PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

advertisement
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN
PENDEKATAN INSOURCING DAN OUTSOURCING
Oleh :
Siti Nurkomariyah
(NRP. P056133652.52E)
http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/siti52e
Kelas E.52 Jakarta
Dosen : Ir. Arif Imam Suroso, M. Sc
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANAINSTITUT PERTANIAN BOGOR
2015
1
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum.wr.wb.
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Alloh SWT penulis dapat menyelesaikan tugas makalah
yang berjudul “ Pengembangan Sistem Informasi dengan Menggunakan Sistem Insourcing dan
Outsourcing“ dengan lancar.
Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen.Makalah disusun berdasarkan data dan informasi dari berbagai sumber baik buku dan
internet.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada Bapak Ir. Arif Imama Suroso, M. Sc selaku dosen
pengajar dan semua pihak yang membantu kami dalam penyusunan makalah ini.Kami menyadari
sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun informasi yang
disampaikan.Oleh karena itu, kami mohon kritik dan saran dari para pembaca sebagai perbaikan bagi
kami.
Akhir kata, besar harapan kami maklah ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan
umumnya bagi pembaca serta kemanjuan industri kakao nasional.
Wassalamualaikum.wr.wb.
Jakarta, Januari 2015
Penyusun
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................................................2
DAFTAR ISI...............................................................................................................................................3
1. PENDAHULUAN..................................................................................................................................4
1.1.
LATAR BELAKANG..................................................................................................................................................4
1.2 PERUMUSAN MASALAH................................................................................................................................................4
1.3 PEMBATASAN MASALAH.............................................................................................................................................5
1.4 TUJUAN PENULISAN......................................................................................................................................................6
2. TINJAUAN PUSTAKA.........................................................................................................................7
3. PEMBAHASAN...................................................................................................................................14
3.1 PERTIMBANGAN PERUSAHAAN MELAKUKAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
OUTSOURCING........................................................................................................................................................................14
3.2 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN METODE
INSOURCHING........................................................................................................................................................................15
3.3 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN METODE
OUTSOURCHING....................................................................................................................................................................17
3.4 STUDI LITERATURPENERAPAN INSOURCING DAN OUTSOURCHING APPLE INC.............................19
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................................21
3
1. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Sistem informasi merupakan salah satu hal yang penting dalam bisnis.
Kompleksitas bisnis yang terus meningkat diiringi perkembangan teknologi mendorong
para pelaku bisnis untuk terus mengembangan sistem informasi yang digunakan oleh
perusahaan.Perusahaan dapat meningkatkan kemampuannya dengan mengembangkan
sistem informasi sesuai dengan kemajuan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan
tersebut.Dalam persaingan yang semakin ketat, informasi menjadi salah satu sumberdaya
yang harus dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi
organisasi.Sistem informasi merupakan seperangkat alat, data, dan prosedur yang bekerja
secara bersama-sama untuk memberikan hasil berupa informasi yang berguna.Informasi
yang berguna adalah informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan valid sehingga
dalam pengambilan yang didukung oleh informasi tersebut didapatkan keputusan yang
tepat yang dapat mencapai sasaran yang telah direncanakan. Terdapat tiga alasan
mendasar penerapan sistem informasi dalam sebuah perusahaan yaitu mendukung proses
dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya,
mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
Pentingnya sistem informasi dalam sebuah perusahaan mendorong setiap
perusahan untuk memiliki sistem informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari
perusahaan tersebut, tetapi tidak semua perusahaan melakukan pengembangan sistem
informasinya sendiri, karena berbagai alasan.Pada dasarnya
pengembangan sistem
informasi sebuah perusahaan dapat melakukannya melalui tiga metode yaitu insourcing,
outsourcing dan co-sourcing.Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan
masing-masing.Alasan pemilihan metode pengembangan yang dilakukan oleh perusahaan
yang juga harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka permasalahan
dalam makalah ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Apakah pertimbangan perusahaan melakukan pengembangan sistem informasi
insourcing?
