JURNAL Linda Islami dan Rofiqoh Wulandari

PERANAN HUMAS KEMENTERIAN KEHUTANAN DALAM PELAKSANAAN
EVENT INDOGREEN FORESTRY EXPO DI JAKARTA
CONVENTION CENTER 2012
Rofiqoh Wulandari/Linda Islami
[email protected]/[email protected]
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Budi Luhur
ABSTRACT
Public relations is a management function to bridge between the organization
and the community. Ministry of Forestry was instrumental in advancing, empowering
communities through the organization of events IndoGreen Forestry Expo 2012. To be
able to gain knowledge and insight about a healthy environment to the people. The
purpose of this study was to determine the role of Public Relations of the Ministry of
Forestry in the Implementation of event IndoGreen Forestry Expo 2012 at the Jakarta
Convention Center. The problem formulation in this study is "How publicists role in the
implementation of the Ministry of Forestry, forestry IndoGreen event at the Jakarta
Convention Center Expo 2012?" The theory used in this study is the role of Public
Relations Theory of Cutlip, Center & Broom who said there are four roles, namely the
Council of Public Relations Expert (Expert Precriber Communication), ProblemSolving Process Facilitator (Problem Solving Process Facilitator), Facilitator
Communication (Communication Facilitator), Communications technician (technician
Communication). In this study the authors use constructivist paradigm, the approach
taken in this study by using a qualitative approach. The method used by the author in
this research is descriptive. The results showed that the role of public relations in the
implementation of the Ministry of Forestry IndoGreen Forestry Expo 2012 event. To
introduce a healthy environment to the people, the way through the event IndoGreen
Forestry Expo is expected to increase public knowledge and insight about a healthy
environment which is still a lack of awareness of healthy living environment by the
Indonesian people.
Keywords: The Role of Public Relations, Government Relations, Event, IndoGreen
Forestry Expo.
PENDAHULUAN
Hubungan masyarakat (Humas) mempunyai peran yang cukup penting di dalam
langsungnya suatu kegiatan di perusahaan baik swasta maupun pemerintah. Humas
dapat dikatakan memiliki andil yang besar dalam berjalannya suatu tujuan
perusahaan. Hubungan masyarakat sendiri merupakan salah satu fungsi manajemen
untuk menjembatani antara organisasi dengan masyarakat. Karena pemerintah
memiliki tujuan dan kepentingan lebih kompleks dari sekedar menjaga citra yang
baik pemerintahan. Kementerian Kehutanan Jakarta berperan penting dalam
memajukan, memberdayakan masyarakat dengan memberikan pelayanan informasi
terkait seperti, pelestarian hutan dan keanekaragaman hayati, penyerahan bibit
tanaman serta penanaman pohon, memberikan perlindungan untuk hutan dan
memperbaiki ekosistem kawasan lingkungan hidup, dengan berpihakan kepada
rakyat mengelola hutan secara berkeadilan. Dimana hal ini sesuai dengan komitmen
presiden untuk menurunkan Gas Rumah kaca sebesar 26% dengan upaya sendiri
atau sampai 41% dengan dukungan internasional dan serta upaya pertumbuhan
ekonomi sebesar 7% pertahunnya melalui Event IndoGreen Forestry Expo
merupakan salah satu program Humas yang dilaksanakan dalam bidang sosial.
Kementrian Kehutanan Republik Indonesia memiliki peran yang sangat penting
untuk memperkenalkan lingkungan hidup sehat kepada masyarakat, agar masyarakat
dapat mengetahui apa yang telah dimaksud dengan lingkungan hidup sehat, serta
menciptakan kesadaran terhadap tujuan dan kegiatan yang telah dilakukan. Oleh
karena itu Kementrian Kehutanan berupaya melakukan kegiatan-kegiatan dalam
memperkenalkan serta dapat menginformasikan manfaat lingkungan hidup sehat
kepada masyarakat. Kegiatan tersebut diharapkan dapat menambah pengetahuan dan
wawasan masyarakat mengenai lingkungan hidup sehat yang terbilang masih
kurangnya kesadaran terhadap lingkungan hidup sehat oleh masyarakat indonesia.
Kementerian Kehutanan Jakarta, sebelumnya mengadakan beberapa event di
antaranya pada tahun 2009 event" IndoGreen Forestry Expo ke-1, tahun 2010 event
" IndoGreen Forestry Expo ke-2, IndoGreen Forestry Expo ke-3 tahun 2011, dan
IndoGreen Forestry Expo ke-4 pada tahun 2012 yang di selenggarakan di Jakarta
Convention Center (JCC) dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dalam
penyelenggaraan event IndoGreen Forestry Expo 2012, yaitu menjalin kerjasama
dengan berbagai pihak, seperti bekerja sama dengan media relations, para sponsor
event dan pemerintah. Event IndoGreen Forestry Expo 2011 telah dikunjungi oleh
10.000 ribu orang terdiri dari pejabat pemerintah, pengusaha, mahasiswa, aktivis
pencinta lingkungan, pelajar dan masyarakat umum. Pada tahun 2012 event
IndoGreen Forestry Expo mengalami peningkatan yang dikunjungi mencapai 25.000
ribu orang.
