sistem informasi akuntansi dan pengendalian

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN PIUTANG
PADA PT. KUSUMANTARA GRAHA JAYATRISNA
Ananta Raditya Murti 1)
1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik
Komputer Surabaya, email : [email protected]
Abstract: PT. Kusumantara Graha Jayatrisna is Kusuma Agro Group subsidiaries
engaged in architectural and civil. The company currently experiencing problems in
terms of management control of cash flow. The planning of cash inflow from receivables
record that 5.3% people are late paying between 1 to 30 days, 5.3% people are late
paying between 31 to 60 days, 4.1% people are late paying between 61 to 90 days, and 5,
3% people are late paying more than 90 days. These problems can lead to the imbalance
between cash inflows with cash out of the company. Based on that issues, made
accounting information systems and receivables controller in the form of a computer
application that is able to control the receipt of cash from accounts receivable that are not
experiencing delays. The application generate customer’s receivable information (cash
receipts from accounts receivable statement, cash receipts plans of receivables statement,
aging schedule report), corporate debt (cash expenditure statements, cash spending plans
statements), cash flow plans statement, and profit and loss statement. With this system,
cash receipts from receivables be on time, so that the problems of the imbalance between
cash in and cash out of the company can be resolved.
Keyword: accounting information systems, cash flow, account receivables
PT.
Jayatrisna
Kusuma
Kusumantara
adalah
anak
Agrowisata
Graha
perusahaan adalah komplek perumahaan
perusahaan
Group
yang
Kusuma
Villa
Kusuma,
Tasikmadu,
Pesanggrahan
dan
Estate.
Terdapat 3 siklus utama dalam proses
perusahaan mengendalikan pengeluaran
bisnis perusahaan yang meliputi siklus
kas, maka perusahaan sengaja tidak
pengeluaran, siklus konversi, dan siklus
menyediakan rumah yang siap huni,
pendapatan. Produk utama perusahaan
namun perusahaan membangun rumah
yang
konsumen
berdasarkan
adalah rumah dan villa. Beberapa proyek
(penjualan).
kepada
yang saat ini sedang dikerjakan oleh
1
salah
Kusuma
bergerak dibidang arsitektur dan sipil.
ditawarkan
Sebagai
Agro,
permintaan
satu
cara
pelanggan
Saat ini perusahaan mengalami
besar anggaran pengeluaran kas sesuai
permasalahan dalam hal manajemen
pengendalian
arus
kas.
dengan penerimaan perusahaan.
Untuk
perencanaan kas masuk dari piutang
LANDASAN TEORI
tercatat sebesar 5,3% orang terlambat
1. Sistem Informasi
membayar antara 1 sampai dengan 30
Sistem Informasi adalah serangkaian
hari, 5,3% orang terlambat antara 31
prosedur
sampai dengan 60 hari, 4,1% orang
dikumpulkan,
terlambat antara 61 sampai dengan 90
informasi dan didistribusikan ke para
hari, 5,3% orang terlambat lebih dari 90
pengguna
(Hall,
hari, 37,4% berpotensi terlambat (masuk
Informasi
menganjurkan
dalam jadwal pembayaran), dan 69,6%
teknologi komputer di dalam organisasi
sebagai nasabah aktif (sampai dengan
untuk menyajikan informasi kepada
Juni
pemakai
2011
masih
memiliki
saldo
formal
dimana
data
diproses
2007:
(Bodnar,
menjadi
9).
Sistem
penggunaan
1996).
Sistem
piutang). Permasalahan tersebut dapat
Informasi berbasis komputer merupakan
memicu tidak seimbangnya antara kas
sekelompok
masuk dengan kas keluar perusahaan.
perangkat lunak yang dirancang untuk
Apabila pengeluaran lebih besar dari
mengubah data menjadi informasi yang
penerimaan
maka
bermanfaat.
mengalami
kerugian
perusahaan
dalam
akan
perangkat
keras
dan
periode
tersebut.
2. Sistem Informasi Akuntansi
Dengan
adanya
permasalahan
Sistem
Informasi
Akuntansi
tersebut, dibutuhkan sebuah solusi yang
adalah sebuah sistem berbasis komputer
dapat
yang dirancang untuk mengolah data
digunakan
transaksi
untuk
penerimaan
mengelola
kas
dan
akuntansi menjadi informasi. Istilah
pengeluaran kas perusahaan. Dan juga
Sistem Informasi Akuntansi meliputi
dapat menyusun rencana penerimaan kas
beragam aktivitas yang berkaitan dengan
dan rencana pengeluaran kas perusahaan
siklus-siklus
sesuai dengan periode yang dibutuhkan
perusahaan (Bodnar, 1996: 6). Meskipun
sehingga diharapkan penerimaan kas
tidak ada dua organisasi yang identik,
tidak mengalami keterlambatan dan
tetapi sebagian besar mengalami jenis
2
pemrosesan
transaksi
kejadian
ekonomi
Kejadian-kejadian
transaksi-transaksi
yang
ini
serupa.
