skripsi peranan perencanaan dan pengawasan persediaan didalam
advertisement
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN SKRIPSI PERANAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN DIDALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA PT. RAJAWALI NUSINDO CABANG MEDAN OLEH : NAMA : WILLY SUSANTO NIM : 050522021 DEPARTEMEN : AKUNTANSI Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2009 Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : “ Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. “ Adalah benar hasil kerja saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh pihak Universitas. Medan, 19 Maret 2009 Yang Membuat Pernyataan WILLY SUSANTO NIM. 050522021 Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.”, memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman, dan pengetahuan penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan, maupun analisisnya. Oleh karenanya, dengan hati terbuka penulis menerima setiap saran dan kritik dari pembaca untuk penyempurnaan pada masa yang akan datang. Adapun skripsi ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung. Dalam kesempatan ini juga penulis mengucapkan terima kasih yang paling dalam kepada kedua orang tua yang tercinta dan terkasih Ayahanda Hadiman Tandean dan Ibunda Renate Sandra, atas dukungannya dan kasih sayang serta cintanya, memberi nasehat dan pesan – pesan, serta doa – doanya. Semoga papa dan mama selalu diberikan kesehatan dan umur yang berkah untuk dapat melihat keberhasilan ananda kelak. Amin. Juga penulis ucapkan terima kasih kepada adikku Gerry Tandean yang telah memberikan doa dan motivasinya kepada penulis sehinga dapat Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 menyelesaikan skripsi ini. Teristimewa kepada Imelda Friska “my best friend” dan Eni Sri Melanie “teman seperjuangan”. Kalian the best deh.... Penulis juga menghaturkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada : 1. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Drs. Syahelmi Msi, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memberikan sumbangan pemikirannnya dalam mengarahkan dan membimbing penulis serta dengan sabarnya menghadapi penulis hingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 5. Bapak Drs. Sucipto MM, Ak. selaku Dosen Pembanding dan Penguji I yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi ini. 6. Bapak Drs. Rustam Msi, Ak. selaku Dosen Pembanding dan Penguji II yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi ini. 7. Bapak Drs. Abikusno Dharsuky MM selaku Dosen Wali selama penulis belajar di Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Sumatera Utara. 8. Seluruh Staff PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, terutama pada Bapak Edi Saputra Hasibuan berserta rekan-rekan kerjanya yang telah bersedia Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 meluangkan waktunya dan banyak memberikan bantuan kepada penulis dalam melakukan studi kasus skripsi ini. 9. Seluruh Dosen, Staff Administrasi serta seluruh Civitas Akademika Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 10. Teman –teman di Jurusan Akuntansi stambuk 2005 ekstensi. Thanks ya friend, i’ll miss you all..... 11. Temen-teman perhimpunan : Hendrik, Sarah, kak Maya, Ester, Bajik, Sandra, Lani (jangan lama kali tamatnya) pokoknya yang kenal aku yah. Semoga penulisan skripsi ini akan berguna dan bermanfaat bagi para pembaca. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang tidak terkira kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini. Medan, 19 Maret 2009 Penulis WILLY SUSANTO 050522021 Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 ABSTRAK Perencanaan dan pengawasan persediaan atas aktivitas dalam perusahaan maju ataupun yang sedang berkembang menjadi lebih rumit dengan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan kepada bawahannya. Perencanaan dan pengawasan persediaan diperlukan untuk membantu didalam pengambilan keputusan tersebut. Pada saat sekarang ini, bayak ditemukan masalah dalam penyusunan rencana dan pengawasan persediaan karena keaadaan perekonomian yang cendrung kurang stabil. Kurang tepatnya perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan akan mengakibatkan pengambilan keputusan yang kurang tepat dalam hal persediaan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan sering mengalami masalah perencanaan dan pengawasan dalam hal persediaan. Ini terlihat dari banyaknya persediaan yang menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan yang tertanam pada persediaan dan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan otomatis manjadi besar akibat perencanaan yang kurang tepat. Perencanaan dan pengawasan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain, untuk itu perusahaan wajib untuk melaksanakannya apabila ingin maju dan mengurangi kerugian. Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan tepat apabila perencanaan dan pengawasan dilakukan dengan baik. Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa persediaan yang terlihat menumpuk karena perencanaan persediaan yang kurang memperhatikan keadaan ekonomi masyarakat. Perusahaan mengalami kesulitan karena sering terjadi ramalan masa depan yang tidak tepat akibat kurangnya anlisa terhadap pengalaman masa lalu. Penulis juga melihat kendala yang dialami perusahaan yaitu kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan untuk melakukan pengawasan dan perawatan sehingga banyak persediaan yang tidak terawat dan tidak dipergunakan lagi. Semua masalah ini merupakan masalah yang akan dibahas diskripsi ini. Untuk mengatasi hal ini, PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebaiknya menambah kemampuan karyawan dengan mengikuti pelatihan agar dapat membuat perencanaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan. Perusahaan sebaiknya juga menambah sumber daya manusia yang ditugaskan khusus untuk melakukan pengawasan pada setiap bidang dalam perusahaan tersebut agar perencanaan yang telah dibuat dengan baik dapat terlaksana dengan baik pula. Kata kunci : Perencanaan, Keputusan Pengawasan, Persediaan, Pengambilan Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 ABSTRACT The inventory planning and controlling of activities in either developed or developing organization has been more complicated in presence of authority and responsibility delegation from organization manager to subordinates. The inventory planning and controlling was needed to assist with decision making. Nowadays, there were a variety of problems encountered in inventory planning and controlling largely due to labile economic situations. The inaccurate planning and controlling adopted by organization would result in inappropriate decision making especially in matter of inventory. PT. Rajawali Nusindo, branch of Medan was a medical and health tools distributing organization, in little distribution activity it often found some problems of inventory planning and controlling.This was evident by accumulative stock in warehouse requiring much investment on it and it has incurred the cost on organization stock from innacurate planning. Planning and controlling was intergral and supplementary, therefore organization would implement it accurately for its improvement and progress and to minimize the loss. The decision making could be accomplished well provided that the planning and controlling has been carried out accurately. The result of research indicated that the inventory has a accumulated because the inventory planning did not consider about community conditions and situations. The organization often suffered from difficulties becaude of misprediction and less analyses on the previous experience. The writer also found some another problem. The lack of human power assigned to conduct the controlling and maintenance thus some of inventory could not be maintained and finally useless. There all problems to be discuss in thisscription. To overcome the problems, PT. Rajawali Nusindo, branch of Medan, should improved the employee competence by taking the training to have the realible planning and controlling in the organization in order to minimize the losing. Organization should be also suggested to increase the number of human power assigned to conduct the controlling in each aspect of the organization to make assure that planning is implemented as required. Keywords : Planning, Controlling, Inventory, Decision making Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 DAFTAR ISI SKRIPSI Halaman PERNYATAAN .......................................................................................................... i KATA PENGANTAR ................................................................................................ ii ABSTRAK .................................................................................................................. v ABSTRACT ................................................................................................................ vi DAFTAR ISI SKRIPSI................................................................................................ vii DAFTAR GAMBAR .................................................................................................. ix BAB I BAB II PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah …………………………………………... 1 B. Perumusan Masalah …….…………………………………………. 6 C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian .……………………….................... 6 D. Kerangka Konseptual …………………………………..................... 8 TINJAUAN PUSTAKA A Tinjauan Tentang Persediaan ............................................................. 10 B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan ....................................... 16 C. Faktor-faktor Yang Menentukan Besarnya Tingkat Persediaan ....... 23 D. Hal-hal yang Terdapat Didalam Pengambilan Keputusan ................ 24 E. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Pengambilan Keputusan .......................................................................................... 29 Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 BAB III BAB IV METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ................................................................................... 32 B. Jenis Data yang digunakan .................................................................. 32 C. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 33 D. Metode Analisis Data .......................................................................... 34 E. Lokasi dan Jadwal Penelitian ……………………………………….. 34 ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan ……………………………………… 35 1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan .............................................................................. 35 2. Perencanaan Persediaan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan 49 3. Pengawasan Persediaan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan 51 B. Analisis Hasil Penelitian : Peranan Sistem Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ................................................................................. 56 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………………………………………………………... 57 B. Saran ………....……………………………………………………. 58 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 60 LAMPIRAN Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 DAFTAR GAMBAR Nomor JUDUL Halaman Gambar 3.1 Manfaat Memiliki Persediaan Bagi Perusahaan ….........................… 14 Gambar 3.2 Garis Waktu Masalah Keuntungan Menyangkut Persediaan ............. 24 Gambar 3.3 Grafik Proses Pengambilan Keputusan ……..........................……… 27 Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ………... 