sniptek 2013 isbn: 978-602-72850-4

SNIPTEK 2013
ISBN: 978-602-72850-4-0
APLIKASI PENYAMPAIAN MASALAH HARDWARE DAN SOFTWARE BERBASIS WEB
PADA PT. ASURANSI UMUM MEGA
Eduardie
STMIK Nusa Mandiri Jakarta
Jl. Damai No.8, Warung Jati Barat
(Margasatwa), Jakarta Selatan
[email protected]
ABSTRAK — PT. Asuransi UmumMegamerupakan
sebuah perusahaan yang bergerak di bidangjasaasuransi.
Tujuan dari penulisan ini adalah membangun
sisteminformasi
pencatatan
keluhan
pelanggan.
Studikasus diambil di PT. AsuransiUmum Mega divisi
operasional
bergerak
di
bidangjasaasuransi.
Aplikasidibangun menggunakan pendekatan UML Hasil
akhir
dari
pemodelan
sistem
informasi
pencatatankeluhan user ini adalah rancangan entitas
kelas yang dapat dipetakan ke dalam basis datayang
selanjutnya digunakan dalam pembuatan perangkat
lunak aplikasi. Dengan adanya aplikasi, diharapkan dapat
mengurangi keterlibatan manusia dalam melakukan
pekerjaan yangsifatnya berulang dan memperkecil
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam waktu yang
juga relatif lebih cepat.
Kata Kunci: Perancangan, Penyampaian, Masalah
ABSTRACT - PT. General InsuranceMegamerupakan a
company engaged in insurance services. The purpose of
this paper is to build a system of customer complaints
recording information. Studikasus taken at PT.
AsuransiUmum Mega operational division is engaged in
insurance services. Applications built using UML
approaches The end result of this modeling of user
recording information systems is the design of class entities
that can be mapped into the data base subsequently used
in the manufacture of application software. With the
application, is expected to reduce human involvement in
doing repetitive work and minimize the possibility of errors
in a relatively faster time.
Keywords: Design, Delivery, Problems
PENDAHULUAN
Saat ini IT Helpdesk adalah media penjembatan
antara user dan IT Engineer dalam me-solved problem
yang dialami oleh user dengan perangkat IT baik itu
berupa hardware dan software. Hal yang pertama
dilakukan oleh user adalah dengan menghubungi
helpdesk IT ketika menemukan kendala seputar tentang
IT. User mendeskripsikan permasalahan mereka kepada
Leo Pratama H
STMIK Nusa Mandiri Jakarta
Jl. Damai No.8, Warung Jati Barat
(Margasatwa), Jakarta Selatan
[email protected]
Helpdesk IT, dan setelah permasalahan tersebut sudah
jelas, user akan mendapat nomor ticket (nomor antrian
untuk dilayani oleh pihak IT Engineer).
Sistem ticketing helpdesk yang saat ini berjalan di
Divisi Helpdesk IT pada PT. Asuransi Umum Mega masih
kurang efektif. Dikatakan masih kurang efektif, karena
untuk mendapatkan nomor ticket, user harus
menghubungi agent Helpdesk IT terlebih dahulu dengan
menghubungi nomor telpon yang sudah ditentukan. Lalu
Helpdesk IT mendengarkan permasalahan yang di alami
user, untuk kemudian di catat. Setelah semua
permasalahan jelas, kemudian agent mengeluarkan
nomor ticket. Yang mana nomor ticket ini sebagai nomor
antrian untuk dapat ditindaklanjuti oleh IT Engineer .
Nomor ticket yang baru saja dikeluarkan oleh agent, di
sampaikan juga oleh agent kepada pihak IT Engineer dan
penyampain tersebut via telepon dan memberikan form
memo terkait permasalahan yang dihadapi user.
BAHAN DAN METODE
1. Teknik Pengumpulan Data
A. Observasi
Metode pengumpulan data dengan melakukan
pengamatan atau datang langsung ke lokasi.
B. Wawancara
Metode ini yaitu langsung mengumpulkan data dari
hasil wawancara langsung terhadap sumber –
sumber (keyrespon) yang terkait.
C. Studi Pustaka
Metode ini menggunakan data - data dari berbagai
buku, jurnal, majalah dan sumber bacaan yang
berada di internet yang berkaitan dengan masalah
aplikasi penyempaian masalah.
2. Model pengembangan Sistem
Pengembangan system dalam penelitian ini penulis
menggunakan tiga tahap siklus pengembangan model
Rapid Aplication Development (RAD).
A. Requirements Planning (Perencanaan SyaratSyarat)
Dalam fase ini, “pengguna dan penganalisis bertemu
untuk mengidentifikasikan tujuan-tujuan aplikasi atau
sistem serta untuk megidentifikasikan syarat-syarat
informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut.
