analisis pengendalian internal atas prosedur uang muka kegiatan
advertisement
UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PROSEDUR UANG MUKA KEGIATAN PADA UKM CENTER FEUI LAPORAN MAGANG YONATHAN PARADE TUA AROEAN 1206318155 FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI EKSTENSI KEKHUSUSAN AKUNTANSI DEPOK FEBRUARI 2015 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PROSEDUR UANG MUKA KEGIATAN PADA UKM CENTER FEUI LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi YONATHAN PARADE TUA AROEAN 1206318155 FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI EKSTENSI KEKHUSUSAN AKUNTANSI DEPOK FEBRUARI 2015 i Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 KATA PENGANTAR/UCAPAN TERIMA KASIH Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat dan rahmat-Nya, Saya dapat menyelesaikan laporan magang yang berjudul “Prosedur Uang Muka Kegiatan Pada UKM Center FEUI”. Penyusunan laporan magang ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, baik pada masa perkuliahan maupun penyusunan laporan magang, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Dengan alasan tersebut, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Tuhan Yang Maha Esa yang telah senantiasa memberikan segala nikmat, kemudahan dan kelancaran yang tidak terhitung dari hari kelahiran penulis sampai dengan saat laporan magang ini selesai. 2. Kedua orang tua yang selalu memberikan kasih sayang, perhatian, motivasi, serta doa yang tiada henti. Sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan magang guna meraih gelar sarjana yang khusus penulis persembahkan kepada kedua orang tua tercinta 3. Ibu Debby Fitriasari S.E., MSM dan Ibu Vita Silvira, S.E., MBA selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dengan sabar selama penulisan laporan magang ini. 4. Keluarga Besar UKM Center FEUI yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan dan menyelesaikan program magang. 5. Sahabat yang telah membantu dan menemani penulis menyelesaikan laporan magang ini. Diyan 6. Sahabat – sahabat penulis yang telah membantu dan menemani penulis semasa perkuliahan di ekstensi FEUI ini. Diyan, Fazri, David, Rizal, Dianis, Welfrich, dan semua teman-teman ekstensi yang tidak bisa disebutkan satu persatu 7. Dan seluruh pihak yang berperan dalam masa perkuliahan penulis namun tidak dapat penulis cantumkan satu per satu. iv Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 ABSTRAK Nama Program Studi Judul : Yonathan Parade Tua Aroean : Ekstensi Akuntansi : Analisis Pengendalian Internal atas Uang Muka Kegiatan pada UKM Center FEUI Laporan magang ini menganalisis pengendalian internal atas prosedur uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI. UKM Center FEUI merupakan salah satu lembaga di Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia dengan kegiatan utama pemberdayaan Usaha Kecil Mikro dan pendorongan semangat kewirausahaan. Untuk melakukan kegiatan suatu proyek, Pimpinan Kegiatan memerlukan uang muka kegiatan sebagai set-up cost persiapan kegiatan. Analisis yang dilakukan mencakup analisis pengendalian internal dan manajemen kas. Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Hasil dari laporan magang ini menunjukkan bahwa pengendalian intenal atas uang muka yang dilakukan oleh UKM Center FEUI sudah cukup baik. Namun, pada kenyataannya masih terdapat kekurangan pada manajemen kas UKM Center FEUI dikarenakan tidak ada standar baku mengenai batasan jumlah pengeluaran kas terkait uang muka kegiatan. Kata Kunci : Uang muka kegiatan, pengendalian internal, manajemen kas, UKM Center FEUI. vii Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 ABSTRACT Name Study Program Title : Yonathan Parade Tua Aroean : Accountancy - Extension : Internal Control Analysis of Activity Advances Procedure in UKM Center FEUI This report analyzes Internal Control of Activity Advances Procedure in UKM Center FEUI. UKM Center FEUI is one of institute in Economy Faculty University of Indonesia with main activity is empowering Micro Small Business and enhancing the entrepreneurship spirit. To execute the project, Leader Activity requires an activity advance as set-up cost of preparation activity. The analaysis performed includes internal control and cash management analysis. The methodology of writing used in preparing this report is literature study and observation. The result of this report shows that the Internal Control conducted by UKM Center FEUI in Activity Advances Procedure has been good enough. However, in fact there is a shortfall in cash management of UKM Center FEUI because there is no absolute standard to limit the amount of cash expenses related to advance activities. Key words: Activity advances, internal control, cash management,UKM Center FEUI. viii Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ................................................................................... HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ........................................ HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... KATA PENGANTAR/UCAPAN TERIMA KASIH ................................. HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................. ABSTRAK................................................................................................... ABSTRACT ................................................................................................ DAFTAR ISI ............................................................................................... DAFTAR TABEL ....................................................................................... DAFTAR GAMBAR................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... BAB 1 PENDAHULUAN............................................................................ 1.1 Latar Belakang Program Magang ............................................... 1.2 Tujuan Program Magang ............................................................ 1.2.1 Tujuan Umum ................................................................... 1.2.2 Tujuan Khusus .................................................................. 1.3 Tujuan Penulisan........................................................................ 1.4 Tempat, Waktu dan Pelaksanaan Magang ................................. 1.5 Ruang Lingkup Penulisan .......................................................... 1.6 Sistematika Penulisan................................................................. i ii iii iv vi vii viii ix xi xii xiii 1 1 1 1 2 2 3 3 3 BAB 2 LANDASAN TEORI ....................................................................... 2.1 Kas dan Setara Kas .................................................................... 2.2 Pengendalian Internal ................................................................. 2.2.1 Definisi Pengendalian Internal ........................................... 2.2.2 Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal .......................... 2.2.3 Kerangka Pengendalian Internal COSO ............................. 2.2.4 Pengendalian Internal atas Kas .......................................... 5 5 7 7 8 10 15 BAB 3 GAMBARAN UMUM UKM CENTER FEUI ............................... 3.1 Sejarah dan Profil UKM Center FEUI ........................................ 3.2 Struktur UKM Center FEUI ....................................................... 3.3 Program Kerja UKM Center FEUI ............................................. 3.4 Uang Muka Kegitan per 31 November 2014 .............................. 18 18 20 21 23 BAB 4 PEMBAHASAN .............................................................................. 4.1 Gambaran Umum Uang Muka Kegiatan ..................................... 4.1.1 Jenis – Jenis Uang Muka Kegiatan .................................... 4.1.2 Pihak dan Dokumen Terkait .............................................. 4.1.3 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Kegiatan ...................... 4.1.4 Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Kegiatan ......... 4.1.5 Jurnal Pencatatan Akuntansi Uang Muka Kegiatan ............ 4.2 Analisis Pengendalian Internal Prosedur Uang Muka Kegiatan .. 4.2.1 Lingkungan Pengendalian ................................................. 4.2.2 Penilaian Risiko ................................................................ 24 24 25 28 29 32 34 36 37 39 ix Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 4.2.3 Aktivitas Pengendalian ...................................................... 46 4.2.4 Informasi dan Komunikasi Serta Pemantauan .................... 49 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 51 5.1 Kesimpulan ................................................................................ 51 5.2 Saran .......................................................................................... 52 DAFTAR REFERENSI .............................................................................. 54 x Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Penyajian Laporan Keuangan ....................................................... 6 Tabel 3.1. Uang Muka Kegiatan per 31 November 2014 ............................... 23 Tabel 4.1. Jenis-jenis Uang Muka Kegiatan .................................................. 27 xi Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. COSO Cube .............................................................................. 11 Gambar 3.1. Struktur Organisasi UKM Center FEUI .................................... 20 Gambar 4.1. Timeline kegiatan CMA 2014 ................................................... 41 xii Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. 17 Princples COSO Component ................................................ 55 Lampiran 2. Occupational Fraud and Abuse Classification System (Fraud Tree) ............................................................................. 59 Lampiran 3. Rencana Pelaksanaan Kegiatan ................................................. 60 Lampiran 4. Petty Cash Disbursement Voucher ............................................ 61 Lampiran 5. Bank Paymnet Voucher ............................................................. 61 Lampiran 6. Flowchart Pengeluaran Kas Pengajuan Uang Muka Kegiatan .... 62 Lampiran 7. Flowchart Pertanggungjawaban Uang Muka Kegiatan............... 63 Lampiran 8. Jurnal Uang Muka Kegiatan ...................................................... 64 xiii Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Program Magang Program Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia atau disingkat PE-FEUI menyelenggarakan pendidikan lanjutan S1 di bidang Manajemen dan Akuntansi bagi lulusan Diploma-III, Diploma-IV, Sarjana (S1). PE-FEUI berdiri sejak 1956 dengan perintis Prof. Dr. Soemitro Djojohadikoesoemo. Pada awal berdirinya, PE-FEUI hanya menyelenggarakan satu jurusan saja, yaitu jurusan Manajemen di kampus Sumitro Djojohadikusumo, Universitas Indonesia, Salemba. Sejak tahun 1993, PE-FEUI mulai membuka perkuliahan di kampus Widjojo Nitisastro, Universitas Indonesia, Depok. Pada tahun itu pula dibuka pertama kalinya jurusan Akuntansi. PE-FEUI selalu melakukan perbaikan kurikulum dan silabus sesuai tuntutan pasar dan perkembangan ilmu dan teknologi dalam era globalisasi. Dukungan pengajar dari kalangan akademisi dan praktisi bisnis serta fasilitas belajar menghasilkan lulusan yang berkualitas. Sampai saat ini PE-FEUI telah meluluskan lebih dari 9.000-an alumni yang tersebar di berbagai bidang pekerjaan di seluruh Indonesia. Salah satu cara mengembangkan sumber daya manusia yang unggul, PEFEUI menempatkan kegiatan magang dalam kurikulum perkuliahan sebagai salah satu syarat kelulusan, serta untuk meningkatkan kompetensi mahasiswa PE-FEUI. Kegiatan magang bertujuan menyiapkan lulusan PE-FEUI menjadi tenaga ahli profesional yang menguasai kemampuan dalam bidang akuntansi. PE-FEUI memandang bahwa sangat penting untuk menciptakan lulusan yang tidak hanya handal dalam kemampuan teoritis tetapi juga terampil dalam praktik akuntansi saat mereka memasuki dunia kerja. 1.2 Tujuan Program Magang 1.2.1 Tujuan Umum Secara umum, program magang bertujuan untuk membantu mahasiswa mendapatkan pengalaman praktik dan mengajarkan mahasiswa untuk berkomunikasi dengan baik, manajemen waktu, kepemimpinan, serta tanggung Universitas Indonesia 1 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 2 jawab dalam menyelesaikan tugas sesuai waktu yang telah ditentukan. Sehingga mahasiswa memiliki gambaran dan pengalaman sebelum benar – benar memasuki dunia kerja seutuhnya. Selain itu, program magang dapat menciptakan keselarasan antara teori akuntansi yang didapat pada masa lingkungan perkuliahan dengan praktik akuntansi pada kenyataannya. 1.2.2 Tujuan Khusus Secara khusus, program magang ini bertujuan agar: 1. Mahasiswa dapat memahami penerapan ilmu yang telah dipelajari selama masa perkuliahan pada perusahaan. 2. Mahasiswa dapat mengasah kemampuan penyelesaian masalah yang dihadapi dengan ilmu yang telah dipelajari pada masa perkuliahan. 3. Membiasakan mahasiswa untuk cepat beradaptasi dengan lingkungan baru, yaitu lingkungan pekerjaan yang berbeda dengan lingkungan perkuliahan dimana lingkungan tersebut mengharuskan mahasiswa untuk melakukan manajemen waktu, memiliki keterampilan, memiliki komunikasi yang efektif, melakukan kerja sama dalam tim, menghadapi tekanan, serta mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. 4. Membina hubungan yang baik antara FEUI dengan perusahaan tempat magang dan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tempat magang. 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan yang akan disajikan dalam laporan magang ini meliputi analisis pengendalian internal atas prosedur uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI. Secara spesifik, masalah yang akan dibahas antara lain: 1. Bagaimana prosedur uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI? 2. Apakah pengeluaran uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI sudah memenuhi tujuan pengendalian internal menurut lima komponen pengendalian internal COSO? Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 3 1.4 Tempat, Waktu dan Pelaksanaan Magang Penulis telah menjalani program magang di UKM Center FEUI yang berlokasi di lantai dasar gedung perpustakaan FEUI Depok selama kurang-lebih 5 bulan (Juli 2014 – November 2014). Selama program magang berlangsung, penulis ditempatkan di Divisi Akuntansi dan Keuangan untuk membantu melakukan aktivitas pencatatan akuntansi. Divisi Akuntansi dan Keuangan UKM Center FEUI dilengkapi dengan aplikasi akuntansi berbasis excel untuk menunjang kinerja stafnya sehingga laporan keuangan akan terbentuk sendiri dari jurnal yang diinput kecuali Catatan Laporan Atas Laporan Keuangan. Aktivitas akuntansi yang penulis kerjakan selama program magang, antara lain: 1. Menerima dan mendokumentasikan semua bukti transaksi dari Staf Keuangan. 