48 Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Setiap perusahaan dagang memiliki tujuan yaitu untuk memperoleh laba yang maksimum. Berdasarkan tujuan tersebut, maka manajemen perusahaan harus berpikir keras untuk mendapatkan laba maksimum. Salah satu cara yang digunakan manajemen agar tujuan tersebut tercapai yaitu dengan melakukan perencanaan dan pengawasan persediaan dengan baik. Dalam perusahaan dagang maupun perusahaan industri yang sebagian besar dananya tertanam pada persediaan maka perencanaan dan pengawasan tersebut wajib dilakukan. Manajemen perusahaan tentunya tidak ingin dana yang tertanam pada persediaan menjadi penghambat didalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Dalam berbagai kasus banyak dijumpai masalah karena kesalahan perencanaan dan pengawasan persediaan perusahaan sehingga perusahaan mengalami kerugian karena terhambatnya aliran dana atau kas akibat menumpuknya persediaan tersebut. Tidak efektifnya perencanaan dan pengawasan terhadap persediaan akan memberikan dampak yang tidak baik. Jumlah persediaan yang terlalu besar akan menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi dan resiko kerusakan yang besar. Sebaliknya jika persediaan terlalu kecil akan mengganggu kelancaran kegiatan produksi dan tidak tersedianya barang dagang untuk dijual sesuai dengan 1 2 keinginan dan pada akhirnya ini akan menekan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Persediaan meliputi suatu jenis (kualitas) barang serta nilai (harga) barang dari waktu ke waktu sehingga masing-masing jenis barang tersebut juga harus diperincikan dan dipisahkan secara jelas yang pada umumnya barang tersebut terdiri dari barang-barang hasil produksi (out put), bahan mentah dan bahanbahan pembantu untuk keperluan produksi. Mengingat hal itu ada kecenderungan bahwa perusahaan akan lebih suka untuk mempunyai persediaan yang besar karena perusahaan akan memiliki flesibilitas dalam melakukan produksi dan penjualan. Namun perlu pula diingat bahwa mempunyai persediaan yang besar juga akan berdampak kepada biaya yaitu biaya penyimpanan, biaya keamanan, biaya pemesanan, dan biaya modal untuk mengadakan persediaan itu sendiri. Oleh karena itu manajemen keuangan harus menentukan jumlah persediaan yang seimbang antara perolehan laba dan resiko dengan berkoordinasi kepada bagian produksi dan penjualan. Pengawasan persediaan merupakan hal yang paling penting untuk diperhatikan sehingga banyak jenis persediaan yang mudah sekali untuk diselewengkan sehingga salah satu cara yang dapat dilakukan untuk melakukan perhitungan fisik persediaan meliputi pekerjaan menghitung, menimbang dan mengukur tiap-tiap jenis barang dalam persediaan sehingga perhitungan akan lebih tepat hasilnya jika dilakukan pada saat tidak terjadinya penjualan atau penerimaan barang. Maka untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan sebaiknya perusahaan menerapkan prosedur 3 pengendalian intern yang terdiri dari perhitungan harus dilakukan oleh orangorang yang tidak ditugasi untuk menyimpanan persediaan, untuk mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya, harus digunakan kartu persediaan yang bernomor urut cetak dan kartu tersebut diawasi pemakaiannya, harus ditunjuk seorang pengawas yang bertugas untuk menentukan bahwa semua jenis persediaan diberi kartu dan tidak ada satu jenis persediaan pun yang diberi lebih dari satu kartu. Perencanaan dan pengawasan persediaan bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan tersebut. Sehingga dalam mengukur prestasi kerja (performance) adalah efisien dan efektifitas. Dimana efisien adalah suatu kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input (masukan) atau output (keluaran). Sehingga manager efisien mencapai keluaran lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) dibandingkan dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang digunakan. Manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran (output) disebut manager efisien dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan terbatas. Untuk menuju perdagangan bebas adanya persaingan antara para perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil dikarenakan meningkatnya mutu dan kwalitas dari masing-masing perusahaan sehingga menimbulkan berbagai macam persoalan didalam mengelola dan mengembangkan perusahaan tersebut. Dalam meningkatkan dan mengembangkan kualitas tersebut perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen yang baik dimana manajemen tersebut mampu 4 memimpin perusahaan dan mengambil ahli serta mengambil tindakan paling tepat untuk mencapai tujuan lebih efisien dan efektif. Disetiap perusahaan dalam melaksanakan aktivitas usahanya agar lebih mudah dan cepat maka manajemen memerlukan suatu informasi yang sangat terjamin kwalitasnya sehingga dapat mendukung tujuan yang telah direncanakan oleh perusahaan tersebut dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat terpenuhi dengan cepat dan terjamin keabsahaannya. Dimana informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam pengambilan keputusan sangat berhubungan dengan prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan perusahaan. Dengan adanya prosedur yang tepat dalam perencanaan dan pengawasan persediaan maka hal ini akan membantu manajer perusahaan untuk membuat berbagai keputusan bagi perusahaan dengan tujuan untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Sehingga dalam perusahaan adanya tantangan didalam bidang administrasi atau manajerial, setiap manajer tentu akan aktif mencari cara-cara untuk dapat meningkatkan aktivitas kerja mereka sehingga usaha dalam peningkatan prestasi kerja ini dilakukan antara lain melalui upaya meningkatkan kemampuan untuk membuat suatu keputusan yang lebih bermutu. Hal ini terbukti dikarenakan perencanaan didalam meningkatkan mutu keputusan yang dibuat oleh manajer akan memudahkannya menyakinkan orang lain tentang pengambilan keputusan yang sistematis sehingga memberikan pengaruh positif terhadap kesejahteraan dari karyawan dalam melaksanakan aktivitas pekerjaan. Dalam pengambilan keputusan dapat memakan waktu yang cukup panjang bagi para manajer 5 meskipun dalam pelaksanaan (implementasi) dari keputusan kebijakan yang dibuat akan terlibat secara terus menerus dalam pembuatan suatu keputusan agar lebih efisien dan efektif. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara dan Aceh yang memiliki izin nomor 31.088/PBF/III/1991. Dimana obat-obatan yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obat yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan yaitu obat keras (obat-obatan dengan daftar O dan G), obat bebas terbatas dan obat bebas. Didalam proses pemasaran PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan memiliki peraturan bahwa Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual langsung produknya kekonsumen akhir maka pelanggan dari perusahaan ini adalah Pedagang Besar Farmasi (sebagai sub agen), apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan praktek dokter. Sehingga didalam pengambilan keputusan suatu perusahaan memerlukan perencanaan dan pengawasan yang baik terhadap persediaan agar dapat memperlancar jalannya suatu perusahaan dalam mencapai suatu tujuannya. Didalam penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa hubungan antara perencanaan dan pengawasan persediaan di dalam proses pengambilan keputusan berperan penting bagi manajemen didalam pengambilan suatu keputusan yang bijaksana didalam mencapai suatu tujuan perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, maka Penulis ingin mengetahui sampai sejauh mana perusahaan menjalankan peranan perencanaan dan pengawasan persediaan 6 di dalam pengambilan keputusan seperti yang diuraikan diatas, penulis tertarik untuk menyusun skripsi dengan judul. Oleh karena itu penulis memilih judul “Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan”. B. Perumusan Masalah Didalam penulisan skripsi ini penulis memiliki batasan masalah yang membahas Masalah Prosedur Sistem Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Didalam Pedoman Pengambilan Keputusan yang terdapat Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. Penulis mencoba merumuskan beberapa yang masalah yang terdapat pada objek penelitian yang terdiri dari : 1. Bagaimana Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan? 2. Bagaimana Peranan Sistem Perencanaan dan Persediaan Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian A. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang hendak dicapai melalui penelitian ini adalah untuk mengetahui : 7 1. Untuk mengetahui bagaimana Perencanaan dan Pengawasan Persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan? 2. Untuk mengetahui apa saja Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan? B. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang hendak dicapai melalui penelitian ini adalah untuk mengetahui : 1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk menambah wawasan serta mengetahui bagaimana analisis perencanaan dan pengawasan yang terdapat mempengaruhi manajemen didalam pengambilan keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. 2. Bagi perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk menyempurnakan penerapan perencanaan dan pengawasan didalam pengambilan keputusan suatu perusahaan. 3. Bagi pihak-pihak lain, penelitiaan ini dapat menjadi bahan referensi dan sumber informasi dalam hal penerapan prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat. 8 D. Kerangka Konseptual PT. RAJAWALI NUSINDO CABANG MEDAN PERSEDIAAN PENGAWASAN PERENCANAAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG EFEKTIF DAN EFISIEN Gambar 1 Kerangka Konseptual Analisis Prosedur Pemberian Kredit Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. 9 Kerangka Konseptual PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan perusahaan distributor obat-obatan dan alat kesehatan dimana adanya peranan perencanaan dan pengawasan dilakukan oleh perusahaan di dalam proses pengambilan keputusan agar keputusan yang diperoleh perusahaan dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan atau direncanakan perusahaan. Untuk itu prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan harus dilakukan dengan sebaik mungkin agar keputusan yang dibuat dapat terbukti efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. 