INF-172
ISBN: 978-602-72850-4-0
Orientasi dalam fase ini adalah menyelesaikan masalahmasalah perusahaan. Meskipun teknologi informasi dan
sistem bisa mengarahkan sebagian dari sistem yang
diajukan, fokusnya akan selalu tetap pada upaya
pencapaian tujuan-tujuan perusahaan” (Kendall,
2010:238).
B. RAD Design Workshop (Workshop Desain RAD)
Fase ini adalah fase untuk merancang dan
memperbaiki yang bisa digambarkan sebagai workshop.
Penganalisis dan dan pemrogram dapat bekerja
membangun dan menunjukkan representasi visual
desain dan pola kerja kepada pengguna. Workshop
desain ini dapat dilakukan selama beberapa hari
tergantung dari ukuran aplikasi yang akan
dikembangkan. “Selama workshop desain RAD,
pengguna merespon prototipe yang ada dan
penganalisis memperbaiki modul-modul yang dirancang
berdasarkan respon pengguna. Apabila sorang
pengembangnya
merupakan
pengembang
atau
pengguna yang berpengalaman, Kendall menilai bahwa
usaha kreatif ini dapat mendorong pengembangan
sampai pada tingkat terakselerasi” (Kendall, 2010:238).
C. Implementasi (Implementation)
(Kendall,
2010:238)
mengemukan
bahwa
“penganalisis bekerja dengan para pengguna secara
intens selama workshop dan merancang aspek-aspek
bisnis dan nonteknis perusahaan. Segera setelah aspekaspek ini disetujui dan sistem-sistem dibangun dan
disaring, sistem-sistem baru atau bagian dari sistem
diujicoba dan kemudian diperkenalkan kepada
organisasi”.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Perusahaan
Sejak awal berdirinya Mega Insurance, penulis
telah mencanangkan komitmen untuk menjadi sebuah
perusahaan Asuransi terkemuka dan disegani di dalam
industri ini. Tentunya dengan melalui pelayanan yang
terbaik bagi nasabah disertai hasrat memiliki sumber
daya manusia berkualifikasi tinggi. Pada gilirannya nanti,
kami yakin mampu memberi nilai yang tinggi pada
stakeholder kami.
Penulis menyadari bahwa masih banyak yang
dapat dilakukan untuk lebih meningkatkan kesadaran
masyarakat untuk berasuransi. Pasar asuransi di
Indonesia masih terbuka luas bagi penetrasi produkproduk asuransi. Dan penulis menyandang harapan
untuk terus berkembang menjadi penyedia asuransi
terpercaya di Indonesia.
Memahami kebutuhan nasabah dan selalu
berupaya untuk memberi yang terbaik merupakan kunci
sukses yang penulis percaya akan menimbulkan rasa
aman kepada nasabah dalam menjalankan usahanya.
Penulis pun percaya bahwa setiap karyawan adalah aset
berharga yang memiliki kapasitas untuk mendorong
maju perusahaan.
INF-173
SNIPTEK 2013
Seiring dengan meningkatnya kepercayaan
masyarakat terhadap asuransi, penulis pun menaruh
harapan bahwa asuransi akan memainkan peran yang
lebih besar lagi dalam menciptakan kondisi masyarakat
Indonesia yang lebih baik di masa-masa mendatang.
B. Sejarah Perusahaan
PT. Asuransi Umum Mega adalah Perusahaan
yang bergerak dibidang jasa asuransi, berkomitmen
untuk menjadi perusahaan asuransi terpercaya lewat
layanan yang cepat dan nyaman. Fokus pada pelayanan
bersifat pribadi kepada nasabah lewat hubungan
langsung, juga hubungan dengan pihak-pihak terkait
lainnya.
Sejak awal berdirinya Mega Insurance, telah
mencanangkan komitmen untuk menjadi sebuah
perusahaan Asuransi terkemuka dan disegani di dalam
industri ini. Tentunya dengan melalui pelayanan yang
terbaik bagi nasabah disertai hasrat memiliki sumber
daya manusia berkualifikasi tinggi. Pada gilirannya nanti,
kami yakin mampu memberi nilai yang tinggi pada
stakeholder kami.
PT. Asuransi Umum Mega menyadari bahwa
masih banyak yang dapat dilakukan untuk lebih
meningkatkan kesadaran masyarakat untuk berasuransi.
Pasar asuransi di Indonesia masih terbuka luas bagi
penetrasi
produk-produk
asuransi.
Dan
kami
menyandang harapan untuk terus berkembang menjadi
penyedia asuransi terpercaya di Indonesia.
Memahami kebutuhan nasabah dan selalu
berupaya untuk memberi yang terbaik merupakan kunci
sukses yang kami percaya akan menimbulkan rasa aman
kepada nasabah dalam menjalankan usahanya. Kami pun
percaya bahwa setiap karyawan adalah aset berharga
yang memiliki kapasitas untuk mendorong maju
perusahaan.