Peneliti tertarik mengangkat judul “Peranan Humas Kementrian Kehutanan
dalam pelaksanaan event IndoGreen forestry Expo di Jakarta 2012.” Karena Dengan
di adakannya IndoGreen Forestry Expo 2012 di Jakarta Convention Center (JCC)
peneliti ingin mengingatkan kepada masyarakat dan para pelaku industri sektor
kehutanan agar selalu mengembangkan budaya ramah lingkungan dalam setiap
kegiatannya. Melalui program pameran berharap dengan kesadaran dan kepedulian
para pengembang industri kehutanan terhadap lingkungan hidup yang semakin
meningkat. “Pameran kehutanan ini sangat penting sebagai media sosialisasi yang
mempertemukan para pengusaha yang bergerak di sektor kehutanan seperti usaha
pertanian, perkebunan, dan pertambangan, sehingga mereka dapat membangun
komunikasi untuk pengembangan industri ramah lingkungan. “Pameran Kehutanan
ini adalah sarana promosi mengenai agenda tahunan Kementrian Kehutanan.
Melalui program lingkungan hidup pihak Kementrian Kehutanan mencoba untuk
melaksanakan suatu program pemerintah yang telah dijalankan.
Pemerintah Indonesia memiliki peran yang sangat penting dan tanggung jawab
terhadap permasalahan yang ada ditengah masyarakat terutama pemanasan global
warming dan tingkat polusi yang semakin meningkat. Untuk Meningkatkan
kesadaran masyarakat akan fungsi hutan sebagai paru-paru dunia dan
Menyelamatkan hutan yang di Indonesia dari pembalakkan liar (illegal logging).
Pada kantor Kementrian Kehutanan, Program ini menjadi bagian terpenting dari
tugas bidang sosial, suatu syarat dari kegiatan kehumasan. Begitupun yang telah
dilaksanakan dalam bidang sosial Kementrian Kehutanan, Jakarta.
KERANGKA TEORI
Public Relations memiliki beberapa peran yang dapat menunjang keberhasilan
suatu perusahaan serta mengangkat citra positif suatu perusahaan yaitu sebagai :
1. Penasehat Ahli Manajemen
Seseorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki
kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian
masalah hubungan dengan publiknya (Public Relationship).
2. Fasilitator Komunikasi
Praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator
untuk membantu manajemen dalam hal untuk mendengarkan apa yang
diinginkan dan diharapkan oleh publiknya.
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah
Membantu pimpinan organisasi sebagai penasehat hingga mengambil
tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah
dihadapi secara rasional dan profesional.
4. Teknisi Komunikasi
Praktisi Public Relations sebagai journalist in resident yang hanya
menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of
communication in organization. (Rosady Ruslan, 2005:19-20)
Fungsi Public Relations menurut Soleh Soemirat (2004:23) adalah :
Membina hubungan baik dengan eksternal publik (dalam hal ini pers), karena
Public Relations tidak hanya mengandalkan media internal dan semi eksternal
(house journal) yang dimilikinya, tetapi juga memerlukan media massa untuk
mempublikasikan berbagai kegiatan perusahaan/organisasi. Pemeliharaan
hubungan baik dengan pers tidak akan membuat kesulitan bagi Public Relations
dalam menyebarluaskan informasi melalui media massa.
Peneliti memahami pernyataan di atas, bahwa peran dan fungsi Public
Relations adalah untuk kegiatan manajemen, membina hubungan harmonis antara
organisasi dengan publiknya baik publik eksternal maupun internal, menciptakan
komunikasi dua arah serta melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi
demi kepentingan umum.
Kegiatan Public Relations
Aktivitas dan kegiatan Public Relations harus disesuaikan dengan publik dan
tujuan yang ingin dicapai. Terdapat dua macam publik sasaran dari kegiatan Public
Relations yaitu publik internal dan publik eksternal. Sesuai dengan publiknya,
kegiatan Public Relations pun terbagi menjadi kegiatan Public Relations ke dalam
(internal Public Relations) dan ke luar (eksternal Public Relations). (F. Rahmadi,
1994:8)
Menurut Cutlip, Center dan Broom dalam bukunya “Effective Public Relations”
(2006:40) menyebutkan 10 tugas atau kegiatan yang menjadi kegiatan Public
Relations, yaitu :
a. Writing (Tulisan)
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Yaitu kegiatan membuat bermacam-macam tulisan yang dibuat dalam bentuk
berita, surat berita, korespondensi, laporan, pidato, buklet, teks, naskah dan
bulletin dagang iklan institusional, informasi produk, dan material teknikal.
Editing
Yaitu berbagai macam komunikasi internal maupun eksternal dalam bentuk
publikasi, surat berita untuk karyawan, laporan untuk pemegang saham dan
lain-lain.
Media relations (Hubungan dengan Media)
Yaitu melakukan kontak dengan media dan majalah untuk memberikan
informasi terbaru tentang organisasi dan menanggapi permintaan informasi
tertentu atau wawancara dari dan dengan media.
Special event (Peristiwa atau Acara Khusus)
Yaitu merancang dan menangani konfrensi pers, pameran, konvensi, perayaan
ulang tahun perusahaan, acara pengumpulan dana pengamatan khusus,
program kontes dan penghargaan.
Speaking (Berbicara)
Yaitu kegiatan mewakili organisasi atau merancang acara penampilan orang
lain di hadapan publik.
Productions
Yaitu melakukan komunikasi dengan menggunakan keterampilan dan
pengetahuan tentang multimedia, termasuk seni fotografi, lay out untuk
brosur, buklet, laporan, iklan institusional, publikasi periodical, rekaman, dan
auditing suara dan video tape, serta presentasi audio visual.
Reseacrh (Riset)
Yaitu kegiatan mengumpulkan informasi sehingga memudahkan organisasi
untuk merencanakan program sesuai kebutuhan dan masalah publik,
monitoring efektif program Public Relations selama pelaksanaan dan evaluasi
dampaknya.
Programming & Conselling
Yaitu kegiatan menentukan kebutuhan, prioritas, tujuan publik, sasaran dan
strategi, bekerja sama dengan manajemen atau klien untuk proses
memecahkan masalah.