10 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Tentang Persediaan Menurut Keown Arthur ( 2000 : 360 ), menyatakan bahwa “Persediaan merupakan suatu barang-barang yang sudah dibeli untuk dijual kembali yang dimana persediaan terdiri dari persediaan bahan mentah, persediaan barang dalam proses serta persediaan barang jadi”. Menurut PSAK (2004:142), menyatakan bahwa : “Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Sehingga persediaan juga mencakupi barang jadi yang telah diproduksi perusahaan dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi”. Menurut IAI (2004:142), menyatakan persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal sehingga proses produksi atau pemberian jasa”. Menurut Syahyunan ( 2004:70), menyatakan bahwa : “Persediaan meliputi semua barang atau bahan yang diperlukan dalam proses produksi dan distribusi yang menunggu untuk diproses lebih lanjut ata dijual. Persediaan mempunyai peran penting bagi setiap perusahaan karena erat hubungannya dengan produksi dan penjualan. Sehingga produksi tidak akan berjalan lancar apabila persediaan bahan baku kurang, demikian pula halnya penjualan tidak akan berhasil apabila persediaan barang jadi kurang”. Menurut Munandar ( 2000:281), menyatakan bahwa : “Persediaan meliputi suatu jenis (kualitas) barang yang tersedia serta nilai (harga) barang yang tersedia dari waktu ke waktu sehingga masing-masing jenis barang tersebut juga harus diperincikan dan 10 11 dipisahkan secara jelas yang pada umumnya barang tersebut terdiri dari barang-barang hasil produksi (out put), bahan mentah dan bahanbahan pembantu untuk keperluan produksi”. Menurut Smith dan Skousen (2001:326), menyatakan bahwa “Persediaan (inventory) menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan manufaktur, barang-barang yang tengah diproduksi atau ditempatkan dalam produksi”. Mengingat hal itu ada kecenderungan bahwa perusahaan akan lebih suka untuk mempunyai persediaan yang besar karena perusahaan akan memiliki flesibilitas dalam melakukan produksi dan penjualan. Namun perlu pula diingat bahwa mempunyai persediaan yang besar juga akan berdampak kepada biaya yaitu biaya penyimpanan, biaya keamanan, biaya pemesanan, dan biaya modal untuk mengadakan persediaan itu sendiri oleh karena itu manajemen keuangan harus menentukan jumlah persediaan yang seimbang antara perolehan laba dan resiko dengan berkoordinasi dengan bagian produksi dan penjualan. Menurut Keown Arthur ( 2000:360 ), “adanya suatu tujuan persediaan yang berguna untuk memisahkan operasi perusahaan yaitu membuat masing-masing fungsi agar penundaan atau penghentian dalam suatu area tidak mempengaruhi produksi dan penjualan produk akhir”. Menurut Munandar ( 2000:284), “Pengawasan persediaan merupakan hal yang paling penting untuk diperhatikan sehingga banyak jenis-jenis persediaan yang mudah sekali untuk diselewengkan sehingga salah satu cara yang dapat dilakukan untuk melakukan perhitungan fisik persediaan meliputi pekerjaan menghitung, menimbang dan mengukur tiap-tiap jenis barang dalam persediaan sehingga perhitungan akan lebih tepat hasilnya jika dilakukan pada saat tidak terjadinya penjualan atau penerimaan barang. Maka untuk memperkecil kemungkinan 12 terjadinya kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan sebaiknya perusahaan menerapkan prosedur pengendalian intern yang terdiri dari perhitungan harus dilakukan oleh orang-orang yang tidak ditugasi untuk menyimpanan persediaan, untuk mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya, harus digunakan kartu persediaan yang bernomor urut cetak dan kartu tersebut diawasi pemakaiannya, harus ditunjuk seorang pengawasan yang bertugas untuk menentukan bahwa semua jenis persediaan diberi kartu dan tidak ada satu jenis persediaan pun yang diberi lebih dari satu kartu”. Jadi perusahaan hendaknya memandang serius tentang pentingnya melaksanakan pengawasan terhadap persediaan karena sangat mudah untuk diselewengkan dan untuk melakukannya pentingnya menugaskan kepada orangorang yang berbeda sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan. Selain itu pengelolaan persediaan yang baik mensyaratkan tingkat persediaan yang optimum dengan memperhatikan semua kebutuhan untuk produksi, penjadwalan, biaya dan keinginan pelanggan. Menurut Syahyunan ( 2004:70), menyatakan bahwa perusahaan yang bergerak di bidang industri (manufaktur) umumnya mempunyai tiga jenis persediaan yaitu : 1. Persediaan Bahan Baku, yaitu barang yang dibeli oleh perusahaan untuk digunakan dalam pembuatan barang jadi. Barang ini meliputi baja, kayu, minyak bumi, atau bahan yang sudah dimanufaktur seperti kawat, poros peluru atau ban yang tidak diproduksi perusahaan sendiri. Bahan baku bertujuan untuk memisahkan fungsi produksi dari fungsi pembeliannya sampai membuat kedua fungsi independen dari satu sama lain agar penundaan pengiriman bahan baku tidak menyebabkan penundaan produksi. Jika pengiriman terlambat maka perusahaan memenuhi kebutuhan bahan bakunya dengan mencairkan persediaannya. 2. Persediaan Barang Dalam Proses, yaitu semua barang yang ada dalam proses produksi. Persediaan Barang Dalam Proses terdiri dari barang setengah jadi yang membutuhkan tambahan pekerjaan sebelum menjadi barang 13 jadi sehingga semakin kompleks dan panjang proses produksinya dimana semakin besar investasi dalam persediaan barang dalam proses yang memiliki tujuan untuk memisahkan berbagai operasi dalam proses produksi agar kegagalan mesin dan penghentian pekerjaan dalam satu operasi tidak akan mempengaruhi operasi lainnya. 3. Persediaan Barang Jadi, yaitu semua barang yang telah selesai diproduksi tetapi belum terjual. Tujuan dari persediaan barang jadi adalah untuk memisahkan fungsi produksi dan penjualan agar tidak perlu memproduksi barang sebelum penjualan terjadi penjualan dapat dilakukan langsung dari persediaan. [ Menurut Witjaksono (2006:166), memiliki tujuan yaitu : “Untuk memaksimalkan pelayanan pelanggan (dalam rangka memaksimalkan customer satisfaction baik melalui tingkat kepuasan pelanggan), meminimalkan investasi dalam bentuk persediaan, memaksimalkan efisienisi produksi atau pembelian yang meminimalkan biaya seoptimal mungkin biaya pelayanan pelanggan, memaksimalkan laba, meraih tingkat pengembalian investasi tertinggi, memanfaatkan persediaan untuk mengoptimalkan keunggulan strategik”. Menurut Syahyunan ( 2004:71), adanya beberapa alasan mengapa perusahaan perlu menyimpan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi sebagai persediaan antara lain adalah sebagai berikut : 1. Penyimpanan barang diperlukan agar perusahaan dapat memenuhi pesanan pembeli dalam waktu yang cepat. Jika perusahaan tidak memiliki persediaan barang dan tidak dapat memenuhi pesanan pembeli akan berpindah ke perusahaan lain. 2. untuk berjaga-jaga pada saat barang di pasar sukar diperoleh, kecuali pada saat musim panen. 3. Untuk menekan harga pokok per unit barang. Perusahaan seringkali melakukan proses produksi dalam jumlah yang besar untuk memanfaatkan apa yang disebut dengan economics of scale. Konsekuensinya adalah perusahaan akan menyimpan persediaan barang dalam jumlah yang cukup besar. Menurut Syahyunan (2004:72), adanya manfaat persediaan yang terdapat pada perusahaan yaitu : 14 1. Menghindari kerugiaan penjualan Jika perusahaan tidak memiliki persediaan produk untuk dijual maka perusahaan dapat kehilangan penjualan, sehingga pelanggan mungkin melakukan pembelian produk kepada perusahaan lain (pesaing) karena mereka tidak mau menunggu. Kemampuan perusahaan untuk memberikan pelayanan dan ketepatan pengiriman sangat tergantung pada manajemen persediaan yang baik. 2. Memperoleh kuantiti diskon Jika perusahaan ingin mempunyai jumlah persediaan yang besar untuk suatu produk tertentu, maka hal ini memungkinkan perusahaan untuk membeli produk dalam jumlah besar sehingga perusahaan memperoleh kuantiti diskon. Dengan memanfaatkan kuantiti diskon, perusahaan dapat meningkatkan laba sepanjang biaya untuk pengadaan persediaan lebih kecil dari diskon yang diperoleh. 3. Mengurangi biaya pesanan Setiap perusahaan menempatkan pesanan maka akan terjadi sejumlah biaya baik itu biaya variabel yang berkaitan dengan pesanan dapat dikurangi jika frekuensi pesanan yang dilakukan perusahaan dikurangi daripada seringkali memesan dalam jumlah yang sangat kecil. 4. Mencapai biaya produksi yang efisien Persediaan yang cukup dapat mengurangi kemungkinan kekurangan barang yang dapat menggangu kegiatan proses produksi sehingga dalam jangka panjang perusahaan dapat mencapai produksi yang efisien. Menghindari penjualan yang hilang Pembelian Perusahaan memiliki persediaan untuk: Memperoleh kuantiti diskon Produksi Mengurangi biaya persediaan Marketing Mencapai biaya produksi yang efisien 15 Gambar 2 Manfaat Memiliki Persediaan Bagi Perusahaan Sumber : Syahyunan (2004:73) Pejelasan dari gambar diatas yaitu : - Bagian Pembelian Bagian ini memiliki kepentingan dengan persediaan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian produksi dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan harga yang pantas. Tanpa pengawasan yang baik maka manajer pemeblian akan membeli dalam jumlah yang besar dari pada yang untuk mendapatkan potongan tunai, karena mengantisipasi kenaikan harga a.tau menghindari kekurangan bahan baku. - Bagian Produksi Ditujukan pada persediaan bahan baku dan barang dalam proses, untuk itu manajer produksi menginginkan persediaan bahan baku yang tinggi untuk menghindari penundaan produksi dan menginginkan persediaan barang jadi yang tinggi agar biaya produksi perunit rendah. - Bagian Marketing Efektivitas bagian pemasaran seringkali dinilai atas dasar volume penjualan yang dapat dilakukan sehingga manajer pemasaran akan berusaha untuk mempertahankan jumlah persediaan barang jadi yang cukup besar untuk menjamin terpenuhinya semua permintaan terhadap produk perusahaan dengan segera. Dalam melakukan segala jenis usaha kita juga tidak terlepas dari suatu pengorbanan baik segi financial maupun dari segi non financial. Dari segi financial dapat diartikan satuan rupiah guna memperoleh barang dan jasa sedangkan dari segi non financial akan dapat terakumulasi menjadi pengorbanan ekonomi misalnya jasa tenaga kerja dalam mengangkut barang-barang yang dihasilkan. Perngorbanan yang dilakukan baik dari segi financial maupun non financial secara tidak langsung merupakan biaya dan diharapkan akan memperoleh hasil dimasa yang akan datang. 16 Menurut Witjaksono (2006:166), adanya pengelompokkan dalam biaya persediaan yaitu : 1. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost), misalnya biaya tempat penyimpanan (Storage cost), asuransi, pajak bumi dan bangunan, biaya modal, penyusutan dan keausan/kadaluwarsa. 2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost), misalnya biaya melakukan pesanan, biaya angkut dan bongkar muat (shipping dan handling cost), diskon. Besarnya biaya pemesanan sebanding dengan frekuensi pemesanan bahan artinya semakin sering dilakukan pemesanan barang akan semakin besar pula biaya pemesanan yang terjadi. 3. Biaya Cadangan Pengamanan/Persediaan Besi (Safety Stock), misalnya kerugiaan karena kehilangan kesempatan menjual (Loss on sale), kerugiaan nama/reputasi baik pada pelanggan (Loss on customer goodwill), gangguan pada proses produksi (disruption of production schedule). B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Menurut Munandar ( 2000:283), perencanaan persediaan merupakan tidak adanya kepastian dalam permintaan konsumen sehingga permintaan akan bahan baku atau produk lebih besar daripada yang diharapkan maka persediaan dapat berfungsi sebagai pengadaan yang memberikan perusahaan kemampuan untuk memenuhi tanggal penyerahan sehingga membuat kepuasan konsuumen. Perencanaan merupakan fungsi manajemen pertama yang mendasarkan pada fungsi-fungsi manajemen lainnya, dengan tujuan agar aktivitas yang dijalankan atau dilakukan dapat mencapai tujuan. Dalam perusahaan memiliki pemimpin sebagai pengambil keputusan perlu menetapkan sasaran yang ingin dicapai dan usaha apa yang dilakukan untuk pencapaian usaha tersebut. Sehingga kegiatan yang dilakukan, waktu pelaksanaan dan pembagian kerja masing-masing pekerja. 