Seiring dengan meningkatnya kepercayaan
masyarakat terhadap asuransi, kami pun menaruh
harapan bahwa asuransi akan memainkan peran yang
lebih besar lagi dalam menciptakan kondisi masyarakat
Indonesia yang lebih baik di masa-masa mendatang.
Visi dan Misi Mega Insurance:
Dengan tekad dan keyakinan yang kuat PT
Asuransi Umum Mega melangkah maju untuk menjadi
sebuah perusahaan Asuransi terkemuka dan disegani.
Semua akan dapat diraih lewat pelayanan terbaik pada
nasabah, memberikan nilai yang tinggi pada
stakeholders, dan memiliki sumber daya manusia dengan
kualifikasi tinggi. Dan pada saatnya nanti, kami akan
berkembang menjadi salah satu pemain utama di industri
ini. PT. Asuransi Umum Mega akan menempatkan
posisinya untuk mendukung permintaan pasar asuransi
untuk menjadi perusahaan asuransi umum yang paling
diakui dan terpercaya.
C. Proses Bisnis
Aktivitas yang dilakukan PT Asuransi Umum
Mega sebelum adanya sistem aplikasi helpdesk
pengaduan masalah dan permintaan software dan
hardware berbasis web ini, yaitu PT Asuransi Umum
SNIPTEK 2013
Mega ini mulai beroperasi setiap hari nya pukul 08.00
sampai dengan pukul 17.00. PT Asuransi Umum Mega ini
mempunyai karyawan atau yang disebut dengan user,
Karyawan apabila ada kerusakan baik berupa software
dan hardware diruangannya maupun ingin membuat
permintaan terhadap software dan hardware yang
dibutuhkannya dalam meningkatkan kinerjanya agar
menjadi optimal, maka karyawan tersebut langsung
menelepon ke bagian IT Helpdesk, lalu dari bagian IT
Helpdesk tersebut langsung mengirimkan IT Engineer
keruangan karyawan tersebut untuk melakukan
perbaikan terhadap software dan hardware diruangan
karyawan tersebut, namun saat menelepon ke bagian IT
Helpdesk tersebut, karyawan tidak dapat mengetahui
dengan pasti berapa lama waktu maksimal dari
pekerjaan tersebut, karena bagian IT Helpdesk tidak
memberikan detail yang jelas, sehingga membuat
pekerjaan karyawan menjadi kurang optimal, karena
tidak mengetahui pasti berapa lama pengerjaannya.
Terkadang IT Engineer yang mengerjakan juga lupa detail
pekerjaan yang akan dikerjakan karena detail pekerjaan
hanya diberitahu oleh ketua bagian IT Helpdesk yang
menerima telpon dari karyawan yang mengadukan
masalah pada software dan hardware diruangannya,
sehingga kurang efisen dan kurang tanggap.
D. Rancangan Sistem Dan Program Usulan.
1. Tahapan Analisis
Sistem penyampain masasalah terkait hardware
dan software berbasis web dimana user, engineer dan
helpdesk tidak bertatap muka secara langsung. User
mengajukan problem yang sedang dihadapi kepada
helpdesk, setelah itu helpdesk memberitahukan kepada
team engineer yang terkait melalui media browser.
Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement)
dari penyampain masasalah terkait hardware dan
software.
Halaman User :
A1. user harus request ke team helpdesk via email agar
account di create pada system.
A2. Setelah mendapatkan account dari admin atau
helpdesk, user login dengan user yang telah di
tentukan levelnya.
A3. User melaporkan keluhan yang sedang dihapi
terkait hardware dan software.
A4. System mengirimkan keluhan yang dikirim oleh
user via web.
A5. Setelah itu user menunggu informasi ticket
problem dengan menunggu konfirmasi terkait
masalah yang user hadapi.
A6. User menunggu konfirmasi penyelesaian masalah
lewat system.
A7. user dapat login dengan member yang telah dibuat
apabila terjadi masalah terkait hardware dan
software.
ISBN: 978-602-72850-4-0
model lengkap tentang apa yang perusahaan lakukan,
siapa yang ada didalam berperan didalamnya dan siapa
orang yang berperan diluarnya. Hal ini menggambarkan
ruang lingkup organisasi, sehingga dapat dilihat apa atau
siapa saja yang ada di luar organisasi dan sampai mana
batasannya.
1. Use Case Diagram User Create Ticket
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 1. Use Case Diagram User Create Ticket
F. Activity Diagram
Activity diagram juga dapat menggambarkan proses
paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
1.