Training (Pelatihan)
Yaitu bekerja sama dengan wakil-wakil organisasi untuk membuat persiapan
menghadapi media, presentasi dan pemunculan publik lainnya.
Management
Yaitu kegiatan administrasi operasi personalia, keuangan dan program.
Dari pemaparan di atas, peneliti dapat menjelaskan bahwa Public
Relations mempunyai tugas-tugas atau kegiatan untuk menjalin hubungan yang
harmonis dengan publik internal dan publik eksternal. Karena tanpa adanya
hubungan yang baik dengan pihak-pihak tersebut tujuan perusahaan tidak akan
terpenuhi. Perlunya kegiatan media relations yang dilakukan praktisi Public
Relations untuk membina hubungan baik dengan pihak media massa, karena
media massa merupakan medium penyampai pesan dan pencitraan kepada
publik. Semakin banyak akses yang didapat publik dari media massa berkaitan
dengan produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan, maka diharapkan
semakin besar tingkat kepercayaan publik terhadap perusahaan.
Peran Humas
Menurut (Ruslan,2006:hal.89)Peran Utama Humas, sebagai berikut :
1. Sebagai komunikator penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili
dengan publiknya.
2. Membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling
menguntungkan dengan pihak publiknya.
3. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen
organisasi dalam perusahaan.
4. Membentuk corporate, artinya peranan humas berupaya menciptakan citra bagi
organisasi atau lembaganya.
Berkaitan dengan peran humas, Teori peran peneliti pilih untuk menjelaskan
bahwa petugas humas dalam menjalankan kegiatannya, dapat memiliki peran lebih dari
satu, diantaranya yaitu menurut Scott M. Cutlip, Center & Broom yang dikutip oleh
Rosady Ruslan, terdapat 4 peranan Humas, yaitu :
1. Penasihat Ahli (Expert Pesciber)
Seseorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan
tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan
dengan publiknya (publik relationship).
2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator)
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau
mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk membantu pihak
manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh
publiknya.
3. Fasilitator proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Facilitator)
Peranan praktisi Public Relations dalam proses pemecahan persoalan Public
Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk
membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (adviser) hingga mengambil
tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah
dihadapi secara rasional dan profesional.
4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician)
Dalam hal ini Public Relations berperan sebagai Journalist In Resident yang hanya
menyediakan layanan teknis komunikasi dan sistem organisasi tergantung dari
masing-masing bagian atau tingkatan (level), (Rosady Ruslan,2002:hal.21-22).
Peran yang dimaksud dalam teori peran tersebut adalah bahwa individu dalam
menjalankan kehidupannya dituntut untuk memiliki peran sesuai dengan eksistensi nya,
budayanya bahkan juga sesuai dengan norma-norma yang ada, yang akan menentukan
perilaku dari individu itu sendiri.
Penulis menyimpulkan ada 4 peran Humas adalah sebagai berikut :
1. Penasihat Ahli (Expert Pesciber),
2. Fasilitator Komunikasi (Communication Facilitator),
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Facilitator),
4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician).
Sedangkan Humas Pemerintah, lebih dapat ‘bergerak’ di level strategi untuk
merancang sebuah program khusus kepada masyarakat agar masyarakat juga merasa
dilibatkan dalam program pembangunan pemerintah, yang berbasis pada perubahan
pola pikir masyarakat dan transparansi publik. Untuk itulah selaku petugas Humas
yang berada di instansi pemerintah, tentunya Humas harus dapat memberikan strategistrateginya yang berdasarkan pada komunikasi persuasif, sehingga dapat terlihat lebih
jelas peran yang telah dijalankan oleh pemerintah.
Humas (Hubungan Masyarakat)
Pengertian Humas menurut Institut Public Relations (IPR) adalah keseluruhan upaya
yang dilakukan secara terencana dan kesinambungan dalam rangka menciptakan dan
memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap
publiknya.
Menurut Frank Jefkins (2002:hal.2), Humas merupakan segala bentuk komunikasi
berencana ke luar dan kedalam antara sebuah organisasi dengan masyarakat untuk tujuan
memperoleh sasaran-sasaran tertentu yang berhubungan dengan saling pengertian (mutual
understanding).
Menurut Cutlip-Center-Broom mendefinisikan Humas sebagai “usaha terencana untuk
mempengaruhi pandangan melalui karakter yang baik serta tindakan yang bertanggung jawab,
didasarkan atas komunikasi dua arah yang saling memuaskan” (Morissan,2008:hal.7-8).
Menurut Webster’s New World Dictionary
mendefinisikan sebagai berikut :
“Hubungan dengan masyarakat luas, seperti melalui publisitas; khususnya fungsi-fungsi
koperasi, organisasi dan sebagainya yang berhubungan dengan usaha untuk menciptakan opini
publik dan citra yang menyenangkan untuk dirinya sendiri”. (Morissan,2008: hal.7-8).
Humas merupakan fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik,
mengidentifikasi kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur seorang individu atau
sebuah organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan menjalankan suatu program untuk
mendapatkan pengertian dan penerimaan publik. Humas adalah filsafat sosial dan manajemen
yang dinyatakan dalam kebijaksanaan beserta pelaksanaannya, yang melalui interprestasi yang
peka mengenai peristiwa-peristiwa berdasakan pada komunikasi dua arah dengan publiknya,
berusaha untuk memperoleh saling pengertian dan itikad baik.
Dari sekian banyak definisi humas, bisa kita lihat bahwa humas pada intinya kegiatan
yang bermaksud untuk memberikan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatan
tersebut diharapkan muncul suatu dampak yakni perubahan positif.