2. Melakukan pencatatan jurnal akuntansi dari bukti-bukti transaksi termasuk pengeluaran kas atas uang muka kegiatan dan pertanggungjawabannya. 3. Melakukan pencatatan jurnal penyusutan atas aset tetap lembaga. 4. Membuat Catatan Atas Laporan Keuangan Lembaga. 1.5 Ruang Lingkup Penulisan Setiap mahasiswa Ektensi FEUI yang telah menyelesaikan program magangnya diwajibkan untuk membuat Laporan Magang sebagai karya akhir dan juga prasyarat kelulusan bagi mahasiswa yang bersangkutan. Adapun laporan magang ini berisi tentang kegiatan-kegiatan penulis selama melaksanakan program magang seperti yang telah dijelaskan pada sub-bab sebelumnya. Ruang lingkup penulisan dalam laporan magang ini adalah terbatas mengenai akun uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI. 1.6 Sistematika Penulisan Penulis membagi penulisan laporan magang ini menjadi 5 (lima) bab, dengan tujuan untuk mempermudah penulis dalam penyajian laporan magang serta mempermudah pembaca untuk menjelaskan isi dari laporan magang ini. Penulisan laporan ini terdiri atas rincian sebagai berikut: Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 4 BAB I: Pendahuluan Bab ini menjelaskan tentang latar belakang dilaksanakannya program magang dan tujuan pelaksanaan magang, tujuan penulisan, tempat dan waktu serta kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan program magang, ruang lingkup penulisan laporan dan juga sistematika penulisan laporan magang. BAB II: Landasan Teori Bab ini mencakup landasan teori yang mendukung tema laporan yang terdiri dari pengertian kas dan setara kas serta biaya dibayar dimuka, pengklasifikasian dan penyajian aset lancar, pengendalian internal, manajemen risiko, dan pendekatan siklus transaksi akuntansi. BAB III: Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menjelaskan mengenai profil perusahaan UKM Center FEUI tempat penulis melaksanakan kegiatan magang dan menjadi sumber data dalam penulisan karya akhir ini selama kurang-lebih 5 bulan. BAB IV: Pembahasan Bab ini menjelaskan analisa pengendalian internal atas prosedur uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI yang mencakup: pengertian uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI beserta pengklasifikasian dan penyajiannya pada aset lancar, pengendalian internal dan manajemen risiko atas uang muka kegiatan, serta manajemen kas atas uang muka kegiatan yang diterapkan pada UKM Center FEUI. BAB V : Kesimpulan dan Saran Bab ini berisikan tentang kesimpulan yang penulis dapat dari seluruh isi karya akhir dan memuat saran yang ditujukan kepada UKM Center FEUI berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang didapat oleh penulis selama kegiatan magang berlangsung. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Kas dan Setara Kas Berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) 1 (Revisi 2013), akun yang termasuk dalam kelompok aset lancar, salah satunya adalah akun Kas atau Setara Kas. PSAK ini juga mengatur pengklasifikasikan suatu aset dikategorikan sebagai aset lancar atau tidak lancar. Entitas dapat mengklasifikasikan aset sebagai aset lancar, jika: 1. Entitas mengharapkan akan merealisasikan aset, atau bermaksud untuk menjual atau menggunakannya, dalam siklus operasi normal. 2. Entitas memiliki aset untuk tujuan diperdagangkan. 3. Entitas mengharapkan akan merealisasikan aset dalam jangka waktu dua belas bulan setelah periode laporan. 4. Kas atau setara kas, kecuali yang dibatasi sehingga tidak dapat dipertukarkan atau digunakan untuk menyelesaikan liabilitas sekurang-kurangnya dua belas bulan setelah periode laporan. Kas dan Setara Kas berdasarkan PSAK No. 2 (Revisi 2009) yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indoneisa (IAI) tentang Laporan Arus Kas, terdiri dari: 1. Kas, terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. 2. Setara Kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan dapat dikonversi menjadi kas secara cepat dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Sedangkan menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), di dalam bukunya yang berjudul “Auditing and Assurance Services”, berdasarkan jenisnya akun kas dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu: 1. Akun Kas Umum, yaitu akun kas yang penting bagi sebagian organisasi karena hampir semua penerimaan dan pengeluaran kas melalui akun ini. Universitas Indonesia 5 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 6 2. Akun Impres, biasanya digunakan untuk pembayaran yang sifatnya tetap, seperti penggajian. Perusahaan membuat akun penggajian impres (rekening bank) terpisah untuk meningkatkan pengendalian internal pembayaran gaji. Satu-satunya setoran ke dalam akun impress adalah untuk penggajian mingguan dan semi bulanan dan satu-satunya pengeluaran adalah pembayaran cek kepada karyawan. 3. Akun Bank Cabang, yaitu akun bank yang berada di setiap cabang yang berguna untuk memudahkan transaksi yang terjadi di setiap cabang. 4. Dana Kas Kecil Impres, yaitu suatu pegangan kas yang dimiliki perusahaan yang berguna untuk pengeluaran yang nominalnya kecil, seperti uang makan, transpor, dan lain-lain. 5. Setara Kas, merupakan investasi perusahaan yang bersifat jangka pendek dan sangat likuid, seperti deposito berjangka, sertifikat deposito, dan lain-lain. Sekuritas yang dapat diperdagangkan dan investasi berbunga dengan jangka waktu yang lebih panjang bukan merupakan setara kas. Sesuai dengan ketentuan PSAK 1 (Revisi 2013), jumlah aset lancar yang disajikan dalam laporan posisi keuangan tidak dapat saling menghapus (offset), kecuali dimungkinkan menurut hukum. Penyajian laporan keuangan dapat dilihat dalam Tabel 2.1. Tabel 2.1 Penyajian Laporan Keuangan ASET LIABILITAS Aset Lancar Liabilitas Jangka Pendek Aset Tidak Lancar Liabilitas Jangka Panjang EKUITAS Hak non-Pengendali Ekuitas yang Dapat Diatribusikan ke Pemilik Entitas Induk Sumber : Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan 1 (Revisi 2013) Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 7 Sementara dalam hal pengungkapan, PSAK 1 (Revisi 2013) menjelaskan bahwa pengungkapan aset lancar meliputi seluruh informasi tambahan yang dibutuhkan atas apa yang disajikan dalam Laporan Posisi Keuangan. 2.2 Pengendalian Internal 2.2.1 Definisi Pengendalian Internal Pengendalian internal atau internal control memiliki arti yang luas dan tidak terbatas pada teori yang sudah ada. Menurut Romney dan Steinbart (2012) dalam bukunya Accounting Information Systems 12th edition, Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Definisi tersebut mendeskripsikan bahwa proses atau sistem pengendalian internal yang baik dan efektif memiliki misi yang tercantum, menghasilkan data yang akurat dan dapat diandalkan, mematuhi hukum yang berlaku serta kebijakan dari organisasi, mendorong efisiensi dari penggunaan aset, dan menawarkan perlindungan yang memadai terhadap aset perusahaan sehingga implementasi dari pengendalian internal tersebut dapat memacu tercapinya tujuan perusahaan dan menentukan langkah-langkah perbaikan jika diperlukan. Sementara Arens, Elder, dan Besley (2012) menjelaskan bahwa suatu sistem pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai kepada manajemen bahwa perusahaan telah mencapai tujuannnya. Kedua definisi tersebut mengacu pada konsep Committee of Sponsoring Organization of the Tradeway Commission (COSO) yang mendefinisikan pengendalian internal sebagai sebuah proses yang dipengaruhi secara keseluruhan oleh dewan direksi, pihak manajemen, dan seluruh karyawan perusahaan yang dibuat unruk memperoleh keyakinan yang memadai dalam mencapai beberapa tujuan pengendalian internal perusahaan. Kalimat “keyakinan yang memadai” memiliki maksud keterbatasan pengendalian internal dalam pelaksanaannya dikarenakan pengendalian internal merupakan suatu proses bersifat tidak absolut yang melibatkan intervensi manusia dan sangat Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 8 rentan terhadap kemungkinan adanya kecurangan (fraud) dan kesalahan manusia (human error) yang mengakibatkan proses pengendalian tersebut menjadi tidak sempurna. Pada tahun 1992 COSO berhasil membuat Control Integrated Framework yang berisikan rumusan pengertian pengendalian internal yang kemudian diterima secara luas di dunia. Kemudian tahun 2004, COSO mengembangkan Internal Control Framework dengan memasukkan unsur manajemen dan strategi menimimalisir risiko yang dikenal dengan pendekatan Enterprise Risk Management (ERM). Dengan kata lain, pengendalian internal yang berkembang saat ini telah terintegrasi dengan konsep manajemen risiko. Dalam rangka implementasi kerangka COSO mengenai pengendalian internal, Indonesia juga turut berpartisipasi mengadopsi kerangka COSO yang direpresentasikan dengan Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) SA Seksi 319 yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). Dalam SPAP disebutkan bahwa pengendalian internal merupakan proses yang dilakukan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lainnya dari suatu entitas untuk memberikan keyakinan yang memadai mengenai efektivitas dan efisiensi usaha, keandalan pelaportan keuangan, dan kepatuhan akan peraturan yang berlaku. Dari beberapa pengertian yang telah dijelaskan di atas, menurut Romney dan Steinbart (2012), terdapat 3 (tiga) kategori yang menjadi fokus pengendalian internal, yaitu: 1. Kategori pertama meliputi kinerja perusahaan dan tingkat keuntungan serta pengamanan sumber daya. 2. Kategori kedua berhubungan dengan persiapan penerbitan laporan keuangan termasuk laporan keuangan interim dan laporan keuangan ringkas. 3. Kategori ketiga berisi tentang kepatuhan terhadap peraturan perundanganundangan dan peraturan pelaksanaan tempat perusahaan menjadi subjek. 2.2.2 Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal Perusahaan mengaplikasikan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan dan mencegah kemungkinan terjadinya penyalahgunaan sistem. Dalam Standards of the Professional Practice of Internal Auditing Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 9 (Standard 300) dijelaskan tujuan pengendalian internal yang tercantum dalam COSO antara lain: 1. Keandalan dan integritas informasi COSO memiliki komponen informasi dan komunikasi yang memberikan penekanan terhadap informasi yang andal dan terintregrasi antara satu elemen dengan elemen lainnya terkait seluruh informasi yang ada dalam organisasi. 2. Ketaatan dan kebijakan, perencanaan, dan prosedur organisasi Merupakan salah satu satu elemen keramgka COSO yakni aktivitas pengendalian yang memberikan suatu perangkat dalam mengendalikan operasional organisasi sesuai dengan perencanaan yang diatur dalam berbagai kebijakan dan prosedur dalam organisasi. 3. Pengamanan aset, pemanfaatan sumber daya secara efisien dan ekonomis, serta pencapaian tujuan yang telah ditetapkan Dengan adanya pengendalian internal, organisasi akan memanfaaatkan semua sumber daya dan aset yang dimiliki secara efisien untuk tujuan ekonomis sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Menurut Wilkinson, et al. (2000) dalam Accounting Information Systems th 4 edition, pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting yang saling mendukung agar sistem pengendalian internal yang ada memperoleh hasil yang efektif bagi perusahaan. Adapun fungsi pengendalian internal antara lain: 1. Pencegahan (Preventive Control) Pengendalian untuk pencegahan fungsinya adalah untuk mencegah timbulnya suatu permasalahan yang akan terjadi. Mempekerjakan personil akuntansi yang berkualitas, adanya pemisahan tugas yang memadai, dan mengendalikan akses fisik atas aset, fasilitas dan informasi secara efektif merupakan beberapa contoh pengendalian pencegahan yang baik. Namun, tidak semua permasalahan mengenai pengendalian dapat dicegah. 2. Pemeriksaan (Detective Control) Pengendalian ini dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu masalah teserbut muncul. Bebarapa contoh dari pengendalian ini adalah pemeriksaan salinan atas perhitungan dan mempersiapkan rekonsiliasi bank dan neraca saldo setiap bulan. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 10 3. Korektif/Pembetulan (Corrective Control) Fungsi dari pengendalian ini adalah untuk memecahkan masalah yang ditemukan dalam preventive control dan detective control. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah atau memperbaiki masalah yang timbul, dan mengubah sistem agar masalah yang telah terjadi dapat diminimalisir atau dihilangkan di masa mendatang. Contoh dari pengendalian ini adalah pemeliharaan salinan cadangan atas transaksi dan file utama dan mengikuti prosedur untuk memperbaiki kesalahan memasukkan data. 2.2.3 Kerangka Pengendalian Internal COSO Setiap organisasi atau perusahaan pasti memiliki kebutuhan akan pengendalian internal dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, dalam menjalankan operasinya perusahaan sebaiknya memiliki suatu landasan yang dapat dijadikan benchmarking dalam rangka menciptakan pengendalian internal yang efektif. Landasan tersebut merupakan suatu bentuk pedoman atau best practice yang dapat menjamin efektivitas dari implementasi pengendalian internal. Disebutkan dalam Moeller (2009), COSO merupakan organisasi yang dibentuk oleh 5 (lima) organisasi akuntansi dan audit profesional yang bertujuan untuk memandu para manajemen atau pengelola perusahaan dalam mengelola organisasinya untuk mencapai pengendalian internal yang efektif dan sensitif terhadap kemungkinan timbulnya risiko-risiko potensial yang akan terjadi pada organisasi. Kerangka pengendalian internal COSO merupakan suatu kerangka fundamental yang mendefinisikan pengendalian internal secara umum, kemudian disesuaikan dengan setiap industri di tempat perusahaan beroperasi. COSO mendeskripsikan bahwa di dalam pengendalian internal terdapat lima komponen yang dirancang dan diimplementasikan oleh pihak manajemen untuk memberikan suatu assurance bahwa tujuan pengendalian akan terpenuhi. Perincian mengenai 5 (lima) komponen pengendalian berdasarkan COSO Internal Control: Intergrated Framework (2013) dapat dilihat pada Lampiran 1, sementara penjelasan mengenai COSO Cube adalah sebagai berikut:. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 11 Gambar 2.1 COSO Cube Sumber : COSO Internal Control: Integrated Framework (2013) 1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian) Control Environment atau lingkungan pengendalian merupakan tindakan, kebijakan, dan prosedur yang menjadi landasan dasar bagi elemen-elemen lainnya. Tanpa suatu lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak dapat menghasilkan pengendalian internal yang efektif. Pengendalian lingkungan yang lemah merepresentasikan kelemahan komponen lain di dalamnya. Pengendalian ini merupakan sebuah dasar dalam menentukan arahan organisasi dan mempengaruhi kesadaran orang-orang di dalamnya. Lingkungan pengendalian ini meliputi hal-hal berikut: • Integrity and ethical value • Commitment to competence • Board of Director or Audit Committee participation • Management’s philosophy and operating style • Organizational structure Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 12 2. Risk Assesment (Penilaian Risiko) Risk Assesment atau penilaian risiko merupakan elemen yang mengidentifikasi dan menganalisa adanya kemungkinan risiko yang akan timbul serta cara mengelola risiko tersebut. Penilaian risiko ini harus bersifat relevan dan menunjukkan hal-hal yang memiliki tendensi untuk menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Dalam elemen ini juga dijelaskan bahwa ketika pihak manajemen telah mengidentifikasi risiko dan mengestimasikan tingkat signifikansi dari risiko tersebut dengan menilai dan membandingkan dengan risiko-risiko yang telah terjadi sebelumnya, maka pada akhirnya manajemen akan mengembangkan tindakan khusus yang perlu diimplementasikan guna meminimalisir risiko sampai titik batas yang dapat ditoleransi oleh organisasi atau perusahaan. 3. Control Activities (Aktivitas Pengendalian) Control Activities atau aktivitas pengendalian merupakan elemen yang mencakup kebijakan dan prosedur atau tindakan-tindakan yang dibuat oleh manajemen untuk meminimalisir risiko terjadinya kesalahan dan kecurangan dalam mewujudkan tujuan perusahaan dalam suatu proses pengendalian. Aktivitas pengendalian dapat dijalankan oleh perusahaan secara manual atau aplikasi otomatis. Secara umum, Elder, et al. mengklasifikasikan aktivitas pengendalian menjadi 5 macam, yakni: a. Adequate Separation of Duties Terdapat empat klasifikasi di dalam aktivitas pengendalian ini, diantaranya: • Separation of Custody of Asset from Accounting Untuk mencegah terjadinya kecurangan atas aset perusahaan, karyawan yang menyimpan aset tidak boleh bertanggung jawab terhadap pencatatan atas aset tersebut. Apabila dilakukan oleh orang yang sama, kedua fungsi tersebut cenderung memiliki risiko yang besar terhadap kecurangan yang akan terjadi. Contoh: Kasir bertugas untuk menerima kas sekaligus mencatat kas dan transaksi penjualan. Risiko yang akan terjadi, kasir dapat saja tidak mencatat adanya transaksi penjualan dan melakukan penjualan fiktif. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 13 • Separation of the Authorization of Transaction from the Custody of Related Asset Otorisasi transaksi bertujuan untuk mencegah karyawan memiliki kendali terhadap aset terkait dalam rangka untuk mengurangi risiko terjadinya penggelapan aset. Contoh: Orang yang mengesahkan suatu faktur pembayaran dengan yang melakukan tanda tangan cek pembayaran tersebut tidak boleh dilakukan oleh orang yang sama. • Separation of Operational Responsibility from Record-Keeping Responsibity Dalam fungsi pengawasan, pencatatan sebaiknya dilakukan oleh departemen atau divisi yang berbeda. Contoh: Departemen atau divisi yang menyiapkan pencatatannya sendiri kemungkinan besar dapat melakukan perubahan dengan tujuan untuk meningkatkan hasil kinerjanya. • Separation of IT Duties from User Departments Pemisahan otorisasi, pencatatan, dan penyimpanan harus tetap jelas pada setiap departemen walaupun tingkat kompleksitas sistem teknologi informasi meningkat. Contoh: Terdapat pengendalian otorisasi aplikasi. b. Proper Authorization of Transactions and Activities Untuk mencegah adanya pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab memanfaatkan aset perusahaan demi kepentingan pribadi, perlu diimplementasikan otorisasi secara tepat. Otorisasi yang dilakukan dapat bersifat umum dan khusus. Dalam otorisasi yang bersifat umum, manajemen membuat kebijakan kepada bawahan untuk menerapkan otorisasi umum dengan menyetujui semua transaksi dalam batas yang telah ditetapkan perusahaan, seperti penerbitan daftar harga tetap. Sementara pada otorisasi khusus diterapkan pada transaksi yang bersifat khusus, seperti otorisasi atas sebuah transaksi penjualan oleh manajer penjualan untuk sebuah perusahaan mobil bekas. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 14 c. Adequate Documents and Records Physical of Control over Assets and Records Dokumen dan catatan merupakan objek fisik utama dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan. Banyak diantara dokumen tersebut disimpan dalam arsip komputer dan dicetak dalam bentuk hardcopy. Contoh: Departemen Penerimaan Barang mengisi laporan peneriman ketika bahan baku diterima. Dengan kata lain, Departemen Utang Dagang dapat melakukan verifikasi atas kuantitas dan deskripsi barang pada faktur pemasok dengan membandingkannya dengan informasi yang ada pada laporan penerimaan. d. Physical Control over Assets and Records Perlindungan atas aset perusahaan harus diterapkan oleh perusahaan. Apabila aset tersebut tidak terlindungi, maka akan terjadi tindakan pencurian, kerusakan, kehilangan yang akan menyulitkan pencatatan keseluruhan operasi. Hal ini juga bersingggungan dengan perlindungan atas aplikasi yang terkomputerisasi. Apabila aplikasi yang terkomputerisasi tidak dilindungi, akan mengakibatkan data yang tersimpan mengalami kerusakan dan kehilangan. e. Independent Checks on Performance Komponen-komponen di atas harus dicek secara rutin dan seksama dikarenakan pengendalian akan selalu mengalami perubahan seiring dengan perkembangan waktu. Pihak manajemen harus memiliki kepekaan dan mengambil suatu tindakan apabila terjadi perubahan pengendalian internal. 4. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi) Information and Communication atau informasi dan komunikasi merupakan elemen yang memiliki fungsi memberikan informasi yang diperlukan untuk para pemangku pengendalian kepentingan operasi dalam perusahaan. pelaksanaan, Informasi pengelolaan, yang relevan dan harus dikomunikasikan secara tepat agar pihak yang berkepentingan dapat menyelesaikan tugasnya sesuai dengan timeline yang telah disepakati sejak Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 15 awal. Komunikasi yang efektif sebaiknya diimplementasikan pada seluruh level organisasi. 5. Monitoring (Pemantauan) Monitoring atau pemantauan merupakan elemen yang berkaitan dengan proses penilalian dan pengawasan terhadap seluruh fungsi dan pelaksanaan pengendalian internal di setiap level organisasi termasuk di dalamnya fungsi audit internal untuk memberikan keyakinan bahwa pengendalian internal telah dilaksanakan secara optimal. Informasi yang dinilai dalam fungsi pemantauan dapat berasal dari berbagai sumber, termasuk pemahaman terhadap pengendalian internal yang ada, laporan auditor internal, laporan oleh regulator, feedback dari bagian operasi dan pengaduan konsumen. 2.2.4 Pengendalian Internal atas Kas Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), sistem pengendalian internal terhadap kas adalah semua sarana, alat, mekanisme yang digunakan untuk mengamankan, mencegah pemborosan dan penyalahgunaan kas, menjamin ketelitian, mendorong efisiensi dipatuhinya kebijakan manajemen kas. Dengan kata lain, pengendalian internal harus dapat memastikan bahwa seluruh transaksi kas telah diotorisasi, dicatat, dan diproses dengan benar serta kas telah tersimpan dengan aman dan dimanfaatkan secara efektif sehingga saldo kas dalam neraca memiliki keandalan yang tinggi. Kebutuhan akan pengendalian internal atas kas dirancang untuk menjamin bahwa: 1. Kebutuhan atas budget dan ramalan untuk merencanakan dan mengendalikan arus kas telah layak. 2. Peraturan dan prosedur untuk memperoleh dana yang dibutuhkan dan investasi atas dana lebih telah sesuai. 3. Pemisahan atas pengamanan, pencatatan, dan fungsi otorisasi yang terkait dengan kas telah memiliki kelayakan yang tinggi. 4. Pencatatan atas seluruh transaksi kas yang diterima, termasuk seluruh kas yang diterima secara harian telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang sesuai dengan tujuan. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 16 5. Keamanan fisik atas kas, termasuk penggunaan locked cash registers, lock boxes, dan safes telah memadai. 6. Pembatasan atas akses kas dan aktivitas yang terkait dengan kas telah memadai. Laporan keuangan merupakan hasil akhir dari suatu siklus akuntansi termasuk siklus manajemen kas dimana laporan keuangan digunakan oleh berbagai pihak guna mengetahui informasi laporan keuangan yang relevan. Informasi yang disajikan merupakan kondisi yang sebenarnya terjadi. Namun pada kenyataannya, banyak penyalahgunaan terhadap laporan tersebut seperti kecurangan yang akan menyesatkan bagi para penggunan terutama dalam pengambilan keputusan. Di bawah ini diuraikan mengenai jenis-jenis penyalahgunaan kas dalam hal pencatatan laporan keuangan yang diungkapkan oleh Association of Certified Fraud Examiners (2014): 1. Embezzlement Merupakan tindakan kecurangan dalam bentuk penggelapan hak milik organisasi untuk kepentingan pribadi (seperti penggunaan kas kecil, pembuatan faktur tagihan fiktif, penggelembungan biaya perjalanan dinas, dan lain-lain). 2. Kiting Merupakan suatu tindak kecurangan dengan cara memanfaatkan transfer bank yang dilakukan dalam bentuk pengiriman transfer uang ke rekening sebuah institusi boneka (dummy institution), seperti pendepositoan uang proyek terlebih dahulu untuk mendapatkan bunganya dan baru disetor kemudian pada saat akhir masa anggaran. 3. Larceny Merupakan kecurangan yang dilakukan oleh oknum yang sebenarnya tidak memiliki otoritas atas fungsi yang dicuranginya. Contohnya: pembuatan cek kosong, pengeluaran uang kas tanpa izin pemilik otoritas. 4. Lapping Merupakan tindak kecurangan dalam bentuk penyalahgunaan hasil pembayaran tagihan dari pelanggan untuk kepentingan pribadi. Contohnya: Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 17 fisik uang yang diterima perusahaan tidak langsung disetorkan dan dicatat kedalam kas perusahaan. Bentuk-bentuk kecurangan dan penyalahgunaan terkait pencatatan laporan keuangan lebih lanjut dapat dilihat pada Lampiran 2. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 BAB III GAMBARAN UMUM UKM CENTER FEUI 3.1 Sejarah dan Profil UKM Center FEUI Pada tahun 2005, PBB menetapkan tahun 2005 sebagai International Year of Microcredit dalam rangka penanggulangan kemiskinan melalui pengembangan usaha mikro kecil. Di tahun yang sama, Dekan Fakultas Ekonomi UI juga merasakan perlunya dibentuk suatu lembaga di bawah payung fakultas yang fokus di kegiatan pengabdian masyarakat, sehingga dapat semakin memperkuat pengalaman tri dharma perguruan tinggi, yaitu pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Kombinasi dari kedua hal tersebut kemudian saat itu melatarbelakangi pendirian UKM Center FEUI, yang disahkan melalui SK Dekan No. KPTS/229/D/2005, tepatnya pada 20 Mei 2005, di mana Ibu Dr. Ir. Nining I Soesilo, MA diangkat sebagai Kepala UKM Center FEUI. Kegiatan UKM Center FEUI fokus pada kegiatan pemberdayaan Usaha Kecil Mikro dan pendorongan semangat kewirausahaan. Selain kegiatan-kegiatan berupa peningkatan kapasitas seperti pelatihan, inkubasi, dan mentoring bisnis; UKM Center FEUI aktif dalam kegiatan-kegiatan penelitian dan advokasi di bidang pemberdayaan Usaha Kecil Mikro, Keuangan Mikro, dan kewirausahaan, serta aktif membangun komunitas wirausaha mikro kecil hingga wirausaha pemuda dan pemula, melalui kegiatan-kegiatan seperti Bedah UKM (rutin), dan pemberian penghargaan. Selain itu, UKM Center FEUI juga aktif dalam menjembatani pelaku UKM kepada akses modal melalui program UMi Fund (pinjaman Ultra Mikro untuk perempuan wirausaha mikro di sekitar Depok yang dibiayai oleh dana swadaya lembaga) dan melalui penyaluran pinjaman, dari dana Program Kemitraan dan Bina Lingkungan BUMN, kepada pelaku Usaha Mikro yang belum bankable. Sebagai sebuah lembaga pemberdayaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UKM) dan pendorong semangat kewirausahaan, beberapa data-data atau statistik penting yang mendasari keberadaan UKM Center FEUI di tengahtengah masyarakat, antara lain: Universitas Indonesia 18 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 19 1. Menurut World Bank (2008) sekitar 100 juta penduduk Indonesia hidup di bawah USD 2/orang/hari (PPP); sementara dengan garis kemiskinan nasional (yaitu sekitar Rp 230,000/orang/bulan), jumlah penduduk miskin kita sekitar 30 juta jiwa (BPS, 2012). Jumlah ini lebih banyak daripada seluruh penduduk Malaysia. 2. Sekitar 92% tenaga kerja Indonesia bekerja di sektor informal atau tanpa kontrak (World Bank, 2012). 3. Tingkat lama pendidikan masyarakat Indonesia baru sekitar 7,9 tahun (BPS, 2011). 4. Indonesia masih membutuhkan sekitar 1 juta wirausaha baru untuk mencapai kebutuhan 2% penduduk sebagai wirausaha. 5. Pelaku UKM Indonesia sekitar 55 juta unit, dimana 98,82% merupakan usaha mikro (BPS, 2011) yang umumnya berorientasi usaha survival (bertahan), belum entrepreneurial (tumbuh dan berkembang). Dari aspek penyerapan tenaga kerja, Usaha Mikro secara umum baru mempekerjakan diri sendiri, belum menciptakan lapangan kerja untuk orang lain. 6. Sekitar 80% dari pelaku usaha mikro Indonesia belum memiliki akses terhadap layanan keuangan formal (berbagai sumber) Visi UKM Center FEUI adalah sebagai pusat pemberdayaan Usaha Mikro Kecil dan pendorong semangat kewirausahaan yang terintegrasi, progresif, dan mampu memberikan kontribusi nyata bagi masyarakat dan negara. UKM Center FEUI juga memiliki beberapa misi, antara lain: 1. Memberdayakan wirausaha mikro dan kecil melalui berbagai kegiatan pembangunan karakter dan peningkatan kapasitas kewirausahaan. 2. Mendorong semangat kewirausahaan pada generasi muda secara berkelanjutan. 3. Melakukan kajian serta advokasi kebijakan dan implementasinya, dalam rangka memajukan usaha mikro dan kecil. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 20 3.2 Struktur UKM Center FEUI Pimpinan tertinggi UKM Center FEUI dijabat oleh seorang Kepala Lembaga. Struktur organisasi perusahaan tersebut, dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini mengenai hierarki UKM Center FEUI. Kepala Lembaga merupakan pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab dalam seluruh pelaksanaan program kerja UKM Center FEUI. Dalam operasional kerjanya Kepala Lembaga mengawasi serta menkoordinasikan seluruh aktivitas perusahaan yang dibantu oleh Wakil Kepala Lembaga, yang kemudian membawahi beberapa divisi, antara lain Akuntansi dan Keuangan, Penelitian dan Advokasi, Laboratorium Kredit Mikro, Pengembangan Komunitas, Humas dan Publikasi, Pembangunan Modal Manusia. Selama program magang berlangsung, penulis ditempatkan di Divisi Akuntansi dan Keuangan. Divisi Akuntansi dan Keuangan terdiri dari seorang Kepala Akuntansi dan Keuangan, seorang Staf Keuangan dan penulis yang berperan sebagai Staf Akuntansi berstatus magang. Gambar 3.1 Struktur Organisasi UKM Center FEUI Sumber : UKM Center FEUI Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 21 3.3 Program Kerja UKM Center FEUI Program kerja UKM Center FEUI, antara lain: 1. Bedah UKM – merupakan kegiatan ajang silaturahmi, berbagi pengalaman dan tips jitu sukses berusaha, serta ajang membangkitkan motivasi dan semangat usaha. Forum ini menghadirkan pelaku usaha yang sudah lebih sukses sebagai narasumber dan diselenggarakan sekitar sebulan sekali. 