BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Golden Solution Indonesia adalah perusahaan integrator sistem dalam larutan
elektronik (CCTV, Access Control, Alarm, Fire Alarm, MATV, IPTV, PAGING /
PAGA, Video Conference, Video Wall, Wall Display).
Berkantor pusat di Jakarta, dan dengan mitra di seluruh dunia, PT. Golden Solution
Indonesia menyediakan berbagai macam produk yang memungkinkan kita untuk memilih
solusi yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan klien kami. Kami memberikan
solusi total dalam elektronik untuk mendukung klien berharga kami di seluruh Indonesia.
Ini adalah misi kami untuk membangun dan mempertahankan hubungan jangka panjang
dengan semua klien kami dengan menyediakan solusi yang sangat baik dan layanan
purnajual.
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi perusahaan
To be the leader in Indonesia’s Surveillance industry. We take pride in our skills,
knowledge and quality services to our costumer.
3.2.2 Misi perusahaan
•
Provide high quality, advanced products and services
•
Services for excellency
•
Exceed costumers expectation
•
Establish high standard operational procedure to ensure quality services to our
costumers
31
32
3.3 Struktur Organisasi perusahaan, Tugas dan Wewenang
Organisasi ini merupakan suatu susunan komponen-komponen yang ada di dalam
organisasi, dimana dalam organisasi dapat menunjukkan adanya pembagian kerja dan
menunjukkan
bagaimana
fungsi-fungsi
dari
masing-masing
bagian
yang
berbeda.Organisasi ini dibentuk dikarenakan agar terciptanya suatu kerjasama dan
komunikasi yang baik antara pimpinan dan bagian-bagian lainnya, serta dengan adanya
organisasi pimpinan dapat mengkordinasi usaha antara semua fungsi dalam pengambilan
tindakan yang sudah ditetapkan.
Untuk dapat menjalankan bisnis dengan baik, Perusahan PT.Golden Solution
Indonesia memiliki Struktur Organisasi garis dimana pelaksanaan kerja berpedoman
terhadap Director. Untuk lebih jelasnya PT.Golden Solution Indonesia memliki struktur
organisasi seperti berikut:
3.3.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT. Golden Solution Indonesia dapat digambarkan sebagai
berikut
Gambar 3.1 StrukturOrganisasi PT. Golden Solution Indonesia
33
3.3.2 Tugas dan Wewenang
Berikut adalah penjabaran setiap bagian PT. Golden Solution Indonesia
diuraikan menurut tugas dan tanggung jawab masing – masing :
Direktur
Direktur memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Bertanggung jawab untuk menentukan arah perusahaan.
• Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan peraturan yang
akan diberlakukan pada perusahaan.
• Bertanggung jawab atas kondisi dalam perusahaan dan menetapkan
visi, misi.
• Mengatur strategi perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka
panjang.
Office
Office memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen
• Melakukan pengarsipan
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginvestasi peralatan kantor
Engineering Manager
Engineering Manager memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
• Bertanggung jawab atas perkembangan model dan kualitas dari produk
yang diproduksi
• Mengawasi, mengevaluasi dan mengarahkan setiap kegiatan yang
dilakukan oleh masing – masing seksi dari bagian engineering
Support Manager
Support Manager memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
• Mengelola sumber – sumber untuk memberikan dukungan bagi
pelaksanaan kerja organisasi
• Bertanggung jawab mengelola kuangan (budgeting, accounting,
auditing), logistik, teknologi, administratif, pemeliharaan,
transportasi, komunikasi, media
34
Sales Manager
Sales Manager memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
• Bertanggung jawab atas kegiatan penjualan perusahaan
• Bertanggung jawab atas laporan penjualan
• Membuat laporan kegiatan penjualan yang dilakukan oleh para staff –
staff penjualan
• Mengawasi staff – staff penjualan dalam menjual produk perusahaan.
• Memberikan
penjelasan
kepada
pelanggan
mengenai
produk
perusahaan
Manager Accounting
Manager Accounting memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
• Merencanakan strategi accounting perusahaan secata tepat sesuai
strategi bisnis perusahaan
• Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai
aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L
• Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L
• Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem accounting untuk
memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis
• Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian accounting agar dapat
berjalan optimal
• Menjalankan tugas – tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian
target perusahaan
Purchasing
Purchasing memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
• Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku dan kualitas dari bahan
baku tersebut serta atas kegiatan penjualan dari produk
• Mengawasi, mengevaluasi, dan mengarahkan setiap kegiatan
HRD
HRD memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Bertanggung jawab dalam perekrutan karyawan baru
• Bertanggung jawab dalam penyeleksian karyawan baru
• Bertanggung jawab mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaan
35
Supervisor Engineering
Supervisor Engineering memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Melakukan pengawasan kualitas
• Menganalisa permasalahan kualitas yang ditemukan dilapangan
• Melakukan koordinasi dengan departement terkait terhadap masalah
dan kualitas yang ada
• Menerima keluhan dari customer luar
• Menganalisa keluhan
• Membuat laporan kualitas mingguan / bulanan
Supervisor Support
Supervisor Support memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Melakukan pengawasan semua kegiatan perusahaan
• Mensupport team
• Mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah
• Mengkoordinir team
Supervisor Sales
Supervisor Sales memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Mengkoordinir tim penjualan, agar dapat meningkatkan tingkat
penjualan
• Membantu team sales dan memberikan pelatihan dalam mencari,
melayani dan memaintain konsumen
• Membantu mengatasi masalah tim sales
• Membuat strategi – strategi penjualan dan mensosialisaikan kepada
team sales
• Memonitoring aktivitas team sales
• Memonitoring penjualan dan pembayaran customer dari tim sales
Junior
Junior memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
•
Membuat dokumen penagihan
•
Membuat laporan penjualan dan pembelian
36
•
Membuat laporan hutan dan piutang dagang
•
Tugas – tugas administrasi lainnya
Accounting
Accounting memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Menghasilkan laporan keuangan
• Membuat laporan arus kas
• Membuat laporan R/L
• Membuat neraca
3.4 Proses Bisnis Berjalan
PT Golden Solution Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang secutiry
system integration yang menjual berbagai produk baik hardware maupun jasa. Client
yang ingin membeli produk dari PT Golden Solution Indonesia dapat menghubungi
bagian sales PT Golden Solution Indonesia untuk meminta penawaran (quotation).