Tugas-Tugas Hubungan Masyarakat (Humas)
Setelah mengetahui pengertian dari Humas, maka selanjutnya penulis akan
membahas mengenai tugas-tugas utama dari seorang Humas. Adapun tugas-tugas-tugas
utama dari seorang Humas dapat dirinci antara lain sebagai berikut :
a. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan tepat atas organisasinya, baik
itu yang berkenaan dengan kebijakan, produk, jasa, maupun dengan para personelnya.
b. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra,
kegiatan, reputasi maupun kepentingan-kepentingan organisasi, dan menyampaikan
setiap informasi yang penting ini langsung kepada pihak manajemen atau pimpinan
pucuk untuk diangap atau ditindak lanjuti.
c. Memberi nasihat atau masukan kepada pihak manajemen mengenai berbagai masalah
komunikasi yang penting, berikut dengan berbagai teknik untuk mengatasi dan
memecahkannya.
d. Menyediakan berbagai informasi kepada khalayak, perihal kebijakan organisasi,
kegiatan, produk, jasa, dan personalia, selengkap mungkin demi menciptakan suatu
pengetahuan yang maksimum dalam rangka menjangkau pengertian khalayak.
(M.Linggar Anggoro,2005:hal.110)
Dari penjelasan diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa secara garis besar,
seorang Humas perusahaan mempunyai tugas secara internal dan eksternal. Adapun tugas
internalnya berupa pemberian nasihat, masukan, dan bahkan solusinya kepada pihak
manajemen guna memecahkan masalah yang timbul di perusahaan sedangkan, tugas
eksternalnya yaitu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh khalayak mengenai
kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa, dan personalia, selanjutnya seorang Humas
pemerintah harus mampu menciptakan dan memelihara citra dengan yang positif di mata
khalayaknya. Humas membuat adanya timbal balik antara perusahaan dengan publik yang
bertujuan adanya saling pengertian.
Fungsi Hubungan Masyarakat
Fungsi Humas menurut Onong Uchjana Effendy sebagai berikut yaitu :
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik intern dan ekstern.
c. Menciptakan kombinasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari oranisasi
kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
d. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
(Onong Uchjana Effendy,1999:94)
Kemudian menurut Edwin Emery fungsi Humas ialah “upaya yang terencana dan
terorganisasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubungan-hubungan
yang saling bermanfaat dengan publiknya”. (F.Rachmadi, 1996:7)
Dari beberapa definisi tersebut penulis menyimpulkan bahwa fungsi humas di dalam
suatu organisasi yaitu Humas menyampaikan informasi mengenai perusahaan kepada publiknya
dan juga membina hubungan yang baik terhadap publiknya sehingga adanya saling pengertian
yang pada akhirnya tercapainya tujuan perusahaan.
Dapat dipahami bahwa fungsi Humas ialah mengharmonisasikan hubungan di antara
publiknya, Humas berfungsi menciptakan hubungan jangka panjang, yang dimana antara
sesama publiknya tercipta rasa saling pengertian, saling kerjasama, dan kepuasan.
Humas Dalam Institusi Pemerintahan
Humas pemerintah merupakan salah satu bagian kajian hubungan masyarakat (Humas).
Yang tidak kalah pentingnya dengan Humas perusahaan atau organisasi. Karena Humas
pemerintah mempunyai tanggung jawab moral terhadap rakyat atau masyarakat luas, banyak
kebijakan-kebijakan pemerintah yang perlu diketahui oleh masyarakat.
Terkadang akibat dari kurang berfungsinya Humas pemerintah khususnya di
departemen-departemen pemerintah membuat masyarakat banyak yang tidak tahu kebijakan
pemerintah tersebut, tak terlelakan akan terjadi miscommunication (kesalahpahaman) antara
masyarakat dengan pemerintah sebagai penentu kebijakan. Untuk menghindari terjadinya
miscommunication dengan masyarakat maka perlu peningkatan atau optimalisasi fungsi dan
tugas humas itu sendiri.
Perbedaan pokok antara fungsi dan tugas Humas yang terdapat di instansi pemerintah
dengan non pemerintah (lembaga komersial), yaitu tidak ada sesuatu yang diperjualbelikan
(aspek komersial), serta lebih ditekankan pada public service atau demi meningkatkan
pelayanan umum, walaupun Humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dengan kegiatan
publikasi, promosi dan periklanan. (Rosady Ruslan,2002 :hal. 323)
Menurut John D. Millet (2003 : 17) dalam bukunya, Management in Public Service the
Quest for Effective Performance, artinya Humas dalam instansi atau lembaga kepemerintahan
terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya, sebagai berikut yaitu :
1. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang
terdapat dalam masyarakat (Learning about Public desires and aspiration).
2. Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa sebaiknya
dilakukan oleh instansi/lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh publiknya
(Advising the public about what is should desire).
3. Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh
antar hubungan publik dengan para aparat pemerintahan (Ensuring satisfactory
contact between public and government official).
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu
instansi/lembaga pemerintahan yang bersangkutan (Informing ang about what an
agency is doing).
Dalam pemahaman peneliti, Humas pemerintah merupakan Humas yang bekerja di
institusi pemerintahan, tugasnya adalah menjembatani kepentingan pemerintah dan jadi
pengertian peran ganda Humas Instansi pemerintah tersebut di atas dalam upaya menunjang
(Supporting of PR government activities) pelaksanaan tugas dan fungsi aparat keHumasan
lembaga bersangkutan (Elvinaro Ardianto,2011:hal.130).