2. Penghargaan dan Lomba – merupakan kegiatan membangun iklim apresiasi atas keberanian dan daya juang para pelaku usaha mikro dan juga kreatifitas para wirausaha muda”. Untuk saat ini, UKM Center FEUI memiliki 3 program penghargaan, yaitu Indonesia Migrant Workers Awards atau IMWA (penghargaan untuk TKI Purna yang berwirausaha, inisiasi UKM Center FEUI), Wirausaha Muda Mandiri atau WMM (turut digagas oleh UKM Center FEUI untuk Bank Mandiri, sekarang menjadi mitra pelaksana untuk area Jabodetabek), dan Citi Microntrepreneurship Awards atau CMA (sebagai Mitra Pelaksanaan program CSR Citibank Indonesia). 3. Laboratorium Kredit Ultra Mikro – merupakan laboratorium praktik penyaluran kredit Ultra Mikro (Rp 500 ribu s.d 2 juta) untuk membuka akses modal usaha kepada kalangan pra-sejahtera yang non-bankable; dan penyaluran kredit Program Kemitraan BUMN. 4. Program Fasilitasi Pinjaman Program Kemitraan BUMN – merupakan laboratorium praktik fasilitasi penyaluran kredit sampai dengan Rp 75 juta, dari BUMN kepada pelaku usaha mikro dan kecil yang belum dapat memenuhi persyaratan resmi perbankan (non-bankable). 5. Pelatihan, Workshop, dan Seminar Kapasitas Kewirausahaan – merupakan pelatihan-pelatihan mencakup tema motivasi dan orientasi usaha, konsep dan rencana bisnis, manajemen keuangan, manajemen operasi, manajemen SDM, manajemen pemasaran, dan legalisasi usaha”. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 22 6. Pelatihan Replikasi UKM Center FEUI – merupakan ajang berbagi pemikiran dan pengalaman kepada perguruan tinggi maupun lembaga yang tertarik untuk memberdayakan UKM dan mendorong kewirausahaan. 7. Inkubasi Bisnis – merupakan pendampingan wirausaha pemula untuk menjadi wirausaha tangguh, bertanggung jawab sosial, dan professional. 8. Penelitian dan Advokasi – merupakan kegiatan penelitian untuk menjadi dasar sosialisasi dan penyampaian rekomendasi atau advokasi kebijakan seputar UKM dan kewirausahaan”. 9. Pameran – merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memamerkan produkproduk pelaku usaha mitra, agar dikenal oleh lebih banyak pihak agar dapat membuka jalan untuk berkenalan dengan calon-calon mitra usaha potensial. Mitra sinergi UKM Center FEUI, antara lain: 1. Kementerian Koperasi dan UKM 2. Bank Indonesia 3. Bappenas 4. Kementerian Perdagangan 5. Kementerian Pemberdayaan Perempuan 6. Kementerian Kelautan dan Perikanan 7. Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal 8. Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia 9. Kementerian Luar Negeri 10. Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi 11. Pemerintah Provinsi DKI. Jakarta 12. Dan lain-lain Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 23 3.4 Uang Muka Kegiatan per 31 November 2014 UKM Center FEUI melakukan kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan di atas dengan memberikan uang muka kegiatan kepada pimpinan kegiatan terlebih dahulu sebagai modal kerja atau setup cost untuk melakukan kegiatan. Uang muka kegiatan tersebut kemudian akan diakui dan dicatat beban kegiatannya ketika pimpinan kegiatan menyerahkan pertanggungjawaban atas pengelolaan uang muka kegiatan tersebut. Jumlah uang muka kegiatan per 31 November 2014 adalah Rp. 294.518.753 atau setara dengan 5,17% dari total aset. Perincian uang muka kegiatan dapat dilihat dalam Tabel 3.1. Tabel 3.1 Uang Muka Kegiatan per 31 November 2014 No. Kegiatan Nominal (Rp) 1 Citi Microfinance Award 2014 78.899.500 2 World Bank 2014 74.569.150 3 Gathering Internationa Labor Organization (ILO) 2014 55.650.000 4 Pelatihan Aneka Tambang (ANTAM) 2014 40.495.000 5 Bedah UKM 2014 6 Lain-lain 7.657.500 37.247.603 294.518.753 TOTAL Sumber: UKM Center FEUI Saldo uang muka kegiatan yang tercatat di atas merupakan uang yang dikeluarkan lembaga kepada Pimpinan Kegiatan, namun belum dipertanggungjawabkan oleh pimpinan kegiatan. Saldo uang muka kegiatan akan berkurang atau habis pada saat laporan pertanggungjawaban pengelolaan uang muka kegiatan diserahkan kepada Divisi Akuntansi dan Keuangan. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Uang Muka Kegiatan Uang muka kegiatan pada UKM Center FEUI adalah sejumlah kas yang dikeluarkan oleh kasir lembaga kepada Pimpinan Kegiatan sebagai setup cost untuk persiapan kegiatan suatu proyek yang akan berlangsung. Uang muka kegiatan disajikan dalam aset lancar pada Laporan Posisi Keuangan UKM Center FEUI. Pengungkapan uang muka kegiatan di Catatan Atas Laporan Keuangan memberikan informasi mengenai uang muka kegiatan apa saja yang masih belum dipertanggungjawabakan oleh pimpinan kegiatan untuk masing-masing kegiatan. Beban kegiatan diakui pada saat Pimpinan Kegiatan memberikan laporan pertanggungjawaban pengelolaan uang muka kegiatan. Jumlah pertanggungjawaban uang muka kegiatan bisa saja lebih kecil atau lebih besar dari uang muka kegiatan yang dicairkan (defisit/surplus). Uang muka kegiatan dikeluarkan sesuai dengan jumlah pengajuan uang muka kegiatan pada dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang telah disetujui, terlepas pelunasan atau penerimaan kas dari klien sudah dilaksanakan atau belum. Pimpinan Kegiatan bertanggung jawab penuh terhadap pengelolaan uang muka kegiatan. Pengelolaan uang muka kegiatan dilakukan sesuai dengan dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh Pimpinan Kegiatan untuk masing-masing kegiatan. Aktivitas-aktivitas pembiayaan uang muka kegiatan antara lain: tiket pesawat, akomodasi dan transportasi, perdiem, rapat, konsumsi, sewa gedung, team support, alat tulis, hadiah, dan lain-lain. Diskresi dalam hal pengelolaan uang muka oleh Pimpinan Kegiatan diperbolehkan. Artinya, Pimpinan Kegiatan diperbolehkan memakai uang muka kegiatan untuk membiayai hal-hal yang sebelumnya tidak tercantum dalam dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan selama diskresi tersebut memiliki alasan yang kuat untuk melakukan pembiayaan tersebut. Diskresi dalam hal pengelolaan uang muka kegiatan contohnya: Pada saat pelaksanaan kegiatan Pimpinan Kegiatan merasa perlu tenaga tambahan untuk ikut serta dalam kegiatan, Universitas Indonesia 24 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 25 Pimpinan Kegiatan akan membiayai honor tenaga pembantu tersebut dengan uang muka kegiatan walaupun honor tersebut tidak dianggarkan sebelumnya di dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Hal tersebut diperbolehkan karena memiliki manfaat langsung untuk kegiatan. 4.1.1 Jenis – Jenis Uang Muka Kegiatan Ditinjau dari pelaksanaanya, kegiatan UKM Center FEUI dapat diklasifikasikan menjadi kegiatan rutin dan non-rutin. 1. Uang Muka Kegiatan Rutin Kegiatan rutin adalah kegiatan tetap yang dilakukan lembaga dalam jangka waktu tertentu (bulanan dan tahunan). Kegiatan rutin ini menjadi program kegiatan tetap lembaga dan lebih mudah diukur dalam hal perencanaannya baik dari sisi penerimaan dan pengeluaran kas lembaga. Contoh kegiatan rutin bulanan yang dilakukan lembaga adalah “Bedah UKM”. Kegiatan ini merupakan kegiatan ajang silaturahmi, berbagi pengalaman dan tips jitu sukses berusaha, serta ajang membangkitkan motivasi dan semangat usaha. Forum ini menghadirkan pelaku usaha yang sudah lebih sukses sebagai narasumber. Kegiatan rutin tahunan merupakan kegiatan tetap yang dilakukan lembaga setiap tahun. Contoh kegiatan rutin tahunan yang dilakukan lembaga adalah “Wirausaha Muda Mandiri / WMM” dan “Citi Microfinance Award / CMA”. Kedua program ini tergolong kegiatan penghargaan dan lomba. Kegiatan-kegiatan rutin ini diklasifikasikan menjadi kegiatan rutin bertahap dan langsung. a. Uang Muka Kegiatan Rutin Bertahap Kegiatan rutin bertahap adalah kegiatan yang sifatnya bertahap sesuai termin kontrak suatu proyek yang pelaksanaannya bisa saja berbulanbulan. Contoh dari kegiatan ini adalah “CMA”. Kegiatan “CMA” adalah kontrak kerjasama yang dilakukan Citibank dengan UKM Center FEUI sebagai penyedia jasa untuk melaksanakan program penghargaan UKMUKM di seluruh Indonesia. Kegiatan ini dimulai dari tahap survey, penyaringan, lomba, dan penjurian. “CMA” sendiri memakan waktu 7 bulan dalam pelaksanaannya. Uang muka kegiatan dikeluarkan Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 26 berdasarkan setiap tahap dalam kegiatan. Kegiatan ini berlangsung mulai dari awal Agustus 2014 dan akan berakhir pada akhir Februari 2015. b. Uang Muka Kegiatan Rutin Langsung Kegiatan rutin langsung adalah kegiatan yang sifatnya singkat, artinya kegiatan hanya berlangsung dalam beberapa hari saja dan kurang dari seminggu. Kegiatan ini hanya memerlukan sekali pengeluaran uang muka kegiatan. Contoh dari kegiatan ini adalah “Bedah UKM”. Kegiatan ini merupakan kegiatan rutin bulanan yang diselenggarakan oleh UKM Center FEUI dengan tambahan modal dari sponsor untuk pendanaan kegiatan. Sponsor ”Bedah UKM” bersifat voluntary, ada atau tidak ada sponsor, kegiatan tetap berjalan. 2. Uang Muka Kegiatan Non-Rutin Kegiatan non-rutin adalah kegiatan-kegiatan tidak tetap yang dilakukan lembaga untuk menghasilkan pendapatan lembaga. Kegiatan non-rutin sulit untuk diukur dalam rencana kegiatan anggaran tahunan lembaga karena kegiatan ini dihasilkan dari proyek yang sifatnya variabel dan tidak berkesinambungan. Contoh kegiatan ini adalah “Pelatihan BTPN, Pelatihan Mandiri, Pelatihan Kolabo, Pelatihan Kemenkop, World Bank, ILO, ANTAM”. Program-program tersebut tergolong kegiatan pelatihan dan penelitian. Kegiatan-kegiatan non-rutin ini juga diklasifikasikan menjadi kegiatan non-rutin bertahap dan langsung. a. Uang Muka Kegiatan Non-Rutin Bertahap Kegiatan non-rutin bertahap adalah kegiatan yang sifatnya bertahap sesuai termin kontrak suatu proyek yang pelaksanaannya bisa saja berbulan-bulan atau bahkan lebih dari satu tahun. Contoh dari kegiatan ini adalah “Pelatihan Mandiri”. Kegiatan “Pelatihan Mandiri” adalah kontrak kerjasama yang dilakukan Bank Mandiri dengan UKM Center FEUI sebagai penyedia jasa untuk melaksanakan pelatihan manajemen keuangan bagi UKM-UKM di 14 kota yang tersebar di Indonesia. Pelatihan Mandiri berlangsung selama 7 bulan. Uang muka kegiatan dikeluarkan berdasarkan kota-kota pelaksanaan pelatihan. Kegiatan ini dimulai dari awal Mei 2014 dan berakhir pada akhir November 2014. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 27 b. Uang Muka Kegiatan Non-Rutin Langsung Kegiatan non-rutin langsung adalah kegiatan yang sifatnya sifatnya singkat, artinya kegiatan hanya berlangsung dalam beberapa hari saja dan kurang dari seminggu. Kegiatan ini hanya memerlukan sekali pengeluaran uang muka kegiatan. Contoh dari kegiatan ini adalah “Pelatihan Kemenkop”. Kegiatan ini merupakan kegiatan non-rutin yang diselenggarankan oleh UKM Center FEUI atas permintaan Kementerian Koperasi dan UKM untuk melakukan pelatihan manajemen keuangan bagi UKM-UKM terdaftar di Kementerian Koperasi dan UKM serta penyeleksian pembagian dana hibah bagi peserta pelatihan yang merupakan program Kementerian Koperasi tahun 2014. Kegiatan ini berlangsung selama 5 hari di Cisarua, Bogor pada tanggal 24 – 28 November 2014. Tabel 4.1 Jenis-jenis Uang Muka Kegiatan Tahun 2014 Jenis – Jenis Uang Muka Kegiatan Bertahap Citi Microfinance Award Uang Muka Kegiatan Rutin (CMA) Langsung Bedah UKM Wirausaha Muda Mandiri (WMM) Uang Muka Kegiatan Non-Rutin Pelatihan Mandiri Pelatihan Kemenkop Pelatihan BTPN Pelatihan Kolabo International Labor Pelatihan Aneka Tambang Organization (ILO) (ANTAM) World Bank Gathering ILO Sumber: UKM Center FEUI Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 28 4.1.2 Pihak dan Dokumen Terkait Dalam pelaksanaan prosedur uang muka kegiatan terdapat pihak-pihak terkait yang bersinggungan langsung dalam prosedur uang muka kegiatan, antara lain: 1. Klien Merupakan pihak eksternal UKM Center FEUI yang berperan sebagai pihak ketiga yang memakai jasa UKM Center FEUI untuk mengadakan suatu kegiatan sehingga menjadi sumber pendapatan lembaga. 2. Kepala Akuntansi dan Keuangan Merupakan unit kerja/department/bagian yang bertanggung jawab dalam hal yang meyangkut seluruh kegiatan keuangan dan akuntansi di UKM Center FEUI. Dalam hal ini bertanggung jawab terhadap otorisasi pengeluaran kas untuk uang muka kegiatan. 3. Staf Keuangan Merupakan unit kerja/department/bagian dibawah Kepala Akuntansi dan Keuangan UKM Center FEUI yang bertugas membuat Bank Payment Voucher sebagai dokumen kas keluar, serta pihak yang melakukan pembayaran kepada pengaju (Pimpinan Kegiatan) sesuai dengan Bank Payment Voucher yang telah diotorisasi oleh Kepala Akuntansi dan Keuangan. 4. Staf Akuntansi Merupakan unit kerja/department/bagian di bawah Kepala Akuntansi dan Keuangan UKM Center FEUI yang bertugas melakukan data entry atas pengeluaran kas untuk uang muka kegiatan ke dalam software akuntansi berdasarkan Bank Payment Voucher yang diterima dari Staf Keuangan, serta mengarsip Bank Payment Voucher dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. 5. Pimpinan Kegiatan Merupakan unit kerja independen yang berperan sebagai pimpinan suatu kegiatan dan penanggung jawab pengelolaan uang muka kegiatan. Dalam pelaksanaan prosedur uang muka kegiatan terdapat dokumendokumen terkait yang bersinggungan langsung dalam prosedur uang muka kegiatan, antara lain: Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 29 1. Rencana Pelaksanaan Kegiatan Merupakan dokumen yang berisikan deskripsi kegiatan, susunan anggota kegiatan, timeline kegiatan, dan jumlah uang muka kegiatan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan. Dokumen ini digunakan sebagai permohonan pencairan uang muka kegiatan oleh Pimpinan Kegiatan kepada Divisi Akuntansi dan Keuangan. Dokumen ini juga digunakan Divisi Akuntansi dan Keuangan sebagai dasar pengeluaran uang muka kegiatan. Bentuk dokumen ini bisa dilihat pada Lampiran 3. 2. Petty Cash Disbursement Voucher Merupakan dokumen yang digunakan oleh Staf Keuangan sebagai dasar untuk mengeluarkan uang yang berasal dari pembiayaan kas kecil. Staf Keuangan harus memastikan terlebih dahulu dokumen ini telah diotorisasi terlebih dahulu oleh Kepala Akuntansi dan Keuangan sebelum mengeluarkan kas dari kas kecil lembaga. Bentuk dokumen ini bisa dilihat pada Lampiran 4. 3. Bank Paymnet Voucher Merupakan dokumen yang digunakan oleh Staf Keuangan sebagai dasar untuk mengeluarkan uang yang berasal dari pembiayaan dari akun bank. Sama halnya seperti Petty Cash Disbursement Voucher, dokumen Bank Payment Voucher terlebih terlebih dahulu harus diotorisasi oleh Kepala Akuntansi dan Keuangan sebelum uang dikeluarkan dari rekening bank lembaga. Bentuk dokumen ini bisa dilihat pada Lampiran 5. 