan.
Bisa dilihat dari pernyataan tersebut
bahwa kantor dalam hal ini melalui
pekerjaan kantor berperan sebagai alat
yang digunakan oleh seorang pimpinan
dalam mengambil keputusan, yaitu
pekerjaan kantor memberikan landasan
fakta
yang
dijadikan
bahan
pertimbangan bagi pimpinan untuk
mengerluarkan keputusan.
Pada suatu organisasi/perusahaan mulai
dari level atas (top) sampai level bawah
(lower) pastinya akan terjadi proses
komunikasi antara satu sama lain, baik
itu up ward (dari bawah ke atas), down
ward (dari bawah keatas) maupun
diagonal
(komunikasi
silang),
hubungan kantor disini adalah untuk
kontak antara semua satuan (unit-unit)
organisasi diantara satu sama lain.
Kantor menjadi tempat terjadinya
proses komunikasi tersebut.
Peranan Pekerjaan
Pimpinan
Kantor
Bagi
Dalam melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen, pimpinan tidak akan bisa
lepas
dari berbagai
kebutuhan
keterangan. Kantor adalah satuan
terpusat yang menyediakan pelayanan.
Seccara garis besar, pekerjaan kantor
mempunyai 3 peranan, yaitu :
1. Melayani
pelaksanaan
pekerjaan operasional guna
membantu
pelaksanaan
pekerjaan
pokok
untuk
mencapai
satu
tujuan
organisasi.
2. Menyediakan keterangan bagi
pimpinan organisasi sebagai
alat guna membuat keputusan
atau melakukan tindakan yang
tepat.
3. Membantu
melancarkan
kehidupan dan perkembangan
organisasi
sebagai
suatu
keseluruhan.
Selanjutnya,
berbagai
macam
keterangan disediakan sesuai dengan
kebutuhan, dan keterangan tersebut
memudahkan tercapainya tujuan yang
diinginkan,
atau
memungkinkan
penyelesaian pekerjaan operasional
dengan lebih baik.
Hasil pencatatan yang dilakukan di
kantor berupa keterangan sangat
dibutuhkan oleh seorang pimpinan
dalam rangka untuk perencanaan,
pengorganisasian,
penggerkaan,
pengawassan dan fungsi manajemen
lainnya.
Disamping itu, pekerjaan kantor
mempunyai peranan melancarkan
kehidupan
dan
perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan,
karena fungsinya sebagai pusat ingatan,
pusat kegiatan dan sumber dokumen.
Dalam menyelenggrarakan kegiatan,
perlu adanya pencatatan yang cermat
pengelolaan arsip secara tertib, untuk
melakukan penilaian atau penyusunan
program perkembngan organisasi lebih
lanjut. Seorang pimpinan mebutuhkan
keterangan yang bersifat umum, yang
memberikan kepadanya kesempatan
untuk mengetahui secara keseluruhan
tentang apa yang terjadi didalam
organisasinya.
Pimpinan
akan
menggunakan keterangan itu untuk
bahan
pertimbangan
dalam
pengambilan keputusan. berdasarkan
apa yang telah diuraikan tersebut
bahwa pekerjaan kantor meliputi
pembuatan/pencatatan informasi yang
bertingkat kemanfaatannya.
Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan
yang menunjang dan tidak bisa berdiri
sendiri, tetapi memerlukan bantuan
untuk menunjang pelaksanaan tugas
pokok.Lebih lanjut dapat dijelaskan
bahwa memang peranan kantor terus
berkembang dan semakin kompleks
sesuai dengan perkembangan zaman
dan
kebutuhan
manusia
yang
semmakin banyak. Dan menuntut
semua elemen yang ada dikantor untuk
bekerja, dipergunakan dan diterapkan
secara maksimal.
Kesimpulan
Kantor secara umum adalah tempat
untuk dilakukan oleh setiap macam
kegiatan pelaksanaan organisasi untuk
mencapai tujuannya. Yang mana pada
saat ini mengalami perkembangan
dalam
hal
pekerjaannya
yang
disebabkan semakin meningkatnya
kebutuhan manusia, dan hal tersebut
menuntut pula fungsi dan peranan
kantor semakin kompleks.
Adapun fungsi kantor adalah pada saat
ini berkembang dibandingkan pada
zaman dahulu, berdasarkan pendapat
para ahli dan sumber-sumber lain,
dapat disimpulkan bahwa fungsi kantor
lebih dari sekedar kegiatan pencatatan
dan tata usaha, lebih dari hal itu,
kegiatan dikantor berfungsi untuk
pengolahan informasi dari mulai
penerimaan informasi, pencatatan
informasi,
penyusunan
informasi
sampai pemberian informasi atau
menyampaikan informasi yang telah
diolah.
Kemudian sama seperti fungsi kantor,
peranan kantor pun semakin kompleks
dan menuntut semua elemen kantor
untuk bekerja secara maksimal, dan
dapat disimpulkan bahwa peranan
kantor adalah melayani pekerjaanpekerjaan dalam rangka mencapai
tujuan organisasi, membantu pimpinan
dalam
mengambil
keputsan,
melancarkan
kehidupan
dan
perkembangan
organisasi
dan
memberikan informasi yang sesuai
dengan wewenangnya.
Referensi
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen
Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar
Limas Perkasa
Maryati, A. 2014. Manajemen
Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP
STIM YKPN
Sedarmayanti.
2010.
Perkantoran
Suatu
Bandung: Mandar Maju
Manajemen
Pengantar.
Hasil scan software plagiarsm
Hasil plagiarism : 10 %
Jurna sudah diupload di blog bayu.haliyah.wordpress.com