Berdasarkan beberapa penjelasan sebelumnya mengenai pengertian Humas, peneliti
dapat menyimpulkan bahwa Humas adalah kegiatan komunikasi yang bersifat dua arah,
berkesinambungan dan terencana. Humas juga dapat diasumsikan sebagai seni serta ilmu,
Humas sebagai seni maksudnya seni dalam berkomunikasi dan sebagai ilmu, bahwa komunikasi
yang dilakukan humas dapat dipelajari. Dan sebagai seni dapat diterapkan sesuai kemampuan
komunikasi masing-masing. Humas juga dikatakan sebagai kegiatan komunikasi yang
terencana,yang berarti bahwa setiap kegiatan Humas memiliki tujuan baik bagi Humas maupun
perusahaan, maka dari itu perencanaan menjadi bagian yang penting dalam setiap kegiatan
Humas.
Event
Menurut Effendy, event adalah kegiatan kehumasan yang terjadi dalam kerangka waktu
yang sangat terbatas dan jelas kapan dimulai dan berakhir. Event ditujukan untuk satu atau
beberapa tujuan, misalnya sebuah acara open house yang diadakan perusahaan. (Onong
Uchjana, 1997:hal. 111).
Sedangkan menurut Rosady Ruslan (2008:hal.13), event merupakan merancang acara
tertentu atau lebih dengan peristiwa khusus yang dipilih dalam jangka waktu, tempat, dan objek
tertentu yang khusus sifatnya untuk mempengaruhi opini publik.
Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya mengatakan, didalam menyelenggarakan suatu
event, seorang Humas harus mampu menarik perhatian dari publiknya bahwa :
Dalam hal ini, kegiatan event dari Humas akan mampu memuaskan bagi pihak-pihak lain
yang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus
Humas atau Public Relations, baik untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), kesadaran
(awareness), dan menarik simpati atau empati sehingga mampu menumbuhkan saling
pengertian bagi kedua belah pihak. (Ruslan,2010:232)
Dari uraian yang diatas, peneliti mengambil kesimpulan bahwa pengertian dari event
adalah suatu kegiatan kehumasan yang diselenggarakan untuk tempat, waktu, dan publik yang
ditentukan, demi terciptanya tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Untuk tujuan perayaan
(celebration),
bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain event,
merencanakan, melakukan koordinasi, dan pengawasan terhadap pelaksanaan, kelangsungan,
realisasi dalam keberhasilan sebuah event.
Fungsi Event
Ada beberapa fungsi event, antara lain yaitu :
a. Untuk memberikan informasi secara langsung (bertatap muka) dan mendapatkan hubungan
timbal balik dengan publiknya melalui program acara-acara atau kerja yang disengaja
dirancang dan dikaitkan dengan event (peristiwa khusus) dalam rangka kegiatan serta
program kerja kehumasan tertentu.
b. Sebagai media komunikasi dan sekaligus publikasi, dan pada akhirnya masyarakat dengan
target sasarannya akan memperoleh pengenalan,pengertian mendalam dan pengetahuan.
Diharapkan dari acara khusus tersebut dapat terciptanya citra positif terhadap
lembaga/perusahaan, atau produk yang diwakili.(Elvinaro Ardianto,2009:hal.105)
Dengan diadakannya suatu program event, Public Relations mengharapkan
tanggapan yang sangat positif mengenai lembaganya serta informasi yang diberikan
dapat berguna bagi publiknya.
Jenis Event
Biasanya event terdapat beberapa jenis dilihat dari berbagai macam jenis sesuai dengan
tolak ukur masing-masing jenis kategori pelaksanaannya berdasarkan waktu, kesuksesan dalam
mengemas dan berlangsungnya suatu acara serta keuntungan yang telah didapat.
Ada beberapa jenis event, yaitu :
a. Calendar Event
Event yang rutin dilaksanakan pada bulan tertentu sepanjang tahun, seperti menyambut
Tahun Baru, hari ulang tahun, hari raya Idul Fitri, dan sebagainya.
b. Special Event
Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada momen tertentu di
luar acara rutin dari program kerja Public Relations, misalnya peluncuran produk baru
(product launching), pembukaan atau pabrik baru, jalan baru, gedung baru, dan
sebagainya.
c. Moment Event
Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi, misalnya menyambut
pesta emas, pesta berlian,pesta perak, dan hingga menghadapi millenium. (Rosady
Ruslan,2001:hal.14)
Promosi Event
Ada beberapa cara dalam melakukan promosi event, antara lain (Anne-Marie Grey dan
Kim Skildum-Reid,2006:62) yaitu :
a) Above The Line
Kegiatan promosi dengan menggunakan media massa, seperti : media cetak dan
media elektronik.
b) Below The Line
Kegiatan promosi dengan menggunakan non media massa, seperti billboard,
spanduk, banner, katalog, brosur atau selebaran.
Analisis SWOT
Menurut Sulyus Natoradjo (2011:hal.24) mengatakan bahwa SWOT adalah singkatan
dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang) dan threats
(ancaman). Analisis SWOT dilakukan sebelum event diselenggarakan, teknik ini digunakan
untuk menganalisis dan mengurangi risiko kegagalan suatu acara. Melalui analisis ini variabelvariabel internal maupun eksternal yang ditentukan, yang mungkin dapat meningkatkan atau
bahkan menghambat kelangsungan acara. Kekuatan-kekuatan ini menjadi peluang-peluang yang
ada dalam mendukung penyelenggaraan event. Sebaliknya, kelemahan-kelemahan serta
ancaman tertentu dapat menggagalkan sebuah event.