17 Untuk program tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan yang sifatnya terpadu dan ditentukan terlebih dahulu. Menurut Garrison, Noreen (2000 : 3), menyatakan bahwa : “Perencanaan meliputi pemilihan serangkaian aktivitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut akan dilaksanakan yang dimana melingkupi aktivitas untuk mengidentifikasikan tujuan (Goal), menyusun anggaran (budget), menetapkan strategi dan kebijakan (strategy dan policy), peraturan dan prosedur (rules and procedures) serta mengkoordinasikan seluruh aktivitas (coordinate all activities) sehingga produk dari perencanaan adalah rencana (plan). Dimana meliputi aktivitas seperti pengorganisasian (organizing), menggerakkan (actuating), memimpin (leading), koordinasi (coordination), komunikasi (communication) dan sebagainya. Sehingga untuk mencapai tujuan haruslah dapat mengejar efektifitas organisasi kelompok dan individu yang dimana perencanaan memiliki fungsi utama adalah untuk menciptakan lingkungan dalam organisasi yang memungkinkan orang atau kelompok dalam mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien serta dapat mengantisipasi berbagai perubahan lingkungan dengan berbagai tindakan yang terencana dengan baik”. Adapun didalam perencanaan yang berkaitan dengan persediaan perusahaan harus dapat membuat perencanaan usaha secara detail. Perencanaan persediaan sangat berkaitan dengan analisa pasar karena pengadaan persediaan ataupun penjualan serta persediaan akhir sangat berkaitan dengan pasar. Adapun analisis yang harus dilakukan perusahaan yang berkaitan dengan persediaan yaitu pembelanjaan total tahunan meliputi biaya-biaya yang timbul akibat persediaan dan sifat-sifat pembelian misalnya apakah barang tahan lama, apakah produknya dibeli pada musim tertentu. Menurut Garrison, Noreen (2000 : 5), menyatakan bahwa : “Perencanaan persediaan merupakan salah satu dari beberapa perencanaan yang ada adalah suatu proses penentuan kegiatan yang akan dilakukan terhadap persediaan pada awal kegiatan. Sehingga pada dasarnya terdiri dari serangkaian kegiatan yang ditetapkan lebih awal sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat diwujudkan sebagai 18 hasil kegiatan yang dimana perusahaan dapat menetapkan suatu kebijakan pengelolaan persediaan yang gunanya sebagai untuk menetapkan perusahaan pada posisi yang selalu siap untuk melayani penjualan baik disaat-saat biasa maupun sudah dipesan secara mendadak sehingga hubungan baik dengan para pelanggan perlu dijaga karena itu persediaan barang cukup agar tidak mengecewakan langganan, untuk membantu dicapainya kapasitas produksi yang kontinu dan seimbang pada waktu pencapaian permintaan yang tinggi pada perusahaan tidak perlu memaksakan diri sehingga bekerja dengan kapasitas yang penuh sehingga waktu permintaan rendah serta kelebihan-kelebihan produksi disimpan sebagi persediaan”. Untuk memungkinkan tercapainya sasaran diatas maka ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum diputuskan berapa besar persediaannya, misalnya : a. Daya tahan dari barang yang akan disimpan. Barang persediaan mempunyai sifat yang beraneka ragam. Barang yang mempunyai sifat khusus membutuhkan penyimpanan yang khusus pula. Barang yang mudah rusak atau tidak tahan lama harus mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. b. Sifat penawaran Apabila bahan mentah selalu tersedia dipasar sepanjang tahun maka besarnya persediaan bahan mentah dapat ditetapkan. Sebaliknya bila penawaran barang mentah bersifat musiman maka besarnya persediaan harus disesuaikan pula. c. Biaya-biaya yang timbul seperti : - Sewa gedung - Biaya asuransi - Pajak atas barang di gudang 19 - Bunga pinjaman Menurut Kasim (2000:13), Pengawasan merupakan suatu langkah yang terakhir dari penyelesaian masalah sehingga harus mengetahui bahwa sesungguhnya terjadi sesuai dengan apa yang dikehendaki dapat mengurangi efektivitas pengawasan terhadap program-program penyelesaian”. Menurut Garrison, Noreen (2000 : 10), menyatakan : Perencanaan berhubungan dengan pengawasan sehingga mengelola persediaan pengawasan perlu diperhatikan oleh perusahaan dimana perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediiaan yang efektif bagi perusahaan maka perlu dijabarkan dalam sistem pengawasan yang dapat menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi maupun penjualan dapat berjalan lancar dengan biaya-biaya persediaan yang minimal. Serta dapat menentuhkan suatu tingkat persediaan yang optimal untuk memenuhi kebutuhan dalam jumlah, kwalitas, saat yang tepat dan biaya minimum maka diperlukan cara pengawasan yang memadai sehingga salah satu cara pengawasan adalah pengawasan intern. Pengawasan intern merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh kesatuan entitas yang terdiri dari direktur, manajemen dan personil lainnya yang dirancang untuk menghasilkan keyakinan memadai yang berhubungan dengan tercapainya tujuan yaitu keandalan laporan keuangan, ketaatan terhadap praktek hukum dan peraturan, efektifitas dan efisien operasi. Adanya pengawasan persediaan yang harus didukung oleh persyaratan sebagai berikut : 1. Terdapat gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi barang tertentu. 2. Sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. 3. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. 4. Pencatatan yang cukup teliti yang menujukkan jumlah yang dipesan sehingga dibagikan atau dikeluarkan serta tersedia dalam gudang. 5. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung. 6. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin. 20 Menurut Garrison, Noreen (2000 : 12), adanya beberapa jenis pengawasan persediaan yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam pengawasan persediaan yaitu : 1. Pengawasan Fisik, untuk persediaan sangat penting karena persediaan barang dagangan maupun bahan baku merupakan barang berwujud yang sangat rawan terhadap pencurian maunpun perusakaan yang biasanya memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut yang memiliki fasilitas penyimpanan yang baik untuk mengantisipasi bahaya kebakaran, pencurian atau bencana lainnya perusahaan biasanya mengasuransikan persediaannya. Hal ini dilakukan dengan cara penyediaan gudang sebagai tempat penyimpanan persediaan dengan fasilitas pendukung seperti terjaminnya keamanan serta terjaganya kebersihan atau pemilihan lokasi gudang yang tidak menggangu arus keluar masuk persediaan, pemeriksaan fisik terhadap persediaan dilakukan secara langsung dan teratur, mengasuransikan persediaan baik terhadap kemungkinan kebakaran atau kerugian lainnya. Sehingga mengakibatkan barang susah untuk dicari dan mudah rusak sehingga penggunaan yang tidak teratur akan menyulitkan pengawasan dengan adanya kenyataan yang demikian cukup jelasnya bahwa pengawasan gudang tidak kalah pentingnya dengan pengawasan persediaan. 2. Pengawasan Akuntansi, berkaitan dengan pengendalian intern persediaan yang mencakup prosedur-prosedur yang ada hubungannya dengan persediaan, otorisasi atas transaksi dan sistem perencanaan. Dimana pengawasan akuntansi merupakan suatu prosedur-prosedur serta catatan-catatan finansial dan konsekuensinya, organisasi, prosedur transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang umum dan khusus, transaksi-transaksi dicatat untuk memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau kriteria-kriteria perlu untuk laporan-laporan serta menunjukkan pertanggungjawaban atas aktiva, acces (penggunaan) aktiva hanya diperbolehkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen serta tannggung jawab atas aktiva (menurut catatan) dibandingkan dengan aktiva yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada perbedaan-perbedaan. Sehingga pengawasan akuntansi berfungsi untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan yang disebut sebagai pengawasan dini (preventive control) yaitu pengawasan yang bertujuan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti pemanipulasian 21 persediaan yang berhubungan dengan sistem prosedur intern perusahaan meliputi : - pemisahan fungsi : - sistem otorisasi - formulir, - flowchart - internal check. - Pemisahan fungsi Struktur organisasi perusahaan harus didesain sedemikian rupa agar terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memilki wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan. - Sistem otorisasi Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar dari pihak yang memilki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diatur sebagai berikut : 1. Kepala gudang berwenang untuk mengajukan permintaan pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian. 2. Kepala bagian pembelian berwenang memberi otorisasi atas surat permintaan pembelian yang diterbitkan oleh bagian gudang. 3. Kepala bagian penerimaan barang berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh bagian penerimaan barang. 22 4. Kepala bagian akuntansi berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian. - Formulir Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatn transaksi. Dengan adanya formulir yang lengkap mengenai arus masuk dan keluarnya persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan lengkap. - Flowchart Flowchart atau bagan arus adalah suatu model yang menggambarkan aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibanding dengan uraian tertulis. - Internal Check Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang atau lebih yang melakukan transaksi yang sama. Dengan demikian pengawasan akuntansi yang baik untuk persediaan harus mencakup kelima unsur yang telah disebutkan. 3. Pengawasan Jumlah yang Dibutuhkan, jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam proses produksi maupun dalam jumlah penjualan yang tepat sesuai dengan perhitungan atau perencanaan sebelumnya. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan kemacetan produksi maupun gangguan usaha untuk memenuhi permintaan konsumen (pelanggan) sehingga dengan membandingkan antara perencanaan dengan realisasi yang ada dapat memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil langkah-langkah revisi ataupun koreksi terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sehingga dapat mencapai target agar setiap periode yang akan datang hal ini tidak akan terjadi lagi. 23 Dengan demikian jumlah persediaan yang ada akan diharapkan selalu optimal untuk menghadapi permintaan pasar. Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengawasan fisik persediaan meliputi lokasi gedung yang tidak menganggu kelancaran arus persediaan, peralatan-peralatan yang efisien, fasilitas-fasilitas yang baik dan sistem operasi panyimpanan yang sistematis dan pengawasan yang terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk terjaminnya persediaan di gudang. C. Faktor-faktor Yang Menentukan Besarnya Tingkat Persediaan Menurut Syahyunan ( 2004:70), untuk menentukan kebijaksanaan btingkat persediaan yang optimal perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah : 1. Lead time atau lamanya masa tunggu bahan baku yang dipesan datang sehingga semakin lama masa tunggu, semakin besar persediaan yang harus disediakan. 2. Frekuensi penggunaan bahan baku selama satu periode sehinga frekuensi pembelian yang tinggi, menyebabkan jumlah persediaan menjadi lebih kecil untuk satu periode terbatas. 3. Jumlah dana yang tersedia, sehingga dana kadang-kadang menjadi kendala yang serius jika kebutuhan bahan baku meningkat. Jumlah persediaan tidak bisa dipenuhi sesuai dengan standar yang ideal jika dana yang tersedia terbatas. 