4
2. Apakah pertimbangan perusahaan melakukan pengembangan sistem informasi
outsourcing?
3. Apakah pertimbangan perusahaan melakukan pengembangan sistem informasi co sourcing?
4. Apakah tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui metode
insourcing pada suatu perusahaan?
5. Apakah tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui metode
outsourcing pada suatu perusahaan?
6. Apakah tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui metode
co-sourcing pada suatu perusahaan?
7. Apakah keuntungan dan kerugian penggunaan metode insourcing pengembangan
sistem di suatu perusahaan?
8. Apakah keuntungan dan kerugian penggunaan metode outsourcing pengembangan
sistem di suatu perusahaan?
9. Apakah keuntungan dan kerugian penggunaan metode co-sourcing pengembangan
sistem di suatu perusahaan?
1.3 Pembatasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka batasan
masalah pada makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Apakah pertimbangan perusahaan melakukan
pengembangan sistem informasi
insourcing?
2.
Apakah pertimbangan perusahaan melakukan
pengembangan sistem informasi
outsourcing?
3.
Apakah tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui metode
insourcing pada suatu perusahaan?
4.
Apakah tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui metode
outsourcing pada suatu perusahaan?
5.
Apakah keuntungan dan kerugian penggunaan metode insourcing dalam pengembangan
sistem di suatu perusahaan?
6.
Apakah keuntungan dan kerugian penggunaan metode outsourcing dalam pengembangan
sistem di suatu perusahaan?
5
1.4 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dengan penulisan makalah ini adalah sebagai
berikut :
1. Untuk mengetahui pertimbangan perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi
dengan metode insourcing dan outsourcing?
2. Untuk mengetahui tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui
metode insourcing dan outsorcing pada suatu perusahaan?
3. Untuk mengetahui keuntungan serta kerugian pengembangan sistem melalui metode
insourcing dan outsourcing pada suatu perusahaan?
6
2. TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem informasi yang menghasilkan hasil
keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
Pengembangan Sistem Informasi adalah menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah
ada.Hal-hal yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan dalam
pengembangan sistem
informasi adalah waktu, biaya, sumber daya manusia yang tersedia. Pengembangan sistem
informasi dilakukan oleh suatu perusahaan untuk memudahkan dalam pencapaian tujuan
perusahaan di tengah persaingan yang semakin ketat.
Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan
terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana,
tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat
keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi
manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan
keputusan,
dan
pengontrolan
kegiatan-kegiatan
untuk
dapat
mengukur
tingkat
keberhasilannya.
Pengembangan sistem informasi oleh suatu perusahaan dapat dilakukan melalui 3 (tiga)
metode yaitu insourcing, out sourcing dan co-sourcing. Adapun penjelasan ketiga metode
tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Insourcing
Pengembangan informasi dengan metode Insourcing adalah mengoptimalkan
sumber daya manusia yang memiliki kompetensi IT di internal perusahaan
tersebut.Insourching adalah sumber daya – sumber daya yang terdapat didalam suatu
organisasi atau suatu perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya
teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software,
sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang diubah melalui
berbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa, sistem informasi
mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan
sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan
lingkungannya.
7
Insourcing merupakan IT specialist di dalam suatu organisasi untuk mengkaji
kemungkinan kearah mana sistem akan dikembangkan, mencakup juga pemilihan IT
specialist dalam organisasi untuk mengembangkan sistem. Pada masa sekarang masih
banyak perusahaan yang mengadakan sistem informasi dengan cara melakukan
pengembangan sendiri atau yang dikenal dengan istilah insourcingInsourcing juga
merupakan keputusan bisnis yang sering dilakukan untuk mempertahankan kontrol atas
produksi atau kompetensi kritis. Selain inu oenerapan insourcing dalam suatu organisasi
adalah suatu organisasi bukan menyerahkan aktivitas organisasi lain yang dianggap lebih
memiliki kompetensi, namun justru mengambil dan menerima aktivitas dari organisasi
lain dengan berbagai motivasi.
