(State Of The Art) Untuk mendukung penelitian

BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Sebelumnya (State Of The Art)
Untuk mendukung penelitian tentang majalah internal FOKUS yang ada di
Bank Indonesia, penulis melakukan perbadingan pada penelitian sebelumnya
yang sama-sama membahas tentang majalah internal. Penelitian sebelumnya ini
terdiri dari 3 (tiga) jurnal lokal dan 2 (dua) juranal internasional.
Tabel 2.1 Penelitian sebelumnya
No
Nama Peneliti /
Judul Jurnal
Metodologi
Hasil
Tempat / Tahun
Perbandingan
dengan
penelitian
1
Penelitian ini
Jurnal di atas
Warta
bertujuan untuk
melakukan
Pegadaian
mencari tahu
penelitian
Afrilia
Sebagai Media
seberapa banyak
untuk
Framanik
Informasi
karyawan PERUM
mengetahui
Internal Di
Pegadaian
seberapa
Kania
Perum
mendapat informasi
besar
Kurniawati
Pegadaian
melalui WARTA
WARTA
Pusat
Pegadaian
menunjang
Magazine.
kerja
Bagaimana peran
karyawan
dari media internal
PERUM,
karyawan PERUM
sedangkan
Pegadaian Majalah
penelitian ini
WARTA
membicaraka
Pegadaian. Metode
n tentang
penelitian yang di
bagaimana
gunakan di
seorang PR
penelitian ini
Person
adalah deskriptif
merencanakan
kualitatif, yang
dan teknik
- Ghista
Sabrina
- Naniek
- Rd. Nia
Banten / 2011
Peran Majalah
Kualitatif
7
8
menjelaskan fakta-
menulis untuk
fakta yang jelas,
majalah
faktual dan
FOKUS
sistematis. Untuk
menganalisis data
dilakukan dengan
in-depth interviews,
studi literatur
dengan buku-buku
komunikasi,
observasi langsung
dan dokumentasi
yang relevan
dengan masalah
yang diteliti.
Informan-informan
kunci dalam studi
ini adalah
Corporate
Communications
PERUM Pegadaian,
dibutuhkan
sebanyak 3 (tiga)
karyawan dari
PERUM Pegadaian
dan divisi bisnis
dari perpustakaan
lain. Hasilnya
menunjukan bahwa
majalah tersebut
telah menjabat
sebagai pion media
informasi WARTA
9
kepada karyawan
PERUM Pegadaian,
ini dapat dilihat dari
distribusi dari
majalah WARTA
Pegadaian secara
teratur, eksposur
yang tinggi, dan
ketertarikan
tampilan luar
majalah. Isi majalah
sudah lengkap dan
informatif dan itu
bisa meningkatkan
pengetahuan
karyawan PERUM
Pegadaian.
2
Nur Dinna
Efektivitas
Utami/ 2012 /
Bogor
Kuantitatif
Komunkasi dalam
Jurnal ini
Majalah
organisasi dibagi
membicaraka
Internal “Warta
menjadi dua
n tentang
Keluarga
komunikasi internal
seberapa
Djarum”
dan komunikasi
besar
Sebagai
eksternal.
efektifitas
Wahana
komunikasi sebagai
majalah
Komunikasi
pusat dari
internal
Internal
organisasi biasanya
PT.Djarum
Perusahaan
membutuhkan
yang
(Kasus
media untuk
diterbitkan,
Karyawan PT.
mengirimkan
sedangkan
DJARUM)
pesan-pesan dari
penelitian ini
atasan ke bawahan
membicaraka
dan juga
n tentang
sebaliknya.
bagaimana
10
Komunikasi
seorang PR
internal sangat
Person
membuthkun media
merencanakan
internal sebagai
dan teknik
media untuk
menulis untuk
menjembatani
majalah
antara perusahaan
FOKUS
dan karyawan.
Studi ini
membuktikan
efektifitas dari
“Warta Keluarga
Djarum” sebagai
media internal di
PT. Djarum. Studi
ini menggunakan
metodologi
kuantitatif.
Responden dari
studi ini adalah
karyawan di PT.
Djarum. Para
karyawan
diasumsikan
sebagai
homogeneity
respondents karena
mereka semua
mendapatkan dan
membaca “Warta
Keluarga Djarum”.
Delapan puluh satu
responden dari
11
empat ribu dan dua
puluh karyawan
dari Head Quarter
Office, Regional
Sales Officer
Jakarta, dan
District Sales
Officer Bogor PT.
Djarum
mengevaluasi
bahwa “Warta
Keluarga Djarum”
sudah memenuhi
efektifitas. Hasil
dari studi ini
menunjukan bahwa
dari dua puluh lima
efektifitas atribut,
tujuh belas atribut
telah efektif. Itu
berarti hasil total
menunjukan bahwa
“Warta Keluarga
Djarum” telah
efektif dan juga
memenuhi
persyaratan dari
divisi komunikasi
PT. Djarum.