Stakeholders Event
Stakeholders event adalah semu pihak, baik perorangan, asosiasi, maupn organisasi
internal atau eksternal, yang mempunyai kepentingan pada event. Kelompok ini tidak hanya
terdiri dari orang-orang yang memang melakukan investasi secara finansial pada event, tetapi
juga semua pihak yang terlibat secara politis maupun emosional dan memberikan dukungan,
perhatian serta minat terhadap terselenggaranya event tersebut. Dan mereka dikelompokkan
secara lebih terperinci Menurut, (Sulyus Natoradjo, 2011:hal.20-21), sebagai berikut yaitu :
1. Penyelenggara Acara atau Penyandang Dana
Klien atau sponsor (perorangan atau instansi) yang mempunyai hajat dan dana untuk
menyelenggarakan event.
2. Pelaksana acara
Event dan seluruh perangkat organisasinya yang melaksanakan dan mengelola kegiatan
untuk menghadirkan event.
3. Peserta
Perorangan atau instansi yang turut berperan dalam kegiatan, seperti peserta pameran,
eksibisi, seminar, konferensi, dan acara-acara sejenisnya.
4. Penonton atau Publik
Pengunjung (baik membayar atau gratis) yang menyaksikan event.
5. Penampil
Presenter, Pembicara, artis, atlet atau pelaku pendukung dan pengisi acara.
6. Pemasok
Mitra kerja event yaitu , penyedia barang atau jasa (fasilitas fisik atau operasional
kebutuhan event, cathering, desain, dekor, dan lain-lain).
7. Pengamat
Media, wartawan, politisi, pejabat, dan semua pihak yang memberikan perhatian pada
event.
Sponsorship
Menurut Sulyus Natoradjo (2011:hal.110), Sponsorship adalah sebuah transaksi
komersial dimana pihak pemberi dana mengharapkan balas jasa dari pihak penerima dana dan
kedua belah pihak setuju untuk saling “memberi” dan “menerima”.
Jenis-Jenis Sponsor
Ada beberapa empat tipe utama dari sponsor menurut, (Hoyle,2006) antara lain yaitu :
1) Sponsor Utama (Title/Presenting Sponsor)
Sponsor yang menanggung hampir seluruh biaya kegiatan event.
2) Sponsor Pendukung (Host/Supporting Sponsor)
Sponsor yang menanggung bidang-bidang tertentu pada suatu event, misalnya
makan malam, atau makanan dan minuman selama event.
3) Sponsor Partisipasi (Tiered Sponsor)
Sponsor yang memberikan dana sesuai dengan tingkat kemampuan dan
partisipasinya pada event, misalnya hak untuk menjual produk pada sebuah Stan,
memasang iklan, dan lain-lain.
4) Sponsor Barter (In-Kind Sponsor)
Sponsor yang menyediakan barang-barang dan jasa secara gratis untuk event yang
nilainya setara dengan manfaat yang diterima sponsor tersebut.
METODOLOGI PENELITIAN
Paradigma yang digunakan dalam penelitian ini adalah paradigma
Konstruktivisme, Paradigma Konstruktivisme adalah Ilmu diperoleh melalui
pengamatan langsung dan rinci terhadap perilaku sosial dalam suasana keseharian
yang ilmiah,agar mampu memahami dan menafsirkan bagaimana para pelaku sosial
yang bersangkutan menciptakan dan memelihara/mengelola dunia sosial mereka.
Penelitian ini peneliti melakukan pendekatan dengan penelitian kualitatif. Menurut
Bogdan dan Taylor dalam bukunya yang ditulis oleh Moleong (2005:hal.4) bahwa
“kualitatif” ialah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa katakata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati”.
Metode penelitian yang digunakan untuk memperoleh jawaban atau hasil
penelitian adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Metode deskriptif kualitatif
adalah menitikberatkan pada observasi dan suasana alamiah (natural setting).
Peneliti terjun langsung ke lapangan, bertindak sebagai pengamat. Ia membuat
kategori perilaku, mengamati gejala, dan mencatatnya dalam buku observasi. Ia
tidak berusaha untuk memanipulasi variabel (Elvinaro Ardianto,2010:hal.60).
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
menggunakan teknik pangamatan non-partisipan. Observasi Non-Partisipan, yaitu
observer tidak ikut serta dalam kegiatan individu yang di observasi. Observasi
benar-benar berfungsi sebagai penonton, pengamat dalam mencatat tingkah laku
individu yang di observasi. Metode analisis data Peneliti akan menjawab pokok
permasalahan dalam penelitian ini secara kualitatif dengan menggunakan analisis
data yang diperoleh melalui hasil obsevasi, wawancara, dan studi pustaka yang
telah dideskripsikan. Menurut Lexy J. Moeleong (2005:6) bahwa, “deskriptif
analisis adalah data yang dikumpulkan berupa kata-kata, bukan angka-angka dan
gambaran. Selain itu dikumpulkan kemungkinan menjadi kunci terhadap apa yang
sudah diteliti. Peneliti melakukan penelitian sejak awal bulan Oktober 2012 sampai
dengan akhir bulan November 2012. Validitas dan Otentitas Data Dalam penelitian
ini, peneliti menggunakan triangulasi sumber, untuk membandingkan atau
mengecek ulang derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh dari sumber
yang berbeda. Dalam hal ini peneliti melakukan perbandingan antara hasil
pengamatan dengan hasil wawancara yang dilakukan. Ini dilakukan untuk
mendapatkan kepercayaan dari data yang diperoleh, yaitu apakah peranan Humas
Kementrian Kehutanan dalam pelaksanaan event IndoGreen Forestry Expo di
Jakarta sesuai dengan apa yang ia katakan saat wawancara bersama peneliti dengan
pengamatan yang dilakukan peneliti. Hasil wawancara akan dilampirkan dalam
bentuk transkip wawancara dan berupa dokumen yang dimaksud ialah berupa
lampiran dokumen pendukung, seperti foto dan beberapa lampiran lainnya.