Sebelum membuat penawaran, bagian engineering akan melakukan survey ke perusahaan
client terlebih dahulu. Setelah survey bagian engineering akan memberikan hasil survey
nya ke bagian sales, bagian sales akan membuat penawaran yang diberikan kepada client.
Jika client setuju dengan penawaran tersebut maka client akan mengirimkan PO
(Purchase Order) kepada bagian sales, dan bagian sales akan membuat 2 rangkap SO
(Sales Order) untuk diberikan ke Bagian Purchasing dan Bagian Accounting. Bagian
Accounting akan membuat imvoice untuk pembayaran DP (Down Payment ) dan client
akan melakukan DP.
Setelah menerima SO dari Bagian Sales, Bagian Purchasing akan mengecek
ketersediaan barang. Jika barang tersedia, maka Bagian Sales akan membuat Surat
Perintah Kerja (SPK) berdasarkan SO ke Bagian Engineering. Apabila barang tidak
tersedia maka Bagian Purchasing akan melakukan pembelian dengan meminta penawaran
ke vendor, setelah menerima dan setuju dengan penawaran dari vendor, maka Bagian
Purchasing akan membuat PO 2 rangkap yang akan diberikan kepada vendor dan Bagian
Accounting.
Pada saat vendor mengirimkan barang ke Bagian Purchasing dan invoiceke Bagian
Accounting. Bagian Purchasing akan melakukan pengecekan barang dan membuat Form
Quality Control (FQC). Jika terdapat barang yang rusak maka Bagian Purchasing akan
37
melakukan retur barang kepada vendor, dengan membuat form retur 2 rangkap yang akan
diberikan ke vendor dan Bagian Accounting. Dan jika tidak ada kerusakan maka stok
barang akan di update sesuai dengan barang yang dibeli. Bagian Accounting akan
melakukan pembayaran ke vendor.
Setelah menyelesaikan pengerjaan Bagian Engineering akan membuat berita acara
penyelesaian pengerjaan sebanyak 3 rangkap untuk diberikan kepada Bagian Sales,
Bagian Support dan Bagian Accounting. Setelah Bagian Support menerima berita acara
penyelesaian pengerjaan tersebut maka Bagian Support akan melakukan pengecekan
quality setelah 3 bulan dari masa penyelesaian pengerjaan.
Setelah menerima berita acara penyelesaian pengerjaan maka Bagian Accounting
akan membuat invoice pelunasan untuk diberikan kepada client. Pada akhir periode
masing-masing bagian akan membuat laporan yang akan ditujukan untuk Direktur.
3.5 Activity Diagram
38
Gambar 3.2 Activity Diagram
39
3.7 User Requirment
• Mempercepat dalam hal pelayanan terhadap client tanpa harus memakan waktu yang
lama
• Membutuhkan laporan yang signifikan dimana laporan tersebut dapat menunjukkan
trend terkini dan mendukung dalam pengambilan keputusan
• Membutuhkan sistem yang terintegrasi sehingga tidak menimbulkan redudansi
3.8 Permasalahan yang dihadapi
Setelah melihat dan menganalisa prosedur yang berjalan pada PT Golden Solution
Indonesia serta dari hasil wawancara yang telah dilakukan maka dapat disumpulkan
bahwa sistem yang telah berjalan pada PT Golden Solution Indonesia masih memiliki
beberap masalah yang menghambat proses bisnis PT Golden Solution Indonesia. Berikut
permasalahan yang di hadapi PT Golden Solution Indonesia :
1. Data yang tidak akurat karena sistem yang sekarang masih menggunakan pencatatan
manual sehinga sering terjadi kesalahan dalam hal pencatatan seperti data yang tidak
tercantum atau data yang tercantum lebih dari satu kali (redudansi).
2. Data tidak terintegrasi dan tidak saling berhubungan pada setiap bagian sehingga
menyulitkan dalam pembuatan laporan untuk management tingkat atas.
3. Perusahaan mengalami kesulitan dalam pengontrolan ketersediaan barang sehingga
terkadang mengalami kehabisan stok
3.9 Solusi Pemecahan Masalah
Untuk memecahkan masalah di atas, maka solusi yang diusulkan adalah:
1. Merancang basis data yang dapat menghilangkan redudansi data pada
perusahaan.
2. Membuat fitur pada sistem yang dapat membuat laporan penjualan, laporan
pembelian serta laporan persediaan dengan cepat dan akurat.
3. Dengan adanya sistem yang integrasi antar bagian maka pada setiap penjualan
akan mengurangi persediaan barang sampai batas minum yang ditentukan
sehingga tidak terjadi kehabisan stok