4. Daya tahan bahan baku, atau barang jadi yang rendah jika tidak diimbangi dengan teknologi penyimpanan yang tepat maka akan menimbulkan kerusakkan kualitas bahan baku atau barang jadi yang disimpan sehingga perusahaan tidak berani menyimpan dalam jumlah besar. Menurut Munandar ( 2000:282), bahwa : “Persediaan memiliki tafsiran fungsi yang sangat penting sehingga penafsiran haruslah lebih akurat, diperlukan data, informasi dan pengalaman sehingga sangat berhubungan dengan unit=-unit yang 24 akan diproduksi dari mulai proses pembelian barang mentah sampai dengan mempertimbangkan dan menentukan besar kecilnya persediaan yang disusun sehingga butuhnya perencanaan dalam bentuk yang akurat atau terperinci”. Membeli Menambah Menjual Menghitung $ Bahan baku atau barang yang dijual kembali Nilai Persediaan Persediaan Harga Pokok barang jadi akhir penjualan Gambar 1 Garis Waktu Masalah Keuntungan Menyangkut Persediaan` Sumber : Thomson (2001:360) D. Hal-hal Yang Terdapat Pada Pengambilan Keputusan Menurut Syamsi ( 2003 : 4 ), menyatakan bahwa : “Keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan tentang apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan sehingga merupakan suatu tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula dapat dikatakan sebagai suatu hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.” Menurut Syamsi ( 2003 : 6 ), menyimpulkan bahwa : “Pengambilan Keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatifalternatif yang dimungkinkan yang dimana hakikatnya pembuatan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis terhadap 25 hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang paling tepat dalam pengumpulan fakta-fakta dan data serta tindakan yang paling tepat dalam mengambil keputusan.” Menurut Salusu ( 2005 : 44), menyatakan bahwa : “Pengambilan Keputusan adalah pekerjaan sehari-hari dari manajemen sehingga kita perlu mengetahui apakah pengambilan keputusan itu, bagaimana kita tiba pada keputusan itu bagaimana kita tiba pada keputusan, apa keputusan itu, tingkat-tingkatnya, klasifikasinya, dan jenis-jenisnya. Selain itu perlu perlu diketahui teknik pengambilan keputusan, pendekatannya, metodenya, teoriteorinya, etika dalam pengambilan keputusan, peranan birokrasi dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalahnya.” Menurut Salusu ( 2005 : 46), bahwa kewajiban memutuskan keseluruhan perusahaan administratif sama jauhnya dengan apa yang dilakukan oleh kewajiban yang bertindak sehingga kewajiban memutuskan itu terikat secara intergal dengan kewajiban bertindak agar harus dapat mencakup prinsip-prinsip suatu perusahaan yang menjamin diambilnya keputusan yang benar dan dilakukannya tindakan yang efektif. Menurut Salusu ( 2005 : 44), adanya tingkat-tingkat dalam pengambilan keputusan yaitu : 1. Keputusan Otomatis (automatic decisions), yang dibuat berdasarkan atas keserhanaan yang dimana informasi dapat menghasilkan suatu keputusan. 2. Keputusan Berdasarkan Informasi Yang Diharapkan (Expected Information decisions), dimana tingkat informasi yang di mulai sedikit kompleks yang artinya informasi yang ada sudah memberi suatu perencanaan untuk menghasilkan suatu keputusan sehingga keputusan ini berbentuk suatu keputusan belum segera dibuat, serta yang masih harus dipelajari bersifat langsung atau otomatis. 3. Keputusan Berdasarkan Berbagai Pertimbangan (Factor Weight decisions), jenis keputusan ini lebih kompleks sehingga lebih banyak informasi yang diperlukan serta harus dikumpulkan dan dianalisis, sehingga antara informasi yang satu dengan yang lainnya dapat dibandingkan kemudian dicari tahu informasi yang paling banyak memberikan keuntungan atau kesenangan. 26 4. Keputusan Berdasarkan Ketidakpastian Ganda (Dual-Uncertainty decisions), suatu keputusan yang jemlah informasi yang diperlukan semakin bertambah banyak sehingga masih akan diharapkan terhadap ketidakpastiannya sehingga informasi yang dibutuhkan jauh lebih banyak ketidakpastiannya sering mengandung resiko yang jauh lebih besar daripada keputusan-keputusan tingkat dibawahnya. Dengan mengetahui tingkatan-tingkatan dalam pengambilan keputusan hal ini akan membantu pihak manajemen dalam memberikan keputusan yang efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan. Menurut Syamsi (2003 :27), adanya faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan adalah sebagai berikut : 1. Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan ; 2. Setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi ; 3. Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih mementingkan kepentingan organisasi ; 4. Jarang sekali ada satu pilihan yang memuaskan (oleh karena itu selalu buatlah alternatif-alternatif tanding) ; 5. Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama ; 6. Pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik ; 7. Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu benar atau salah ; 8. Setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian mata rantai kegiatan berikutnya. 27 DEFINISI MASALAH PENGUMPULAN DATA ANALISA DATA PENENTUAN ALTERNATIF PEMILIHAN ALTERNATIF YANG BAIK PUTUSKAN IMPLEMENTASI DAN MONITOR HASIL EVALUASI Grafik Proses Pengambilan Keputusan Sumber : Syamsi (2003 :27) Menurut Salusu (2005 : 63), adanya teknik-teknik pengambilan keputusan yaitu : 1. Keputusan Terprogram, terbagi atas : - Tradisional yaitu pada kebiasaan, pekerjaan rutin sehari-hari, prosedur operasional yang baku, struktur organisasi yang 28 dimana ada harapan dengan menggunakan saluran informasi yang terumus dengan jelas. - Modern yaitu riset operasional, analisis matematik, modelmodel, simulasi kumputer dan proses data elekronik. 2. Keputusan Tidak Terprogram, terbagi atas : - Tradisonal, terbagi atas : Heuristic yaitu mendorong seseorang untuk mencari dan menemukan sendiri intuisi serta kreativitas, Ruleof thums yaitu suatu prosedur praktis yang tidak menjamin penyelesaian optimal, dengan seleksi dan latihan baagi para eksekutif. - Modern yaitu menyelenggarakan pelatihan bagi para pengambil keputusan dan dengan menciptakan program-program komputer. Menurut Salusu (2005 : 63), adanya teori-teori tentang pengambilan keputusan yaitu : a. Aliran Birokratik (Bureaucratic School), teori memberi tekanan yang cukup besar pada arus dan jalannya pekerjaan dalam struktur organisasi sehingga dari para karyawan memiliki tugas melaporkan masalah, memberi informasi, meyiapakan fakta dan keteranganketerangan lain kepada atasan dengan menggunakan segala pengetahuan, keterampilan dan kemampuannya, atasan tadi membuat keputusan apabila sudah mempelajari informasi tersebut sehingga keputusan tersebut bergantung pada kemampuannya sendiri dan pada lengkap tidaknya informasi apakah dapat dipercaya sehingga apakah memiliki kelemahan. b. Aliran Manajemen Saintifik (Scientific Management School), teori ini menekankan pada pandangan terhadap tugas-tugas yang dimana manajemen sendiri memiliki kemampuan untuk menganalisis dan menyelesaikan suatu masalah. c. Aliraan Hubungan Kemanusian (Human Relations School), dimana dalam teori ini perhatian diberikan kepaada manusia sehingga menimbulkan kepuasaan kerja, peran serta dalam pengambilan keputusan, melakukan organisasi sebagai suatu kelompok sosial yang mempunyai tujuan sehingga kebutuhan dan keingginan anggota selalu dipertimbangkan dalam membuat keputusan bertindak. d. Aliran Rasionalitas Ekonomi (Economic Rationality School), suatu unit ekonomi yang mengkonversi masukan (input) menjadi luaran (output), dan yang harus dilakukan dengan cara yang paling efisien sehingga suatu langkah akan terus berlangsung sepanjang itu mempunyai nilai yang lebih tinggi daripada biayanya. e. Aliran Satisficing, mengharapkan suatu keputusan yang sempurna serta manajer selalu dipenuhi suatu masalah mampu membuat 29 suatu keputusan yang cukup rasional tetapi bukan karena keterbatasan koqnitif, ketidakpastian, dan keterbatasan waktu, memaksa mereka mengambil keputusan dalam kondisi rasionalitas terbatas. f. Aliran Analisis Sistem, dimana setiap masalah berada dalam suatu sistem yang terdiri dari berbagai subsistem yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan yang dapat ditebak setiap kata-katanya memiliki kaitan satu sama lainnya. E. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Pengambilan Keputusan Didalam perencanaan dan pengawasan persediaan perusahaan bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan tersebut. Sehingga dalam mengukur prestasi kerja (performance) adalah efisien dan efektifitas. Yang dimana efisien adalah suatu kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input (masukan) atau output (keluaran). Sehingga manager efisien yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) dibandingkan dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang digunakan. Manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran (output) yang ditentukan disebut manager efisien dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas. Efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Persediaan yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan informasi bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Persediaan merupakan salah satu harta yang terutama 30 untuk perusahaan dagang dan industri sehingga mengalami kesulitan didalam pengelolaannya. Pengambilan keputusan adalah setiap orang yang melaksanakan fungsifungsi dari perencanaan, mengorganisir, memimpin dan mengawasi sumber daya manusia, keuangan dan sumber informasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Dimana sebagai seorang yang memiliki tanggungjawab untuk suatu usaha dari sekelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama sehingga manager dapat mengelola informasi tentang persediaan yang dapat memberikan keputusan manajemen yang dapat menguntungkan perusahaan. Informasi yang didapat dari pengelolaan persediaan baik itu perencanaan dan pengawasan akan memberikan masukan bagi manager untuk membuat kebijakan yang digunakan masa mendatang dan dapat meprediksikan kemungkinan yang terjadi dimasa akan datang berdasarkan pengalaman dan informasi tersebut. Maka pentingnya perencanaan dan pengawasan persediaan yang baik untuk dapat memberikan informasi bagi manager dalam proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang sangat berkaitan dengan persediaan yaitu menentukan jadwal pembelian perusahaan, berapa stock persediaan yang harus disiapkan agar dapat memenuhi permintaan konsumen, kapan persediaan yang harus diadakan, efisien biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan seperti penyimpanan, perawatan/pemeliharaan, mutu persediaan, keamanan persediaan, penyusunan stock persediaan, perencanaan tempat penyimpanan persediaan. Metode penilaian persediaan sampai saat pada pencatatan sistematis yang harus dilakukan oleh persediaan untuk memudahkan 31 dalam pengalokasian biaya persediaan. Sehingga persediaan didalam perusahaan akan banyak dirugikan atau bahkan karena kesalahan perhitungan maka akan mengakibatkan laporan keuangan yang disajikan akan salah juga nilainya. Sehingga mengakibatkan kesalahan dalam penyajian persediaan pada laporan keuangan yang memiliki akibat yang sangat buruk dalam pengambilan keputusan. Dimana perencanaan yang salah akan berakibat salah bagi penyajian nilai persediaan di dalam laporan keuangan. 32 BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Sugiyono ( 2004:6 ), “Menyatakan bahwa penelitian itu bermacam- macam jenisnya dan dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan, metode, tingkat eksplanasi, dan analisis dan jenis data”. Dalam hal ini penelitian yang dilaksanakan adalah berupa penelitian yang berbentuk deskriptif. Metode Deskriptif yaitu metode dimana penulis mengumpulkan data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan literaturliteratur lainnya kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannnya. B. Jenis Data Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari : 1. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber pertama baik yang individu maupun lembaga atau institusi yang masih membutuhkan pengelolaan yang lebih lanjut. Data primer yang penulis kumpulkan adalah hasil wawancara berupa tanya jawab dengan bagian penjualan dan keuangan. Contoh pertanyaannya : - Bagaimana sistem prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan? 32 33 - Apakah prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan? 2. Data Sekunder Data sekunder merupakan data pelengkap bagi data primer yang diperoleh dalam bentuk hasil pengolahan yang sudah jadi, baik berupa publikasi, maupun data perusahaan. Data sekunder yang penulis kumpulkan dari pihak internal perusahaan antara lain berupa struktur organisasi perusahaan, sejarah singkat perusahaan dan prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang terdapat pada perusahaan. C. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik Dokumentasi Mengumpulkan data sekunder yang telah terdokumentasi baik data keuangan maupun non keuangan. Data ini bersumber dari perusahaan dan buku literatur yang ada. Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data sekunder, sedangkan wawancara merupakan teknik pengumpulan data primer. 2. Teknik Wawancara Dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya pada bagian yang berkaitan dengan penelitian. Seperti wawancara kepada Bagian Keuangan yaitu Bapak Edi Saputra Hasibuan dan Bagian Gudang yang ada di PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. Sugiyono ( 2004 : 130 ), “Mengatakan bahwa “Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi 34 pendahuluan untuk menemukan masalah yang akan diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit atau kecil.” D. Metode Penganalisis Data Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode : 1. Metode Analisis Yakni dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, mengklasifikasikan, menganalisis dan mentafsirkan data sehingga data dapat memberikan gambaran mengenai permasalahan yang diteliti. 2. Metode Deskriptif. Sugiyono ( 2004 : 11 ), ”Mendefinisikan metode deskriptif sebagai “Penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain.” E. Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yang beralamat di JL. Jend. Gatot Subroto No. 144 Medan dan waktu penelitian dimulai dari 22 Agustus 2007 sampai dengan bulan Maret 2009. 35 BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Analisis Data Penelitian 1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan beralamat di Jalan Binjai KM No. 146 Medan 20123 adalah salah satu dari tujuh belas kantor cabang dari anak perusahaan PT. PIE Rajawali Nusindo (Persero) yang berkantor pusat di Jakarta. Induk perusahaan juga berpusat di Jakarta dengan nama PT. Rajawali Nusindo (RNI Group) Jalan Denpasar Raya Kav. D III Kuningan. Perusahaan induk tidak melakukan kegiatan usaha (non operating). Kegiatan usaha dilakukan oleh anakanak perusahaan sesuai dengan anggaran dasar masing-masing dengan bidang usaha seperti : industri gula, perdagangan umum, farmasi dan asuransi, budidaya karet, apotik, pergudangan, kulit, pengelolaan dan pengusahaan persil dan investasi. PT. Rajawali Nusindo merupakan badan usaha milik Negara (BUMN) didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 Tahun 1974 pada tanggal 21 Mei 1976 dengan bentuk badan hukum Perusahaan Perseroan (Persero) dan telah mendapat pengesahaan menteri kehakiman No. C 24260-HT01-04 tahun 1983 tanggal 3 Juni 1983. PT. Rajawali Nusindo memiliki 9 anak perusahaan dimana 100% saham anak perusahaan PT. Phapros Semarang saham dikuasai oleh induk hanya 49%. Kebijakan umum dari anak perusahaan ditentukan oleh Direksi 35 36 Perusahaan induk sedangkan kebijakan usaha yang memiliki otoritas operasional dan administrasi sebagai badan hokum yang berdiri sendiri. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dibentuk berdasarkan keputusan Direksi No. KEP : 1200.PKP/WPI:024/KI/811/1985 dan surat izin dari Departemen Perdagangan SIUP 35/051-UPD.1/Cab/IX/1998, dengan bidang usaha distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan dengan izin operasional sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBT) yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara yang memiliki izin nomor 31. 088/PBF/III/1991. Dengan daerah pemasaran PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah Sumatera Utara dan Aceh. Obat-obatan yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obat yang ditetapkan Departemen Kesehatan yaitu obat keras (obat-obatan daftar O), obat daftar G, obat bebas terbatas dan obat bebas. Obat daftar O merupakan obat keras yang diperjual belikan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik tertentu. Obatobatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik tertentu. Obat-obatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah mendapat izin khusus dari Departemen Kesehatan. Obat daftar G adalah obat yang pembeliannya harus menggunakan resep dokter dan pemakaiannya sesuai petunjuk dokter. Obat bebas terbatas dapat dibeli tanpa menggunakan resep dokter juga dapat disalurkan oleh semua Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan dapat diperjual belikan ke apotik dan toko obat. Pada pembungkusannya dicantumkan “awas obat keras” dan aturan pemakaiannya. Sedangkan obat bebas dapat diperjual belikan tanpa resep dokter. 37 Perusahaan mengkelompokkan produk obat-obatan dan alat kesehatan ke dalam 5 kelempok besar yaitu : a. Obat Generik Obat Generik adalah obat-obatan yang diproduksi dalam rangka usaha menunjang program pemerintah tentang peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat. Obat-obatan ini diproduksi secara masal dan disubsidi pembayarannya oleh pemerintah melalui APBN, dikemas dalam kemasan sederhana namun aman sehingga harga jual relatife murah dibandingkan dengan obat patent. Ada beberapa jenis yang dipasarkan perusahaan antara lain : - Acetosal 100 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan untuk menghilangkan rasa nyeri. - Amphisilline 500 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan sebagai anti biotik. - Diazepam 5 mg 100’s, berbentuk tablet sebagai obat penenang. - Tetracycline 250 mg 100’s, berbentuk capsul sebagai anti biotik. - Thiamine 100 mg 10 amp, merupakan vitamin B1. b. LDT (Lek, Dental, Trophy) Lek adalah produk obat-obatan, Dental merupakan produk kesehatan gigi sedangkan Trophy adalah peralatan atau alat rontgen gigi. Produk-produk tersebut antara lain : - Dermazim Cream 50 mg, berbentuk cream untuk mengobati luka bakar. - Elkrip, berbentuk tablet untuk mengobati infeksilitas. 38 - Linco biotik caps, berbentuk capsul sebagai anti biotik. - Nife card, berbentuk tablet untuk mengobati penyakit jantung. - Polin tablet 400 mg, sebagai anti biotik. c. Phapros Phapros adalah anak perusahaan dari PT. Rajawali Nusindo yang merupakan pabrik obat-obatan yang berpusat di Semarang. Dalam hal ini PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan bertindak sebagai distributor tunggal untuk daerah pemasaran yang ada di wilayah Sumatera Utara terutama didaerah Aceh, sehingga adanya produk-produk antara lain: - Antimo, sebagai obat anti mabuk. - Liuron B Plex, merupakan vitamin penambah darah. - Pehatifen syrup, sebagai obat asma. - Nitriton 60 ml, sirup obat batuk. d. Lederle Lederle memproduksi obat-obatan yang diolah dari pabrik Phapros dan mendapat lisensi dari USA. Adanya produk-produk tersebut antara lain : - Antane tablet, untuk pengobatan penyakit Parkinson. - Incremin sirup, digunakan sebagai suplemen vitamin dan mineral untuk anak. - Myambutal, digunakan sebagai obat anti TBC. - Diamox, digunakan sebagai diuretic yaitu untuk melancarkan air seni penderita hipertensi. 39 e. BM (Boechringer Maunheim GMBH, Germany) Merupakan produk impor dari Jerman dan di Indonesia terbagi atas tiga bagian yaitu : 1. DD (Dycentralized Dignostika) Digunakan sebagai alat dan regensia untuk kimia klinik, khusus digunakan dalam praktek dokter. 2. CD (Cebtral Dignostika) Merupakan alat dan regensia untuk kimia klinik serta untuk memeriksa darah pasien. Selain itu juga digunakan pada laboratorium rumah sakit sebagai sistem wet chemistry. 3. Therapentic Merupakan produk obat-obatan yang telah mendapatkan lisensi dari Jerman, antara lain : - Anti Hyperlipicemia, obat anti kegemukan. - Anti Hypervicemia, mencegah penumpukkan asam urat di tulang. - Anti Diabetic agent, digunakan untuk penderita diabetes. - Cerebrovasculer Sesuai dengan peraturan yang ada bahwa PBF tidak boleh menjual langsung produknya ke konsumen akhir, maka pelanggan perusahaan adalah PBF (sebagai sub agen), apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan dokter. 40 PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebagai distributor obat-obatan memakai strategi differensial marketing dimana dalam aktifitasnya perusahaan berhadapan dengan tiga pasar yaitu : a. Pasar Produsen Pasar produsen adalah pasar dimana pembeli produk untuk diolah kembali. Yang termasuk pasar produsen adalah apotik. Apotik merupakan sasaran perusahaan dalam memasarkan obat-obatan daftar G maupun obat bebas. Disini apotik membeli obat-obatan dari perusahaan kemudian mengolahnya sesuai dengan kebutuhan konsumen atau menurut resep dokter. Penjualan ke apotik merupakan kegiatan rutin, sehingga para salesmen dari perusahaan selalu memeriksa daftar obat-obatan yang akan menawarkan obat-obatan dari perusahaan kalau disetujui maka perusahaan akan mengirimkan secepatnya ke apotik. Disamping itu apotik juga dapat melakukan pemesanan langsung ke perusahaan. b. Pasar Penjual Yaitu pasar yang membeli obat-obatan kepada perusahaan kemudian menjual kepada konsumen yang termasuk ke dalam pasar penjual adalah toko obat atau apotik. Penjualan ke toko obat merupakan kegiatan rutin melalui pemesanan langsung ke perusahaan. Biasanya yang dibeli oleh toko obat adalah obat-obatan yang telah dikenal oleh masyarakat dan tidak memerlukan resep dokter. 41 c. Pasar Pemerintah Yang termasuk pasar pemerintah di sini adalah rumah sakit dan proyek- proyek pengadaan obat-obatan dan alat kesehatan yang dibiayai dari dana APBN maupun APBD. Perusahaan menyalurkan produknya biasanya setelah ditunjuk sebagai pemenang tender pengadaan obat oleh kepala rumah sakit atau pemimpin proyek. Dimana penjualan biasanya dilakukan dibawah harga pasar hal ini dapat dilakukan karena penjualan terjadi dalam jumlah besar atau tinggi. Struktur organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dikelompokkan atas bagian dan divisi sesuai dengan fungsinya seperti yang dilihat pada gambar 1. Tugas dari masing-masing bagian dari divisi tersebut sebagai berikut : a. Pimpinan Cabang mempunyai tugas : 1. Memimpin dan mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan relasi dan pejabat setempat. 2. Mengawasi dan mengevaluasi hasil pekerjaan bawahan. 3. Membina, mengarahkan serta dapat memotivasi karyawan sehingga diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien. 4. Menyusun, melaksanakan dan mempertanggung jawabkan anggaran serta melaporkannya kepada atasan. 5. Menyampaikan usul dan saran perbaikan perusahaan kepada atasan. b. Bagian Piutang mempunyai tugas : serta pengembangan 42 1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran faktur-faktur yang disimpan. 2. Menyiapkan dan membuat daftar tagihan atas faktur yang jatuh tempo untuk ditagih. 3. Mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan penyimpanan faktur. 4. Meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan. 5. Menerima kembali dan meneliti faktur-faktur yang tidak tertagih. 6. Memonitor semua faktur, Surat Pesanan Barang (SPB) dan Nota Kredit (NKR) yang diterbitkan. c. Bagian Pembukuan mempunyai tugas : 1. Vertifikasi atas bukti-bukti keuangan dan membuat bukti-bukti memorial. 2. Membuat laporan rekening koran bank antar cabang. 3. Membuat laporan keuangan berkala. 4. Menyusun bahan-bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja. 5. Melaksanakan administrasi investasi, biaya pemeliharaan kendaraan dan uang muka perjalanan dinas. 6. Memeriksa hasil print out komputer untuk sub piutang. 7. Menyelesaikan masalah perpajakan (pemungutan, penyetoran dan pelaporan). d. Bagian Kas mempunyai tugas : 1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran uang kas sesuai dengan catatannya. 43 2. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan keluar setelah disetujui pimpinan. 3. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan dalam kota. 4. Mengerjakan daftar perubahan kas. 5. Mengerjakan daftar perubahan bank. 6. Mengerjakan administrasi atau giro valuta mundur e. Bagian Inkasso mempunyai tugas : 1. Melaksanakan penagihan dalam kota. 2. Membuat bukti masuk kas atas penagihan. 3. Menyetor uang hasil tagihan cek atau giro ke kasir dan mengembalikan faktur yang tak tertagih ke bagian piutang setiap selesai penagihan. 