4.1.3 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Kegiatan Prosedur ini mengacu pada Standar Operasi Prosedur (SOP) yang dimiliki oleh UKM Center FEUI mengenai pengeluaran uang muka kegiatan, termasuk di dalamnya urutan proses pengeluaran uang muka kegiatan. Urutan proses tersebut dapat dilihat pada Lampiran 6. Prosedur Awal: 1. Pimpinan kegiatan menyerahkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan untuk suatu kegiatan kepada Staf Keuangan. Dokumen ini harus terlebih dahulu ditanda tangani Kepala Lembaga yang artinya Kepala Lembaga telah mengetahui rencana kegiatan tersebut. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 30 Prosedur Utama: 2. Staf Keuangan menerima dan memverifikasi Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang diterima dari Pimpinan Kegiatan. Menyerahkan form Rencana Pelaksanaan Kegiatan kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. Verifikasi dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan meliputi: a. Pemeriksaan tanggal penyerahan dokumen apakah telah sesuai dengan tanggal per-penyerahan. b. Pemeriksaan tanda tangan pengaju Rencana Pelaksanaan Kegiatan beserta tanda tangan Kepala Lembaga untuk meyakinkan bahwa Kepala Lembaga telah mengetahui rencana kegiatan dokumen tersebut. 3. Kepala Akuntansi dan Keuangan memverifikasi dan mengotorisasi dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Menyerahkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang telah diotorisasi kepada Staf Keuangan. Verifikasi ulang dilakukan oleh Kepala Akuntansi dan Keuangan untuk memitigasi risiko kesalahan dalam proses verifikasi yang dilakukan oleh Staf Keuangan. Otorisasi dokumen ini dimaksudkan, bahwa Kepala Akuntansi dan Keuangan sebagai pemegang otorisasi tertinggi dalam keuangan lembaga telah menyetujui pengeluaran kas untuk uang muka kegiatan. 4. Staf Keuangan membuat Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher sesuai dengan Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang telah diotorisasi. Menyerahkan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. Dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang telah diotorisasi adalah satusatunya dasar pengeluaran kas atas uang muka kegiatan. 5. Kepala Akuntansi dan Keuangan memverifikasi dan mengotorisasi Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher dengan Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang sudah diotorisasi. Menyerahkan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang telah diotorisasi kepada Staf Keuangan. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 31 Kepala Akuntasi memastikan apakah Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang disiapkan oleh Staf Keuangan telah sesuai dengan dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan apa tidak. Setelah melakukan verifikasi, Kepala Akuntansi dan Keuangan akan mengotorisasi Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher dengan cara menandatangani kolom “Approved by” pada dokumen tersebut. (Lihat Lampiran 4 dan 5) 6. Staf Keuangan menyiapkan pencairan uang muka kegiatan kepada Pimpinan Kegiatan sesuai dengan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang sudah diotorisasi. Mendistribusikan salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher kepada Staf Akuntansi. Sistem pencairan secara kas atau transfer bank kepada Pimpinan Kegiatan tergantung dari dokumen yang digunakan. Petty Cash Disbursement Voucher dipakai untuk pencairan dana secara tunai, sedangkan Bank Payment Voucher dipakai untuk pencairan dana secara transfer. Salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang diberikan kepada Staf Akuntansi adalah rangkap karbon Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher. Prosedur Akhir: 7. Pimpinan Kegiatan menerima pembayaran melalui transfer atau tunai serta menandatangani Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang disediakan oleh Staf Keuangan kemudian menyimpan salinannya. Staf Keuangan dan Pimpinan Kegiatan masing-masing menyimpan satu salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher. Salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher adalah rangkap karbon dokumen tersebut. Salinan ini akan menjadi bukti bahwa Pimpinan Kegiatan dan Staf Keuangan telah sama-sama selesai melaksanakan hak dan kewajibannya terkait prosedur pengeluaran uang muka kegiatan. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 32 Staf Akuntansi melakukan data entry atas pembayaran pengajuan Rencana Pelaksanaan Kegiatan serta mengarsip dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan dan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher. Staf Akuntansi melakukan data entry menggunakan program akuntansi berbasis excel. 4.1.4 Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Kegiatan Prosedur ini mengacu pada Standar Operasi Prosedur (SOP) yang dimiliki oleh UKM Center FEUI mengenai pertanggungjawaban uang muka kegiatan, termasuk di dalamnya urutan proses pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Urutan proses tersebut dapat dilihat pada Lampiran 7. Prosedur Awal: 1. Pimpinan Kegiatan menyerahkan bukti transaksi dan salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher sebagai bentuk pertanggungjawaban pemakaian uang muka kegiatan kepada Staf Keuangan. Salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher digunakan untuk dicocokkan pada Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher asli yang dipegang oleh Staf Keuangan. Prosedur Utama: 2. Staf Keuangan menerima dan memverifikasi salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher dari pimpinan kegiatan dengan laporan pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Menyiapkan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher. Menyerahkan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher atau Cash Receipt Voucher kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher dibuat berdasarkan laporan pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Artinya apabila pertanggungjawaban uang muka kegiatan mengalami difisit, Staf Keuangan akan menyiapkan Petty Cash Disbursement Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 33 Voucher. Sedangkan apabila pertanggungjawaban uang muka kegiatan mengalami surplus, Staf Keuangan akan menyiapkan Cash Receipt Voucher. 3. Kepala Akuntansi dan Keuangan memverifikasi dan mengotorisasi Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher. Menyerahkan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher yang telah diotorisasi kepada Staf Keuangan. Kepala Akuntasi memastikan apakah Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang disiapkan oleh Staf Keuangan telah sesuai dengan jumlah laporan pertanggungjawaban uang mukan kegiatan. Setelah melakukan verifikasi, Kepala Akuntansi dan Keuangan akan mengotorisasi Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher dengan cara menandatangani kolom “Approved by” pada dokumen tersebut. (Lihat Lampiran 4 dan 5) 4. Staf Keuangan menyiapkan pembayaran sesuai degan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang sudah diotorisasi atau menerima uang sesuai dengan Cash Receipt Voucher yang sudah diotorisasi dari Pengaju. Mendistribusikan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher beserta bukti transaksi kepada Staf Akuntansi. Salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher yang diberikan kepada Staf Akuntansi adalah rangkap karbon Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher. Prosedur Akhir: 5. Pimpinan Kegiatan menerima uang atau memberikan uang serta menandatangani Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher yang disediakan oleh Staf Keuangan. Staf Keuangan dan Pimpinan Kegiatan masing-masing menyimpan satu salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher. Salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 34 Voucher atau Cash Receipt Voucher adalah rangkap karbon dokumen tersebut. Salinan ini akan menjadi bukti bahwa Pimpinan Kegiatan dan Staf Keuangan telah sama-sama selesai melaksanakan hak dan kewajibannya terkait prosedur pertanggunjawaban uang muka kegiatan. Staf Akuntansi melakukan data entry atas pertanggungjawaban uang muka kegiatan serta mengarsip laporan pertanggungjawaban uang muka kegiatan dan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher. Staf Akuntansi melakukan data entry menggunakan program akuntansi berbasis excel. 4.1.5 Jurnal Pencatatan Akuntansi Uang Muka Kegiatan Berikut ini adalah contoh transaksi yang menggambarkan prosedur pengeluaran dan pertanggungjawaban uang muka kegiatan yang terjadi di UKM Center FEUI. Penulis melampirkan contoh pencatatan akuntansi uang muka pada kegiatan CMA 2014. CMA 2014 merupakan kegiatan penghargaan dan lomba yang diklasifikasikan sebagai kegiatan rutin bertahap. Pada tanggal 23 September 2014, UKM Center FEUI mengeluarkan uang muka kegiatan sebesar Rp. 20.000.000 untuk kegiatan workshop CMA 2014. Kemudian, Pimpinan Kegiatan menyerahkan laporan pertanggungjawaban pemakaian uang muka kegiatan pada tangal 3 November 2014 dimana pertanggungjawaban uang muka kegiatan mengalami defisit yang mengharuskan lembaga me-reimburse kekurangan uang muka kegiatan tersebut. Berikut jurnal terkait pengeluaran, pertanggungjawaban, dan reimburse atas kekurangan uang muka kegiatan. Jurnal pengeluaran uang muka kegiatan rutin: (Dr) Uang Muka Kegiatan CMA Rp. 20.000.000 (Cr) Bank Rp.20.000.000 Jurnal pertanggungjawaban uang muka kegiatan rutin : (Dr) Tiket pesawat UKMC Rp. 6.448.000 (Dr) Perlengkapan workshop Rp. 185.000 Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 35 (Dr) Transportasi bandara Rp. 400.000 (Dr) Transportasi peserta + panitia Rp. 2.700.000 (Dr) Transportasi media local Rp. 500.000 (Dr) Transportasi lainnya Rp. 100.000 (Dr) Makan siang + coffee break Rp. 4.500.000 (Dr) Sewa tempat Rp. 700.000 (Dr) Biaya transport pemateri Rp. 1.000.000 (Dr) Honor penanggungjawab Rp. 700.000 (Dr) Honor asisten panitia Rp. 250.000 (Dr) Biaya transport narasumber Rp. 800.000 (Dr) Transport lokal panitia Rp. 460.000 (Dr) Biaya rapat Rp. 413.000 (Dr) Akomodasi Rp. 250.000 (Dr) Perdiem 2 orang @800rb Rp. 1.600.000 (Dr) Honor trainer UKM Center Rp.1.500.000 (Dr) Honor course leader UKM Center Rp. 500.000 (Cr) Kas* Rp. 3.006.000 (Cr) Uang Muka Kegiatan CMA Rp.20.000.000 *Terjadi defisit dalam salah satu pemakaian uang muka kegiatan CMA 2014 Contoh lainnya dalam pencatatan uang muka kegiatan yaitu uang muka kegiatan Pelatihan Kolabo 2014. Pelatihan Kolabo 2014 merupakan kegiatan pelatihan laporan keuangan untuk UKM yang diklasifikasikan sebagai kegiatan non-rutin bertahap. Pada tanggal 16 Juli 2014, UKM Center FEUI mengeluarkan uang muka kegiatan sebesar Rp. 2.525.000 untuk setup cost kegiatan tersebut. Pada hari berikutnya, yaitu tanggal 17 Juli 2014 Pimpinan Kegiatan menyerahkan laporan pertanggungjawaban pemakaian uang muka kegiatan dimana pertanggungjawaban uang muka kegiatan mengalami surplus yang mengakibatkan lembaga mendapatkan kas atas kelebihan uang muka kegiatan tersebut. Berikut jurnal terkait pengeluaran, pertanggungjawaban, dan penerimaan kas atas kelebihan uang muka kegiatan. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 36 Jurnal pengeluaran uang muka kegiatan non-rutin: (Dr) Uang Muka Kegiatan Kolabo Rp. 2.525.000 (Cr) Bank Rp. 2.525.000 Jurnal pertanggungjawaban uang muka kegiatan non-rutin : (Dr) Beban cetak banner Rp. 70.000 (Dr) Snack dan minuman Rp. 397.000 (Dr) Uang transport 19 peserta @70rb Rp. 1.330.000 (Dr) Uang lelah pembantu umum Rp. 50.000 (Dr) Kas* Rp. 678.000 (Cr) Uang Muka Kegiatan Kolabo Rp. 2.525.000 *Terjadi surplus dalam pemakaian uang muka kegiatan pelatihan Kolabo 2014 Baik kegiatan rutin maupun non-rutin tidak ada perbedaan dalam pencatatan akuntansinya. Pada sub bab 4.1.1 seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, uang muka kegiatan rutin dan non-rutin hanya dibedakan menurut waktu pelaksanaannya saja. Bentuk pencatatan yang dilakukan menggunakan program akuntansi berbasis excel pada UKM Center FEUI dapat dilihat pada Lampiran 8. 4.2 Analisis Pengendalian Internal Prosedur Uang Muka Kegiatan Berdasarkan landasan teori sebelumnya, UKM Center FEUI telah menerapkan kelima komponen pengendalian internal yang dikembangkan oleh COSO Internal Control. Analisis atas komponen pengendalian tersebut akan diuraikan sebagai berikut: Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 37 4.2.1 Lingkungan Pengendalian 1. Integrity and ethical value Untuk menjaga integritas dan nilai etika setiap karyawan UKM Center FEUI, lembaga memiliki buku saku yang berisi budaya dan nilai lembaga, antara lain: • Progresif Merupakan sifat yang menunjukkan pribadi yang terus belajar dan beradaptasi hingga akhir hayat. • Rasional Merancang, melaksanakan program, dan mengambil keputusan melalui pertimbangan logis yang artinya adalah berkarya dengan akal sehat. • Emosional Merancang, melaksanakan program, dan mengambil keputusan dengan melibatkan rasa yang artinya adalah berkarya dengan hati nurani. • Spiritual Merancang, melaksanakan program, dan mengambil keputusan dengan melibatkan Tuhan yang artinya adalah berkarya dengan keyakinan. • Kerja Tim Merupakan kerja yang tidak akan menjadi suatu karya nyata tanpa adanya kerja sama tim. • Kelimpahan Merupakan suatu rasa berkelimpahan atas apa yang telah dimiliki, sehingga dapat berbagi dimana saja dan kapan saja. • Keberlangsungan Profit diperlukan untuk menjaga keberlangsungan layanan yang diberikan. • Dampak Berkarya untuk memberikan manfaat dan pengaruh yang jelas dan terukur. Selain budaya dan nilai lembaga, buku saku lembaga juga berisi deskripsi pekerjaan dari masing-masing organ lembaga, pengupahan, dan peraturan lembaga lainnya. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 38 2. Commitment to competence Kompetensi karyawan sangat penting sehingga karyawan dalam lembaga dapat menjalankan tanggung jawabnya dan mendukung tercapainya tujuan lembaga. UKM Center FEUI sangat menyadari betapa pentingnya memiliki karyawan yang berkualitas yang memiliki kompetensi. Hal ini dibuktikan dengan beberapa pelatihan yang difasilitasi lembaga. Salah satu pelatihan yang pernah difasilitasi lembaga pada tahun 2014 adalah Cash is The King, yaitu pelatihan berbentuk workshop untuk memahami bahasa bisnis yang tak lain adalah laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca, laporan rugi laba, dan laporan arus kas. Bentuk lain peran lembaga dalam meningkatkan kompetensi karyawannya adalah dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk ikut serta dalam kegiatan-kegiatan yang diadakan UKM Center FEUI. 3. Management's philosophy and operating style Pengendalian yang efektif dalam organisasi bergantung pada filosofii manajemen. Kepala UKM Center FEUI telah mengambil tindakan-tindakan yang positif untuk mendorong pengendalian internal dalam lembaga dan menekankan pentingnya pengendalian internal tersebut. Gaya kepemimpinan Kepala Lembaga saat ini yang tegas merespon masalah terkait kinerja organ lembaga, membangun budaya rasa takut pada karyawan untuk melakukan kesalahan dalam hal apapun. Dengan gaya kepemimpinan tersebut, Kepala Lembaga secara tidak langsung telah meningkatkan pengendalian internal dalam lingkungan UKM Center FEUI. 4. Organizational structure Struktur organisasi UKM Center FEUI yang ditampilkan penulis pada gambar 3.1 di bab 3 sebelumnya mencerminkan tanggung jawab dan wewenang yang berbeda pada masing-masing organ lembaga. Contoh tanggung jawab dan wewenang yang berbeda tercermin pada deskripsi pekerjaan berikut ini: • Kepala Lembaga dan Wakil Kepala Lembaga menyusun komposisi struktur organisasi, anggaran, dan program kerja. • Sekretaris Umum melakukan pengelolaan Sumber Daya Manusia mencakup: penyusunan dan pengelolaan kontrak atau surat keputusan pengangkatan Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 39 pegawai, pengelolaan proses penilaian kinerja, pengelolaan informasi kepegawaian (seperti rekapitulasi kehadiran, izin, cuti, lembur, ulang tahun, kematian, acara penting keluarga, sakit, dan lain sebagainya), dan menjaga pengamalan perangkat-perangkat kepegawaian yang ada (form cuti, lembur, verifikasi logbook, pengeluaran surat tugas, rekomendasi, dan lain sebagainya). • Kepala Akuntansi dan Keuangan mempersiapkan dan menyediakan berbagai perangkat untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional lembaga dalam bidang keuangan, logistik, dan administrasi umum sebagai sarana peningkatan kinerja lembaga. 4.2.2 Penilaian Risiko Setiap organisasi baik itu kecil ataupun besar pasti memiliki risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Sebagai salah satu lembaga akademik di beroperasi di lingkungan akademik Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, yang berkegiatan menyediakan jasa kegiatan, UKM Center FEUI sadar betul akan risiko yang dihadapi terkait dengan operasi lembaga. Menurut penulis, risiko-risiko yang dihadapi lembaga secara umum, berasal dari faktor eksternal dan internal, antara lain: 1. Faktor Internal: • Risiko pengelolaan aset lembaga. Risiko pengelolaan aset lembaga muncul sebagai akibat lemahnya sistem pengendalian internal atas aset lembaga. Termasuk dalam risiko pengelolaan aset lembaga adalah pengelolaan uang muka kegiatan oleh pihak-pihak terkait dalam prosedur uang muka kegiatan 2. Faktor Eksternal: • Risiko terkait pergantian struktur kepemimpinan. Seperti yang telah penulis jelaskan di atas bahwa UKM Center FEUI berada di bawah payung organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia dan Rektorat Universitas Indonesia. Hal ini menyebabkan pergantian Kepala Lembaga diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 40 Indonesia. Hal ini mengakibatkan budaya kerja lembaga akan berubah disebabkan gaya kepemimpinan Kepala Lembaga yang berberbeda-beda. • Risiko tuntutan hukum berkaitan dengan kontrak kerja sama dengan klien. Salah satu stakeholder lembaga adalah klien, Klien adalah pihak eksternal UKM Center FEUI yang berperan sebagai pihak ketiga yang memakai jasa UKM Center FEUI untuk mengadakan suatu kegiatan sehingga menjadi sumber pendapatan lembaga. Semua kegiatan UKM Center FEUI yang terkait penyediaan jasa ke klien memerlukan kontrak kerja sama yang memiliki kekuatan hukum di dalamnya. Risiko tuntutan hukum berkaitan dengan kontrak kerja sama dengan klien bisa muncuk apabila terjadi wan prestasi yang dilakukan oleh UKM Center FEUI. • Risiko nilai tukar mata uang asing dimana transaksi kontrak kerja sama ada yang melibatkan mata uang asing. Beberapa klien UKM Center FEUI menggunakan mata uang asing sebagai mata uang pelaporan keuangannya. Hal ini menyebabkan lembaga harus melakukan transaksi pelunasan piutangnya dalam bentuk mata uang asing. Risiko nilai tukar terjadi apabila nilai mata uang asing tersebut melemah terhadap IDR sehingga lembaga harus menerima kerugian selisih kurs. Secara lebih spesifik, penulis menyatakan bahwa terdapat risiko yang dikelompokkan sebagai faktor internal dan eksternal terkait dengan uang muka kegiatan yang ada di UKM Center FEUI, antara lain: 1. Faktor Internal a. Timeline Kegiatan Dalam melakukan kegiatan bertahap baik rutin maupun non-rutin dibutuhkan timeline pada rencana pelaksanaan kegiatannya. Timeline ini berisi program kerja dan dana yang dibutuhkan selama periode kegiatan yang disusun oleh Pimpinan Kegiatan untuk melaksanakan kegiatannya. Timeline ini juga akan digunakan oleh divisi akuntansi dan keungan sebagai dasar jadwal pengeluaran uang muka kegiatan berikutnya untuk mendanai kegiatan tersebut. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 41 Prakteknya di UKM Center FEUI, timeline kegiatan sering berubah seiring berjalannya kegiatan. Masalah timeline yang dihadapi UKM Center FEUI adalah Pimpinan Kegiatan kurang memperhitungkan kapasitas sumber daya yang dimiliki lembaga di awal perencanaan. Hal ini menyebabkan pada saat kegiatan dimulai seringkali Pimpinan Kegiatan harus merencanakan ulang kegiatan, sehingga memakan waktu lebih lama dalam pelaksanaan kegiatannya. Contohnya, dalam pelaksanaan kegiatan CMA 2014, kegiatan pengadaan barang seperti souvenir, hadiah, backdrop, banner, peralatan tulis, dll yang direncanakan pelaksanaannya dalam 1 bulan ternyata memakan waktu 4 bulan. Kegiatan pengadaan memakan waktu lebih lama 3 bulan karena Pimpinan Kegiatan tidak mampu menyediakan barang dengan jumlah dan spesifikasi yang sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan hanya dalam 1 bulan. Gambar 4.1 Timeline kegiatan CMA 2014 (Sumber : UKM Center FEUI) Contoh lainnya adalah timeline yang seharusnya digunakan oleh Divisi Akuntansi dan Keungan sebagai dasar jadwal pengeluaran uang muka kegiatan untuk mendanai kegiatan kurang dapat diandalkan. Pada gambar 4.1 dipaparkan setiap rencana aktivitas kegiatan CMA 2014 mulai dari Agustus 2014 – Februari 2015. Timeline ini terlampir pada dokumen rencana pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh Pimpinan Kegiatan. Setiap Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 42 aktivitas dijabarkan mulai dari maksud dan tujuannya sampai ke dana yang dibutuhkan dalam melakukan aktivitas tersebut. Untuk mendanai aktivitas di atas, Divisi Akuntansi dan Keuangan UKM Center FEUI seharusnya mengeluarkan uang muka kegiatan sebanyak 7 kali yang akan dibayarkan selama 7 bulan sesuai dengan timeline kegiatan pada dokumen rencana pelaksanaan kegiatan. Namun realisasinya pada kegiatan ini, jadwal pembayaran uang muka kegiatan diminta jadi lebih cepat pembayarannya oleh Pimpinan Kegiatan dengan alasan vendor meminta lebih awal untuk pembayarannya. b. Lagtime Uang Muka Kegiatan Lagtime adalah jarak waktu antara pengeluaran kas uang muka kegiatan terhadap pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Batas waktu penyampaian laporan pertanggungjawaban pengelolaan uang muka kegiatan pada standar yang dipakai UKM Center FEUI seharusnya adalah 1 minggu setelah uang muka kegiatan tersebut dikeluarkan. Jarak waktu 1 minggu ini dimaksudkan untuk mendisiplinkan Pimpinan Kegiatan dalam hal pertanggungjawaban pengelolaan uang muka. Namun pada kenyataannya, Pimpinan Kegiatan pada UKM Center FEUI masih sering telat untuk melaporkan pertanggungjawaban uang muka kegiatannya. Efek lainnya terhadap analisis lagtime ini, yaitu kurangnya keandalan laporan keuangan (neraca dan laba rugi) dalam hal menyajikan kondisi lembaga yang sesungguhnya. Uang muka kegiatan yang belum dipertanggungjawabkan akan tetap disajikan sebagai uang muka kegiatan pada aset lancar di neraca, sedangkan potensi beban yang akan terjadi atas uang muka kegiatan belum bisa menjadi beban kegiatan sehingga laba terlihat lebih besar. Contohnya pada saat uang muka kegiatan CMA 2014 dikeluarkan pada 19 Agustus 2014, 1 September 2014, 2 September 2014, 16 September 2014 dan 23 September 2014, dengan jumlah outstanding uang muka kegiatan sebesar Rp. 187.042.259 yang berimbas porsi uang muka kegiatan di neraca untuk CMA 2014 sebesar Rp. 187.042.259. Namun, pada saat Pimpinan Kegiatan CMA 2014 mempertanggungjawabkan sebagian uang muka kegiatannya pada tanggal Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 43 23 November 2014 sebesar Rp. 108.142.759, uang muka kegiatan CMA 2014 pada neraca akan berkurang Rp. 108.142.759 dan beban kegiatan bertambah Rp. 108.142.759 yang mengakibatkan pengurangan laba sebesar Rp. 108.142.759 per tanggal 23 November 2014. Porsi uang muka kegiatan CMA 2014 di neraca turun menjadi hanya sebesar Rp.78.899.500. Lagtime yang semakin singkat akan meningkatkan keandalan laporan keuanngan (neraca dan laba rugi) dalam hal menyajikan kondisi lembaga yang sesungguhnya. c. Pihak dan Dokumen Terkait Selama proses magang, penulis menemukan beberapa kasus yang dirasa penulis tidak sesuai dengan prosedur uang muka kegiatan UKM Center FEUI yang telah dijelaskan di sub bab 4.2. Pada prosedur awal pengeluaran kas uang muka kegiatan penulis menemukan kasus, antara lain: - Dijelaskan bahwa Pimpinan Kegiatan harus menyerahkan rencana pelaksanaan kegiatan kegiatan sebagai syarat mengajukan uang muka kegiatan. Namun, pada kenyataannya rencana pelaksanaan kegiatan ini tidak langsung diserahkan kepada divisi akuntansi dan keuagan dengan alasan menyusul karena membutuhkan dana secepatnya untuk menjalankan kegiatan. Jumlah pengajuan uang muka kegiatan biasanya dirangkum singkat oleh Pimpinan Kegiatan atau bahkan hanya lisan oleh Pimpinan Kegiatan. Contoh pengajuan uang muka kegiatan tanpa rencana pelaksanaan kegiatan adalah Pelatihan Bapenas 2014 pada tanggal 10 Oktober 2014. Kontrak kegiatan yang mendadak membuat Pimpinan Kegiatan tidak sempat membuat rencana pelaksanaan kegiatan. Hal ini sebenarnya tidak sesuai dengan prosedur uang muka kegiatan lembaga yang telah disahkan Kepala UKM Center FEUI yang harusnya melampirkan dokumen rencana pelaksanaan kegiatan terlebih dahulu sebagai dasar pengeluaran uang muka kegiatan. - Seringkali padatnya kerjaan Staf Keuangan pada saat Pimpinan Kegiatan mengajukan uang muka kegiatan menyebabkan Staf Keuangan hanya memverifikasi rencana pelaksanaan dengan singkat Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 44 dan kurang detil. Setelah itu dokumen rencana pelaksanaan kegiatan langsung diteruskan kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. Seharusnya Staf Keuangan melakukan verifikasi yang detil dan teliti terhadap dokumen rencana pelaksanaan kegiatan yang disampaikan oleh Pimpinan Kegiatan. - Staf Keuangan terkadang tidak langsung melakukan pengeluaran kas/bank pada saat Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang telah diotorisasi oleh Kepala Akuntansi dan Keuagan. Hal ini menyebabkan pembayaran uang muka kegiatan tertunda kepada Pimpinan Kegiatan. Setelah melakukan prosedur pengeluaran uang muka kegiatan, selanjutnya adalah prosedur pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Pada prosedur pertanggungjawaban uang muka kegiatan penulis menemukan kasus, antara lain: - Pimpinan Kegiatan sering kali tidak taat administrasi dalam hal laporan pertanggungjawabannya seperti kelalaian dalam menyimpan bukti transaksi yang menyebabkan bukti transaksi ada yang hilang sehingga jumlah nominal laporan pertanggungjawaban tidak sesuai dengan jumlah nominal pada bukti-bukti transaksi. Hal ini dapat menyulitkan Staf Keuangan memverifikasi dan Staf Akuntansi menjurnal beban kegiatan sehingga divisi akuntansi dan keuangan harus melakukan prosedur tambahan yaitu melakukan interview kepada Pimpinan Kegiatan untuk mengumpulkan data transaksi. - Verifikasi yang terburu-buru dalam memeriksa laporan pertanggungjawaban uang muka kegiatan oleh Staf Keuangan membuat beberapa transaksi pada laporan terlewatkan dan langsung diserahkan kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. Begitu juga dengan Kepala Akuntansi dan Keuangan yang telah yakin Staf Keuangan telah melakukan verifikasi dengan benar, langsung melakukan otorisasi tanpa verifikasi ulang secara detil. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 45 - Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher atas defisit atau surplus uang muka kegiatan terkadang tidak langsung diserahkan hari itu juga kepada Staf Akuntansi. Hal ini mengakibatkan saldo kas atau bank tidak tersaji secara real-time. d. Penyalahgunaan Kas Tidak ada standar baku yang mengatur batasan jumlah pengeluaran kas terkait uang muka kegiatan. UKM Center FEUI akan semampunya membiayai setup cost kegiatan selama lembaga memperoleh prediksi marjin laba yang telah ditetapkan, terlepas dari pembayaran dari klien sudah terealisasi atau belum. Kegiatan UKM Center FEUI yang besar memerlukan uang muka kegiatan yang besar pula untuk setup cost-nya sehingga akan meningkatkan risiko penyalahgunaan kas, antara lain: - Embezzlement Pelaporan pemakaian uang muka kegiatan belum tentu sepenuhnya adalah biaya yang dikeluarkan Pimpinan Kegiatan untuk menunjang aktivitas kegiatannya. Risiko fraud ini sangat tinggi karena pengelolaan uang muka kegiatan sepenuhnya ada pada Pimpinan Kegiatan. - Kiting Pengelolaan uang muka kegiatan juga sangat berisiko terhadap fraud jenis ini. Pimpinan Kegiatan berisiko melakukan pengelolaan uang muka kegiatan untuk kepentingan pribadinya dengan cara menginvestasikan uang muka kegiatan pada investasi jangka pendek. - Larceny Tipe fraud ini bisa terjadi pada kasir sebagai pemegang kas lembaga. Kasir berisiko mengeluarkan kas lembaga dengan membuat pengeluaran uang muka kegiatan fiktif. - Lapping Surplus uang muka kegiatan sering terjadi pada aktivitas kegiatan lembaga, yang artinya terjadi penerimaan kas atas kelebihan laporan pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Risiko lapping bisa terjadi dalam kondisi ini. Laporan pertanggungjawaban yang mengalami surplus Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 46 tidak langsung dilaporkan, walaupun kas secara fisik sudah diserahkan oleh Pimpinan Kegiatan. 2. Faktor Eksternal a. Klien mengalami masalah dalam kondisi keuangan, sehingga proses pelunasan piutang tertunda. Hal ini menyebabkan setup cost yang telah lembaga keluarkan belum memberikan kontribusi bagi lembaga terkait pendapatan. b. Terjadi wan prestasi atas kegiatan yang diselenggarakan, sehingga klien membatalkan kontrak kerja sama. Hal ini juga menyebabkan setup cost yang telah lembaga keluarkan tidak memberikan kontribusi bagi lembaga terkait pendapatan bahkan lembaga mengalami kerugian sebesar setup cost. 4.2.3 Aktivitas Pengendalian Beberapa sub-kompomnen aktivitas pengendalian terkait dengan prosedur uang muka kegiatan di UKM Center FEUI berdasarkan penilaian risiko di atas terdiri dari 1. Adequate Separation of Duties Aktivitas pengendalian ini berkaitan dengan risiko penyalahgunaan kas yang telah diungkapkan penulis pada komponen penilaian risiko. a. Separation of Custody of Asset from Accounting Fasilitas penyimpanan kas lembaga terdiri dari rekening bank atas nama lembaga dan kas kecil yang disimpan oleh Staf Keuangan. Pengeluaran kas baik dari bank maupun kas kecil merupakan tanggung jawab Staf Keuangan, termasuk di dalamnya pengeluaran kas uang muka kegiatan. Staf Keuangan tidak memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan akuntansi atas pengeluaran uang muka kegiatan tersebut. b. Separation of the Authorization of Transaction from the Custody of Related Asset Walaupun Kepala Akuntansi dan Keuangan memiliki wewenang dalam mengotorisasi pengeluaran kas atas uang muka kegiatan, namun Kepala Akuntansi dan Keuangan tidak memiliki akses atas kas di rekening Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 47 lembaga ataupun kas kecil yang kunci brankasnya hanya dimiliki oleh Staf Keuangan. Sama halnya dengan pengeluaran kas dari rekening bank lembaga, satu-satunya tanda tangan yang dapat mencairkan cek penarikan adalah tanda tangan Kepala Lembaga. Hal tersebut mengakibatkan setiap pembiayaan yang berasal dari rekening bank lembaga termasuk uang muka kegiatan, Staf Keuangan harus terlebih dahulu meminta tanda tangan cek penarikan kepada Kepala Lembaga. c. Separation of Operational Responsibility from Record-Keeping Responsibity Staf Akuntansi lembaga hanya berfungsi untuk mencatat segala transaksi keuangan yang terjadi di lembaga. Staf Akuntansi tidak memiliki wewenang dalam hal pengeluaran kas terkait uang muka kegiatan. 2. Proper Authorization of Transactions and Activities Aktivitas pengendalian ini berkaitan dengan risiko yang berhubungan dengan pihak dan dokumen terkait yang telah diungkapkan penulis pada komponen penilaian risiko. Pengotorisasian pengeluaran kas lembaga terkait operasional dan uang muka kegiatan.merupakan bagian dari wewenang Kepala Akuntansi dan Keuangan. Kepala Akuntansi dan Keuangan menjadikan Standar Biaya Masukan 2014 berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 72/PMK.02/2013 sebagai acuan tarif pengeluaran kas untuk setiap transaksi. Hal ini diterapkan manajemen untuk menjaga kewajaran beban, Artinya, pimpinan kegiatan tidak bisa mengajukan uang muka kegiatan lebih besar dari tarif yang telah ditetapkan. 3. Adequate Documents and Records Physical of Control over Assets and Records Aktivitas pengendalian ini berkaitan dengan risiko yang berhubungan dengan pihak dan dokumen terkait yang telah diungkapkan penulis pada komponen penilaian risiko. Staf Akuntansi mencatat seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran kas termasuk transaksi yang terkait dengan pengajuan dan pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Jumlah pengeluaran atas uang muka kegiatan dan Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 48 penerimaan kas atas surplus uang muka kegiatan dicatat dalam jurnal akuntansi sesuai dengan dokumen Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher yang didistribusikan oleh Staf Keuangan kepada Staf Akuntansi. Hal ini sesuai seperti yang dijelaskan pada prosedur uang muka kegiatan pada sub bab 4.2.2 dan 4.2.3. 4. Physical Control over Assets and Records Aktivitas pengendalian ini berkaitan dengan risiko penyalahgunaan kas serta pihak dan dokumen terkait yang telah diungkapkan penulis pada komponen penilaian risiko. UKM Center FEUI memiliki pengendalian internal yang cukup bagus dalam pendataan aset tetapnya. Hal ini dibuktikan dengan pengkodean seluruh inventaris lembaga secara elektronik untuk tujuan identifikasi, yaitu menggunakan barcode. Selain aset tetap, aset lancar juga sangat dilindungi. Divisi Akuntansi dan Keuangan melakukan cash opname untuk kas kecil setiap minggunya. Hasil cash opname akan dicocokkan dengan saldo kas yang tercatat di Laporan Keuangan lembaga. Selain melakukan pengendalian terhadap data fisik dan data akuntansi, Staf Akuntansi dan Staf Keuangan juga melakukan antisipasi kehilangan data keuangan. Tindakan antisipasi ini dilakukan dengan cara mem-backup data keuangan di hard disk eksternal masing- masing dan cloud system “Dropbox”. 5. Independent Checks on Performance Aktivitas pengendalian ini berkaitan dengan risiko timeline kegiatan dan lagtime uang muka kegiatan yang telah diungkapkan penulis pada komponen penilaian risiko. Kepala Lembaga mengambil alih dalam pengecekan rutin perihal otorisasi. Beberapa dokumen Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher dijadikan sampel untuk melakukan pengujian otoritas. Kepala Lembaga akan memeriksa dokumen tersebut terkait pengeluaran dan penerimaan kas termasuk di dalamnya pengajuan uang muka kegiatan baik defiist/surplus pada saat pertanggungjawabannya. Selain itu Kepala Lembaga juga memeriksa laporan perkembangan yang dibuat oleh Pimpiinan Kegiatan terkait kegiatan yang dilaksanakannya. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 49 6. Selain pemeriksaan di atas, terdapat beberapa pemeriksaan yang dilakukan UKM Center untuk memenuhi tools Independent Checks on Performance, antara lain: UKM Center FEUI selalu mengikuti perkembagan SBM tiap tahunnya sebagai acuan tarif pengeluaran kas untuk setiap transaksi termasuk uang muka kegiatan, Staf Akuntansi dan Staf Keuangan selalu memeriksa rutin dan memperbaharui back up datanya 4.2.4 Informasi dan Komunikasi Serta Pemantauan 1. Informasi dan Komunikasi Berbagai informasi dan komunikasi yang jelas sangat dibutuhkan dalam pengendalian internal yang efektif demi tercapainya tujuan lembaga. UKM Center FEUI membangun komunikasi yang efektif baik dengan karyawan. Sistem informasi yang ada di lembaga dirancang untuk menyediakan informasi yang memadai bagi seluruh karyawan. UKM Center FEUI memiliki berbagai fasilitas komunikasi internal lembaga, antara lain: media social group seperti Blackberry Messenger dan Whatsapp, email group seperti Gmail Group, dan webstite resmi UKM Center FEUI yang dikelola oleh Divisi Humas dan Publikasi. Dengan fasilitas komunikasi internal lembaga ini, komunikasi antar karyawan dapat terjalin dengan baik karena informasi-informasi yang berkaitan dengan lembaga dapat ditransfer dengan baik ke seluruh organ lembaga. 2. Pemantauan Pemantauan dilakukan dalam menilai kualitas dari pengendalian internal. Kepala Lembaga menggunakan beberapa jenis laporan untuk memantau aktivitas suatu kegiatan, antara lain: laporan bulanan yang dibuat oleh setiap divisi dan Laporan Keuangan Lembaga yang dibuat oleh Divisi Akuntansi dan Keuangan. Setiap divisi harus membuat laporan yang berisi ringkasan terkait aktivitas pekerjaan rutinnya sesuai wewenang dan tanggung jawabnya, termasuk perihal penting yang harus diketahui Kepala Lembaga. Contoh perihal penting yang disampaikan adalah informasi kepegawaian (seperti rekapitulasi kehadiran, izin, cuti, lembur, ulang tahun, kematian, acara penting keluarga, sakit, dan lain sebagainya) yang disampaikan Sekretaris Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 50 Umum. Laporan-laporan tersebut digunakan oleh Kepala Lembaga untuk memantau keberlangsungan dan keberhasilan lembaga dalam mencapai tujuan lembaga. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan prosedur uang muka kegiatan yang dibahas pada bab pembahasan, penulis dapat menyimpulkan: 1. Uang muka kegiatan adalah setup cost yang dipakai untuk membiayai setiap kegiatan yang bersifat proyek di UKM Center FEUI. 2. Pimpinan Kegiatan bertanggung jawab penuh terhadap pengelolaan uang muka kegiatan. 3. Uang muka kegiatan diklasifikan menjadi uang muka kegiatan rutin dan nonrutin. Kegiatan rutin terdiri dari kegiatan rutin langsung dan rutin bertahap, sedangkan kegiatan non-rutin terdiri dari kegiatan non-rutin langsung dan non-rutin bertahap. 4. Uang muka kegiatan rutin dan non-rutin hanya dibedakan menurut waktu pelaksanaannya. Baik kegiatan rutin maupun non-rutin tidak ada perbedaan dalam pencatatan akuntansinya 5. Prosedur pengeluaran uang muka kegiatan diawali dengan Pimpinan Kegiatan mengajukan dokumen Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Prosedur ini diakhiri dengan Pimpinan Kegiatan menyerahkan laporan pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Selain kesimpulan di atas, penulis juga menyimpulkan bahwa pengendalian intenal yang dilakukan oleh UKM Center FEUI atas prosedur uang muka kegiatan sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari analisis lima komponen pengendalian internal prosedur uang muka kegiatan milik COSO, antara lain: 1. Lingkungan Pengendalian UKM Center FEUI memiliki lingkungan pengendalian yang baik mulai dari integritas dan nilai etika sampai dengan struktur organisasi. Universitas Indonesia 51 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 52 2. Penilaian Risiko Risiko yang dihadapi UKM Center FEUI terkait uang muka kegiatan berasal dari faktor eksternal maupun faktor internal. Risiko eksternal yang dihadapi UKM Center FEUI berasal dari pihak eksternal lembaga, dalam hal ini klien. Sedangkan risiko internal yang dihadapi UKM Center FEUI berasal dari pihak internal lembaga, dalam hal ini Kepala Akuntansi dan Keuangan, Staf Keuangan, Staf Akuntansi, dan Pimpinan Kegiatan. 3. Aktivitas Pengendalian UKM Center FEUI sudah melakukan aktivitas pengendalian dengan cukup baik terkait penilaian risiko. 4. Informasi dan Komunikasi Serta Pemantauan UKM Center FEUI telah memiliki sistem komunikasi yang efektif. Komponen pemantauan pada UKM Center FEUI juga sudah efektif. 5.2 Saran Setelah memberikan kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan saran terkait aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh UKM Center FEUI atas prosedur uang muka kegiatan, antara lain: 1. Pimpinan kegiatan harus lebih cakap dalam membuat timeline kegiatan terkait waktu pelaksanaan dan anggaran sehingga timeline kegiatan dapat diandalkan dalam hal konsistensinya. 2. Lembaga harus memberikan sanksi terkait lagtime uang muka kegiatan. Lagtime uang muka kegiatan yang semakin singkat akan meningkatkan keandalan laporan keuanngan (neraca dan laba rugi) dalam hal menyajikan kondisi lembaga yang sesungguhnya. 3. Pihak-pihak terkait uang muka kegiatan harus menjadikan SOP prosedur uang muka kegiatan sebagai pedoman utama baik dalam prosedur pengeluaran maupun pertanggungjawaban uang muka kegiatan. Penulis merasa perlu diadakan simulasi ulang SOP terkait prosedur uang muka kegiatan agar pihakpihak terkait sadar akan peran dan tanggung jawabnya dalam prosedur tersebut. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 53 4. Baik Kepala Akuntansi dan Keuangan maupun Kepala Lembaga harus lebih aktif memantau aktivitas kas suatu kegiatan. Risiko penyalahgunaan kas seperti Embezzlement, Kiting, Larceny, dan Lapping terkait prosedur uang muka kegiatan bisa dimitigasi dengan cara melakukan aktivitas pemantauan rutin terhadap pihak-pihak terkait kegiatan. Mitigasi risko ini juga bisa dilakukan dengan pelatihan nilai dan moral. 5. Lembaga sebaiknya memiliki standar baku batasan jumlah pengeluaran kas terkait uang muka kegiatan sehingga akses pengeluaran kas menjadi terbatas. 6. Pembiayaan kegiatan yang transaksinya berhubungan dengan vendor sebaiknya dilakukan langsung oleh kasir lembaga. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 DAFTAR REFERENSI Association of Certified Fraud Examiners. (2014). Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse. Arens, Alvin A, Randal J. Elder, and Mark S. Beasley (2012). Auditing and Assurance Services: An Integrated Approach 14th edition. New Jersey: Prentice Hall. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2013). COSO internal control - integrated framework. Ikatan Akuntan Indonesia. Standar Profesional Akuntan Publik Per 1 Januari 2009. Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, Terry D. Waterfield (2011). Intermediate Accounting IFS edition. New Jersey: John Wiley and Sons, Inc. Moeller, Robert R (2009). Brink’s Modern Internal Auditing: A Comon Body of Knowledge 7th edition. New Jersey: Wiley. Romney, Marshall and Paul Steinbart (2012). Accounting Information Systems 12th edition. New Jersey: Prentice Hall. Wilkinson, Joseph W. and Cerullo, Michael J (2000). Accounting Information Systems 4th edition. New York: John Wiley & Sons,Inc. . Universitas Indonesia 54 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 55 Lampiran 1. 17 Princples COSO Component Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 56 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 57 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 58 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 59 Lampiran 2. Occupational Fraud and Abuse Classification System (Fraud Tree) Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 60 Lampiran 3. Rencana Pelaksanaan Kegiatan FORMULIR RPK-SIAP01-UKMCUI-01 RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN: Diskusi Publik "Dinamika Kebijakan Subsidi BBM dan gas" 1 2 3 4 5 Nama Kegiatan Diskusi Publik Tema yang diangkat Dinamika Kebijakan Subsidi BBM dan Gas Latar Belakang : - Jumlah APBN yang dianggarkan untuk subsidi BBM dan gas tahun 2013 sangatlah besar, yakni Rp. 193,8 triliun, hingga saat ini masih mendapatkan banyak pro dan kontra - Kebijakan subsidi BBM dan gas yang dimasukkan dalam program subsidi meringankan beban masyarakat bertolak belakang dengan tantangan pemerintah untuk mengurangi pemakaian bahan bakar fosil - Diskusi publik dapat meningkatkan pemahaman yang lebih mendalam atas berbagai hal yang berkaitan dengan kebijakan ini. Selain itu, kegiatan ini juga dapat menghasilkan jalan keluar berkaitan dengan permasalahan yang diangkat Ruang Lingkup Kegiatan : Kegiatan ini utamanya merupakan diskusi publik yang diadakan bekerjasama dengan IISD-GSI Sasaran : Tujuan yang ingin dicapai : • Memfasilitasi diskusi yang terbuka dan konstruktif antara pemerintah selaku agen penyusun kebijakan, dunia usaha, kalangan akademisi, Dewan Perwakilan Rakyat, dan masyarakat umum. • Meningkatkan pemahaman masyarakat terhadap berbagai hal yang berkaitan dengan kebijakan subsidi BBM dan gas sehingga mampu memandang isu ini dengan sudut pandang yang lebih utuh. Anggaran : Rp 40,850,000 Output (deliverables) : 1. Proposal ke Mitra 2. TOR Diskusi 3. Laporan pelaksanaan kegiatan (CD dan Berkas) Tempat Pelaksanaan Ruang Auditorium Apung Pendanaan / sponsorship : IISD-GSI Mitra Kerja : IISD-GSI Penjurian : Deskripsi terkait pihak-pihak yang (ditargetkan) ingin dilibatkan Narasumber : Pemerintah, DPR dan para ahli yang berkaitan dengan kebijakan subsidi BBM dan gas Publikasi dan peliputan kegiatan : Diupayakan ada media partner dan undangan press conference Periode Pelaksanaan 15 Februari - 15 Maret 2013 Anggota Tim Satuan Kerja Pelaksana