Activity Diagram Ticketing problem solving
Activity Diagram Eskalasi ticket assign
Helpdesk
User
Engineer
Membuka Web
Browser
Halaman Login
T
Input user dan
Password
Proses
Validasi
Data
Y
Menu Utama User
Input keluhan
Send
View Ticket List
Close
Ticket
Y
Trouble
Solve?
T
Assign Ticket to
View Inbox
Proses
troubleshoot
T
Prolem not Solve
Y
Problem Solve
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 2. Activity Diagram Ticketing Penyampaian
Masalah
G. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity relationship diagram (ERD) menjelaskan
hubungan antara data dalam basis data berdasarkan
suatu proses bahwa real word terdiri dari objek-objek
dasar yang mempunyai hubungan atau relasi antar objekobjek tersebut. Relasi antar objek dilukiskan dalam grafik
simbol-simbol tertentu. Sedangkan ERD dalam sistem
usulan website ticketing penyampain masalah pada PT.
Asuransi Umum Mega
E.
Use Case Diagram
Diagram use case menunjukan interaksi antara
use case, user, dan Helpdesk. Diagram ini menggambarkan
INF-174
ISBN: 978-602-72850-4-0
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 3 Entity Relationship Diagram
SNIPTEK 2013
Berikut ini beberapa kesimpulan yang dapat penulis
ambil, yaitu :
1. Dikarenakan keunggulan dan kemudahan dalam
pemakaian, PHP dapat dijadikan sebagai salah satu
pilihan utama dalam pembuatan aplikasi berbasis
web.
2. MySQL sebagai server database untuk aplikasi PHP.
Kemudahannya dalam integrasi ke berbagai aplikasi
web (terutama PHP) cukup membantu dalam
pengembangan sistem informasi pendaftaran secara
online.
3. Sistem informasi pendaftaran ini dapat diakses dari
mana saja, kapan saja melalui jaringan internet.
4. Sebagai salah satu cara mempromosikan acara Temu
Ilmiah Reumatologi kepada masyarakat luar.
5. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses
manajemen pengolahan informasi.
6. Administrator dalam hal ini TU bertugas untuk
manajemen website informasi pendaftaran seperti
membuat, menjaga dan mengupdate website, bekerja
sama dan mensupport anggota lain dalam
maintaining website, membuat website lebih ramah
dan mudah (users friendly), memastikan server
website tetap hidup, kualitas dan style website dalam
sistem.
UCAPAN TERIMA KASIH
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 4. Halaman Login
Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan serta
STMIK Nusa Mandiri
REFERENSI
CCIT. (2008). Unified Modelling Language suatu alat
bantu yang sangat handal dalam bidang
pengembangan yang berorientasi objek. Hal ini
disebabkan karena uml menyediakan bahasa
pemodelan
visual
yang
memungkinkan
pengembang sistem untuk membuat cetak cetak
biru atas visi mereka dalam bentuk baku CCIT
Journal Vol. 1, No. 2
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 5 Halaman Report Ticket
KESIMPULAN
Dari uraian sebelumnya, yang merupakan hasil dari
pengamatan dan perancangan Website tersebut maka
untuk lebih melengkapi dan menyempurnakan penulisan
ini penulis mencoba untuk menyimpulkan semua
pembahasan secara singkat. Penerapan sistem informasi
pendaftaran ini bertujuan untuk meminimalisir waktu,
biaya dan mempermudah penyampaian informasi.
INF-175
Jimmy L.Gaol. (2008). sistem adalah hubungan satu unit
dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan
satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan
serta menuju satu kesatuan dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Diambil
dari : http://albertalmoro.wordpress.com.
Kendall, Kenneth E dan Julie E. Kendall. (2010). Analisis
dan Perancangan Sistem Ed. 5. Jakarta: Indeks
Ladjamudin. (2005). ERD adalah suatu model jaringan
yang menggunakan susunan data yang disimpan
dalam
secara
abstrak.
Diambil
dari
:
http://lilinkcl.blogspot.com/2014/08/entityrelationship-diagram-erd.html.
SNIPTEK 2013
Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep &
Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Nugroho, Adi. (2010). Rekayasa perangkat Lunak
Berorientasi Objek Dengan Metode USDP.
Yogyakarta: andi
ISBN: 978-602-72850-4-0
Uciek, Hilariyon & Lukky Hendrawan. (2012). Perangkat
Lunak Helpdesk di PT. PLN (PERSERO) Jawa Barat
dan Banten. Bandung: Jurnal LPKIA Vol. 1, No.1
Desember 2012: 18 - 21
Zakaria, T. Marcus & Rina Angelina. (2009). Aplikasi
Helpdesk untuk Pencatatan Masalah dan Solusi
Perbaikan Peralatan Komputer. Bandung: Jurnal
Sistem Informasi Vol. 4, No.1 Maret 2009:75 - 89
INF-176