3
-
Yesi Tri
Pengaruh Motif
Amalia
Kuantitatif
Penelitian ini
Penelitian ini
Penggunaan
bertujuan untuk
membicaraka
W.E
Media Internal
mendapatkan
n tentang
Trinambu
Excellence
pemahaman tentang seberapa
12
nan
2014 / Riau
Terhadap
motif menggunakan besar motif
Kepuasan
“Excellence”
dari karyawan
Informasi
(sebuah media
terhadap
Karyawan
internal) untuk
pekerjaannya
Perseroan
kepuasan informasi
dengan
Terbatas (PT)
karyawan di Bank
majalah
Bank Riau
Riau-Kepri
Excellence
Kepri
Pekanbaru Branch,
dan juga
Pekanbaru
dan juga untuk
tentang rubric
mencari tau
kesukaan dari
kategori yang
karyawan
paling digemari
Bank Riau-
oleh pembaca
Kepri
“Excellence”.
Pekanbaru
Sekertaris
Branch,
perusahaan; sebagai sedangkan
salah satu anggota
penelitian ini
editorial; memiliki
membicaraka
peranan penting
n tentang
dalam menyatukan
bagaimana
komunikasi untuk
seorang PR
seluruh karyawan
Person
yang menyebar luas
merencanakan
di Riau dan
dan teknik
Provinsi Kepulaan
menulis untuk
Riau. Selain itu,
majalah
sekertaris
FOKUS
perusahaan juga
harus tau apa motif
dari pembaca agar
“Excellence” dapat
mengirimkan
konten yang cocok
13
dan bisa
memberikan
kepuasan informasi
pada pembacanya.
Metode kuantitatif
dilakukan untuk
mencari tahu: (a)
hubungan yang
signifikan antara
motif menggunakan
Excellence untuk
kepuasan karyawan
di Bank Riau-Kepri
Pekanbaru Branch
dan (b) kategori
favorit Pembaca
“Excellence”.
Untuk
mempertemukan
dua objektif ini,
dilakukan dua
pendekatan;
kuisioner dan studi
pustaka.
Selanjutnya data
dikumpulkan dari
kuisoner yang di
analisis
menggunakan
metode Simple
Linear Regreassion
menggunakan
commercial
14
statistical software
SPSS version 16.0.
Hasil membuktikan
bahwa adanya
korelasi yang
signifikan antara
motif dan
penggunaan
“Excellence”
terhadap kepuasan
karywana di Bank
Riau-Kepri
Pekanbaru Branch
dengan jumlah
yang di bservasi
(N)=70, hasil dari
formula Simple
Linear Regression
analysis
Y=10.439+0.433.
termasuk output
dari (a) t=3.221,
yang lebih tinggi
dari “constant” di
SPSS output
t=1.668, dan (b)
signifikan
(a)=0.002 yang
lebih rendah dari
“constant” di SPSS
output a=0.1. itu
konklusi bahwa
korelasi antara
15
motif dan kegunaan
darii “Excellence”
ada di level rendah,
13.2%. melihat dari
kategori di
“Excellence”,
survei menunjukan
bahwa 81% dari
responden memilih
galeri foto sebagai
favorit mereka.
This study tests
Jurnal di atas
Of Job
hypothesis derived
meneliti
Categories And
from information
tentang
Douglas E.
Organizational
processing theory
bagaiman
Shook
Levels To Use
concerning
seorang
2005 / Santa
Of
relationships
atasan
Barbara
Communication
between
berkomunikas
Channels,
individuals' job
i dengan
Including
category,
karyawannya
Electronic
organizational
sehari-hari
Mail: A Meta-
level, and levels
secara face-
Analysis And
and patterns of
to-face atau
Extension
media usage. Media secara tidak
4
- Ronald
E. Rice
-
Relationships
Kualitatif
studied include
langsung,
face-to-face,
sedangkan
meetings,
penelitian ini
memos/letters,
dilakukan
telephone and
untuk
electronic mail. In
mengetahui
the meta-analysis of bagaimana
over 40 studies,
seorang PR
usage of different
Person
16
media was
merencanakan
significantly
dan teknik
different for
penulisan dari
managers/executive
majalah
s versus others, and
internal
was highly
FOKUS
correlated with
organizational
level. In the
individual-level
analyses of four
organizations, the
majority of
respondents were
classified into their
actual job
categories, and
according to
distances between
organizational
levels, by a
discriminant
function involving
only relative extent
of media use,
especially
participation in
meetings. Contrary
to information
richness theory,
upper-level
respondents
(managers) did not
17
necessarily use
electronic mail less
than did lower-level
respondents
(clerical workers).
The article
concludes by
discussing
implications for
theories of
organizational
media use and
implementation of
electronic mail
systems.