No Lainnya: (misal adalah fasilitator, surveyor, MC, dll) : 6 • Pembicara sebanyak 4 orang • Penanggap sebanyak 3 orang • Peserta diskusi publik sebanyak 70 orang Deskripsi / Konsep Kegiatan - MC dari mahasiswa. Sedangkan Moderator dari kalangan media Nama Honor Bagian tupoksi Pembina UKMC UI Jabatan Mereview susunan kegiatan (jika diperlukan) Penanggungjawab dan reviewer - Bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan dan menjalin koordinasi dengan mitra terkait hal-hal yang berkenaan dengan kelembagaan - Mengawasi dan memastikan kinerja tim, khususnya dalam memenuhi major deliverables kepada mitra - Mereview rencana kegiatan dan progress kegiatan - Mengeluarkan persetujuan untuk setiap Proposal, TOR, Kontrak, atau deliverables yang akan diserahkan kepada mitra atau pihak ketiga lainnya. Team leader • Bertanggung jawab atas operasional pelaksanaan kegiatan: penyusunan tim, job description, KPI dan pemenuhannya, timeline, administrasi proyek, dan koordinasi operasional dengan sponsor dan mitra kerja lainnya (Kementerian dan instansi lain) • Mengelola pelaksanaan kegiatan, bersama tim, dalam rangka memenuhi semua deliverables yang tertera pada MoU dengan sponsor tepat pada waktunya • Turut berperan sebagai supervisor dan bertanggung jawab atas setiap contingency plan di lapangan • Menentukan pengisi acara hari H kegiatan • Mensupervisi pelaksanaan kegiatan hari H • Survei lokasi pelaksanaan dan supervisi logistik kegiatan • Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan hari H • Memfinalkan laporan akhir kegiatan Public Relation, Logistik , and administration - Bertanggung jawab atas undangan dan kehadiran peserta diskusi publik - Bertanggung jawab atas media dan publikasi yang berkaitan dengan acara - Bekerja sama dengan pihak luar terutama berkaitan dengan undangan, media dan publikasi acara - Membantu team leader atas pelaksanaan kegiatan hari H - Bertanggungjawab atas pengelolaan dan penyelesaian segala bentuk urusan surat menyurat - Bertanggungjawab atas pengaturan dan pemesanan tempat atau logistik lain yang diperlukan (berkoordinasi erat dengan koordinator proyek dan administratur keuangan) 5 TIM UKMC &Mahasiswa Disesuaikan dengan ketersediaan anggaran untuk LO dan tenaga pendukung Organizing Committee • Mendesain dan mencetak setiap media publikasi, booklet, plakat, undangan dan sertifikat • Membuat list daftar undangan dan mengirimkannya paling lambat 2 minggu sebelum hari H • Mensosialisasikan informasi kegiatan melalui media (via media partner) dan sosial media • Bertanggung jawab atas reservasi undangan dan follow up setiap undangan • Bertanggung jawab atas rekruitmen LO untuk hari H • Bertanggung jawab atas koordinasi dengan pihak venue untuk kesiapan pelaksanaan hari H • Bertanggung jawab mendokumentasikan berupa foto dan video secukupnya atas kegiatan di hari H • Bertanggung jawab melaporkan keseluruhan hasil evaluasi kegiatan beserta arsip dokumen yang diperlukan • Melaporkan perkembangan persiapan kegiatan secara berkala mingguan dan setiap saat diperlukan 6 Naila M Taziyyah, SE. Ak. , MM Rp 1.05 juta (1 bulan) Administratur keuangan - Bertanggungjawab atas pengelolaan dan penyelesaian segala bentuk urusan dan administrasi pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan yang menyangkut keuangan - Berhubungan dengan pihak luar berkaitan dengan berbagai administrasi keuangan 2 Hilda Fachrizah, SE, MM dan Dewi Meisari, SE, M.Sc 3 Abdul Luky, ST, MH 4% dari nilai proyek Rp 3 juta (1 bulan) 7 Rp 1.2 juta (1 bulan) 4 Faridah, SS 8 Deskripsi Kegiatan Timeline dan Cash Budgeting Pelaksanaan Kegiatan (2013) Februari PIC 8.1 Kick Off M eeting 3 8.2 Penyusunan rencana kegiatan 3 8.3 Penyusunan tim kerja UKM C dan BOE 3 8.4 Koordinasi dengan IISD-GSI 8.5 8.6 8.7 Kontak dan konfirmasi Pembicara dan M oderator dan M C M embuat desain seluruh media publikasi, training kit, booklet, dll Koordinasi Administrasi dengan IISD-GSI 3 5 BAGIAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN 6 5 8.9 5 9 3.4 8.10 Design certificate 8.11 Koordinasi catering and venue 3.6 3 8.12 Progress meeting 4,5,7 8.13 Spreading invitations 8.14 Maret 3.4 8.8 Search for LO Designing invitations Cakupan Pekerjaan Reviewer 1 Dr. Ir. Nining I Soesilo, MA Publish article of event and other forms of promotion 4,5,7 8.15 Contact and confirm invitation list 4,5,7 8.16 Contact and confirm media partners 4,5,7 M embuat dan rekap itulasi kuesioner feedback 8.17 form Technical meeting, p emasangan seminar 8.18 equip ment and kit, and rehearsal Press Release & Peny elenggaraan Diskusi (D8.19 Day) 8.20 Penulisan laporan p elaksanaan 10 10 12 20 3,4,5 3.4 4 5 Dana tunai yang perlu disiapkan (Rp ) Dana tunai yang ditargetkan akan diterima (Rp) Diajukan oleh, Team Leader Disetujui Oleh, Kepala UKMC UI Diketahui Oleh, Kepaka Akuntansi dan Keuangan Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 61 Lampiran 4. Petty Cash Disbursement Voucher No Date PR : …………………….. : …………………….. : …………………….. PETTY CASH DISBURSEMENT VOUCHER Paid to : ...……………………………………………………………………………………………………………………………………… Amount : Rp. Say : ....……………………………………………………………………………………………………………………………………....... ....……………………………………………………………………………………………………………………………………....... : ....……………………………………………………………………………………………………………………………………....... ....……………………………………………………………………………………………………………………………………....... Acc. # Description Approved by Recorded By Amount Acc. # Amount Received by Paid By Lampiran 5. Bank Paymnet Voucher No Bank : : BANK PAYMENT VOUCHER PAID TO : ............................................................................................................................. AMOUNT : SAY : ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. No. Approved By DESCRIPTION Recorded By Debit Account Paid By Amount Rp USD Depok, ...............................,20......... Requested By : Received By : Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 62 Lampiran 6. Flowchart Pengeluaran Kas Pengajuan Uang Muka Kegiatan Flowchart Pengeluaran Kas Pengajuan Uang Muka Kegiatan PELAKSANA Kepala Pim pinan Staff Staff Akuntansi Kegiatan Akuntansi Keuangan dan Keuangan MUTU BAKU NO KEGIATAN 1 Pimpinan Kegiatan mengajukan pengeluaran kas untuk pengadaan dan pembiayaan dengan mengisi form Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang telah disiapkan. Menyerahkan form Rencana Pelaksanaan Kegiatan kepada Staff Keuangan. RPK 2 Staff Keuangan menerima dan memverif ikasi form Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Menyerahkan form Rencana Pelaksanaan Kegiatan kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. RPK RPK 3 Kepala Akuntansi dan Keuangan memverif ikasi dan mengotorisasi Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Menyerahkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang telah diotorisasi kepada Staff Keuangan. RPK RPK 4 Staff Keuangan membuat Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher sesuai dengan Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang sudah diotorisasi. Menyerahkan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. RPK PCDV / BPV 5 Kepala Akuntansi dan Keuangan memverif ikasi dan mengotorisasi Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher dengan Rencana Pelaksanaan Kegiatan yang sudah diotorisasi. Menyerahkan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang telah diotorisasi kepada Staff Keuangan. PCDV / BPV PCDV / BPV 6 Staff Keuangan menyiapkan pembayaran berikut Kw itansi kepada Pimpinan Kegiatan sesuai dengan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang sudah diotorisasi. Mendistribusikan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher kepada Staff Akuntansi. PCDV / BPV RPK, PCDV / BPV KELENGKAPAN WAKTU RPK Staff Akuntansi melakukan entry data atas pembayaran Pimpinan Kegiatanan Rencana Pelaksanaan Kegiatan serta mengarsip Rencana Pelaksanaan Kegiatan dan Petty Cash Disbursement / Bank Payment Voucher. Tanggal pencairan dana (Date Needed) sebaiknya diisi 3 hari setelah tanggal Pimpinan Kegiatanan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Ex : - Date Prepared = 25 Februari 2013 - Date Needed = 28 Februari 2013 Pimpinan Kegiatan menyimpan satu salinan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Petty Cash Disbursement Voucher dipakai untuk pencairan dana secara tunai. Bank Payment Voucher dipakai untuk pencairan dana secara transfer. Pimpinan Kegiatan menerima pembayaran melalui transfer atau tunai serta menandatangani Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher yang disediakan oleh Staff Keuangan. 7 KETERANGAN OUTPUT RPK, PCDV / BPV & Kw itansi Entry data & Arsip Staf f Keuangan dan Pimpinan Kegiatan masingmasing menyimpan satu salinan Petty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher. Entry data menggunakan program akuntansi. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 63 Lampiran 7. Flowchart Pertanggungjawaban Uang Muka Kegiatan Flowchart Pertanggungjawaban Uang Muka Kegiatan PELAKSANA NO KEGIATAN Ke pala Pim pinan Staff Staff Ak untansi Kegiatan Ak untans i Ke uangan dan Ke uangan M UTU BAKU KELENGKAPAN WAKTU 1 Pimpinan Kegiatan menyerahkan bukti transaksi dan salinan Petty Cash Disb ursement Voucher / Bank Payment Voucher sebagai bentuk pertanggungjaw aban pemakaian kas kepada Staf f Keuangan. 2 Staf f Keuangan menerima dan memverifikasi salinan Petty Cash Disbursement Voucher dari Pimpinan Kegiatan dengan bukti transaksi. Menyiapkan Petty Cash Disb ursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher . Menyerahkan Petty Cash Disb ursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. Bukti Transaksi & PCDV / BPV PCDV / BPV / CRV 3 Kepala Akuntansi dan Keuangan memverifikasi dan mengotorisasi Petty Cash Disb ursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher . Menyerahkan Petty Cash Disb ursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher yang telah diotorisasi kepada Staf f Keuangan. PCDV / BPV / CRV PCDV / BPV / CRV 4 Staf f Keuangan menyiapkan pembayaran sesuai degan Petty Cash Disbursement Voucher yang sudah diotorisasi atau menerima uang sesuai dengan Cash Receipt Voucher yang sudah diotorisasi dari Pimpinan Kegiatan. Mendistribusikan Petty Cash Disbursement Voucher atau Cash Receipt Voucher beserta bukti transaksi kepada Staff Akuntansi. PCDV / BPV / CRV Bukti transaksi & PCDV / BPV / CRV Bukti Transaksi & PCDV / BPV Bukti Transaksi & PCDV / BPV Pimpinan Kegiatan menerima uang atau memberikan uang serta menandatangani Kw itansi dan Petty Cash Disbursement Voucher atau Cash Receipt Voucher yang disediakan oleh Staff Keuangan. 5 Staf f Akuntansi melakukan entry data atas pembayaran/penerimaan kurang/lebihnya realisasi Pimpinan Kegiatanan serta mengarsip bukti transaksi, Petty Cash Disb ursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher . Bukti transaksi PCDV / BPV / CRV KETERANGAN OUTPUT Entry data & Arsip MenyiapkanPetty Cash Disbursement Voucher / Bank Payment Voucher apabila jumlah yang dipertanggungjaw abkan lebih dari yang diajukan. Menyiapkan Cash Receipt Voucher apabila jumlah uang yang dipertanggungjaw abkan kurang dari yang diajukan. Staff Keuangan dan Pimpinan Kegiatan masingmasing menyimpan satu salinan Petty Cash Disb ursement Voucher / Bank Payment Voucher atau Cash Receipt Voucher. Entry data menggunakan program akuntansi. Universitas Indonesia Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 No. Tanggal transaksi 2176 05 September 2014 2527 06 Oktober 2014 3597 06 Oktober 2014 3599 06 Oktober 2014 3601 06 Oktober 2014 No. Bukti Transaksi Keterangan PCDV. 09. 14. 027 Uang Muka Kegiatan Halal Bihalal ANTAM a/n Nursalim Pengembalian Sisa Uang Muka Kegiatan Halal Bi Halal dengan Mitra Binaan CRV. 10. 14. 002 PT. ANTAM (PCDV. 09. 14. 027) Honor penceramah (Ustadz) Cecep (Rp. 43.750.000) Kode Akun Akun 111306 Uang Muka Kegiatan Kode Bantu (Piut/H ut) Debet Kredit 43,750,000 Jumlah Proyek 43,750,000 ANTAM 2014 111306 Uang Muka Kegiatan 3,255,000 (3,255,000) ANTAM 2014 111306 Uang Muka Kegiatan 9,000,000 (9,000,000) ANTAM 2014 Honor organ tunggal Halal Bihalal ANTAM (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 3,000,000 (3,000,000) ANTAM 2014 Hadrah (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 500,000 (500,000) ANTAM 2014 3603 06 Oktober 2014 Qori (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 500,000 (500,000) ANTAM 2014 3605 06 Oktober 2014 Sari Tilawah an Fahnia (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 500,000 (500,000) ANTAM 2014 06 Oktober 2014 Makan Siang (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 7,500,000 (7,500,000) ANTAM 2014 06 Oktober 2014 Snack - 2 kali kopi dan teh (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 2,000,000 (2,000,000) ANTAM 2014 3611 06 Oktober 2014 Banner dan Backdrop (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 500,000 (500,000) ANTAM 2014 3613 06 Oktober 2014 Honor panitia kegiatan Halal Bihalal an Aminah (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 300,000 (300,000) ANTAM 2014 3617 06 Oktober 2014 Honor panitia kegiatan Halal Bihalal an Arif (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 600,000 3621 06 Oktober 2014 Training kit + sertifikat (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 4,445,000 (4,445,000) ANTAM 2014 3623 06 Oktober 2014 Transport peserta - 43 peserta (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 4,300,000 (4,300,000) ANTAM 2014 3625 06 Oktober 2014 Transport panitia Staff UKM Center (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 1,400,000 (1,400,000) ANTAM 2014 ANTAM 2014 (600,000) ANTAM 2014 06 Oktober 2014 Honor pengajar 1 an Eugene (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 1,500,000 (1,500,000) 06 Oktober 2014 Honor pengajar 1 an Saiful (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 1,500,000 (1,500,000) ANTAM 2014 3635 06 Oktober 2014 Honor pengajar 1 an Nursalim (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 1,500,000 (1,500,000) ANTAM 2014 3639 06 Oktober 2014 Honor pendamping kegiatan Halal Bihalal an Reza (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 350,000 (350,000) ANTAM 2014 3643 06 Oktober 2014 Honor pendamping kegiatan Halal Bihalal an Fahmi (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 350,000 (350,000) ANTAM 2014 3647 06 Oktober 2014 Honor pendamping kegiatan Halal Bihalal an Adit (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 350,000 (350,000) ANTAM 2014 3651 06 Oktober 2014 Tips petugas kebersihan (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 100,000 (100,000) ANTAM 2014 3653 06 Oktober 2014 Dokumentasi dan Laporan (Rp. 43.750.000) 111306 Uang Muka Kegiatan 300,000 (300,000) ANTAM 2014 Analisis Pengendalian..., Yonathan Parade Tua Aroean, FE UI, 2015 64 Universitas Indonesia 3627 3631 Lampiran 8. Jurnal Uang Muka Kegiatan 3607 3609