Perancangan sistem merupakan
menghasilkan
penguraian suatu sistem informasi yang
yang
dapat
utuh ke dalam bagian komputerisasi,
dikelompokkan menjadi empat siklus
mengidentifikasi
aktivitas bisnis yang umum.
permasalahan,
dan
mengevaluasi
menentukan
kriteria,
menghitung konsistensi terhadap kriteria
yang ada, serta mendapatkan hasil atau
tujuan
dari
masalah
tersebut
mengimplementasikan
kebutuhan
serta
seluruh
operasional
dalam
membangun aplikasi.
Menurut Kendall (2007: 11),
Analisis
dan
dipergunakan
Perancangan
untuk
Sistem
menganalisis,
merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
Gambar 1 Model Siklus Transaksi SIA
yang bisa dicapai melalui penggunaan
(Bodnar, 1996: 7)
sistem informasi terkomputerisasi.
3. Analisis & Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan
tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan yang terjadi
dan
kebutuhan
yang
diharapkan,
sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Penganalisis sistem secara sistematis
Gambar 2 Siklus Hidup Pengembangan
menilai bagaimana fungsi bisnis dengan
cara
mengamati
proses
input
Sistem (Kendall, 2007: 11)
dan
pengolahan data serta proses output
informasi untuk membantu peningkatan
proses-proses organisasional.
3
1. Mengidentifikasikan data mana yang
4. Dasar Akuntansi
Definisi
akuntansi
dapat
berkaitan
dirumuskan dari dua sudut pandang,
dan
dari
sudut
relevan
dengan
keputusan yang akan diambil.
yaitu definisi dari sudut pemakai jasa
akuntansi,
atau
2. Memproses atau menganalisis data
proses
yang relevan.
kegiatannya (Jusup, 2002: 4). Ditinjau
3. Mengubah
data
menjadi
sebuah
dari sudut pemakainya, akuntansi dapat
informasi yang dapat digunakan
didefinisikan sebagai suatu disiplin yang
untuk pengambilan keputusan.
menyediakan informasi yang diperlukan
Terdapat tiga siklus transaksi
untuk melaksanakan kegiatan secara
yang memproses sebagian besar aktivitas
efisien
ekonomi
dan
mengevaluasi
kegiatan-
perusahaan,
yaitu
siklus
kegiatan suatu organisasi. Informasi
pengeluaran, siklus konversi, dan siklus
yang dihasilkan akuntansi diperlukan
pendapatan (Hall, 2007: 65). Siklus-
untuk
yang
siklus ini ada dalam semua jenis bisnis,
efektif, pengawasan dan pengambilan
baik yang mencari laba maupun yang
keputusan
nirlaba.
membuat
oleh
perencanaan
manajemen;
dan
pertanggungjawaban organisasi kepada
para investor, kreditur, badan pemerintah
dan
sebagainya.
ditinjau
dari
Sedangkan
sudut
apabila
kegiatannya,
akuntansi dapat didefinisikan sebagai
proses
pencatatan,
peringkasan,
penggolongan,
pelaporan,
dan
penganalisisan data keuangan suatu
organisasi. Definisi ini menunjukkan
bahwa kegiatan akuntansi merupakan
Gambar 3 Hubungan antara Siklus-
tugas yang kompleks dan menyangkut
siklus Transaksi (Hall, 2007: 65)
bermacam-macam
kegiatan.
Pada
dasarnya akuntansi harus:
5. Sistem Akuntansi Piutang
Sistem
dirancang
4
untuk
Akuntansi
Piutang
mencatat
transaksi
terjadinya piutang dan berkurangnya
berharga seperti cek. Dalam sebagian
piutang (Mulyadi, 2001: 16). Terjadinya
besar bisnis, cek menggantikan sejumlah
piutang berasal dari transaksi penjualan
besar uang tunai. Transaksi-transaksi kas
kredit dan berkurangnya piutang berasal
juga dapat berlangsung elektronis secara
dari
total, yang tidak melibatkan mata uang
transaksi
retur
penjualan
dan
penerimaan kas dari piutang. Transaksi
maupun cek (Bodnar, 1996: 320).
berkurangnya piutang yang timbul dari
Tujuan
dasar
setiap
aplikasi
transaksi penerimaan kas dari piutang
penerimaan kas adalah meminimalkan
dikelompokkan dalam sistem akuntansi
kemungkinan
kas. Kegiatan penjualan kredit dimulai
prosedur seperti penyimpanan segera
dengan
dari
penerimaan kas, sentralisasi penanganan
pelanggan, kemudian dilanjutkan dengan
kas, penyelenggaraan saldo kas minimal,
permintaan
pembelian
dan pencatatan segera atas transaksi-
kredit, pengiriman barang, penagihan,
transaksi kas merupakan teknik-teknik
pencatatan piutang, dan berakhir dengan
pengendalian yang mendasar (Bodnar,
distribusi penjualan.
1996: 320).
6. Sistem Penerimaan Kas
7. Tingkat Bunga Flat
diterimanya
order
persetujuan
Penerimaan
kas
perusahaan
kerugian.
Prosedur-
Tingkat Bunga adalah harga dari
berasal dari dua sumber utama, yaitu
penggunaan
uang
penerimaan kas dari penjualan tunai dan
dipandang
sebagai
penerimaan kas dari piutang (Mulyadi,
penggunaan uang untuk jangka waktu
2001: 455). Semua transaksi yang
tertentu. (Boediono, 1985: 2). Bunga
menambah jumlah uang kas dicatat
Flat merupakan bunga dengan sistem
dalam buku penerimaan kas (cash
jumlah pembayaran pokok dan bunga
receipt journal). Selain dari penjualan
kredit besarnya sama setiap bulan. Untuk
tunai dan penerimaan kas dari piutang,
menghitung jumlah bunga angsuran
uang kas dapat diterima dari berbagai
menggunakan
sumber misalnya setoran modal dari
2008: 35), digunakan rumus:
pemilik dan pencairan kredit bank. Kas
Total Bunga = P x I x N......................(1)
mencakup mata uang dan kertas-kertas
Bunga Per Bulan = Total Bunga / B....(2)
5
bunga
atau
bisa
sewa
flat
juga
atas
(Pantouw,
Besar Angsuran = (P + Total Bunga) / B
modal perusahaan. Rumus perubahan
.............................................................(3)
modal:
Keterangan:
Modal = (Modal Awal + Tambahan
P = Pokok Kredit
Modal + Laba) – Prive .................(5)
I = Suku Bunga per tahun
5. Laporan Arus Kas, menggambarkan
N= Jangka waktu kredit (tahun)
aliran keluar dan masuknya kas
B= Jangka waktu kredit (Bulan)
perusahaan
yang
terjadi
dalam
periode tertentu (Usman, 2004: 20).
8. Jenis & Fungsi Laporan Keuangan
Jenis
dan
fungsi
laporan
PERANCANGAN SISTEM
keuangan adalah sebagai berikut:
1. Neraca,
menggambarkan
1. Block Diagram
jumlah
Secara
umum
sistem
model
aktiva, kewajiban, dan modal pemilik
pengembangan
digambarkan
dari suatu perusahaan pada tanggal
dalam block diagram pada gambar 4.
tertentu.
2. Laporan
Harga
Pokok
Produksi,
menggambarkan perhitungan harga
pokok barang yang telah selesai
diproduksi selama satu periode.
3. Laporan Laba/Rugi, menggambarkan
hasil-hasil yang telah dicapai oleh
perusahaan dan juga menunjukkan
Gambar 4 Block Diagram SIA dan
beban-beban yang terjadi selama
Pengendalian Piutang
periode tertentu. Rumus persamaan
Laba:
2. Diagram Berjenjang
Laba = Pendapatan – Biaya............(4)
4. Laporan
Perubahan
menggambarkan
penggunaan
modal
sumber
atau
Diagram berjenjang dirancang
Modal,
untuk menjelaskan proses-proses utama
dan
yang
alasan-
akan
dibangun.
Proses-proses
tersebut yaitu proses pemeliharaan data
alasan yang menyebabkan perubahan
master, proses pencatatan transaksi, dan
6
proses pelaporan. Secara detail, diagram
HASIL DAN PEMBAHASAN
berjenjang dapat dilihat pada gambar 5.
Setelah
dilakukan
uji
coba
dengan memasukkan data penjualan dan
penerimaan secara acak, didapatkan
laporan rencana penerimaan kas (gambar
7).
Gambar 5 Diagram Berjenjang SIA dan
Pengendalian Piutang
Gambar 7 Laporan Rencana
3. Context Diagram
Penerimaan Kas
Pada Context Diagram Sistem
Informasi Akuntansi dan Pengendalian
Dengan adanya kontrol terhadap
Piutang terdapat tujuh entitas yang
perencanaan penerimaan kas maka arus
memberikan
kas masuk dengan arus kas keluar
masukan
dan
atau
menerima keluaran.
menjadi seimbang seperti terlihat pada
Data Konfigurasi Rekening
gambar 8.
Laporan Laba Rugi
Laporan Rekap Penjualan Kavling
Laporan Umur Piutang
Laporan Rekap Biaya Pembangunan Kavling
Laporan Rencana Pengeluaran Kas
Finance &
Accounting
Manager
Laporan Pengeluran Kas
Laporan Rencana Penerimaan Piutang
Laporan Penerimaan Piutang Rekening
Laporan Penerimaan Piutang Kavling
Data Permintaan Akses Pengguna
Data Serah Terima Kavling
Informasi Permintaan Pembatalan Penjualan
Data Biaya Pembangunan Kavling
Surat Pesanan Kavling Disetujui
Data Proyek Tambahan
Teknik
Coordinator
Data Proyek
Laporan Rencana Arus Kas
Data Tipe Kavling
Data Kavling
0
Data Pemesanan Pelanggan
Laporan Rekap Gaji Karyawan
Data Pelanggan
Surat Persetujuan KPR
Surat Pesanan Kavling
Surat Pesanan Kavling Disetujui
Pelanggan
SIA dan Pengendalian Piutang pada PT
Kusumantara Graha Jayatrisna
Data Akses Pengguna
+
Data Pembayaran Rekening
Bank
Data Pembayaran Pembelian KPR
Data Pembayaran Booking Fee & UM
Nota Penerimaan Booking Fee & UM
HRD
Laporan Rekap Penjualan Kavling
Marketing
Manager
Nota Penerimaan Rekening
Data Pembayaran Angsuran Kavling
Nota Penerimaan Angsuran
Data Suplier
Surat Permintaan Pembelian
Surat Jalan Pengiriman Barang
Nota Tanda Terima
Suplier
Bukti Tanda Terima Barang
Faktur Tagihan
Nota Pembayaran Tunai Suplier
Gambar 8 Laporan Rencana Arus Kas
Informasi Tagihan Utang
Nota Pembayaran Utang Suplier
Faktur Penagihan Utang
Gambar 6 Context Diagram SIA dan
Pengendalian Piutang
7
1. Sistem dapat dikembangkan berbasis
KESIMPULAN
web
Dari makalah ini dapat ditarik
sehingga
memungkinkan
kesimpulan sebagai berikut:
pelanggan untuk melihat informasi
1. Sistem Informasi Akuntansi dan
piutang dan melakukan pembayaran
Pengendalian
dihasilkan
Piutang
dapat
piutang secara online.
yang
mengendalikan
2. Sistem dapat dikembangkan dengan
penerimaan kas dari piutang menjadi
menambahkan fitur SMS Gateway
tepat
yang
waktu,
sehingga
dapat
digunakan
untuk
ketidakseimbangan antara kas masuk
menginformasikan
jadwal
dan kas keluar perusahaan dapat
pembayaran,
memberikan
ucapan
diatasi.
kepada
pelanggan,
2. Sistem Informasi Akuntansi dan
Pengendalian
dihasilkan
Piutang
menginformasikan
yang
dapat
memberikan
informasi-informasi
pendukung
dan
informasi
perusahaan lainnya yang berkaitan
dengan pelanggan.
seperti informasi piutang (laporan
DAFTAR PUSTAKA
penerimaan kas dari piutang, laporan
Bodnar, George H. & William S.
rencana penerimaan kas dari piutang,
Hopwood.
laporan umur piutang), informasi
utang
perusahaan
Informasi Akuntansi Buku Satu.
(laporan
Jakarta: Salemba Empat
pengeluaran kas, laporan rencana
pengeluaran kas), laporan rencana
Boediono,
arus kas, dan laporan laba rugi.
DR.
1985.
MONETER,
yang
dapat
diberikan
sistem
yang
Seri
Sinopsis.
Yogyakarta: BPFE
kepada peneliti berikutnya apabila ingin
mengembangkan
Pengantar
Ekonomi No. 5 EKONOMI
SARAN
Saran
Sistem
1996.
Hall, James. 2007. Sistem Informasi
telah
Akuntansi, Edisi 4. Jakarta:
dibuat agar menjadi lebih baik adalah
sebagai berikut:
Salemba Empat
8
Jusup, AL. Haryono. 2002. Dasar-Dasar
Akuntansi Jilid 1 Edisi 6.
Yogyakarta: Bagian Penerbitan
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi
YKPN.
Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E.
Analisis
2007.
dan
Perancangan Sistem. Jakarta:
PT. Indeks.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi
Ketiga.
Jakarta:
Salemba
Empat.
Pantouw, Ellen. 2008. 230+ Sumber
Pinjaman untuk Usaha Anda.
Yogyakarta:
Gradien
Mediatama
Usman, Burhanuddin A, Et al. 2004.
Mahir
Akuntansi.
Bandung:
Ganeca Exact.
9