4. Membuat bukti masuk kas atas penerimaan tagihan dan bukti kas keluar atas pembayaran Nota Kredit (NKR). f. Bagian Pesanan mempunyai tugas : 1. Menerima pesanan penjualan lewat pesawat telepon atau secara lisan maupun tulisan petugas lapangan (salesman dan detailer). 2. Menyiapkan dokumen surat pesanan intern (SP). 3. Bertanggung jawab atas faktur dan surat pengiriman barang (SPB) yang diterbitkan. 4. Membuat laporan penjualan, laporan Nota Kredit (NKR), laporan bonus pada setiap akhir bulan. 44 5. Membuat nota kredit atas tambahan potongan harga Nota Kredit (NKR), nota kredit barang (NKB), nota bonus dan Surat Pengiriman (SPB) bonus. 6. Membuat kontrak jual beli sewa. g. Bagian Gudang mempunyai tugas : 1. Menyediakan dan meneliti barang-barang yang akan dikirimkan ke pelanggan. 2. Membuka, menghitung dan meneliti barang-barang yang diterima. 3. Mengatur dan mengawasi persediaan barang di gudang. 4. Melaksanakan administrasi persediaan barang di gudang. 5. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang mingguan. 6. Membuat PPB dan berita acara penerimaan barang. 7. Memantau Surat Pesanan Barang (SPB) yang dibuat oleh bagian pesanan. h. Bagian Umum mempunyai tugas : 1. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan persuratan atau agenda surat masuk atau keluar. 2. Melakukan pemeliharaan gedung kantor, kendaraan dinas, rumah dinas dan investasi. 3. Menyelenggarakan pengadaan alat tulis kantor. 4. Melayani urusan keprotokolan dan humas. 5. Membuat daftar gaji, membayar dan memungut PPh pasal 21 atau karyawan menyetorkan ke kas Negara dan membuat pelaporan pajak 45 (Surat Pajak Tahunan Massa dan Surat Pajak Tahunan atau atas Penghasilan Karyawan). i. Divisi Penjualan mempunyai tugas : 1. Mencari order penjualan dan canvassing. 2. Melakukan kunjungan langsung secara rutin kepada relasi. 3. Mengantar barang ke pelanggan. 4. Membantu melaksanakan penagihan. Sedangkan Divisi lainnya seperti : Divisi Phapros, Divisi BM Thera, Divisi Lederle, Divisi LD Thera, Divisi BM-Lab System, Divisi-ABU (POC), Divisi BM-DC, Divisi, D&G, Divisi Trophy, Divisi Generik atau Inpres atau Skifa. Melaksanakan tugas detailing dan promosi sehingga masing-masing divisi terdiri dari beberapa detailer. Divisi penjualan terdiri dari para salesman yang bertugas ke perusahaan dan rumah sakit untuk memasarkan produknya, sehingga salesman juga bertugas mengunjungi daerah pemasaran dalam jangka waktu tertentu untuk mendapatkan order dan canvassing agar tercapai target penjualannya. Detailer bertugas menerangkan dan menyakinkan dokter mengenai obatobat yang dipromosikannya menyangkut tentang khasiat, komposisi dan efek samping penggunaan obat-obatan serta harga obat, bonus dan diskonnya. Biasanya seorang detailer diwajibkan mengunjungi sepuluh dokter dalam sehari. Disamping itu detailerman juga membantu penagihan piutang yang jatuh tempo kepada pelanggan. Setiap bagian terdiri dari beberapa petugas yang jumlahnya sesuai dengan volume kerja dan kebutuhan masing-masing bagian. 46 Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara keseluruhan telah menggambarkan fungsi- fungsi otorisasi, operasional, penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada bagianbagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu bagianpun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing-masing bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan. Didalam suatu stuktur organisasi yang telah dibentuk oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan telah melakukan pemisahaan terhadap fungsi-fungsi sehingga transaksi yang ada didalamnya dapat diproses melalui beberapa bagian agar tidak terjadinya kecurangan disetiap bagian. Dimana fungsi otorisasi dilaksanakan oleh Kepala Cabang, fungsi operasional penyerahan barang oleh bagian gudang, fungsi penyimpanan (faktur baru, faktur yang gagal serta cek atau inkasso) dilaksanakan oleh bagian piutang. Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian pembukuan atau bagian akuntansi. Sedangkan fungsi operasional penagihan oleh bagian inkasso dan pemeriksaan intern dilaksanakan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI). Adanya kelemahan yang terjadi pada bagian divisi yang dimana adanya duplikasi dalam melaksanakan penagihan yang dilakukan oleh kasir, Inkasso dan salesman sama-sama diberi tugas didalam penagihan kredit. Seharusnya dengan 47 dibentuknya bagian penagihan kredit maka aktivitas penagihan menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan. Didalam pelaksanaan penagihan yang dilakukan oleh ketiga bagian tersebut secara fungsional harus terpisah agar tidak terjadinya kecurangan dan ketidakjelasan siapa yang bertanggung jawab jika terjadi permasalahan dalam penagihan kredit. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan agar dapat meningkatkan efektivitas suatu penagihan yang bertanggung jawab serta yang berwewenang dalam penagihan adalah bagian Inkasso (penagihan) sehingga kasir tidak perlu melakukan tugas dan tanggung jawab dalam penagihan kredit. Yang dimana kasir hanya bertugas sebagai penerima hasil penagihan, mencocokkan daftar penagihan dengan uang tunai atau cek atau giro dan faktur gagal pada saat penagih menyerahkan hasil penagihannya tersebut kepada kasir. Serta menetapkan batas maksimal uang yang ada pada kasir untuk menghindari penggunaan uang dari keperluan-keperluan yang tidak relevansi bagi perusahaan. 48 Gambar 1 STRUKTUR ORGANISASI PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan (Persero) Pemimpin Cabang Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Piutang Pembukuan Kas Pesanan Gudang Umum Bagian Divisi Divisi Divisi Divisi Divisi Inkasso Penjualan Phapros BM Thera Lederle LD Thera Divisi Divisi Divisi Divisi Divisi Divisi BM-Labsis BM-ABU/POC BM-DC D&G Throphy Gen/In/Skifa Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan (Persero) 49 2. Perencanaan Persediaan Pada Rajawali Nusindo Cabang Medan. Perencanaan persediaan merupakan suatu kegiatan yang mendasar karena apabila perusahaan tidak menetapkan suatu rencana persediaan yang mantap maka hal ini dapat menghambat proses penjualan untuk memenuhi permintaan konsumen yang akhirnya mengakibatkan kerugiaan bagi perusahaan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan suatu perusahaan distributor alat-alat kesehatan dan obat-obatan yang dimana sistem perencanaan persediaan dapat diperhatikan berdasarkan kebutuhan pelanggan seperti kualitas, jenis dan tipe yang diinginkan oleh pelanggan. Perencanaan persediaan dilakukan bertujuan untuk meminimalkan biaya dan menentukan keuntungan melalui pencapaian tingkat efisien tertentu. Perencanaan dalam pelaksanakannya harus dapat memperlancar proses produksi dengan tujuan diperolehnya barang dagang yang dibutuhkan dalam jumlah dan waktu yang sesuai dengan rencana penjualan. Melalui anggaran persediaan barang dagang mencakup perencanaan dari awal sampai akhir, hal ini memiliki periode 1 tahun. Dengan adanya penyusunan anggaran persediaan akan mengurangi kerugian perusahaan dalam persediaan. Dalam melakukan perencanaan persediaan perusahaan memperhatikan nilai kurs rupiah terhadap dollar atau nilai mata uang karena barang-barang yang diperdagangkan banyak yang dibeli dengan menggunakan sistem pemesanan secara lisan maupun tulisan. Bahkan ada beberapa barang yang dibeli apabila ada pesanan dari konsumen menginggat barang tersebut harganya cukup mahal dan permintaannya hanya untuk konsumen yang melakukan pemesanan terhadap barang tersebut. 50 PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan melakukan perencanaan persediaan melalui penetapan standar terhadap stock minimum persediaan barang yang siap untuk dijual. Ada beberapa produk yang susah untuk dilakukan pemesanan di karenakan produk tersebut jarang ada penggunanya serta memiliki nilai jual yang sangat tinggi. Masalah yang dihadapi oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam melakukan perencanaan dan pengawasaan persediaan pada saat ekonomi yang lagi stabil yang diakibatkan barang-barang yang memiliki kwalitas yang biasa saja itulah yang mengalami penjualan yang sangat meningkat sedangkan produk yang memiliki kwalitas dan harga yang sangat tinggi mengalami penurunan terhadap penjualan. Dalam pembuatan sistem perencanaan persediaan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan membuat prediksi atau ramalan masa depan sehingga dalam mengambil keputusan yang tepat dan dapat mengurangi kerugian yang mungkin dapat dialami oleh perusahaan tersebut. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan juga haruslah memperhatikan tempat penyimpanan persediaan yang dikarenakan tempat untuk menyimpan persediaan sangatlah terbatas sehingga memperhatikan stock minimum yang ada digudang. Perencanaan juga direncanakan dengan matang mengingat barang-barang tersebut sangat sensitif dan sangat perlu perhatian serta perawatan dikarenakan bernilai sangat tinggi terutama alat-alat kesehatan dan obat-obatan yang mahal memiliki tempat khusus agar dalam keadaan baik dan tidak menimbulkan reaksi kimia lainnya yang dapat membahayakan produk tersebut. Sistem perencanaan yang ada pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dapat digunakan data-data sebelumnya untuk dapat 51 menyusun anggaran persediaan yang berdasarkan stock akhir bulan sebelumnya dan perencanaan penjualan sehingga anggaran pembelian dapat dibuat di awal bulan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adanya perencanaan persediaan yang dilakukan pada saat ekonomi yang lagi tidak stabil dikarenakan minat masyarakat untuk membeli sangat rendah dan harga barang yang sangat cepat berubah. Sehingga PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan untuk melakukan perencanaan persediaan dengan membeli atau memesan barang sesuai dengan permintaan pada saat ini agar dapat meminimumkan biaya persediaan ataupun resiko kerusakan barang sehingga keuntungan dari biaya persediaan ataupun resiko kerusakan terhadap barang sehingga yang menjadi keuntungan bagi perusahaan dapat menekan investasi modal dalam persediaan ada tingkat yang minimum. Karena apabila persediaan banyak menumpuk maka akan banyak modal yang tertanam pada persediaan yang disebabkan ramalan penjualan yang dibuat tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan yang dibutuhkan oleh konsumen. 3. Pengawasan Persediaan Pada Rajawali Nusindo Cabang Medan. Suatu perencanaan harus didukung adanya pengawasan yang baik agar dapat tercapainya tujuan dari perusahaan. Pengawasan persediaan dilakukan untuk menggambarkan persediaan sehingga terhindar dari kerugian yang diakibatkan oleh kecurangan kelalaian yang mungkin terjadi, pemborosan dan sebagainya. Dimana pengawasan ditujukan untuk mengevaluasikan seluruh kebijakan atas persediaan dengan membandingkan antara perencanaan persediaan dengan 52 realisasi yang terjadi maupun pekerjaan yang sedang berlangsung sehingga dapat diperoleh jumlah optimal persediaan yang ada digudang. Pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah sebagai berikut : a. Pengawasan Fisik Pengawasan fisik terhadap persediaan alat-alat kesehatan dan obat-obatan merupakan suatu hal yang sangat penting dikarenakan merupakan benda-benda fisik yang membutuhkan tempat penyimpanan dan penjagaan yang memadai. Pengawasan fisik bertujuan untuk menghindari persediaan dari sasaran kehilangan sehingga perlu dibuat tempat penyimpanan yang aman dari kehilangan sehingga dapat memperkerjakan orang-orang tertentu yang bertanggung jawab terhadap keamanan barang-barang agar dapat menghindari terjadinya kehilangan, kerusakan, kebakaran dan sebagainya. Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam menghindari kehilangan, kerusakan, kebakaran dan sebagainya : 1. Memisahkan persediaan yang sensitive atau yang bernilai jual tinggi serta daya kekuatannya sangat lemah agar tidak terjadi kerusakan terhadap barang tersebut. 