2.
Outsourching
Outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang
semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan
mitra perusahaan sebagai pihak ketiga (O’Brien dan Marakas, 2010).Dalam kaitannya
dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan
mengontrak penyedia layangan eksternal.Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan
sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan
memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering
kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang
berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor seharihari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan
yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah
organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.Diagram proses pengembangan
sistem informasi dengan caraout-sourcing dapat dilihat pada gambar 2.1.
Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia,
atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta
perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat
membeli
software
dan
meminta
perusahaan
outsource
untuk
memodifikasi
softwaretersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan
dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau
pengembangan dari dasar.
8
Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan out-sourcing.
Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai
berikut:
a) Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
b) Pengembangan
dan
implementasi
aplikasi
(Application
development
and
implementation)
c) Data centre operations
d) End-user support
e) Help desk
f) Dukungan teknis (Technical support)
g) Perancangan dan desain jaringan
h) Network operations
9
i) Systems analysis and design
j) Business analysis
k) Systems and technical strategy
Implikasi Outsourcing dalam bidang Sistem Informasi
Perubahan yang terjadi dalam organisasi ketika memutuskan untuk melakukan
outsourcing memunculkan beberapa implikasi, yang bisa dipandang positif maupun
negatif. Implikasi outsourcing antara lain:
a. Perubahan Konstelasi SDM Organisasi
Outsourcing berarti ada peralihan pekerjaan oleh SDM yang berbeda dalam
organisasi yang melibatkan pihak eksternal.Ketika perusahaan melakukan outsourcing
sistem informasi (SI), perubahan konstelasi SDM organisasi dapat terjadi pada orang
yang melakukan pengembangan SI dan orang yang tergantikan oleh adanya SI yang
sudah dikembangkan. Sedikit berbeda dengan komputerisasi atau otomatisasi proses
yang dapat berakibat pada efisiensi SDM besar-besaran, outsourcing SI lebih
berimplikasi
pada
tuntutan
SDM
untuk
belajar
sistem
yang
baru
dan
mengoptimalkannya untuk mendukung pekerjaannya. Inilah yang menjadikan tuntutan
akan personil outsource yang handal sangat terasa pada awal fase outsource SI di
organisasi. Selain mengembangkan, vendor juga harus memastikan sistem dapat
berjalan yang berarti memberdayakan setiap personil yang ada dalam atau terkait
dengan organisasi, melalui training dan mentoring support.
Sejalan dengan waktu, akan terjadi penggantian (turnover) SDM baik oleh
pengguna maupun vendor yang disesuaikan dengan kebutuhan pada setiap fase, namun
seringkali juga dilandasi oleh alasan penghematan biaya. Ini berimplikasi pada kualitas
SDM yang semakin menurun yang bila kurang diawasi akan menurunkan kualitas
proses dan hasil kerja sehingga merupakan resiko kualitas yang menjadi salah satu
implikasi negatif yang dihadapi organisasi ketika melakukan outsourcing.
Organisasi dapat mengatasi hal ini dengan memastikan kontrak kerja yang secara
detail membahas kegiatan beserta targetnya pada setiap fase pekerjaan. Di dalamnya
perlu mencantumkan spesifikasi SDM yang dilibatkan. Beberapa perusahaan di
Indonesia mensyaratkan keterlibatan dalam proses seleksinya. Menyadari bahwa
kepuasan personil yang melaksanakan tugas berpengaruh pada pencapaian kulitas
pekerjaan yang optimal, beberapa perusahaan memasukkan karyawan outsource dalam
10
survei kepuasan karyawannya dan menjadikannya sebagai feedback terhadap
perusahaan outsorce yang mempekerjakannya. Kredibilitas perusahaan outsource dalam
mengelola dan mengembangkan SDM-nya pun dapat menjadi salah satu pertimbangan
dalam pemilihan vendor outsource.
b. Perubahan Level Layanan dan Produk Organisasi
Perusahaan memiliki kontrol penuh ketika pekerjaan dilakukan sendiri. Ketika
melakukan outsourcing, sebagian proses dan kewenangan pengendalian dialihkan ke
vendor outsource. Ini berarti ada resiko kualitas yang dihadapi oleh organisasi, yang
terkait dengan produk dan jasa organisasi sendiri, maupun produk dan jasa vendor SI
yang digunakan oleh organisasi.
Penyampaian pekerjaan yang tidak sempurna sering kali sulit dideteksi karena user
dapat menjadi tidak puas dan berhenti meminta bantuan helpdesk namun tidak
melaporkannya.Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat melalukan survei kepuasan
pelanggan untuk mendapatkan feedback dari pelanggan internal maupun eksternal
mengenai produk dan jasa SI.Dengan demikian perusahaan dapat mengambil tindakan
untuk memperbaiki atau mengantisipasi keluhan pelanggannya.
c. Perubahan Produktivitas dan Transformasi Organisasi
Investasi pada SI sendiri merupakan suatu resiko yang diperhitungkan (calculated
risk) yang dilakukan perusahaan dengan harapan ada perolehan (gain) yang lebih
besar, atau menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif.Outsourcing SI dapat
menyulitkan organisasi dalam menentukan produktivitasnya. Alih teknologi yang
tidak dilakukan sendiri seringkali tidak menggambarkan peningkatan prosuktivitas
yang sesungguhnya ketika dilakukan dengan outsource. Perusahaan dapat kelihatan
lebih produktif dengan menyewa orang lokal lebih sedikit dan mengalihkan pekerjaan
ke negara lain yang biaya SDMnya lebih rendah namun menggunakan teknologi yang
belum tentu lebih baik daripada di dalam perusahaan sendiri. Satu personil yang
menggunakan mesin berteknologi tinggi bisa jadi menghabiskan biaya yang sama atau
bahkan lebih besar dari beberapa personil bekerja dengan teknologi sederhana dengan
upah rendah.
Perusahaan dapat mengatasi hal ini dengan memusatkan produktivitas pada alat dan
metode operasi yang memungkinkan pekerja mengerjakan lebih banyak pekerjaan
(wikipedia).
Dengan demikian perusahaan benar-benar bergerak maju, bukannya
menjadikan dirinya kuno (obsolete) secara tersamar.
Resiko lain yang dihadapi oleh organisasi adalah ketika memasukkan outsource
11
sebagai bagian dari proses transformasinya namun tidak berhasil mewujudkannya.
Kegagalan
dapat
terjadi
ketika
vendor
berlebihan
dalam
mengemukakan
kemampuaannya dalam membantu perusahaan bertransformasi.Perusahaan dapat
mengatasi hal ini dengan melakukan studi banding dan benchmarking secara
detail.Dalam hal ini, proses pemilihan vendor yang bersih dan profesional menjadi
sangat penting.Organisasi perlu memiliki kriteria yang dijalankan secara konsisten
untuk mendapatkan persetujuan (deal) yang terbaik (best buy).
d. Masalah Keamanan dan Kerahasiaan
Sebelum outsourcing, organisasi bertanggung jawab sepenuhnya atas semua
keputusan dan tindakan manajemen maupun perilaku karyawannya. Praktek beberapa
perusahaan saat ini yang mengalihkan status karyawan yang semula karyawan
perusahaan menjadi karyawan outsource mengandung arti karyawan tersebut tidak
secara langsung bekerja dan bertanggung jawab kepada perusahaan. Perkaitan dengan
SI yang mengelola data dan informasi penting bagi perusahaan, kondisi ini berpotensi
resiko tersendiri.Salah satu isu yang paling sering muncul adalah isu keamanan.
Tindakan Fraud adalah yang paling banyak dibahas karena dianggap paling banyak
muncul ketika melibatkan outsource. Ketika sebuah bank melakukan outsource SI
terkait kartu kreditnya, muncullah resiko penggandaan kartu kredit ilegal, atau
pencurian kartu kredit ketika petugas call center meminta data rahasia pelanggan
seperti password dengan alasan perbaikan sistem atau penambahan jasa lainnya.
Penanganan masalah keamanan sering kali harus melibatkan pihak ketika,
misalnya konsultan keamanan bahkan sampai pada instansi keamanan seperti
kepolisian.Perusahaan dapat melakukan pendekatan sistemik dan edukatif.Pendekatan
sistemik dilakukan dengan membuat ketentuan, batasan, dan rancangan sistem yang
menghambat orang melakukan otorisasi terhadap suatu tindakan tanpa pengecekan
terlebih dahulu.Sedangkan pendekatan edukatif dilakukan dengan memberikan
informasi dan sosialisasi tindakan keamanan (security & safety precaution) yang
dapat dilakukan pelanggan terhadap akunnya.
Keamanan di dalam perusahaan sendiri dapat dilakukan dengan memberikan
akun tersendiri untuk karyawan outsourcing sehingga tidak dapat mengakses
informasi
perusahaan
secara
penuh
seperti
layaknya
karyawan
internal
perusahaan.Beberapa perusahaan membuat kebijakan otorisasi, batasan penggandaan
dokumen dan file, serta ketentuan arsip atau penyimpanan.
12
e. Masalah ketenagakerjaan
Di Indonesia isu yang paling menyeruak keluar ialah keamanan pekerjaan (work
security) terkait status karyawan. Karyawan outsource berstatus kontrak yang
menjadikan posisinya labil dan tidak aman. Karyawan kontrak hampir tidak memiliki
kesempatan pengembangan dan karir. Pukulan yang berat dirasakan oleh karyawan
yang dipertahankan oleh perusahaan tetap di “meja” yang sama, namun kini dengan
status berbeda, yaitu outsource. Karyawan merasa disisihkan dan berpotensi
menurunkan motivasi yang berujung pada tidak terjaganya kualitas pekerjaan.
Perusahaan yang tidak menganggap SI sebagai core competence akan menjadikan
bagian dan kegiatan SI sebagai outsource sepenuhnya.
3.
Co-Sourcing
Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi yang
melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal.Perusahaan dan
penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama untuk membangun,
menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi.Model ini melibatkan tugas-tugas
outsourcing tertentu.
Pemilihan metode co-sourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi
oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan
dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal baik kuantitas maupun kualitas
knowledge yang dimilikinya dalam menangani system informasi manajemen tersebut
secara efektif dan efisien. Di sisi lain, perusahaan menginginkan adanya kontrol dan
pengawasan terhadap sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama
penyediaan IT dengan co-sourcing yaitu:
a) Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia jasa IT dapat
menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan menyediakan ruangan
dan fasilitas lain
b) Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja bekerja
dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung dengan
perusahaan klien.
13
3. PEMBAHASAN
3.1 Pertimbangan Perusahaan Melakukan Pengembangan Sistem Informasi
Outsourcing
Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor.
Leeet al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar (2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar
keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti ekonomi, strategi dan
teknis. Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk
mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar
lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukan outsource
terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau
meningkatkan kualitas produk
dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka. Microsoft adalah salah satu perusahaan
yang menggunakan outsourcing untuk memungkinkan teknologi informasinya bisa
meningkatkan kapabilitas supply chainmereka (Bardhan et al., 2006). Melalui outsourcing
Microsoft mampu menghasilkan 360game video dan sistem hiburan di akhir tahun 2005
dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk menyampaikan
komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi produk mereka.
Banyak
yang
berpendapat
bahwa
biaya
adalah
motivasi
utama
dalam
melakukanoutsourcing (Hurley dan Schaumann, 1997). Permintaan terhadap keahlian sistem
informasisangat tinggi dan mahal. Seringkali dianggap lebih murah menyewa seorang tenaga
ahli daripada mengembangkannya sendiri. Selain itu sumber daya eksternal juga lebih siap
untuk ditambah atau dikurangi dibanding staf tetap. Namun menurut Aalders (2002), generasi
pertama yang melakukan outsourcing semata-mata karena dorongan biaya seringkali
menemui kegagalan.
Faktor motivator lain menurut Hurley dan Schaumann (1997) adalah memperbaharui
fokus pada kompetensi inti bagi organisasi atau bagi staf sistem informasidi dalam
perusahaan. Tidak semua organisasi memiliki sumber daya untuk mengembangkan sistem
informasiyang berkualitas tinggi. Usaha mereka lebih baik dipergunakan untuk fokus secara
strategik pada sisi bersaingnya. Selain itu organisasi sistem informasiyang tidak efisien juga
bisa memotivasi penggunaan outsourcing.
Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti
tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang
rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup
14
pengembangan produk yang panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan
untuk meng-outsource harus dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki tujuan
dan sasaran yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari keputusan
yang diambil.
3.2 Kelebihan dan Kekurangan Pengembangan Sistem Informasi dengan Metode
Insourching
Keunggulan pengembangan sistem informasi insourcing antara lain:
a)
Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan
sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan serta dokumentasi yang disertakan lebih
lengkap.
b) Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak
perusahaan.
c)
Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera
dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
d) Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap
sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan
perusahaan tersebut.
e)
Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk
mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
f)
Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih
terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
g) Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah
dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
h) Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
i)
Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan
kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan
kemampuannya.
j)
Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung
pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik
kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.
k) Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks
l)
Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga
akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.
15
m) Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa
adanya intervensi dari pihak luar
Kelemahan pengembangan sistem informasi dengan metode insourcing adalah :
a)
Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi
informasi.
b) Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada
konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
c)
Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena
konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga
pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
d) Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem
informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
e)
Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu
perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang
teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
f)
Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan
kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi
menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
g) Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari
nol.
h) Kesulitan
para
pemakai
dalam
menyatakan
kebutuhan
dan
kesukaran
pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para
pengembang merasa putus asa.
i)
Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang
ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan.
j)
Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka
mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan
outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya.Beberapa
organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan
pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka
daripada dengan meng-outsourcing-nya.
16
3.3 Kelebihan dan Kekurangan Pengembangan Sistem Informasi dengan Metode
Outsourching
Penerapan metode outsoucing memiliki kelebihan sebagai berikut :
a)
Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri
fasilitas SI dan TI.
b) Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
c)
Perusahaan
dapat
mengkonsentrasikan
diri
dalam
menjalankan
dan
mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan
pengerjaannya melalui outsourcing.
d) Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam
mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
e)
Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus
untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
f)
Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur
SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI
pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta
penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan
outsource.
g) Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
Adapun kekurangan pepengembangan sistem informasi secara outsourcing adalah
sebagai berikut :
a)
Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual
data dan informasi perusahaan ke pesaing.
b) Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan
tenaga kerja outsourcing.
c)
Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak
dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus
memikirkan klien lainnya juga.
d) Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka
dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau
perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan
harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak
outsourcer.
17
e)
Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena
perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer
sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di
masa mendatang.
Dari kelebihan dan kelemahan yang dimiliki oleh outsoucing muncul berbagai
pertimbangan kenapa suatu perusahan memilih metode ini. Menurut Rahardjo (2006),
outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat
dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving),
perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses
pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Alasan yang sama
juga dikemukakan dalam www.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi
memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs)
dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat
membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan
infrastruktur mereka dengan lebih baik.Outsourcing juga memungkinkan organisasi
untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat
waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian,
organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk
membantu meningkatkan bisnis mereka.
Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan
yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual.Hal
ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra
outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk
membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek
jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses
bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada
outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing
layanan TI tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa
kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi.
Kesuksesan keunggulan kompetitif suatu organisasi dengan menerapkan
outsourcing berdasarkan keuntungan dan kelemahan, diterapkan sehingga perusahaan
dapat fokus terhadap core business-nya. Dan pemilihan mengenai mana yang akan
digunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget,
resiko,tingkatkegunaan,dansejauhmanakitamemerlukannya.Kalauruanglingkupitu
18
tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing atau self-sourcing
adalah langkah yang terbaik.Tetapi kalau sudah mencangkup area yang lebih luas lagi,
maka outsourcing adalah jalannya.Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini
tergantung dari bentuk dan kegiatan bisnis perusahaan.Beberapa keuntungan dan
kelemahan dari outsourcing, jika perusahaan dapat mengintegrasikan keuntungan dan
kelemahantersebutmakaperusahaanpastidapatmenjalankansesuaidengankebutuhan
bisnismereka.Termasukyangpalingpentingadalahbagaimanapenyediaansumberdaya
baikmanusiamaupunsistemnyasehinggasesuaidengankebutuhan.
3.4Studi LiteraturPenerapan Insourcing dan Outsourching Apple Inc
Kegiatan bisnis perusahaan Apple Inc bergerak di bidang teknologi
yangmemproduksi dan mendisign softwere dan hardware computer serta produk
elektronik lainnya.PerusahaanApplemenjalankan bisnis berorientasi laba. Perusahaan
Applebergerak dibidang teknologi informasi tidak menggunakan jasa oursourcing
untuk masuk kedalam RnD mereka, karena perusahaan Apple fokus kepada inovasi
jadimereka bener-bener menjaga kerahasiaan data perusahaan dan tidak percayakepada
pihak luar. Disatu sisi, dibidang software atau perangkat lunak merekamenggunakan
jasa insourcing akan tetapi untuk perangkat kerasnya merekamenggunakan jasa
outsourcing untuk menghemat biaya. Untuk perusahaan yangmenjual jasa inovasi
sebaiknya menggunakan jasa internal perusahaan, agarkerahasiaan lebih terjamin
karena ide untuk melakukan sangat mahal harganya.Berdasarkan kasus Apple dapat
disimpulkan
kapan
insourcing.Manajemen
saatnya
Sumber
perusahaan
Daya
memakai
Manusia
jasa
outsourcing
Applememiliki
sinergi
dan
yang
sempurnaantara beragam tim, baik tim desain, tim software, dan tim hardware.
Semuamelakukan kolaborasi secara paralel dan simultan. Proses penciptaan produk
diApple tidak dilakukan secara setahap demi setahap, dimana setelah desain selesailalu
diserahkan ke bagian software, lalu diteruskan lagi ke bagian hardware.Sebaliknya,
dalam prosesnya semua aspek ini dikerjakan bersama-sama secarasimultan. Bagi perusahaan yang bergerak dilevel high tech technology seperti Apple,
sebaiknya perusahaan memilih untuk insourcing dengan mengembangkan proyek
memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan mereka. Insourcing perlu dilakukan oleh
perusahaan high tech technology di bidang RnD untuk mencegah terjadinya kebocoran
informasi. Manfaat perusahaan menggunakan insource yaitu perusahaan dapat
mengontrol sistem informasi sendiri, meminimalisir biaya operasional seperti transport,
19
kedekatan sistem komunikasi antara end user dengan pihak departemen akan lebih
cepat, respon yang cepat serta flexibel karena perusahaan dapat meminta perubahan
sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan. Akan
tetapi kelemahan penggunaan sistem in-sourcing antara lain perusahaan perlu
memperhatikan masalah investasi dari mulai pengembangan sehingga memakan waktu
yang cukup lama dan biaya yang sangat besar untuk RnD, mengurangi fleksibelitas
strategi, kinerja karyawan cenderung menurun ketika menjadi pegawai tetap karena
faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap, tidak ada batasan biaya dan waktu
yang jelas karena tidak ada target sehingga tidak ada punishment ketika target tidak
tercapai, kebocoran informasi juga dapat ditimbulkan oleh karyawan dikarenakan tidak
ada reward dan punishment yang jelas.
Apple memilih menggunakan outsourcing dalam bidang hardware agar mereka dapat
lebih konsentrasi pada core business perusahaan, tidak perlu memikirkan biaya dan
waktu untuk mengembangkan suatu sistem yang baru, memangkas penggunaan tenaga
kerja, serta menghemat dana training. Pilihan insourcing merupakan strategi bagi
perusahaan high tech technology karena RnD mereka sudah kuat dan perusahaan ingin
meminimalisir kebocoran informasi dari pihak luar. Hal yang paling penting dari
pemanfaatan jasa outsource adalah bentuk kontrak kerjasama yang dibuat oleh
perusahaan pengguna dan perusahaan outsource agar kinerja dan kualitas yang
dihasilkan sesuai yang diharapkan.
Prakteknya outsourcing umumnya lebih didorong keinginan perusahaan untuk
menekan biaya serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan yang berlipat ganda.
Faktanya perusahaan makin hari makin mengandalkan outsourcing diluar perusahaan
untuk menangani kebutuhan pekerjaannya, tidak juga berarti bahwa outsourcing adalah
obatobat yang mujarab, tidak juga berarti bahwa proses ini selalu berlangsung dengan
lancar. Pengalaman outsourcing yang gagal juga sering terjadi, dimana rekanan gagal
memenuhi kebutuhan yang diinginkan dan memberikan keuntungan yang diharapkan.
Pengelolaan outsourcing tidaklah semudah melempar tanggung jawab ke pihak ketiga,
sehingga tidak semua perusahaan berhasil dengan baik melakukan outsourcing.
Beberapa perusahaan justru harus mengeluarkan sumber daya ekstra untuk mengatasi
gagalnya proyek outsourcing karena berbagai sebab, misalnya karena ketidakmampuan
perusahaan penyedia jasa outsourcing memenuhi tanggung jawab kualitas layanan yang
sudah dijanjikan, atau biaya operasionalnya jauh lebih besar dari perkiraan semula.
20
4. PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Berdasarkanuraiandiatasmakadapatdisimpulkansebagaiberikut:
a. Pengembangan sistem informasi perlu dilakukan oleh suatu perusahaan seiring
dengansemkinketatnyapersainganbisnis.
b. Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan secara incourching, outsourcing
dancosourcing.
c. Yang perlu dipertimbangkan dalam pengembangan sistem informasi adaah
ketersediaansumberdaya,biayadanwatuyangtersedia.
d. Pengembangansisteminformasisecarainsourcingmerupakanoptimalisasisumber
daya IT yang dimiliki oleh perusahaan. Sementara outsourcing, pengembangan
informasidilakukanmelaluifihakketiga.
e. Apple inc merupakan salah satu contoh perusahaan yang mererapkan insourcing
dalamhalRnD,semetaraproduksihardwaredilakukansecaraoutsourcing.
4.2 SARAN
Berdasarkanuraiandiatas,beberapasaranyangdapatdikemukakanadalah:
1. Agar perusahaan dapat fokus menjalankan core bisnisnya maka sebaiknya
pengembangan sistem informasi dilakukan secara outsourching, kecuali bagi
perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang high tecnology karena dapat
menyebabkankebocoraninformasi.
2. DalamhalpengembanganRnD,perusahaanhightechnologysebaiknyamelakukan
pengembangansisteminformasiinsourchinguntukmencegahterjadinyainsoourching.
21
DAFTAR PUSTAKA
https://liawillyarti.wordpress.com/2010/12/31/outsourcing-dan-kebocoranhttp://haniismahoney.blogspot.com/2012/11/sistem-informasi-dalam-perusahaanjasa.htmlinformasi/
http://tyomulyawan.wordpress.com/2014/01/02/metode-pengembangan-sistem-informasiperusahaan-insourcing-outsourcing-co-sourcing/
https://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/
www.outsource2india.com
22
Download