5
-
Purpose – The
Jurnal di atas
organizational
purpose of this
ditulis untuk
Christop
communication
paper is to provide
mengetahui
her
on job
further insight into
hubungan dari
Bourque
satisfaction and
the relationship
komunikasi
organizational
between internal
internal
commitment in
communication
terhadap,
a land
practices,
kepuasana
ambulance
communication
komunikasi,
service and the
satisfaction, job
kepuasan
mediating role
satisfaction, and
bekerja dan
of
organizational
komitmen
communication
commitment. It is
dari
satisfaction
centered in the
organisasi,
emergency services
sedangkan
sector in general,
penelitian ini
and on land
dilakukan
ambulance services
untuk
Jules
The effects of
Carrière
Ottawa / 2009
Kualitatif
18
in particular. The
mengetahui
focus organization
bagaimana
is a large urban
seorang PR
land ambulance
Person
service with an
merencanakan
operating budget of
dan teknik
approximately $50
penulisan dari
million and 468
majalah
employees.
internal
Design/methodolog
FOKUS
y/approach – Only
paramedics were
eligible to
participate in the
study. In total, 91
(32.5 per cent) of
the organization's
280 paramedics
participated. Data
were collected
using a
questionnaire
comprising preexisting workrelated
psychometric
measures. The
measures included
the Communication
Audit Survey, the
Communication
Satisfaction
Questionnaire, the
19
Minnesota
Satisfaction
Questionnaire and
the Affective
Organizational
Commitment Scale.
Only quantitative
data were collected.
Findings – The data
showed that
internal
communication
practices explained
49.8 per cent of the
variation in
communication
satisfaction, 23.4
per cent of the
variation in job
satisfaction, and
17.5 per cent of the
variation in
affective
organizational
commitment.
However, these
effects were fully
mediated by
communication
satisfaction when
job satisfaction and
affective
organizational
20
commitment were
regressed against
both internal
communication
practices and
communication
satisfaction.
Research
limitations/implicat
ions – These
findings have
important practical
and theoretical
implications.
Managers will not
be able to foster job
satisfaction and
affective
organizational
commitment
through internal
communication
practices unless
they recognize and
appreciate what
information is
valued by
employees. Second,
managers must
have a clear
understanding of
both the quantity
and quality of
21
information desired
by employees if
they are to design
internal
communication
systems that meet
the information
needs of
employees. Finally,
one must consider
the possibility that,
for employees,
communication
satisfaction
represents a
fundamental
yardstick against
which all of the
organization's
activities and
change initiatives
are measured. This
possibility is
supported by
research from the
domain of change
management.
Originality/value –
Given the present
shortage of skilled
and able emergency
personnel, it is in
the best interest of
22
organizations to
enhance job
satisfaction and
commitment of
such critical
employees.
2.2 Landasan Konseptual
Skripsi ini akan membahas landasan konseptual dari beberapa teori dan
konsep yang terkait dengan bidang kajian komunikasi. Dalam hal ini, bidang
yang dikaji adalah ilmu komunikasi terapan Public Relations.
2.2.1 Komunikasi
Sebagai mahluk hidup, manusia berkewajiban untuk memenuhi
segala kebutuhannya. Untuk memenuhi kebutuhannya, manusia harus
melakukan interaksi dengan manusia lainnya. Dasar dari sebuah interaksi
adalah komunikasi. Secara luas dan umum, komunikasi diartikan sebagai
sutau proses penyampaian pesan dari pengirim pesan kepada penerimaan
pesan. Akan tetapi, komunikasi akan memiliki banyak penafsiran sesuai
dari segimana komunikasi itu sendiri dipandang
Dalam
buku
Pengantar
Ilmu
Komunikasi
(Wiryanto:2006,5)
komunikasi mengandung makna bersama-sama (common). Istilah
komunikasi atau communication yang berarti pemeritahuan atau
pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermakna umum atau
beersama-sama.
Terdapat banyak sekali definisi para ahli mengenai komunikasi, di
buku Pengantar Ilmu Komunikasi (Wiryanto:2006,2) :
1. Fisher, “ilmu komukasi mencakup semua dan bersifat eklektif.”
2. Berger dan Chaffe, “ilmu komukasi itu mencari untuk memahami
mengenai produksi, pemrosesan dan efek dari symbol serta system
signal, dengan mengembangkan pengujian teori-teori menurut hokum
generalisasiguna menjelaskan fenomena yang berhubungan dengan
produksi, pemrosesan dan efeknya.”
23
3. Definisi komunikasi dari orang-orang terkenal yang di kutip di buku
Ilmu Komunikasi (Deddy Mulyana:2009):
1. Bernard Berelson dan Gary A. Steiner, “Komunikasi: tranmisi
informasi, gagasan, emosi, keterampilan, dan sebagainya, dengan
menggunakan symbol-simbol, kata-kata, gambar, figure, grafik,
dan sebagainya. Tindakan atau proses transmisi itulah yang
biasanya disebut komunikasi
2. Carl I Hovland, “Komunikasi adalah proses yang memungkinkan
seseorang (Komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya
lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain
(komunikate).
3. Harold lasswell, “Cara yang baik untuk menggambarkan
komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan berikut :
A. Siapa yang mengatakan apa?
B. Dengan saluran apa?
C. Kepada siapa?
D. Dengan pengaruh bagaimana?
Berdasarkan definisi Lasswell ini dapat diturunkan lima unsur
komunikasi yang saling bergantung satu sama lain, yaitu:
1. Sumber
(source) atau sering disebut juga pengirim
(sender)
2. Penyandi (encoder)
3. Komunikator (communicator)
4. Pembicara (speaker) atau originator
Dari bermacam-macam pengertian yang di paparkan oleh
tokoh-tokoh terkenal, dapat kita lihat bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian pesan menggunakan media. Tidak hanya dengan
kata-kata verbal, komunikasi juga bisa dilakukan secara non-verbal.
Adapun unsur-unsur dalam komunikasi yang harus dipenuhi
sebelum bersosialisasi dengan orang lain. Menurut Nurjaman dan
Umam (2012:36-38), dalam proses komunikas terdapat tiga unsur
yang mutlak harus dipenuhi, yaitu komunikator, komunikan, dan
saluran/media.
1. Komunikator/Sender/Pengirim
24
Komunikator/Sender adalah orang yang menyampaikan
isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bisa
perseorangan, kelompok, atau organisasi pengirim berita.
2. Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah rekan komunikator dalam
komunikasi. Sesuai denga namanya, ia berperan sebagai
penerima berita. Dalam komunikasi, peran pengirim dan
penerima selalu bergantian sepanjang pembicaraan.
Penerima bisa mendengarkan pembicara atau menuliskan
teks atau mengintepretasikan pesan dengan berbagai cara.
3. Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluan atau jalan yang dilalui oleh isi
pernyataan komunikator kepada komunikan,atau jalan
yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator
yang digunakan oleh pengirim pesan. Pesan dapat berupa
kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran, atau peranara lain
yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai
channel yang berbeda, seperti telepon, televisi, faksimili,
fotokopi, hand signal, e-mail, sandi morse, semafor, SMS,
dan sebagainya.
Dari
pengertian-pengertian
tentang
komunikasi
yang
dipaparkan di atas, komunikasi yang baik harus memiliki tiga poin di
atas. Ketiga poin tersebut memilik peranan masing-masing. Karena
komunikasi bisa disebut komunikasi bila memiliki komunitor, pesan
dan komunikan.
2.2.2 Komunikasi Organisasi
Untuk mengerti definisi dari komunikasi organisasi, lebih baik kita
mengerti dulu apa definisi dari komunikasi. Mengutip dari buku
Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi (Tommy Suprapto:2009,7)
25
ada tiga pengertian utama komunikasi, yaitu pengertian secara
etimologis, terminologis, dan paradigmatic.
1. Secara etimologis, komunikasi dipelajari menurut asal-usul kata,
yaitu kominikasi berasal dari bahasa Latin ‘communicatio’ dan
perkataan ini bersumber pada kata ‘comminis’ yang berarti sama
makna mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan.
2. Secari terminologis, komunikasi berarti proses penyampaian suatu
pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.
3. Secara pradigmatis, komunikasi berarti pola yang meliputi
sejumlah komponen berkorelasi satu sama lain secara fungsional
untuk mencapai suatu tujuan terntentu. Contohnya adalah
ceramah, kuliah, dakwah, diplomasi, dan sebagainya. Demikian
pula pemberitaan surat kabar dan majalah, penyiaran radio dan
televise atau pertunjukan film di gedung bioskop, dan lain-lain.
Sedangkan menurut buku Pengantar Teori Komunikasi 1 (Richard
West dan Lynn H. Turner:2008,38) mengatakan bahwa komunkasi
organisasi mencakup komunikasi yang terjadi di dalam dan di antara
lingkungan yang besar dan luas. Jenis komunikasi ini sangant bervariasi
karena komunikasi organisasi juga meliputi komunikasi interpersonal
(percakapan antara atasan dan bawahan), kesempatan berbicara di depan
publik (presentasi yang dilakukan oleh para eksekutif dalam perusahaan),
kelompok kecil (kelompok kerja yang mempersiapkan laporan), dan
komunikasi dengan menggunakan media (memo internal, e-mail, dan
konferensi jarak jauh.) oleh karenanya, organisasi terdiri atas kelompok
yang diarahkan ileh tujuan akhir yang sama.
Komunikasi di dalam organisasi sangat penting,
Pengantar
Teori
dan
Manajemen
menurut buku
Komunikasi
(Tommy
Suprapto:2009,119) komunikasi merupakan masalah pokok organisasi
karena:
1. Komunikasi
tampaknya
memungkinkan
anggota-anggota
organisasi saling bertukar pengetahuan tentang tujuna-tujuan yang
ingin dicapai organisasi.
2. Kemunikasi adalah wahana di mana suatu organisasi dapat
mencapai lingkungannya.
26
3. Komunikasi merupakan saluran yang menghubungkan masukan
dengan keluaran suatu organisasi.
Komunikasi di dalam organisasi adalah suatu keharusan, dari persepsi
di atas, meunjukan bahwa organisasi yang baik adalah organisasi yang
anggotanya memiliki satu informasi yang sama. Dalam hal ini, majalah
internal bisa menjadi salah satu pilihan untuk menjadi media komunikasi
organisasi.
2.2.3 Publik Internal
Publik internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari
kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia
bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada
organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu
perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi
tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jadi public
yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari
organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang
menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu
sendiri. (Pace, 2008: 24-25)
Kegiatan Publik Internal dilakukan oleh seorang petugas PR :
(Effendy, 2006)
1. Hubungan dengan karyawan
Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan,
khususnya
antara
manajemen
dengan
para
karyawannya.
Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal.
Employee public/public pegawai adalah salah satu internal public
yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha
untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupapakan suatu
potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang
dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. kegiatan untuk
menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat
dilakukan melalui :
27
1. Upah yang cukup
2. Perlakuan yang adil
3. Ketenengan kerja
4. Perasaan diakui
5. Penghargaan atas hasil kerja
6. Penyaluran perasaan
2. Hubungan dengan manajer
Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya
bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam
mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan
sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan
orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan
khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.
Dalam hal ini jika manager diperlakukan untuk dapat mampu
membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan
keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen
di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti
mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan
manejemen
yang
sangat
menentukan
maju
mundurnya
perusahaan. Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang
yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi
perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan
berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para
manajer, misalnya :
1. Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan
2. Uang Resiko Jabatan
3. Kegiatan coffee morning diantara para manajer dalam
rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan
adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya.
4. Koordinasi kerja antar bagian
5. Jika memungkinkan menyediakan alat transfortasi bagi
kepentingan dinas
6. Rumah dinas, dsb.
7.
28
3. Hubungan dengan buruh
Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan
antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut
menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya,
disinilah letak peranan public relations dimana ia harus
mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya
kesulitan-kesulitan. Dengan demikian PR berarti turut juga
melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak.
Misalnya :
1. Menyelesaikan kasus tentang ada rasa permusuhan terhadap
pimpinan dan sebagainya.
2. Tuntutan kenaikan upah sampai terjadinya mogok kerja.
3. Kasus PHK, Dll.
4. Hubungan dengan pemegang saham
Kegiatan PR dalam rangka memelihara hubungan dengan para
pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal
menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan
dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak
perusahaan.
Majalah internal merupakan salah satu media untuk publik internal.
Majalah internal juga bisa memberikan informasi-informasi terkini yang
harus diketahui oleh karyawan. Dari persepsi di atas, majalah FOKUS sudah
memberikan kebutuhan untuk karywan Bank Indonesia.
2.2.4 Public Relations
2.2.4.1 Definisi Public Relations
Tidak sedikit orang-orang berpikir bahwa tugas seorah
public relations hanya mempertahankan citra yang sudah tercipta
dan bekerja satu arah. Seiring berjalannya waktu public relations
mulai dikenal banyak orang dan menjadi pekerjaan yang official.
Berikut adalah beberapa definisi Pubil Relations menurut
para ahli:
29
1. The British Institute of Public Relations, “ suatu upaya untuk
membangun dan mempertahankan saling pengertian antara
organisasi dan publiknya.” (Morissan, 2008:7)
2. Cutlip, Center dan Broom, “Public Relations adalah fungsi
manajemen
yang
mengidentifikasi,
membangun,
dan
mempertahankan hubungan baik antara organisasi dengan
publik yang berkertergantungan.” (L.Willcox & Cameron,
2009:5)
3. Frank Jefkins, “Public Relations adalah sebuah sistem
komunikasi untuk menciptakan niat baik.”
(Kriyantono,
2008:5)
4. Grunig dan Hunt, “Public Relations adalah manajemen
komunikasi
antara
organisasi
dengan
publiknya.”
(Kriyantono, 2008:5)
Dari pengertian Public Relations diatas bisa dilihat bahwa
seorang PR Person menggunakan komunikasi untuk dapat
membangun, memelihara dan memperbaiki image dan hubungan
yang baik yang telah tercipta di masyarakat.
2.2.4.2 Fungsi Public Relations
Seitel mengungkapkan 6 fungsi dari Public Relations, yaitu :
(Seitel, 2004:10-11)
1. Writing atau yang biasa juga disebt dengan kemampuan untuk
menulis dan merupakan keahlian dasar yang harus dimiliki
oleh praktisi PR, kegiatan menulis dapat digunakan untuk
membuat materi publikasi mulai dari news release, naskah
pidato, hingga brosur untuk menunjang periklanan
2. Media Relations, menjalin hubungan dengan press merupakan
fungsi PR yang terdepan
3. Planning (atau perencanaan) seperto acara khusus (events),
acara media (media events), fungsi manajemen, dan
sebagainya.
30
4. Counseling, dalam menjalin hubungan dengan manajaemen
dan interaksinya dengan public-publik kunci
5. Research, mengenai segala bentuk tindakan dan opini yang
mempengaruhi perilaku dan kepercayaan
6. Publicity, fungsi yang berkaitan dengan pemasaran, sering
disalah artikan sebagai fungsi “tunggal” dari praktisi PR, yaitu
untuk menciptakan publisitas yang positif bagi klien maupun
pimpinan organisasi atau perusahaan.
Dapat dilihat dari 6 fungsi yang di jabarkan oleh Seitel, Divisi
Komunikasi Bank Indonesia telah menjalankan keseluruhannya
dengan
tujuan
memperkuat
citra
Bank
Indonesia
dan
mengembangkan komunikasi yang sudah terbentuk. Dalam karya
ilmiah ini akan di jabarkan tentang fungsi Public Relations poin 1
(satu). Dimana Divisi Komunikasi Bank Indonesia memproses
penulisan majalah FOKUS.
2.2.5 Public Relations Tools
Untuk dapat melakukan pekerjaannya seorang public relations
mempunyai alat-alat kegiatan (PR Tools). Alat-alat kegiatan ini bisa disebut
sebagai media public relations, antara lain: (Kriyantono, 2008: 28-30)
1. Press release : menulis berita tentang perusahaan kepada media
2. Press conference : menyampaikan informasi tentang perusahaan
dengan secara langsung mengundang wartawan makan bersama)
3. Press tours : mengundang wartawan untuk berkunjung ke
perusahaan
4. Press party : menjamu wartawan makan bersama
5. Press receptions : mengadakan acara khusus pertemuan dengan
wartawan
6. Media gathering :mengumpulkan media dalam sebuah forum
7. Newsletter : media tulisan yang bisa digunakan untuk internal
ataupun eksternal public
31
Public Relations Tools yang digunakan di dalam penelitian ini adalah
newsletter yang digunakan untuk internal public. Bank Indonesia
menggunakan majalah internal FOKUS yang merangkap newsletter untuk
menjadi media informasi bagi seluruh karyawan Bank Indonesia yang
tersebar di seluruh Indonesia dan luar negeri.
2.2.6 Public Relations writing
Pada prinsipnya, praktisi public relations (PR) menggunakan teknik
lisan, tulisan atau kombinasi keduanya dalam menyampaikan pesan kepada
publik perusahaan (Prayudi, 2007:21).
Dalam membuat tulisan untuk kepentingan pubic relations (PR), kita
perlu
memperhatikan
komponen-komponen
komunikasi.
Komponen-
komponen komunikasi ini bisa dipandang sebagai mata-rantai yang
menghubungkan sumber informasi dan penerima informasi. Pesan yang kita
buat secara tertulis akan melewati mata-rantai tersebut dan akhirnya bisa
tercapai tujuan komunikasi (Iriantara dan Surachman,2011:25-27)
Keseluruhan dari Public Relations Writing menginginkan stabilisasi
hubungan positif antara organisasi dan beberapa pihak terkait, biasanya dari
image-building techniques. Ada dua jenis kategori PR Writing, yaitu:
(Bivins, 2008)
1. Uncontrolled Information
Informasi yang setelah lepas dari tangan seorang PR Person maka
berita itu menjadi berita yang bisa di kontrol oleh media. Jadi
sebaiknya saat mengeluarkan informasi lebih baik ditulis dengan
sebaik-baiknya.
2. Controlled Information
Informasi dimana kita sebagai PR Person memiliki pengaruh dan
kuasa penuh terhadap informasi tersebut, jadi berita yang tersebar
tidak simpang siur.
Di dalam penelitian ini, penggunaan PR Writing di khususkan kepada
penulisan artikel pada majalah internal, dalam buku Public Relations Writing
Pendekatan Teoritis dan Praktis (Yosal Iriantara, 2006, pp. 109 - 124)
32
menjelskan bagaimana teknik penulisan artikel, tahapan-tahapan tersebut
adalah :
1. Persiapan Penulisan
Pada tahap ini, niasanya diawali dengan: a) pencarian idea tau
gagasan, b) menguji ide, c) memilih topik, d) pengumpulan data,
dan e) membuat kerangka.
2. Pelaksanaan Penulisan
Di proses ini tidak sedikit para penulis mengalami kesulitan
untuk memulai penulisan, tetapi itu bisa dihadapi dengan
membuat
kutipan-kutipan,
memberikan
gambaran
dan
menyertakan perbandingan. Setelah semua itu terlewati, penulis
bisa melanjutkan tulisannya dengan:
a) Membuat intro
b) Membuat isi artikel
3. Perbaikan
Perbaikan dapat dilakukan dengan langkah membaca ulang
seluruh isi tulisan untuk mencari kesalahan-kesalahan dalam
penulisan.
4. Menetapkan judul
Judul merupakan salah satu kekuatan tulisan. Di samping
harus mencerminkan isi secara keseluruhan. Judul harus
mnggugah dan membangkitkan mina pembaca agat mau
membaca artikel hingga selesai.
Seorang PR Person harus bisa memanfaatkan waktu dengan sebaik
mungkin. Menulis berita yang efektif adalah salah satu cara PR Person
untuk memanfaatkan kesempatan yang ada, dan ini adalah Sembilan
langkah menulis yang efektif menggunakan teknik Public Relations :
(Smith, 2012, pp. 68 - 71)
1. Rencanakan apa yang akan di tulis
Proses ini dilakukan untuk mempersiapkan penampilan pesan.
Proses menulis dimulai saat dilakukannya planning sheet.
33
Keputusan yang diambil akan sangat membantu dalam penulisan
kedepannya.
2. meneliti informasi yang dibutuhkan
Dalam proses ini, kumpulkan semua informasi-informasi penting
afar bisa menulis pesan dengan baik. Kumpukan seluruh
informasi yang ingin disampaikan ke pembaca. Lakukan
wawancara dengan narasumber yang dibuthkan, penelitian lewat
buku.
3. mengorganisir penulisannya
Goal dari proses ini adalah untuk mengumpulkan outline yang
fleksibel untuk penulisan. Akan lebih baik jika menggunakan
graphic organizer untuk memilah-milah pikiran untuk tema
menulis.
4. Tulis dan cetak draft pertama
Draft adalah kunci utama saat menulis. Tulislah draft dari
pesannya. Biarkan kalimat-kalimat itu mengalir, dan fokus bada
pesan tulisan daripada mekanisme untuk menulis.
5. meninjau lembaran rencana dan revisi draft pertama
Tujuan dari proses ini untuk meyaakinkan bahwa tulisan tetap
berada para target sebelumnya.
6. Perindah cara penulisan dan cetak
Goal dari prosese ini adalah untuk memperlembut penulisan yang
sudah setengah jadi agar bisa lebih di mengerti. Gunakan
beberapa teknik untuk lebih mengenal tulisan yang sudah ditulis
sebelumnya.
7. Lakukan proofread untuk melihat teknik bahasa
Proses ini dilakukan ntuk melakukan koreksi dalam hal
mekanisme
penulisan.
Minta
bantuan
orang
lain
untuk
memastikan bahwa tulisan bisa dimengerti
8. Minta persetujuan
Seorang Public Relations Writers
membutuhkan persetujuan
sebelum menerbitkan tulisan mereka. Proses ini dilakukan untuk
mendapat persetujuan dari atasan unutk mem-publish tulisan.
34
9. Publish tulisan dengan tampilan akhir
Ini adalah hal yang ditunggu-tunggu seorang penulis, untuk
mempersembahkan tulisan mereka dalam bentuk profesional.
Tapi, harus tetap bersiap-siap pada penilaian masyarakat atau
audiens pembaca.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penulisan yang
digunakan oleh PR Person Bank Indonesia untuk menulis majalah internal
FOKUS. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan performa majalah internal
Bank Indonesia.
2.2.7 Komunikasi Internal
Seluruh perusahaan dan organisasi di dunia memiliki komunikasi
internal, karena komunikasi internal adalah jantung dari sebuah
perusahaan atau organisasi. Saat komunikasi internal di dalam sebuah
perusahaan terjalin dengan baik, maka seluruh karyawan akan memiliki
cara pandang yang sama. Berikut pengertian komunikasi internal dari
beberapa ahli : (Ragusa, 2010:7)
1. Bovee dan Thill (2000), “Komunikasi internal adalah perubahan
dari informasi dan ide-ide di dalam sebuah organisasi.”
2. Kalla (2005), “Seluruh komunikasi formal dan informal yang
mengambil tempat di dalam suatu organisasi. Komunikasi
internal digunakan dalam jumlah banyak karena ingin mencapai
goal yang merupakan proses komunikasi yang ada di dalam
perusahaan.”
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan
antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan
organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara
sesama bawahan, dan sebagainya. Proses komunikasi internal ini bisa
berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga
komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder
(menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim
dibedakan menjadi dua, yaitu:
35
1. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan
dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan
dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi
vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjukpetunjuk, informasi-informasi, kepada bawahannya. Sedangkan
bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduanpengaduan, dan sebagainya kepada pimpinan.
2. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara
sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada
manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian
yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian.
Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan,
pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi
untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang
lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja
(Romli, 2014, p. 6).
Komunikasi merupakan hal yang mengikat kesatuan organisasi.
Komunikasi membantu anggota – anggota organisasi dalam mencapai tujuan
individu dan juga organisasi, merespon dan mengimplementasikan
perubahan organisasi, mengoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut
memainkan peran dalam hampir semua tindakan organisasi yang relevan.
Jika sebuah organisasi sampai pada titik dimana komunikasi dalam
organisasi tidak efektif yang seharusnya, organisasi itu tidak akan berfungsi
seefektif yang seharusnya. Berikut adalah proses komunikasi menurut
(Romli, 2014:8)
Siapa …
Mengatakan
Dengan
Kepada siapa …
Komunikator
apa …
Pesan
apa …
Media
Umpan Balik
Penerima
Pesan
36
Dengan dampak apa? ...
Gambar 2.1 Teori Harold Lasswell
Sumber: Komunikasi Organisasi Lengkap, Khomsahrial
Romli
Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi
ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam perusahaan.
Komunikasi menurut perilaku dapat dibedakan menjadi tiga
(Romli, 2011, p. 2 & 3), yaitu:
1. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan
organisasi, misalnya berupa cara kerja di dalam organisasi,
produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi seperti memo, kebijakan, pernyataan, jumpa
pers, dan surat-surat resmi.
2. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.
3. Komunikasi non formal adalah komunikasi yang terjadi antara
komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu
komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang
bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut,
misalnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.
Persepsi mengenai komunikasi organisasi perlu diketahui sebagai
dasar untuk memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi
organisasi.
Dari persepsi diatas dapa disimpulkan bahwa terjadinya
proses komunikasi didalam suatu organisasi juga dipengaruhi oleh
banyak faktor yang berasal dari setiap setiap individu itu sendiri. Baik
secara internal dari dalam dirinya, proses pada saat penyampaiannya,
dan pengaruh eksternal dari lingkungan sekitarnya. Komunikasi
organisasi dilakukan agar mendapat perhatian dan saling pengertian
37
antar individu atau unit didalamnya. Maka dari menyebabkan
komunikasi tersebut akan saling terjadi secara terus menerus.
2.2.8
Majalah
1. Penjelasan majalah
Dari segi konten, majalah berbeda dari Koran, selain itu time
frame dan metode operasinya. Berbeda dari Koran yang deadline-nya
terburu-buru, majalah mengeluarkan edisi barunya secara mingguan
atau bulanan. (Dennis L. Wilcox, 2005)
2. Majalah Internal
Majalah internal di design untuk di distribusikan kepada
karyawan, pensiunan, orang-orang yang memiliki keinginan di dalam
organisasi tersebut dan seringkali stockholder tersebut. Majalah
internal memiliki isi yang berbeda-beda disetiap perusahaannya,
majalah internal memiliki gaya bahasa yang ringan agar karyawan
antusias untuk membaca artikel tersebut. (Dennis L. Wilcox, 2005)
Majalah internal tidak selalu berisi tentang isu-isu yang
sedang terjadi terkait dengan pekerjaan di suatu perusahaan, tapi
sering juga berisikan tentang hiburan-hiburan dan pengetahuan
sehari-hari untuk menghadapi kehidupan kantor yang berada diluar
kantor.
Isi majalah internal dalam sebuah perusahaan sama dengan
tipe informasi editorial di newsletter, seperti dibawah ini : (Dennis L.
Wilcox, 2005:249)
1. Table of contents, biasanya berada di halaman depan
2. Masthead, memebri informasi publikasi (contoh: editor dan
publisher) dan biasanya ada di table of contents atau di
halaman kedua.
3. Editorial, rupanya bisa merupakan “Kolom Presiden,” yang di
tanda tangani oleh managemen atau editor publikasi
4. Letters, jika desain dari publikasi tersebut adalah dua arah,
maka kolom letters biasanya dimasukan.
38
5. News notes, berita singkat tentang apa yang sedang terjadi di
perusahaan. Biasanya terdiri dari dua atau tiga halaman.
Artikel ini memberikan informasi kepada karyawan.
6. Articles, berita dan feature yang memiliki susunan yang
konsisten.
7. Announcements, biasanya beritanya di kotak-kotakkan tapi
terkadang dalam bentuk kolom biasa untuk penempatan kerja,
promosi danl lain-lain. Kolom ini merupakan salah satu
kolom yang diminati karyawan.
8. Calendar, event yang akan datang.
Majalah FOKUS merupakan majalah internal resmi satu-satunya
yang dimiliki oleh Bank Indonesia. Majalah FOKUS juga memiliki
rubrik-rubrik yang disebutkan oleh Dennis L. Wilcox.
39
2.4.
Kerangka Berpikir
Komunikasi
Komunikasi organisasi
Public Relations
Publik Internal
Public Relations Tools
Aku sayang kalian semu Pubilc Relations Writing
In-House Magazine
Gambar 2.2 Hasil gambar kerangka berpikir
Tolong imel ya Tuhan