Hasil Penelitian Dan Pembahasan
1. Expert prescriber communication
Peranan humas yang pertama akan peneliti jelaskan yakni expert
prescriber communication atau disebut sebagai penasehat ahli. Didalam
menjalankan peranannya sebagai penasehat ahli di Kementerian Kehutanan,
humas berupaya membangkitkan kesadaran masyarakat akan pentingnya
penghijauan dan menjaga kelestarian alam. Mengingat kondisi alam Indonesia
yang sudah beralih fungsi untuk kegiatan bisnis seperti dibangunnya villa dan
perkebunan maka humas Kementerian Kehutanan memberikan nasehat kepada
pimpinan untuk menyelenggarakan pameran penghijauan yang dikenal dengan
sebutan IndoGreen Forestry Expo. Humas menilai bahwa pentingnya
penyeleggaraan pameran penghijauan hutan kembali dikarenakan kondisi hutan
di Indonesia sudah banyak yang rusak dan beralih fungsi untuk kegiatan bisnis
seperti perkebunan kelapa sawit maupun untuk aktivitas pertambangan. Melalui
kegiatan IndoGreen Foresty Expo inilah, citra Kementerian Kehutanan akan
tercipta positif di mata publik eksternalnya karena ternyata instansi pemerintah
menunjukkan sikap kepedulian pada lingkungan alam. Menjadi penasehat ahli
atau expert prescriber communication bagi seorang humas tidaklah mudah
karena dibutuhkan pengetahuan dan pengalaman yang luas dibidangnya
sehingga pesan-pesan komunikasi yang disampaikan kepada pimpinan dapat
dimengerti dan dipahami dengan baik.
2. Communication facilitator
Peranan humas di dalam suatu organisasi yakni sebagai fasilitator
komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Di sini humas menjadi
jembatan komunikasi antara organisasi dengan publiknya mengenai apa yang
menjadi keluhan publik eksternalnya maka akan diterima oleh humas, untuk
selanjutnya akan disampaikan kepada pimpinan.
Dalam hal ini, humas Kementerian Kehutanan menjalankan peranan
kehumasannya sebagai fasilitator komunikasi yang terkait mengenai pentingnya
menjaga kelestarian lingkungan hutan. Terkait pentingnya menjaga kelestarian
lingkungan hutan maka humas menyelenggarakan event IndoGreen Forestry
Expo. Event tersebut sebagai ajang media fasilitator antara publik eksternal
dengan kementerian kehutanan. Dimana masyarakat dapat mengutarakan
pendapat seputar mengenai penghijauan sebagai upaya pengurangan dampak
Global Warming. Konsep event IndoGreen Forestry Expo diciptakan oleh
humas Kementerian Kehutanan dimana humas mempublikasikan kegiatan
pameran ini melalui media cetak maupun elektronik. Dalam program event
IndoGreen Forestry Expo itu tersusun materi acara yang akan disajikan untuk
masyarakat sehingga masyarakat dapat mengetahui tema-tema dalam program
talkshow. . Dengan adanya isu global warming, Pusat humas bermaksud
memberikan pendidikan mengenai penghijauan yang seharusnya dilakukan oleh
masyarakat luas. Jika dilihat dari kegiatan event IndoGreen Forestry Expo yang
digagas humas Kementerian Kehutanan tersebut maka peran humas sebagai
media fasilitator komunikasi terlihat sangat penting karena humas akan
mendengarkan apa yang disampaikan peserta talkshow dan akan dijawab
langsung oleh narasumber sehingga permasalahan-permasalahan yang terjadi
dapat diatasi secara baik.
3. Problem solving process facilitator
Kemudian peranan humas yang ketiga yakni humas sebagai mediator atau
fasilitator untuk memecahkan permasalahan yang terjadi. Petugas humas
dituntut harus mampu menyelesaikan problem-problem yang ada agar
permasalahan yang terjadi tidak berlarut-larut sehingga opini yang terbentuk di
masyarakat tidak negatif.
Tujuan dari humas Kementerian Kehutanan menyelenggarakan event ini
yakni untuk menciptakan citra positif dalam jangka panjang dan secara tidak
langsung yaitu berupaya menyadarkan masyarakat akan pentingnya hutan bagi
kehidupan. Hutan dinilai penting dikarenakan hutan dapat mengurangi dampak
terjadinya pemanasan global bukan sebagai penghilang terjadinya pemanasan
global. Solusi permasalahan mengenai pemanasan global dapat diatasi dengan
melakukan penanaman pohon dan mengajak para investor untuk ikut
berpartisipasi merawat tempat wisata alam Nasional agar lingkungan wisata
alamnya tidak dirusak dan tetap terlestari. Dari adanya penyelenggaraan
kegiatan event IndoGreen Forestry Expo akan diperoleh penilaian masyarakat
mengenai citra institusi Kementerian Kehutanan. Jika penilaian masyarakat atau
pengunjung mengenai event IndoGreen Forestry Expo belum memenuhi
harapannya maka humas akan mencarikan solusi terbaik untuk menyelesaikan
masalahnya agar kegiatan event IndoGreen Forestry Expo di masa-masa
mendatang menjadi jauh lebih baik. Humas memahami apa yang menjadi
problem di masyarakat dan telah memberikan solusi terbaiknya seperti
mengadakan event IndoGreen Forestry, lalu melakukan rehabilitasi, menanam 1
milliar pohon dan menyelenggarakan fun bike sebagai upaya membentuk citra
positif di tengah-tengah masyarakat.
4. Technician communication
Peranan petugas humas yang terakhir yakni sebagai pelaksana teknis
komunikasi artinya humas berupaya menyampaikan informasi kepada
masyarakat luas mengenai penguman akan diadakannya kegiatan IndoGreen
Forestry Expo. Dalam hal ini, peran humas sebagai teknisian komunikasi yaitu
mengumumkan tanggal berlangsungnya pameran 14– 17 April 2012 di Assembly
Hall, Jakarta Convention Center (JCC), Acara dimulai jam10.00 – 20.00 wib,
Tema dari IndoGreen Forestry Expo 2012 : Forest for People: Green Living
Concept for Better Future. Adapun sasaran dari kegiatan event IndoGreen
Forestry Expo yang harus humas lakukan yakni ditujukan kepada seluruh
stakeholders kehutanan, baik instansi pemerintah, maupun instansi swasta,
instansi pemerintah undang-undang mulai dari dinas kehutanan propinsi, kota,
kabupaten seluruh Indonesia, setelah itu juga Upt kementerian kehutanan yang
ada di propinsi, Upt-Upt Kementerian Kehutanan itu ada balai pengelola
daerahan dinas sungai, Balai Reservasi Sumber Daya alam, Balai Pemantapan
Hutan, Balai Penelitian Kehutanan, Pemerintah Daerah: Dinas kehutanan, Dinas
Perkebunan, BUMN sektor kehutanan dan perkebunan, Forum Reklamasi
Pertambangan dan Perusahaan Oli dan Gas, Pertambangan, MIGAS serta
asosiasi dan NGO peduli kehutanans dan lingkungan hidup. Kemudian, secara
teknis juga dapat terlihat dari sikap panitia penyelenggara pameran yang ramah,
dan manfaat dari adanya kegiatan ini dapat memberikan pengetahuan dan
pendidikan khususnya bagi para siswa/siswi yang dimana mereka dapat lebih
mengenal keberagaman budaya yang ada di indonesia. Dan juga mengajarkan
anak-anak mulai dari sejak dini untuk menanam pohon dari sekarang, rasa
kepedulian terhadap hutan dan lingkungan harus sejak dini ditanamkan dalam
diri anak-anak indonesia.
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, maka penelitian
dengan judul “Peranan Humas Kementerian Kehutanan Dalam Pelaksanaan Event
Indogreen Forestry Expo di Jakarta 2012” yang menggunakan metode secara
deskriptif dengan menggunakan teori peranan public relations yang meliputi : expert
prescriber communication, communication facilitator, Problem solving process
facilitator, dan technician communication, dengan hasil kesimpulan sebagai berikut:
1. Peranan yang dilakukan Humas Kementerian Kehutanan di pandang positif oleh
masyarakat atau pengunjung dikarenakan humas menunjukkan kepedulian pada
lingkungan alam dan berusaha melestarikan hutan dengan cara menyelenggarakan
event IndoGreen Forestry Expo sebagai wujud untuk mengurangi terjadinya dampak
pemanasan global dan mengurangi polusi udara.
2. Dalam penelitian ini, peranan humas meliputi aspek penasehat ahli (expert
prescriber communication), humas sebagai fasilitator komunikasi (communication
facilitator), humas sebagai fasilitator untuk membantu memecahkan masalah
(Problem solving process facilitator), dan technician communication.
3. Penyelenggaraan event IndoGreen Forestry Expo dapat memberikan nilai positif
bagi masyarakat karena dalam program acaranya tersebut terdapat susunan program
acara yang menarik untuk masyarakat ketahui secara adanya talkshow yang mana
pembicaranya dari para pakar lingkungan hidup sehingga dapat memberikan
pengetahuan bagi masyarakat. Pada program talkshow juga terdapat sesi tanya
jawab sehingga masyarakat dapat bertanya langsung dan memperoleh jawaban yang
memuaskan.
4. Untuk menyebarluaskan informasi penyelamatan hutan, dan untuk meningkatkan
kesadaran masyarakat akan fungsi hutan sebagai paru-paru dunia serta
menumbuhkan gerakan untuk menanam dan memelihara pohon.
DAFTAR PUSTAKA
Ardianto, Elvinaro. 2010. Metode Penelitian untuk Public Relations Kuantitatif &
Kualitatif. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Astrid S. Susanto-Susanto. 1995. Globalisasi dan Komunikasi. Jakata:Pustaka Sinar
Harapan.
Dewi, Liza Dwi Ratna. 2008. Teori Komunikasi Pembahasan dan Penerapan.
Tangerang: Renata Pratama Media.
Effendy, Onong Uchjana. 2003. Ilmu Komunikasi : Teori dan praktek. Bandung:PT.
Remaja Rosda Karya.
Jefkins, Frank. 2002. Hubungan Masyarakat. Intermasa. jakarta
Morissan. 2008. Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi Humas Profesional.
Jakarta : Kencana Prenada Media Group.
Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing Dasar-Dasar Event Managment. Jakarta: PT.
Gramedia Pustaka Utama.
Rakhmat, Jalaluddin. 2005. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Lainnya :
Hasil Wawancara dengan Bapak Ir. Sunarto MM, selaku Kepala Pusat Humas
Kementerian Kehutanan atau Kepala Biro Komunikasi.
Hasil Wawancara dengan Bapak Ihwan, S. Sos., M.Si, selaku Kepala sub Bidang
Analisis Berita dan Publikasi Pusat Kementrian Kehutanan.
Hasil Wawancara dengan Ibu Dyan, selaku Manager Event Organizer PT. Wahyu
Promo Citra.
Hasil Wawancara dengan Rizki Aditya, selaku Karyawan Swasta PT. MAZDA Jakarta.
Official Website IndoGreen Forestry Expo: www.indogreen-ina.com