2. Membuat tempat penyimpanan yang berbeda untuk alat-alat yang sensitive maupun yang tidak. 3. Memperkerjakan orang yang khusus menangani persediaan di gudang yang sudah dibekali dengan cara untuk memperlakukan persediaan tersebut dan mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan persediaan di gudang. 53 4. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan aparat keamanan setempat. Pengawasan fisik yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan melakukan stock opname fisik secara berkala. Hal ini dilakukan oleh orang-orang yang tidak ada hubungannya dengan pengelola gudang sehingga dapat dihasilkan data fisik yang ada dan kemudiaan disesuaikan dengan catatan kartu persediaan apakah terjadi kesalahan perhitungan, tetapi apabila tidak ada kesalahan dalam pencatatan maka yang bertanggung jawab atas ketidaksesuaian fisik adalah bagian gudang maka pimpinan akan meminta pertanggung jawaban pengelola gudang yang akan dilakukan setiap akhir bulan. Stock opname mendadak juga dilakukan apabila ada permintaan dari pimpinan untuk melakukan evaluasi pekerjaan apakah yang melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan berhati-hati. b. Pengawasan Akuntansi Persediaan Pengawasan Akuntansi Persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan melaksanakan pemisahan tugas antara bagian penerimaan barang, bagian pengiriman dan bagian pembukuan. Pengawasan yang efektif apabila perusahaan telah menerapkan teknik, metode serta prosedur yang berhubungan dengan persediaan barang dalam sistem akuntansi perusahaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam melakukan pengawasan akuntansi belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga perlu ketelitian dan perhatian yang lebih cermat untuk melakukan pengawasan tersebut. Bagian dari penerimaan kartu persediaan atas barang yang diterima dan menerbitkan surat tanda terima atas barang. Dimana surat tanda terima atas 54 barang tersebut diterbitkan oleh bagian gudang berdasarkan formulir permintaan barang yang diterimanya. Surat tanda terima atas barang ada tiga rangkap dengan warna yang berbeda yaitu warna putih, biru dan kuning. Lembaran warna putih dan biru diserahkan kepada pelanggan untuk ditanda tangani dan lembar putih dibawa kembali untuk diarsipkan oleh bagian order penjualan dan lembar warna biru diserahkan kepada pelanggan untuk ditandatanggani dan lembar warna biru untuk pelanggan. Sedangkan lembar warna kuning digunakan untuk pencatatan ke kartu persediaan oleh bagian gudang, setelah dicatat oleh bagian gudang maka akan membuat rekapitulasi stock barang dagangan dan diberikan kepada bagian pembukuan sehingga bagian pembukuan juga dapat melakukan pengawasan atas barang yang diterima. Laporan yang diberikan ke bagian akuntansi dapat mencocokkan dengan order penjualan barang. Demikianlah pengawasan akuntansi persediaan yang dilakukan untuk barang yang dijual, berdasarkan order penjualan dari bagian penjualan maka bagian penjualan langsung mencatat order penjualan ke dalam Formulir Permintaan Barang (FPB) dua rangkap. Dokumen asli diserahkan ke bagian gudang dan bagian gudang membuat tanda terima atas barang pada rangkap tiga yang dimana lembaran terakhir dijadikan arsip yang sebelumnya dicatat kedalam kartu persediaan. Sehingga bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan tanda terima atas barang kepada bagian penvgiriman. Didalam proses pencatatannya dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan menggunakan sistem persediaan periodik yang dimana persediaan akhir atas barang diketahui setiap akhir bulan. Walaupun menggunakan sistem periodik setiap terjadinya 55 transaksi digudang dicatat dan melakukan perhitungan fisik persediaan setiap hari , hal ini dilakukan agar dapat mengetahui kondisi fisik barang jadi apakah sesuai dengan yang tercantum di dalam catatan dan apabila ada permintaan pimpinan mengenai stock barang di gudang akan lebih cepat diketahui. [ c. Pengawasan Jumlah Yang Dibutuhkan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan melakukan pengawasan jumlah yang dibutuhkan dilakukan dengan pertimbangan yang cermat serta memperhitungkan pesanan pelanggan dengan persediaan barang di gudang yang dapat memenuhi pesanan dari pelanggan tetapi mempertimbangkan besarnya biaya penyimpanan dan resiko kerusakan barang. Penumpukkan persediaan yang akan mengakibatkan biaya yang besar, tetapi kekurangan persediaan atau tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan mengakibatkan proses penjualan terganggu, kehilangan kesempatan memperoleh laba dan keperecayaan konsumen akan berkurang. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan berdasarkan atas anggaran perencanaan yang telah disunsun oleh pimpinan perusahaan yang berdasarkan atas data-data pengalaman masa lalu juga ada informasi dari bagian penjualan berdasarkan pengamatan dilapangan. Dalam situasi yang sekarang tidak menentuhkan stabilnya permintaan konsumen atau flukuasi terhadap permintaan barang yang sangat tidak menentu. Sehingga anggaran yang dengan berdasarkan stock minimum adalah batas terendah dari persediaan yang setiap hari harus bersedia buntuk menjamin kelancaran produksi atau penjualan, agar dapat menetapkan persediaan minimum perlu diperhatikan faktor-faktor yaitu : 56 1. Meminimum Consumption (pemakaian / penjualan terendah) tiap hari, tiap minggu atau tiap bulan. 2. Lead time (waktu antara pesanan diadakan sampai bahan atau barang yang dipesan diterima gudang). B. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Pengambilan Keputusan Pada Rajawali Nusindo Cabang Medan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan memiliki peranan penting untuk mengambil keputusan dalam menentukan jumlah, tipe dan kualitas barang yang dibeli sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Pengambilan keputusan sangat sulit untuk dilakukan tanpa adanya perencanaan yang matang dari perusahaan apalagi dalam keadaan ekonomi yang sulit pada saat sekarang. Kesalahan dalam pengambilan keputusan dapat mengakibatkan kerugian yang besar sehingga mengakibatkan pengambilan keputusan yang salah terutama dalam persediaan. Hal ini dapat dilihat dari barang dagang yang banyak menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan yang tertanam pada persediaan, ini terjadi diakibatkan apabila perusahaan lebih cermat dalam menentukan pembelian persediaan dan kebijakan mengenai persediaan yang harus diperhatikan. 57 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN F. Kesimpulan Setelah peneliti melakukan analisa hasil penelitian pada bab sebelumnya maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran dari uraian-uraian yang terdapat pada bab-bab sebelumnya. Beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan dan pengawasan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara umum telah memenuhi kebutuhan pada perusahaan tersebut sehingga dapat bermanfaat didalam pengambilan keputusan tetapi masih perlu diupayakan untuk terus mencari dan mengembangkan teknik-teknik perencanaan dan pengawasan persediaan lainnya sehingga akan mampu meminimalkan biaya persediaan tersebut. 2. Teknik perencanaan persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yaitu menggunakan anggaran pada perekonomian Indonesia cendrung stabil serta menggunakan teknik pemesanan persediaan setelah ada permintaan dari konsumen pada saat perekonomian cendrung tidak stabil 3. Kebijakan akuntansi persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan menggunakan sistem periodicalyang dilakukan tiap bulan meskipun demikian perusahaan tetap melakukan perhitungan fisik 57 58 terhadap persediaan tiap hari yang dimuat dalam kartu persediaan di gudang 4. Realisasi yang lebih besar daripada anggaran persediaan akibat dari kurang akuratnya data dalam perencanaan persediaan merupakan hal yang harus diperhatikan perusahaan agar dapat mengurangi kerugian perusahaan 5. Prosedur pengawasan persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan pada umumnya telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan walaupun terdapat beberapa kelemahan yang disebabkan oleh kurangnya personil yang ditugaskan pada bagian tersebut sehingga pemeliharaan barang tersebut kurang diperhatikan. Namun demikian perusahaan berusaha untuk mengendalikan perencanaan dan pengawasan persediaan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat walaupun kurangnya personil yang ditugaskan dalam pengelolaan persediaan yaitu dengan memberlakukan jam lembur bagi petugas yang mengawasi persediaan sehingga pemeliharaan dan pengelolaan persediaan dapat terus berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan. G. SARAN Berdasarkan kesimpulan yang dijabarkan diatas maka penulis dapat memberikan saran yang berguna bagi perusahaan yaitu : 1. Penambahan personil yang ditugaskan dalam pemeliharaan dan pengelolaan persediaan karena persediaan merupakan harta perusahaan 59 yang terbesar. Apabila pemberian tugas yang berlebihan pada petugas walaupun diberlakukan jam lembur tidak akan efektif hasilnya karena kemampuan petugas tersebut terbatas. 2. Dalam penyusunan anggaran persediaan hendaknya perusahaan melakukan perhitungan yang lebih teliti lagi dengan lebih meningkatkan kinerja bagian pemasaran dalam memberikan ramalan penjualan yang lebih akurat mengingat keadaan perekonomian yang tidak menentu sehingga realisasi anggaran tidak terlalu menyimpang 3. Sebaiknya perusahaan memiliki bagian penerimaan barang yang khusus menangani penerimaan barang untuk mempermudah pengawasan intern terhadap persediaan. 4. Realisasi yang lebih besar dari rencana anggaran persediaan dikarenakan kurang akuratnya dalam penentuan anggaran dan perencanaan yang ditetapkan untuk itu perlu tenaga terampil dan pengalaman dalam merencanakan anggaran disamping data yang diperlukan lengkap. DAFTAR PUSTAKA Keown Arthur, 2000, Akuntansi Intermediate, Edisi Kedelapan, Terjemahan Erlangga, Jilid Satu, Jakarta Baridwan, Zaki, 2005, Sistem Prosedur dan Metode, BFTE, Yoyakarta. C. Kasim, Azhar, 2000, Teori Pembuatan Keputusan, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Garrison, Ray, Noreen, Eric, 2000, Akuntansi Manajerial,Jilid Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Horngren, Charles, 2004, Akuntansi Di Indonesia, Terjemahan Salemba Empat, Jakarta. Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan (per 1 September 2004), Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Bagian Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta. Munandar, 2000, Budgeting, Edisi Ketigabelas, Penerbit BPFE, Yogyakarta. Reeve Fess, Warren, 2005, Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Terjemahan Salemba Empat, Jakarta. Salusu, 2005, Pengambilan Keputusan Stratejik, Edisi Kedelapan, Penerbit PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. Smith. M and Skousen, Fred, 2001, Akuntansi Intermediate, Edisi Kesembilan, Terjemahan Erlangga, Jilid Satu, Jakarta. Soemarso SR, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Empat, Rineke Cipta, Yogyakarta. Subroto, Bambang, 2003, Dasar-dasar Akuntansi, Edisi Kedua, Libert, Yogyakarta. Syamsi, Ibnu, 2003. Pengambilan Keputusan (Decision Making), Penerbit Bina Aksara, Jakarta. Sugiyono, 2004, Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Ketujuh, CV. Alfabeta, Bandung. Thomson, 2005, Pengantar Akuntansi, Terjemahan Salemba Empat, Edisi Dua Puluh Satu, Jakarta. ________, 2004, Intermediate Accounting (Akuntansi Intermediate), Terjemahan Salemba Empat,Edisi Lima Belas, Jakarta. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Departemen Akuntansi, 2004, Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan.